toplanti yöneti̇mi̇

TOPLANTI YÖNETİMİ

1

TOPLANTI YÖNETİMİ

İNSANLARIN İLETİŞİMLERİNİ

SAĞLADIKLARI ORTAK

YÖNTEMLERDEN BİRİDİR.

2

TOPLANTI YÖNETİMİ

3

Birden çok kişinin bir sorun veya düşünce üzerine görüşme yapmak veya karar almak amacıyla bir araya

gelmelerine denir.

TOPLANTI YÖNETİMİ

4

TOPLANTI YÖNETİMİ

TOPLANTILAR EN ETKİN İLETİŞİM ARACIDIR.

SORUN ÇÖZME ARACIDIR.

KATILIMCI YÖNETİM ANLAYIŞI ARACISIDIR.

EKİP ÇALIŞMASINA İMKAN SAĞLAR.

ÖRGÜTSEL ÖĞRENMENİN VAZGEÇİLMEZ ARACIDIR.

BİLGİ ALIŞVERİŞİ VE DURUM DEĞERLENDİRMESİ.

5

TOPLANTI YÖNETİMİ

VERILMIS BIR KARARI “ONAYLATMAK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ

VERILMIS KARARI “BILDIRMEK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ.

6

TOPLANTI YÖNETİMİ

1.Kurul ToplantısıTüzel kişiliğe sahip özel ve tüzel örgütlerde demokratik

karar alma yöntemidir.2.Koordinasyon Toplantısı

Örgütler arası iletişim3.Komisyon Toplantısı

Uzman kişiler arasında kendilerine verilen bir konuyu görüşmek.4.Emir Toplantısı

Astlara talimat verme, görev verme.5.Bilgilendirme Toplantısı

Kaynaktan alıcıya bilgi akışı 7

TOPLANTI YÖNETİMİ

6.Danışma Toplantısı Bilgi alışverişi 7.Sorun Çözme Toplantısı Örgütte sorunları tartışma 8.Eğitici Toplantı Katılanlara davranış kazandırma 9.Yönlendirici Toplantı Astları belli amaçlara yönlendirme. 10.Mesleki Toplantı Aynı uzmanlık alanında karar alma. 11.Pazarlık Toplantısı Karşılıklı çıkarlar için anlaşma.

8

TOPLANTI YÖNETİMİ

1. HER TOPLANTI KENDİNE ÖZGÜDÜR.

2. TOPLANTININ BAŞARISI SONUÇLARI İLE DEĞERLENDİRİLİR.

3. TOPLANTIYI YÜRÜTMEK, BÜTÜN BİR GRUBUN SORUMLULUĞUNDADIR.

9

TOPLANTI YÖNETİMİ

Daire LTV Düzeni Konferans Sınıf Düzeni Dikdörtgen Kare Düzenleri

10

TOPLANTI YÖNETİMİ

SALDIRGAN : Eleştiri ve başkalarını küçük görür. ENGELLEYİCİ : İnatçı ve itirazcı, diğer görüşleri de reddeder ÇEKİMSER : Tartışmaya katılmaz ancak not alır. İHTİRASLI : Gurur ve kibirli tavırlar sergiler UÇARI . Konuyu sürekli değiştirir. DESPOT : Söz alır baskı yaparak konuşur. BENCİL : Kendi görüşlerinde ısrarlı olur ŞEYTAN : Sürekli tartışma yaratır.

11

TOPLANTI YÖNETİMİ

GİRİŞİMCİ : Yeni fikirler öne sürer. ÖNERİCİ : Kendi görüşlerini ve başkalarının

görüşlerini bildirir. AYRINTICI : Başkalarının fikirlerinden hareketle

ayrıntıya iner. AÇIKLAYICI : Örnekleme yapan SINAYICI : Guruba sorular sorar. ÖZETLEYİCİ : Tartışmayı gözden geçirir.

12

TOPLANTI YÖNETİMİ

RAHATLATICI : Olumsuzlukları gidermeye çalışır. UZLAŞMACI : Gelişme için taviz verir. UYUM SAĞLAYICI : Arabulucu rolleri üstlenir. MORAL VERİCİ : Dostça davranır katılımı arttırır.

13

TOPLANTI YÖNETİMİ

BulldogSaldırgan, katı, kavgaya meyilli, gol atma derdinde, uyarmadan saldırıya geçebilir.

Kemirmeleri için bir kemik verin.Söyledikleri ile söyleme şeklini

birbirinden ayırın.Soğukkanlı davranın.

AtHer şeyi kitabına göre yaparlar. Zekidir ama her zaman

tökezleyebilir.

Onları suya götürün:Yapmaları için bir şeyler verin.Yeniden tekrarlayarak ve

özetleyerek görüşlerinden faydalanın.

TilkiÜçkağıtçı, toplantının altını oyar.Çok fazla dedikodu yapar.Potansiyel bir sabotajcı.

Görüşlerini açık seçik ortaya koymaları için onları zorlayın.Gizli gündemlerini ortaya çıkarın.Bulldogları üzerlerine salın.

MaymunÇok bilmiş, her konuda uzman,

çaktırmadan dedikodu yapar.Daldan dala atlar.Her şeye gönüllü olarak balıklama

dalar,

Prosedürü kontrol edin.Kapalı sorular sorun.Yapmaları için onlara zor bir iş verin.

KirpiDikenli, devamlı mızmızlanır.Herkesi küçümser, muhtemelen bir

kaç kez ezilmiştir.Şüpheci, yardımı sevmez, işleri

karıştırma eğilimi vardır.

Onları gıdıklayın.Uzmanlık alanlarına saygı gösterin.Yardım etmelerini isteyin.Sorumluluk vererek onlara belli bir

statü kazandırın (ve tabii ki bir bardak sıcak süt).

14

TOPLANTI YÖNETİMİ

CeylanKorkak ve içine kapanık, genç olabilir.Kaçmaya yatkın, sessiz bir savaşçı.Kendi ayakları üzerinde durmaktan

yoksun.

Sorabilecekleri direkt sorular yöneltin Onları övün ve cesaretlendirin.

KurbağaGeveze, düşünmeden konuşur, yan

iş bilgilendirilmiştir, her yere burnunu sokar, tilkinin kurbanıdır.

Gündemden uzaklaşmalarına izin vermeyin, gaflarını görmemezlikten gelin. Zamana riayet etmelerini isteyin.

SuaygırıDebelenir, zamanın çoğunda yarı uykulu bir haldedir.Belirsizlikleri sever. Hemen hemen her şeyde hemfikirdir. En sevdiği söz ‘niçin ben?’dir.

Uyandırmaya çalışın, aniden sözü ona verin, onları zorlayın.

ZürafaÇok kolay dikkati dağılır, devamlı hayal kurar.Oldukça duygusaldır.Başarısız olmamak için her şeyi yapar.

Ayaklarının yere basması için onları cesaretlendirin Saygı gösterin. Açıklarını aramayın.

15

TOPLANTI YÖNETİMİ

Toplantı Yöneticisinin Deneyimsizliği Yanlış Zamanlama Fiziki Ortamın Yetersizliği Toplantıdaki Görsel Araçların İyi Kullanılamaması Katılımcıların Yeterince Bilgilendirilmemesi Yöneticinin Çok Konuşması, Konuşmacıları Susturması. Oturma Düzenleri Ve Protokol Sorunları Toplantı Sonuçlarının Takip Edilmemesi. İhtiyaç Olmadan Toplantı Yapmak.

16

TOPLANTI YÖNETİMİ

ZAMANINDA BAŞLA

TOPLANTININ AMACINI ORTAYA KOY

GEREKEN TÜM AÇIKLAMALARI YAP

TOPLANTININ PROSEDÜRÜNÜ VE ZAMANLAMASINI İLAN ET

BAŞKANLIK ETTİĞİNİZ GRUBUN;

YENİ OLDUĞUNU

UZUN ZAMAN BİRLİKTE OLDUĞUNU

17

TOPLANTI YÖNETİMİ

GÜNDEME ATIFLARDA BULUNUN

BİR MADDEYİ SONUCA BAĞLAMADAN DİĞERİNE GEÇMEYİN

HER MADDENİN AMACINI NETLEŞTİRİN

TARTIŞMAYI OLUMLU BİR AÇIDAN BAŞLATIN

NE KADAR ZAMAN KALDIĞINI KATILIMCILARA HATIRLATIN

GEREKLİ ARKA PLAN BİLGİLERİNİ VERİN

MADDEDEN MADDEYE YAKLAŞIMINIZI DEĞİŞTİRMEYE ÇALIŞIN

18

TOPLANTI YÖNETİMİ

MADDELER ARASINDA ÖZETLEME

MADDELERİN SONUNDA ÖZETLEME

TOPLANTININ SONUNDA ÖZETLEME

19

TOPLANTI YÖNETİMİ

BİREYLERİN VE TOPLANTININ HAREKETE GEÇME OTORİTESİ

DİĞER KURUM, BÖLÜM VE ELEMANLAR İÇİN MUHTEMEL YAN ETKİLER

MUHTEMEL MASRAFLAR

MEVCUT KAYNAKLAR

20

TOPLANTI YÖNETİMİ

NEYE KARAR VERİLDİĞİNİ VE BİR SONRAKİ AŞAMALARI ÖZETLEYİN

YAPILACAK OLAN ŞEYLERİ, KİMLER TARAFINDAN VE NE ZAMAN YAPILACAĞINI İLAN EDİN

KATILIMCILARIN KARARLILIKLARINI TEST EDİN

MÜMKÜNSE BİR SONRAKİ TOPLANTININ TARİH VE SAATİNİ BELİRLEYİN

HERKESE KATILDIKLARINDAN VE KATKILARINDAN DOLAYI TEŞEKKÜR EDİN

21

TOPLANTI YÖNETİMİ

MANTIKLI BİR SIRALAMA

BELLİ BİR AKIŞ

RUTİN MADDELER

ÖZEL UNSURLAR

ZOR YADA DETAYLI MADDELER

ACİL VE ÖNEMLİ MADDELER ARASINDAKİ DENGE

22

TOPLANTI YÖNETİMİ

Gereksiz maddeleri ayıklayın.

Her maddeyi detaylandırın.

Her madde en azından, grubun ne yapacağını görmesi açısından, bir eylem içermelidir.

Her maddeye belli bir zaman verin.

Madde ile ilgili özellikle konuşması gereken kişileri işaretleyin.

Kaybolma ihtimaline karşı, ekte sunulan kağıtları not edin.

Kolay referansta bulunmak için yapılması gerekenleri ayrı bir kağıda yazın.

23

TOPLANTI YÖNETİMİ

TOPLANTI “YAPIYOR GIBI” OLMAKLA , GERCEK ANLAMDA TOPLANTI YAPMAK ARASINDA FARK VARDIR.

VERILMIS BIR KARARI “ONAYLATMAK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ

24

TOPLANTI YÖNETİMİ

o VERILMIS KARARI “BILDIRMEK” ICIN TOPLANTI YAPILMAZ.

o INSANLAR GELISTIRILMESINE KATKIDA BULUNMADIKLARI KARARLARA SAHIP CIKMAZLAR, ONLARI SAVUNMAZLAR.

o UNUTULMAMALIDIR KI TUM KURUMSAL CALISMALAR TAKIM CALISMALARIDIR.

25

TOPLANTI YÖNETİMİ

ZAMANINDA BASLA, GUNDEME SADIK KAL, KONU DISINA CIKMA, IKILI KONUSMA, SOZ KESME, RASTGELE DISARI CIKMA, YAPICI OL, DINLE, SONUCLAR VE EYLEMLER UZERINDE ANLAS, ZAMANINDA BITIR

26

TOPLANTI YÖNETİMİ

TOPLANTI KONUSU DAHA ÖNCEDEN BİLDİRİLMELİ ( MAIL GRUBU )

YER VE ZAMAN ( BAŞLAMA-BİTİŞ) BELLİ OLMALI ZAMANINDA BAŞLAMALI VARSA GEÇEN HAFTANIN GÖREVLERİNİN

AKTARILMASI DİNLENİLMELİ

27

TOPLANTI YÖNETİMİ

HERKESE SÜRELİ SÖZ VERİLMELİ TOPLANTI BAŞKANI OLMALI VE 1-2 HAFTADA

DEĞİŞMELİ TOPLANTI SEKRETERİ OLMALI VE 1-2 HAFTADA

DEĞİŞMELİ KATILIMCI YOKLAMASI OLMALI KATILIMCILAR TOPLANTIDAN ERKEN

AYRILMAMALI

28

TOPLANTI YÖNETİMİ

GÖREV VERİLMESİ DURUMUNDA ; KİM NEYİ NE ZAMAN YAPACAKMUTLAKA BELİRLENMELİ

29

TOPLANTI YÖNETİMİ

ALINAN KARARLAR; .TOPLANTI SONUNDA SÖZLÜ ÖZET .AYNI GÜN

İÇİNDE İLETİŞİM ORTAMINA YAZILI ATILMALI TUTANAKLARDA MÜMKÜN OLDUĞUNCA TAM

İSİM UNVAN ZİKREDİLMEMELİ

30

TOPLANTI YÖNETİMİ

MAZERETİ OLANLAR MUTLAKA O TOPLANTI BAŞKANINA ÖNCEDEN BİLDİRMELİ

TOPLANTI ZAMAN VE YERİ KİŞİYE BAĞIMLI OLMAMALI, OLAGANÜSTÜ HALLER DIŞINDA DEĞİŞMEMELİ

BAŞKAN VE SEKRETER TOPLANTIYA 30 DK ÖNCE GELMELİ FİZİKSEL HAZIRLIK YAPMALI

31