specijalistički diplomski stručni studij javna uprava · provedba uvodnog sastanka, prikupljanje...

INTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDIT

Specijalistički diplomski stručni studijSpecijalistički diplomski stručni studijJAVNA UPRAVAJAVNA UPRAVAJAVNA UPRAVAJAVNA UPRAVAJAVNA UPRAVAJAVNA UPRAVAJAVNA UPRAVAJAVNA UPRAVA

Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u OsijekuPravni fakultet

INTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDITINTERNI AUDIT

Osijek, 18.11.2011.

1 AUDIT - OSNOVE

AUDIT - PROVEDBA

KRITERIJI ZA AUDITORE

PRIMJERI I VJEŽBE

2

3

4

NAJČEŠĆE ZABLUDE:NAJČEŠĆE ZABLUDE:

INTERNI AUDIT JE INSPEKCIJSKI NADZORINTERNI AUDIT JE INSPEKCIJSKI NADZOR

SVRHA INTERNOG AUDITA JE KAZNITI OSOBU SVRHA INTERNOG AUDITA JE KAZNITI OSOBU KOJA JE AUDITIRANA KOJA JE AUDITIRANA –– NAĆI JOJ GREŠKUNAĆI JOJ GREŠKU

sustavan neovisan Dokumentirani proces

Dokaz audita

1 AUDIT - OSNOVE

proces audita

ISO 9001:2000definira audit

kao:Sustavan, neovisan i dokumentiran proces

dobivanja dokaza prosudbe i njegovog objektivnog

ocjenjivanja radi određivanja stupnja do kojeg su kriteriji

audita ispunjeni

1

AUDIT PRVE

STRANE

2

VRSTE AUDITAVRSTE AUDITA

AUDIT DRUGE STRANE

1 2

3

AUDITIRANJEAUDITIRANJETREĆE TREĆE

STRANESTRANE

1 AUDIT - OSNOVE

Auditi prvenstveno služe

interniosiguranjupoboljšanju

sposobnosti

eksterni

sposobnosti za kvalitetu

dokazivanju

Planiranimvremenskimrazmacima

(SUKLADAN I DJELOTVORAN)

INTERNIAUDIT

ZAHTJEVI NORME VEZANO ZA INTERNI AUDITZAHTJEVI NORME VEZANO ZA INTERNI AUDIT

Odgovornost rukovodstva za

auditiranopodručje

Program audita mora biti

planiran te postupak

dokumentiran

IspunitiIspuniti propisanepropisanezahtjevezahtjeve..

OmogućitiOmogućiti organizacijiorganizaciji u u kojojkojoj se se provodiprovodi audit audit mogućnostmogućnost dada

Auditi se obično provode zbog jednog ili više od navedenih razloga:

CILJEVI CILJEVI AUDITAAUDITA: :

2 AUDIT - PROVEDBA

UtvrditiUtvrditi djelotvornostdjelotvornost primjenjenogprimjenjenogsustavasustava kvalitetekvalitete u u zadovoljenjuzadovoljenju

utvrđenihutvrđenih ciljevaciljeva..

zahtjevezahtjeve.. provodiprovodi audit audit mogućnostmogućnost dadaunaprijediunaprijedi sustavsustav kvalitetekvalitete

1.1.

3.3.

2.2.

1. Pokretanje audita (6.2.)Definiranje ciljeva, područja i kriterija,Utvrđivanje izvedivosti audita,Određivanje auditorskog tima,Inicijalni kontakt s auditiranim područjem

2. Pregled dokumenata (6.3.)Pregled relevantnih dokumenata i zapisa sustava upravljanja i utvrđivanje njihove prikladnosti.

3.Pripremanje za audit na licu mjesta (6.4.)Planiranje aktivnosti prilikom audita na licu mjesta,

4. Aktivnosti prilikom audita na licu mjesta (6.5.)Provedba uvodnog sastanka,Prikupljanje i provjera podataka,Evidentiranje nalaza audita,

FAZE AUDITAFAZE AUDITA

licu mjesta,Dodjele zadataka u auditorskom timu,Pripremanje radne dokumentacije.

Evidentiranje nalaza audita,Komunikacija u tijeku audita,Priprema za završni sastanak,Vođenje završnog sastanka.

5. Priprema izvještaja audita (6.6.)Odobrenje i raspodjela izvještajaZadržavanje kopija izvještaja i dokaza.

6. Slijedni postupak audita (6.7)Nadzor nad provedbom popravnih radnji.

SEKTOR MARKETINGAOBRTNO-INSTALATERSKI

CENTAR

Datum audita:Vrijeme audita:

Auditor:Opseg provjere:

ISO 9001:2000, 7.4. 8.

Pitanje:Dokument,

zapis:Zadovoljava

(DA/NE)

Napomena (obavezno upisati ukoliko

pitanje/zahtjev nije zadovoljeno)1

.Koja je procedura ugovaranja obrtno-

instalaterskih radova?

2.

Da li postoji lista praćenja kooperanata, na koji način

se kooperanti prate i ocjenjuju?

3Na koji način se ocjenjuje

sposobnost novog-potencijalnog kooperanta,

DOBRA

CHECK . potencijalnog kooperanta,

da zadovolji kriterije Tehnike u pogledu kvalitete i rokova?

4.

Što se u ugovorima sa kooperantima stavlja osim

zahtjeva vezanih na rokove i cijenu – zahtjevi

vezani na kvalitetu?

5.

Da li se greške i reklamacije kojima su

uzrok kooperanti analiziraju, da li se na

temelju njih poduzimaju korektivne akcije?

K

LISTA

AUDITIRANJE PROCESAAUDITIRANJE PROCESA

AUDITIRANJE PROCESAAUDITIRANJE PROCESA

Planiraj• Što učiniti?• Kako to učiniti?

Djeluj• Kako poboljšatislijedećeg puta?

Učini• Učinite što jebilo planirano

Provjeri• Da li su sestvari odvileprema planu?

AUDITIRANJE PROCESAAUDITIRANJE PROCESA

Pojedinačni procesi rijetko se događaju izolirano. Outputi jednog procesaobično čine dio inputa u slijedeće procese, kao što je prikazano na slici.

Ulaznevrijednostiprocesa A

PROCES A PROCES B PROCES C

Izlaznevrijednostiprocesa A

Ulaznevrijednostiprocesa B

Ulaznevrijednostiprocesa C

Izlaznevrijednostiprocesa B

Izlaznevrijednostiprocesa C

procesa B procesa C

2 AUDIT - PROVEDBA

Nalaz auditautvrđeno, dokazano činjenično

stanje

pozitivno negativno

2 AUDIT - PROVEDBA

nesukladnost

NESUKLADNOST

ANedostaje

2 AUDIT - PROVEDBA

Nesukladnost nastaje kada organizacija ne ispunjava zahtjev specificiran u vlastitom sustavu

upravljanja ili odgovarajuće norme.

Nedostaje postupak ili radna

uputa

C Radnja ili aktivnost nije

u skladu s postupkom

BPogreška u

procesu

TIPIČNI PRIMJERI NESUKLADNOSTI

Kako otkloniti nesukladnost?Kako otkloniti nesukladnost?

Za svakusvaku utvrđenu nesukladnost prepoznati:

• Temeljni uzrok sustavne pogreške kao i trenutni uzrok

1. UTVRDITI UZROK1. UTVRDITI UZROK

uzrok• Sustav se može učinkovito popraviti samo ako se

utvrdi temeljni uzrok nesukladnosti

2. PREDLOŽITI I PROVESTI KOREKTIVNE RADNJE2. PREDLOŽITI I PROVESTI KOREKTIVNE RADNJE

• Opis nesukladnosti

• Istraživanje uzroka

• Prijedlog korektivne radnje• Prijedlog korektivne radnje

• Implementacija predloženih radnji

• Verifikacija poduzetih radnji

VEĆA NESUKLADNOST

MANJA PRIMJEDBA –Click to add text

1 2 3

Klasifikacija pronalaska na Klasifikacija pronalaska na Klasifikacija pronalaska na Klasifikacija pronalaska na audituaudituaudituauditu

�Pogreška u prepoznavanju

zahtjeva norme ili nekog drugog dijela

kriterija audita

�Sustavna pogreška u

zadovoljavanju zahtjeva

NESUKLADNOST

�Izolirano nepoštivanje

procedure

�Nepotpuno ispunjavanje

zahtjeva norme

NESUKLADNOST

�Malo odstupanje od procedure koje u budućnosti može dovesti

do problema u sustavu

PRIMJEDBA –OPSERVACIJA

Click to add text

IZVJEŠTAJ O NESUKLADNOSTIIZVJEŠTAJ O NESUKLADNOSTI

O P R E ZO P R E Z� Biti oprezan, ne donositi preuranjene

zaključke!� Ne suditi samo na temelju prve “slike”!� Biti siguran da postoji objektivan dokaz!� Kada postoji sumnja, istražiti!� Kada postoji sumnja, istražiti!� Identificirati pravac za buduće istraživanje

3 KRITERIJI ZA AUDITORE

Audit je razgovor ravnopravnih partnera!

Intervju

� vodi se s određenim ciljem i po unaprijedutvrđenom planu

� uvijek se zna tko usmjerava razgovor

� odlikuje ga posebna psihološka atmosfera(rezerviranost, nepovjerenje, trema)

Usmjereni razgovor ili intervju!

AUDITOR - Pozitivne karakteristike

� Ljubaznost� Prijateljski pristup� Biti od pomoći� Konstruktivan � Dati informaciju

� Upornost� Bez predrasuda� Diplomatski

nastup� Iskrenost� Dati informaciju

� Oštroumnost� Razboritost

� Iskrenost� Zrelost

� Skromnost� Taktičnost

AUDITOR - Negativne karakteristike

� Kritičnost� Svadljivost� Zadrtost� Brzo

zaključivanje

� Nefleksibilnost� Lijenost

� Površnost� Osjetljivost

� Nepraktičnostzaključivanje

� Agresivnost� Nepromišljenost� Nedosljednost

� Nepraktičnost� “Sveznajući”� Neodlučnost

Kako voditi auditorski razgovor

AUDIT - RAZGOVOR / INTERVJUPlaniranje intervjua

� Priprema

�

Organizacija intervjua

� Primanje, prostor, smještaj

� Osiguranje nesmetanog rada

� Upravljanje vremenom� Struktura intervjua

Ξ Glavna pitanja

Ξ Pomoćna pitanja,potpitanja

Ξ Redoslijed pitanja

� Upravljanje vremenom

Ne smetaj!

AUDIT - RAZGOVOR / INTERVJU

Tijek intervjua

� Početak

Ξ Stvoriti ugodnu atmosferu

Ξ Biti opušten

Ξ Započeti neobaveznim razgovorom

� Glavni dio

Ξ Lagano prijeći na temu (svrha, cilj)

Ξ Razgovor usmjeravati premaprethodnoj pripremi (ček liste)

Ξ Pažljivo i aktivno slušati

Ξ Unositi bilješke u predviđene obrasce

� Završni dio

Ξ Dati auditiranima mogućnost da pitajuili kažu što žele

Ξ Zahvaliti se i dati osnovne informacijeo nađenom stanju

Ξ Dogovoriti drugi susret

AUDIT - RAZGOVOR / INTERVJU

Analiza intervjua

� Napraviti zapisnik i izvještaj

� Provjeriti da li su dobijeni sviželjeni podaci

� Procijeniti sebe - Da li su seostvarile moje namjere? Da li jepostignut cilj?

DA NE

Zašto?

� Preambiciozni planovi?

� Nedostatna priprema?

� Loša komunikacija?

AUDIT - RAZGOVOR / INTERVJU

� Nelagoda i strah auditiranog

� Nezainteresiranost ili odbojnost

� Prikrivanje podataka koji se traže

� Ne razumije pitanje, površno odgovara

Neke problemske situacije pri auditu

� Gubi se u sporednim stvarima

� Izbjegava odgovore

� Preuzima inicijativu

� Ne da se prekinuti u monologu

� Ne dozvoljava da se razgovor završi

AUDIT - RAZGOVOR / INTERVJU

Odgovornost za uspjeh audita je naauditoru, a ne na auditiranom!

On treba

� motivirati sugovornika

� dobrim pitanjima usmjeravati razgovor� dobrim pitanjima usmjeravati razgovor

� pratiti i analizirati reakcije sugovornika iprilagođavati svoje ponašanje

� dobiti sve potrebne podatke

� pažljivo ukazivati na greške inesukladnosti

� nikada ne kritizirati osobu

� zadržati ugodnu atmosferu

POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:POSTALI STE INTERNI AUDITOR AKO:

� Kod kuće imate certifikat o umjeravanju toplomjera

� Na frižideru imate izvješenu organizacijsku shemu vaše obitelji

� Prije potpisivanja predbračnog ugovora tražite zaručnicu da Vam dostavi sve dokaze o kvaliteti, a njezinu majku ocjenjujete kao dobavljača

� Prije nego što ostavite auto na servisu svog mehaničara tražite njegove procedure i radne upute