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A Ricoh América Latina, fornecedora mundial de soluções para escritórios da Ricoh em toda a América do Sul e Central, o México e o Caribe, precisava simpli�car a gestão das infor-mações de recursos humanos em vários países.

Por tanto, na busca de uma solução para satisfazer as suas necessidades, a Ricoh LA escolheu o HR365 para Recursos Humanos pela �exibilidade, segurança e con�abilidade do mesmo.

Lorna Hernandez, PHR, VP HR, Ricoh América Latina:“Há poucos anos, a nossa organização de recursos humanos de campo estava tentando achar o equilí-brio correto entre o papel tradicional de RH e o papel do parceiro de negócios. Além disso, do ponto de vista operacional e regional, também estávamos enfrentando desa�os com o processamento de alguns documentos, identi�cando o nome correto para cada forma, que é diferente segundo o país, e coletando informações precisas para o nosso processo de tomada de decisão. Levando isso em consid-eração, decidimos investir em recursos e soluções que poderiam fornecer a RH com processos mais e�cientes e que possam fornecer a �exibilidade requerida para poder passar mais tempo com os líderes de negócios ao vez de lidar com a documentação diária e as atividades envolvidas, como o arquiva-mento, reprodução, compartilhamento e a organização.

Com o HR365 tivemos não só a oportunidade de de�nir uma estrutura do documento regional que fornece, até certo ponto, a padronização, mas também cada país tinha a �exibilidade para person-alizar, de acordo com as especi�cações e requerimentos locais de trabalho e legais, a sua própria subestrutura.

Hoje, cada país está aproveitando os benefícios de ter uma solução de classe mundial que está em conformidade com os requerimentos locais de trabalho e legais, a mesma linguagem do ponto de vista da estrutura e documento, menos tempo lidando com os documentos e mais tempo passado em ajudar os nossos líderes empresariais para atingir os nossos objetivos organizacionais".

SoluçãoCom o HR365, a Ricoh América Latina e as suas subsidiárias implementaram com sucesso o HR365 para Recursos Humanos segundo as suas necessidades especí�cas. Do ponto de vista da infraes-trutura, embora as soluções tivessem que ser globais, o HR365 tinha que cumprir com as exigências regionais exclusivas: 6 países estão compartilhando um entorno da nuvem privado e centralizado,enquanto outros 4 países estão usando-o como uma solução no local.

A digitalização de documentos ocorre em diferentes países, e é acessível dum local centralizado e controlado. Não somente a captura de novas informações de empregados é agilizada e ampla-mente automatizada através do uso de formulários eletrônicos e da utilização do código de barras, mas também o acesso aos arquivos já existentes é facilitado através de uma integração direta com dispositivos multifuncionais da Ricoh (MFP).

Após terem instalado o HR365, o departamento de Recursos Humanos, bem como os gerentes e os vice-presidentes podem procurar e recuperar os arquivos dos empregados ou alguma porção/documento, enquanto o acesso é totalmente controlado pelas políticas de segurança de�nidas por cada país.

Minería

HR365História de Sucesso

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HR365História de Sucesso

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Benefícios do uso do HR365

Hoje, a Ricoh América Latina tem acesso global, imediato e seguro a todas as informações dos empregados com tempos de resposta mais rápidos. O tempo, anterior-mente dedicado a tarefas manuais e operacionais agora é utilizado de forma mais e�ciente e a produtividade aumentou pois mais tempo é dedicado a atividades estratégicas e a tomada de decisões. Como um benefício adicional, o acesso remoto permite os usuários utilizarem o sistema de qualquer local, a qualquer hora.

A de�nição de estritas medidas de segurança para os documentos, de�nidas localmente por cada subsidiária, protege a empresa e faz com que se cumpram os requeri-mentos regulamentares. Além disso, as permissões de segurança podem ser de�nidas localmente por RH para restringir (ou permitir) o acesso ao sistema pelos usuários.

Em geral, a solução do HR365 permitiu a companhia cumprir com as normas e regulamentações locais, enquanto os processos são agilizados mundialmente, os custos de impressão são reduzidos, as alertas e as ações estabelecidas são ativadas e os prazos limites para processos e documentação são cumpridos.

Solução o HR365

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