prosedur latihan pk.ppas(p)13 - ppas.gov.myp)13 - latihan.pdf · 1.1 untuk memberi garis panduan...
Post on 20-Mar-2019
234 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/ 15
PROSEDUR LATIHAN PK.PPAS(P)13
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SABARIAH SAYUTI
Pustakawan
NAZALEEZA HASSAN Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HAJI MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/ 15
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/ 15
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 5
3. Rujukan 5
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 6
6. Singkatan 6 – 7
7. Tindakan dan Tanggungjawab 8 – 10
8. Carta Aliran Kerja 11 - 13
9. Rekod Kualiti 14
10. Lampiran 15
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/ 15
1.0 OBJEKTIF 1.1 Untuk memberi garis panduan bagi memastikan kakitangan
mendapatkan latihan dalaman dan luaran untuk
meningkatkan tahap intelektual, emosi, kerohanian dan
teknikal.
1.2 Untuk mengenalpasti tahap ketrampilan dan kecekapan
kakitangan supaya dapat diberi latihan yang sewajarnya.
1.3 Untuk mempertingkat prestasi kakitangan dan organisasi.
1.4 Untuk memberi perkhidmatan yang cemerlang bagi
memenuhi keperluan pelanggan.
1.5 Untuk memastikan setiap kakitangan dapat menghadiri
sekurang-kurangnya 3 hari setahun bergantung kepada
kewangan jabatan dalam bidang latihan yang berikut :
i. Latihan Kompetensi (Umum dan Khusus)
ii. Latihan yang merangkumi aspek intelektual,
kerohanian, emosi dan teknikal.
iii. Seminar/Forum/Bengkel/Simposium berorientasikan
bidang latihan.
iv. Mewakili Jabatan atau Kementerian ke mana-mana
pertandingan kemahiran (Internship).
v. Penglibatan sebagai Hakim atau Panel Pengadil
dalam Pertandingan Kemahiran peringkat
Kebangsaan/ Antarabangsa.
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/ 15
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh pengurusan PPAS bagi merancang
keperluan latihan, melaksana latihan kakitangan PPAS.
3.0 RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 6.1 - Penyediaan Bagi Mengendalikan
Risiko & Kepelbagaian Perkhidmatan
Seksyen 7.2 - Kompeten
3.2 Dasar Pengurusan dan Perkhidmatan Sumber Manusia
(Artikel 2. Dasar Pengambilan, Pelantikan, Pengesahan dan
Penamatan Perkhidmatan)
3.3 Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Pekeliling
Perbendaharaan yang berkaitan yang dikeluarkan oleh
Kementerian Kewangan Malaysia dari masa ke semasa.
3.4 Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan
yang berkaitan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan
Awam dari masa ke semasa.
4.0 ISU – ISU RISIKO 4.1. Kekurangan Bajet tahunan
4.2. Pembatalan Senarai Peserta Kursus
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/ 15
5.0 DEFINISI 5.1 Latihan
Semua jenis kursus, seminar dan bengkel sama ada
berbentuk akademik, pengetahuan atau kemahiran yang
merangkumi aspek intelektual, emosional, teknikal & spiritual
(kerohanian).
5.2 Latihan Dalaman Sebarang kursus atau latihan yang dianjurkan oleh PPAS
sama ada di dalam kawasan atau di luar kawasan pejabat
PPAS.
5.3 Latihan Luaran Sebarang kursus atau latihan sama ada yang dianjurkan
oleh lain-lain institusi latihan kerajaan ataupun swasta sama
ada di dalam atau di luar negeri.
6.0 SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
KB - Ketua Bahagian
PSM - Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
PP - Penolong Pustakawan
PemP - Pembantu Pustakawan
LAT - Latihan
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/ 15
KEW - Bahagian Kewangan
PTPO - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
PO - Pembantu Operasi
HRMIS - Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia
JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam
TNA - Training Need Analysis
POL - Pelan Operasi Latihan
LO - Local Order
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/ 15
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. Perancangan Latihan 1. Mengenal pasti keperluan latihan bagi kakitangan
PPAS berdasarkan:
i. Kajian Keperluan Latihan (Training Need
Analysis)
ii. Maklumbalas Penilaian Kursus
iii. Perbincangan dengan pengurusan atasan
iv. Permohonan kakitangan (Rujuk Lampiran 1).
2. Menyedia dan membentangkan Laporan TNA untuk
pengesahan Pengarah.
3. Menyediakan Pelan Operasi Latihan (POL) untuk
kelulusan.
4. Menyediakan Takwim Perancangan Latihan Tahunan.
KB/PP
5. Menyediakan Pelan Operasi Latihan (POL) untuk
kelulusan.
6. Menyediakan Menyediakan Takwim Perancangan
Latihan Tahunan.
KB
PP
B. Latihan Anjuran PPAS 7. Mengenalpasti tempat latihan/ peserta/ penceramah/
konsultan (mengikut keperluan)
8. Membentangkan kertas cadangan dan sebut harga dari
konsultan. (sekiranya latihan memerlukan khidmat
PP
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/ 15
TINDAKAN T/JAWAB
konsultan) kepada Pengarah.
9. Mengeluarkan pengesahan dan surat tawaran kepada
konsultan.
10. Mengeluarkan surat tawaran kepada peserta
berdasarkan kompetensi.
11. Memohon Pesanan Kerajaan (LO) untuk pembayaran
pakej latihan/penginapan & makanan/penceramah).
12. Menyediakan kelengkapan latihan (peralatan dan nota)
13. Melaksanakan latihan, memantau pelaksanaan kursus
oleh penceramah/konsultan dan dan mengedarkan
Borang Penilaian Kursus Dalam dan Luar Negara
(Rujuk Lampiran 2).
14. Menguruskan pembayaran pakej latihan.
15. Menyediakan Laporan Analisa Kursus untuk tujuan
penambahbaikan dan kemukakan kepada Ketua
Bahagian untuk makluman dan tindakan selanjutnya.
16. Mengemaskini rekod kehadiran latihan.
17. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus
(Rujuk Lampiran 3) selepas 3 Bulan latihan diadakan.
Penilaian kursus dilakukan bagi kursus yang 1 hari atau
lebih bagi kursus yang berkaitan tugas.
18. Menerima dan menganalisa Borang Penilaian
Keberkesanan Kursus.
PP
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/ 15
TINDAKAN T/JAWAB
19. Menyediakan Laporan Keberkesanan Kursus dan
kemukakan kepada KB untuk makluman dan tindakan.
PP
C. Latihan Anjuran Agensi Luar 20. Menerima dan menilai
i. Tawaran latihan daripada penyedia khidmat
latihan
ii. Permohonan oleh kakitangan PPAS
iii. Pencalonan oleh Ketua Jabatan
Bagi kakitangan PPAS untuk menghadiri latihan
anjuran agensi luar.
21. Menyediakan permohonan untuk kelulusan menghadiri
latihan berdasarkan kos yang diterima.
KB
22. Menghantar butiran peserta kepada penganjur.
23. Memohon Pesanan Kerajaan (LO) untuk pembayaran
pakej.
24. Menguruskan pembayaran latihan.
PP
25. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus
kepada KB (Rujuk Lampiran 3) selepas 3 Bulan latihan
diadakan. Penilaian kursus dilakukan bagi kursus yang
1 hari atau lebih bagi kursus yang berkaitan tugas.
26. Menyediakan laporan keberkesanan kursus kepada KB
untuk makluman dan tindakan selanjutnya.
PP
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/ 15
8. CARTA ALIRAN KERJA A. PROSEDUR PENGENDALIAN LATIHAN
TINDAKAN T/JAWAB
1. Tentu kompetensi dan rancang latihan berdasarkan
kepada keperluan kakitangan melalui: i. Pelan Operasi Latihan (POL)
ii. Arahan/Cadangan Pengurusan
2. Sediakan maklumat-maklumat berikut:
i. Jenis-jenis kursus
ii. Tarikh dan tempat
iii. Bilangan peserta
3. Kemukakan cadangan latihan dalaman kepada
Pengarah (P) untuk mendapatkan kelulusan.
4. Menimbang dan meluluskan cadangan jadual latihan
dalaman.
5. Terima kelulusan cadangan Jadual Latihan Dalaman.
6. Edarkan jadual latihan kepada KB di setiap Bahagian.
TAMAT
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/ 15
B. PELAKSANAAN KURSUS DALAMAN
TINDAKAN T/JAWAB
Sebelum kursus 1. Buat persediaan sebelum kursus yang meliputi:
a) Tempahan tempat kursus
b) Jadual kursus
c) Melantik penceramah luar / dalam
d) Surat panggilan kepada peserta Semasa Kursus 2. Rekod kehadiran peserta kursus.
3. Edar Borang Penilaian Kursus Dalam and luar Negara
kepada peserta kursus seperti di Lampiran 1.
4. Mengeluarkan sijil kepada peserta pada hari terakhir kursus.
Selepas Kursus 5. Buat laporan Kursus berdasarkan Borang Penilaian
Kursus Dalam dan Luar Negara oleh peserta kursus bagi
tujuan penambahbaikan kursus.
6. Kemukakan laporan maklumbalas kepada KB PSM mengenai kursus yang dijalankan.
7. Edar borang Penilaian Keberkesanan Kursus selepas
tiga bulan menghadiri kursus seperti di Lampiran 3
kepada KB bagi setiap kakitangan yang berkursus.
8. Menerima Borang Penilaian Keberkesanan Kursus
kepada KB berkenaan.
9. Mengemukakan Laporan Penilaian Kursus kepada KB PSM.
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/ 15
C. PELAKSANAAN KURSUS LUARAN
TINDAKAN T/JAWAB
1. Terima jadual / program latihan dari agensi luar..
2. Edar maklumat kursus yang berkaitan kepada KB
berkaitan bidang tugas.
3. Terima Pencalonan daripada Bahagian yang berkaitan.
4. Sediakan Minit Kelulusan dari Pengarah untuk
pencalonan mengikuti latihan/kursus yang melibatkan kos.
5. Kemukakan permohonan kursus kepada agensi
penganjur.
6. Menerima pengesahan / keputusan pencalonan
daripada agensi penganjur.
7. Memohon Pesanan Kerajaan (LO) untuk pembayaran pakej.
8. Memaklumkan calon pesertayang terlibat
9. Mengemukakan Laporan Penilaian Kursus Dalam dan Luar negara kepada KB PSM.
10. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus
kepada KB.
11. Menyediakan laporan keberkesanan kursus kepada KB untuk
makluman dan tindakan selanjutnya.
1
B
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
TAMAT
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 14/ 15
9. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
9.1 Fail Kursus Dalaman
PPAS.500-5/1/2017
Bilik Fail,
Tingkat 3,
Perpustakaan
Raja Tun Uda,
Shah Alam
5 tahun
9.2
Fail Kursus Luaran
PPAS.500-5/2/2017
5 tahun
9.3
Fail Peribadi
PA 2.2 / (no fail kakitangan)
Sepanjang
Perkhidmatan
9.4
Fail Pengurusan Risiko
5 Tahun
PROSEDUR PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)13
NO. KELUARAN
: 01
LATIHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 15/ 15
10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran 10.1
10.2
10.3
Borang Permohonan Latihan
Borang Penilaian Kursus
Borang Penilaian Keberkesanan Kursus
PK.PPAS(P)13(L1)
PK.PPAS(P)13(L2)
PK.PPAS(P)13(L3)
top related