procurement for accounts payable - oracle help centerworldsoftware procurement for accounts payable...

Post on 12-Sep-2020

16 Views

Category:

Documents

0 Downloads

Preview:

Click to see full reader

TRANSCRIPT

Procurement for Accounts Payable

September 2003 STU-2521-A81

PeopleSoft World A8.1

Student Guide

Procurement for Accounts Payable STU-2521-A81 Restricted Rights Copyright 2003 PeopleSoft, Inc. All rights reserved. All material contained in this document is proprietary and confidential to PeopleSoft, Inc. and is protected by copyright laws. No part of this document may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, including, but not limited to, electronic, graphic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise without the prior written permission of PeopleSoft, Inc. This document is subject to change without notice, and PeopleSoft, Inc. does not warrant that the material contained in this document is free of errors. Any errors found in this document should be reported to PeopleSoft, Inc. in writing. PeopleTalk and “People power the internet.” are trademarks; and PeopleSoft, the PeopleSoft logo, PeopleTools, PS/nVision, PeopleCode, PeopleBooks, Vantive, Vantive Enterprise and Red Pepper are registered trademarks of PeopleSoft, Inc. All other trademarks mentioned in this document are the property of their respective owners.

A8.1

Table of Contents

Purchasing for Accounts Payable Overview

���� *���$���#�� &� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �0������ �������#�$ ��� ������� 1���+�� � � � � � � � � � � � � � � � � � ������ 2��3 � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��#��#+��#��.4�$#�#� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �5���������#�$ �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ���%�� ���� ������ ���� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

/������� ����� ��� ������� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1���������� 5��%�� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

1���%�#�$ ��� *�������� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1���%�#�$ �� �%� 0������ 4��$�� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

1���%�#�$ ���� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �����#����� ��� �����+����� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �4����� ��� (� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �4��6*� ��� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��#$%��� �����$� ��� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������� ��� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

1���%�#�$ ���#������� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �����#��� *�������#�� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

1���%�� ����� 1����#�$ ����� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1���%�#�$ �� ������� 1���+�� )����#��%#� & � � � � � � � � � � � � � � � ����#���� 1���������� ���#�#�#� &!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Purchase Order Entry

�+��� 1���%�� ����� ����� &�� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������ 1���%�� ����� 7����� *�������#�� &"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����#�$ 1���%�� ����� 7����� *�������#�� &"� � � � � � � � � � � � � � � � � � ������ 1���%�� ����� ����#� *�������#�� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����#�$ 1���%�� ����� ����#� *�������#�� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ ����#� 4#�� +� *��� 8��+�� !� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ ����#� 4#�� +� ������� 8��+�� "� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

��3 �#�% ����#����� ��� �����+����� !&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

��3#�$ �#�% ����#����� ��� �����+����� !&� � � � � � � � � � � � � � � � �)��#��#�$ ����#����� *�������#�� ��� 1���%�� ����� ! � � � � � � � � �

Receipt Processing

�+��� )���#�� 1����#�$ !"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

*������� )���#�#�$ 1���� !"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �/����� )���#�#�$ 1���� !�� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

����� )���#�� !'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����#�$ )���#�� !'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ )���#�� *�������#�� 9&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ )����#�$ )���#�� 9!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

��3 �#�% ������� ����#� ��� )���#�� �������#�� 9�� � � � � � � � � � � � � � � � � �

��3#�$ �#�% ������� ����#� ��� )���#�� �������#�� 9�� � � � � � � � � � � �)��#��#�$ ������� ����#� ��� )���#�� 9�� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1��#�$ )���#�� 9"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Voucher Processing

�+��� :���%�� 1����#�$ 9'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �)��#�� ���� )���#�� �&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

)��#��#�$ ���� )���#�� �&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1����#�$ ���#�� ��� ���� )���#�� +� ����#�� ��� � � � � � � � � � �

����� 4����� ��� �"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����#�$ 4����� ��� �"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ������� :���%�� ;#�$ *���#�� (!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����#�$ :���%�� ;#�$ *���#�� (!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��%��#�$ )���#�� )����� �� 5���% �� �� *���#�� (�� � � � � � � � � � � � � � �

1����#�$ ���#�� ��� 5���% :���%�� �� ���� )���#�� "�� � � � � ������� 5���#��� :���%�� ���� )���#�� )����� "!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����#�$ 5���#��� :���%�� ���� )���#�� )����� "!� � � � � � � � � � � � � � ���3 �#�% ������� ����#� ��� :���%�� �������#�� "'� � � � � � � � � � � � � � � � �

��3#�$ �#�% ������� ����#� ��� :���%�� �������#�� "'� � � � � � � � � � �)��#��#�$ ��� 1��#�$ ������� ����#� ��� :���%�� �������#�� "'� � �:��#��#�$ �%�� :���%�� ������ 2������ �!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

4�$ *���#�� ��#�� �� )���#�#�$ 0��� ��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

4�$$#�$ *���#�� ��#�� �� )���#�#�$ 0��� ��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �4�$$#�$ *���#�� �� ������ 1���#�#���� :���%�� ��� � � � � � � � � � � � � � � ������#�$ � 1�������� :���%�� ���� � 1���#�#���� :���%�� �"� � � � � � �1�#��#�$ 4�$$�� *���#�� *�������#�� �'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

1�#�� :���%�� *�������#�� '&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

1�#��#�$ :���%�� *�������#�� '&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1�#��#�$ :���%�� *�������#�� +� ����#� 4#�� '&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

1����#�$ ���#�� ��� )���#���.:���%���� ���� )����� ' � � � � �1�#��#�$ ���� :���%�� *�������#�� +� )���#�� ' � � � � � � � � � � � � � � � � �1�#��#�$ :���%�� ������ ��� ����#�� '!� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �1�#��#�$ ����#�� 2������ '9� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Set Up Automatic Accounting Instructions

���#�$ ;� �������#� �������#�$ *������#�� '"� � � � � � � � � � � � � � � � � � ���* ��+�� ��� �%� 1���������� ���� '"� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

������ ��������� )��� &�&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����#�$ ��������� )��� &�&� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Table of Contents

A8.1

�� ;� 1���%�� ����� 7��� *�������#�� &��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

���#�$ ;� 1���%�� ����� 7��� *�������#�� &��� � � � � � � � � � � � � � � � � � �1����#�$ ���#�� ��� ����� 7��� ������� &��� � � � � � � � � � � � � � �

�� ;� 4����� ��� &�'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

���#�$ ;� 4����� ��� &�'� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Index

Notes

Exercises

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

A8.1 1

Purchasing for Accounts Payable Overview

�%� ���� ������ 1���������� ���� ����������� � �#���� ���$� ������%�#�$ ���#�#�#� ���<

� )�����#%#�$ #��������

� ��=�#�#�$ �����#�� ��� #� �������#�$ ���,���

� �%��$#�$ ����%��� $��� ��� ���#�� �� ���#�#� ����������� ,�+� ����� ������

1���������� #������ ����� ����� �%���$% ������ ������� �� �%� $��� ������#�� �%�� ��� ����#��� >�� ��� ��������� ���� �%� ����� �%���$% �%#�% ���#����� �� ����� ���� ����� ��� �� �� �%� 1���������� ���� ������#�$��� �� �� #�� #������ ����� ����� �#�� ����� ��� ����� ���#�#�� �����

>�� ��� ������� ���#�#�#� �%�� ��� ���#�#� �� ���� ����������� ������#��� ��%� ���#�� ����� �����#�$� �������� �����#�$� ��� ����#�� ����$������ ����#��� �� ������� ��� ���#��+�� �� %��� ��� ����� ����� #� � ��� ���������#�� ������� �?���#�� ���#�� ��� ������#�$ ����+#�#�#� ��� %��� �����3� ���##�� �+��� ������� ��� ������ ����%�#�$ �����$#��

System Integration

�%� 1���������� ���� ���3 #� ���,����#�� �#�% ���� ������ �������#�$��#��#+��#��.��$#�#�� ��� ����������#�$ ���� �� ����� ��� ����� �������#�$ ����%�� ������

�%� 1���������� ���� ����������� ��������#� ���� #�����%��$� @��*A ��%�� ��� ��� ��� ��� ����#�� �������� ��������#������

�%� ������#�$ $���%#� #�������� %�� �%� 1���������� ���� #���$���� �#�%���� ������ �������#�$ ���� ��� ��%�� ���� ������ �#��#+��#��.��$#�#������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.12

AAIs

Address Book

GeneralAccounting

InventoryManagement

AccountsReceivable

Procurement

Sales Order

Management

AccountsPayable

AAIsAAIs AAIs

AAIs

General Accounting and Accounts Payable

�%� 1���������� ���� #���$���� �#�% �%� 0������ �������#�$ ��� �������1���+�� ����� #�% �%� �� �� �������#� �������#�$ #������#�� @��*A ������6#���� ������� ���+��� �%� ���� ����� ����#���� �������#�� #�������#���� ���� �������#�$ �����

�%� 1���������� ���� ����#��� ����#�� ������� #�������#��� ��?#�������#��� ��� � ����% ���� �%� ������� 1���+�� �����

Address Book

�%� 1���������� ���� ���3 #� ���� �����#���#�� �#�% �%� ����� 2��3���� �� ����#���<

� ����#�� ����� #�������#��

� %#�6�� ����� #�������#��

� ���%��� ����� #�������#��

� ;�� #����#�#���#�� #�������#��

Purchasing for Accounts Payable Overview

A8.1 3

Distribution/Logistics

>��� ������� �#$%� #���$���� �%� ���� ������ 1���������� ���� �#�% �%����� ������ *�������� 5���$����� ����� �%# #���$���#�� #������ �%����#���#�� ��� �?�%��$� �� #�������#�� �%�� �����#� �� #�������� #����

��%�� ���� ������ �#��#+��#��.��$#�#� ���� �#�% �%#�% �%� 1�������������� #���$���� #������<

� �������� ���%��� 5���$�����

� ��� ����� 5���$�����

� ��� �����#

� /������#�$

� �#��#+��#�� )�=�#������ 1����#�$

�%� ������#�$ $���%#� #�������� %�� �%� 1���������� ���� #������� �#�%��%�� ���� �� ���� ����� ��� ������ ��=�#������ #� � ���3 +����#��#+��#��.��$#�#� ���#��������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.14

Procurement(43)

Supply

� Purchase orders� Supplier information� Supplier performance� Supplier/Item relationships� Approval� Receiving� Authorization

Accounts Payable(04)� Voucher payments reports

Advanced Warehouse Management(46)� Putaway – fixed and random� Replenishment� Picking – fixed and random� Utilization analysis� Location specification

Inventory Management(41)� Items� Branch/plants� Stocking locations� Costs� Prices� Characteristics� Lot and serial information

Bulk Inventory(4050)� Grade and Potency

Manufacturing(30, 31, 32 and 34)� Shop Floor Control� Work order issues� Specifications� Completion� Work in process� Planning Systems

Sales Order Management(42)� Sales Orders� Returns� Customer information/instructions� Shipment confirmation� Invoicing� Pricing

Advanced Price Adjustments(45)

General Ledger(09)� Inventory movement� Variances� Sales� Returns� Breakage� Taxes

Accounts Receivable(03)� Invoices� Cash receipts� Credit/Collection Management� Statements

Demand

Purchasing for Accounts Payable Overview

A8.1 5

Manufacturing

>��� 1���������� ���� ��� #������� �#�% ������ ���� ������ ����������#�$���� �� %��� ����� ���� ���#��+#�#��� ���3 ������ �������#�$ ��� �����#�$�������� ���#�$� ��� � ����%�

Other J.D. Edwards Systems

��%�� ���� �#�% �%#�% ���� 1���������� ���� �#$%� #������� #������<

� /#?�� ���

� ��+ ���

Features, Terms, and Concepts

Procurement Methods

2��� �� ���� +�#�� �+,���#��� �%� ���� ����#�� ��� �#������� ���%��+� �%#�% ��� ��� ������� $��� ��� ���#��<

� 1���%�#�$ ��� #��������

� 1���%�#�$ �� �%� $������ ���$��

Purchasing for Inventory

>��� ������� �#$%� ����$� �� #�������� �� ���36+��� ������#��� �%#�%#������<

� )���#� #��� ��� ��� �� �������

� *��� ��� #������� �������#��

� 5����������� #���

� )���#� ��� ��#�������� #���

>�� ��� �� �%� ����%�#�$ ��� #�������� ���%�� �� ����%�� $��� ��� ����36+��� ���#�������� �%# ���%�� ���+�� ���� #���$���#�� +������ �%�1���������� ���� ��� �%� *�������� 5���$����� ����� >�� ����%�� #���+��� �� �%� #��� ���+�� �%�� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����� �%�1���������� ����<

� :��#���� �%�� #��� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����

� )���#��� #��� #�������#�� ���� �%� *�������� 5���$����� ����� ��%� #��� ����#��#��� ��#� ���� ��#� �� ������� ��� � ����%

� ;����� #��� #�������#�� #� �%� *�������� 5���$����� ����� ��% ���6%��� +������� ��#� ���� ��� � ����%

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.16

*� � ���36+��� ���#�������� #��� ��� ��� ���#�#�� � #�������� �� �%�+������ %��� ���#� ��� #�� �%� #��� ��� �� #��������� *� ��� ��� �%� #�����%�� +����� ��� �� $��� ���� *� ��� �� �%� #��� #���������� ��� ������#���%� �?���� ������� �� �%#�% �� �%��$� �%� #��� �� �%� �#�� �� #������

Purchasing to the General Ledger

>��� ������� �#$%� ����%�� $���� �����#��� �� ���#�� �%�� ��� ���#��������� �� ��� �+�=������ �%��$�� �� ���#�� ����#�� 1���%�� �#$%� ������� �<

� ��+

� 1��$���

� *������� �������#��

� )���#� ��� ��#��������

� 1��� �%��$��+�� �� � ���3 �����

>�� �� �%� ����%�#�$ �� $������ ���$�� ���%�� �� �%��$� ����%�� �$�#��$������ ���$�� ������� ���+��� ���% ������� ���+�� �������� � ,�+����$���� ���,���� �� � ��� �%# ���%�� ����������� ���6���3 ��� ���#����� �?����#���� +��� ���#��������

>�� ��� ���#������ �� �%� ����%�#�$ �� $������ ���$�� ���%�� �� ����%��#��� �%�� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����� �%� 1���������� �������#���� #��� ���+�� ��� ����#��� #��� ����#��#�� ��� ��� ���� �%�*�������� 5���$����� ����� +�� ��� ��� ������ #��� +������ #�������#���

����3#�$ ����#����� �� �����+����� # � ������ �����#�� #� ���6���3 ������#�� ��� �?����#���� +��� ���#�������� � ����#����� �� �����+�����# �%� ����$�#�#�� �� � ������ �+�#$��#��� *� ��� ����%�� �� �%� $������ ���$������ ��� %��� �%� ���� ����3 ����#����� �� �����+����� ������ �%�� �������� ����%�� ������

Purchasing Terms

Commitments and Encumbrances

����#����� ��� �����+����� ��� ����$�#�#�� �� ������ �+�#$��#��� ���%�#�� ��� ����� � ����%�� ������ ��� ��� ����3 �%� �����#�$ ����#����� �������+����� ������� ��% ����3#�$ # ������ �� ���6���3 ��� ���#�� ����?����#���� +��� ����%�#�$ ������#���

Landed Costs

4����� ��� ��� ��� �%�� �?���� �%� ����%�� ��#�� �� �� #�������� #���� /���?������ � ������ ��� �#$%� +� � ����##��� � +��3���$� ���� � ���#$%��%��$�� �� � ���

Purchasing for Accounts Payable Overview

A8.1 7

Last-In Cost

�%� ���6#� ��� # � ���#�$ ���%�� ��� ��� #���� *� # �%� ��� ��� �%�� �����#�� �%��$�� ��� ��� � �����#� #���� /�� �?������ #� �%� ��� �� *��� � ������ �%� ��� �#�� ��� ����#��� #�� �%� ���6#� ��� ��� *��� � # �����

Weighted Average Cost

�%� ��#$%��� �����$� ��� # �%� ��� ������ ���#�$ ���%�� ��� ��� #������#�� �� � ����������#�$ ���#�������� *� # �%� ����� ��� �� �%� #��� �������%�� �#�#��� +� �%� =����#��� /�� �?�����<

���������� ��

����������

����� ����

9 &���� 9����

&� &���� &�����

� &�� � �&� �

&' B&'(� �

&'(� � . &' C &��!!

B&��!! C ����� ��#$%��� �����$� ���

Standard Cost

;��#3� �%� ��#$%��� �����$� �� ���6#� ��� ��� �� #���� � ������� ��� ����#����#���� ���� ��� �������� �%��$� #�� ������� ��� ��� �������� ��� #�����������#�$ ���#������� �� ������#�� �%� ��� �� $���� >�� �#$%� �#$� �������� ��� �� �� #��� �%�� ��� ������ �� � �����#� �� ��#�� �� +�#�� ���������

Purchasing Environments

�%� 1���������� ���� ����#�� �%��� �#������� ���#������� #� �%#�% ������ ������� ���� ����%�#�$ ���#�#�#�<

� ���3 +���

� 8��6���3 +���

� ���#�� ��� �?����#���� +���

�%� ���3 +��� ���#������� # ��#$��� �� ����������� �%�� �%� �����������%�#�$ �� #��������� �%� ���6���3 ��� ���#�� ��� �?����#���� +������#������� ����������� �%�� �%� ������� ����%�#�$ �� �%� $���������$���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.18

>�� �%��� �%� ���#������� �%�� # ��� ������#�� �� ���� ������#��� /���?������ �%� ���3 +��� ���#������� ���+�� ��� �� ������� ���#�#�#������� �� #�������� ������#��� ��% � ����#�� ����$����� ��� ��+��������#�$� �%� ���6���3 ��� ���#�� ��� �?����#���� +��� ���#����������+�� ��� �� ����3 ����#����� ��� �����+������

������ ���#�#�#� ��� ������ ����$ ��� �%��� ���#�������� 7������� ������� ���� ��� �� �� �#��������� �� ����������� ������ ��� ��������� ������% ���#�#� ���� �� ������#���

�%� ���#������� ��� �� ������ ���#���� �� �%� �+,���#�� �� ������$��#D��#��� ��� ��$��#D��#�� �#$%� �%��� �� �� ��� ���#�������� �%#����%�� ��$��#D��#�� �#$%� �%��� ���� �� �� ��� ���#��������

Detailed Information

Purchase Order Processing Cycle

�%� ����%�� ����� �����#�$ ����� ���#� �� �%��� ��#���� ���<

� �����#�$ � ����%�� �����

� )���#�#�$ �%� $��� �� ���#��

� �����#�$ � ����%�� �� ��� ��� �%� $��� �� ���#��

3. Create voucher

Voucher

Pay to Supplier

Joe Acme

1. Create purchase order

PurchaseOrder

2. Receive goods

Purchasing for Accounts Payable Overview

A8.1 9

����� ��� ������ � ����%�� ������ ��� ��� �� ��� �� ��� ���%�� �� ����#���%� $��� �� ���#��<

� ����� ����#�� #�������#�� �� �%� ���� @������ ����#�#�$ �����A

� 7��� �%� ���� �������#����� $������� ����#�� #�������#�� �%�� ��������� � ����%�� @#������� ����#�#�$ �����A

*� ��� ����%�� ��� #��������� ��� ��� �� �%� ������ ����#�#�$ ������ *� �������%�� �� �%� $������ ���$��� ��� ��� �� �#�%�� �%� ������ �� #�����������#�#�$ ������

�%� ���%�� ��� �� �� ������ ����%�� ������ �� ���� ����#�#�$ ������ *���� �� �%� ������ ����#�#�$ ������ ��� ��� ������ ����%��<

� *��#�#������� +� ���#��#�$ �%�� #���#�� #�������#�� ����%� ����#��#�������#��

� *� +���% ����� �#�$ �?#�#�$ ����#�� ������

*� ��� ������� #������� ����#��� ��� ��� ������� #���#�� #�������#�� �� �%���#$#��� ����%�� ����� �� ������ � ����%���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.110

�%� ������#�$ $���%#� %�� �%� �#�� �%�� ��� �������� � � ����%�� ��������� �%���$% �%� ����%�#�$ ������

EnterPO

ReceivePO Voucher Match

Receipt

Header(F4301)

Detail(F4311)

Receipts(F43121)

Item Balances(F41021)

Inventory Transaction(F4111)

G/LTransactionDetail(F0911)

Account Balances(F0902)

Account Balances(F0902)

Post

Post

G/LTransaction

Detail(F0911)

A/PTransaction

Detail(F0411)

���% �#�� ��� ����� �� ������ ��� ��� ����#�� ����#� �+��� �%� #��� ������#�� �%�� ��� ���� �� ������ /�� ���% #��� �� ���#��� ��� ��� ����� � �#���� ����#� �%#�% ����#+� �%� ������ #�����#�$ �%� =����#�� ��� ����

>�� ��� ���#�� � �#�� ���� ��� ���% ����#� �#�� �%�� ��� ������ �%� �#�� ����#��#���� %�� �%� ���� ����$� #�������#�� �� �%� ����#� �#��� /�� �?��������� �#$%� %��� � �#�� ���� �� @��� ���3 #���A �� #��#���� �%�� �%� ���� # ��#������ �%� =����#�� �� �%� #��� #� �%� *�������� 5���$����� ���� ���������� �%� ��� #� �%� $������ ���$�� ��� �%� ������� 1���+�� �����

Purchasing for Accounts Payable Overview

A8.1 11

>�� ��� �� �� ����� �����#�$ ����� �� #��#���� %�� �%� ���� # ������� �%� ����#� �#�� �� ���% �� ���� ����� ���� @����%�� ��������=�##�#��� +���3�� ������ ��� � ����%A� /�� �?������ ��� ��� �� �� �%������#�$ ����� ��� ����%�� ����� � ������<

� ������ ����%�� �����

� 1�#�� ����%�� �����

� 1�#�� ����%�� ����#���

� )���#�� $��� �� ���#��

� ������ ����%��

>�� �� ����� ���#�#�� ���� �� �� �� �%� ��=�#��� ��� ��� � �����#�$ �������� �� #��#���� �%� ���$��#�� �� �%� ���� >�� ��� �#$� � ������� ��� ��?����� ���� �� ���% ��� #� �%� ������ �%�� ���� #����#�� �%� ������� ������ �� ����� ����#� �#�� ��� �%� ��?� ��� �� �%#�% �%� ���� ������� �%� �#���

EnterPO

PrintPO

PrintReceiver

EnterReceipts Voucher

Match

(Complete inProcurement

System)

220240

240260

260400

400900

current (last) status code

next status code

/�� ���% �����#�$ ����� ��� �� ��� ��� ��� ���#�� �%� ����� ���� ��� �#������ �� �%#�% #� ����#�� /�� �?������ �%� �����#�$ ����� %��� �+��� �#$%����� ����� �� ����%�� ����� ����#� �#�� �� �%#�% ��� �#$� � �#�� ���� �� �

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.112

Purchasing to Accounts Payable Relationship

%�� ��� ����#�� �%� $��� ��� ���#�� �� � ����%�� ������ � �#�+#�#�� #������� #� �%� ������� 1���+�� ����� *� ��� ������� $��������� �������#�$���� �#$%� ����$�#D� �%� �#�+#�#�� ��� �� �����+����� �� �%� �#�� �� ����%������� ����� #����� �� �� �%� �#�� �� ����#���

����� ��� ������ � ����%�� ��� � ����%�� ������ ��� #�������#�� #� �%� 1���%��5���$����� ��� ������� 1���+�� ���� %���� ���������� �%� $���������$�� ������� #� �%#�% �%� ���� ���� ������ ����#��� +�� ��� ����%����%���� �=��� D����

*� ��� ��� �%��$� �� ��#� � ����%��� ��� ��� �� � #� �%� 1���%��5���$����� ����� �%��$� ��� ��3� �� � ����%�� #� �%� ������� 1���+������ �#�� ��� ������ �%� 1���%�� 5���$����� �����

�%� ������#�$ $���%#� ���#�� �%� #�������� ��� �#�� #�������#�� +������ �%�������� 1���+�� ���� ��� �%� 1���%�� 5���$����� ���� @��� *��������5���$����� ����� #� ����#��+��A�

Purchasing(Inventory)

AccountsPayable

ItemBalance

F41021

ReceiptsFile

F43121

Item Ledger(Cardex)

F4111

A/PTransactions

F0411

G/LTransactions

F0911MustBalance!

Purchasing for Accounts Payable Overview

A8.1 13

Optional Procurement Activities

���#���� ����������� ���#�#�#� ��� ��� ������� #������<

� �����#�$ ����#��� ����%�� ����� #�����������

� ����#�$ �%�� ����� ��� �������� ��#�� �� �����#�$

� �����#�$ ���#�� ������ ��% � ��=�##�#�� ��� +���3�� �����

� �+��#�#�$ ��� ������#�$ ��#�� =���� ��� #��� ��� ���#��

� ����3#�$ �%��$� �� ����%�� �����

� ���#�$ �� ��� ����3#�$ ��+��� �� �%#�% ��� ��� ���#����

� 5��#���#�$ #��� ���� �%� ������ �%�� ����� � ����#��E ����%���

� 5���$#�$ �����#��%#� +������ ����#�� ��� #���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.114

A8.1 15

Purchase Order Entry

About Purchase Order Entry

���% �#�� ��� ���� �� ����� $��� �� ���#��� ��� ��� ����� � ����%�������� >�� ����� ����%�� ����� �� ���#�� ����#� �+��� �%� $��� �� ���#����� ��� �����#�$� �� #��#���� �%� ����#�� ���� �%�� ��� ��� �����#�$� ��� �����#�� ��%�� ����#���� #�������#�� �+��� �%� ������

� ����%�� ����� ���#� �� ��� ����<

� 7����� #�������#�� F $������ #�������#�� �%�� ������ �� �%� ���#�� ��������% � �%� ����#��� ����� ����� ��� � ����%

� ����#� #�������#�� F �#��6+�6�#�� ����#� �+��� �%� #��� �� ���#�� ������� �� ������ ��% � #��� ���+��� =����#�#�� ���� ��� � ����%

>�� ��� ����� %����� #�������#�� ��� ����#� #�������#�� ���������� ������#�$�� �%� ������ �� ����� ��� %��� ��� �%� ������ �� %����� #�������#�� ������� �� ������ ��� �� �����#�$ ���#�� �� �%��� ��� �� �%� ������#�$���%�� �� ����� ����%�� �����<

� ����� %����� #�������#�� �#��� �������� +� ����#� #�������#��

� ����� ����#� #�������#�� ����� �����#�$ �%� ���� �� ����� �#�#��� ������������ ��� %����� #�������#��

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.116

A8.1 17

Enter Purchase Order Header Information

Entering Purchase Order Header Information

�� $������� � ����%�� ������ ��� ��� ����#�� #�������#�� �+��� �%� ������#�����#�$ �%� ����#�� �%� # �� �#�� �%� ������ �%� +����%.����� �%�� #��=���#�$ �%� ������ ��� �%� %#��#�$ ����� ��� �%� ������ �%# ���� ��#�������#�� # ������ ����%�� ����� %����� #�������#���

�%� %����� #�������#�� �%�� ��� ����� ��� �� ����� ������#�� %�� �%� ���������� �%� ������ /�� �?�����<

� ����#�� #�������#�� ������#�� �%� ����� �� �%#�% �%� ����%�� �����# ���� �%� ������� ���� ��� �%� ������ ��� � ����%�

� ��#$#���#�� #�������#�� ������#�� �%� +�#�� ��#� ��������+�� ��� �%������ ��� �%� ����� �� �%#�% �%� $��� ��� ���#�� ��� �� +����#������

� ��? #�������#�� ������#�� %�� �%� ���� ��������� ��?� ��� �%� ������

7����� #�������#�� ��� #������ �%� ���� �%� ����� # ������� �%� ���� �%������ # ���� ��� ��������� #�������#��� ��% � �%� ��� �����#�$ �%� ������

����� �����������

����#�� �%� ����#�� ���� �%�� ��� ��� ����%�#�$ #��� ��

���#���

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

*� ��� ��� �����#�$ � ��=�##�#�� �� � =���� ������ ��� ���

�� �%# �#��� �� ���#�� � ����%�#�$ �$��� �� ��%��

#��#�#���� #� ���� ������� �%� # #� �%��$� �� %����#�$

���#�� ������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.118

����� �����������

1������ ���� � ���� �%�� ���#�#� �%� ���� �� �������� #�����#�$ �%�

��������$� �� �#����� ���#��+�� #� �%� #���#�� # ��#�

�#�%#� � �����#� ������ �� �#��� � +���3 ���� ������

#��#���� �%� ��� ���=������ ��� ������� ����� >��

���#�� �%� ���#�#���#�� ��� ���% ���� �� ������� ����

�� �%� 1������ ���� )��##�� ����� /�� �?�����<

+���3 8�� &�

& &.&� ��� !�

.&� ��� !�

8 8�� !�

1 /#?�� ��� �� ��%

G 8�� '�

�%# ���� ��#�� �� ������� #���#���

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%� ������� # ��3�� ���� �%� ����#�� ����� �������

��� )��� � ��� ���#��� ���� @9&.1�A �%�� #��#���� �%� ������ ���

���� ��� �� #���� �%� ������ ��� ���� ������#��

����%�#�$ ��� �%�� �?���� �%� ������ ��#�� �� �� #����

��% � +��3�� ���� ����##��� ��� � ����%� >�� ��

�� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##���

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�����%� ������ ��� �� �%� ����%�� ������ �%� ����

��� ����� #����#�#� �%#�% ������ ��� ���� ��� ���� ��

��� �%� ������� # �%� ������ ��� ���� ��� �%� ����#�� ��

#���� #� ��� %��� ��� �� ��� �%# ����� +����� �%�

������� ��� ���% ����#� �#�� �� �%� ����%�� ������

Enter Purchase Order Header Information

A8.1 19

����� �����������

����� )���#�� � ���� �%�� #��#���� #� �� ����� # ��#$#+�� ��� �%�

��������� ����#�� ��������� ������ �� ��������� ����#��

��������� #��#���� �%�� ��� %��� �� �$������� �#�% �%�

����#�� �� ������ ����%�� +��� �� �%� #��� �%�� ���

����#��� >�� �� �%� ��������� )���#�� ���������

@19!�&9A ��������� �� ������ ����%�� ���� ����#��

������� � � ������ �%� ����#�� ��� ��� ��� ���

#���#�� ��� ��� ��� +��� �%� :���%�� 5���%

����������

:��#� ����� ���<

8 8�� ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������

�����#�$�

> ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������

�����#�$�

* )���#�� �������#�� # #� ������

� ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������

�����#�$� 7������� � ��������� ����� ��������

���#�$ �%� ����#�� ������

) ��#$#+�� ��� ��������� ����#�� ���������

�����#�$� 7������� �%� ����#�� # ��������� #�

�%� ����#�� ����#�$ ������

: � ����%�� %� +��� ������� ��� �%� ����#��

�������#�� �#�$ �%� ��������� ����#��

��������� ������

2����%.1���� �� ���%������#� �#��� �%�� #����#�#� � ������� ���#��

�#�%#� � +�#�� ��� �%#�% ��� ���� �� ����3 ���� /��

�?������ � +�#�� ��#� �#$%� +� � ����%��� �����#���

,�+� ���,���� ���3 ������� �� +����%.������

>�� ��� �#$� � +�#�� ��#� �� � ����%��� #���#���

�#?�� ���� ��� � ��� ��� ������ �� �����#+#�#��

������#�$� /�� �?������ �%� ���� ����#�� ������ ��

���� ������� ����+�� ��� ������� ����#��+�� +�

+�#�� ��#� �� ����3 �=�#����� +� �����#+��

�����������

����#�� ��� �%# �#��� ��� ������� ��� ���� �����#�$

+�#�� ��#� ��� �%#�% ��� %��� �� ���%��#���

8���< �%� ���� �� �%# ����� ��� ������� ����#� #� ���

�� ��� ����� � ����� #� �%� ��* ��+���

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%� +����%.����� ��� �%#�% ��� ��� �����#�$ �%�

����%�� ������ �%# # � ��=�#��� �#���� ������#�$ ��

���� ����� �%� ������� ����� ��� +� ������#��� +� �%�

����#��� �%# �#��� ��� ��#�� �%� �������#�$ ����#� �%��

��� ����#�� �%� ����%�� ������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.120

����� �����������

%#� �� �%� ����� ���+�� �� �%� �����#�� �� ����#�� �%� $���

�� �%� ������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

>�� ��� ����� �%# ���+�� �� %��� �%� ���� ����� �%#

���+�� ���� �#�%�� �%� #�������� ������� �� �%�

2�#�� ;�#� 5����� ������#�$ �� %�� ��� �� �� �%�

�����#�$ ���#�� ��� ����%�� ����� ������

����� ���� �%� ���� �%�� �� ����� �� ������� #��� �%� �����

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%� ������� # �%� ���� ����� >�� ��� �����#�� �%# ����

�%�� ��� ����� � ����%�� ������

��? �?�� ���� � ��� ���#��� ���� @��.�HA �%�� ������� %�� ��? #

���� �� �%� ������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

%�� ��� ����� � ����%�� ������ �%� ���� ����#���

�%� ��? �?������#�� ���� �� �#�%�� �%� %#� �� ����� ��

�%� ����#�� ����� +��� �� %�� ��� �� �� �����

������� ����� #� ����%�#�$ #������#��� �%�

1���������� ���� ��� ��� ������ � +���3� *������ ��

�?�����

����� �����������

��? )���.���� � ���� �%�� #����#�#� � ��? �� $��$���%#� ���� �%�� %�

������ ��? ���� ��� ��? �#��#+��#��� �%� ��? ����.����

��� +� ���#��� �� #������ �%� ��? ���%��#�#� @���

�?������ ����� ������� �#��� ���#� ����#� �#��#��� ��

����#���A� ��� �%�#� ����� �� +� ���#�� � ���� ��� +� ��

�� #� �%� ��? )���.���� ��+�� @/9���A�

���#������ ;� � ��� ��� �� ��?� ��=�#�� ����#��� ��?

���%��#�#� ��� ��? ����.����� �%���� :�� ��=�#�� ����

��� #���� �����

�%� ���� �� �%# ���� �� �������� ��������� �%� ��?

�������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

*� �%� 1���%�� ����� 1����#�$ ����� �%� ���� ���

����� %��� #��#���� %�� ��� ���� �%� ���� �� ���������

��?� ��� �%� ������ �%� ���� �� �%� ��? ���� �� �#�%��

�%� %#� �� ����� �� �%� ����#�� ����� +��� �� �%�

���� ��� ����� #� �%� �����#�$ ���#�� ��� ����%��

����� ������

Enter Purchase Order Header Information

A8.1 21

����� �����������

����#�#���� � ���+�� �%�� #����#�#� � �#���� �� ����#�#���� �%�� ��?

���%��#�#� #�� �� ��?6�?���� #��#�#���� ���

������#��

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

*��� #� �%� *��� 4��$�� @/9&&&A ��� +� ��?�+�� ��

���6��?�+���

What You Should Know About

������� ������ �� ���

������

�%� ���� #���� ������� ����� ��� ��? �#��� +��� ��

����� #�������#�� �� �� ��� �%� ����#��� ���� ���

���#�� �%�� ��� ���� �� ����#��� ��? #�������#�� �� ��

��� �%� %#� �� ������

/�� #�������#�� �+��� %��#�$ �%� ���� ����#��� ��?

#�������#�� ��� �%� %#�6�� ������ �� ������ �������

���������� �����������

�������� ���

���������� �� �� ����

� ������

>�� ��� �%��$� ��? #�������#�� �� ����������� ���%

#��� �� ���#�� �%�� ��� ����� �� �� ������ ��?� ���

����#��+�� ��� �� #��� �� ���#�� ���� #� ��� ���#�� �%��

�%� ����#� �#�� # ��?�+���

/�� ���� #�������#��� �� ������� � � ������ ���

��� ��� � ����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.122

A8.1 23

Enter Purchase Order Detail Information

Entering Purchase Order Detail Information

����� ��� ����� +�#� @%�����A #�������#�� ��� � ����%�� ������ ��% � �%�����#�� �� �#�� �%� ����� ��� �%� +����%.����� ��=���#�$ �%� ������ ��� �������#�� #�������#�� �+��� ���% #��� �� ���#�� �%�� ��� ���� �� ����%��� /�����% #��� �� ���#��� ��� ��� ����� � �#�� �� ����#� �%�� ����#+�<

� �%� #��� �� ���#�� �%�� ��� ���� �� ����%��

� �%� =����#�� �%�� ��� ���� �� ����%��

� �%� ��� �� �%� #��� �� ���#��

������#�$ �� ���� +�#�� �+,���#��� ��� ��� �� �%� ������#�$ ���%�� ������� ����%�� ����� ����#� �#��<

� 2� #��� ���+��

� 2� $������ ���$�� ������� ���+��

Entering Detail Lines by Item Number

From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing

From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Purchase Orders

*� ��� ���3 #� �� ���#������� #� �%#�% ��� ���3 #��� ��� ������ #������� ����� ����������#�$ ������� ��� �� �%� #��� ���+�� �� �� #� �%� *��������5���$����� ���� �� ��3� ����%��� ����� ��� ����� �� #��� ���+�� �� �����#� �#��� �%� ����<

� :��#���� �%�� �%� #��� �?#� #� �%� *�������� 5���$����� ����

� )���#��� #�������#�� ��� �%� #��� ���� �%� *�������� 5���$����� ����

�%� ���� ����#��� #�������#��� ��% � �%� ���� ����#��#��� ��� ��#� �������� ��� �%� #��� ��� ����� #� �� �%� ����#� �#��� >�� ��� �����#�� �%������� ��� ���#�� ���#�#���� #�������#�� ��� �%� #���� ��% � � ����$������#��� � ��� ���+��� �� ��� #����#�#��� ��� ����������#�$ ����#��

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.124

>�� ������#�� %�� �%� ���� ������ #�������#�� �� ���% ����#� �#��� /���?������ ��� ��� �#���� �%� ���� �� ������ �%� ���#��+#�#�� �� �� #��� #� �%�*�������� 5���$����� ����� ���� ����#��� >�� ��� ����� � �#�� ���� ������% ����#� �#�� �� #��#���� %�� �%� �������#�� ���3 �#�% ��%�� ���� �����������

�� ���� ������ ����� �� ���� �����

�� 1���%�� ����� ����#�

&� �������� �%� ������#�$ �#���<

� *��� 8�

� I����#��

����� �����������

*��� 8��+�� � ���+�� �%�� �%� ���� �#$� �� �� #���� *� ��� +� #�

%���� ���$� �� !�� #��� ���+�� �������

I����#�� �%� =����#�� �� ��#� �������� +� �%# �������#���

Enter Purchase Order Detail Information

A8.1 25

����� �����������

;�#� ��� �%� ��#� ��� �� ��� #���� � ����%��� ���� �%� ����#���

�?����#�$ ���#$%�� ��?�� �#������ ��� ��%�� �������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

*� ��� ���3 #� �� #�������� ���#�������� �%� ����

����#��� �%# ��� ���� �#�%�� �%� *�������� ��� ��+��

@/9&��A �� �%� 1���%�� 1�#�� ��+�� @/9&�(&A +��� �� �%�

����%�� ��#�� ����� ��� ���#�� ��� �%� #��� #� �����

#�������#��� *� ��� ��� #� � ���6#�������� ���#��������

��� ��� ����� � ��� #� �%# �#���� �%� ���� ���������

�%� �?������ �������

�?������ ��� �%� ���+�� �� ��#� ����#��#�� +� �%� ��#� ����

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%� ���+�� �� ��#� ����#��#�� +� �%� ��#� ���� �%#

�#$%� ��� �������� � ���� �� ������#�$ �� �%� �#��

���� ��� �%� �������#���

4�� � � ��� ���#��� ���� @9�.��A �%�� ���#�#� �%� ��� ��� #�

�%� �����#�$ ����� �%�� �%# ����� �#�� ���������

����������

8�?� � � ��� ���#��� ���� @9�.��A �%�� #��#���� �%� ��?� ���

#� �%� ����� ������

��� )��� � ��� ���#��� ���� @9&.1�A �%�� #��#���� �%� ������ ���

���� ��� �� #���� �%� ������ ��� ���� ������#��

����%�#�$ ��� �%�� �?���� �%� ������ ��#�� �� �� #����

��% � +��3�� ���� ����##��� ��� � ����%� >�� ��

�� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##���

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

*� �%��� # � ���� #� �%� ��� )��� �#��� #� �%� %�����

����#�� �� �%# ������ �%� ���� ���� ���� �#�%��

�����#�$ ���#�� �� ����� %���#�$ #�������#��� �%#

��� ���� ����#� �� �%� ���#�� ����� ���� ��� ����� �

�#������� ��� ���� ��� � ����#� �#���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.126

����� �����������

0.4 ����� �%� ��+�� �� �������#� �������#�$ *������#�� �������

�%�� ����� ��� �� ������#�� ���� �� �������#� �����

������� ��� ������� 1���+��� ������� )���#��+��� ���

��%�� �����

0.4 ����� �#$%� +� �#$��� � ������<

� +���3 �� & &�J ����� ������� )���#��+��� )��8 �� & � J )���#��$� )���#��+��� �51 �� & !� J �������� ������� )���#��+��� �*2 �� & 9� J �*2 )���#��+�� @ �� �.) ��� ����

J �)�A� +���3 �� 9&&� J ����� ������� 1���+��� )��8 �� 9& � J )���#��$� 1���+��� ��7) �� 9 !� J ��%�� ������� 1���+�� @ �� �.)

��� ���� J �1�A

*� ��� ����� �%# �#��� +���3 ���#�$ ���� ������ �%� ����

�� �%� ������� ����� ���� �%� ������� 5����

*�������#�� ��+�� @/�!�&A �� �%� ����#�� 5����

*�������#�� ��+�� @/�9�&A� �%� ��� ���$��� �� �%� 0.4

����� ��� �� ������ �������#� ����� ����#��

8���< �� ��� �� ���� ''''� *� # ������� ��� �%� ���

���$��� ��� #��#���� �%�� ����� %���� ��� +� ��������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%# ���� ���� �%� ���� �%#�% 0.4 ����� ������� #�

%���� �� �� +�#�� �%� �������#� �������#�$ #������#��

��� �%# �������#���

*� ��� ��� #� �� #�������� ���#�������� �%� ����

����#��� �%# ���� ���� �%� *��� 4����#�� ��+�� @/9&� A�

*� ��� ��� #� � ���6#�������� ���#�������� �%� ����

����#��� �%# ���� ���� ����� �#�� �����

What You Should Know About

������ ����� �������� �%� ���� ����3 �%� ����� �� #�������� #��� #� �%�

$������ ���$��� �%� 0.4 ��� ���� �%�� ��� �#$� �� �

����#� �#�� ������#�� �%� #�������� ������� ��� �%�

����#��� ��� ����%���� ������� ��� �%#�% �%� ����

������ ,������ ����#�� �%� ���� ������ �%�� ����#�

�%�� ��� ����� � ����#���

/�� ���� #�������#��� �� ������ ��� ����� � ������

��� ����� �� �� ���� ��� ������ � !���� �

!������ �����������

Enter Purchase Order Detail Information

A8.1 27

������ ����� ��

�������� �����

>�� ��� �#$� � ��� ���� �� � ����#� �#�� �� ������#��

�%� ������ ��� �%�� ����� �� �%� #�������� #��� ���

����%��� *� ��� �#$��� � ������ ��� ���� �� %�����

#�������#��� �%� ���� �� �%�� ��� ���� � � ������� ���

��� ����#� �#�� �� �%� ������

*� ��� �� ������ ���� �%� �#��� ��� ������#�$ ���� �

�+�#���� ��� �%� �#��� ��� �%� ������ ��� ����� >�� ���

���� ������ ��� #�������#�� ��� �� ���#�� ����%��

����� ���� �%� ����%�� ����� ����#� �����

/�� ���� #�������#��� �� ������ � � �"�" #�����

Entering Detail Lines by Account Number

From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing

From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Purchase Orders

*� ��� ���3 #� �� ���#������� #� �%#�% ��� ����%�� ���#�� �� $��� ���#������� �� �� ��� �� #� � �����#� ,�+ �� ���$���� ��� ��� �%��$� ����%���$�#�� $������ ���$�� ������� ���+��� >�� ����� � ����#� �#�� ��� ���% ����������+�� �$�#�� �%#�% ��� ��� ����%�#�$� �%# ����� ��� �%� $������ ���$�� ��������� �?���� +� ,�+� ���$���� �� � ���

%�� ��� ����� ����#� �#�� +� ������� ���+��� ��� ��� %��� �%� ����������� ����#����� ��� +��$�� ����3#�$� /�� �?������ � �����#� ����������+�� �������� ���� ���#�� ����� �?����� ���% �#�� ��� ����%�� $����$�#�� �%� ������� ���+��� ��� ��� %��� �%� ����<

� ����3 �%� ������ ��� =����#�� �� ���#�� ����#� �%�� ��� ��� ����#������ ����%��

� :��#���� �%�� �%� ��� �� �%� ����#� ��� ��� �?���� �%� +��$�� ������#�� ����#�

>�� ������#�� %�� �%� ���� ������ #�������#�� �� ���% ����#� �#��� /���?������ ��� ��� ��=�#�� �%�� �%� ���� ����� � �#�� +��� �� +��% ��������� ���+�� ��� �� #��� ���+��� >�� ��� ����� � �#�� ���� ��� ���% ����#��#�� �� #��#���� %�� �%� �������#�� ���3 �#�% ��%�� ���� ������ �����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.128

�� ���� ������ ����� �� ������� �����

�� 1���%�� ����� ����#�

&� �������� �%� ������#�$ �#���<

� ������� 8��+��

� �������� �%� ������#�$ �#��� � ������� ��� ��� �����<

� *��� 8�

� I����#��

� ;�#� ���

� �?������ ���

� 4� @4#�� ����A

� ��� & @����#��#�� &A

� ��� @����#��#�� A

� 0.4 ����

� ���� ;�5 @�������#�� ;�#� �� 5�����A

� 1���%� ;�5 @1���%�#�$ ;�#� �� 5�����A

� 4�� � @4�� ����A

� �+���$��

� �+���$�� ����

� 8�?� � @8�?� ����A

Enter Purchase Order Detail Information

A8.1 29

!� ����� & #� �%� ������#�$ �#��� �� ����� ���#�#���� #�������#�� �+��� �%�����#� �#��<

� ���#��

�%� ���� �#���� 1���%�#�$ *�������#���

9� �� 1���%�#�$ *�������#��� �������� �%� ������#�$ �#���<

� 0.4 �����

����� �����������

������� 8��+�� � �#��� �%�� #����#�#� �� ������� #� �%� $������ ���$���

>�� ��� �� ��� �� �%� ������#�$ ������ ��� �������

���+��<

� ������� ������� ���+�� @+�#����#���+,�����+#�#��� �� ���?#+�� ������A

� �%#�� 0.4 ���+�� @��?#��� �� � �#$#�A� �6�#$#� %��� ������� *� ���+��� ���� ���� @��� ��������� ���#��+�� #� �������A

�%� �#�� �%������� �� �%� ������� #��#���� �%� ������ ��

�%� ������� ���+��� >�� ���#�� �%� ������� ������ #�

�%� 0������ �������#�$ ������� ���$����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.130

����� �����������

0.4 ���� � ���� �%�� #����#�#� �%� �#����#�� ���#�� �� �%#�% �%�

�������#�� # �� ���� �%� ������� ������� ��+�� ���

$������ �������#�$ ���#�#� �%� ���� ���$� ��� ���%

�#����#�� ���#��� >�� ��� %��� �� �� &9 ���#���

0��������� ���#�� &9 # ��� ���#� ��,�������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%# ���� �������� �%� ����� �� � ����#����� ��

�����+����� �%�� ����� ���� �%# �������#���

�+���$�� � ���� �%�� #����#�#� � ����#��� ��?#�#��� ������� �#�%#� �

$������ ���$�� �������� � �+���$�� ��� +� �� �=�#�����

#��� ���+��� �� ����� +��3 ���+��� ��� � ����%� *�

��� ����� � �+���$��� ��� ��� ��� ���#�� �%�

�+���$�� �����

�+���$�� ���� � ��� ���#��� ���� @��. �A �%�� # ��� �#�% �%�

�+���$�� �#��� �� #����#�� �%� �+���$�� ���� ���

�+���$�� ��#�#�$� �� �%� ;�� ���#��� ���� ����� �%�

����� �#�� �� �%� ����#��#�� ������� %�� �%� ����

������� ��#�#�$� �%# # �#�%�� %���6����� �� ���

���#���� /�� �?�����<

� ���%������#� �#���� �� ��� ��#�

8 8����#� �#���� �#$%� ,��#�� ��� D��� �#��

� ���%������#� �#���� �#$%� ,��#�� ��� +���3 �#��

ÑÑ Exercises �� �%� �?���#� ��� �%# �%������

A8.1 31

Work with Commitments and Encumbrances

Working with Commitments and Encumbrances

� ����#����� �� �����+����� # �%� ����$�#�#�� �� � ������ �+�#$��#��� ���%�#�� ��� ����� � ����%�� ����� ����#� �#��� ��� ��� %��� �%� ���� ����3 �%������� �%�� ��� ��� �+�#$���� �� ��� ��� ����� #� �� � ,�+� ���$���� �� � ���

/�� �?������ ��� �#$%� +� ���3#�$ �� � ��������6�������#�$ ���,���� ���%�#�� ��� ����� � ����%�� ����� ��� $��� �� ���#�� �� �������� �%� ���,������� ��� %��� �%� ���� ������ � ����#����� �� �����+����� ��� �%� ����%���������

>�� ��� ���#��� #��#�#���� ����#����� �� �����+����� ������ ��� � ,�+ �����$��� �� ���#�� �%� ���� �� ����%�� +�#�$ ����� >�� ��� ��� ���#�� �%������ ����#����� �� �����+����� ������ ��� � ,�+ �� ���$��� �� ���#�� �%���%� ������ ��� ��� �?���� �%� +��$���

����� ��� ����#�� $��� �� ������ ����%��� ��� ��� %��� �%� ���� ���#�������#����� ��� �����+������ �%� ���� ��� �%# +� �����#�$ �%� ���������#����� ������ ��� � ,�+ �� ���$��� +� �%� #��#�#���� ����#������������ �%� ���� ������� ����#����� ���#�� �%�� ��� ��� ,������ ����#���� ����#�� �� ����%�� �� �%� $������ ���$���

�%� ���� ������� ����#����� ��� �����+����� ����3#�$ ���� �� ��������� ��� ���#�� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9�.��� *� �� ����� # �� %���� �%��%� ���� ��� ��� ������ ����#����� �� �����+����� ��� �%� ����� ���#���� ������ �%� %����

�������� �%� ������#�$ ��3<

� )��#�� ����#����� #�������#�� ��� ����%�� �����

What You Should Know About

��� ! ������ �%� ���� ����3 ����#����� ��� �����+����� #� �%�

����#����� ������ ���$�� @1�A ��� �%� ����#�����

;�#� ���$�� @1;A� �%� ���� ��� ����3 ��?� ���

����#����� #� �%� ����#����� ������ ���$���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.132

"������� �������

�����������

>�� ��� �#��#+��� �%� �?���� �� � ����%�� ����� ����#�

�#�� �� ������ �#������� ������� �� ����%�� ����� ������

�%� ���� ������ � ����#����� ��� ���% ������� ��

�%#�% ��� �#��#+��� �%� �?�����

*� ��� ����� � ����#� �#�� +����� ��� �#��#+��� �%�

�?����� �%� ���� ������ � ����#����� ��� �%�

������� ���+�� �� �%� ����#� �#��� ����� ��� �#��#+���

�%� �?����� �%� ���� ���#��� �%� ����#����� ��� �%�

������� ���+�� �� �%� ����#� �#�� ��� ���#��#+��� �%�

����#����� ������ �� ���% �� �%� �#��#+��#�� ��������

/�� ���� #�������#�� �+��� ����#��� ������� �#��#+��#���

�� ����$���� ��� � ��� ������� �� %������

!������

See Also

� !$��� #�������� �����

Reviewing Commitment Information for Purchase Orders

From Non-Stock Procurement (G43B), choose Procurement Inquiries

From Procurement Inquiries (G43B112), choose Commitment Inquiry

>�� ��� ���#�� #��#�#���� ����#����� �������#�� ���<

� �� ������� ���+��

� � ����#��

� �� ����� ���+�� ��� ����

>�� ��� ��� ���#�� �%� ����� ������ �� ��� ����#������ ���#��������#������ ��� ���� ����#����� ��� ���% �� �%� �+����

���% ����#����� �������#�� �������� ��� �� �%� ������#�$ #����#��<

� �%� ����� �� �� ��#$#��� ����#�����

� � �%��$� �� � ����#�����

� � �������� ����#�����

� � ���#���� ����#������ ��� �� � ����#�� �� �������

>�� ��� ���#�� ����#� ��� ���% �������#��� ��% � �%� ������� ���+��� ��������+��� �#�� ���+��� ��� ����#��� � ���� � �%� $�������� �%� �������#����� �%���

Work with Commitments and Encumbrances

A8.1 33

�%� ���� ����#��� ����#����� �������#�� #�������#�� ���� �%� 1���%�#�$4��$�� ��+�� @/9!&''A�

�� ����# ���������� ���������� �� ������� ����

�� ����#����� *�=�#��

&� �������� �%� ������#�$ �#��� �� ������ ����#����� #�������#�� ��� ����#�#� ������� ���+��<

� 2����%.1����

� ������� 8��+��

� �������� �%� ������#�$ �#��� �� ������ �%� ����%� #� �������<

� /��� 0.4 ����

� �%�� 0.4 ����

� �+���$��

� ����� 8��+��

� 4#�� 8��+��

� ����#��

!� )��#�� �%� ������#�$ �#���<

� �����

� ����

� )����3

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.134

� ������ ����#����

� ������ )��#����

9� �� �#�� ����� ����#���� ������� ��� /(�

�� )��#�� �%� ������#�$ �#���<

� ����� ����#����

� ����� )��#����

� ����� ����

Work with Commitments and Encumbrances

A8.1 35

(� ���� ����#����� ����#� *�=�#�� ��� � ����#����� �������#���

"� �� ����#����� ����#� *�=�#��� ���#�� ����#� ��� �%� ����#������������#���

����� �����������

)����3 � $����#� �#��� �%�� ��� �� ��� � �����3� ����#��#���

����� �� ������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

2�#�� ��?� ����#+#�$ �%� ����� �%�� �%# ����#�����

�������#�� ���������

������ ����#���� ������ ����#���� �� �� ����� �#�� �� �������� �#���

#�����#�$ �%� ��? ������ ����#�����

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

;� /&� �� ��$$�� +������ �%� ������ �#��� ��� �%� ��#�

�#����

������ J )��#���� ������ ���#���� ���� �%� ������ ����#���� �� �� �����

�#�� �� �������� �#��� #�����#�$ �%� ��? �������

What You Should Know About

$����#��� ����������

%���������

>�� ��� ���#�� ����#����� =����#�#� #����� ��

����#����� ������ +� ���#�$ /&��

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.136

A8.1 37

Receipt Processing

Objectives

� �� ��������� �%� �#�������� +������ �� #������� ����#�#�$ ����� ���� ������ ����#�#�$ �����

� �� #�������� � ������ ����#�#�$ �����

� �� ������#�� #� ����%�� ����#��� ��� +����#�#�� �� ���� ������#��

� �� ��#�� ����%�� ����#���

� �� ����� ����%�� ����#��

� �� ����� ������ ��� �� ����#��

� �� ��������� ,������ ����#� �%�� �%� ���� $������� ��� ������ ����#���������#��

� �� ��� ,������ ����#� ��� ����#�� �������#��

About Receipt Processing

>�� ��� �� �#�%�� �� #������� �� ������ ����#�#�$ ����� �� ��=�#�� �%� $������ ���#�� ��� ��=����� �� � ����%�� ������

>�� ��� �� �%� ������ ����#�#�$ ����� #� ��� ����%�� #��� �� #���������>�� ��� �� �%� ������ �� #������� ����#�#�$ ����� #� ��� ����%�� #��� �����#�� �� �%� $������ ���$���

Informal Receiving Process

�� #������� ����#�#�$ ����� # ��� #� �%#�% ��� ����� ����#�� #�������#�� ���%� ��� �#�� �%�� ��� ������ � ����%��� *� ��� ������ � ����%�� ��� �� �����%� ���� ������#�� �%�� ��� ����#��� �� ����

%�� ��� �� �� #������� ����#�#�$ ������ �%� ���� ������ � #�$�� ������#� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+�� @/9!& &A �%�� ��� ������ � ����%��� �%����� ��� ������ � �#�+#�#�� ��� �%� ����%�� �� �%�� �#���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.138

Formal Receiving Process

�� ���������� ������� ��� �%� ����#�� �� $���� ���� ����#�#�$ ����� # �#3����� #������<

� ��3#�$ �%�#��� ����#�� �� #���

� *����#��#�$ ����#� �� �%� ����#��

� )�����#�$ ����#� �� �%� ����#��

� ������ ����#�#�$ ����� # ��� #� �%#�% ��� ����� ����#� �� � ����#�� +�������� ������ ����%��� >�� ������ ����%�� +��� �� �%� ����#�� #�������#��� /���?������ #� ��� ����� � ����#�� ��� �� ���� ��� ��� ������ � ����%�� ��� ������

>�� ��� �� ����%�� ����#��� #� ���� ������ ����#�� ����� �� �������������� �%� ����#�� �� $��� ���� ���#����� >�� ��� �%�� ����� �%�� #�������#��#� �%� �����

Receiver

Item A 10 x .25 = $2.50

Item B 15 x .10 = $1.50

Item C 20 x .25 = $5.00

Enter Receipts

>�� ��� ��#�#���� �%� �� �� ����%�� ����#��� #� ��� �� ����#��� �� ���������#�� #�������#�� ���� ���#���� �� #� ��� �� ���#� �� ��#$#��� ����%������� � ����#�#�$ �����

%�� ��� �� � ������ ����#�#�$ ������ �%� ���� ������ � ����#�� ������ #��%� 1���%�� ����� )���#��� ��+�� @/9!& &A �%�� ��� ����� � ����#��� �%����� ��� ������ � �#�+#�#�� ��� �%� ����%�� �� �%�� �#��� %�� ��� ������ �����%��� �%� ���� ������ ����%�� ������ #� �%� 1���%�� ����� )���#�����+���

A8.1 39

Enter Receipts

Entering Receipts

����� ��� ����#�� �%� $��� �� � ����%�� ������ ��� ��� ������ �%� ����#� ���%� ����#��� �%� ���� �� ����#�� #�������#�� ��<

� ;����� #��� =����#�#� ��� ��� #� �%� *�������� 5���$����� ����

� ;����� $������ ���$�� �������

>�� ��� �%��� ��� �� �%��� ������ �� ����� � ����#��� �%� ������ ��� �������� �� �%��%�� ��� ���� �� ������ ����#� �#�� #�������#�� +� ����%������� ���+��� #��� ���+��� �� ������� ���+��� )�$����� �� �%� ������ �������� ��� ��� ��$$�� ���� ��� ������ �� ����%���

%�� ��� ����#�� $���� ��� ��� ���#�� �%�� �%� ����#� �� �%� ����#����������� �� �%� #�������#�� �� �%� ����%�� ������ >�� ��� ���#�� #������+��� =����#�#�� ��#� �� ������� ���� ��� � ����%� *� �%� ����#�� ����#��#���� ���� �%�� �� �%� ����%�� ������ ��� ��� ��,�� �%� ����%�� ���������#� �#�� �� ������� �%� ����#���

>�� �#$%� ����#�� �� ����� #� �#������� ���� �� �����#���� ���% �� �%#�% %���� �#������� #��� =����#��� >�� ��� #��#���� �%� �#������� ��#� �� ������ #��%#�% ��� ����#�� �� ������ >�� ��� ��� ������#�� �%��� �� ���� �%� #������ ����#��� *� �������� ��� ��� ���#�� ��� ���+�� ��� ��#�� ���+�� ����%�� #����

���% �#�� ��� ����#�� �� ����� �� ������ �� ������ � ����#��� �%� ���������� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+�� @/9!& &A�

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.140

What You Should Know About

&�������� ���

�������� �� ������

>�� ��� �� �����#�$ ���#�� �� ���#�� �%� ����%��

����� ��#$#����� �%�� �� ����� %� +��� ����#����

������ ����� 4����� ��� ��� ��� #� �?�� �� �� #���E ����%��

��#��� ��% � ���#���� �%��$�� #����� ��?�� ��� � ����%�

>�� ��� ����� �%�� ��� ��� �� ����� ���#�$ �%� ����#��

������

/�� ���� #�������#��� �� ������� � �"�" #���� ���

������ � � �"�" #�����

���� !������ ���% �#�� ��� ����� � ����#�� ��� �� #�������� #���� �%� �6���<

� ������ � ����#�� ������ #� �%� 1���%�� �����)���#��� ��+�� @/9!& &A

� ;����� #��� =����#�#� ��� ��� #� �%� *���4����#�� ��+�� @/9&� &A

� ��� � ��� ������ �� �%� *��� 4��$�� ��+��@/9&&&A

� ;����� �%� �������#��� ������� #� �%� �������4��$�� ��+�� @/�'&&A

Enter Receipts

A8.1 41

Entering Receipt Information

From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing

From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Receipts by PO

>�� ��� ����� ����#�� #�������#�� �� ���#�� �%� ����#�� �� $��� �� ���#�� ��� ����%�� ������ >�� ��� ���#�� �%� =����#��� ���� ��� � ����%� ��� ���%����� ��� ����#���

�� ����� � ����#��� ��� ��� �#�� ������ �%� ���� ����%�� ����� ����#� �#���%�� ��������� �� �%� ����#��� �� ���� ����#� �#�� �����#� #��� �%�� %��� ������ +��� ����#���� �%� ���� ����#��� ��� ���� ����#� �#�� ��� �%� #������+��� ����%�� ����� ���+��� �� ������� ���+�� ��� ���#���

*� �%� ����#� �#�� �� � ����%�� ����� �#���� ���� �%� ����#� �� �%� ����������#��� ��� ��� ��,�� �%� ����%�� ����� ����#� �#�� �� ������� �%� ����#��� /���?������ #� �%� ����� =����#�� �� � ����#� �#�� # �� +�� ��� ����#�� � =����#���� &�� ��� ��� �%��$� �%� =����#�� �� �%� ����#� �#�� �� &�� >�� ���#���%��%�� �� ���� �%� ����#�#�$ +������ �� �%� �#�� �� �� 3��� #� �����

�� ���� ������ ����������

�� ����� )���#��

&� �� ������ ����%�� ����� ����#� �#�� �%�� ��������� �� � ����#����������� �%� ������#�$ �#���� � �������� ��� ��� �����<

� )���#���

� 2����%.1����

� 0.4 ����

� ����� 8��+��

� *��� 8��+��

� ������� 8��+��

�%� ���� �#���� ���� �%�� ����#� �#�� �#�% � ��?� ���� ���� �=����� �%�� �%#�% ��� ���#�#�� #� �����#�$ ���#���

� �������� �%� ������#�$ �#���<

� )���#�� ����

� )���#�� ��������

� ����#�� )����3

� �����#��� *���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.142

!� ������� ���� ����#�� #�������#�� �� �%� ����#� �#�� ��� ��,�� �%�������#�$ �#���� � �������<

� I����#��

� ;5

� ;�#� ���

� �?������ ���

9� ��,�� ����#�#�$ #�������#�� ��� ���% ����#� �#��� � ��������

�� ���� & #� �%� ������#�$ �#��� ��� ���% ����#� �#�� ��� ���� �� ����#�� ������ �����<

� � @���#�� �?#�A

�%� ���#�� ��� ����� ������#�� �%��%�� �%� ���� ����� �%� +�������� �%� �#�� ���� @���#�� &A� ���� �%� +������ @���#��"A� �� ������ �%��#�� ���#���� @���#�� 'A�

����� �����������

)���#��� @>A � ���� �%�� ������#�� �%��%�� �%� ���� �#����

����%�� ����� �#�� �%�� %��� +��� ����#��� +�� ���

����%�� �� � ����%���

:��#� ���� ���<

+���3 �#���� ����%�� ����� �#�� �%�� %��� ��� +���

����#���� >�� ��� ���� ����#�� �%�� ����� �#���

> �#���� ����%�� ����� �#�� �%�� %��� +���

����#��� +�� ��� ����%�� �� � ����%��� >�� ���

���� ������ ����#�� �� �%�� ����� �#���

)���#�� ���� �%� ���� ��� ����#��� �%# ����%�� ����� �#���

)���#�� ��� � ���+�� ��� �� #����#�� �%� ����#�� �������#��� >��

��� �#$� � ���+�� �� �%� ����#��� ��% � �%� ����#��E

��� ����� ���+�� �� �%� ����%�� ����� ���+��� �� ���

��� ����� �%� ���� �� �#$� � ���+�� �%���$% �%�

8�?� 8��+�� ���#�#��� >�� ���#�� #� �%� �����#�$

���#�� ��� ����� )���#�� �%#�% �������� ���� ���

���� �%� ���� �� �#$� �� ���% ����#���

Enter Receipts

A8.1 43

����� �����������

����#�� )�3 � ����6���� �#��� #� �%#�% ��� ��� ����� ��� ����#����

#�������#���

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

/�� �?������ ��� ��� ����� � �����3 #� �%� ����#��

)����3 �#��� #� �%� ����� ����#�� �� �%� ����� #� ���

���� �� ���#��� �%� �����3 �#�% ���% �#�� �� �%� ������

�%� ���� ����#� �%�� �����3 �%���$% �� ���% �#�� �� �%�

����� #� �%� ����#�� )����3 �#��� #� �%� ���� ���� �� �%�

5���% :���%�� �� ���� )���#�� ������

*� ��� ���� �� ���#��� ��#=�� ��?� �#�% ���% �#��� �����

��?� #� �%� ����#�� )����3 �#��� #� �%� ���� ���� ��� ���%

�#��� �%# �����3 �����#�� �%� ��?� ��� ����� #� �%� ���

����#�� �� �%� ����� ��� �#���� #� �%� ����#�� )����3

�#��� ����� #� �%� ���� ���� ��� ���% �#�� �� �%� 5���%

:���%�� �� ���� )���#�� ������ >�� ��� �� �%# ��?� ��

�#�������#��� ����� �#�� �%�� ��� ��%���#� #����#����

What You Should Know About

�������� ���� �������

��� ����������

>�� ��� �#�� ���� ����#� �#�� ��� � ����#����� ����#���

+����� ��� � ����%� +� ����#�$ �%� ���� ����� *�=�#��

���$��� ���� �%� ����� )���#�� ���$����

Entering Reversing Receipts

From Stock Based Procurement (G43A), choose Purchase Order Processing

From Purchase Order Processing (G43A11), choose Enter Receipts by PO

>�� ��� ������ � ����#�� � ���$ � ��� %��� ��� ��� ������� � ����%�� ��� �%�����#��� >�� �#$%� ���� �� �� �%# #� ��� �������� � ����#�� +� �#��3� �� ����������� �%� ����$ ����#���

%�� ��� ������ � ����#��� �%� ���� ������� ��� �%� ����� � #� #� ��������� ����#���� *� ������ ��� �������#�$ ��� #�������� �������#���

�� ���� � ������� ������

�� ����� )���#��

&� �������� �%� ������#�$ �#���<

� )���#���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.144

� 4����� �%� ����#��� ����#� �#�� �%�� ��� ���� �� �������

!� ���#�� � #� �%� ������#�$ �#��� ��� �%� ����#�� ��� ���� �� ������<

� � @���#�� �?#�A

What You Should Know About

$������� � ������ �� �

������ ������ ������

*� �� #��� $�� �%���$% � ����#�� ����#�$ ������ ���

��� ���� #� +��3 �� �%� �#�� ������#�� #� �%� �����

+����� ��� ��� ������ �%� ����#��� >�� ��� ��� ������

��� �#��#�#���

/�� ���� #�������#��� �� ������ &�� ����� � �����

�������

ÑÑ Exercises �� �%� �?���#� ��� �%# �%������

A8.1 45

Work with Journal Entries for Receipt Transactions

Working with Journal Entries for Receipt Transactions

�%� ���� ������ ,������ ����#� ���% �#�� ��� ����� �� ������ � ����#��� >����� ���#�� �%� ,������ ����#� ��� �������� ��� �%�� ��� �%�� �� �%� $���������$���

�������� �%� ������#�$ ��3<

� )��#�� ,������ ����#� ��� ����#��

� 1�� ����#��

Reviewing Journal Entries for Receipts

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Review G/L ReceiptsJournal

%�� ��� ����� � ������ ����#��� �%� ���� ������ ,������ ����#� �%��<

� ��+#� �� #�������� �������

� ����#� � ����#��� ��� ����%���� �������

/�� �?������ #� ��� ����� � ������ ����#�� ��� &����� ����% �� #�������� #�����%� ���� ������ �%� ������#�$ ,������ ����#�<

InventoryReceived Not

Vouchered

100 100

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.146

*� ��? # ����#��+�� �� � ����#��� �%� ���� ��� ������ ��? ������� ����#�� *� �������� ������ ��� �� �%� �#�� �� ����#��� �%� ���� ������ ����#� ��� ������������� ����

>�� �#$%� �� � ������� ��� ���%�� �� ������#�� �%� #�������� ��� ��� ��#���� �%� ������� ��� ��� �� #��� ����#� ���#���� ���� ��� ���������%��$� #�� *� � ���#���� �?#� +������ �%� ������� ��� ��� �%� ��#�� �� �%#�%��� ����%�� �� #���� �%� ���� ������ ,������ ����#� �� ������� ��� �%����#����� >�� ���#�� ���#���� ������� #� �������#� �������#�$ #������#���

/�� �?������ #� ��� ����� � ������ ����#�� ��� ����� ����% �� #�������� #������ �%� ������� ��� ��� �%� #��� # &������ �%� ���� ������ �%� ������#�$,������ ����#�<

Standard Cost Variance

Inventory Received NotVouchered

Purchase PriceVariance

100 80 20

>�� �� �����#�$ ���#�� �� ���#�� �%��%�� �%� ���� ������ �������,������ ����#� ��� ���% ����#� �#�� �� �����#D� �%� ����#� ��� ��� �#���

%�� ��� ������ � ����#��� �%� ���� �������#����� ������ �%����������#�$ ,������ ����#��

� ����#�� �������� ���+�� ��� +���% ���+�� �#���� ���% �#�� ��� ����#�� �������� �� ������ >�� �#$%� ���� �� ���� �%�� ���+�� � ��� ��� ��#�� �#�����#�#� +���% $���� ��� �������� �� )��#�� 0.4 )���#�� ��������

Work with Journal Entries for Receipt Transactions

A8.1 47

Posting Receipts

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Review G/L ReceiptPost

����� ��� ���#�� ,������ ����#�� ��� ��� ��� �%�� �� �%� $������ ���$�� �#�$�%� 0.4 )���#�� 1�� ����������

�%� ���#�$ �����<

&� ����� =���#�#�� +���%� �� ������� �������#�� ���� �%� �������4��$�� ��+�� @/�'&&A�

� ��#� ��� ���#�#� ���% �������#���

!� 1�� �������� �������#�� �� �%� ������� 2������ ��+�� @/�'� A�

9� 5��3 ���% �������#�� ��� +���% %����� � ����� #� �%� ������� 4��$����+�� @/�'&&A ��� �%� 2���% ������� ��+�� @/��&&A�

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.148

A8.1 49

Voucher Processing

Objectives

� �� ������ ������� ����%��

� �� ����� ������ ���

� �� ���#�� ��� ��� ,������ ����#� �%�� ����� ���� ����%�� �������#��

� �� ������ ����#�#���� ����%��

� �� ���#�� ����%�� #�������#��

About Voucher Processing

2����� ��� ��� ��� � ����#�� ��� �%� $��� ��� ���#�� ��� ����%��� ������ ������ � ����%�� �%��<

� *��#���� �%�� �%� ���� �� � �������#�� %��� +��� ���

� ���#�#� �%� ������ �� ��� �� �%� ����#��

� 8��#�#� �%� ������� 1���+�� ���� �� ��� � �%��3

>�� ��� ������ � ����%�� #�������#���� �#�$ �� #���#��� >�� �� �%# ���%�� �����#�� �%�� #���#�� #�������#�� ��������� �� ���� ����#�� ������� /���?������ #� � ����#�� +#�� ��� ��� &����� ����% �� $���� ��� ��� ���#�� �%����� ����#��� &����� ����% �� $���� *� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#������ ��� ���#�� �%�� #���#�� #�������#�� ��������� �� ����%�� ����� ����#��#���

>�� ��� ������ ����%�� #� +���% ���� �#�$ ���� ����#�� #�������#��� >�� ���%# ���%�� �%�� ��� %��� �� �$������� �#�% ���� ����#�� �%�� ���� ����#�������� ��� ���#�#��� ��� �����#�$ ����%��� ��� #���#�� ��� ���������� /���?������ #� ����#�� ������ #��#���� �%�� ��� ����#��� &����� ����% �� $�����%� ���� ������ � ����%�� ��� &����� ����% �� $����

>�� �#$%� ���� �� ���#�� �%� ����#�� ������ ��� �%#�% ��� ��� ����������%��� ����� ��� ������ �%# #�������#��� ��� ��� ����� ������ ��� @��� #��?�� �� �� #���E ����%�� ��#��A ��� �%� #��� ��� %��� ����#����

*� ��� ����#�� �� #���#�� +����� ��� ��3� ����#�� �� �%� $��� ��� ���#��� ������ ������ � ����#�#���� ����%�� �� ������� ��� �%� +#��#�$ ������� ����� �������#�� �%� $��� �� ���#�� �� �%� #���#��� ��� ��� ������ � �������������%�� ���� �%� ����#�#���� ����%���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.150

:���%�� �����#�$ #������ �%� ������#�$ ��3<

� )��#��#�$ ���� ����#��

� �����#�$ ������ ���

� �����#�$ ����%�� �#�$ #���#��

� �����#�$ ����#��� ����%�� ���� ����#�� ������

� ��3#�$ �#�% ,������ ����#� ��� ����%�� �������#��

� 4�$$#�$ #���#�� ��#�� �� ����#�#�$ $���

� 1�#��#�$ ����%�� #�������#��

What You Should Know About

'����� ����� ������� *� ��� ������ ����#�� #�������#�� ��� #���� ��� �������

#���#�� �� ����#�� ������ �� ������ #��#�#���� ����%���

*� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#��� ��� �������

#���#�� �� ����%�� ����� ����#� �#�� �� ������ ����%���

� �%���6��� ����%�� ����% ���%�� #���#� �%�� ��� ��

����#�� ������ �� ������ ����%��� � ���6��� ����%��

����% ���%�� #���#� �%�� ��� �� ����%�� ����� ����#�

�#�� �� ������ ����%��� >�� ��� ���#�� �%� ����%

���%�� �%�� ��� �� #� �����#�$ ���#���

See Also

� !$��� ����� �������� ��� ���� #�������#�� �+��� ������#�$ ����#��#�������#��

A8.1 51

Review Open Receipts

Reviewing Open Receipts

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Open Receipts bySupplier

>�� ��� ���#�� ���� ����#��� �%#�% ��� ����#�� ��� �%#�% ��� %��� ��� ���������� ����%��� >�� �#$%� �� �%# �� ������#�� �%� ����#�� ��� �%#�% ������ ������ ����%��� >�� ��� ���#�� �%� ������ ��� =����#�� ���� ��� ���%����#��� � ���� � �%� ������ ���� ��� ��� ����#���

Before You Begin

� �� �����#�$ ���#�� �� #��#���� �%��%�� ��� �� � �%���6��� �����6��� ����%�� ����% ���%��� /�� ���� #�������#�� �+��� ����%������% ���%��� �� !$��� '����� ���������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.152

�� ����# ���� �������

�� ���� )���#�� +� ����#��

&� �� ������ ����#��� �������� ��� �� ���� �� �%� ������#�$ �#���<

� 2����%.1����

� 5���% ����

� �������� ����

� ����� 8��+��

� �������� 8��+��

� ����#��

� *��� 8��+��

� ������� 8��+��

� )��#�� �%� ������#�$ �#��� ��� ���% ����#��<

� ���� I����#��

� ���� ������

!� )��#�� �%� ����� ���� ������ ��� ��� ����#�� �%�� �#�����

Review Open Receipts

A8.1 53

����� �����������

5���% ���� �%� ����% ���� # � ���� �����%�� �� ���% ����%�� �����

����#� �#�� ������ �� ����#�� ������ �%�� #��#���� �%��%��

� ����%�� �?#�� :��#� ���� ���<

& � ����%�� ��� ��� ��� �?#�

� ����%�� ��� �?#�

! �%� ����#�� ������ �� �������

9 �%� ����%�� �� �������

8���< )����� ���� ! ��� 9 ��� ���#� ������ ����� >��

������ ���� �%�� ������ ��� �%� ����%�� ������� ��

����#�� ���$����

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

*� ��� ����� & #� �%# �#���� �%� ���� �#���� ����� ���

�%#�% ����%�� �� ��� ��� �?#�� *� ��� ����� #� �%#

�#���� �%� ���� �#���� ����� ��� �%#�% ����%�� ��

�?#��

���� I����#�� �%� ��#$#��� =����#�� ��� �%� ����� �#��� ��� �� �#�� ���

�%��$� �� �%�� =����#��� �� ��� =����#�#� %#�����

����#���� ���.�� ����%���� �� �����

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%� ���� =����#�� # �%� =����#�� �� �%� ����� ��� �%#�% �

����%�� ��� ��� ��� �?#��

���� ������ �%� ������ �� �%� ������ #���#��� �� ����%�� �%�� # �#��

����#� �� ����� %�� ��� ����� � �������� @���

�?������ �� ������ #���#��� �� ����%��A� �%� ���� ������

# �%� ��#$#��� ������ �� �%�� ��������� *� ��� �%��$�

�%� ��#$#��� ������� �%� ���� ������ # ������� +� �%�

��� �%��$�� /�� �?������ �������� %#������ ��

����#�� �$�#�� � �������� ����� #� � ������#�� �� �%�

���� +�������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%� ���� ������ # �%� ������ �� �%� ����� ��� �%#�% �

����%�� ��� ��� ��� �?#��

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.154

What You Should Know About

��� ������

����������

�%� ���� �#���� ���� ����#�� +��� �� �#�%�� ����#��

#�������#�� �� ����%�� ����� ����#� �#��� *� ��� ������

����#�� ��� $��� ��� ���#��� �%� ���� �#���� ����

����#�� +��� �� ����#�� #�������#��� *� ��� �� ���

������ ����#��� �%� ���� �#���� ���� ����#�� +���

�� ����%�� ����� ����#� �#���

�%� ����%�� ����% ���%�� ��� ���#�� #� �����#�$

���#�� ������#�� �%��%�� �%� ���� �#���� ����

����#�� +��� �� ����#�� #�������#�� @�%���6��� ����%��

����% ���%��A �� ����%�� ����� ����#� �#�� @���6���

����%�� ����% ���%��A�

(���������� ��� ������ ��

������ �����

>�� ��� #��#���� �%� ���� �� �%� ����#�� ������ ��

����%�� ����� ����#� �#�� ��� ���� �� ���#�� +�

�����#�$ � ����% ����<

� 5���% ���� & J �#���� ����#�� ������ ������%�� ����� ����#� �#�� ��� �%#�% ����%�� ����� �?#�

� 5���% ���� J �#���� ����#�� ������ ������%�� ����� ����#� �#�� ��� �%#�% ����%�� ���?#�

�%� ���� �#$� � ����% ���� �� 9 �� � ����#�� ������

�� ����%�� ����� ����#� �#�� #� �%� ����#�� # ������� ���

� ����% ���� �� ! #� �%� ����%�� # �������� >�� ������

���3 �#�% ������ �%�� %��� � ����% ���� ! �� 9� � �%��

��� ��� ���#� ������ �����

��������� ����������

�� ������ �����

>�� ��� ���#�� ���#�#���� #�������#�� ��� ���% ����

����#��� ��% � ����#�$ #�������#��� ������� �����

���+��� ��� ����� ����� +� �%��#�$ �� ���#�� ����#�

#�������#�� ��� � ���#�#� ����#���

Review Open Receipts

A8.1 55

Processing Options for Open Receipts by Supplier

DEFAULT VALUES: 1. Order Type ____________ 2. Currency Code ____________

PROCESSING CONTROL: 3. Enter a ’1’ to use the program to ____________ apply landed costs to received lines. If left blank, the program is used to allow you to review receipts that have not yet been matched or vouchered.

REVIEW RECEIPTS MODE: 4. Enter the appropriate Voucher Match ____________ Method for the processing you use: 2 = PO and Invoice, 3 = PO, Receipt and Invoice.

NOTE: If you receive and voucher together, then enter a ’2’ above. If you receive and voucher separately, then enter a ’3’.

Incoming Next Status Code Range: 5. From Status Code ____________ 6. Thru Status Code ____________

NOTE: You are NOT required to fill in the above status codes if you receive and voucher separately.

7. Enter a ’1’ to see all receipts, ____________ including closed lines.

LANDED COST MODE: 8. Enter a ’1’ to summarize journal ____________ entries. If left blank, journal entries are written in detail.

DREAM WRITER VERSIONS: Enter the version for each program: If left blank, ZJDE0001 will be used.

9. G/L Functional Server (XT0911Z1) ____________ 10. PO Receipt Routing (P43250) ____________ 11. A/P Ledger Inquiry (P042003) ____________ 12. Order Order Inquiry (P430301) ____________ 13. Order Inquiry Add. Info. (P43030W) ____________

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.156

A8.1 57

Enter Landed Costs

Entering Landed Costs

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Stand-Alone LandedCost

%�� ��� ����%�� #���� #� # ��� �������� �� ��� �?��� ��� ��� ���#�������� +��3�� ���� #����� ��?�� ��� � ��� �%�� ��� ��� ������ K������ ����L>�� ��� ����� ������ ��� ��� #��� ���#�$ �%� ����#�� ������ �%� ����%������% ������ �� � � ����6����� ������

������� ������ �����

����� ��� ������

������

>�� ��� ����� ������ ��� �%�� ��� ����� ����#��

#�������#��� >�� �#$%� �%��� �%# ����� #� ��� ����#��

������ ��� #�������#�� �%�� ��� ����#�� #���� >�� ���

�� ��� �� �%� ������#�$ ���%�� �� ����� ������ ���

���#�$ �%� ����#�� �����<

� 7��� �%� ���� �������#����� �#���� �%� ��������� �%�� ��� ����#��+�� �� #��� � ��� ������#��� �%��$�� ��� ����� �%� ���� >�� �#$%��� �%# ���%�� #� ������ ��� ��� �%� ����#���� �%�� ��� ��� ������ ��� �#���� ���% �#����� ����#�� � �����#� #����

� 7��� �%� ���� �������#����� ����� ������ ����>�� ��� �� �%# ���%�� #� ������ ��� ��� �%�����#�� �� �%�� ��� ��� ������ ��� ��� �%���� ���% �#�� ��� ����#�� � �����#� #����

� 1������ �� ������ ��� �����#�$

;� �����#�$ ���#�� ��� �%� ����� )���#�� ���$��� ��

���#�� �%� ������ ��� ���%�� �� ���

������� ������ �����

����� ��� ������

����� ������

*� ��� �� #���#�� �� ������ ����%��� ��� ��� �����

������ ��� �%�� ��� ������ ����%��� >�� �#$%�

�%��� �%# ����� #� ��� �+��#� ������ ��� #�������#��

���� #���#��� �� ����� ������ ���� ��� ��� ���� �%�

����6����� 4����� ��� ���$��� ���� �%� :���%��

5���% ���$����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.158

������� ������ ����� ��

� �����)����� ������

>�� ��� ����� ������ ��� � � ����6����� ������ >��

�#$%� �%��� �%# ����� #� ������ ��� #�������#�� #

��� ���#��+�� �� ��� ���� ����#�� �� �� #���� ��� ���

������ ����%�� #� +���% ����� >�� ��� ���� �%�

����6����� 4����� ��� ���$��� ���� )���#��

5���%#�$ ��� 1��#�$�

4����� ��� ��� ���� ����#��+�� �� #��� ��� �%#�% ��� ������ ����#��#�������#��� %�� ��� ����� ������ ��� ��� #���� �%� ���� ���� ����� ����� ���3 �#�% �%� ������ ��� �%�� %��� +��� �� �� ��� �#$��� �� �%� #����/�� ���% #��� ��� ����#��� ��� ���<

� )��#��� �%��$�� ��� ����� �%� ������ ��� �#$��� �� �%� #���

� )��#��� �%��$�� ��� ����� �%� ����#�� �� �%�� �%� ������ ��� # ��#�

Before You Begin

� ���#�� ������ ��� ��� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##��

� �#$� ������ ��� ���� �� #���� ����%�� ������ �� ����#� �#��� ��������

� :��#�� �%�� �����#�$ ���#�� ��� �� �������#����� ��� �%� ���$��� #��%#�% ��� ����� ������ ���

Enter Landed Costs

A8.1 59

�� ���� ������ �����

�� ����6����� 4����� ���

&� 4����� �%� ����#�� ������ ��� �%#�% ��� ���� �� ����� ������ ����

� ���� 4����� ��� �����#���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.160

!� �� 4����� ��� �����#��� �� �%��$� ������ ��� ������� �������� �%�������#�$ �#���<

� ;�#� ���

� �?������ ���

9� ��$$�� �� �%� ��������� ������ ��� 4����� ��� �����#���

�� �� �%��$� �%� ����#�� ��� ������ ��� ������� �������� �%� ������#�$�#���<

� ����#��

(� ����� & #� �%� ������#�$ �#��� �� ������ ���% ���<

� � @���#�� �?#�A

What You Should Know About

������� ������� ��

������ �����

����� ��� ����� ������ ��� ��� #���� �%� ���� �#$%�

������ � ������� ������ ��� ����#� �#�� ��� �%#�% ���

��� ������ � ����%��� �%# ������ �� %�� ��� %���

�� �� ���% ������ ���� >�� ��� �#�� ������ ��� ����#�

�#�� �� �%� ����%�� ����% �����

*����) ���� ������

���� ����� + ,-./,0

����6����� 4����� ��� ��� ���� )���#�� +� ����#��

��� #����#��� ����� �%� �#�������� # �%�� ��� ��

�����#�$ ���#�� �� ���#�� �%�� ����6����� 4�����

��� +� ��� �� ����� ������ ��� �� ���� ����#���

/�� ���� #�������#��� �� ��(�&�� )��� �������

Enter Landed Costs

A8.1 61

"����)������ �%� �������� #� �%#�% ��� ����� ������ ��� ��� +�

�%� ��� � �%� �������� ��� �%� ����%�� ������

��$����� �� �%��%�� �%� ������ ��� ����#�� �� �

�#������� ���������

See Also

� ������ � � �"�" #���� *�+,-.,/

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.162

A8.1 63

Create Vouchers Using Invoices

Creating Vouchers Using Invoices

>�� ��� ������ � ����%�� +����� ��� ��� ��� � ����#�� ��� ����%��� >�������� ������ � ����%�� ��� �%� +#��#�$ ������ �� �� #���#��� >�� ��� ���#���%�� � +#��#�$ ������ # ������� +� ����%#�$ #� �� ���� ����#�� ������� /���?������ #� � ����#�� %� +#���� ��� ��� &����� ����% �� #���� ��� ��� �%��3���� ����#�� ������ �� �� �%�� ��� ����#��� &����� ����% �� #����

��� �� ���� ����#�� ������ �#$%� ��������� �� �� #���#��� /�� �?������ #��%� +#��#�$ ������ �� �� #���#�� # &������ #� �#$%� ��������� �� ��� ����#�������� ��� &����� ����% �� #���� �� ��� ����#�� ������ ��� ����� ����% ��#���� *� ����#��� ����#�� ������ ��������� �� �� #���#��� ��� ��� ���#�� ������� �� ��� ���������#�$ ����#�� �������

>�� �#$%� ����#�� �� #���#�� ��,������ ����� ��� ������ � ����%��� �%���,������ �#$%� ������� ��� �%��$� �� � ���#�#� #��� �� �� ����� �� �%� #�#�#��#���#��� *� �%# #����#��� ��� ��� ������ � ����%�� ��� �� #���#�� ��,�������

>�� ��� ������ ����%�� ���� #���#�� �#�$ �%� ������#�$ ���%��<

InvoiceAcme Supply

Company

Due $10.00

Open Receipts

Item 1 10 x .50 = $5.00Item 2 20 x .25 = $5.00

$10.00

� �%��� ����#�� ������ �� ����% �� �� #���#��

� �%��� �����#D�� ����#�� ������ �� ����% �� �� #���#��

� )����� #���#�� ��,������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.164

Before You Begin

� �� �����#�$ ���#�� �� #��#���� �%� ����%�� ����% ���%�� �%����������� �� ���� ����#�� �����

What You Should Know About

������� ������� �����

������� ��� ������

�����

*� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#��� ��� ��� ���#��

�%�� �%� +#��#�$ ������ �� �� #���#�� # ������� +�

������#�$ #� �� �%� ���������#�$ ����%�� ����� ����#�

�#�� @���6��� ����%�� ����% ���%��A�

>�� ��� �� �����#�$ ���#�� �� #��#���� �%��%�� ���

�� � ���6��� ����%�� ����% ���%�� �� � �%���6���

����%�� ����% ���%��� >�� ��� ���#�� �%� �%���6���

����%�� ����% ���%�� #� ��� ������� ����#�� ������ ��

#���#�� �� ������ ����%���

"������� �������

�����������

>�� ��� �#��#+��� �%� �?���� �� � ����#� �#�� ��

����#��� �������� /�� �?������ ��� ��� �������� �%� ���

�� &�� ���� �� ����� �� ������ �#������� �����������

�#�%�� �%�� ��� ����� �%� ����� �� �%�� ��� ������ �

����%�� ��� �%� ������

*� ��� �#��#+��� �� �?���� �� ����� ������ �%� ����

������ �%� ����#� �#�� � � #�$�� ������ *� ��� ���

������ � ������� ����#� �#�� ��� ���% ������� �� �%#�%

��� �#��#+��� �%� �?����� >�� ��� ����% �%� ��#$#���

����#� �#�� �� �%� #���#�� �� ������ � ����%��� �%� ����

������ � #�$�� ����� �� �%� ����%���

>�� ��� ������#�� #� �� �?���� %� +��� �#��#+���� ��

����#��� ������� +� ����#�$ �%� 5���#��� �������

�#��#+��#�� �#���� ���� �%� ����%�� ����% ���$����

>�� ��� ��� �#��#+��� �� �?���� �� ���#��#+��� ��

�?���� �� �%# �#�����

/�� ���� #�������#�� �+��� �#��#+��#�$ �� �?���� ��

����� ������ �� ����$���� ��� � ��� ������� ��

%������ !������ /�� ���� #�������#�� �+���

�#��#+��#�$ �� �?���� �� ����%�� ������ �� ������

&�� ����� � ������ ��� '����� �� �� �����

Create Vouchers Using Invoices

A8.1 65

$������� � ������ >�� �#$%� ���� �� ������ � ����%��� #�� ��� �?������ ���

�������� �%� #��� ��� �%#�% ��� ������� �%� ����%��� ��

������ � ����%��� ��� ��� ������ �%� ����%�� �� �%�

5���% :���%�� �� ���� )���#�� ���� @�#�$ � ����% ����

A� ��� �%�� ����� � ������ ���#�� �����

*� �%� ����%�� %� +��� ������ �%� ���� ������ �%�

���������#�$ ,������ ����#�� *� �%� ����%�� %� ���

+��� ������ �%� ���� ������ �%� ����#��

�� ������� �%� #���$�#�� �� ���� ����%�#�$ ����� �� ��� �� �%� �������1���+�� :���%�� ����� ���$��� �� ������ ����%��� �� ����� �%# ��� ���%������ �� �����#�$ ���#�� && �� /����#���� ����� H��9&&G& �� �

See Also

� ������ &�� �� �" �" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�

Choosing Receipt Records to Match to an Invoice

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Match Voucher toOpen Receipt

�� ������ � ����%�� ���� �� #���#��� ��� ��� ������ �%� ����#�� ������ �%����������� �� �%� #���#�� ��� ����% �%�� �� �%� #���#��� /�� �?������ #� �����#�� %� ��� ��� �� #���#�� ��� &������ ��� ��� ������ ��� ����% �%�����#�� ������ ��� �%� &����� ����% �� #��� �%�� ��������� �� �%� #���#���

�%� ����� ������ �� �%� ����#�� ������ ��� ����% �� �� #���#�� ��� �=��� �%������� �� �%� #���#��� /�� �?������ #� ��� ����#�� ������ ��������� �� ��#���#�� ��� ���% ����#�� ������ # ��� ������ �%� #���#�� ������ ��� �=���9����� �� ������� � ����%�

*� �� #���#�� ������� � ����#�� ������ ��� ��� �%��$� �%� =����#�� �� ������ �� �����#�� ������ �� ����% �%� #���#��� �%� ���� ����� �%� ����#�#�$ +������ ���%� ����#�� ������ ����� /�� �?������ #� � ����#�� ������ ������� &�� #���� +���%� #���#�� ������ ������� �� #���� ��� ��� �%��$� �%� ����#�� ������ =����#���� ��� >�� ��� ������ � ����%�� ��� �%� ����#�#�$ �� #��� �� � ����� �#���

�%� ���� ������ � ����%�� #�������#���� �%�� ��� ����% ����#�� ������ ���� #���#���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.166

*� ��� �� ��� ������ ����#�� #�������#��� ��� ��� ����% ����%�� ����� ����#��#�� �� #���#�� �� ������ ����%�� @���6��� ����%�� ����%A� /�� �?������ #� �����#�� ��� ��� �� #���#�� ��� &������ ��� ��� ������ ��� ����% �%�����%�� ����� ����#� �#�� �%�� �����#� �%� ���������#�$ &����� ����% ��#����

�� ������ ������ ����� �� ����� �� �� �������

�� 5���% :���%�� �� ���� )���#��

&� �������� �%� ������#�$ �#���<

� 5���% ����

� 2����%.1����

� �� ������ ����#�� ������ �� ����%�� ����� ����#� �#�� ��� � ���#�#�����%�� ������ �������� �%� ������#�$ �#��� ��� ��� �����<

� 1��� 8��+��

!� �� ������ ����#�� ������ �� ����%�� ����� ����#� �#�� ��� � ���#�#�����#��� �������� �%� ������#�$ �#��� ��� ��� �����<

� ����#��

Create Vouchers Using Invoices

A8.1 67

9� �� ����� #���#�� #�������#��� �������� �%� ������#�$ �#���<

� *���#�� 8��+��

� *���#�� ������

� ����

� 0.4 ����

� ��?

� ��?�+�� ������

�� ��� ��� ������

>�� ��� %��� �%� ���� ����� �%� ������� ��?� ��� ��?�+�� ������+��� �� �%� ����#�� ������ ��� �%��� �� ����% �� �%� #���#���

�� �� #������ �� ������� =����#�#� �� ������� ���#�� �%� ������#�$�#���<

� ���� �� :���%�� I����#��

� ���� �� :���%�� ������

*� ��� ��� ���3#�$ �#�% ����#�� ������� ��� ������ #������ �%� =����#���� ������� �� #���#��� >�� ��� �#�� ����#�� �%� ���#�#���� =����#�� �����%� ����� )���#�� ���$���� *� ��� #������ �%� ������ ��� � ����#��������� �%� ���� ������ ,������ ����#� �� ������� ��� �%� ���#�����

(� �� �%��� �%� �#�� ��� ���� �� ����%� �������� �%� ������#�$ �#��� ������ �����<

� @�A ���#��

"� ���� :���%�� ����� �� ���#�� �%� �����#�$ ����%���

����� �����������

*���#�� 8��+�� �%� ����#��E #���#�� ���+�� ��� ��� ����%�� ������

8���< :���%�� ����� ����� ���� ��� #���#�� ���

����%�� ���+��� *� �%��� ��� ����#��� #���#�� ���+�� ��

� ����%��� ��� ��� �� �%�� �� � ����#��� ����%�� ��

���+#�� ��� ����� �%�� � ��� ����%���

*� ��� ����� �%# �#��� +���3� ��� �#$%� ����#�� � ����#�$

�� ������ ������#�$ �� %�� �%� �.1 ������� ��� ���

:���%�� �#�% +���3 #���#�� ���+�� ��#�� �� �%�

������� ����#���� 1������ )������

������ J *���#�� 0�� �%� $�� ������ �� �%� #���#��� #�����#�$ ��? ������

+�� ��� #�����#�$ �#������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.168

����� �����������

��? �%# # �%� ������ ���� ��� ����+�� �� ��?

���%��#�#�� *� # �%� ����� �� �%� :��� ��� ��� ��� ��?�

@1 �A�

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

*� �%� ��? ������ �#��� #� �%� ����� ����#�� �� �%�

����� ��� ��� ����� �%� ������ ��? ������ ��� �%� ���#��

����#���

;� �%� ��? �#��� #� �%� ���� ���� �� ����� �%� ������ ��?

������ ��� � #�$�� �#���

��?�+�� ������ �%� ������ �� �%#�% ��?� ��� �����

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

�%� ��?�+�� ������ �#��� #� �%� ����� ����#�� �� �%�

����� #��#���� �%� ����� ������ ���� �%#�% �%� ����

%� ������ ��?��

�%� ��?�+�� �#��� #� �%� ���� ���� #��#���� �%� �����

������ �� �%� �#�� ���� �%#�% �%� ���� %� ������

��?��

What You Should Know About

�������� ���� ������� >�� ��� ������ ����#�� ������ �#�$ ���#�#���� ����%

��#���#� ��� �%��� ������ �� ����% �� �� #���#��� /��

�?������ #� �� #���#�� # ��� ����#��� #���� ��� ���

������ ���� ����#�� +��� �� �� #��� ���+�� ���

����#�� ��� �%��� ������ �� ������ �� �%� :���%��

5���% ���$����

>�� ��� ���� �%� ���� )���#�� ���$��� �#�$ ��� ��

��� ���%��<

� 1�� /& �� �%� ����� 8��+�� �#��� �� �%��� �#�$�� ����#�� ������� �%� ���� ������ ��� ��������#�� �#�% �%� ��� ����%�� ����� ���+�� ���%� :���%�� 5���% ���$����

� 1�� /&� �� �%��� ����#��� ����#�� ������ ������% �� �%� ����%��� �%� ���� ���� ���% �#����� �%��� ��� ������ ��� �� �%�� �� �%�:���%�� 5���% ���$���� >�� ��� ���#�� ��� ���%� �#�� ��� %��� �%��� ��� �%� ����� ��������� �%� �#�� +� ����#�$ ������� ;�����%��)���#�� ���� ���� )���#���

/�� ���� #�������#�� �+��� �%� ���� )���#�� ���$����

�� ��(�&�� )��� �������

Create Vouchers Using Invoices

A8.1 69

����� ��# ������ ����� >�� �#$%� ����#�� �� #���#�� ��� $��� �� ���#�� �%��

���� ����� ������� �� � ����%�� ������ >�� ��� ��

�����#�$ ���#�� ��� �%� :���%�� 5���% ���$��� ��

����� ��� �%� ����� �� ��� ����%�� ����� ����#� �#��

���#�$ �%� ����%�� ����% ������ �%� ���� ������ �

��� ������ #� �%� 1���%�� ����� ����#� ��+�� @/9!&&A

�%�� ��� ����% �%� ��� ����#� �#�� �� �� #���#���

>�� ��� ����%�� �$�#�� ������� ���+�� �� ����� ���

����#� �#�� ���#�$ �%� ����%�� ����% ������

>�� ��� ���#�� �� �?#�#�$ ����%�� ����� ���+�� ���

���% ��� ����#� �#�� �%�� ��� ������ >�� ��� ��

�����#�$ ���#�� �� #��#���� �%� �#�� ���� ��� ����

���� ��� ��� ����#� �#���

������� � ������������ ������ �����

*� ��� ����% ����%�� ����� ����#� �#�� �� #���#�� ��

������ ����%��� ��� ��� ���� �%� +������ �� � ����#� �#��

�� ������ �%� ���#�� �#��� /�� �?������ #� � ����%�� �����

����#� �#�� �����#� ��� #���� ��� ��� ������ � ����%��

��� ��� #��� ��� ���� �%� ����#�#�$ +������� �� ��� ���

������ �%� ���#�� �#�� @+��% #���A�

>�� �� ���#�� �?#� �� #��#���� �%�� ��� ���� �� ���� ��

������ � ����#� �#��� >�� �� �����#�$ ���#�� �� ���#��

�%� ���� ���� ��� �������� �#���

*� ��� ����% ����#�� ������ �� #���#�� �� ������

����%��� ��� ������ ���� �%� +������ �� � ����#��

������� *������ ��� ��� ������ �%� =����#�� ���� �%�

����� )���#�� ���$����

����� >�� ��� ���#�� �%�� �%� ���� ��������� ��?� +��� ��<

� �%� ��? �?������#�� ���� ��� ���� ���� ����� ���� �#��� #� �#������� ���� �%�� ���#�#�� #� �%�%�����

� �%� ��? ��������#�� ���� �� �� �� ��? )��� +��������

>�� ��� ��� ����� � ���#�#� ��? ������ ��� ���% ����#��

������� *� ��� ����� � ��? ������� ��� ��� ��� ����� �%�

��? ����.���� ��� �� �?������#�� ��� �%� ��?�

� 8�.>� ��? ���� ���#��� �� ��? )��� +� ������� #

��� ���#� ��� �%� 1���������� ����� �%�� #� �%�

��������� ��? �� 0�� �#��� ������ +� �� �� �� #� �%�

��������� �#����� �� 0�� �#��� # �� �� ���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.170

������� ������ ��

����� ������

*� ��� ������ ����#�� ������ +� ����#�� ��� ������ ���

����#��� ����%�� ����� ������� %����� ������� ��� �%�

:���%�� 5���% ���$��� ������� ����%�� ����� %�����

#�������#�� ��� �%� �#�� ����#�� ������ �%�� �#����� *�

��� ������� � ����%� �%�� ����� �����#�� %����� �����

��� ��� ��%�� ����#�� �������

������ ��� �����

�� ������

%�� ��� ������ � ����%�� �#�$ ����#�� ������ ����

����#��� ����%�� ������ �%� ���� �� �%� ����%��

����� ���+�� ���� �%� �#�� ����#�� ������ ��� ����%��

�� �%� #���#�� � � ����������

������ ����� %�� ��� ��� ������ ��� �� ����#�� ������ ��#�� �� �%�

����%�� ����% ������ �%� ���� �#$%� ������ �������

����#� �#�� ��� �%� ������ ��� ������#�$ �� %�� ���

%��� �� �� �%� ���� �� ������ � ����%�� ��� �%� ������

���� ������ ��� ����% �%� ������ ��� �#�� �� �%�

�������#��� #���#���

/�� ���� #�������#�� �+��� ������ ���� �� �������

� �"�" #�����

"����)������ >�� ��� �� �� �������#� �������#�$ #������#�� ��

������� ��� ���#���� #� �%� �?�%��$� ����� *� ��� ����� �

��� �?�%��$� ���� ���#�$ �%� ����%�� ����% ������ �%�

���� ������ ,������ ����#� �� ������� ��� �%� ���#����

+������ ��� #������� �� �%� ��� �?�%��$� ���� ��� ���

#������� �� �%� ��� �?�%��$� ����� /�� ���� #�������#���

�� !!� � $��� ��� ��� ���������� �2�����

$����#��� ����������������

>�� ��� ���#�� �%� ����%�� ���+�� ��� �%� =����#�� ���

������ ��� ����#�� ������ ��� �%#�% ����%�� �������

�?#� +� �%��$#�$ �%� ����% ���� �� �

Processing Options for Match Voucher to Open Receipts

DEFAULT VALUES: 1. Purchase Order Type ____________ 2. Voucher Document Type ____________

PROCESSING CONTROL: 3. Enter the appropriate Voucher Match ____________ Method for the processing you use ’2’ = PO and Invoice ’3’ = PO, Receipt and Invoice

NOTE: If you receive and voucher together, then enter a ’2’ above. If you receive and voucher separately, then enter a ’3’.

Create Vouchers Using Invoices

A8.1 71

NOTE: The following processing options must be filled in if you receive and voucher together.

Incoming Next Status Code Range: 4. From Status Code ____________ 5. Thru Status Code ____________

Outgoing Next Status Codes: 6. Receipt Status Code ____________ 7. Cancel Status Code ____________

8. Enter a ’1’ to display description. ____________ If left blank, the item/account number will be displayed. 9. Enter a ’1’ to preload the ____________ selection option field.

10. Enter a ’1’ to display the ____________ Approver Number code. 11. Enter a ’1’ to display Reporting ____________ Code 07.

ADDITION OF LINES: 12. Enter a ’1’ to allow for the ____________ addition of lines.

Enter the purchase order line values: 13. Line Type ____________ 14. Last Status Code ____________ 15. Next Status Code ____________

TOLERANCE CHECKING: 16. Enter a ’1’ for a warning message ____________ only, ’2’ to prohibit entry, or the pay status to be used if the tolerance is exceeded. If left blank, no tolerance checking is performed.

RETAINAGE: 17. Enter a ’1’ to allow for the entry ____________ of retainage amounts. If left blank, no retainage will be allowed.

SUPPLIER ANALYSIS: 18. Enter a ’1’ to capture supplier ____________ analysis information. If left blank, no supplier analysis information will be captured.

SUMMARIZATION: 19. Enter a ’1’ to summarize journal ____________ entries. If left blank, journal entries are written in detail.

NOTE: If tracking commitments in the PA/PU ledgers, this option may NOT be used.

20. Enter a ’1’ to summarize accounts ____________ payable entries. If left blank, accounts payable entries are written in detail.

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.172

DREAM WRITER VERSIONS: Enter the version for each program: If left blank, ZJDE0001 will be used, except for Open Receipts which will default to ZJDE0003.

21. Purchase Order Entry (P4311) ____________ 22. Stand-Alone Landed Cost (P43214) ____________ 23. A/P Functional Server (XT0411Z1) ____________ 24. G/L Functional Server (XT0911Z1) ____________ 25. Standard Voucher Entry (P04105) ____________ 26. Journal Entries (P09101) ____________ 27. Open Receipts (P43214) ____________

AUTOMATIC ACCOUNTING INSTRUCTIONS 28. Choose which business unit should ____________ be used to generate the G/L Bank Account. Blank = Purchase order detail 1 = Purchase order header 2 = Responsible business unit in the address book 29. Choose which business unit should ____________ be used to generate the A/P Trade Account. Blank = Purchase order detail 1 = Purchase order header 2 = Responsible business unit in the address book

CURRENCY PROCESSING: 30. Enter the date to be used when ____________ retrieving the currency exchange rate. If left blank, the receipt or purchase order exchange rate will be used. 1 = G/L Date 2 = Invoice Date

31. Enter a ’1’ to protect the ____________ exchange rate field.

What You Should Know About Processing Options

����� ����� +/10 �%� �������� ���+�� �������� �� +� �%# ���#�� # ���

������� �� �%� �������� ����� ��� �%� 1����������

����� *������ �%# ���#�� ����� �� � ����� �%� #

�����#+�� ��� ������#�$ ����%��� �%#�% # � �����#��

�� �%� ������� 1���+�� �����

ÑÑ Exercises �� �%� �?���#� ��� �%# �%������

A8.1 73

Create Multiple Vouchers from Receipt Records

Creating Multiple Vouchers from Receipt Records

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Evaluated ReceiptSettlement

>�� �#$%� %��� �� �$������� �#�% �����#� ����#�� �%�� ���� ����#�� ��������� ���#�#��� ��� �����#�$ ����%��� %�� ��% �� �$������� �?#�� �%�����#�� ��� ��� ���� �� ��� ��� �� #���#��� ��� ��� ��� ���#� ������������%#�$ ����#�� ������ �� #���#�� �� ������ ����%���

>�� ��� ��� �%� ��������� )���#�� ��������� ��������� �� ������ ����%������ ����#�� ������� >�� #��#���� �%� ����#�� ��� �%#�% �%� ����<

� ��#� ��� �����

� ��������� ��?� ��� �#�����

� ������ ����%��

� 0������� ,������ ����#�

>�� ��� ��� ��������� )���#�� ��������� #� ����� ���� �� ���#�� �%� ����#����� �%#�% �%� ���� �#�� ������ ����%��� >�� ��� ��� #����#�� �%� ����#���#�% ����� � �%�� ��� ��� ������� �%��� ����� ��� %��� ��������� ��� ��������� ��� ��� �%� ���$��� #� �#��� ���� �� ������ ����%���

����� �%� ���� ������ �%� ����%��� ��� ���3 �#�% �%�� � ��� ����� �#�%��� ������� ����%���

�� ������ ����%�� ��� � ����#�� #� +���% ����� ��� ��� �� �%� ���������)���#�� �#��� #� 1���������� *������#�� �� > @>�A +����� ��� ������ ����%������� ��� �%� ����#��� �%# # �%� ������� ��� ���% ����%�� ����� �%�� �������� ��� �%� ����#��� >�� ��� �����#�� �%# ������� ��� #��#�#���� ����#� �#��� *���� �� �%� ��������� )���#�� �#��� #� 1���������� *������#�� �� 8 @8�A� ��������� �����#�� �%� ����� �� ����%�� ������

�%� ���� $�� ����#�� #�������#�� ���� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+��@/9!& &A �� $������� ����%�� #� +���% ����� >�� ��� �� � ������ ����#������� �� ������ ����%�� #� +���% �����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.174

%�� ��� ��� ��������� )���#�� ���������� �%� ���� $������� ��� �������*� ��� ��� �%� ���$��� #� ����� ����� �%� �#�� ������ �����#� ��� ����#�� ����%#�% �%� ���� �#�� ������ ����%��� *� ��� ��� �%� ���$��� #� �#��� ������%� ������ �����#� �%� ����%�� ���+��� ����%�� ������� ��� � ����%� ��� ���%����#���

470412 J.D. Edwards & Company Page – . . . 1 Invoice/Match to PO Edit/Create Date – . . . 1/12/98 for EDI processing

Address Business Order Order Or Line Pay Number Description Unit Co Number Ty Number Itm Item/Account Number Description –––––––– –––––––––––––––––––––– –––––––––––– ––––– –––––––– –– ––––––– ––– ––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––– 4344 000 USD N 10 00100 2059 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10146 Voucher Type PV Voucher Amount . 660.00 4344 000 USD N 10 00100 2061 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 1,320.00 4344 000 USD N 10 00100 2061 OP 2.000 000 M003 Markette Green Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 1,320.00 4344 Venus Universal Supply 10 00100 2059 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 4344 Venus Universal Supply 10 00100 2061 OP 1.000 000 M002 Markette Blue Highlighter Voucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount . 4344 Venus Universal Supply 10 00100 2061 OP 2.000 000 M003 Markette Green HighlighterVoucher Num. 10147 Voucher Type PV Voucher Amount .

Create Multiple Vouchers from Receipt Records

A8.1 75

�%� ����� ������ �#� ��� ����#�� ��� �%#�% ����%�� ������ +� ������� ��� ��������

470411 J.D. Edwards & Company Page – . . . 1 Invoice/Match to PO Edit/Create Date – . . . 1/12/98 for EDI processing

EDI Key Tr Line Address Tran Fld in Document Co Ty Number Number Set Format Error Description Field Value ––––––––– ––––– –– –––––––– –––––––– –––––– –––––––––– –––––– –––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––– 23545 00100 ER 4344 810 SYDOCO Order Number . . . . . . . . . 00002059 Batch # . Venus Universal Supply Error Message. 3737 Line must be Received before Matche 23546 00100 ER 4344 810 SYDOCO Order Number . . . . . . . . . 00002061 Batch # . Venus Universal Supply Error Message. 3737 Line must be Received before Matche 23546 00100 ER 4344 810 SYDOCO Order Number . . . . . . . . . 00002061 Batch # . Venus Universal Supply Error Message. 3737 Line must be Received before Matche

What You Should Know About

��������� $������

*��������� ������

�%� ��������� )���#�� ��������� ���$��� ������

����%�� �#�$ � ���6��� �����<

� �%� ���� �%��� ��� ������ #� �%� 1���%������� )���#��� ��+�� @/9!& &A �%�� ��� ��#$#+�� ��������#�$ ����%�� ���� ����#�� #�������#��@��������� )���#�� ����� �� >A�

� �%� ���� ��� �%� ��*6*�+���� ���$��� �������� ����%�� ��� �%� �%��� ������� >�� ����� �����#�$ ���#�� �� �%��� �%� ���#�� ���%� ��*6*�+���� ���$���� >�� ��� ��� �������#�$ ���#�� �� ������#�� �%��%�� �%�����%�� ����% ���$��� ��� #� ����� �� �#��������

%�� �%� ���� ������ � ����%�� ��� � ����#��� #�

�#$� �%� ����#�� � ����% ���� �� � �%#�% #��#���� �%��

� ����%�� �?#�� *� ��� �#$� �%� ����#�� �� ���������

����#�� ����� �� : @����%�� �?#�A #� �%� 1���%�� �����

)���#��� ��+���

8���< 2����� �%� ��*6*�+���� ���$��� �����������

��%�� ��* �����#��� ��� �����#�$ ���#�� ��� �%�

���$��� ��� ��� ����#��+�� �� �����#�$ ����%���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.176

$������ ������ �%� ���� ��� ��� ������ ����%�� ��� ����#�� #��� #�

� ����#�$ ����� ���#� �%�� ��� ����� �� �� ��6%���

�����

/�� ���� #�������#��� �� ������ &�� ����� � �����

�������

%�� ����#�� #��� $� �%���$% � ����#�$ ������ �%�

���� �#$� �%� ����#�� ������ �� ��������� ����#��

����� �� ) @#� ����#�$A #� �%� 1���%�� ����� )���#���

��+��� %�� �%� #��� +����� ��6%���� �%� ����

�%��$� �%� ����� �� > @��A� � �%�� ��� ��� ������ �

����%���

�������� ����2��� *� ��� �� �����#�$ ���#�� �� ������� ���������

�%��3#�$ ��� ����#��� �%� ���� #����#�#� �%�� ����#��

�%�� �?���� ����������

%�� � ����#�� ������ �?���� ���������� �%� ����

�#$� �� ��������� ����#�� ����� �� � @���������

�?������A #� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+��� �%�

���� �#�� ��� ������ ����%�� ��� ����#�� ������ �%��

�?���� ���������� ���� ��� �%��$� ���� �����#�� ���

�%� ��������� )���#�� ��������� ��� ��*6*�+����

���$����

��������� �%��3#�$ # ��� ����#��+�� ��� �%� ����#�� �����

/�� ���� #�������#�� �+��� ��������� �%��3#�$� ��

#�� ��� ����� �� ������

������ ����� �%� ���� ������ ����%�� ��� ������ ��� #�<

� �%� ����#�� ������ ��� �%#�% ��� ��� �����#�$������ ��� # ��#$#+�� ��� �%� ��������� )���#�� ��������� ���$��� @��������� )���#�� �#��� #� �%�1���%�� ����� )���#��� ��+�� # �� �� ��A�

� >�� ��� ������ ����%�� ��� �%� ������ �������#�� �#�$ �%� ��������� )���#�� ������������$���� @��������� )���#�� �#��� �� 1����������*������#�� # �� �� ��A�

������ �� ��()(������

�����

%�� �%� ���� ��� �%� ��*6*�+���� ���$���� #� ��������%�� #�������#�� #� �%� ��* 7����� ��+�� @/9"�9&A� �%���* ����#� ��+�� @/9"�9 A� ��� �%� ��* ������ ��+��@/9"�99A� ����� �%� ����� # ��������� ��� ��� ����������$� �� �%�� ��+�� �� ����� �%� #�������#���

Create Multiple Vouchers from Receipt Records

A8.1 77

(������ ������ ��

�������

�%� ���� ������ #���#�� ���+�� ��� ����%�� �#�$

�%� ��?� ���+�� ���#�#�� ��� �%� ��������#� ��������

����� >�� ��� ���#�� � ����#? ��� #���#�� ���+�� #�

����+����� �����#�� ��� )9!���� /�� �?������ ��� ���

����� � ����#? �� �) �� ������ #���#�� ���+�� ��% �

�) �����& �

$������� � ������ >�� �#$%� ���� �� ������ � ����%��� #�� ��� �?������ ���

�������� �%� #��� ��� �%#�% ��� ������� �%� ����%��� ��

������ � ����%��� ��� ��� ����� �%� ����%�� ���+�� ��

5���% :���%�� �� ���� )���#�� @�#�$ � ����% ���� A�

��� �%�� ����� � ������ ���#�� �����

*� �%� ����%�� %� +��� ������ �%� ���� ������ �%�

���������#�$ ,������ ����#�� *� �%� ����%�� %� ���

+��� ������ �%� ���� ������ �%� ����#��

��;�*�8< �� ������� �%� #���$�#�� �� ���� ����%�#�$

����� �� ��� �� �%� ������� 1���+�� :���%�� �����

���$��� �� ������ ����%��� �� ����� �%# ��� ���

%������ �� �����#�$ ���#�� && �� /����#���� �����

H��9&&G& �� �

See Also

� ������ &�� �� �" �" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.178

A8.1 79

Work with Journal Entries for Voucher Transactions

Working with Journal Entries for Voucher Transactions

�%� ���� $������� ,������ ����#� �%�� ��� ������ � ����%�� � �%�� �%��������#��� ����%�#�$ �?���� ��� �#�+#�#�#� ������� #� �%� $������ ���$�������� �%� ���� $������� ,������ ����#�� ��� ��� ���#�� �%� ����#� ��� ����%�� �� �%� $������ ���$���

%�� ��� ������ � ����%��� ��� ��� �#��#+��� � #�$�� ����%�#�$ �?���� ������#��� �������� >�� ��� ��� ���#��#+��� �� �?���� �%�� ��� ��������� ������%�� ����� ������ �%� ���� $������� ,������ ����#� +��� �� �%��#��#+��#�� ������ ��� ������� �%�� ��� ���#���

�� ����� �%� #���$�#�� �� ���� ����� ��� ��� ���#�� �%�� ����%�� ������+������ +������ �%� ������� ����+�� ���$�� ��� �%� $������ ���$���

�� ���3 �#�% ,������ ����#� ��� ����%�� �������#��� �������� �%� ������#�$��3<

� )��#�� ��� ��� ,������ ����#� ��� ����%�� �������#��

� �#��#+��� �� �?���� �� ����#��� �������

� :��#�� �%�� ����%�� ������ +������

Reviewing and Posting Journal Entries for Voucher Transactions

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Voucher JournalReview

%�� ��� ������ � ����%�� ��� #��� �%�� ��� �������� ����#��� �%� ���������� � ,������ ����� �%�� ��+#� � ����#��� ��� ����%���� �������� %�� ��������� � ����%�� ��� #��� �%�� ��� �� ��� �������� ����#��� �%� ���� ������ �,������ ����� �%�� ��+#� �� �?���� ��������

�%� ���� ������ ������� ����+�� ������#�$ ����#� �%�� ��� ��� �%�����%�� ,������ ����#� �� �%� $������ ���$���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.180

/�� �?������ #� ��� ������ � ����%�� ��� &����� ����% �� #��� �%�� ����������� ����#���� �%� ���� ������ �%� ������#�$ ,������ ����#�<

Received Not Vouchered

Formal Receipts

AccountsPayable

100 100

*� ��� ������ � ����%�� ��� &����� ����% �� #��� �%�� ��� �#� ��� ������������#��� �%� ���� ������ �%� ������#�$ ,������ ����#�<

ExpenseAccountsPayable

100 100

Informal Receipts

*� � ���#���� �?#� +������ �%� ��� �� $��� �� ���#�� �� � ����%�� ������� ����#�� ������ ��� �%� ��� �� �%� ����%��� �%� ���� ������ ,������ ����#���� �%� ���#����� >�� ��� ���#�� ���#���� ������� #� �������#� �������#�$*������#���

Work with Journal Entries for Voucher Transactions

A8.1 81

/�� �?������ #� ��� ����� � ����%�� ��� ����� ����% �� #�������� #��� ��� �%���� �� �%� #��� �� �%� �#�� �� ����#�� �� &������ �%� ���� ������ �%�������#�$ ,������ ����#�<

Formal Receipts Variance

Received Not Vouchered

AccountsPayable Variance

100 80 20

*� ��� ����� � ����%�� ��� ����� ����% �� ���6���3 #��� �� ���#�� ��� �%���� �� �%� #��� �� �%� ����%�� ����� �� &������ �%� ���� ������ �%�������#�$ ,������ ����#�<

Formal Receipts Variance

ExpenseAccountsPayable Variance

100 80 20

>�� ��� ���#�� �%� ,������ ����#� �%�� �%� ���� ������ ��� � ����%�� ��:���%�� ������� )��#��� >�� ��� ���#�� �%� ������ �� ���% ����� ��� �%�������� �� �%#�% ���% ������ # ��+#��� �� ����#����

%�� ��� ������ �� ������ ����%��� �%� ���� �#���� � ����#�� �����������+�� ��� +���% ���+��� >�� �#$%� ���� �� ���� �%�� ���+�� � �%�� ������ ������ ,������ ����#� +� +���% $���� ��� ���������

What You Should Know About

'������� �� ��������

�� ��� ������ �����

*� ��� �%��$� ����%�� �$�#�� $������ ���$�� �������

���+�� @�?���� �������A� �%� �#�� ���� ��� �#$� ��

� ����#� �#�� ������#�� �%��%�� �%� ���� �%��$� �

���#���� �� �%� �?���� ������� �� � ���#���� ��������

/�� ���� #�������#��� �� ������ � )�"�� ��� �2����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.182

'������ �������� ��

#������� ������ �����

*� ��� ����%�� #��� �� #��������� ��� �#$%� ��� ���

�� �%� #��� +����� ��� ������ � ����%��� *� ��� ��#���#�

� ��#$%��� �����$� #�������� ��� ��� �%� #���� ��� ���

�� �� ��� ���#���� ������� #� ��* J ��� ��� �%� #���

��� ��� �%� ��%�� ��� �%� #��� ����#�#�$�

/�� �?�����<

� >�� +�� &� #��� �� &���� ��� � ����� �� &������ >�� ��� ��� �� �%� #���� >�� ������ � ����%�� ��� '���� @�%� ����#�� +#��

��� ��� '��� ���%A

� ���#���� �?#� �� &����� *� ��� �� ��� �� �� ���

���#���� �������� �%� ���� ����#� �%� ���#�� &����

���#���� �� �%� � #��� �%�� ����#� #� ���3� �%# ����

�%� ��#$%��� �����$� ��� �� �%� #��� �� +� #����������

%�� ��� �� �� ��� ���#���� �������� �%� ����

����#� �� ���� ���#���� �� �%� #��� �%�� ����#� #� ���3

��� � ��� ���#���� �� �%� #��� ���� �%# ����� �%�

���� �� ��������� �%� ������� ��#$%��� �����$� ��� ���

�%� #��� �%�� ����#� #� ���3�

>�� ��� �� �� ��* ��+�� 9!! �� %��� �%� ���� ������

� ������� ���#���� ��� #��� �� ���$�� #� ���3�

See Also

� !$��� ����� �������� ��� ���� #�������#�� �+��� �%� #������� ��������� ����#�� ������

� !!� � $��� ��� ��� ���������� �2����

� ������ &�� �� �" �" '������ #� !����� � 2 $�� ��� ����#�������#�� �+��� ���3#�$ �#�% ����%�� ,������ ����#�

�%� ���� ����#� �%� ������� 1���+�� ����� ������� �%�� ��� ��� �%�����#� ����#+�� �+��� �� �%� $������ ���$���

2��� �� �%# �?������ �%� ���� $������� �%� ������#�$ ,������ ����#� �%����� ������ �%� ����%��<

� ��+#� �%� ����#��� ��� ����%���� ������� �� �%� ���#�� ����#� �?����������� ��� '���� @������#�$ �� �%��%�� ��� ������� � ������ ����#����� �%� ����#�A

� ����#� �%� ���#�� ����#� �?���� ������� ��� '����

� ����#� �%� �?���� ������� ��� ���������� �� 2� ��� � ��� !���� ���%

Work with Journal Entries for Voucher Transactions

A8.1 83

�%� ���� ����#� �%� ������� 1���+�� ����� ������� ��� '���� �%�� ��� ����%� ����#� ����#+�� �+��� �� �%� $������ ���$���

Verifying that Voucher Amounts Balance

From Stock Based Procurement (G43A), choose Receipts Matching andPosting

From Receipts Matching and Posting (G43A15), choose Print Voucher Journal

>�� ��� ���#�� ,������ ����#� ��� ����%�� �������#�� ��� ���#�� �%�� �%��+������ #� �%� $������ ���$�� ��� �%� ������� ����+�� ���$�� +� ��#��#�$ �%�������� 1���+�� :���%�� ������� �������

/�� ���% ����%�� �������#�� �%�� ��#��� ��� ��� ������� �%� $�� ������ #��%� ������� 1���+�� 4��$�� ��+�� @/�9&&A �� �%� ���������#�$ $������ ���$���#��#+��#�� ����#� #� �%� ������� 4��$�� ��+�� @/�'&&A� �%� ���� ��� ���#������ ������ �#�% � ����#$� �������� ���$�� ���� @��A #� �%� 0.4 ������#��������

04305 J.D. Edwards & Company Page No. . . . 3 A/P Voucher Journal Report Date . . . 06/30/98 User, Batch Date/Number & Voucher

. . . . Document. . . G/L Date Co. Name Address Due Date P.O. No G/L . . . . . . . Amounts . . . . . . . P PTy Number Co Itm Invoice Check Stub Remark Invoice Number Off. Gross P S I Acct Description G/L Account Number Discount Avail G/L Distributi C LT–– –––––––– ––––– ––– –––––––– ––––– ––––––––––––––––– –––––––– –––––––– –––––––– –––– ––––––––––––––––– ––––––––––––––––– – –– – –

User JN791041 Originator – JN791041 Batch Number – 80197 Batch Date . . 06/30/98PV 8695 00100 001 06/30/98 100 Vector Manufactur 4343 07/30/98 2014 1,019.94 A Z 06/30/98 4567 Received Not Vouc 100.4111 1,019.94 P AA

––––––––––––––––– ––––––––––––––––– Batch Number . . . . . . . . . 00080197 – Gross/Posted 1,019.94 1,019.94 – Discount/Unposted

––––––––––––––––– ––––––––––––––––– User ID. . . . . . . . . . . . JN791041 – Gross/Posted 1,019.94 1,019.94 – Discount/Unposted

––––––––––––––––– ––––––––––––––––– Report Total: – Gross/Posted 1,019.94 1,019.94 – Discount/Unposted

See Also

� ������ '����� ����� �� *�0+401/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.184

A8.1 85

Log Invoices prior to Receiving Goods

Logging Invoices prior to Receiving Goods

>�� ��� ��$ #���#�� #�������#�� ��#�� �� ����#�#�$ �%� $��� �� ���#�� �� ��#���#�� � �%�� �%� +#��#�$ ������ ������� #� �%� $������ ���$��� %�� ��� ��$#���#�� #�������#��� �%� ���� ������ � ����#�#���� ����%�� ���� �%#�% ������ ������ � ��������� ����%�� �%�� ��� ����#�� �%� $��� �� ���#���

�������� �%� ������#�$ ��3<

� 4�$ #���#�� �� ������ ����#�#���� ����%��

� ������ � ��������� ����%�� ���� � ����#�#���� ����%��

� 1�#�� ��$$�� #���#�� #�������#��

����� ��� ������ � ����#�#���� ����%��� �%� ���� $������� ,������ ����#� �%���#��#+��� �%� ����%�� ������ �� � $������ ���$�� ����� �������� ����� ��������� �%� ��������� ����%��� �%� ���� $������� ,������ ����#� �%�����#��#+��� �%� ����%�� ������ �� �%� ������ $������ ���$�� ��������

Logging Invoices to Create Preliminary Vouchers

From Supplier and Voucher Entry (G0411), choose Other Voucher EntryMethods

From Other Voucher Entry Methods (G04111), choose Voucher Logging Entry

>�� �#$%� ���� �� ������ #���#�� #�������#�� ��������� ��#�� �� ����#�#�$ �%�$��� �� ���#�� �� �%� #���#��� >�� ��� ��$ #���#�� #�������#�� �� ������ �����#�#���� ����%��� ���� �%#�% �%� ���� ������ ,������ ����#� �� ���������� �%� +#��#�$ �������

>�� ��� ���#��� � ����%�� ����� ���+�� �#�% �%� #���#��� *� ��� �� ���3��� �%� ����%�� ����� ���+��� ��� ��� %��� �%� ���� ����� �%� ���+���%�� ��� ������ �%� ��������� ����%���

����� ��� ����� #���#�� #�������#��� ��� ��� ���#�� �%� ����� ������� ����%#�% �%� ���� # �� ��+#� �%� ����%�� �������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.186

�� ��� �������� �� ����� ��������� �������

�� :���%�� 4�$$#�$ �����

&� �������� �%� ������#�$ �#��� ��� ��� �����<

� ����#�� 8��+��

� *���#�� 8��+��

� *���#�� ������

� *���#�� ����

� 0.4 ����

� 2�#�� ;�#�

� 1������ ����

� �������

� 1��� 8��+��

� 1�� *��

� 0�� ������

� �#����� ���#��+��

� 1������ )����3

� 8�� ��� ����

� 1 @1������ ����A

Log Invoices prior to Receiving Goods

A8.1 87

����� ��� ����� #���#�� #�������#��� �%� ���� �������#����� �#����������� ����� 1������

� �� ������� ����� 1������ �������� �%� ������#�$ �#���<

� ������� 8��+��

See Also

� ������ &�� �����" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"�

Creating a Permanent Voucher from a Preliminary Voucher

From Supplier and Voucher Entry (G0411), choose Other Voucher EntryMethods

From Other Voucher Entry Methods (G04111), choose Voucher JERedistribution

>�� ��� ������ � ��������� ����%�� ���� � ����#�#���� ����%�� ����� �������#�� �%� $��� ��� ���#�� �� �%� ���������#�$ #���#��� 2����� �%�����#�#���� ����%�� ������� �����#� ���% �� �%� ������� #�������#��������#�$ �%� ��������� ����%�� # � #���� ������

�� ������ � ��������� ����%��� ��� ��� ������ �%� ����#�#���� ����%�� ����%��� �%� ����#�� ������ �%�� ����% �%� #���#��� ����� ��� �� �%#� �%� ���������� �%� ��������� ����%���

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.188

�� ����� � �������� ������ ��� � ��������� ������

�� :���%�� �� )��#��#+��#��

&� 4����� �%� ����#�#���� ����%�� ���� �%#�% �� ������ � �������������%���

� ����� 9 #� �%� ������#�$ �#��� �� �?#� �� �%� :���%�� 5���% ���$���<

� �1 @���#�� �?#�A

!� �%��� �%� ����#�� ������ �%�� ��������� �� �%� #���#�� ��� �%�����#�#���� ����%���

See Also

� #������ ����� ����"� �� % �� �� � ��(�� *�+4,+/ ��� #�������#���+��� �����#�$ ��������� ����%��

� ������ &�� �����" '������ *�0+,01/ #� �%� !����� � 2 $�� 3�"���� ���� #�������#�� �+��� �%� :���%�� ������� ����� )��#��#+��#�����$���

Log Invoices prior to Receiving Goods

A8.1 89

Printing Logged Invoice Information

From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports

From Procurement Reports (G43A111), choose Logged Voucher Detail

*� ��� ��$ #���#�� �� �%� ���� +����� ��3#�$ ����#�� �� �%� $��� �� ���#������ ��� ��#�� �%� 4�$$�� :���%�� ����#� ������ �� ���#�� ����#�#���� ����%��#�������#��� >�� ��� �� �%# ������ �� #����#�� �%� ����#�#���� ����%�� �%����� ����� ��� �#��#+��#��� >�� ��� ��� ���#�� #���#�� ��� ����%�� �����#�������#��� #�����#�$<

� *���#�� ���+��

� *���#�� ����

� 0�� ������

� 1���%�� ����� ���+��

� )���#��� ���� @#� ����#��+��A

� ������ ���� �� ����%��

� :���%�� ���+��

*� ��� �� ��� ����� ����%�� ����� #�������#�� �%�� ��� ��$ � ����%��� �%����� ��� ��� ��#�� ����%�� ����� #�������#�� �� �%� �������

>�� ��� �� �����#�$ ���#�� �� ������#�� �%��%�� �%� ������ ��#�� ������$$�� ����%�� ��� �%#�% ����#�� ������ %��� +��� ��������

43428 J.D. Edwards & Company Page Number 2 Logged Voucher Detail Date 6/19/98 Invoice Invoice . . . Voucher Reference . . . Gross . . . Purchase Order . . . Open to Cur Number Date Co Number Ty Itm Co Due Date Amount Number Ty Co Rec Date Voucher Cod ––––––––––––––––––––––––– –––––––– ––––– –––––––– –– ––– ––––– –––––––– ––––––––––––––– –––––––– –– ––––– –––––––– ––––––––––––––– ––– Approver Number. . . 00000000 00000000 Address Number . . . 00004343 Vector Manufacturing Co –––––––––––––––––––– –––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––– A4325 06/15/98 100 8700 PL 001 100 07/15/98 742.56 USD ––––––––––––––– ––––––––––––––– Address Number . . . 00004343 Vector Manufacturing Co 742.56 ––––––––––––––– ––––––––––––––– Approver Number. . . 00000000 00000000 742.56 ––––––––––––––– ––––––––––––––– 742.56

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.190

A8.1 91

Print Voucher Information

Printing Voucher Information

>�� ��� ��#�� ������ �����#�#�$ ����%�� #�������#�� �%�� # ���#�#� ������%�� ������ ����#��� ��� ����#��� �� ��#�� ����%�� #�������#����������� �%� ������#�$ ��3<

� 1�#�� ����%�� #�������#�� +� ����#� �#��

� 1�#�� ���� ����%�� #�������#�� +� ����#��

� 1�#�� ����%�� ������ ��� ����#��

� 1�#�� ����#�� +������

Printing Voucher Information by Detail Line

From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports

From Procurement Reports (G43A111), choose Vouchered/Received Status

>�� ��� ���#�� ����%�� #�������#�� +� ����%�� ����� ����#� �#��� /�� �?������#� ��� ������� � ����%�� ����� �����#�#�$ � ����#� �#�� ��� &�� �#�$��� ��� ���������� � ������ �%�� #����#�#�<

� �%� =����#�� ��� ������ ����#��� �� ����

� �%� ����#��� =����#�� ��� ������ ��� �%#�% � ����%�� %� +��� �������

� �%� ����#��� =����#�� ��� ������ ��� �%#�% � ����%�� %� ��� +����������

>�� ��� ���#�� �%� +����%.������ ����#��� ��� ����%�� ����� ���+�� ��� �%�����#� �#�� �%�� ��#��� >�� �#$%� �� �%# ������ �� ������#�� �%� ����� ���������� �� ����%�� ��� � ����#�� �� +����%.������

%�� ��� ��� �%� )���#���.:���%���� ���� ������� �%� ���� ��$��#D�����#� �#�� +� +����%.����� �� +�#�� ��#�� ������#�$ �� �%��%�� ��� �� ��#�������� �� ���6#�������� ���#��������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.192

43412 J.D. Edwards & Company Page – . . . 2 Receive/Voucher Status – Inventory Date – . . . 4/19/98 Branch/Plant . 30 Memphis Distribution Center Receipt . Received to Date . . .Vouchered to Date. . . .Open To Voucher. . Cur Supplier Order Ty Line Date Quantit Amount Quantit Amount Quantity Amount Cod ––––––––––––––––––––– –––––––– –– ––––––– –––––––– ––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––– ––––––––––––– ––– 4345 Value Worldw 2444 OP 1.000 03/14/98 25 168.75 25 168.75 USD 4345 Value Worldw 2575 OP 5.000 04/14/98 25 756.25 25 756.25 USD 4345 Value Worldw 2575 OP 6.000 04/14/98 16 84.00 16 84.00 USD 4345 Value Worldw 2604 OP 5.000 04/14/98 25 756.25 25 756.25 USD 4345 Value Worldw 2604 OP 6.000 04/14/98 16 84.00 16 84.00 USD ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Value Worldwide Paper Supply 1,849.25 1,849.25 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Memphis Distribution Center 1,849.25 1,849.25 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– 1,849.25 1,849.25

Processing Options for Received/Vouchered Status Report

REPORT DISPLAY: 1. Enter a ’1’ to print General Ledger Cost Center Information. (Default of blank will print Branch/Plant Information). ____________

CURRENCY PROCESSING: 2. Enter a ’1’ to print amounts in Foreign Currency. (Default of blank will print Domestic ____________ Currency).

Printing Open Voucher Information by Receipt

From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports

From Procurement Reports (G43A111), choose Voucher Reconciliation

>�� ��� ���#�� ���� ����%�� #�������#�� ��� #��#�#���� ����#�� ������� /���?������ #� ��� ����#��� &�� �#�$�� �� ���� !�� ��� ��� #����#��<

� �%� ����#�#�$ =����#�� ��� �%#�% ��� ��� ������ � ����%��

� �%� ����#�#�$ ������ ��� �%#�% ��� ��� ������ � ����%��

� �%� ��? �� �%� ����#�#�$ ������

Print Voucher Information

A8.1 93

>�� ��� �� �%� )���#��� 8�� :���%���� )�����#�#��#�� ������ �� ������#������#�� �� �%� 0������ 4��$�� ������� 2������ ��+�� @/�'� A�

���% �#�� ��� ������ � ������ ����#��� �%� ���� ������ � ,������ ����� �%������#� � )���#��� 8�� :���%���� �������� >�� ��� ���#�� �%# ������� ���+����� ���% ����#��� >�� ������ �=����� �%� ������ #�������#�� +� �%�� ����������+���

�%# ������ �����#� #�������#�� ���� �%� 1���%�� ����� )���#��� ��+��@/9!& &A�

43450 J.D. Edwards & Company Page No. . . 2 Rec’d Not Vouchered Reconciliation Date – . . . 6/19/98 . . . . . . .Open to Voucher . . . . . . Cur Not Vouchered Account PO No. Ty Line Item Open Amount Tax Amount Cod ––––––––––––––––––––––––––––– –––––––– –– ––––––– ––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––– ––––––––––––––––– ––––––––––––––– ––– 100.4111 2 OP 1.000 TS002 1 8,352.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 1001 32 160.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 P001 10 50.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 P002 6 30.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 S001 96 480.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 M001 144 720.00 USD 100.4111 2000 OP 1.000 M002 120 600.00 USD 100.4111 2276 OP 1.000 TS001 100 5,025.00 USD 100.4111 2276 OP 2.000 TS002 100 4,312.00 USD ––––––––––––––––– ––––––––––––––– Received Not Vouchered 19,729.00

––––––––––––––––– ––––––––––––––– Grand Total 326,298.94

Printing Voucher Amounts for Suppliers

From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports

From Procurement Reports (G43A111), choose Supplier Analysis

>�� ��� ��#�� �%� ����#�� �����# ������ �� ���#�� ��� ����#�� ��� �%�� ���%��� ������� ����%�� ���#�$ �%� ��� ���� ��� �%� ����� ����%�� ������ ������% ����#��� >�� ��� ��� ��#�� �%# ������ �� ������� �%� ����� ����%�������� ����6��6���� �� �%� ����� ����%�� ������ ��� �%� ����#�� �����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.194

04602 J.D. Edwards & Company Page – 2 Supplier Analysis Date – 04/18/98 Currency Code. . USD . . . . . . . . Address . . . . . . . . Vouchered % Rank Vouchered Number Name Year to Date Vouch Previous Year –––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––– ––––– –––– ––––––––––––––––––––– 4344 Venus Universal Supply 15,466,464.44 45.5 1 8,984,811.42 4343 Vector Manufacturing Co 8,746,356.16 25.7 2 6,985,821.59 4345 Value Worldwide Paper Supply 3,651,574.99 10.7 3 ––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––– 27,864,439.59 15,970,633.01

����#�� ������ #� ������#�$ ����� �� �%� ����� ����%�� ������� �%# ��������� ��� #������ �%�� ����#�� �#�% � ����6��6���� ����%�� +������ �� D����

Printing Supplier Balances

From Stock Based Procurement (G43A), choose Procurement Reports

From Procurement Reports (G43A111), choose PO Detail by Supplier

*� ��� ����%�� #��� �#������ �� �%� $������ ���$��� ��� �#$%� ���� �� ���#�� ������� �%�� �#� ����%�� ����� ��� ����%�� #�������#�� +� ����#�� ���+�#�� ��#�� �%� 1���%�� ����� ����#� +� ����#�� ������ ��� ��� ��$��#D�#�������#�� +�<

� ����#��

� 2�#�� ��#�

� �+#�#���

� �+,���

Print Voucher Information

A8.1 95

/�� ���% ����%�� ������ �%� ������ �#����<

� 2��$�� ������

� 1���%�� �����.�������� ������

� :���%�� ������

� 1�#� ������

� )���#��� ������

� 2������ ����#�#�$

� ������ ��������� ���

43421 J.D. Edwards & Company Page 2 Contract Detail by Supplier – All Jobs Date 4/19/98 As of – 04/19/98 3480 Digger, Inc. Job Cost Code Description Budget PO/Contract Vouchered Paid Retained Balance Due Now Number Code Type (Reference) Remaining ––––––––––– –––––––– –––––– –––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– –––––––––––– 750 Centennial Technical Park 02600 1350 Materials OP 2428 00050 000 05/22/98 118.50 OP 2428 00050 000 05/22/98 1,391.00 02600 1355 Equipment OP 2372 00050 000 05/13/98 400.00 02600 1360 Subcontracts OP 2444 00050 000 06/03/98 4,000.00 OP 2452 00050 000 06/03/98 4,800.00

––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Total Paving & Surfacing 10,709.50 10,709.50 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Total Centennial Technical 10,709.50 10,709.50 ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– ––––––––––––– Total Digger, Inc. 10,709.50 10,709.50

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.196

A8.1 97

Set Up Automatic Accounting Instructions

Setting Up Automatic Accounting Instructions

From Stock Based Procurement (G43A), enter 29

From Procurement System Setup (G43A41), choose Automatic AccountingInstructions

>�� �� �� �������#� �������#�$ #������#�� @��*A �� ������#�� �%� ������� ���%#�% �%� ���� �#��#+��� $������ ���$�� ����#�� /�� �?������ #� �%�1���������� ����� �%� ���� ������ ,������ ����#� �%�� ��� ����#�� ��#�������� #���� >�� �� �� ��* �� #��#���� �%� ������� ��� �%#�% �%� ���������� �%� ,������ ����#��

�%��� ��� ����#��� ��* ��+�� ��� �%� 1���������� ����� ���% �� �%#�% ����#��� � �����#� ���� �� �������#��� *� ���% ��+��� ��� ���#�� � $������ ���$��������� ��� ���% ��#=�� ���+#���#�� �� �������� �������� ����� ��� 0.4����

/�� �?������ ��� ��� �� �� �� ��* ��+�� ��� #�������� ����#�� �������#������% �#�� ��� ����� � ����#�� ��� �� #�������� #���� �%� ���� ������#�� �%�$������ ���$�� ������� �� �%#�% �� ��+#� �%� ����#�� +��� �� �%� ���������������� ����� ��� 0.4 ��� ��� �%� ����#���

�%� ���� ���� ��* #� �%� �������#� �������#�$ *������#�� 5���� ��+��@/9�'�A�

AAI Tables for the Procurement System

�%� ���� �� ��* ��+�� #� �%� 1���������� ���� #������<

� ��* ��� ����#�� ��� ����%�� ����%

� ��* ��� ���#����

� ��* ��� ��? �#�+#�#�#�

� ��* ��� ����#�� ����#�$

� ��* ��� ������ ���

� ��* ��� D��� +������ ��,������

�%� ������#�$ �?���#� �%� ��* ��+�� ��� +� �%� 1���������� �����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.198

AAIs for Receipts and Voucher Match

�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� �������� ����%�� ����� ����#�� �� ������ ����%���

,-/1 ������� ����� ��+#� �� �� #�������� �������#�� ������� �%��

# ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$����

,-/3 ������� ����� ��+#� �� � ���6���3 #�������� ������� �%��

# ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$��� �%��

��� ��� ��� �#�$ �� ������� ���+�� �� �%� ����%��

������

,-.1 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� � ����#��� ��� ����%����

������� �%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#��

���$����

AAIs for Variances

�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� �%���# � ���#���� #� �%� ��� �� �� #����

,--1 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� � ����#�� ���.������ ���

��#� ���#���� ������� �%�� # ������� ���� �%� :���%��

5���% ���$����

,--. ������� ����� ����#� �� ��+#� �� �� ������ ��� ��#�

���#����.��� �� ��� ������� �%�� # ������� ���� �%�

:���%�� 5���% ���$����

,--3 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� � ������� ���.������ ���

���#���� ������� �%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$

)���#�� ���$����

,--4 ������� ����� ��+#� �� � ����������#�$ �����#�� +�����

������� �%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#��

���$���� @;�� #� ���,����#�� �#�% ������� ����A

,-,1 ������� ����� ����#� �� ��+#� �� ������ �� �?�%��$� ����

���#���� �%�� # ������� ���� �%� :���%�� 5���% ���$����

:��#���� ����� #� �%� ����%�#�$ ���� # �#������� +������

�%� �#�� �� ����#�� ��� �%� �#�� �� ����%�� �����#���

Set Up Automatic Accounting Instructions

A8.1 99

AAIs for Tax Liabilities

�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� ������3 �#�% ��? �#�+#�#�#��

,-31 ������� ����� ��+#� ��� ������� ����%�#�$ ��?� �%�� #

������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ��� :���%�� 5���%

���$����

,-33 ������� ����� ����#� �� � ��? ����#��� +�� ��� ����%����

��������� �#�+#�#�� ������� �%�� # ������� ���� �%�

1���%�#�$ )���#�� ���$����

AAIs for Receipt Routing

�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� � �������� #��� �%���$% � ����#�� ������

,-53 ������� ����� ����#� �� � ��#�� �� ����#��.�����#����

�#�+#�#�� ������� �%�� # ������� �%�� ��� ������� #��� ��

� ����#�� ����#�$ ������#�� ��#�� �� �%� ������#�� �� �%#�%

��� ���� ������� �#�+#�#�� ��� �%� #����

,-41 ������� ����� ��+#� �� ����#� �� � ����#�$ ������#��

������� �%�� # ������� �%�� ��� ������� #��� �� �� ����

�� ������#�� #� � ����#�� ������

,-43 ������� ����� ��+#� �� �� #�������� �#��#�#�� �������

�%�� # ������� ���#�$ �%� ����#�� ����#�$ ������

���#������ �%# # � ����� �� $��� +�#�$ ����$���

7������� ������� # �#�� ��=�#����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1100

AAIs for Landed Costs

�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� ������3 �#�% ������ ����

,-63 ������� ����� ��+#� ��� ������ ���.�?���� ��,������

�%�� # ������� ���#�$ �%� 1���%�#�$ )���#��� ����6�����

4����� ���� �� :���%�� 5���% ���$����

,-71 ������� ����� ����#� ��� ������ ���.�?���� ��,������

�%�� # ������� ���#�$ �%� 1���%�#�$ )���#��� ����6�����

4����� ���� �� :���%�� 5���% ���$����

AAIs for Zero Balance Adjustments

�%�� ��* ��+�� ������#�� �%#�% ������� ��� ��+#��� ��� ����#��� �%�� ������3 �#�% D��� +������ ��,�������

,,11 ������� ����� �� ����#� �� #�������� �������#�� �������

�%�� # ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$���

�%�� ����#�� ����� #� ��6%��� =����#�� ���#�$ �� D����

�#�% � ����#�#�$ $������ ���$�� ���� ���#������ �%# # �%�

����� �� � �������#�� ������� �� � �#������� ��� �%�� �%�

��#$#��� �������#���

,,13 ������� ����� �� ��+#� �� #�������� �������#�� ������� �%��

# ������� ���� �%� 1���%�#�$ )���#�� ���$���� �%#

��+#� ����� �%�� ����#�� ����� #� ��6%��� =����#��

���#�$ �� D���� �#�% � ����#�#�$ $������ ���$�� ����

���#������ �%# # �%� ����� �� � �������#�� ������� �� �

�#������� ��� �%�� �%� ��#$#��� �������#���

A8.1 101

Create Tolerance Rules

Creating Tolerance Rules

From Stock Based Procurement (G43A), enter 29

From Procurement System Setup (G43A41), choose Tolerance Rules

>�� ������ ��������� ���� �� ������#�� %�� ���% � ����#� �#�� ��� �%��$�+����� #� �?���� ���������� /�� �?������ ��� ����� � ����#�� ��� �%#�% �%�=����#�� �?���� ���� �%�� &� ������� �� �%� =����#�� ������� �� �%� ����%�������� >�� ��� %��� �%� ���� ������� �%� �������#�� ��� �?����#�$ ����������

>�� ������ ��������� ���� �� ���#�� �%� ���+�� �� ��������$� +� �%#�% �%�������#�$ ����� ��� �%��$�<

� I����#��

� ;�#� ���

� �?������ ������

>�� ��� �� ��������� ���� ��� �%��� ���� �� �������#��<

� )���#�#�$

� �����#�$ ����%��

� �����#�$ ����%�� ����� �%���$% ��=�##�#�� �����#���#�� ��� +���3��������

*� � ����#� �#�� �?���� ���������� �%� ���� �#�%�� �#���� �� ����� ���$� ��������� ��� ���� �����#�$ �%� �������#��� ������#�$ �� %�� ��� �� �%������#�$ ���#��� ���#�$ ����%�� ����%� ��� ��� ��� ���#�� �%�� �%� �����#$� � ��� ���� ���� �� �#�� �?����#�$ ����������

*� ��� �� ��� ���#�� � ��������$� �� ������ ��� �%� =����#��� ��#� ���� ����?������ ������ ����$��#�� �%� ���� �#�� ��� ������� ��������� �%��3#�$ ����%� ����$��� �%�� ��� ����� +���3�

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1102

�� ����� �������� ����

�� ��������� )���

&� ���#�� �%� ���� �� ����� ��� ��� �����#�$ � ��������� ���� ��� +��������#�$ �%� ������#�$ �#���<

� /����#�� @1��$���A

� ���#�� �%�� �%� ��������� ���� # ����#��+�� �� +� �������#�$ ��� �� �%�������#�$ �#���<

� *��� 8��+��

� ������#�� ���

� �������

!� ���#�� �%� ��������� ��������$� �� ��������� ������ �� �� � �%� K������L �� �%� ��������� ���$� +� �������#�$ �%� ������#�$ �#���� � ������<

� I����#��< ��������� 1�������$�

� I����#��< ��������� ;�#�

� ;�#� ���< ��������� 1�������$�

� ;�#� ���< ��������� ������

� �?������ ������< ��������� 1�������$�

� �?������ ������< ��������� ������

Create Tolerance Rules

A8.1 103

����� �����������

/����#�� @1��$���A � ��� ���#��� ���� @���� 9!.���� /�A #����#��#�$ �%�

�����#�� ��� �%#�% �%� ��������� ���� # ���#����

������#�� ��� � ���� @��+�� 9&.1&A �%�� �������� �� #��� �������� ����

�� ���#�#���#��� ��% � ������#�� ����� �����#�$ ���#���

�� � ����%� �%� ���� �� �%# ���� �� ��� ��� �����

�#3� #����

�%# �#��� # ��� �� #? ���#�#���#�� ����$��#� ���#��+��

��#���#�� ��� ����%�#�$ �������

I����#��< ���������

1�������$�

1�������$� �+��� �%#�% �%� ���� ������ � ����%��

����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$�� �%�

��������$� # +��� �� �%� �#�� =����#�� ��� # ���

���#�$ �%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3�

�%� ���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�

����� �%# ��������$� #� �%��� ���+��� /�� �?������

����� &�M � &��

I����#��< ��������� ;�#� 8��+�� �� ��#� �+��� �%#�% �%� ���� ������ �

����%�� ����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$��

�%� ��#� # +��� �� �%� �#�� =����#�� ��� # ��� ���#�$

�%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%�

���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�

;�#� ���< ���������

1�������$�

��������� ��������$� �+��� �%#�% �%� ���� ������ �

����%�� ����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$��

�%� ��������$� # +��� �� �%� �#�� ��#�� ��� # ���

���#�$ �%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3�

�%� ���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�

����� �%� ��������$� � � �%��� ���+��� /�� �?������

����� &�M � &��

;�#� ���< ���������

������

��������� ������ �+��� �%#�% �%� ���� ������ �

����%�� ����� �#�� �#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$��

�%� ������ # +��� �� �%� �#�� ��#�� ��� # ��� ���#�$

�%� ����#�#�$ ������ *� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%�

���� ��� ��� ������� ��������� �%��3#�$�

�?������ ������<

��������� 1�������$�

��������� ��������$� �+��� �%#�% �%� ���� ������ �

����%�� ����� �#�� ��� �%� ������#�� �#�%��� #�#�$ �

����#�$ ���$�� �%� ��������$� # +��� �� �%� �#��

��#�� ��� # ��� ���#�$ �%� ����%#�$ ������ *� ���

����� �%# �#��� +���3� �%� ���� ��� ��� �������

��������� �%��3#�$�

����� �%� ��������$� � � �%��� ���+��� /�� �?������

����� &�M � &��

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1104

����� �����������

�?������ ������<

��������� ������

��������� ������ �+��� �%#�% �%� ���� ������ �

����%�� ����� �#�� ��� �%� ������#�� ��� +� ��������

�#�%��� #�#�$ � ����#�$ ���$�� �%� ������ # +���

�� �%� �#�� ��#�� ��� # ��� ���#�$ �%� ����%#�$ ������

*� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%� ���� ��� ��� �������

��������� �%��3#�$�

What You Should Know About

����2��� �������� �%� ���� ������� ��������� �%��3#�$ ���� ���

�������#�� �%�� ��� #� �?�� �� �%� ��������� ���� ���$��

�������#�� �%�� ���� %��� �� �%� ���$� ��� +� �������

��� ��������

*��������� �� �������� �� ������� �%� ���� ���� �����#�$ ��� ���������� �����

N8�8� #� �%� ��������$� �� ������ �#���� %�� ���

����� N8�8� ��� � ��������� ��������$� �� ������� ���

������ ����#��� ����%��� �� ������ ���� �%� ������ ��

�%� ��#$#��� ����%�� ����� �#���

A8.1 105

Set Up Purchase Order Hold Information

Setting Up Purchase Order Hold Information

From Stock Based Procurement (G43A), enter 29

From Procurement System Setup (G43A41), choose Order Hold Information

>�� ��� ��� �� ����� �� %��� �� ������� #� ���� +�#�$ �������� %�� ����#$� � %��� ���� �� �� ������ �%� ���� ��� ��� ����� ��� �� ����� �%������ ���#� ��� ������ �%� %����

>�� ��� �� �� �%� #��#�#���� %��� ���� �%�� ��� #����� �� �#$� �� ���������% %��� ���� ��� #����#�� � �����#� ���� �� %���� /�� �?������ ��� �#$%� ���� � %��� ���� �� #����#�� ����%�� ����� �%�� �?���� +��$��� >�� �#$%� �� ������%�� %��� ���� �� #����#�� ����%�� ����� �%�� �?���� �%� ��?#��� ������������

>�� ��� ���#�� �%� ����� �%� # �����#+�� ��� ���#��#�$ ��� �����#�$ ������#� ���� �� ����� %���� >�� ��� ���#�� � ������ ��� ���% %��� ��������� �%�� #��#�#���� �%� 3��� �%� ������ ��� ������ �� ����� �� �%#�%�%� %��� ���� # �#$����

Before You Begin

� :��#�� �%�� ��� %��� �� �� %��� ���� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9 .7�

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1106

�� ��� �� ������� ��� ���� ����������

�� ����� 7��� *�������#��

&� �� ���#�� ��� ����� %��� ����� �������� �%� ������#�$ �#���<

� 2����%.1����

� 7��� ����

� )����#+�� 1����

Set Up Purchase Order Hold Information

A8.1 107

� ���� �%� ���� �����

!� �������� �%� ������#�$ �#���<

� 1�����

����� �����������

7��� ���� � ��� ���#��� ���� @��+�� 9 .7�A �%�� #����#�#� �%� ��

����� �� ������ �� %��� @��� �?������ ����#�� +��$��� ��

���$#� ������� ���� �?������A�

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

����� �%� 7��� ���� �%�� ��� ���� �� ���#�� #� �%� �#��

7��� ���� �#���� >�� ���#�� %��� ���� @��� ���#���

���� ��+�� 9 .7�A �� #����#�� �%� � ����#����� ����� ��

������ �� %����

����� ���% %��� ���� �%�� ��� ���� �� ���#�� #� �%� 7���

���� ������� �%# # � ��=�#��� �#��� �%�� ��� ��� �

��� ����� �%� ���� ����#��� �%� ����#��#�� ���� �%�

��� ���#��� ���� ��+�� 9 .7��

)����#+�� 1���� �%� ����� +��3 ���+�� �� �%� ����� �%�� #

�����#+�� ��� ���#��#�$ ��� �����#�$ ����� ������ ��

%����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1108

����� �����������

1����� � ��#� �� �%������� �%�� ��� ��� ����� +����� �%�

���� ������ � ��+��� *� �%� �#��#+��#�� ����� �%�

������ ����� ����##�� ���� ��� �%� ������ ��

%��� ������ ���� ��� �#�% ���� �� �%� ������ ���

������ �� ������ �%� ���� ��� ��� �#���� �%�

������ �� �%� ����� >�� %���� ��� ����� +���3

����%��� #� �%� �������

What You Should Know About

*����� �������� ����

�����

�%� ���� �#�� �������#����� �#$� +��$�� %��� ��

����� #� ��� �� �����#�$ ���#�� ��� ����%�� �����

����� ������#�$��� �%� ���� �#�� ��� �#$� � %��� ����

�� �� ����� #� ��� %��� ������� � %��� ���� ��� �%�

����#�� �� ����������� #������#��� >�� ��� ��������

�#$� ��� ��%�� %��� ���� �� ����%�� ������

��#���#� ��� %��� ���� ��% � ����� �#�#�� ����� �#�#��

��� �#�#� ���� �����#� �� ��� ����� �����

See Also

� ������� ���� �� )�"�� 5��"� *�+-060/

� ���� ��� ���� �� )�"�� 5��"� *�+-060/

� ������ � )�"�� 5��" #�"�� *�+-0.0/ #� �%� � ��� )�"�� % � ������3�"�

Processing Options for Order Hold Constants

Enter Branch ____________

A8.1 109

Set Up Landed Costs

Setting Up Landed Costs

From Stock Based Procurement (G43A), enter 29

From Procurement System Setup (G43A41), choose Landed Cost Revisions

4����� ��� ��� ��� �%�� �?���� �%� ����%�� ��#�� �� �� #���� �%�� ���$�������� ���#���� �#�% �%� �?������ ���#���� �%��$� �� �� ������ +�� �#$%���� +� ��� +��3�� ���� ����##��� ��� � ���

>�� ��� �#$� ������ ��� �� � ���#�#� #��� ��� +����%.����� �� �� � ��� ����@� $���� �� ������ ��� �� �%#�% ��� �#$� � ����A� ����� ��� ������ � �������� ��� ��� �#$� #� �� �� #�������� #���� � ����#��� � ����%�� ������ �� �����#� �#��� 2� �#$�#�$ ������ ���� ��� ��� 3��� ����3 �� �%� ������ ��� ������%�#�$ �� #����

%�� ��� �#$� ������ ��� �� �� #��� �� ��� ����� ��� ���#�� �%� ��������#����� ���% ������ ��� �� � ��� #��� +�#� >�� ��� ��� ������ ��� ��� �� #���+��� ��<

� � ��������$� �� �%� ��#� ��#��

� � ������ ������

� � ���#�#� ���� ����#��#�� +� �%� #���E ��#$%� �� ������

/�� ���% ������ ���� ��� ��� ���#��<

� �%� ������#�� ����

� �%� ����#�� �� �%#�% �%� ��� # ��#�

� �%� $������ ���$�� ��� ���� �� �%#�% ��� ����� �%� ���

>�� ��� ��� ���#��<

� %��%�� �� ����% �%� ��� �#�$ �%� :���%�� ����� ���$���

� %��%�� �� #������ �%� ��� #� #��� ��� ������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1110

�%� ���� ����%� ��� ������ ��� �%�� ����� �� � ����#� �#�� #� �%� ������#�$�����<

9� ����%� ��� ������ ��� �%�� ��� �#$��� �� �%� #���.+����% �� 4�������� )��##���

�� ����%� ��� � ��� ���� �%�� # �#$��� �� �%� ����#� �#���

(� ����%� ��� � ��� ���� �%�� # �#$��� �� �%� ����%�� ������

"� ����%� ��� � ��� ���� �#$��� �� �%� #��� ��� +����%.����� �� 2����%1���� *�������#���

�� ����%� ��� � ��� ���� �#$��� �� �%� #��� �� *��� 5���� *�������#���

>�� ������#�� �%�� �� ��� ������ ��� �� � ����#� �#��� /�� �?������ ��� ������ ������ ��� ���#�$ �%� ����#�� ������ �%� ����%�� ����% ������ �� � �����6����� ������

>�� ������#�� �� �%#�% ��#�� �%� ���� ��� ������ ��� �� � ����#� �#��� /���?������ ��� ��� ��� ������ ��� ���#�$ �%� ����#�� ������ �%� ����%������% ������ �� � � ����6����� ������

Before You Begin

� �� �� �%� ������ ��� ���� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9&.1�

� �� �� �%� ������ ��� ����� #� ��� ���#��� ���� ��+�� 9�.��

Set Up Landed Costs

A8.1 111

�� ��� �� ������ �����

�� 4����� ��� )��##��

&� �� ���#�� �%� ���� �� �%#�% �%� ������ ��� ������ �������� �%�������#�$ �#���<

� 4����� ��� )���

� �� ���#�� �%� #��� �� �%#�% �%� ������ ��� ������ �������� �%�������#�$ �#���<

� *��� 8��+��

� 2����%.1����

!� �� ���#�� ��������#�� ��� ���% ������ ���� �������� �%� ������#�$ �#���<

� 4����� ��� �����

� M �� ���

� 1�� ������

� )��� �#$%�

� )��� :�����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1112

9� �� ���#�� ���� ����#� ��� ���% ������ ���� �������� �%� ������#�$�#���<

� 2��� �� 4����

� ��� 0.4 @0������ 4��$�� ����$���A

� ��� /��� ����

� :���%��

� ��� �%�� ����

� *������ #� ;�#� ��� @>.8A

� ����#��

����� �����������

4����� ��� )��� � ��� ���#��� ���� @9&.1�A �%�� #��#���� �%� ������ ���

���� ��� �� #���� �%� ������ ��� ���� ������#��

����%�#�$ ��� �%�� �?���� �%� ������ ��#�� �� �� #����

��% � +��3�� ���� ����##��� ��� � ����%� >�� ��

�� ������ ��� ���� �� 4����� ��� )��##���

4����� ��� 4���� ;�� ���#��� ���� @��+�� 9�.��A ��#$���#�$ �� ���6��

���� �%# ���� ��� ���#�#� �%� �=����� �� �%� ���

���6�� ��� � ����#����� #��� �� $���� �� #����

M �� ��� 1�������$� �� �%� #���E ��#���� ����%�#�$ ��� �%�� �%�

���� ��� � � ������ ��� ��������� �� �%� +�� ���

�� �%� #��� � #��#����� �� � ����%�� ������

1�� ������ �� ������ �� +� ����� �� �%� #��#����� ��� �� �=��� �%�

����� ��� �������

)��� �#$%� �%� ���� ����#��#� �%� ���� ��� ��� �� �%# �#��� +� �%�

��#� ��#$%� ��� ���#�� ��� �� #�������� #��� �� ���������

� ������ ��� ����������

:����� �%� ���� ����#��#� �%� ���� ��� ��� �� �%# �#��� +� �%�

��#� ������ ��� ���#�� ��� �� #�������� #��� �� ���������

� ������ ��� ����������

2��� �� 4���� ;�� ���#��� ���� @��+�� 9�.��A ��#$���#�$ �%� +�# ��

��� ��� �� #���� *� ��� �� �%# ����� ��� ��� ���� ���

+��� �� � ����#�� ����� ������

Set Up Landed Costs

A8.1 113

����� �����������

0.4 ��� � ��� ���#��� ���� �%�� #����#�#� �%� 0.4 ����� �� ��

�%�� �%� ���� # ����%#�$ ��� �%� ������� �� �%#�% #�

�#�� ��� �%� �������#��� *� ��� �� ��� ���� �� ���#�� �

��� ����� ��� ��� ����� NNNN @���� ����#3A #� �%# �#����

�%� ��+�� �� �������#� �������#�$ *������#�� @��*A

����� ��� �� ������#�� ���� �� �������#� �����

������� ��� �%� *��������� 1���%��� ��� ��� �����

5���$����� ����� 0.4 ����$��#� �#$%� +� �#$��� �

������<

*8 � �#���� %#� �����

*8(� ������� �����

*8�� ���3 ���

�%� ���� ��� $������� �������#�$ ����#� +��� ���� �

#�$�� �������#��� � �� �?������ � #�$�� ��� �� � ���3

#��� ��� ��#$$�� �%� $������#�� �� �������#�$ ����#�

#�#��� �� �%��<

���J ���3 @��+#�A ?????�??�.) ���3 ��� @����#�A ?????�??1��#�$ ����$���< *8�� ���3 *�������� @��+#�A ?????�?? ���3 ��0 @����#�A ?????�??

���%��$% �%# �#��� # ���� �%�������� �%� ���� �� ����

�%� ��� ��� �%������� �� �%� ����$��� ��� �%� ���

�%������� �� �%� �������� ���� �� �#�� �%� ��*�

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

����� �%� ����� ��� �%� 0.4 ������� �� �%#�% ��� ���� ��

��� � ����#����� ������ ���� >�� �� ��* ��+�� 9!�� ���

9!'� �� ���#�� ������ ��� �������� >�� ��� �#$�

�#������� ������ ��� �� �#������� �������� /�� �?������

��� ��� ����� +��3���$� ��� ��������� ���� %��+�� ����

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1114

����� �����������

��� /��� ���� � ���� �%�� #��#���� ��� �� �%� ������#�$<

� %�� � ��������� ���� $�� #��� ������ �� � +#���� �����#��

� %�� � ����#�$ ��� $�� #��� ������ � ��=����� �� �%� ����#�$ ��� �� #���

� %�� � ���� �%����� # #� ������

�%� ������� # �%� ������� ���� ����� >�� ��� �����

������ ������#�� ���� � �%�� �%� ���� ���� ���

�����#�$ �%��$�� *��� �%�� ��� �� ���$�� ������#�� #�

�%� ������ ��� �#�� +� �������� ��� ����$�#D�� #� 1������

���#�$� %�� /���� �������� ��� �����#�� )�=�#������

1����#�$� �%� 5����#�� )�=�#������ 1����#�$ ����

������#�� ���#� ��������� +� ������#�#�� ����� ��� +�

�%� +#�� �� �����#�� ���##�� ������ ��� ���� �#���� ����

+��� �� �%� ������#�#�� ���� ��� ������

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

� ���� ��� ��� ����� �� �#�#� �%� #�������#�� �%�� �#�����

*� ��� ����� �%# �#��� +���3� �%� ���� �#����

#�������#�� ��� ��� �����

:���%�� @>.8A ���� #��#���#�$ �%��%�� �%� ������ ��� # �� +� �#������

���#�$ :���%�� 5���% �� ���� �%� ��#+�� ����� ��� �

������<

> � ����#�� ������ @/9!& &A # �������� ��� �%�

������ ��� ��� +� ����%���� #� �%� :���%��

5���% ���$���� �%� 4����� ��� ���� @4�8�A

�#��� #� �%� ����#�� ������ �#�� �����#� � ����� ��

8 � ����#�� ������ @/9!& &A # �������� +�� �%�

������ ��� # ��� ������� �� +� ����%���� #�

�%� :���%�� 5���% ���$���� �%� 4����� ���

���� @4�8�A �#��� #� �%� ����#�� ������ �#��

�����#� � ����� �� !� �%� ����#�� ������ #

������� #� �%� ����#�� # ��������

8���< ������� ����#� ��� �#�� ������� �%�� �%� ����� #

8� � � ������ ��� ��� ���� �%� 4����� ��� ��*E

@9!��.9!'�A ��#���� �� �%� ��� 0.4 �������� #� ����� ��

������ ��� �%� ����#��

Set Up Landed Costs

A8.1 115

����� �����������

��� �%�� ���� � ���� �%�� #��#���� ��� �� �%� ������#�$<

� %�� � ��������� ���� # �� ���$�� #� ������ ��� +#�� �� �����#��

� %�� � ����#�$ ��� # �� ���$�� #� ������ � ��=����� �� �%� ����#�$ ��� �� #���

� %�� � ���� �%����� # �� ���$�� ���#��

�%� ������� # �����+�� !& �� �%� ������� ���� ���#��� #�

�%� ���� �#��#����� ��� ������� �%��$� >���� >�� ���

����� ������ ������#�� ���� � �%�� �%� ���� ���� ���

�����#�$ �%��$�� *��� �%�� ��� �� ���$�� ������#�� #�

�%� ������ ��� �#�� +� �������� ��� ����$�#D�� #� 1������

���#�$� %�� /���� �������� ��� �����#�� )�=�#������

1����#�$� �%� 5����#�� )�=�#������ 1����#�$ ����

������#�� ���#� ��������� +� ������#�#�� ����� ��� +�

�%� +#�� �� �����#�� ���##�� ������ ��� ���� �#���� ����

+��� �� �%� ������#�#�� ���� ��� ������

*������ #� ;�#� ��� @>.8A *��#���� �%��%�� ��� ���� �%� ������ ��� �� +� ����� ��

�%� #���E ��#� ���� :��#� ����� ���<

> ��� �%� ������ ��� �� �%� ��#� ���

8 �� ��� ��� �%� ������ ��� �� �%� ��#� ���

����#�� �%� ����#�� ���� �%�� ��� ��� ����%�#�$ #��� ��

���#���

��������� ����� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

����� � ����#�� ����� ���+�� �%�� ��� 3��� �%�

����#�� ��� �%� ������ ���� >�� ��� �����#�� �%# �����

�%�� ��� ����#�� �%� #����

What You Should Know About

(� �%� 0.4 ��� ���� �#��� ������#�� �%� $������ ���$��

������� ��� �%#�% �%� ���� ������ ,������ ����#� ���

������ ���� >�� �� ��* ��+�� 9!�� ��� 9!'� �� ���#��

������ ��� ��������

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1116

Index

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1118

A8.1

Index

A

��*� ��� �������#� �������#�$ #������#��

�+��� ����%�� ����� ������ &�

�+��� ����#�� �����#�$� !"

�+��� ����%�� �����#�$� 9'

������� ���+��� �����#�$ ����#� �#�� +��

"

������� 1���+�� ����� �����#��%#� ��

1���%�� 5���$����� ����� &

���#�#�� ����� �#����� &&

�������#� �������#�$ #������#��

��� ������ ���� &��

��� ����#�� ����#�$� ''

��� ����#��� '�

��� ��? �#�+#�#�#�� ''

��� ���#����� � � '�

��� ����%��� '�

��� D��� +������ ��,������� &��

���������#�$ ��� 1���%�� 5���$������

'"

���3#�$ �#�%� '"

B

2���3�� ������ �#$�#�$ ��������� ����

���� &�&

C

�%��#�$ ����#�� ������ �� ����% �� ��

#���#��� (�

����#����� ����#� *�=�#�� ����� !�

����#����� *�=�#�� ����� !!

����#�����

�����#�$� !&

���#���� (

��� ����#��� ������� �#��#+��#��� !

���$�� ���� !&

���#��#�$� !

���3#�$ �#�%� !&

���

������� (� �"� &�'

���6#�� "

�������� "� 9(

���#���� ���� ��

��#$%��� �����$�� "� �

�����#�$ � ��������� ����%�� ���� �

����#�#���� ����%��� �"

�����#�$ ����#��� ����%�� ���� ����#��

������� "!

�����#�$ ��������� ����� &�&

�����#�$ ����%�� �#�$ #���#��� (!

D

����#� �#��

���#���� !

�����#�$ +� ������� ���+��� "

�����#�$ +� #��� ���+��� !

��#��#�$ ����%�� #�������#�� ���� '&

E

�����+�����

�����#�$� !&

���#���� (

��� ����#��� ������� �#��#+��#��� !

���$�� ���� !&

���#��#�$� !

���3#�$ �#�%� !&

����� 1���%�� ����� ����� 9� �

�����#�$ ����#� �#�� +� ������� ���+��� "

�����#�$ ����#� �#�� +� #��� ���+��� !

�����#�$ ������ ���� �"

�����#�$ ����%�� ����� ����#� #�������#���

!

�����#�$ ����%�� ����� %�����

#�������#��� &"

�����#�$ ����#�� #�������#��� 9&

�����#�$ ����#��� !'

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

�����#�$ �����#�$ ����#��� 9!

��������� ����#�� ���������� "9

F

/����� ����#�� ������ !�

/���

����#����� ����#� *�=�#��� !�

����#����� *�=�#��� !!

����� 1���%�� ������ 9� �

������� ����� 1������ �"

4����� ��� )��##��� &&&

4����� ��� �����#��� �'

5���% :���%�� �� ���� )���#��� ((

���� )���#�� +� ����#��� �

����� 7��� *�������#��� &�(

1���%�� ����� ����#�� 9� �

1���%�#�$ *�������#��� '

����6����� 4����� ���� �'

��������� )���� &�

:���%�� ������� ����� )��#��#+��#��� ��

:���%�� 4�$$#�$ ������ �(

I

*������� ����#�� ������ !"

*���#��

�����#�$ ����%�� �#�$� (!

�����#�$� ("� �(

��$$#�$ ��#�� �� ����#�#�$ $���� ��

��#��#�$ ��$$�� #�������#�� ���� �'

�����#�$ ���� ����#�� �� ����% ��� (�

*���� �����#�$ ����#� �#�� ���� !

J

������� ����#�

��� ����#��� 9�

��� ���#����� 9(� ��

��� ����%��� "'

������� ����� 1����� ����� �"

L

4����� ��� )��##�� ����� &&&

4����� ��� �����#�� ����� �'

4����� ���

�������#� �������#�$ #������#�� ����

&��� &&�

�����#�$ ����%�� ���� (�� "�� "(

���#���� (

�����#�$� 9�� �"

���#��#�$ ��� ����#� �#��� "

���#�$ ��� &�'

4��6#� ���� ���#���� "

4��$��� 1� ��� 1;� !&

4#�� ����� �#����� &�

4�$$�� :���%�� ����#� ������� �'

4�$$#�$ #���#�� ��#�� �� ����#�#�$ $����

��

4�$$#�$ #���#�� �� ������ ����#�#����

����%��� ��

M

5���% ���%�� ��� ����%��� ��

5���% :���%�� �� ���� )���#�� ����� ((

5���% :���%�� �� ���� )���#���

�����#�$ ���#��� "�

5���%#�$ ����#�� �� #���#�� �� ������

����%��� (!

5��� ���#�������� "

5���#6��������

��� ������ ���� (&

��� ����%��� "�

5���#��� ������� �#��#+��#��

����#����� ���� !

�����#�$ ����%�� ��� ����#� �#�� �#�%� (9

O

���� )���#�� +� ����#��� �����#�$

���#��� ��

���� )���#�� +� ����#�� ����� �

����� ���#�#�� ����� ��� ���#�#�� ����

����� 7��� �������� �����#�$ ���#���

&��

����� 7��� *�������#�� ����� &�(

Index

A8.1

����� %���� ���#�$ ��� &��

����� �#�� ����� ��� 4#�� ����

������ ��� 1���%�� �����

P

1� ���$��� !&

1��#�$� ����%��� "'

1��#�$ ����#��� 9"

1�#��#�$ ��$$�� #���#�� #�������#��� �'

1�#��#�$ ���� ����%�� #�������#�� +�

����#��� '

1�#��#�$ ����#�� +������� '9

1�#��#�$ ����%�� ������ ��� ����#��� '!

1�#��#�$ ����%�� #�������#��� '&

1�#��#�$ ����%�� #�������#�� +� ����#� �#���

'&

1����#�$ ���#��

5���% :���%�� �� ���� )���#��� "�

���� )���#�� +� ����#��� ��

����� 7��� �������� &��

)���#���.:���%���� ���� )������ '

1����#�$ ������ �����#��� �

1���������� ���%��� �

1���������� ����� ����%�#�$ ���%���

1��$��� ��� *�

1�9&�� @������� ����%�� �����A� �(

1�9&��& @,������ ����� ������A� �"

1�9 �� @����%�� ,������ �����

���#��#+��#��A� ��

1�9!�� @�������.����+�� ����%��

,������ ������A� �!

19� !� @����#����� #�=�#��A� !!

19� !� @����#����� ����#� #�=�#��A�

!�

19& '& @������ ��� ���##��A� &&&

19 �'� @����� %��� #�������#��A� &�(

19!�&& @����%�#�$ #�������#��A� '

19!&& @����%�� ����� ����#�

#�������#��A� 9� �

19!&9 @����% ����%�� �� ���� ����#��A�

((

19! &9 @���� ����#��A� �

19! &9 @����6����� ������ ���A� �'

19! @��������� ����A� &�

19! '& @������ ��� �����#��A� �'

19"�9& � ��������� ����#�� ���������� "9

)�9(� � ����#�� �����#� '!

)9!9& � ����#��.����%�� ����� '&

)9!9 &� ����%�� ����� ����#� +�

����#��� '�

)9!9 �� ��$$�� ����%�� ����#�� �'

)9!9��� ����#��� ��� ����%����

������#�#��#�� ������� '!

1; ���$��� !&

1���%�� 5���$����� ����� ��������

����� ��� �������� �

1���%�� ����� ����#� +� ����#�� �������

'�

1���%�� ����� ����#� ����� 9� �

1���%�� ����� ����#� #�������#��

�#����� &�

�����#�$� !

1���%�� ����� %����� #�������#��

�#����� &�

�����#�$� &"

1���%�� ����� �����#�$ ������ �

1���%�� �����

�����#�$ ����#� #�������#�� ���� !

�����#�$ %����� #�������#�� ���� &"

����#�#�$� ��� )���#��

����3#�$ ����#����� ��� �����+�����

���� !&

1���%�� ����#���� �#����� !�

1���%�#�$

���#�������� "

��� #��������� �

���%��� �

�� �%� $������ ���$��� (

1���%�#�$ *�������#�� ����� '

1���%�#�$ ����� (

1���%�#�$ �� ������� ����+��

�����#��%#�� &

R

)���#�� ����#�$

�������#� �������#�$ #������#�� ���� ''

�����#�$ ����#��� 99

)���#��

�#$�#�$ ��������� ���� ���� &�&

�������#� �������#�$ #������#�� ���� '�

������#�$� 9

���#�$ �%� +������ ��� 9

�����#�$� !'

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

������� !�

#�������� !"

,������ ����#� ���� 9�

����%#�$ �� #���#�� �� ������ ����%���

(!

�������#�$ ����#��� 9

���#�$� 9"

��#��#�$ ���� ����%�� #�������#�� ����

'

�����#�$� 9!

���#��#�$ ����� �&

)���#��.:���%�� ���� ������� '&

)���#��� 8�� :���%���� )�����#�#��#��

������� '!

)���#���.:���%���� ���� )������

�����#�$ ���#��� '

)���#���� ��� 1���%�� ����#���

)����� ��� )�����#�$ #���#�� ��,������

)�����

�.1 :���%�� �������� �!

��������� )���#�� ���������� "9

4�$$�� :���%�� ����#�� �'

1���%�� ����� ����#� +� ����#��� '�

)���#��.:���%�� ����� '&

)���#��� 8�� :���%���� )�����#�#��#���

'!

����#�� �����#� '!

)�=�##�#��� �#$�#�$ ��������� ���� ����

&�&

)����#�$

����#��� 9!

����%��� (�

)��#��#�$ ��� ���#�$ ,������ ����#� ���

����%�� �������#��� "'

)��#��#�$ ����#����� #�������#��� !

)��#��#�$ ,������ ����#� ��� ����#��� 9�

)��#��#�$ ���� ����#��� �&

S

���#�$ �� �������#� �������#�$

#������#��� '"

���#�$ �� ������ ���� &�'

���#�$ �� ����%�� ����� %��� #�������#���

&��

����6����� 4����� ��� ����� �'

������� ���

���#���� "

���#����� 9(

����#�� �����# ������� '!

����#��

��#��#�$ +������ +�� '9

��#��#�$ ����%�� ������ ���� '!

���� #���$���#��� �����#��� &

T

��? #�������#��� ��� ����%��� ('

��?�� �������#� �������#�$ #������#��

���� ''

��������� ����� �����#�$� &�&

��������� )��� ����� &�

U

;��������#�$ ��* ��� �%� 1���%��

5���$����� ����� '"

;�� ���#��� ���� �#�

%��� ���� @9 .7�A� &��

������ ��� ����� @9&.��A� &&�

������ ��� ���� @9&.1�A� &&�

V

:��#����

��� ������ ���� ��

��� ������� ���� 9(

��� ��#$%��� �����$� ���� �

:��#��#�$ �%�� ����%�� ������ +������� �!

:���%��

������#�$ ����#� �#�� ���� ��� ('

���#�$ ����#� �#�� ���� ��� ('

����% ���%��� ��

:���%�� ������� ����� )��#��#+��#�� �����

��

:���%�� 4�$$#�$ ����� ����� �(

:���%��

���#�$ ��� ����%�� ����� ����#� �#��

���� ('

�������#�$ ����#� �#�� �?���� �� �������

(9

�#$�#�$ ��������� ���� ���� &�&

�������#� �������#�$ #������#�� ���� '�

Index

A8.1

�����#�$ ��� ������ ���� (�� "�

�����#�$ ���� ����#�#���� ����%��� �"

�����#�$ ����#�#����� ��

�����#�$ �#�$ #���#��� (!

�����#�$ �#�$ ����#�� ������� "!

������� ����� ���� "�

,������ ����#� ���� "'

����%#�$ #��#�#���� ����#�� ������ ��

#���#�� �� ������� (�

��#��#�$ #�������#�� �+���� '&

�����#�$� (�� ""

W

�#$%��� �����$� ���� ���#���� "

��3#�$ �#�% ����#����� ���

�����+������ !&

��3#�$ �#�% ,������ ����#� ��� ����#��

�������#��� 9�

��3#�$ �#�% ,������ ����#� ��� ����%��

�������#��� "'

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

Notes

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Notes

A8.1

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Notes

A8.1

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Notes

A8.1

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

Exercises

WorldSoftware Procurement for Accounts Payable A8.1

A8.1

Procurement for Accounts Payable Exercises

Table of Contents

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98J.D. Edwards Confidential

������������� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� ������������������������ �����������������������������������������������������������������

���������� �� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������!��������������"�������������� ����� ��������������������������������������������������������������������������������������� !������������"��������� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������#

$������%������&���'���"���� �������������������������������������������������������������������������������������������������(���������$������%������&���'���������� �� ����������������������������������������������������������������������������(���������)���*������$���� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������"������%��������������������� ����� ������������������������������������������������������

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98J.D. Edwards Confidential

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

J.D. Edwards Confidential 1

Enter Purchase Order Detail Information

Exercise: Enter Purchase Orders for Stock Items

BeforeYou Begin��������������+��'� �����������������'�������������������������

Steps to Complete the Exercise�� ,���������� ���������%���������-������.,/0��1������������ ����

2������������������

3� ��������������+��'������������������� ������0�0������0�0!�

Field Value

4����� �������� $

4���)��� $

�� ,��������������� �������������'������.,0�)��1���������������������� ������

0� �������+�� �����������������'������������������������5���5���+��&����������+��'�"������������� ������������������������

Field Value

6���7����� �/

��������� /87�/7(9.�������'�����������������1

��:������7�������� /#7�!7(9

.������-�������������5����������� ��� ��"�����1

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

2 J.D. Edwards Confidential

Supplier Item Qty G/L DateLanded

CostOrder

Number

0�0� 4�//� !/ $��'����/87�/7(9

4�//3 !/

0�0! 2//� �// $��'����/87�/7(9

�2�

2//3 �//

2//� �//

���������������3�����������������������4��"��+������������;� �����<9���������������������������-������������������

!� ��:����������������� ����������������'���� ������������������������

8� �����������������"��+���� �������������������������

#� )����������������������"��+��������������������������

9� ������<8����"��+���� �����������-�

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

J.D. Edwards Confidential 3

Exercise: Enter Purchase Orders for Non–Stock Items

Business Purpose��������������+��'� �����������������'�����������������������������4����������������������"����

Steps to Complete the Exercise�� ,������������������ ���������'������.,0�6��1���������������

������� ������

3� ��������������� �����������;�+�����������"�������'����"����

Field Value

6���7����� �/

��������� /87�/7(9

,7*����� /87�/7(9

�� ���� =����5���������"���.������<���������� ������������������������5��1

��:����������� /#7�!7(9

)��������5�� (�98/!

��������5�� )�%��4����,

>������- �

&����$��� 0;///�//

������-�������������5�����???????????????????????

�� ��������������� �����������;�+���������@�������������"����

Field Value

Branch/Plant 30

Order Date 06/30/98

G/L Date 06/30/98

Supplier Venus Universal Supply

��:����������� /#73(7(9

)��������5�� (�9#3/

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

4 J.D. Edwards Confidential

��������5�� A)��4 ��)*

>������- �

&����$��� �;!#!�//

������-�������������5�����???????????????????????

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

J.D. Edwards Confidential 5

Enter Receipts

Exercises: Receive Stock Purchase Orders

Business Purpose���������� ���������� �������������.����������1�-����������������� ��"������������

Steps toComplete the Exercise�� <�������������� �������������'������.,0�)��1;�����������

���� ���5-�� �

3� ��:��������-���������� ������������

�� ��������������+��'�������������

Field Value

,7*����� /#7��7(9

����"������� /#7�!7(9

0� ������������ ��������� ������������

• ������ ����'���� ����5����0#8�03���������� �����������������

• ����"�������������� �����-

• ���������������5- �������*������$����+����+

• ��:��������-���� ���������������5��

����������B�?????????????????

C-����+-����B�??????????????????????????????????????

!� ��:��������-���������� ������������

8� ��������������+��'�������������

Field Value

G/L Date 07/31/98

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

6 J.D. Edwards Confidential

Received Date 07/15/98

#� ������������ ��������� ������������

• ����"��������������3��� �����-

• ����"����:������-����#!��������������������������������'�:������-�

• ���������������������������5���+�

=��5���<����??????????????????????

6������'��<����????????????????????

• ����"�����������������

9� ,������������ ���2����'�����������'������.,0�)�!1�����������"��+�,7*����� ���A�������

(� ��"��+�-�������� ��5�����

�/� ) ��"������ ����-����5����

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

J.D. Edwards Confidential 7

Exercises: Reverse Receipts

Business Purpose ������-�������� ���������������&�����������+��'���� ������������������ ��

Steps to Complete the Exercise�� <�������������� �������������'������.,0�)��1;�����������

���� ���5-�� �

3� ��:��������-���������� ������������.�����5������������D�����������"�������1�

�� ��"������������ ����������4�//3�����'���,7*���������#7��7(9�

0� ����"����:������-����3!�����'������� ����������#7�!7(9��*��"������������'�:������-�� ����������"������������������

!� ��"��+����� �������5���

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

8 J.D. Edwards Confidential

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

J.D. Edwards Confidential 9

Create Vouchers Using Invoices

Exercise: Create Vouchers Using Stock Receipts

Business Purpose$������"����������-��������� �����������������'����2���%������� ������� ��� ��'����

Steps to Complete the Exercise�� ,������������ ���2����'�����������'������.,0�)�!1�����������2��

%�������� ������� ��

3� ��:��������-���������� ������������

�� ��������������+��'�������������

Field Value

��"�������5�� 63�0#�//�

��"�������� /#7�97(9

,7*����� /#7��7(9

0� ������<0������"��+������ ����������������������������������

!� �������������� ���������������5���������������������������������"����

���������"��������5�������'�����????????????????

8� ��:��������-�������������5����'��������'���2���4- ��3�.��� �����<(1�

• ������<�/����"��+����"�����-���������

• ������<���������������2���%�������� ������� �

• ������<������"��+����@���������������-���������

• ������<33�����������������

#� ��:��������-���������� �����������

• ������������������������������5������"����� ������-

9� ��������������+��'������������������������"�����������������������

Field Value

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

10 J.D. Edwards Confidential

��"�������5�� �30�E$

��"�������� /#7��7(9

,7*����� /#7337(9

(� ����������� ��������5�����������������������

�� ��������5���������5���������?????????????????

�� ��������5�������5������'��������???????????????

�/� �������������� ����������������������������������������������������"����

���������"��������5�������'�����????????????????

��� ��:������������� ��������������5������������������������+��'����"�����

Field Value

��"�������5�� �30($

��"�������� /#7�97(9

���������"��������5�������'�����????????????????

12. ��:������������� ������������5������'����������������������+��'���"�����

Field Value

��"�������5�� ��3�0�

��"�������� /#7�97(9

���������"��������5�������'�����????????????????

��� ������<�/�������:�����������������"�������������������������������� ������

• ������<������"��+����@���������������������

• ���������� ���������������������������������������������� ����

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

J.D. Edwards Confidential 11

Exercise: Add Landed Costs

Business Purpose)������������������������ ������+����"��������5�����������

Steps to Complete the Exercise�� <����������� ���2����'�����������'������.,0�)�!1;������2��

%�������� ������� ��

3� ��:�����������"�����-��������������-���������� ������������.�����5�����������2���4- ��31�

�� 4- ����������)�����$�������������� ��������������"�������"������4��-�����+�������������� �� �����������������5��������������������)��������-�5����-������

0� <����������� ���2����'�����������'������.,0�)�!1;�����������)�����*������$����

!� ��:��������-���������� �������������4- ����������+��'�

Field Value

�����.����������1 �

$���������.<01 �2�

,7*����� /#7��7(9

������������������*������$��������������� �����������������

8� $��������"������������ ������������+�������������������'�2��%�������� ������� ��

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

12 J.D. Edwards Confidential

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

J.D. Edwards Confidential 13

Exercise: Receive and Voucher Non–Stock Purchase Orders

Business Purpose����"������"����� �����������������'�������������� ���������'�����.,0�6��1�

Steps to Complete the Exercise�� ,������������������ ���������'������.,0�6��1��������������"�

����%������ ��

3� ��:��������-������������������� ������������������������������+��'������������

Field Value

��"�������5�� 60!�3#

��"�������� /#7�97(9

,7*����� /#7��7(9

��-������������.<01 )�"�������'

�� 2���������������������������"���������������"�����

���������"��������5�������'�����????????????????

0� ��:�����������"��������5���.�����5�����������������- ��31�

!� ������<�/������"��+����"�����

8� ������<��������"��+����@���������������

#� ��:��������-������������������� ������������������������������+��'������������

Procurement for Accounts Payable Exercises

X_A81FEF019805.DOC 09/15/98

14 J.D. Edwards Confidential

Field Value

��"�������5�� #09(�3

��"�������� /#7337(9

,7*����� /#7��7(9

��-������������.<01 $������'����"���

9� 2���������������������������"���������������"�����

���������"��������5�������'�����????????????????

(� ��:�����������"��������5���

�/� ������<�/������"��+����"������������

��� ������<��������"��+����@���������������

top related