presentasjonsteknikk og powerpoint

Presentasjonsteknikk og kommunikasjonAtle Kristensen, UiNatle.kristensen@uin.no

★Det begynner med deg selv...

Kroppsspråket

Kroppsspråket

• Har du opplevd en slik samtale før, hvor kroppsspråket forteller noe annet enn det som blir sagt?

• Har du noen gang fått et av disse falske smilene som nesten kommer i lysets hastighet?

• Har noen prøvd å overbevise deg om en ting, selv om både øynene og nervøsiteten forteller deg noe annet?

• Kroppsspråk viser til ikke-verbal kommunikasjon som ansiktsuttrykk, kroppens bevegelser, holdning og bevegelse med hender, armer og fingre.

• Det har en betydning og innvirkning på hva som blir sagt. Det forteller motparten hva du egentlig sier.

• Ord og tonen i stemmen din skal være i harmoni med kroppsspråket ditt. Disse tre tingene må stemme overens for å få en meningsfylt ikke-verbal tale.

• Når disse tre elementene i ansikt - til -ansikt kommunikasjon støtter hverandre vil kroppspråket formidle mesteparten av meldingen.

Hvordan kroppsspråk kan forbedres

• Hold opp hodet, oppretthold god øyekontakt, men ikke stirre.

• Hold et rolig tempo, både i snakking og i bevegelsene dine.

• Slapp av, og fokuser på dine bevegelser.

• Sitt eller stå rett.

• oppriktig smil og latter.

• Ha en positiv, åpen og avslappet holdning

Negativt kroppsspråk

• Stadig kontroll av hvor mange klokken er eller sjekk av fingernegler, er ett sterkt tegn på kjedsomhet.

• Plukking på klærne eller det og se nedover folk gir signaler på at du ikke godkjenner deres ideer og / eller føler deg urolig for å si din ærlige mening.

• Å la hånden stryke over haken mens du ser på noen, kan gi noen signaler om at du forhåndsdømmer deres beslutninger.

• Mysing med øynene kan gi signaler til noen om at du ikke liker dem eller deres ideer.

• Falskt smil er et annet tegn på bedrag. Et ekte smil rynker hjørnene på øynene og endrer hele ansiktsuttrykket.

• Å lene seg unna noen man liker er et tegn på at man kjeder seg eller blir distrahert. Folk lener seg vanligvis mot folk de liker, og lener seg bort fra dem man misliker.

• Å ikke se direkte på personen du snakker med, indikerer en viss grad av ubehag eller manglende interesse.

• Det å krysse armene er tegn på defensiv motstand eller selvopptatthet.

• Å vise en svak holdning gir negative meldinger.

Voksen - kommunikasjon

• Unngå ”lærerrollen”• Signaliser: ”Jeg er ok – du er ok”

Voksen - kommunikasjon• Ha respekt og ydmykhet overfor dine tilhørere,

og du vinner deres respekt.• Vær ikke arrogant eller irettesettende.• Bruk ”voksendelen” i din personlighet, ispedd

en passe dose av ”barnedelen”• Du dekker både fakta- og følelsesverden.

Tre tips for kroppsspråket

Forberedelser til foredraget

Hvem er målgruppa?

• Tilpasse til målgruppen– Alder– Kjønn– Små eller store grupper

Gode råd• Møt deltakerne i deres verden ved å vite mest

mulig om deres hverdag.• Du oppnår trygghet og respekt• Budskapet når fram til deltakerne, de

engasjeres• Ta hensyn til alder og bakgrunn• Bruk et forståelig språk• Kle deg etter anledning og sted.

• Involver deltakerne• Takt og tone• Sminke og smykker• Personlig hygiene

Bruk av tilpassede eksempler

• Forklarer og begrunner påstandene du framsetter.– Relater til hverdagen (fra det kjente til det ukjente)– Bransjerelatert– Gjør eksempler til selvopplevde– Bruk eksempler du får fra deltakerne.– Eksempler skal understreke og belyse, trenger ikke

å være morsomme hele tiden…

Oppsummert – eksempler.• Eksempler forklarer teori; for å belyse og

understreke• Tilhørerne vil involveres og kunnskapen vil huskes

bedre.• Eksemplene skal være fra deltakernes verden• Ha en ”base” av eksempler som du tilpasser

forskjellige målgrupper.• Bruk deg selv som eksempel.• Forbered eksemplene grundig.

Humor

Humor

• Skaper en positiv stemning.

• Bruk hjelpemidler

• Ha respekt for andre.

Spøk ikke med:

– Rase– Handicap– Religion– Kjønn – Sex – Sykdom– Død – Alkohol

Hva kan jeg spøke med?

• Først og fremst deg selv!• Gode historier du har hørt fra andre.• Bruk pauser for å gi tilhørerne mulighet til å

både det du sier og til å le.

Oppsummert

• Humor skaper en god stemning• Vi husker bedre det som er overdrevet og

utbrodert• Morsomme episoder skal underbygge og

forklare det du sier.• Bruk ikke historier som er sårende for andre.• Vær selv den ”dumme” i eksemplene.• Bruk pauser for å få effekt.

Nervøsitet

Nervøsitet

Mental forberedelse – få sommerfuglene til å fly i formasjon…

• Holdinger.• ”Brain-power”• Selvtillit og egenutvikling• Den fødte taler / naturtalent

Tips til forbedring

• Forbered deg mentalt, og ha en positiv innstilling til deltakerne.

• Den holdning du har til oppgaven avgjør resultatet.

• Hev selvtilliten ved å ta utfordringer.• Alle har et potensiale og muligheter for

egenutvikling.• ”Øving gjør mester!”

Nervøsitet og stress Hva er folk mest redde for:

En undersøkelse i Times Magazin:

1. Tale i en forsamling

2. Krig og naturkatastrofer

3. Sykdom

4. Edderkopper og andre insekter.

5. Slanger og andre krypdyr

6. Økonomisk ruin.

7. Døden

Sceneskrekk

• Dette er helt normalt og forsvinner aldri helt for de fleste.

• Fint å ha noen ”sommerfugler i magen”

• «The mind is a wonderful thing, it starts working the minute you’re born and never stops until you get up to speak in public.»

Engelsk foredragsholder

To hovedgrunner til nervøsitet

1. Situasjonen er ukjent

2. Du er redd for å glemme hva du skal si.

Hva gjør vi?

• Trening

• Tenk positivt.

• Ha gode notater.

• Spontanitet.

• Vær forberedt!

Motvirk stress

• Pust dypt og rolig.

• Pass på å ha løse klær.

• Hold deg i god form – tren.

• Ha god orden i foiler, manus, tider, etc.

• Tenk gjennom de ulike sekvensene.

Forstyrrelser fra utenforliggende elementer.

• Teknisk – ta en pause, få det ordnet, gå videre.• Avbrudd av andre – det kan være viktig, vis

respekt.• Pratmakeren – deltakeren som avbryter hele

tiden.• Å miste tråden – har du notatene dine er

problemet løst.

Tre tips for den nervøse

Oppsummert.

– Vær godt forberedt

– Hold mange presentasjoner

– Varm opp mentalt: tenk positivt

– Varm fysisk: reduser stress

– Vær godt forberedt: manus i stikkordsform

– Sørg for at alt praktisk fungerer før du begynner

Manuskript

Manuskript

• To måter:

– Matrise

– Mindmap

Først: Brainstorm

• Gir mange idéer.• Bruk gjerne post-it lapper• Sortering og gruppering av idéer gir system• Finn hovedpunkter, lag konklusjoner, det gir

klare budskap.• Bruk nøkkelord, skriv med store bokstaver.• Bygg etter prinsippet: – Innledning, hoveddel, avslutning.

Idé-fasen

Sortering

Matrise

Matrise

Mindmap

FreeMind

Oppbygging av foredraget i tre enkle punkter

1.Innledning • Et sitat – husk fra hvem. • En anekdote• En avisartikkel – les gjerne opp• En undersøkelse – gjerne grafer• En uttalelse som vekker nysgjerrighet• En overraskende påstand – gjerne litt provoserende• Et spørsmål• Eller du kan begynne rett på emnet ditt.

2.Hoveddel• Gå gjennom hovedpunktene i logisk rekkefølge– Eks: utfordring, resarch på temaet

• Delkonklusjoner– Hvorfor sier du det du sier?

– Hjelp publikum fremover.

• (research fortalte oss at…, gjennom brainstormingen kom vi fram til …, osv)

– Vær overbevisende og tillitsvekkende – ærlig!

– Vær troverdig!

Argumentasjon • Vær forberedt. Kjenn fakta.• Vær overbevisende og tillitsvekkende – ærlig! • Vær troverdig!• Utdype fordelene ved å velge ditt produkt/dine

tjenester • La tilhørerne selv forstå hvorfor din løsning er unik• Aldri kritiser andres løsninger/produkter• Åpne spørsmål: hva, hvem, hvordan • Vær positiv! Ingen problemer, kun utfordringer!

3.Avslutning

• Like lang som innledningen• Oppsummer innledningen• Fortell dem hva de har fått vite i dag – av deg– Oppsummer (som vi har sett…)

– Konkluder (Problemet er løst …, og annet positiv som du kommer på…)

– Bevingede ord

Oppsummert• Si hva du skal si, si det, og si hva du har sagt.

• Lær innledning og avslutning utenat.

• Veksle mellom teori og eksempler, fakta og følelser.

• Hjelpemidler er kun hjelpemidler, bruk dem med vett.

• Involver deltakerne.

Viktigst av alt

• Tro på det du sier!

• Tro på deg selv!

Spørsmål - hvordan takler vi disse?

Råd om hvordan du takler spørsmål

• Bestem når du vil motta spørsmål og si fra om det i begynnelsen av innlegget.

• Spørsmål involverer og kan skape dialog• Ha et åpent kroppsspråk.• Styr spørsmålene – pass på sidespor de tar for lang

tid.• Gjør det til en regel å svare kort og greit på det du

blir spurt om – ikke utbroder.• Svar hele gruppen.

Gjengangere og vanskelige spørsmål

1. Spørsmål som kommer ofte kan du selv svare på.2. Spørsmål som viser at tilhøreren er uenig med deg.3. Spørsmål du ikke kan svare på.4. Dumme spørsmål.5. Hypotetiske spørsmål.6. Omfattende spørsmål.7. Hvis ingen har spørsmål8. Konklusjon

Hvordan takler vi kritikk?

Tåler du kritikk?• Kritikk blir ofte oppfattet som negativt. Hvorfor det

er slik, kan være fordi det samfunnet vi lever i har et generelt negativt syn på tilværelsen.

• Nyhetsbildet gir en pekepinn på akkurat det; det flommer over av negative hendelser når vi ser på dagsrevyen.

• Men vi må skille mellom negativ kritikk og konstruktiv negativ kritikk. Det er viktig å finne ut av hva slags kritikk vi står ovenfor før vi tar den til etterretning.

Konstruktiv eller bare negativ? Hvem er avsenderen.

• Er det en person med en sunn holdning til livet generelt.

• Er det en person som er ute etter å manipulere andre for å føle seg bedre selv?

• Har den personen et generelt positivt syn på livet?

• Er det en person som er negativ til det meste?• Er det en person som faktisk vil vårt beste, eller

er det en som ikke liker oss for den vi er?

Hjelp til å takle kritikk• Tillat deg selv å få en reaksjon når du får

negativ kritikk.

• Får du skriftlig tilbakemelding har du enda lengre tid på å ta en avgjørelse. Benytt tiden godt..

• Forsøk å ha en generell positiv holdning til det som skjer rundt deg. Se an kritikken, men fokuser på det positive i det som blir sagt.

• Når du får konstruktiv kritikk, si “takk”, og vær vennlig. Du skal være glad for at noen gidder å bry seg..

• Ta den konstruktive negative kritikken til etterretning og endre atferd.

• Hev deg over din egen stahet, og se på kritikken som en unik mulighet for deg selv til å bli bedre.

• Når du får positiv kritikk, ta det som et signal på at du har gjort noe riktig. Gi deg selv en klapp på skulderen, og belønn deg selv med en brus!

Hjelpemidler

PowerPoint

Oppgave

• Du skal lage en presentasjon i PowerPoint der du presenterer et emne. Det kan være noe du spesielt interesserer deg for, eller du kan besøke f.eks Visitbodo.com og finne et emne.

• Presentasjonen må bestå av mer enn 6 slides.

• Du kan bli trukket ut til å presentere, så vær forberedt!

Tips

• Stikkordsform i presentasjonen din

• Stol på kunnskapen din! Den er bærende for presentasjonen

• Vær trygg på teknikken

• Øv gjerne i forkant

Vi forsøker en oppsummering

Praktiske hensyn

• Teknisk utstyr; videokanon, lap-top, film • Mobiltelefon• Utforming av rom – hvordan er forsamlingen plassert?• Bruk av powerpoint presentasjoner

Sjekkliste / kort oppsummering

• Det er du som har ansvaret for at alt skal gå bra. Vær ute i god tid, så får du tid til å gjøre praktiske forberedelser samtidig som du mentalt innstiller deg på dagen.

• Det å snakke foran en forsamling dreier seg om det samme som all annen formidling av informasjon: Kommunikasjon.

• Det som gjør det å snakke foran en forsamling så spesielt, er at all oppmerksomhet er rettet mot deg der og da. Du er midtpunktet!

Husk:• Ordvalg og stemmebruk

• Husk hva du skal si

• Være engasjert og motiverende

• Kroppsspråket ditt

• Øyekontakt

• Smil

• Oppfør deg naturlig og avslappet.

Før presentasjonen

• Forberedelse

• Finn en modell

• Pusteteknikk og visualisering

• Tenk positivt og varm opp

Posivite affirmasjoner som du skal gjenta for deg selv:

• Du er flink!• Du klarer dette!• Tilhørerne gleder seg til å høre på deg!• Kom igjen nå!• Go for it!• osv….

Under presentasjonen

• Bruk notater• Finn en tilhører du bruker som “støtte”• Kroppsholdning• Øyekontakt• Stemmevolum• Snakk tydelig og relativt sakte

• Få en god flyt i hele fremføringen• Legg inn små pauser• Vær ydmyk – gjør rom for innspill• Fatt deg i korthet ved taler

Etter presentasjonen• Etter du er ferdig med fremførelsen, tar du deg tid

til å evaluere deg selv.

• Hvordan gikk det? Hva gikk bra? Hva gikk dårlig?

• Tenk gjennom seansen. Ha gjerne noen kjente som kan gi deg tilbakemelding, og sørg for at kritikken er ærlig.

• Hvis du ikke har kjente som kan hjelpe deg, kan du jo bruke et videokamera som du setter opp på stativ et sted hvor et ikke forstyrrer. Film hele eller deler av fremførelsen. Det vil gi deg nyttig informasjon om deg selv.

Du har det i deg!

• Det som hindrer deg i å snakke foran en forsamling er frykt.

• Kunsten å snakke foran en forsamling handler om å øve. Jo mer du øver, jo bedre vil du prestere.

• Evaluering av kurset: • http://tiny.cc/8c99w

• Presentasjonen kan du laste ned eller se på:• http://

www.slideshare.net/atlekr/presentasjonsteknikk-og-powerpoint

Takk for meg!