pisano poslovno komuniciranje-word
Post on 25-Jul-2015
3.130 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u OsijekuOdjel za matematiku
Preddiplomski studij matematike
Seminarski rad iz predmetaUredsko poslovanje
Naslov rada:Pisano poslovno komuniciranje
Studenti:Kristina Mataija, broj indeksa 598
Monika Pavin, broj indeksa 541
Osijek, prosinac 2007.
Sadržaj:1. Uvod........................................................................................................................................32. Funkcije i značaj dopisa:........................................................................................................33. Prednosti pisane poslovne komunikacije................................................................................44. Nedostaci pisane poslovne komunikacije...............................................................................45. Dijelovi poslovnog pisma:......................................................................................................46. Oblikovanje poslovnih dopisa.................................................................................................67. Poslovna pisma su:..................................................................................................................98. Prigodne poslovne komunikacije............................................................................................99. Dopisi u rješavanju poteškoća u pisanoj poslovnoj komunikaciji........................................1010. Načini razmjene pisane poslovne komunikacije.................................................................1011. Zaključak.............................................................................................................................1112. Literatura.............................................................................................................................12
2
1. Uvod
• Komunikacija-(lat.communicatis=priopćavanje, pružanje i primanje informacija)• Izgled, oblik, sadržaj poslovnih komunikacija tijekom vremena podliježe promjenama• Sudionici korespodencije ili dopisivanja su:
1. KORESPONDENT- u poslovnom dopisivanju osoba koja obavlja dopisivanje
2. ADRESANT- pošiljatelj (pravna ili fizička osoba koja šalje pismo)
3. ADRESAT- primatelj (pravna ili fizička osoba koja prima pismo)
Poslovni se stil pisanja razlikuje od književnoga po tome što sadrži izraze trgovački uzamci i običaja, gospodarske, pravne i ostale nazive poslovanja
Poslovne komunikacije dijelimo prema:a) tehnici pisanja ( na pisaćem stroju ili osobnom računalu; tiskanice se ispunjavaju
rukom)b) vanjskom izgledu ( komunikacija može imati oblik pisma, dopisnice, brzojava,
telefaxa, tiskanice, elektronočke pošte, web stranice)c) broju čitatelja ( individualne i programirane komunikacije)d) gospodarskoj djelatnosti ( industrijske, trgovačke, ugostiteljske, obrtničke,
bankovne, prevozničke, turističke itd.)
2. Funkcije i značaj dopisa:
1) Omogućuje uspostavljanje i održavanje poslovnih veza ( komunikacija se brzo prenosi na sve udaljenosti; putem njih poslovni partneri sporazumijevaju se o kupnji, prodaji, prevozu, plaćanju i slično)
2) Predstavlja trgovačko društvo( poduzeće)- zato mora biti besprijekorno i uredno oblikovana, sadržajno pravilno sastavljena, gramatički i pravopisno ispravna)
3) Služi kao dokument za knjiženje- npr. Račun, izvješće o odobrenju ili zaduženju, priznanica itd.
4) Služi kao dokazno sredstvo u slučaju spora- posao sklopljen u pisanom obliku veće je jamstvo ugovornim strankama- u sudskom sporu pisana poslovna komunikacija služi kao dokumentacija za presudu
5) Služi kao sredstvo gospodarske promidžbe- poslovne komunikacije koje sadrže kataloge, cjenike, prospekte i drugo omogućuju poduzeću da sa svojim proizvodima, uslugama i cjenama upozna širok krug kupaca
6) Služi kao sredstvo analize poslovanja- analizom poslovne komunikacije dobivaju se podatci o uvijetima kupnje, o stanju na tržištu, o zadovoljstvu kupaca ili potrošača proizvodima ili uslugama, poduzeće brzo može uoćiti nedostatke poslovanja, te ih ukloniti da bi uspješnije poslovalo
3
3. Prednosti pisane poslovne komunikacije
• Ostavlja dokument koji se može čuvati i koji služi kao dokaz u ostvarivanju prava• Može se dorađivati i dopunjavati sve do slanja poslovnom partneru• Ekspeditivnost-vrlo brzo prosljeđivanje i vršenje uvida u sadržaj i osiguravanje
povratnih informacija u što kraćem roku • Čuvanje poslovne i službene tajne • Točnost i preciznost izražavanja • Administrativno-tehnička obrada -podrazumijeva pripremu, ekspediciju, čuvanje i
odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja • Urednost i estetski izgled poslovnog iskaza • Niski troškovi• Velika dostupnost• Pismo ima stanovitu trajnost
4. Nedostaci pisane poslovne komunikacije
• Nedostatak osobnog i interakcijskog kontakta• Nemogućnost praćenja reakcije poslovnog partnera• Nije moguć dogovor u hodu• Potrebno je dosta vremena i dopisivanja oko rješavanja nekog problema
5.Dijelovi poslovnog pisma:
a) BITNI ILI OSNOVNI: Zaglavlje: naziv pošiljatelja tj. Adresanta. Ima bitne( naziv poduzeća,
djelatnost, grad i pobliža adresa) i nebitne dijelove( broj poštanskog pretinca, broj žiro-računa, broj telefona i faxa, predstavništvo u drugim mjestima i sl.)
Adresa primatelja: mjesto u adresi primatelja uvijek istićemo, npr: KURENTNO ili obično: Koprivnica;
VERZALOM: KOPRIVNICA; SPACIONIRANO: K o p r i v n i c a
Pozivne oznake: služe za međusobno povezivanje sadržajno povezanih pisama i za lakše snalaženje u poslovnim dopisima; npr: VAŠ ZNAK, NAŠ ZNAK
Mjesto i datum: govori kada je i gdje pismo pisano Predmet: označava kratak sadržaj pisma i uvijek se podcrtava Sadržaj: najbitniji dio poslovnog pisma i u njemu treba: -iznjeti sve ono
što se tim pismom želi reći
4
-biti kratak i sažet, ali i jasan-biti estetski oblikovan-biti gramatički i pravopisno točan-biti napisan bez daktilografskih pogrešaka Pozdrav: piše se neposredno iza sadržaja poslovnog pisma, njime se
uljudno opraštamo od čitatelja pisma Potpis: bez njega pismo nije pravovaljano, a potpisuje ga ovlaštena osoba
koja svojim potpisom preuzima na sebe odgovornost za sadržaj pisma
b) SPOREDNI DIJELOVI:
Oslovljavanje- piše se kad se izravno obraća jednos osobi ili skupini ljudi. Piše s jednim proredom ispod predmeta poslovnog dopisa
Način otpreme- može biti osobnom dostavom ili putem poštanske dostave Dopisak (post scriptum)- poslije napisano ( treba ga izbjegavati) Raspored kopija- pisma se često pišu u kopijama koje se dostavljaju na potrebna
mjesta a to treba označiti u pismu Privitci- česti su u poslovnom pismu ( katalozi, cjenici, prospekti, računi, i sl.), pa
ih u pismu treba naznačiti
5
6. Oblikovanje poslovnih dopisa
U našem poslovnom dopisivanju u uporabi su 3 osnovna oblika poslovnih pisama:1.AMERIČKI OBLIK- svi elementi adrese pišu se, u pravilu, od 10. reza, a između 1. i 2.dijela adrese stavlja se prored; odlomci se također odvajaju proredom.Npr:
Slika 1. Primjer pisma pisanog američkim oblikom
6
2. EUROPSKI OBLIK: adresa primatelja piše se od 20. reza, a ulica i broj te mjesto od 45. reza; svaka nova misao u sadržaju piše se uvučeno od 20. reza pa se razmaci između pojedinih dijelova sadržaja ne ostavljaju.Npr.
Slika 2. Primjer pisma pisanog europskim oblikom
7
3. KOMBINIRANI OBLIK: sve se više upotrebljava; kombinacija europskog i američkog oblikaNpr.
Slika 3.- Primjer pisma pisanog kombiniranim oblikom
8
7. Poslovna pisma su:
Upit- može biti upućen poznatom kupcu ( partneru) ili novom partneru Ponuda- inicijativa prodavatelja sa svrhom da zainteresira potencijalnog kupca za
svoje proizvode ili usluge; prema sadržaju ponuda može biti: opća, pojedinačna, specijalna, odgovor na upit, protuponuda
Narudžba- nalog kupca prodavatelju u kojem naručuje robu ili usluge i određuje uvjet davanja usluga
Ugovor- je sporazum između kupca i prodavatelja o svim bitnim elementima vezanim za kupnju, odnosno prodaju robe
Zaključnice Nalozi Fakture
8. Prigodne poslovne komunikacije
- unapređuje poslovne odnose- ima velik psihološki učinak na poslovne partnere- dio je dobro smišljene promidžbe
Prigodno poslovno dopisivanje različitog je karaktera i sadržaja, a mogu biti: ČESTITKE- treba ih poslati na vrijeme, obično imaju naziv poduzeća, predmet
poslovanja, prigodni tekst i slikovni dio PODSJETNICI- uglavnom podsjećaju na opću ponudu, promidžbenog su karaktera,
izrađuju se u atraktivnim oblicima ZAHVALE- imaju značenje opće ponude, a primjenjuju se u slijedećim situacijama:
- uspostava nove poslovne suradnje- za pruženu podršku i pomoć- za postignute uspjehe u rezultatu i sl.
POSLOVNI POZIVI- cilj im je upoznavanje novih poslovnih partnera i jačanje postojeće poslovne suradnje
9
9. Dopisi u rješavanju poteškoća u pisanoj poslovnoj komunikaciji
Najčešće teškoće su: kašnjenje s otpremom robe, kašnjenje u povratku ambalaže, oštećenje proizvoda, nepotpuna pošiljka, pogreške u popratnim dokumentima, neodgovarajuća kakvoća i sl.Svaka poteškoća u poslovanju može se riješiti posebnim oblicima pisane poslovne komunikacije, a to su:
POŽURNICA- je dopis kojim kupac ili prodavatelj požuruje poslovnog partnera da izvrši svoju obvezu; može biti u obliku poslovnog pisma, tiskanice
OPOZIV- je informacija u kojoj poslovni partner opoziva neki svoj nalog ili inicijativu; njime se prekida prodaja u fazi inicijative razvoja posla
OTKLON- je poslovna komunikacija u kojoj se ne prihvaća ponuda prodavača ili narudžba kupca; pripada redu složenijih informacija i treba biti što obzirniji prema poslovnom partneru kako bismo i u budućnosti sačuvali dobre poslovne odnose
REKLAMACIJA- je poslovni dopis kojim kupac izvještava prodavatelja o nedostatku prispjele pošiljke; kupac je dužan kvantitaivno i kvalitativno preuzeti robu
NAGODBA- je pismeni dogovor prodavatelja i kupca radi konačne realizacije nekog naloga a time i kupoprodajnog posla; nagodba je, zapravo, odgovor na reklamaciju
10. Načini razmjene pisane poslovne komunikacije
Pismo- unatoč pojavi suvremene tehnologije pismo je još uvijek najzastupljeniji način razmjene poslovnih dopisa
Telefax- primjeren za razmjenu kraćih poslovnih dopisa E-mail: znatno brži način razmjene dopisa u odnosu na pismo Chat-suvremen način trenutne razmjene informacija među poslovnim partnerima Web- najprikladniji za upućivanje ponude širokom krugu potrošaća, jeftin način
promidžbe
10
11.Zaključak
• Komunikacija je bitan čimbenik dojma o organizaciji i može predstavljati granicu između uspjeha i neuspjeha
• Neuredan dopis, nepregledna ili čak netočna informacija utječe na stvaranje negativnog dojma, prekida suradnje te financijskih gubitaka
12. Literatura
11
1. Fox Renata: Poslovna komunikacija, Drugo dopunjeno izdanje; Hrvatska sveučilišna naklada, Pučko otvoreno učilište Zagreb, 2005.god.
2. Komorčec, Gaćeša: Poslovne komunikacije, Centar za dopisno obrazovanje Birotehnika, Zagreb, 1998. god.
3. Nastavni materijali za predmet: Poslovne komunikacije, Ekonomska škola, prof. Ksenija Som
12
top related