pemanfaatan informasi kinerja
Post on 06-Aug-2015
113 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Tiga topik yang berkaitan dengan sesi ini:
Memperoleh perbaikan kinerja Benchmarking (termasuk pemanfaatan
data kinerja untuk menyusun benchmarking dan manfaat benchmarking data untuk perbaikan
Perubahan proses manajemen melalui reenginering, keberlanjutan perbaikan dan proses perbaikan
Beberapa poin penting:
Persentasi data : Perbandingan kinerja Konsen pada manajemen lain (monitoring) Data display Types of data Management reviews Reaction to data Sharing hasil dengan pelanggan dan
stakeholder lain Manfaatkan informasi kinerja untuk
mengidentifikasi peluang
Manfaat Data:
Menyediakan management and pelaku individu dengan sebuah pandangan tingkat kinerja sekarang dan yang lampau
Menyediakan indikator kinerja yang akan datang
Memberikan kebutuhan bagi organisasi terhaap pencapaian tujuan.
Oleh karena itu, ia menjadi kewajiban bagi manajemen untuk menyusun sebuah metode yang tepat ttg informasi penting bagaimana mencapai tujuan dan visi sebuah organisasi
Perbandingan kinerja
Perbandingan dengan pesaing2nya Posisi kinerja organisasi dengan
pesaingnya Kemungkinan ada perubahan
untuk memberbaiki kinerja termasuk perubahan target yang relevan, lingkungan, proses produksi dsb
Konsen pada manajemen lain
Harus ada monitoring secara kontinyu
Terdeteksi bahwa apakah indeks pengukuran yang digunakan masih sesuai atau tidak
Apakah ukuran efisien dan efektif
Dari aspek keuangan bagaimana?
Data display
Informasi kinerja yang terpilih dan data harus ditampilkan pada tingkat yang tepat
Semua team kerja mengerti dan memahami sejauhmana kinerja yang telah dicapai
Manajer harus menyadari kelemahan dalam pengambilan keputusan
Tampilan data bisa dilakukan dalam bentuk grafik (bar, line, area, dsb)
Types of data
Data kuantitatif yang berkaitan dengan angka2.
Data kualitatif mengharapkan analisis yang lebih tajam
Kombinasi data kualitatif dan kuantitatif
Manajemen review
Manajemen harus mereview informasi kinerja secara rutin
Lingkungan persaingan yang semakin ketat dan cepat berubah
Terutama bagi perusahaan yang high teknologi
Reaction to data
Bagaimana sebuah organisasi dimainkan tergantung pada bagaimana reaksi manajemen terhadap informasi kinerja
Jika ada kekurangan, manajemen harus membuat komitmen untuk keluar dari ketidakpuasan tsb.
Sharing hasil dengan customers and stakeholders
Perbaikan kinerja sebuah organisasi tergantung pada kinerja seluruh stakeholders termasuk stakeholders yang menjadi sasaran (misalnya pada instansi pemerintah, mereka adalah ,masyarakat, konsumen bagi sektor private).
Gunakan informasi kinerja untuk mengidentifikasi peluang
Peluang untuk reenginering dan perbaikan alokasi sumber daya lebih jelas
Peluang untuk kegiatan benchmarking untuk memperbaiki prioritas kinerja
Benchmarking
Benchmarking adalah:
1. Sebuah perserikatan/gabungan (An alliance) antara partners sebagai pemberi informasi terhadap proses dan pengukuran dan perbaikan kinerja
2. Sebuah proses temuan dan implementasi best praktis yang mengakselerasi tingkat perbaikan melalui penyediaan model real dan realisasi perbaikan tujuan kinerja
3. The search for those best practice that will lead to the superior performance of a company
4. A positive, proactive, structure process that leads to changing
Lanjutan…
5. Pelaksanaan dan pencapaian kinerja superior dan keunggulan kompetitif
6. Skill bisnis fundamental yang mendorong kualitas ekselen
7. Proses berkelanjutan terhadap pengukuran produk, jasa, and praktek terhadap kompetitors
8. Sebuah proses pengukuran kinerja secara tepat atau yang terbaik dalam perusahaan
Why benchmarking?
Organisasi harus berubah dan benchmarking adalah sebuah sistem untuk mengelolah perubahan tsb.
Mempromosikan jumlah waktu yang minimum untuk menyusun perubahan
Membantu menetapkan tujuan yang efektif dan mengukur produktifitas
Memperluas pemikiran yang matang dan inovasi Perhatian sensitivitas terhadap perubahan kebutuhan
konsumen Memberikan pemahaman urgensi tentang perbaikan
proses bisnis Menjamin bahwa best practice industri dimasukkan ke
dalam proses kerja Kesimpulan umum bahwa benchmarking mendorong
perubahan dramatic dalam proses perbaikan
7 Types of benchmarking
Internal bernchmarking Competitive benchmarking Functional benchmarking Generic benchmarking Process benchmarking Performance benchmarking Strategic benchmarking
7 Types of benchmarking
Internal benchmarking: memberikan perbandingan antara kegiatan anda dan kegiatan yang sama dalam organisasi anda
Competitive benchmarking: memberikan perbandingan antara kompetitor pada produk yang spesifik
Functional benchmarking: memberikan perbandingan antara fungsi-fungsi yang sama dalam industri yang sama
Types (Lanjutan…..)
Generic benchmarking: memberikan perbandingan proses independent of industry or overall functions
Process benchmarking: berfokus pada proses pekerjaan dan operasi sistem (billing, recruitment, customer complaint) to produce bottom-line results, seperti peningkatan produktivitas, penurunan siklus waktu, penurunan biaya, perbaikan penjualan, penurunan tingkat kesalahan dan peningkatan profit
Types (Lanjutan…..)
companies Performance benchmarking: berfokus pada perbandingan produk dan jasa, seperti harga, kualitas teknis, kecepatan and reliability.
Strategic benchmarking: menguji bagaimana perusahaan bersaing dalam industri yang terbatas. Tujuan utama adalah untuk mengidentifikasi kemenangan strategis
When to use/not use process benchmarking
Digunakan ketika:1. Proses target adalah kritis terhadap
keberhasilan organisasi; 2. Analisis menunjukkan bahwa kinerja
organisasi tidak kompetitif; 3. Peluang pertumbuhan hilang, 4. Ada kebutuhan pemahaman suatu proses
dan pengukuran kinerja yang berlangsung; 5. Pemilik proses berjanji untuk mau berubah; 6. Dan stakeholder adalah bagaian dari tim
benchmarking
Lanjutan…
Tidak digunakan ketika: 1. Organisasi tidak menargetkan proses2. Organisasi tidak ingin dibandingkan dengan
pesaingnya3. Tidak menentu konsumen organisasi yang
bagaimana diharapkan ikut dalam proses4. Proses tidak dipetakan atau anda tidak
mengerti mereka5. Tidak ada organisasi yang kuat (gerakan
perlawanan) terhadap perubahan proses6. Dan hanya satu atau dua orang rencana
melaksanakan studi
Just Do it(already)
BenchmarkTarget
BackBurner
HIGH
Impact of Needed performance
LOW
LOW HIGHDifficulty(current) in achievingNeeded performance
Don’tDo it
What costs will be incurred?
Direct labor for team members Data gathering/data analysis Research to identify potential
benchmarking partners Publication and distribution of final
report Training on spesific skills and tools Long-distance telephpone, travel
expenses; Consultan fee
Faktor kritikal keberhasilan benchmarking
Obtain management supports (ingin berubah, membuka ide baru, mengerti proses,berjanji untuk mengatasi gerakan perlawanan untuk berubah)
Overcome (mengatasi) barries (al percaya bahwa proses target bukan kritis bagi perusahaan, asumsi bhw benchmarking adalah travel, ketidakinginan untuk berubah)
Understand your process before benchmarking others (identifikasi harapan konsumen, definisikan kinerja proses selama ini)
Consider adaptability (tanyakan pada diri sendiri bhwa apakah perusahaan mudah melakukan penyesuaian dengan ada ide baru)
Align (meluruskan) strategic goals (apakah usaha target benchmarking sesuai dengan tujuan strategi perusahaan anda)
Develop and ensure trust (percaya bahwa informasi yang mereka berikan bukan hasil sharing dari pesaing yang tidak bertanggung jawab)
Planning phase
Form tim benchmarking Analisis proses dokumen yang
berlangsung Identifikasi daerah studi yang tim
akan fokuskan Identifikasi kostumer yang paling
penting Identifikasi skope permasalahan
lanjutan
Identifikasi faktor keberhasilan kritikal Tentukan skope studi benchmarking Buat kriteria penentuan dan evaluasi
prospektif parner benchmarking Identifikasi target parner benchmarking Definisikan rencna pengumpulan data
dan tentukan berapa data yang akan dibutuhkan, dikelola dan didistribusikan
Identifikasi bagaimana implementasi perbaikan disusun
Collection phase
Collection of secondary benchmarking information ;
1. Lakukan penelitian berdasar pada kriteria seleksi
2. Evaluasi hasil pengumpulan informasi sekunder dan identifikasi potensi parner benchmarking
3. Bangun instrumen pengumpulan data seperti kuisioner
4. Review informasi sekunder tentang kegunaan dan aplikabel
lanjutan Collection of primary
benchmarking data 1. Bangun kuisioner secara detail
berdasarkan hasil pengumpulan informasi sekunder
2. Lakukan penilaian benchmarking dengan menggunakan kuisioner detail
Phase analysis
Bandingkan data performance sekarang dan data parner benchmarking
Identifikasi beberapa best practice yang operasional;
1. Apa yang partisipan kerjakan dan anda tidak kerjakan
2. Bagaimana mengerjakan
lanjutan
Rumuskan strategi untuk menutupi gap yang telah teridentifikasi; identifikasi peluang untuk perbaikan
Buat rencana implementasi
Ada 3 alat dalam phase analisis dalam usaha benchmarking
Brainstorming: sebuah teknik untuk menciptakan ide
Diagram sebab akibat: alat brainstorming yang mempedomani anda dalam mengorganisasikan pemikiran2 yakni apa akibat dan penyebabnya apa
Analisis akar penyebab
Reengineering
Merekayasa kembali proses bisnis yang ada sekarang dengan maksud mengurangi biaya dan siklus waktu untuk meningkatkan tingkat kepuasan konsumen
Why reengineering
Dapat membuat perbaikan proses dramatik yang sering dihitung berdasarkan penurunan biaya sekitar 20-90%, penurunan siklus waktu 60-100%, dan perbaikan dramatik dalam pemuasan konsumen
Perusahaan sering melakukan reengineer ketika mereka ingin secara dramatik merubah cara bisnisnya atau ketika cara bisnisnya sekarang tidak bekerja
Kunci untuk memperbaiki Kinerja:
Harus ada perubahan;1. Perubahan adalah pertanda
kehidupan2. Perubahan adalah harapan3. Perubahan adalah pembaharuan
“Seeing is believing”Or
“believing is Seeing”
Hungungan antara Melihat dan Percaya
Masyarakat altruistik
melihat percaya
“saya perlu melihat sebelum percaya”
“karena saya percaya maka saya akan melihat”
komitmen
Masyarakat umumCenderung selfish
Studi anda
Kinerja riil(fakta)
Visi danTujuan orgss
GAP
Perbaikan kinerja
Sinergitasstakeholder
Kelmbg
Bhn Prcn
SDM
Findings
Kaitan Dengan Studi Anda
Manajemen perencanaan
top related