nuevo alfresco records management 2.0
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Nuevo Alfresco Records Management 2.0Toni de la Fuente
Senior Solutions Engineer
twitter: @ToniBlyx blog: blyx.com
Gestión de registros¿Qué es la gestión de registros?
"El campo de gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos de adquisición y conservación de pruebas e información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de registros".
¿Qué es un registro?
"Información que crea, recibe y conserva como prueba e información una persona u organización con el fin de cumplir con las obligaciones legales o de transacción de la empresa".
¡El arte de deshacerse de las cosas!
¿Por qué es importante?• Legislación en España
– Real decreto 4/2010, ENI. Esquema nacional de Interoperabilidad
– LEY 56/2007, LMISI. Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
– Orden Pre/2971/2007. Expedición de factura electrónica
– LEY 30/2007 Contratos del Sector Público
– LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
– LEY 34/2002. Servicios de la Sociedad de la Información
– LEY 15/1999
– LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal
Resumen
Requerimiento legal para gestionar la información de la empresa
Utilizado para probar quién sabía qué y cuándo
Los registros no gestionados adecuadamente pueden convertirse en un problema
• Normativas– ISO 15489– ISO 14721
– Moreq10– Otras.
• Normativas locales• Exigencias de
integración
Investigación de AIIM "Como puede observarse, el 28% de las organizaciones tardarían más de un mes en crear los documentos necesarios para un proceso legal, y se sospecha que para las que dicen que tardarían de 2 a 4 semanas, es más un deseo que una realidad, ya que este es el periodo obligado de varias normativas sobre la protección de datos y la libertad de información".
Fuente: Estado del sector de ECM 2009, AIIM
¿Y la gestión documental qué?Gestión documental Gestión de registros
• Los documentos pueden crearse en cualquier momento y con cualquier fin
• Un documento puede modificarse con el tiempo, es un trabajo en curso
• Los documentos se conservan o eliminan en función de los requerimientos del usuario
• La estructura para guardar o archivar documentos la crean los usuarios y cambia con el tiempo, normalmente añadiendo carpetas a la jerarquía.
• El programa de clasificación lo define la organización y no pueden modificarlo los usuarios; suele ser obligatorio.
• Los registros se crean como parte de un proceso o transacción de la organización
• Una vez que se ha declarado un registro, no puede cambiarse excepto en el caso de circunstancias excepcionales
• Los registros se mantienen durante periodos predeterminados y se eliminan una vez obsoletos
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Inconvenientes del método tradicional
Método• Soluciones
independientes• Complejo• Caro• Tecnología • Alcance limitado
Resultado• Información
inconsistente• Falta de adopción• Uso limitado• Caro de mantener• No cubre todo el
contenidoGestión de registros tradicional,
no suele estar integrada en el día a dia de la organización, dominio de especialistas en
registros
Objetivos de diseño
• Simplicidad– de uso para usuarios ocasionales
• Alcance– para todos los usuarios de la organización
• Coste– una solución de gestión de registros de código
abierto• Implementación
– no se necesitan herramientas de escritorio• Preparada para el futuro
– ofrece una base y modelo potencial para el trabajo con estándares en el futuro
'Gestión de registros sin obstáculos'
Soporte para el ciclo de vida completo de los registros
• Flujo de trabajo• Versiones• Comentarios• Control de
acceso
• Seguridad• Disposición • Auditoría
DM y colaboración Almacén de registros
Un solo sistema
RM 2.0
• Nueva versión de RM– Sin limitaciones de DOD– Compatible con plan de archivo multinivel– Capacidad de personalización de Alfresco 4– Guardar búsquedas– Más rápido– Extensible: modelo, acciones y formularios
• A partir de Alfresco 4.0.2– Se entrega como dos AMP (para Share y
Explorer)
Conjunto de características
• Plan de archivo• Tipos de registros• Archivo de registros• Programas de
disposición• Eventos
• Seguridad• Referencias• Búsquedas• Auditoría• Administración
Plan de archivo• Utilizado para guardar 'registros'
– Categorías con programa de disposición– Registros archivados en carpetas de
registros
• Los administradores crean el plan de archivo– Seguridad para controlar lo que pueden
ver los usuarios– Los usuarios pueden añadir registros
• Compatible con metadatos personalizados
Nuevo plan de archivoPlan de archivo
Carpeta de registros
Categoría de registros
Antiguo
Nuevo
Tipos de registros• Compatible con
registros electrónicos y físicos
• Varios tipos electrónicos:– Predeterminado– Registro escaneado– Registro fotográfico
digital– Registro PDF– Registro web
• Una carpeta puede contener registros electrónicos y físicos
Archivo de registros
• Los registros pueden archivarse mediante diferentes interfaces:– Importación a sitio de
RM– Desde Alfresco– Escritorio con CIFS,
WebDAV, FTP, etc.– Cliente de correo
electrónico IMAP• Flujo de trabajo
– Permite a varios usuarios completar los metadatos
• Proceso de 3 fases– Archivar– Completar datos– Declarar
• Los gestores de registros pueden anular la declaración de registros– Si están habilitados
Modelo de datos flexible de Alfresco
Tipo = Informe
Propiedades del tipo:
AsuntoFecha de informeÁrea empresarial
Tipo = Contrato
Propiedades del tipo:
ClienteFecha efectivaValor
Tipo = Correo electrónico
Propiedades del tipo:
AsuntoEnviado porEnviado a
Tipo = Físico
Propiedades del tipo:
Formato
Aspecto = Registro RMAtributos Aspecto...
Identificador de registrosCódigo de clasificaciónOrganización creadoraFecha de registro
Cualquier tipo de documento puede dejarse bajo el control de RM
Planificación de disposición
• Vinculado a categorías de registros– Se aplican a las
categorías y carpetas• Control de registros
– Retención– Disposición
• Un número de pasos– Límite– Transferencia– Retención– Adhesión– Destrucción
Eventos
• Eventos de usuario– Definidos por un usuario
con privilegios– Pueden incluirse en
programas de cancelación
– Completados por un usuario con privilegiado
• Eventos de sistemas– Completados por el
sistema– Desencadena otros
eventos– Obsoleto, reemplazo,
transferencia• Soporta múltiples
eventos
Seguridad - Resumen
• Certificado con LDAP o autenticación externa
• Los usuarios deben ser usuarios de gestión de registros
• Seguridad mejorada– Capacidades– Roles de gestión de registros– Marcas/advertencias adicionales
Seguridad – Permisos especiales• Existen más de 50 permisos especiales
(capabilities):– Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar
carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc.
• Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistemaExtender periodo de retención o bloqueo– Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y
carpetas, extendiendo así su periodo de retención.Cerrar carpetas– El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para
archivo posterior.– Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir
carpetas.
Seguridad - Roles
• Roles de gestión de contenido predefinidos– Administrator– Manager– Power User– Security Officer– User
• Una forma de agrupar capacidades
• Puede ampliarse
Referencias
• Relaciones entre registros
• Pueden ser...– Padre / Hijo– Bidireccionales– Definidas por el usuario
• Extracciones de correo electrónico crean una referencia automáticamente
• Pueden actuar como eventos
• Padre / Hijo– Obsoletas, obsoletas
por– Representación,
representación por– Reemplazo, reemplazo
por– Documentación de
apoyo, documentación complementaria
– Versiones, versiones por– Mensaje, documento
adjunto
• Bidireccionales– Referencia cruzada
Ejemplos
Búsquedas• Búsquedas en
– Propiedades de contenido y registros
– Programas de cancelación
– Valores concretos (por ej., rango de fechas)
– Estado de registro– Propiedades
personalizadas
• Resultados configurables– Valores devueltos– Ordenar por columnas
• Guardar para uso posterior/volver a editar
Auditoría• Traza de auditoría
de acciones• Filtrada por evento,
usuario o fecha
• Las búsquedas pueden exportarse o archivarse y declararse registros
Administración - Dashlet
• Dashlet: para cualquier usuario
• Permite el acceso a la consola de gestión
• Solo estan disponibles las funciones de administración según usuario:– Basado en roles
Demo
• Instalación1. *Activar Lucene (reindexar, etc.)2. Instalar los 2 AMP, cada uno con su alfresco.war y sobre share.war3. El administrador debe añadir a su panel de inicio el dashlet "Records
Management Config”.4. Crear el sitio RM5. Cargar datos de ejemplo (opcional)6. Ir al sitio RM o a la consola de administración y empezar a trabajar.
• Plan de archivo• Administración
Resumen
• Las legislación exigen a las organizaciones controlar los registros– Pero no se trata de
guardar todo para siempre
• Un mismo sistema para RM y DM
• Diseñado para facilitar su uso y rápida adopción por parte del usuario
Alfresco Enterpri
se
Document Managem
ent
Team Collaboration
Rich Media
Support
Web Content Services
Process Manage
ment
Image Manage
ment
Electronic Records
Management
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