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linkconsulting.com
– A NOSSA EXPERIÊNCIA
• Fernando Faria (Fernando.Faria@linkconsulting.com)
• Engenheiro, IST, Mestrado “Impl. Editor Multimédia com norma ODA”
• Início do desenvolvimento de soluções de GD em 1985, no INESC
• Na Link desde 2006, como consultor sénior coordenador do edoclink
• Responsável pela Unidade de Produto edoclink
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Quem sou ?
linkconsulting.com
A EXPERIÊNCIA DA LINK EM GESTÃO DOCUMENTAL
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Link: Evolução contínua da Gestão Documental
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
V1.0 – 2003
v1.0
v1.0:
• Gestão de Correspondência
• Noção de registo com metadados
• Plano de classificação básico
13/Nov/2013
Link: Evolução contínua da Gestão Documental
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
V1.0 – 2003
V2.4 – 2006
v1.0 v1.5 v2.0 v2.4
v2.4:
• Introduzida a noção de “Processo” como
agregador de registos
13/Nov/2013
Link: Evolução contínua da Gestão Documental
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
V1.0 – 2003
V2.4 – 2006
V4.0 – 2010
v1.0 v1.5 v2.0 v2.4 v2.5 v3.0 v3.1 v4.0
v4.0:
• Introdução dos primeiros
conceitos do MoReq2 a nível do
plano de classificação
13/Nov/2013
Link: Evolução contínua da Gestão Documental
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
V1.0 – 2003
V2.4 – 2006
V4.0 – 2010
V5.0 – 2011
v1.0 v1.5 v2.0 v2.4 v2.5 v3.0 v3.1 v4.0 v5.0
v5.0:
• Maior uso do
MoReq
o Plano de
classificação e de
Retenção
o Metadados e
acessos
o Herança
o Autos de
eliminação
o ...
13/Nov/2013
Link: Evolução contínua da Gestão Documental
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
V1.0 – 2003
V2.4 – 2006
V4.0 – 2010
V5.1 – 2012
• Mais completo
• Mais simples de usar
• Maior integração
• Maior normalização
v1.0 v1.5 v2.0 v2.4 v2.5 v3.0 v3.1 v4.0 v5.0 v5.1 V5.2
….
13/Nov/2013
linkconsulting.com
USO DO MOREQ 2010
Desafios & Soluções
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
• As normas são regras teóricas, que nem sempre são fáceis de implementar na prática (e extensas ... MoRreq 2010 tem +200 reqs)
• Não cobrem todos os aspectos funcionais exigidos a um SGD, no que respeita ao ciclo ativo
• Os utilizadores do SGD estão, na maioria do casos, preocupados apenas com o uso dos documentos no seu negócio
• SGD deve responder aos requisitos mantendo flexibilidade e parametrização, alargando as funcionalidades
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Alguns dos desafios ao se implementar normas ...
MoReq2010 – Arquitetura por Serviços
Serviço Nº de Req. Funcionais
(+ “Plug-in”)
2. Sistema 28 (+ 38) = 66
3. Utilizadores e Grupos 14
4. Modelo de Perfis 15
5. Classificação 8 (+ 16) = 24
6. Documentos de Arquivo 21 (+ 9) = 30
7. Modelo de Metadados 20
8. Tabelas de Selecção 24
9. Retenção de Destino 7
10. Pesquisa e Relatórios 27
11. Exportação 10
Total 174 (+ 63) = 237
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Então, como implementar o MoReq ?
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Como se faz com o elefante ...
... em fatias!
No :
• Gestão de Utilizadores, incluindo criar e apagar
• Gestão de Grupos, que podem conter utilizadores e/ou grupos
• Sincronização com sistema de autenticação da organização
• Atribuição de acessos com base em roles a grupos de funcionalidades
• Acessos funcionais e administrativos
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviços de Utilizadores e Grupos & Modelo de Perfis
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviço de Classificação
No :
• Plano hierárquico configurável em Backoffice
• Definição de metadados por classe
• Definição dos acessos por classe com base em utilizadores e perfis
• Herança ao longo da hierarquia com possibilidade de ser quebrada
• Classificação a processos e/ou registos
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviço de Registo
No :
• Criação de Processos (agregam registos) o Herança de informação
o Configuração de metadados
o Herdam acessos que podem ser completados
o Numeração unívoca
• Criação de Registos o Herança de informação
o Configuração de metadados
o Um ou mais anexos com diferentes tipos
o Numeração unívoca
o Anexos inalteráveis após criados
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviço de Modelo de Metadados
No :
• Possibilidade de criação de metadados de diferentes tipos via Backoffice
• Associação ao plano de classificação e por tipo de registos
• Configuração de valor por omissão e da obrigatoriedade
• Conteúdo local a cada registo/processo
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviço de Tabelas de Seleção
No :
• Gestão em Backoffice de planos de retenção o Indicação do período em cada fase
o Indicação do evento para contagem
o Indicação do destino
• Atribuição de planos de retenção às classificações
• Criação de autos de eliminação: o Com base no cálculo automático de tempos
o Revisão e aprovação por perfil
o Emissão de autos
o Eliminação só após aprovação do auto
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviço de Retenção de Destino
No :
• Possibilidade de suspender processos que param contagem de tempo
• Criação de autos de arquivo: o Com base no tempo dos processos e registos
o De acordo com o destino final definido
o Aprovação por perfil
• Possibilidade de configurar conectores para transferência para outros sistemas
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviço de Pesquisa e Relatórios
No :
• Todos os componentes, incluindo respetivos metadados, são pesquisáveis
• Resultados dependentes dos acessos de quem faz a pesquisa
• Possibilidade de guardar pesquisas
• Permite exportação da lista de resultados
• Permite definir e atribuir relatórios por lista de resultados
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Serviço de Exportação
No :
• Permite a exportação de processos documentais, a pedido, para diferentes formatos: o Inclui metadados associados
o Inclui registos e respetivos anexos
o Pode omitir parte dos documentos por opção do utilizador
• A conjugação com autos de arquivo, permite o uso da informação dos planos de retenção para a transferência para outros sistemas
• Permite a exportação para diferentes formatos
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INTEROPERABILIDADE E ARQUIVO
Conjugar o MoReq 2010 com a norma METS
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
• Conjunto de informação documental (processo) com todos os ficheiros e meta informação associada
• Estrutura normalizada o METS - Metadata Encoding and Transmission Standard
o MoReq 2010 - Model Requirements for the management of electronic records
• Encapsula num mesmo container: o Documentos e meta informação
o Relações entre documentos
o Informação sobre o comportamento e evolução dos documentos no contexto do processo
o Definição de acessos à informação
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Implementação do Doclet
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Diagrama do Doclet
+
<?xml version="1.0" enco
<mets:mets ... >
.... MoReq 2010 metadata ...
<mets:Fcontent ... >
... PDF/A + ...
</mets:FContent>
...
</mets:mets>
XML em formato METS + Moreq 2010 + Anexos embebidos
Processo documental + Documentos + Metainformação
13/Nov/2013
Partilha de processos documentais para entidades ou organizações:
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Interoperabilidade documental
Doclets
Organização A
Documents Dados
Organização B
Documents Dados
Organização C
Documentos & Dados
GD Xpto
Entidade X
Ciclo Ativo
Arquivo
Processos / Documentos
Metadados
Plano Classificação
Processos
Registos Workflows
Doclets (METS + MoReq2010)
Documents Dados
Dados
Inte
rfac
e W
EB
Extern Apps
Interoperabilidade documental Repositório para fins arquivísticos
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
13/Nov/2013
Moreq2010: à procura da implementação de requisitos
Questões
13/Nov/2013
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+351 213 100 049
edoclink@link.pt
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Fernando.Faria@link.pt
Fernando Faria edoclink Coordinating Manager
Tel: +351 213 100 049
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