leadership series 5 of 6 running effective department meetings

พ.อ. มารวย สงทานนทร

ทปรกษาศนยอ านวยการแพทยพระมงกฎเกลา

23 พ.ย. 2555

หมายเหต

มรายละเอยดอยในชอง Notes ใตแผน slide (เปนภาษาองกฤษ)

เราใชเวลาสวนมากไปกบการประชม

จากการวจยพบวา บางคนใชเวลาไปกบการประชม ประมาณ

รอยละ 50 ของเวลางานทงหมด

การประชมเปนวธการทท าใหทมมการตดตอสอสารกน

จะเปนการดยงขน ถาเรามการประชมทมประสทธภาพและ

ประสทธผล และท าใหเราประหยดเวลาได

ขอเสนอยทธวธในการประชม เพอชวยลดความสญเปลา 3 ขนตอน

ดงน

กอนการประชม (Prior to your meetings)

ระหวางการประชม (During the meetings)

หลงการประชม (Post meeting)

1.ท ำใหกำรประชมเปนกำรท ำงำนรวมกน (Make your meetings

collaborative)

กอนการประชม 72 ชวโมง ใหขอประเดนการประชมจาก

หวหนาหนวย

ระบค าถาม และค าตอบ เพอใชในการตดตามความกาวหนาของ

งาน ทสบเนองจากการประชมครงกอน

ทงนเพอเปนการลดความซ าซอนของประเดนค าถาม

2.ระบหวขอกำรประชมทเปนมำตรฐำน (Identify standard agenda

items)

สรางรปแบบการประชมทเปนมาตรฐาน โดยการเนนเฉพาะเรอง

ทมความส าคญ

เชน ประเดนเรองของความชนะหรอพายแพ การทบทวน

เปาประสงคของหนวยงานหรอขององคกร ความพงพอใจของ

ผปวยลาสด หรอหวขอของมาตรฐานทจ าเปนตองกลาวถง

3.สงประเดนลวงหนำกอนกำรประชม (Send the agenda in advance

of the meeting)

แนะน าใหสงประเดนการประชมใหผเขาประชม ลวงหนาอยาง

นอย 24 ชวโมง

เพอใหผเขาประชมมเวลาเตรยมตวลวงหนาในการใหขอคดเหน

ถาจะใหด ควรเปนประเดนเปาประสงคทมความเกยวเนองกบ

พนธกจและเปาประสงคโดยรวมขององคกร

1.เนนทพนธกจ วสยทศน และคำนยม (focused on the Mission,

Vision and Values)

เรมและปดการประชมดวยพนธกจ วสยทศน และคานยม เพอ

เปนการแสดงวาเรามเปาหมายเดยวกน

เปนเวลาทดทจะใหรางวลกบหนวยงานทท าไดด และอภปรายถง

ผลลพธทท าไดส าเรจ

อภปรายสงทองคกรท าไดกาวหนาเกนความคาดหวง เชน การ

จดซอโดยดทคณคาพนฐาน (Value Based Purchasing) และ

อธบายวาเรองนมความส าคญอยางไร

2.ทบทวนเปำประสงคของหนวยงำนและขององคกร (Review

department and company goals)

มการใหรางวลและค ายกยองหนวยงานทท าไดด สามารถท าได

ตามเปาประสงค สงผลท าใหองคกรบรรลพนธกจ

3.เนนย ำเรองทตองกำรใหมกำรถำยทอดตอ (Provide specific

takeaways)

ในการน าเสนอกอนหนาน เคยเสนอวธการสอสารทวทงองคกร

อยางมประสทธภาพและประสทธผลมาแลว คอ Best Practices

in Communication (3 of 6 : Leadership series)

โดยการระบสงเฉพาะเจาะลงทตองการใหสอสารไปทงทงองคกร

ดวยวธทเปนมาตรฐาน ไมวาเปน PowerPoint slides ขาวสารท

เปนสงพมพ เพอใหผน าตามล าดบชนน าไปถายทอดใหเปน

ขาวสารเดยวกน

4.กำรประเมนวธกำรประชม (Evaluate the meeting)

ใหผเขาประชมทกคนประเมนผลของการประชม ไมวาเปนการ

บอกกลาว การเขยน หรอการใหคะแนน

วธประเมน อาจเปนการเรยงล าดบคะแนนจากตองปรบปรงถงด

เยยม ขาวสารทตองไปถายทอดตอ 3 ล าดบแรกคออะไร และให

ระบวายงมค าถามอะไรทยงคาใจอย

1.มหวขอตำง ๆ ทตองน ำไปปฏบตอยำงครบถวน (Keep actions

items top of mind)

เปนการงายททประชมมวแตเนนหวขอใดหวขอหนงจนหลงลม

ประเดนอน ๆ ไป

เพอใหแนใจวานอกจากหวขอทตองน าไปปฏบตอยางครบถวน

แลว ควรจดเวลาเผอไวใหมขอเสนอแนะ ค าถามเพมเตม หรอ

เรองเรงดวนอน ๆ

ดวยวธการนจงไมจ าเปนตองรอถงการประชมในคราวหนา

การประชมเปนโอกาสทดทไดแลกเปลยนเรยนรเรองวธการ

ปฏบตทเปนเลศ

การประชมทประทบใจ มเรองเลา วดทศน หรอค าคม ทกลาวถง

ความหมายในการด ารงอยของเรา ทสงผลกระทบในทางทดตอ

ผปวย

การน าขอเสนอแนะวธการประชมน ชวยใหการสอสารของ

องคกรมประสทธภาพและประสทธผลทวทงองคกร และชวย

ประหยดเวลาในการประชมได

Chinese Proverb