l status og findings€¦ · status og findings ika tænketank for e-handel, 7. november 2018 ......
Post on 15-Aug-2020
1 Views
Preview:
TRANSCRIPT
STATUS OG FINDINGS
IKA tænketank for e-handel, 7. november 2018
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
- implementering af den
fælleskommunale indkøbsstrategi
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Kommunernes indkøb i tal
100
mia. kr. varer og tjenesteydelser
98
kommuner
12
indkøbsfællesskaber
22
forpligtende aftaler
min. 76.495
leverandører
min. 9.401.793
fakturer
Potentielt 490.000
indkøbere
5,7 mio.
kunder
2,2 mia. kr.
i effektiviseringsgevinster
2012-2017
min. 426
årsværk i indkøbsfunktionerne
Ny fælleskommunal indkøbsstrategi - 5 temaer
Stærkere samarbejde om indkøb
• Tilslutning til fælles forpligtende indkøbsaftaler
• Styrkelse af indkøbsfællesskaber + arbejdsdeling ml. niveauer
• Fælleskommunale indkøbsdata
Bedre digital understøttelse af indkøbsopgaven
• Øge graden af e-handel
• Dialog med markedet om systemløsninger
• Bedre muligheder for medarbejderne til at e-handle
Professionel indkøbsadfærd i hele organisationen
• Compliance
• Organisering + indkøbsmønstre
• Kontraktstyring
Bedre indkøb af tjenesteydelser
• Strategiske mål for bedre mere effektive indkøb af tjenesteydelser
• Overblik og kategorisering af tjenesteydelser
• Udveksling af erfaringer
Styrket udviklingsperspektiv på indkøbsområdet
• Indkøb af innovative løsninger
• TCO
• CSR-krav
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Organisering af implementeringsarbejdet
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Ønsker til strategiarbejdet
• Tage højde for kommunernes forskelligheder
• Produkter der kan inspirere på forskellige niveauer
• Fokus på:
• Italesættelse af, hvad et indkøb er
• Tjenesteydelserne
• Indkøbsadfærd
• Digitalisering
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Samarbejdsforum 1
Fokus på:
• Bedre indkøb af tjenesteydelser
• Principper for arbejdsdeling
• Udvikling af indkøbsfællesskaberne
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Indkøbsfællesskaberne - udfordringsbillede
Forankring og interne forskelle
• Sikre topledelsesforankring
• Forskellige politiske hensyn og interesser
• Kompromisser ift. krav og ønsker
• Forskellig prioritering af indkøbsarbejdet på tværs af kommuner
Opgaveportefølje
• Ændret opgaveportefølje i lyset af flere SKI-aftaler
• Øget fokus på udbud af tjenesteydelser
• Øget fokus på implementering og kontraktstyring af fællesaftale
• Øget fokus på indkøbsadfærd i hele organisationen
Samarbejde
• Øget behov for koordinering, samarbejde og arbejdsdeling i lyset af flere
kontrakter
• Behov for at møde leverandørerne ens og professionelt
• Indkøbsfællesskaberne er fælles indgang til kommunernes indkøbsfunktioner
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Samarbejdsforum 2
Følgende overordnede anbefalinger indgår i inspirationskataloget om
kontraktstyring:
• Vurder din kommunes modenhed i forhold til kontraktstyring og prioriter indsatser
herefter
• Synliggør gevinsterne ved kontraktstyring
• Få kontraktstyring forankret i organisationen
• Tag stilling til, hvilke kontrakter og leverandører der er vigtigst for kommunen
• Skab overblik over organisationens kontrakter
• Få styr på aktiviteter og arbejdsgange fra kontraktindgåelse til kontraktudløb
• Tydeliggør hvem der har mandat til og ansvar for hvilke aktiviteter i kontraktperioden
Fokus på:
• Indkøbsadfærd, fx compliance
• Organisering
• Digitalisering, fx e-handel
• Kontraktstyring
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Digitalisering af udbud- og indkøbsopgaven
FØR
UDBUD
UNDER
UDBUD
EFTER
UDBUD
Behovsafklaring
Offentliggørelse
Udbudsmateriale
Tildeling
Implementering Bestilling Betaling Kontraktstyring
Tilbudsafgivelse
Indkøbsanalyse-
system
E-udbudssystem
E-handelssystem
CM-system
Indkøbs-
analysesystem
Økonomisystem
Klager/aktindsigt
Forbrugsanalyse
Markedsanalyse
Markedsdialog
Intern dialog
Kravspecifikation
Udbudsbetingelser
Tildelingskriterier
Kontraktudkast
Spg./svar
Modtagelse af tilbud
Evt. forhandling
Evaluering
Bekendtgørelse om indgået
kontrakt
Kontraktindgåelse
Intern orientering
Evt. håndtering og
indlæsning af e-katalog
Definere behov
Afsende ordre
Godkende ordre
Varemodtagelse
Fakturamatch
Godkendelse
Kontering
Betaling
Fakturakontrol
Kvalitetskontrol
Leverandørdialog
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Indkøbsadfærd på dagsordenen
Hvad påvirker medarbejderen i købssituationen?
• Den organisering man er en del af
• Ledelsesfokus
• Vaner/præferencer
• Systemunderstøttelse
• Mangel på viden og indkøbskompetence
• Faglighed
• Ledelsesforankring
• Incitamenter/straf
• Kultur
Hvad ved vi om vores adfærd generelt?
• Vi er påvirkelige ift. vores umiddelbare kontekst
• Vi lader os ikke nødvendigvis påvirke af rationelle
argumenter
• Sociale normer påvirker vores adfærd
Hvad kendetegner professionel
indkøbsadfærd?
• Når vi, der hvor det er relevant, tænker
vores indkøb på tværs af organisationen
• Når vi sikrer, at der er skabt konkurrence
om den enkelte opgave
• Når vi køber ind på de indgåede aftaler
• Når vi køber ind på en måde, der sikrer
så få procesomkostninger som muligt
• Når vi sikrer kontraktstyring på alle
relevante kontrakter
Hvorfor påvirke indkøbsadfærden?
• Bedst brug af skattekronerne
• Økonomiske gevinster → råderum og
prioriteringsmuligheder
• Færre procesomkostninger → mere tid til
kerneopgaven
• Øget specialisering hos medarbejderne
• Professionel samarbejdspartner
Indkøbsmønstre i en gennemsnitskommune
Ca.
100.000fakturaer om
året
25.000 fakturaer om
året på under
200 kr.
Faktura fra
ca. 3.500 leverandører
om året
500 største
leverandører
står for ca.
90 pct. af
indkøbs-
volumen
Ca. 10 pct. af
fakturaerne
er fra COOP
eller Dansk
Supermarked
1.390
leverandør
er sender
1 faktura
om året
Beregning af omkostninger forbundet med indkøbsprocesserne
Hjørring Kommune har beregnet de udgifter, der er forbundet med bestilling,
fakturahåndtering mv. alt afhængig af om indkøbet foretages ved fysisk fremmøde i
en butik, foregår via mail eller telefon eller gennemføres via E-handel:
• Køb i butik: 330 kr. pr. indkøb
• Køb via telefon eller mail: 175 kr. pr. indkøb
• Køb via E-handel: 90 kr. pr. indkøb
Lægges Hjørring Kommunes beregninger til grund, kan en gennemsnitskommune
opnå effektiviseringer svarende til 1,2 mio. kr. ved at flytte 5 pct. af de køb, der
foretages i butik til kommunens e-handelssystem.
Indkøbskanal Transaktionsomkostning Effektivisering
BUTIK (20.698 fakturaer) 20 %
TLF/MAIL/NET (72.442 fakturaer) 70 %
E-HANDEL (10.349 fakturaer) 10 %
BUTIK (15.523 fakturaer) 15 %
TLF/MAIL/NET (72.442 fakturaer) 70 %
E-HANDEL (15.523 fakturaer) 15 %
20.430.986,51 kr.
19.189.610,12 kr.
1.241.376,40 kr.
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
Samarbejdsforum 3
Hvornår er noget
innovation?
Hvordan skaber man
innovationskultur i en
organisation?
Cases på innovative
indkøb
Fælleskommunal
efterspørgsel
efter innovative
løsninger
Fælles
metoder
Kapiteldias anvendes
som skilleark i forhold til
Skriv kapitelnummer i 0X /
STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK
A T
ÆN
KE
TA
NK
FO
R E
-HA
ND
EL
SPØRGSMÅL
top related