STATUS OG FINDINGS

IKA tænketank for e-handel, 7. november 2018

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

- implementering af den

fælleskommunale indkøbsstrategi

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Kommunernes indkøb i tal

100

mia. kr. varer og tjenesteydelser

98

kommuner

12

indkøbsfællesskaber

22

forpligtende aftaler

min. 76.495

leverandører

min. 9.401.793

fakturer

Potentielt 490.000

indkøbere

5,7 mio.

kunder

2,2 mia. kr.

i effektiviseringsgevinster

2012-2017

min. 426

årsværk i indkøbsfunktionerne

Ny fælleskommunal indkøbsstrategi - 5 temaer

Stærkere samarbejde om indkøb

• Tilslutning til fælles forpligtende indkøbsaftaler

• Styrkelse af indkøbsfællesskaber + arbejdsdeling ml. niveauer

• Fælleskommunale indkøbsdata

Bedre digital understøttelse af indkøbsopgaven

• Øge graden af e-handel

• Dialog med markedet om systemløsninger

• Bedre muligheder for medarbejderne til at e-handle

Professionel indkøbsadfærd i hele organisationen

• Compliance

• Organisering + indkøbsmønstre

• Kontraktstyring

Bedre indkøb af tjenesteydelser

• Strategiske mål for bedre mere effektive indkøb af tjenesteydelser

• Overblik og kategorisering af tjenesteydelser

• Udveksling af erfaringer

Styrket udviklingsperspektiv på indkøbsområdet

• Indkøb af innovative løsninger

• TCO

• CSR-krav

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Organisering af implementeringsarbejdet

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Ønsker til strategiarbejdet

• Tage højde for kommunernes forskelligheder

• Produkter der kan inspirere på forskellige niveauer

• Fokus på:

• Italesættelse af, hvad et indkøb er

• Tjenesteydelserne

• Indkøbsadfærd

• Digitalisering

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Samarbejdsforum 1

Fokus på:

• Bedre indkøb af tjenesteydelser

• Principper for arbejdsdeling

• Udvikling af indkøbsfællesskaberne

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Indkøbsfællesskaberne - udfordringsbillede

Forankring og interne forskelle

• Sikre topledelsesforankring

• Forskellige politiske hensyn og interesser

• Kompromisser ift. krav og ønsker

• Forskellig prioritering af indkøbsarbejdet på tværs af kommuner

Opgaveportefølje

• Ændret opgaveportefølje i lyset af flere SKI-aftaler

• Øget fokus på udbud af tjenesteydelser

• Øget fokus på implementering og kontraktstyring af fællesaftale

• Øget fokus på indkøbsadfærd i hele organisationen

Samarbejde

• Øget behov for koordinering, samarbejde og arbejdsdeling i lyset af flere

kontrakter

• Behov for at møde leverandørerne ens og professionelt

• Indkøbsfællesskaberne er fælles indgang til kommunernes indkøbsfunktioner

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Samarbejdsforum 2

Følgende overordnede anbefalinger indgår i inspirationskataloget om

kontraktstyring:

• Vurder din kommunes modenhed i forhold til kontraktstyring og prioriter indsatser

herefter

• Synliggør gevinsterne ved kontraktstyring

• Få kontraktstyring forankret i organisationen

• Tag stilling til, hvilke kontrakter og leverandører der er vigtigst for kommunen

• Skab overblik over organisationens kontrakter

• Få styr på aktiviteter og arbejdsgange fra kontraktindgåelse til kontraktudløb

• Tydeliggør hvem der har mandat til og ansvar for hvilke aktiviteter i kontraktperioden

Fokus på:

• Indkøbsadfærd, fx compliance

• Organisering

• Digitalisering, fx e-handel

• Kontraktstyring

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Digitalisering af udbud- og indkøbsopgaven

FØR

UDBUD

UNDER

UDBUD

EFTER

UDBUD

Behovsafklaring

Offentliggørelse

Udbudsmateriale

Tildeling

Implementering Bestilling Betaling Kontraktstyring

Tilbudsafgivelse

Indkøbsanalyse-

system

E-udbudssystem

E-handelssystem

CM-system

Indkøbs-

analysesystem

Økonomisystem

Klager/aktindsigt

Forbrugsanalyse

Markedsanalyse

Markedsdialog

Intern dialog

Kravspecifikation

Udbudsbetingelser

Tildelingskriterier

Kontraktudkast

Spg./svar

Modtagelse af tilbud

Evt. forhandling

Evaluering

Bekendtgørelse om indgået

kontrakt

Kontraktindgåelse

Intern orientering

Evt. håndtering og

indlæsning af e-katalog

Definere behov

Afsende ordre

Godkende ordre

Varemodtagelse

Fakturamatch

Godkendelse

Kontering

Betaling

Fakturakontrol

Kvalitetskontrol

Leverandørdialog

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Indkøbsadfærd på dagsordenen

Hvad påvirker medarbejderen i købssituationen?

• Den organisering man er en del af

• Ledelsesfokus

• Vaner/præferencer

• Systemunderstøttelse

• Mangel på viden og indkøbskompetence

• Faglighed

• Ledelsesforankring

• Incitamenter/straf

• Kultur

Hvad ved vi om vores adfærd generelt?

• Vi er påvirkelige ift. vores umiddelbare kontekst

• Vi lader os ikke nødvendigvis påvirke af rationelle

argumenter

• Sociale normer påvirker vores adfærd

Hvad kendetegner professionel

indkøbsadfærd?

• Når vi, der hvor det er relevant, tænker

vores indkøb på tværs af organisationen

• Når vi sikrer, at der er skabt konkurrence

om den enkelte opgave

• Når vi køber ind på de indgåede aftaler

• Når vi køber ind på en måde, der sikrer

så få procesomkostninger som muligt

• Når vi sikrer kontraktstyring på alle

relevante kontrakter

Hvorfor påvirke indkøbsadfærden?

• Bedst brug af skattekronerne

• Økonomiske gevinster → råderum og

prioriteringsmuligheder

• Færre procesomkostninger → mere tid til

kerneopgaven

• Øget specialisering hos medarbejderne

• Professionel samarbejdspartner

Indkøbsmønstre i en gennemsnitskommune

Ca.

100.000fakturaer om

året

25.000 fakturaer om

året på under

200 kr.

Faktura fra

ca. 3.500 leverandører

om året

500 største

leverandører

står for ca.

90 pct. af

indkøbs-

volumen

Ca. 10 pct. af

fakturaerne

er fra COOP

eller Dansk

Supermarked

1.390

leverandør

er sender

1 faktura

om året

Beregning af omkostninger forbundet med indkøbsprocesserne

Hjørring Kommune har beregnet de udgifter, der er forbundet med bestilling,

fakturahåndtering mv. alt afhængig af om indkøbet foretages ved fysisk fremmøde i

en butik, foregår via mail eller telefon eller gennemføres via E-handel:

• Køb i butik: 330 kr. pr. indkøb

• Køb via telefon eller mail: 175 kr. pr. indkøb

• Køb via E-handel: 90 kr. pr. indkøb

Lægges Hjørring Kommunes beregninger til grund, kan en gennemsnitskommune

opnå effektiviseringer svarende til 1,2 mio. kr. ved at flytte 5 pct. af de køb, der

foretages i butik til kommunens e-handelssystem.

Indkøbskanal Transaktionsomkostning Effektivisering

BUTIK (20.698 fakturaer) 20 %

TLF/MAIL/NET (72.442 fakturaer) 70 %

E-HANDEL (10.349 fakturaer) 10 %

BUTIK (15.523 fakturaer) 15 %

TLF/MAIL/NET (72.442 fakturaer) 70 %

E-HANDEL (15.523 fakturaer) 15 %

20.430.986,51 kr.

19.189.610,12 kr.

1.241.376,40 kr.

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

Samarbejdsforum 3

Hvornår er noget

innovation?

Hvordan skaber man

innovationskultur i en

organisation?

Cases på innovative

indkøb

Fælleskommunal

efterspørgsel

efter innovative

løsninger

Fælles

metoder

Kapiteldias anvendes

som skilleark i forhold til

Skriv kapitelnummer i 0X /

STATUS – FÆLLESKOMMUNAL INDKØBSSTRATEGIIK

A T

ÆN

KE

TA

NK

FO

R E

-HA

ND

EL

SPØRGSMÅL