it-styrning i sundsvalls kommunkoncern -- it-planering & systemförvaltning
Post on 09-Dec-2014
253 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
IT-styrning i Sundsvalls kommunkoncernen
Linda Gustafsson@ligus78 (Twitter)
/in/lindagustafsson
Thomas Norlin @thomasnorlin (Twitter)
/in/thomasnorlin
Agenda•Styrning av IT i Sundsvalls kommunkoncern
•Vad är IT-plan?
•Kommunens systemförvaltningsmodell
•Styrs kommunen på andra sätt, hur hänger det i så fall ihop?
Frågor att besvara…•Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern?
•Vad gör IT-staben?
•Varför IT-planering?
•Hur gör jag ett ärende till IT-plan?
•Varför systemförvaltning?
•Hur går systemförvaltning till?
•Framtidsspaning?
Styrning av IT i kommunkoncernen
Det som inte är definierat kan inte styras ledasDet som inte styrs/leds kan inte mätasDet som inte mäts kan inte förbättras
Vi på IT-stabenCamilla, Linda, Petronella, Daniel, Thomas och
Jari
Traditionella bilden
Detta jobbar IT-staben med…
Processer, kompetens, strukturer
Styr- och ledningsprocesser för IT
IT-strategiskt kompetens, Verksamhets-
modellering
IT-leverantörer/ partners
Kostnader
IT-system
Personal
Intäkter
Skattemedel (för personal och system)
Andra bidrag (stat, EU etc.)
Vinst ger
utvecklings-
medel
Kunder
Kommundirektören
(Kommunanställda och Sundsvallsbor)
Erbjudande
God styr-barhet av ITi kommun- koncernen
IT-stabens Affärsmodell
Detta är våra verktyg för att styra…
IT-strategi
IT-plan
IT-förvaltning
IT-tjänster
Koncernstrategi
Affärsmodeller
Processmodeller
HR Management IT
IT i koncernsperspektiv
IT-Strategi
MÅLBILD:Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster
LEDORD:
Öppen affärsmodell
Beställare- och utförar- organisation
Modelldriven utveckling
Kvalificerad informations- förvaltning
Hållbar utveckling – grön IT
Öppenhet och tillgänglighet
Samordnat användarstöd
Kontinuerlig utveckling
Väl utbyggd IT- infrastruktur
IT-Strategi
MÅLBILD:Enkla, flexibla, tydliga IT-tjänster
LEDORD:
Öppen affärsmodell
Beställare- och utförar- organisation
Modelldriven utveckling
Kvalificerad informations- förvaltning
Hållbar utveckling – grön IT
Öppenhet och tillgänglighet
Samordnat användarstöd
Kontinuerlig utveckling
Väl utbyggd IT- infrastruktur
Tjänstekatalog etc.
Beställarkompetensf
Verksamhets-modeller/Arkitektur
Informationen som tillgång
Miljön, distans etc
Öppna data/standards
Systemförvaltning
BPE
Integrationer, plattformar
Varför planera?
Planerad Oplanerad
Börja bygg så får vi se vad det blir…
Vad styr vad
IT-strategi
IT-plan
Informations- och systemförvaltning
IT-tjänster
Taktisk
Operativ
Strategisk
Projekt triangeln
ResurserTid
Funktioner
Exempel
System-förvaltning IT-drift
IT-planSystem-
förvaltning
IT-driftIT-plan
Styrning kan balanseraportföljer efter strategi
Projektportfölj
Systemförvaltnings-portfölj
Nytta/kostnad för IT
Vad är IT-plan?
”En styrd och planerad (IT-)utveckling ger större nyttoeffekter”
Detta är våra verktyg för att styra…
IT-strategi
IT-plan
IT- förvaltning
IT-tjänster
Drivkrafter för IT-planering• Säkerhetsställa bra verksamhetsnytta (effekt)• Ej obegränsat med resurser (pengar & personer)• Allt högre integration mellan systemen • Gemensam infrastruktur• Gemensamma strategiska informationsmängder• Fler gemensamma system• Högre krav på IT från verksamheterna• Kvalitetssäkra IT• Tydliggöra IT som ett stöd till verksamheten• Överblick• Koordinera• Samverkan
Varför IT-planering?
Prioritering/ Nyttohemtagning Resursoptimering
Samverkan Verksamhetsnära
Så här fungerar IT-planering• Lätt att komma in med ärenden• Snabb handläggning• Dynamisk• Överblickbar• Koppla till ekonomi
IT-roller & funktioner
Systemförvaltare
IT-samordnare
IT-staben IT-plan
Chef IT-stab/IT-råd
IT-planering på förvaltningar & bolag
System/information/processägare. Systemförvaltning
Början av kedjan…
• Idé• Förstudie• Finansiering
IT-plan
• Aktiviter• Resultat• Införande
Projekt • Vidareutveckla • Vidmakthålla• Support/admin
Förvaltning
Hur ser vi helheten?
Beslut Projekt Effekt
Verksamheternas behov
Effekter verifierade i verksamheten
SystemförvaltningIT-tjänster
Beslut EffektProjekt
En enkel väg in…
Vad är en portfölj?Samlar resurser eller investeringar
Ex, Projekt/program/IT-system/Förslag
Innehållet kan mätas
Beslut EffektProjekt
Steg 1. Förslag
• Alla kan lämna in förslag på utveckling, enkelt via IT-samordnare på förvaltning/bolag eller andra roller?
• Första sortering IT-stab, koncernstaben
Beslut EffektProjekt
Steg 2. Kravfångst
Utvecklingsbehov preciseras. IT-plansärende skapas.
• Problem/nuläge• Lösningsförslag• Kategori
Beslut EffektProjekt
Steg 3. Analys
Ärendet analyseras: • Resursåtgång• Kostnader• Nyttor• Finansiering• Effekthemtagning
Bygglov(PSA)
Beslut EffektProjekt
Steg 4. Bygglov IT
Ärendet analyseras: Behövs bygglov?Upphandling (avrop/avtal)Strategier/målStyrdokumentStandarder(villkor)Arkitektur (processer/affär/info/applikation)
Bygglovet ger trygghet på vägen ochminskar personberoende.
”Bygglov”(PSA)
Beslut EffektProjekt
Exempel: IT-bygglov
Beslut EffektProjekt
Steg 5. Beslutet
Chef IT-stab beslutar om ärendet. IT-plan revideras varje IT-råd (månadsvis)
Beslut EffektProjekt
Snapshot IT-plan 14.4
Beslut EffektProjekt
Snapshot IT-plan 14.4Nyttokvot: Nytta dividerat med kostnad (BCR)
Beslut EffektProjekt
E-fond Sundsvall…
2 miljoner
62 150 kr
Vidare i kedjan…
• Idé• Förstudie• Finansiering
IT-plan
• Aktiviter• Resultat• Införande
Projekt • Vidareutveckla • Vidmakthålla• Support/admin
Förvaltning
Beslut EffektProjekt
Steg 6. Projekt
PlaneringFörberedelse Avslut
PROJEKTPLAN PROJEKT-SLUTRAPPORT
PROJEKTDIREKTIV STATUSRAPPORT
Genomförande
Vad?Varför?
Hur? Gör vi rätt?
BESTÄLLARE PROJEKTLEDARE
Vad blev det?LEVERANSRESTLISTA
Beslut EffektProjekt
Steg 7. Effekt
Effekthemtagning.Nyttokvot
Lärande?
Beslut EffektProjekt
Att fundera kring…
Vilka ärenden ska inte beslutas i IT-planering eller systemförvaltning?
Vilken nytta är det med att skapa egnaförvaltnings/bolags- IT-planer?
Frågor?
Vad är systemförvaltning?
” Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd”
Detta är våra verktyg för att styra…
IT-strategi
IT-plan
IT- förvaltning
IT-tjänster
Slutet av kedjan…
• Idé• Förstudie• Finansiering
IT-plan
• Aktiviter• Resultat• Införande
Projekt • Vidareutveckla • Upprätthålla• Support/admin
Förvaltning
Vad är systemförvaltning och varför behövs det?Systemförvaltning är ett proaktivt arbete, för att upprätthålla och utveckla IT-stöd. Ett effektivt nyttjande av IT-stödet kräver att någon prioriterar arbetet kring systemförvaltning.
Systemförvaltning är alla aktiviteter som görs för att administrera, styra, förbereda och verkställa förändringsarbete med IT-stöd i drift. Systemförvaltningen ska även stödja användandet av IT-stöd.
Vilka effekter förväntas•Öka verksamhetnyttan och minska kostnaderna
•Öka systemets livslängd och minska störningar för användarna
•Möjliggöra flexibilitet för att skapa integrationer
Är det viktigt?Resursförbrukning
20 % systemet
80 % förvaltning
Svar: Ja!
Källa: PÅab
Bakgrund Sundsvalls kommuns systemförvaltningshandbok Togs fram i slutet av 2008. Under 2009 har systemförvaltningshandboken testats och utvärderats av 7 stycken systemförvaltare. Inför 2010 har handboken reviderats utifrån erfarenhete och version 1.2 kom till.
Ytterligare förbättringar gjordes under 2011 och senaste versionen 1.3 kom till.
Allt IT-stöd som är verksamhetskritiskt ska göra en systemförvaltningsplan.
Dokumentation
Detta innehåller system-förvaltningshandboken•Systemförvaltningens omfattning
• Organisation och ansvar
• Rollbeskrivningar
•Krav och utvecklingsfas
•Användningsfasen
•Ändringskrav
•Avveckling
Systemets livscykelInköp
utveckling
Införande
AnvändningHantera förnyade
krav
Avveckling
Systemförvaltningsplan•Kan likställas med en projektplan och talar om vilka aktiviteter som ska göras under året, systemförvaltaren kan ses som projektledaren
•Till för att systemförvaltaren ska veta vad den ska arbeta med under året samt säkrar resurser för att systemförvaltaren ska kunna leverara enligt förväntan
•Beslutas av systemägaren eftersom denne sitter på resurserna
•Gäller vanligtvis ett år i taget
SystemförvaltningsplanSå ser den ut….•Förändringshistorik
•Relaterade dokument
•Inledning
• Beskrivning av IT-stödet och nyttan
• Systemförvaltningens omfattning
• Avtal och SLA
• Historik
• Budget
• Finansiering
Fortsättning…•Systemförvaltningens Organisation
• Roller
• Samverkan
• Uppföljning
•Användarstöd
• Support
• Utbildning
•Dokumentation
• Utveckling
• Planerade aktiviter kommande år
RollerTre olika roller:
•Systemägare – Ytterst ansvarig och vars verksamhet systemet stödjer, därför också den som står för systemets kostnader
•Systemförvaltare – Den som ser till att systemet upprätthålls och vidareutvecklas för att stötta användarnas behov
•Systemadministratör – Stöttar systemförvaltaren i det dagliga arbetet med tex. behörighetshantering mm.
Min roll som systemförvaltare• Ansvarar för att IT-stödet levererar
överenskommen funktionalitet enligt
systemförvaltningsplan
• Bereder beslutsärenden för IT-stödets ny- och
vidareutveckling
• Ansvarar för att beslutad ny- och vidareutveckling
planeras och genomförs
• Dokumenterar och sammanställer upptäckta fel i
IT-stödets funktionalitet
• Ansvarar för att acceptanstest av ny funktionalitet
och nya versioner genomförs
• Ansvarig för kontakter med systemleverantören för
IT-stöd
•Ansvarig för uppföljning av avtal med
driftleverantören för IT-stöd
• Rapporterar till systemägare
•Ansvarar för att dokumentation kring IT-stöd
hålls uppdaterad
• Ansvarar för att bevaka utbildningsbehov och
planera utbildningar
• Ansvarar för löpande information till
användarna
• Ansvarar för att det finns en
användarsupport
• Ansvarar för att det finns
användaradministration och
behörighetshantering för IT-stödet
• Utser systemadministratörer i samråd med
systemägaren
Beställarkompetens
Metoder för kravfångstInformationsmodeller
Verksamhetsprocesser
ITIL-processerDatamodeller
Begreppsmodeller
”Software requiremnet is a communication problem” Mike Cohn
Exempel: Till påsk har vi en tradition att sätta fjädrar i riset….
Hur duktiga är vi på att använda systemförvaltningsmodellen inom kommunkoncernen?
Saknar systemför-valtningsplan
Har systemförvalt-ningsplan
Frågor?
Styrs kommunen på andra sätt, hur hör det i så fall ihop?
” Hus bygger man för att bo i inte för att se på”
Koncernstrategi
Affärsmodeller
Processmodeller
HR Management IT
IT i koncernsperspektiv
Verksamheten styr IT
Fullmäktige
Nämnd/styrelse
Förvaltnings- bolags ledning
KS ”IT-stab”
IT-råd
IT-service
Verksamheten styr IT Mål och resursplan (MRP) Styr verksamheten
Skapa MRP för 4 år
Skapa MRP för 1 år
HT21
Skapa verksam-hetsplan
Bedriva verksamhet
Skapa plan IT-
förvaltning
Revidera IT-plan
Beslut EffektProjekt
Framtiden• Valets påverkan och digital agenda• IT-stöd för IT-ärenden, på G• Fler IT-bygglov (PSA)• Mer portföljstyrning• Metodutveckling av information- och systemförvaltning• Servicecenter sätter fokus på gemensam styrning/planering• Projekt IT-verktyg, på G – (Resurshantering)
Beslut EffektProjekt
Systemkartan ritas
Frågor att besvara…•Hur styrs IT i Sundsvalls kommunkoncern?
•Vad gör IT-staben?
•Varför IT-planering?
•Hur gör jag ett ärende till IT-plan?
•Varför systemförvaltning?
•Hur går systemförvaltning till?
•Framtidsspaning?
Vad händer?
utveckling.sundsvall.se Bildspelet kommer dit
Nästa föreläsning24/10 kommer Lars Olsson att föreläsa om Datorplattformen
top related