introdução ao gerenciamento de projetos e ferramentas de software (melhores práticas do pmi® e...

Manual do MS-Project 2010 e Melhores Práticas do PMI®

Mário Henrique Trentim, PMP PMI-RMP

Microsoft Certified Trainer

Manual do MS-Project 2010 e Melhores Práticas do PMI®

Mário Henrique Trentim, PMP PMI-RMPMicrosoft Certified Trainer

ORGANIZAÇÃO DO LIVRO Introdução ao Gerenciamento de Projetos

O Guia PMBOK®

Apresentação do MS-Project 2010

Iniciando nosso Projeto

Definindo o Escopo

Criando Tarefas e Cronograma

Atribuindo Recursos e Obtendo o Orçamento

Refinando o Plano de Projeto

Execução, Monitoramento e Controle

Encerrando o Projeto

INTRODUÇÃOProject Management Institute – PMI®

Profissionais de Gerenciamento de Projetos

Introdução ao Gerenciamento de Projetos

Visão Geral do Guia PMBOK

INTRODUÇÃOProject Management Institute – PMI®

O Project Management Institue (PMI®) é uma entidade mundial sem fins lucrativos voltada a padronização, fomento e disseminação da prática de gerenciamento de projetos.

INTRODUÇÃOProfissionais de Gerenciamento de Projetos

Figura - Crescimento do número de PMPs no Mundo (Fonte: PM Tech www.pmtech.com.br, 04/01/2011)

INTRODUÇÃOIntrodução ao Gerenciamento de Projetos

Segundo a ISO NBR 10.006, projeto é um “processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.”

INTRODUÇÃOIntrodução ao Gerenciamento de Projetos

Definição do Guia PMBOK®: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Isto é, um projeto tem início e fim definidos, possui objetivo de criar um resultado único por meio do planejamento, execução e controle das atividades e gerenciamento de recursos. O projeto acaba quando seus objetivos forem atingidos ou quando for verificado que os seus objetivos não podem ser atingidos ou não são mais desejados.

INTRODUÇÃOVisão Geral do Guia PMBOK®

“O Guia PMBOK® é um padrão reconhecido para a profissão de gerenciamento de projetos. Um padrão é um documento formal que descreve normas, métodos, processos e práticas estabelecidas.”

INTRODUÇÃOVisão Geral do Guia PMBOK®

“O Guia PMBOK® identifica esse subconjunto do conhecimento em gerenciamento amplamente reconhecido como boa prática.”

INTRODUÇÃOVisão Geral do Guia PMBOK

Áreas do Conhecimento:IntegraçãoEscopoTempoCustoQualiadeRHComunicaçãoRiscosAquisições

INTRODUÇÃOVisão Geral do Guia PMBOK

O Guia PMBOK®Definição de Processo

Grupos de Processos e Ciclo de Vida

Diferença entre o ciclo de vida do projeto do ciclo de vida do produto

As 9 Áreas do Conhecimento no Guia PMBOK®

Estrutura do Guia PMBOK® e seus 42 processos

Fluxograma e mapa dos processos

O Guia PMBOK®Definição de Processo

O Guia PMBOK®Grupos de Processos e Ciclo de Vida

Figura – Grupos de Processos (Fonte Guia PMBOK® 4a. Ed.)

Figura – Ciclo de Vida do Produto (Fonte Guia PMBOK® 4a. Ed.)

Figura – Ciclo de Vida do Projeto (Fonte Guia PMBOK® 4a. Ed.)

O Guia PMBOK®Diferença entre o ciclo de vida do projeto do

ciclo de vida do produto

CICLO DE VIDA DO PROJETOPara realizar um projeto, necessitamos utilizar duas metodologias:Metodologia de Gerenciamento do Projeto: processos para gerenciar e administrar o projetoMetodologia de Execução ou Ciclo de Vida do Projeto: define o que necessita ser feito para completar o trabalho do projeto

O Guia PMBOK®Diferença entre o ciclo de vida do projeto do ciclo

de vida do produto

CICLO DE VIDA DO PRODUTO

O ciclo de vida do produto vai desde a concepção de um novo produto até a sua retirada de circulação, quando ele deixa de ser comercializado. Um mesmo produto pode necessitar de vários projetos ou mesmo um programa para ser desenvolvido. O produto pode ainda requerer outros projetos ao longo de seu ciclo de vida para atualizações (recall, modernizações, etc).

O Guia PMBOK®As 9 Áreas do Conhecimento no Guia PMBOK®

Guia PMBOK® - 4a ediçãoAs 9 Áreas do Conhecimento no Guia PMBOK®

INTEGRAÇÃO inclui processos e atividades necessários para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os grupos de processos de gerenciamento.

ESCOPO inclui processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário e somente o trabalho necessário para concluir o projeto com sucesso.

TEMPO inclui processos necessários para estimar as tarefas, seus recursos e durações, de modo a gerenciar o projeto para o término pontual.

CUSTO inclui processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.

Guia PMBOK® - 4a ediçãoQUALIDADE inclui processos e atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, objetivos, requisitos e responsabilidades de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido

RECURSOS HUMANOS inclui processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

COMUNICAÇÕES inclui todos os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

RISCOS inclui processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, bem como o monitoramento e controle de riscos de um projeto

AQUISIÇÕES inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos ao projeto e abrange o gerenciamento de contratos

Guia PMBOK® - 4a ediçãoEstrutura do Guia PMBOK® e seus 42 processos

O Guia PMBOK®Estrutura do Guia PMBOK® e seus 42 processos

Guia PMBOK® - 4a ediçãoFluxograma e mapa dos processos

O Guia PMBOK®Fluxograma e mapa dos processos

Guia PMBOK® - 5a ediçãoEstrutura do Guia PMBOK® e seus 47 processos

O Guia PMBOK® - 5a edição

Estrutura do Guia PMBOK® e seus 47 processos

Guia PMBOK® - 5a ediçãoFluxograma e mapa dos processos

4.1 Develop Project Charter

13.1 Identify

Stakeholders

4.2 Develop Project Management Plan

5.1 Plan Scope

Management

5.2 Collect Requiremen

5.3 Define Scope

5.4 Create WBS

6.1 Plan Schedule

Management

6.2 Define Activities

6.3 Sequence Activities

6.4 Estimate Activity

Resources

6.5 Estimate Activity

Durations

6.6 Develop Schedule

7.1 Plan Cost

Management

7.2 Estimate Costs

7.3 Determine

Budget

11.1 Plan Risk Management

11.2 Identify Risks11.3 Perform Qualitative

Analysis

11.4 Perform Quantitative

Analysis

11.5 Plan Risk Responses

8.1 Plan Quality

Management

9.1 Plan Human

Resources Management

10.1 Plan Communicati

ons Management

12.1 Plan Procurement Management

13.2 Plan Stakeholder Management

4.3 Direct and Manage Project

Execution

9.2 Acquire Project Team

9.3 Develop Project Team

9.4 Manage Project Team

8.2 Perform Quality

Assurance

10.2 Manage

Communications12.2

Conduct Procureme

nts13.3

Manage Stakeholde

4.4 Monitor and Control Project Work

4.5 Perform Integrated

Change Control

5.5 Validate Scope

5.6 Control Scope

6.7 Control

Schedule

7.4 Control Costs

8.3 Perform Quality Control

10.3 Control Communicati

11.6 Monitor

and Control Risks

12.3 Control Procurements

13.4 Monitor Stakeholder Engagement

4.6 Close Project or Phase

12.4 Close Procurements

Initiating

Planning

Executing

Monitoring and Controlling

Closing

4.1 Desenvolver Termo de Abertura

do Projeto

13.1 Identificar

Partes Interessada

4.2 Desenvolver Plano de Gerenciamento do

Projeto

5.1 Planejar Gerenciame

nto do Escopo

5.2 Coletar Requisitos

5.3 Definir Escopo

5.4 Criar EAP

6.1 Planejar Gerenciamento

de Tempo

6.2 Definir Atividades

6.3 Sequenciar Atividades

6.4 Estimar Recursos das

Atividades

6.5 Estimar Durações das

Atividades

6.6 Desenvolver Cronograma

7.1 Planejar Gerenciamento de Custo

7.2 Estimar Custos

7.3 Criar Orçamento

11.1 Planejar Gerenciamento de

Riscos

11.2 Identificar Riscos

11.3 Realizar Análise

Qualitativa dos Riscos

11.4 Realizar Análise

Quantitativa dos Riscos

11.5 Planejar Respostas aos

Riscos

8.1 Planejar Gerenciamen

to da Qualidade

to dos Recursos Humanos

to da Comunicação

to das Aquisições

13.2 Planejar Gerenciamento das Partes Interessadas

4.3 Orientar e Gerenciar a

Execução do Projeto

9.2Mobilizar Equipe do

Projeto

9.3 Desenvolver Equipe do

Projeto

9.4 Gerenciar Equipe do

Projeto

8.2 Realizar Garantia da Qualidade

10.2 Gerenciar

Comunicação

12.2 Conduzir

Aquisições13.3

Gerenciar Partes

Interessadas

4.4 Monitorar e Controlar o Trabalho do

Projeto

4.5 Realizar Controle

Integrado de Mudanças

5.5 Validar Escopo

5.6 Controlar Escopo

6.7 Controlar Cronogra

7.4 Controlar

Custos

8.3 Realizar Controle

da Qualidade

10.3 Controlar Comunica

11.6 Monitorar

e Controlar

Riscps

12.3 Adminis

trar Aquisiçõ

13.4 Monitorar

Gerenciamento das Partes

Interessadas

4.6 Encerrar Projeto ou Fase

12.4 Encerrar Aquisições

Iniciação

Planejamento

Execução

Monitoramento e Controle

Encerramento

APRESENTAÇÃO DO MS-PROJECT 2010

Visão Geral

MS-Project não toma decisões!

É apenas uma ferramenta útil ao gerente de projetos e

que deve ser bem compreendida.

Visão Geral

Novidades do MS-Project 2010 : Interface do usuário do Fluent Modo de exibição Backstage Planejador de Equipe Sincronização com listas do SharePoint Agendamento manual Tarefas de espaço reservado Tarefas inativas Resumo de cima para baixo Comparar projetos Linha do tempo Copiar e colar avançado Recursos do Excel Controle deslizante de exibição

Modos de Visualização

Test driveCriando um projeto novo

Test drive Inserindo informações do projeto

Test driveCriando tarefas e dependências

Test drive Inserindo recursos

Test driveAtribuindo Recursos

Navegue!

Familiarizar os alunos com as funcionalidades gerais do MS-Project 2010.

Obtendo ajuda:1) F1: A tecla de Função padrão de ajuda

2) Centro de Download da Microsoft: http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=162268&clcid=0x416

3) Central de Recursos do Office 2010: http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167841&clcid=0x416

INICIANDO NOSSO PROJETO

Configuração inicial do MS-Project

Planejando e documentando o projetoGrupos de Processos

ObjetivosAtividade Principais

INICIAÇÃOProjeto é encomendado, aprovado e

iniciado

Definir demanda do negócio e principais metasCritérios de seleçãoNomear gerente do projeto

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

PLANEJAMENTOPlanos de projeto são criados,

refinando e detalhando o planejamento

Escopo e entregasCronogramaOrçamentoOutros planos auxiliares

EXECUÇÃOAquisição de recursos e equipe,

coordenação e realização do trabalho

Montar equipeGerenciar o trabalhoComunicaçãoOutras atividades

MONITORAMENTO e CONTROLE

Medição de desempenho e controle de mudanças

Medir e comparar desempenho com o PlanoMedidas corretivas e preventivas

ENCERRAMENTORelatório e aprovação final do

projeto

Encerrar contratosReunir documentaçãoRelatório finalLições aprendidas

Planejando e documentando o projeto Por que estamos fazendo isso? Qual problema queremos resolver? Qual oportunidade

queremos aproveitar? É realmente importante? Prioritário? O que pretendemos fazer? Como vamos fazer? Aonde queremos chegar? De quais recursos necessitaremoS?

Planejando e documentando o projeto

Documento Descrição

Termo de Abertura do ProjetoDocumento que define os objetivos e resultados do projeto, criado pelo patrocinador.

Registro de Stakeholders Consolida informações sobre as partes interessadas e seus interesses.

Declaração de Escopo do Projeto Documento que define e detalha todas as entregas do projeto.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Decomposição hierárquica das entregas do projeto, documento de apoio para o gerenciamento do escopo.

Cronograma Calendário das tarefas com suas durações, dependências e outras informações.

Orçamento Custos e fluxo de caixa do projeto.

Plano da Qualidade Documenta padrões e procedimentos a serem seguidos.

Plano de RecursosDocumenta os recursos necessários e suas características, incluindo recursos humanos.

Matriz de Funções e Responsabilidades

Define a hierarquia e responsabilidades da equipe no projeto.

Plano de ComunicaçõesDocumento que define as informações necessárias às partes interessadas e como essas informações serão distribuídas.

Plano de Gerenciamento de Riscos

Identifica e analisa riscos aos objetivos do projeto, criando um plano de resposta aos riscos.

Plano de Gerenciamento das Aquisições

Documenta as aquisições necessárias, especificando os produtos ou serviços e indicando como será feita a aquisição.

Planejando e documentando o projeto

Termo de Abertura do Projeto e Registro de Stakeholders

Utilizar templates de documentos de

projeto disponibilizados.

Planejamento Inicial do Projeto

DEFININDO O ESCOPOEscopo – O que pretendemos fazer?

O planejamento do projeto envolve dois aspectos principais:

O que queremos fazer? (Por que desejamos fazer?)Como pretendemos fazer?

DEFININDO O ESCOPOEscopo Preliminar e Requisitos do Projeto

O que são requisitos?Como obter requisitos?Como documentá-los?

DEFININDO O ESCOPODeclaração de Escopo do Projeto

Estrutura Analítica de Projeto e Dicionário

DEFININDO O ESCOPOEntregas e Fases no MS-Project

CRIANDO TAREFAS E CRONOGRAMA

O que é uma tarefa?Atividades são o como fazer, enquanto escopo e

entregas são o que fazer.

As mesmas perguntas que fizemos no início do projeto e na sua definição de escopo devem ser repetidas aqui, agora com foco nas atividades: Nossa abordagem de execução é factível? (Possível?

Viável?) Os riscos da nossa estratégia de execução são

aceitáveis? Somos capazes de executá-la?

Criando e Sequenciando as atividadesAgendamento Manual x Agendamento Automático

Criando e Sequenciando as atividadesTarefas-resumo e marcos

Criando e Sequenciando as atividadesDuração FixaTrabalho FixoUnidades Fixas

TRABALHO = UNIDADES * DURAÇÃO

Criando e Sequenciando as atividadesDependências entre tarefas

Refinando as informaçõesInformações da tarefa

Obtendo o Cronograma Visualização de tarefas ativas e inativas

Obtendo o Cronograma Diagrama de rede

Personalizando o Cronograma

Caminho Crítico

ATRIBUINDO RECURSOS E OBTENDO O ORÇAMENTO

Criar planilha de recursosTrabalho: o valor se refere ao uso ou trabalho Material: o valor se refere a unidades de materialCusto: o valor é estipulado a cada atribuição

Criar planilha de recursos

Criar planilha de recursosDetalhando informações dos recursos

Criar planilha de recursos

Criar planilha de recursos Importando recursos de outro arquivoCompartilhando pool de recursos

Atribuir recursos às atividadesUsar a caixa de diálogo Informações da Tarefa >

Recursos para atribuir recursos a cada tarefa individualmente

Inserir os recursos para cada tarefa diretamente na Tabela de Entrada, coluna Nomes dos Recursos, do Gráfico de Gantt

Usar a função Atribuir Recursos, disponível na Guia Recursos

Atribuir recursos às atividadesInformações da tarefa

Atribuir recursos às atividadesAtribuindo recursos diretamente no Gráfico de Gantt

Atribuir recursos às atividadesUsando a guia de recursos

Atribuir recursos às atividadesPlanejador de Equipe

Gestão dos Recursos Humanos

Discutir aspectos de liderança, motivação e trabalho em equipe

Realizar nivelamentoUsando o Planejador de Equipe

Realizar nivelamentoVisualizando superalocações na planilha de recursos

Realizar nivelamentoUso dos recursos

Realizar nivelamentoRedistribuindo recursos

Existem duas alternativas:

Redistribuir Recursos permite redistribuir tarefas para os recursos selecionados, resolvendo

problemas de superalocação, atrasando ou dividindo tarefas com base nas Opções de Redistribuição

Redistribuir Tudo redistribui o projeto inteiro, resolvendo os problemas de

superalocação de todos os recursos, também com base nas Opções de Redistribuição

Realizar nivelamentoRedistribuir recursos

Realizar nivelamentoOpções de redistribuição

Obter o orçamento

REFINANDO O PLANO DE PROJETO

Plano de Gerenciamento do Projeto Plano de Gerenciamento do Escopo Plano de Gerenciamento do Tempo Plano de Gerenciamento dos Custos Plano de Gerenciamento da Qualidade Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos Plano de Gerenciamento da Comunicação Plano de Gerenciamento de Riscos Plano de Gerenciamento das Aquisições

Refinando o Plano no MS-Project

Imprimindo o Plano de Projeto

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto é um mapa para nos guiar durante a execução do projeto. Quanto mais complexo for o projeto, maior e mais detalhado será seu plano de gerenciamento.

Plano de Gerenciamento do Projeto Plano de Gerenciamento do Escopo Plano de Gerenciamento do Tempo Plano de Gerenciamento dos Custos Plano de Gerenciamento da Qualidade Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos Plano de Gerenciamento da Comunicação Plano de Gerenciamento de Riscos Plano de Gerenciamento das Aquisições

Utilizar templates de documentos de

projeto disponibilizados.

Plano de Gerenciamento do Projeto Termo de Abertura do Projeto Equipe de Planejamento Plano de Gerenciamento de Escopo e de Mudanças Declaração de Escopo do Projeto Estrutura Analítica do Projeto Plano de Gerenciamento de Tempo Rede de Atividades Cronograma Plano de Gerenciamento de Custos Orçamento Plano de Gerenciamento da Qualidade Plano de Recursos Humanos Plano de Gerenciamento das Comunicações Plano de Gerenciamento e de Resposta aos Riscos Análise dos Riscos Plano de Aquisições Documentos de Encerramento Lições Aprendidas Fechamento de Contratos (Notas Fiscais, Pagamentos, Verificações e Aceitações

formais) Fechamento Administrativo (Relatório Final do Projeto)

Discutir os aspectos importantes das 9 áreas do conhecimento.

Refinando o Plano no MS-Project Analisar o Diagrama de Rede

Refinando o Plano no MS-Project Visualizando o Gráfico de Recursos e utilizar o

Planejador de Equipe

Refinando o Plano no MS-Project Usando o Inspetor de Tarefas

Refinando o Plano no MS-Project Visualizando o Painel de Detalhes

Refinando o Plano no MS-Project Fazendo análise de cenáriosAtivando e desativando cálculo após as alterações

Imprimindo o Plano de Projeto e Relatórios

EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E

CONTROLELinhas de Base

Gantt de Controle

Informações de Acompanhamento

Indicadores Gráficos

Relatórios

Gerenciamento do Valor Agregado

Controle Integrado de Mudanças

CONTROLELinhas de Base

Definindo linha de base

CONTROLEGantt de Controle

Visualizando o andamento do projeto

CONTROLEGantt de Controle

Visualizando o andamento do projeto

CONTROLEInformações de Acompanhamento

Estatísticas do Projeto

Agrupar tarefas

CONTROLEIndicadores Gráficos

CONTROLERelatórios

Imprimindo relatórios

CONTROLERelatórios

CONTROLEGerenciamento do Valor Agregado

Opções de cálculo

CONTROLEControle Integrado de Mudanças

Avaliar todas as solicitações de mudanças e seus impactos

Aprovar ou rejeitar mudanças Gerenciar mudanças aprovadas e acompanhar seu

status de implementaçãoAtualizar documentos e o plano de gerenciamento do

projeto

ENCERRANDO O PROJETOEncerramento do projeto

Entrega final e aceitação pelo clienteEncerramento dos contratosEncerramento do projeto

ENCERRANDO O PROJETOLinhas de Base

Comparar linhas de base salvas durante o projeto

ENCERRANDO O PROJETOLinhas de Base

Relatório de comparação

ENCERRANDO O PROJETOLições Aprendidas

Uma boa forma é tentar fazer isso em grupo, continuamente ao longo do projeto. Dessa forma, nas reuniões de acompanhamento, criamos a ideia de que os desvios e erros são do projeto ou da equipe como um todo, sem culpados. E todos trabalham para buscar as soluções e aprender com a experiência passada.

ENCERRANDO O PROJETORelatório Final

Ao final do projeto, cabe imprimir alguns relatórios do MS-Project 2010, principalmente referentes a cronograma e custos.

MS-PROJECT 2013Algumas novidades do MS-Project 2013:

Integração do MS-Project com o Lync Server, permitindo maior colaboração e novas ferramentas de comunicação (IM, video-voice conference etc)

Apps para MS-Office (Apps Store)

MS-PROJECT 2013VEJAM MAIS EM:

http://blog.mundopm.com.br/2012/07/18/vem-ai-o-ms-project-2013/

Mário Henrique Trentim

mario@trentim.com.br Linkedin.com/in/trentim@mariotrentim

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