inspirationsdag 24. april: contact sync

Inspirationsdag 2013Optimér din forretning med IBM Notes

RSM plusContact Sync

● Revisionsfirma– 215 professionelle medarbejdere

– 8 afdelinger fordelt over hele Danmark

● IT ansvarlig: Jesper Aaskov Pedersen● Løsning udviklet i samarbejde med:

– TriBits

– Dalsgaard Data A/S

Inspirationsdag, 24. april 2013 2

Baggrund

● RSM plus var gået over til IP-telefoni– Kun en mobiltelefon som telefon i dagligdagen

– Svært at lokalisere kolleger● Forskelligt nummer, når de ringede udefra og i firmaet

● Alle oplysningerne fandtes i Dominos directory (navne- & adressebog)

● RSM plus brugte også Lotus Notes Traveler

Inspirationsdag, 24. april 2013 3

Løsning

● En database – Contact Sync– Definér én eller flere kilder, hvor kontakt-informationer

findes (felter kan sættes/beregnes individuelt)

– Kør en kørsel til at samle alle kontakter● Til anvendelse som kontakter● Som bruger der skal have kontakter tilsendt

– Brug herefter Lotus Notes Traveler til at sørge for sende oplysningerne ud til kontakter på brugernes telefoner

Inspirationsdag, 24. april 2013 4

En brugers oplysninger

Inspirationsdag, 24. april 2013 5

En brugers oplysninger

Inspirationsdag, 24. april 2013 6

Skitse over løsning

Inspirationsdag, 24. april 2013 7

ContactSync

Directory Directory

Directories med kontakter

Inspirationsdag, 24. april 2013 8

● Med jævne mellemrum (typisk dagligt)– Synkronisering af alle kontakter ind i Contact Sync (for hvert directory, der er

defineret)

Oversigt over kontakter

Inspirationsdag, 24. april 2013 9

Oplysninger på brugeren

Inspirationsdag, 24. april 2013 10

Oplysninger på brugeren

Inspirationsdag, 24. april 2013 11

… fortsat

Synkronisering● Med jævne mellemrum (typisk dagligt)

– Synkronisering af alle kontakter fra Contact Sync ud til de enkelte brugeres ”private” kontakter (i mail-databasen – de samme som benyttes i iNotes)

– Traveler tager over og sender kontakterne til telefonerne

● Traveler håndterer forskellige telefoner og deres muligheder

– De centrale directories ”vinder” altid, hvis der er forskel (f.eks. fordi brugeren har opdateret en kontakt)

– Kontakter fjernes fra telefoner hvis bruger meldes fra

Inspirationsdag, 24. april 2013 12

Kontakter på telefonen

Inspirationsdag, 24. april 2013 13

Opsamling● Nem adgang til at finde kolleger

– Brug telefonens søgefunktion

● Bedre service ved opkald– Se hvem der ringer (navn og foto hvis lagt ind)

● Minimal vedligehold– Oplysningerne vedligeholdes kun ét sted

– Andre typer kontakter kan indkluderes (kunder/leverandører)

– Traveler håndterer alt på telefonenInspirationsdag, 24. april 2013 14

Økonomi

● Udgift til Contact Sync– Kr. 25.000 plus årlig maintenance på 25%

Inspirationsdag, 24. april 2013 15

Konklusion● Bløde værdier

– Enkelthed

– Funktionelt

– Hurtig adgang til oplysningerne

– Skaber værdi for brugerne

Inspirationsdag, 24. april 2013 16

Konklusion● Løsningen:

– Driftssikker

– Flytte muligheder

– Overblik

– Besparelse (omkostninger)

– Gevinster:● Rigtige kontaktoplysninger● Ingen brugerinvolvering

Inspirationsdag, 24. april 2013 17

Spørgsmål?

● Du kan også kontakte:

Jesper Aaskov Pedersenjpe@rsmplus.dk eller 4076 3248

John Dalsgaardjohn@dalsgaard-data.dk eller 4914 1271

Inspirationsdag, 24. april 2013 18