inspirationsdag 24. april: contact sync
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Inspirationsdag 2013Optimér din forretning med IBM Notes
RSM plusContact Sync
● Revisionsfirma– 215 professionelle medarbejdere
– 8 afdelinger fordelt over hele Danmark
● IT ansvarlig: Jesper Aaskov Pedersen● Løsning udviklet i samarbejde med:
– TriBits
– Dalsgaard Data A/S
Inspirationsdag, 24. april 2013 2
Baggrund
● RSM plus var gået over til IP-telefoni– Kun en mobiltelefon som telefon i dagligdagen
– Svært at lokalisere kolleger● Forskelligt nummer, når de ringede udefra og i firmaet
● Alle oplysningerne fandtes i Dominos directory (navne- & adressebog)
● RSM plus brugte også Lotus Notes Traveler
Inspirationsdag, 24. april 2013 3
Løsning
● En database – Contact Sync– Definér én eller flere kilder, hvor kontakt-informationer
findes (felter kan sættes/beregnes individuelt)
– Kør en kørsel til at samle alle kontakter● Til anvendelse som kontakter● Som bruger der skal have kontakter tilsendt
– Brug herefter Lotus Notes Traveler til at sørge for sende oplysningerne ud til kontakter på brugernes telefoner
Inspirationsdag, 24. april 2013 4
En brugers oplysninger
Inspirationsdag, 24. april 2013 5
En brugers oplysninger
Inspirationsdag, 24. april 2013 6
Skitse over løsning
Inspirationsdag, 24. april 2013 7
ContactSync
Directory Directory
Directories med kontakter
Inspirationsdag, 24. april 2013 8
● Med jævne mellemrum (typisk dagligt)– Synkronisering af alle kontakter ind i Contact Sync (for hvert directory, der er
defineret)
Oversigt over kontakter
Inspirationsdag, 24. april 2013 9
Oplysninger på brugeren
Inspirationsdag, 24. april 2013 10
Oplysninger på brugeren
Inspirationsdag, 24. april 2013 11
… fortsat
Synkronisering● Med jævne mellemrum (typisk dagligt)
– Synkronisering af alle kontakter fra Contact Sync ud til de enkelte brugeres ”private” kontakter (i mail-databasen – de samme som benyttes i iNotes)
– Traveler tager over og sender kontakterne til telefonerne
● Traveler håndterer forskellige telefoner og deres muligheder
– De centrale directories ”vinder” altid, hvis der er forskel (f.eks. fordi brugeren har opdateret en kontakt)
– Kontakter fjernes fra telefoner hvis bruger meldes fra
Inspirationsdag, 24. april 2013 12
Kontakter på telefonen
Inspirationsdag, 24. april 2013 13
Opsamling● Nem adgang til at finde kolleger
– Brug telefonens søgefunktion
● Bedre service ved opkald– Se hvem der ringer (navn og foto hvis lagt ind)
● Minimal vedligehold– Oplysningerne vedligeholdes kun ét sted
– Andre typer kontakter kan indkluderes (kunder/leverandører)
– Traveler håndterer alt på telefonenInspirationsdag, 24. april 2013 14
Økonomi
● Udgift til Contact Sync– Kr. 25.000 plus årlig maintenance på 25%
Inspirationsdag, 24. april 2013 15
Konklusion● Bløde værdier
– Enkelthed
– Funktionelt
– Hurtig adgang til oplysningerne
– Skaber værdi for brugerne
Inspirationsdag, 24. april 2013 16
Konklusion● Løsningen:
– Driftssikker
– Flytte muligheder
– Overblik
– Besparelse (omkostninger)
– Gevinster:● Rigtige kontaktoplysninger● Ingen brugerinvolvering
Inspirationsdag, 24. april 2013 17
Spørgsmål?
● Du kan også kontakte:
Jesper Aaskov [email protected] eller 4076 3248
John [email protected] eller 4914 1271
Inspirationsdag, 24. april 2013 18