innbokskontroll og delingskultur - obos, divisjon for boligforvaltning, 19.november 2015
Post on 13-Apr-2017
278 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Innbokskontroll og delingskulturOBOS, Divisjon for boligforvaltningGardermoen, 19.november 2015
Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
For mange oppgaver?
Stress
???
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %
Stress
tanken på uløste oppgaver
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Hr. Oppgave
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes
Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere håndtering
Når over mer
Hvor finner du oppgavene dine i OBOS? Hvilke av plattformene gir deg oppgavene i en innboks? Hvilke gir deg oppgavene i en nyhetsstrøm?
Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
Etterrettelig, definisjon:
-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke
glipper
skille uløst fra løst
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
ellerfjerne løste
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
ellerfjerne løste
(= den er jeg ferdig med)
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 11
Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
@
@@@@
@@ @@@
Man Tir Ons Tor Fre
Man Tir Ons Tor Fre
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Hver e-post er en oppgave
Golden moments!
(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)
Golden moments!
Handling eller
Referanse?
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Tilføre verdi
Tilføre verdi
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Varsel eller originalinformasjon?
I N B O X
I N B O X
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo
Forsvinner?
Lettere med tiden?
Ny idé
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ferdig!!
Prosjekt-platåfase
Ener
gi o
g be
geist
ring
TidModifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas HappenPenguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2
Neste skritt
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer verdifulle
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost- varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@ @
@ @ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@@
Respond to whatever penetrates our attention… ?
Innbokskontroll ≠
-svare på alt- svare med én gang
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs berøring
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Løs oppgaver helt ferdig ved første gangs berøring
Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker
en innboks
Dele eller sende?
Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få behov for å skylde på.
KONTEKSTUELL INFORMASJON
KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den
Your inbox is your castle!
I N B O X
Your inbox is your castle!
I N B O X
Kilden
Forvaltningsportalen
KalenderFilområde
sende dele
1:1-teknologisosial
delingsteknologi
prosjekt
DULT
Prosjekt
• Som regel mange oppgaver• Er i utvikling, og kan endre status underveis,
både mhp. målsetting, virkemidler og personer som er involvert
• Kan ha lange dvalefaser• Ofte tidsfrister• Ofte flere personer involvert
sende
• Tre ting å passe på
– Versjon
–Versjon
–VERSJON!!!!
Prosjekt – dele med andre
sende dele
Sende
Informasjon lokalt lagret hos enkeltmedlem i organisasjonen. Dupliseres og sendes så til spesifikke mottagere som selv må lagre info. Hvem som mottar er låst ved hver sending. Ved endring må informasjonen lagres på nytt hos mottager.
Dele
Plassere originalinformasjon i én versjon på kontekstuelt plassert delingsplattform tilgjengelig for alle som antas å være relevante. Faktisk endring i informasjonen skjer i originalutgaven, men varsel om endring kan sendes til relevante personer.
Golden moments!
Avgjørende øyeblikk – golden moments!
www.innbokskontroll.no/presentasjoner
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)
top related