hvorfor perioderegnskap og effektiv bruk?...• hva kjennetegner gode og dårlige prestasjoner?...

Hvorfor perioderegnskap og effektiv bruk?

Agenda

• Innledning

– Økonomistyring, mer relevant enn noen gang!

• Perioderegnskap – hvorfor viktig?

• Perioderegnskapet viser periodens reelle inntekter og kostnader

– MEN dette krever mer enn bokføringslovens MIN krav, og er IKKE «gratis»

– Nærmere om periodisering av inntekter og kostnader i perioderegnskapet

• IKKE så enkelt som mange skulle tro, samt lever i tide!

• Perioderegnskapet viser ikke alt, men et godt utgangspunkt

– Vurder å supplere med måltall (KPIer)

• Må sammenlikne med noe

– MEN tradisjonell budsjettoppfølgning er også problematisk, …

• IKKE bruk for mye tid på noe som ikke brukes og/eller utdatert …

• Sammenlikn med dine konkurrenter

Økonomistyring

• Tjener vi penger?

• Hvor tjener vi penger?

• Hva med fremtiden?

Se bakover for å lære, MEN

se fremover for å beslutte

BESLUTNINGER ANGÅR

FREMTIDEN

Ønsker vi det slik?

Målsetningen bør være å gi

STYRINGSRELEVANT INFORMASJON

Men for mange er imidlertid for opptatt av

regler og formalia – fremfor økonomisk realitet!

Fremtidens fokus – mer relevant

rapportering

• Sentrale spørsmål

– Hva er «dagens» lønnsomhet?

• Perioderegnskap

– Inntekter og kostnader

• Kritiske prestasjonsindikatorer (KPIer) og budsjett

– Hvem er kundene og konkurrentene?

– Hvilke faktorer kan forklare lønnsomhetsforskjeller?

– Hvilke lønnsomhetsfaktorer forventes å bli vesentlige i fremtiden?

Bar hjelpen: Hva kan vi lære?

En verden i sterk endring: Nye utfordringer

• Global konkurransesituasjon og økt informasjonstilgang

– Gjør det stadig vanskeligere å skape og ikke minst bevare et

konkurransefortrinn

Men også muligheter til lettere adgang til nye markeder

• «Outsourcing» – vanskelig eller ikke mulig å være en kostnadsleder i Norge!

En nødvendighet med mer fokus på kjerneområder

• Økt fokus på kunder og innovasjon

– Kundetilfredshet er ikke nok!

• Økende grad av forventninger til stadig økt funksjonalitet og kvalitet

Bør derfor motivere til kreativitet, nyskapning og innovasjon

• INFORMASJONSTEKNOLOGIEN gir økt muligheter for automatisering / digitalisering

Større mulighet til å fokusere på det som reelt sett gir verdiskapning og sett

kundens behov i fokus – da blir du en bedre rådgiver enn dine konkurrenter

Alle må tenke nytt

Kilde: https://www.google.no/search?hl=nn&source=hp&ei=sM13W-TtLeGmrgTRlIzADQ&q=bilde+av+roboter&oq=bilde+av+roboter&gs_l=psy-ab.3...1818.3958.0.4103.0.0.0.0.0.0.0.0..0.0....0...1c.1.64.psy-ab..0.0.0....0.cMipD87etik

Økonomistyring: Innvendinger og

problemer

• For mye tid brukes på ekstern rapportering!

– Driftsregnskapets formål er mest mulig styringsrelevant informasjon

• Vet ikke godt nok hvor vi tjener penger!

– Nødvendig med perioderegnskap, kalkyler mv.

• Styringssystemene er ikke dynamiske nok, og informasjonen kommer for sent!

– Detaljerte rapporter er lite til nytte når den ikke kommer i tide

• Man ser ikke faresignalene raskt nok og nødvendige grep blir tatt for

sent

– MEN husk, suppler oppfølgningen etter behov med måltall (KPIer)

• Vet ikke godt nok om man realiserer strategi!

– Man kan ikke planlegge seg til suksess

• For stort fokus rettes mot avvik og korreksjoner, fremfor å identifisere nye

muligheter!

– «What you measure is what you get!»

Finans- vs. driftsregnskap – hvorfor?

• Utarbeidelse av finansregnskap skal følge regnskapsloven og andre relevante

lover (krever at vi også følger bokføringsloven inkl. bokføringsforskriften), mens

formålet med driftsregnskapet er mest mulig relevant informasjon

– Driftsregnskapet er relevant fordi finansregnskapet knyttet til enkelte

poster «lyver», dvs. viser IKKE det reelle kostnadsbilde

• Kalkulatoriske kostnader – f.eks.:

– Husleie

– Eierlønn

– Avskrivninger

– Renter

• Hva med inntekter?

– Konservativ inntektsføring

FINANSREGNSKAP

DRIFTSREGNSKAP

KALKYLER

Omvurderinger

Kalkulatoriske kostnader

• Husleie

– Som følge av prisstigning, belastes finansregnskapet med for lav ”husleiekostnad”

• Kalkulatorisk husleie: Antatt markedsleie

• Eierlønn

– I enmannsforetak kostnadsføres ikke lønn til eieren i finansregnskapet, og

i aksjeselskap settes lønnen gjerne ut fra skattemessige motiver

• Kalkulatorisk eierlønn: Eieren kunne fått ved alternativ arbeidsinnsats

Kalkulatoriske kostnader (forts.)

• Avskrivninger

– Ifølge regnskapsloven skal man basere avskrivningene på historisk

kostpriser

• Uttrykker ikke den «virkelige» verdiforringelsen, gitt gjenanskaffelse

• Kalkulatorisk avskrivninger

– Baser avskrivningene på gjenanskaffelsespriser, pga. de fleste

anleggsmidler må før eller siden gjennanskaffes, men teknologisk

utvikling kan også føre til at det blir billigere å reinvestere …

• Renter

– Egenkapital – ingen rentekostnad

• Kalkulatorisk rente: Avkastning på alternativ plassering

Case: Kalkulatoriske kostnader –

hvordan?

Kilde: Boye, Heskestad og Holm (2017)

• Anta følgende:

– Eieren administrerer

selskapet på fritiden og

arbeidsinnsatsen vurderes til

300 000

– Tap på fordringer 100 000 er

konservativt – mer reelt er

forventet tap kr 30 000

– Anleggsmidlene kan

gjennanskaffes til MNOK 1 og

forventet levetid er 10 år

– Selskapet er ikke 100 %

lånefinansiert (med pant i fast

eiendom) – Hva med EK?

Case: Kalkulatoriske kostnader –

løsning?

Viktig

informasjonssignal

Agenda

• Innledning

– Økonomistyring, mer relevant enn noen gang!

• Perioderegnskap – hvorfor viktig?

• Perioderegnskapet viser periodens reelle inntekter og kostnader

– MEN dette krever mer enn bokføringslovens MIN krav, og er IKKE «gratis»

– Nærmere om periodisering av inntekter og kostnader i perioderegnskapet

• IKKE så enkelt som mange skulle tro, samt lever i tide!

• Perioderegnskapet viser ikke alt, men et godt utgangspunkt

– Vurder å supplere med måltall (KPIer)

• Må sammenlikne med noe

– MEN tradisjonell budsjettoppfølgning er også problematisk, …

• IKKE bruk for mye tid på noe som ikke brukes og/eller utdatert …

• Sammenlikn med dine konkurrenter

Periodisk rapportering – hvordan?

• Perioderapporten bør vise den reelle verdiskapningen i perioden

– Hva er periodens reelle inntekter?

• Transaksjonsprinsippet

– Risiko og kontroll

– Hva er periodens reelle kostnader?

• Sammenstillingsprinsippet og beste estimat

• Ta urealiserte tap i den riktige perioden (forsiktighetsprinsippet), men rapporter resultatvirkningen på egen linje (gitt vesentlig)

• Bokføringslovens krav er IKKE tilstrekkelig for perioderapporter av høy kvalitet

– Retter nemlig fokuset mot offentlige myndigheters informasjonsbehov. IKKE det som virkelig «teller», nemlig styringsrelevant informasjon

• Velg rapporteringsperiode og vesentlighet etter behov – avklar på forhånd

– Utgangspunkt i «normalsituasjonen»

• Likviditetsproblemer …

Inntekter i perioderegnskapet

• Varehandel

– Returrett?

– Krav på ny vare?

– Salgsinsentiver?

• Tjenesteleverandører

– Antall fakturerte timer lik periodens inntekt?

– Prosjektleveranse med fast pris?

• Sammensatt transaksjon?

• Garantiavsetninger

– Tilstrekkelig?

• Ikke pålitelige estimater tilsier ingen inntektsføring

Inntekten i riktig periode, ellers har perioderegnskapet liten eller ingen verdi

Case: Salgsprovisjon

• Anta følgende

– Et foretak tilbyr i 2018 følgende rabattordning basert på salg til hver

enkelt kunde

• Inntil 1 000 enheter: Rabatt 1 % av salgsprisen

• Inntil 2 000 enheter: Rabatt 2 % av salgsprisen

• Mer enn 2 000 enheter: Rabatt 4 % av salgsprisen

– Vanligvis er salget klart størst i november og desember

• Hvordan vil du behandle dette i april-regnskapet?

– Hva er spesielt viktig å vurdere?

Case: Salgsprovisjon – løsning

• Må vurdere hva som er forventet totalsalg i 2018. Anta at det forventes et salg

til en kunde på 1 800 enheter (dvs. rabatt 2 %). En tilsvarende vurdering må

gjøres knyttet til samtlige kunder.

– Samlet vurdering av alle kunder?

• Vurder vesentlighet

• Når bør man bruke maksimal rabatt på 4 %?

Byggeprosjekter

• Anleggskontrakter går normalt over flere regnskapsperioder

– Hvordan fordele inntekter og kostnader på disse periodene?

Prosjektstart Prosjektslutt

30.0630.0330.09 31.1230.06

Case: Byggeprosjekt

Periode 1 Periode 2 Periode 3

Senere opplysninger:

Påløpte kostnader 100 200 400

Anslåtte restkostnader 300 200 0

Salgsinntekter 0 0 500

Beholdningsendring -100 -100 200

Ulike driftskostnader 100 100 200

Driftsresultat 0 0 100

Varer under tilvirkning 100 200 0

• Anta følgende

– Inngått avtale

– Kontraktsinntekter

500

– Kontraktskostnader

400

– Betaling ved levering i

periode 3

Case: Byggeprosjekt – periodisk

Periode 1 Periode 2 Periode 3

Påløpte kostnader 100 200 400

Anslåtte restkostnader 300 200 0

Fullføringsgrad 25 % 50 % 100 %

Resultat:

Salgsinntekter 125 125 250

Beholdningsendring 0 0 0

Ulike driftskostnader 100 100 200

Driftsresultat 25 25 50

Balanse:

Kundefordring 125 250 0

Bank 0 0 500

Case: IT-prosjekt med fast kontraktspris

• Anta følgende

– Et prosjekt er solgt for MNOK 2. Oppstart er 1. september, og ferdigstillelse

1. juli (neste år), dvs. løpetid 10 måneder

• Kunden betaler kr 200 000 hver måned

– Totalt estimert tidsforbruk: 1 000 timer

• Pr. 31. desember er det registrert 500 timer

– Ferdigstillelse 50 % (500 timer / 1000 timer)?

– Løsning? Er det noen viktige spørsmål som bør stilles i forbindelse med

periodeavslutningen? Hva er konsekvensen av eventuelle vesentlige avvik?

Case: IT-prosjekt med fast kontraktspris

(forts.)

• Estimert «timepris» 1. sept.: kr 2 000 (MNOK 2 / 1 000 timer)

– Er inntekten MNOK 1 (2000 * 500 timer) det første året?

• Spørsmål – utgangspunkt i kontrakten:

– Pålitelige estimater?

– Oppfølging av prosjektet

• Kostnadskontroll?

• Overraskelser?

– Påløpte timer er lik forventet tidsforbruk?

• Antall timer nødvendig for å sluttføre prosjektet?

Case: IT-prosjekt og økt timeforbruk –

løsning

• Anta følgende

– Totalt estimert tidsforbruk 1 250 timer – konsekvens:

• Redusert ferdigstillelse: 40 % (500 timer / 1250 timer)

– Inntekt første året er kr 800 000 (MNOK 2 * 0,40)?

» Krever pålitelige estimater

– Avsetning?

Kostnader i perioderegnskapet

• Tap på fordringer

– Følge opp kundefordringene løpende

• Varekostnad

– Følge opp varelageret

• En forutsetning for en meningsfylt bruttofortjeneste

• Lønnskostnader

– Få med alle kostnader

• Husleie

• Avskrivninger – ev. avskrevet «til null»

• Andre driftskostnader

– Få med alle vesentlige kostnader i riktig periode

Kostnaden i riktig periode, ellers har perioderegnskapet liten eller ingen verdi

Case: Reklamasjon – konsekvens?

• Anta følgende

– En snekker driver Hytt AS som har spesialisert seg på å sette opp

«fjellhytter» som leveres som «byggesett» fra utlandet. Erfaringsmessig er

det «plunder og heft» med omkring 10 % av byggesettene. Dette oppdages

vanligvis en tid etter at hytten er tatt i bruk, og det har vist seg nytteløst å

få leverandøren i Latvia til å dekke dette tapet.

• Hvordan vil du behandle dette i regnskapet for september?

– Hva er spesielt viktig å vurdere?

Case: Reklamasjon … – løsning

• Må vurdere de økonomiske konsekvensene for Hytt AS. Hvis dette vurderes vesentlig, bør det foretas løpende avsetninger hver måned i perioderegnskapet. Dette er for å vise periodens reelle kostnader og ikke minst perioderesultat.

– Anta estimert fremtidig reklamasjonskostnader utgjør 100

– Alternativet er ikke å avsette, og kostnadsføre når reklamasjonsarbeidet utføres

• Mulige konsekvenser – spesielt i «dårlige» tider?

100

Reklamasjonskostnader

100

Avsetning

Agenda

• Innledning

– Økonomistyring, mer relevant enn noen gang!

• Perioderegnskap – hvorfor viktig?

• Perioderegnskapet viser periodens reelle inntekter og kostnader

– MEN dette krever mer enn bokføringslovens MIN krav, og er IKKE «gratis»

– Nærmere om periodisering av inntekter og kostnader i perioderegnskapet

• IKKE så enkelt som mange skulle tro, samt lever i tide!

• Perioderegnskapet viser ikke alt, men et godt utgangspunkt

– Vurder å supplere med måltall (KPIer)

• Må sammenlikne med noe

– MEN tradisjonell budsjettoppfølgning er også problematisk, …

• IKKE bruk for mye tid på noe som ikke brukes og/eller utdatert …

• Sammenlikn med dine konkurrenter

Evaluering – hvordan?

• Finansielle nøkkeltall

– Bruttofortjeneste og dekningsbidrag

– Driftsresultat og driftsmargin

• Andre nøkkeltall – hvorfor?

– Kundetilfredshet

• Antall klager mv.

• Leveringsdyktighet

– VELG INDIKATORER ETTER BEHOV

Mest mulig «helhetlig» evaluering av virksomheten – IKKE alt er målbart!

Prestasjoner

• Hva kjennetegner gode og dårlige prestasjoner?

– Et tilfredsstillende resultat er IKKE nødvendigvis en god prestasjon

– Et dårlig resultat er IKKE nødvendigvis en dårlig prestasjon

• Feil bruk av nøkkeltall og andre indikatorer, kan gi kortsiktig adferd

– MAN FÅR DET MAN MÅLER

RELATIV PRESTASJONSMÅLING – HVORDAN GJØR DINE KONKURRENTER DET?

Agenda

• Innledning

– Økonomistyring, mer relevant enn noen gang!

• Perioderegnskap – hvorfor viktig?

• Perioderegnskapet viser periodens reelle inntekter og kostnader

– MEN dette krever mer enn bokføringslovens MIN krav, og er IKKE «gratis»

– Nærmere om periodisering av inntekter og kostnader i perioderegnskapet

• IKKE så enkelt som mange skulle tro, samt lever i tide!

• Perioderegnskapet viser ikke alt, men et godt utgangspunkt

– Vurder å supplere med måltall (KPIer)

• Må sammenlikne med noe

– MEN tradisjonell budsjettoppfølgning er også problematisk, …

• IKKE bruk for mye tid på noe som ikke brukes og/eller utdatert …

• Sammenlikn med dine konkurrenter

Kilde: https://amestogroup.wordpress.com/2013/11/15/aldri-mer-budsjett/

«Problemet med tradisjonelle

budsjetter er at de stjeler tid og fokus

fra nøkkelpersoner. Våre viktigste folk

skal konsentrere seg om vår

kjernevirksomhet (…). I tillegg er

tradisjonelle budsjetter ubrukelig som

styringsverktøy, både for operativ

ledelse og styre, fordi organisasjonen

og markedet er i konstant endring»

«(…) viser at budsjettprosessen tar 4-5

måneder og sløser 20-30 % av tiden til

toppledelsen og økonomiledelsen».

Hva sier forskningen om norske

bedrifter?

• Johanson og Madsen (2013):

• Bjørnenak (2013):

– 81 norske sparebanker (svarprosent 69 %)

– Resultater:

• Budsjettet er signifikant negativt assosiert med lønnsomhet

– «Jo mer man bruker budsjettet til planlegging, koordinering og

resultatallokering, jo lavere lønnsomhet. Årsaksforholdene er

imidlertid heller ikke her klare.» (s. 35)

MODELL Antall %

Årlig budsjettering 16 24 %

Fleksibel budsjettering 48 71 %

Ikke-budsjettering 4 6 %

68 100 %

Verden har endret seg, men mange har

ikke tatt dette tilstrekkelig innover seg

når det gjelder «troen» på «The King of

Management Accounting» - nemlig

BUDSJETT!

Anbefalt styring i moderne organisasjoner

• Konklusjonen er at det faste årsbudsjettet bør «brennes» og erstattes med

– Ambisiøse mål (målstyring)

– Rullerende prognoser (mest sannsynlige utfall)

• Det som er rimelig sikkert, går raskt å budsjettere

– Ressurser fordeles etter behov – ikke faste rammer

– Relative og mest mulig helhetlige prestasjonsvurderinger

• Interne og eksterne «benchmarking»

Budsjettet fanger IKKE opp dynamikken i markedet og

fører til LAVE prestasjoner! Økt detaljeringsgrad bidrar

IKKE til bedre styring med usikre omgivelser.

Kritikk til tradisjonell budsjettbruk

• Tidsbruken

– Mer tid på å budsjettere enn å planlegge

– Altfor stor detaljeringsgrad: Detaljbudsjetter blir ofte mindre troverdige

(”ser ikke skogen for bare trær”)

– Ikke tid til å analysere

• Overforbruk av ressurser

– Ved for høye rammer: BRUK!

– Ved reelle behov: Økte ressurser

• Men viktigst: Dårlig styringsinformasjon

– Tror, eller tvinges til å tro, at historien gjentar seg

• For lite fokus på å forstå de faktorene som påvirker fremtiden

– Lite fleksibilitet i ressurstildelingene

– Stor usikkerhet og dårlig diagnose

Hva har vi lært?

• Perioderegnskapet

– Vise periodens reelle inntekter og kostnader

• KREVER PERIODISERING

– Kan ikke bare ta utgangspunkt i fakturaer

• Perioderegnskapet er viktig, men det forteller IKKE alt!

– Super med alternative styringsmål

– Bruk tradisjonelle budsjetter med «vet»

• Unngå fallgruver

Takk for oppmerksomheten!

Kontaktdetaljer:

Navn: Terje Heskestad

Epost: terje.heskestad@uia.no

Mobil: 414 36 110