dms bei der stadt erlangen egovernment und dms bei der
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© Stadt Erlangen, eGovernment-Center 20091
DMS bei der Stadt Erlangen
eGovernment und DMS bei der Stadt Erlangen- ein Beitrag zur konsequenten
Verwaltungsmodernisierung
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Der Erlanger Wegder Verwaltungsmodernisierung
… bereits Tradition:
Der Weg einer Reformkommune
© Stadt Erlangen, eGovernment-Center 20093
eGovernment als Teil der VM Phasen und Schwerpunktsetzungen
2006 2009200820072005200420032002200120001999199819971996199519941993
MetaplanPlafonierung
„Der Weg ist das Ziel!“ - div. Elemente des NSM: PE (Führungsleitl., F-Feedback), OE (QM, PM, GPO .. . )
ZielsystemVerwaltungsmod.
Aufgaben-kritik
NKF: Doppik, Produkte, Kennzahlen
Strat. ManagementWissensmanagement
Budgetierung als „Motor der Reform“
Strat.Mgmt.
Technikunterstütze Informationsverarbeitung
eGovernment als „Motor der Reform“Basisdienste u.a.: DMS und Vorgangsbearbeitung
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- Leitprinzipien der Stadtverwaltung -- Leitprinzipien der Stadtverwaltung -
Verwaltung:effektiv und
effizient
Verwaltung:effektiv und
effizient
Bürger-kommuneBürger-
kommuneBürgerfreundlichkeitBürgerzufriedenheitBürgerfreundlichkeitBürgerzufriedenheit
Obe
rzie
le
KostensenkenKostensenken
Ein-nahmenerhöhen
Ein-nahmenerhöhenService für
Bürger-innen und
Bürger erhöhen
Service für Bürger-innen und
Bürger erhöhen
Stadtver-waltung
als Kern einer
modernen E-City
Stadtver-waltung
als Kern einer
modernen E-City
Mitarbeiterzufrieden-
heitstärken
Mitarbeiterzufrieden-
heitstärken
Demokratiedurchmehr
Beteiligung
Demokratiedurchmehr
Beteiligung
Politische Handlungs-spielräume
wieder erweitern
Politische Handlungs-spielräume
wieder erweitern
Ehrenamt fördern
und unter-stützen
Ehrenamt fördern
und unter-stützen
Verwalt-ungs-
strukturenund
Geschäfts-abläufestetig
optimieren
Verwalt-ungs-
strukturenund
Geschäfts-abläufestetig
optimieren
Kinder-und
familien-freund-
licheStadtverw.
Kinder-und
familien-freund-
licheStadtverw.
Zielsystem Verwaltungsmodernisierung
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Optimierung der Prozesse und Strukturen
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Bedeutung des DMS?
• zentrale Basiskomponente• Stufenweise Einführung• Kann auch im Hintergrund ans Fachverfahren angebunden sein
• Schlüsselrolle für die Modernisierung der Verwaltung
• Querschnittsprojekt für eGovernment • Nicht: Elektronische FormulareElektronische Formulare ffüür den Br den Büürger und rger und PapieraktenPapierakten in in
der Verwaltungder Verwaltung•• Sondern: DSondern: Die elektronische Akte in der Verwaltung
Zielsetzung DMS Stadt Erlangen
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• Dokumenterstellung oder –import- Überführung in das System- Klassifikation
• Dokumentverwendung- Recherche- Bearbeitung (Versionierung, Notizen)
• Dokumentverteilung- Versand- Gemeinsame Bearbeitung, Beteiligungen
• Dokumentablage- Entsprechung rechtlicher Anforderungen
• Langzeitarchvierung, Aussonderung, Vernichtung
Zielsetzung DMS Dokumentenlebenszyklus
kffkffhjffjdfjhfjdfhjdf
Unterstützung des gesamten
Lebenszyklus eines Dokumentes
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DMS-Komponenten
Archivbestand
4) Langzeit-archivierung
Datenhaltung
1) Aktenführung
3) Workflow
Aussonderung
Fachverfahren
Schnitt-stellen
Schnitt-stellen
2) Integration
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Probleme aufgrund der hybriden Aktenführung:
• Umfangreiche Papierakten
• Gleichzeitig aber in steigendem Maße elektronische Unterlagen
• E-Mails• elektronische Formulare• elektronisch erzeugte Dokumente, z.B. Bescheide
aus Fachverfahren
Probleme heute
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Aktenführung heute verursacht Defizite:
�Nebeneinander digitaler und papierner Aktenführung erzeugt Doppelarbeit, Unübersichtlichkeit und redundante Datenhaltung
�Prinzip der Aktenmäßigkeit (Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns) gefährdet
� hoher Aufwand für Ablage und Informationssuche� unstrukturierte Dokumentablagen� hohe Liege- und Transportzeiten
Probleme heute
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Defizite heute am Beispiel E-Mail:Aus eGovernment Umfrage
vom Dezember 2004
Frage: Wie „archivieren“ Sie wichtige E-Mails ? (Mehrfachantworten sind möglich)
Wie "archivieren" Sie wichtige eMails? (Mehrfachantw orten sind möglich
8
16
136
190
0 50 100 150 200
anders, nämlich
gar nicht
elektronisch
Ausdruck/Papier
Archivierung in Outlook, CD-ROM, Druck in pdf-Datei , als Word, im eigenen Verzeichnis, ...
© Stadt Erlangen, eGovernment-Center 200912
NutzenDMS Einsatz (1)
� Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Akten, Vorgä ngen und Dokumenten� Vereinfachung und Verbesserung der Recherche� schneller Zugriff
z.B. Ratsinformations-system
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NutzenDMS Einsatz (2)
� Parallele Sachbearbeitung durch mehrere, auch örtlich get rennte Anwender
� Durchgängige elektronische medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung von Antragstellung bis Aussonderung
� Beschleunigung der Durchlaufzeiten�Wegfall des Aufwands der Aktenverteilung Träger öffentlicher Belange
(beteiligte Fachstellen)
Elektronische
Bauakte
Bauaufsichts-amt (63)
z.B. ElektronischesBaugenehmigungs-verfahren
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NutzenDMS Einsatz (3)
� Sicherstellen der Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns,Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
� Fehlerreduktion durch wegfallende Medienbrüche
� Gemeinsame, einheitliche und strukturierte Datenhaltun g
� Die Arbeit kann i.d.R. schneller und sicherer erledigt werden
Korruptions-
Prävention!
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NutzenDMS Einsatz (4)
� Der städtische Aktenplan (abgeleitet vom KGSt-Aktenpl an) isthinterlegt
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Bisher realisierteDMS Anwendungen
Digitales Kassenarchiv
Seit Anfang 2003
Enthält alle Kassenanord-nungen mit Belegen
CuriaRATStadtratsinfor-mationssystem
Seit Ende 2003
Enthält alle Ratsdokumente, bietet Zugang über das Internet
wird zum 1.1.2010 ins Ratsinforma-tionssystem Session migriert
Bürgeramt KFZ-Akten/Wunsch-kennzeichen
Seit Anfang 2004
Alle neuen Vor-gänge der KFZ-Zulassungwerden digital gespeichert,Altakten nach und nach digitalisiert
ElektronischeBauakte
Seit Anfang 2007
Alle neuenBauakten werdendigital gespeichert, Online-Zugriff derFachstellen
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Sept . Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März AprilMai Juni Juli Aug.
Veröffentlichung
Projektplan
Allgemeine Schriftgutverwaltung und Migration Altarchive
2009 V2.3, Stand: 16.10.2009
Kongresse, Veranstaltungen
Vorbereitung PilotbetriebKonzeptionsarbeiten
Organisation
Pilotbetriebegov, 112, Archiv (jew. teilweise)Umweltamt (komplett), EBEKfz (reine Archivierung)
Reihenfolge und Details noch offen
31 – Info
Rollout ...
Analyse und Aufbereitung
AGHV
Gremien
PräsentationBesprechung, Workshop
HFPA; Stadtrat
Lenkung ; ca. 3 monatl.
Arbeitsphase
Zuschlag
Information in der BreiteMAP MAP
Pressemitt.an: Extern, Verbände, ...
Projekt
Kommunikation
Ref-u-Amtsleiter
Test
AGHV 30.05.
MAP
Lenkung 26.05.
Ausschreibung
Workshop(s)
PilotierungReview
MAP
KickoffInstallation
Customizing
Anwenderschulungen
16.10.2009
© Stadt Erlangen, eGovernment-Center 200918
Bei Fragen zum DMS-Projekt in der Stadt Erlangen können Sie sich gerne an die Projektleitung wenden:margarete.blumenthal@stadt.erlangen.dewolfgang.greska@stadt.erlangen.de
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