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fundamental para la conocer la historia de la transformación del objeto del DASCD, sobre el enfoque dirigido a la capacitación en el Distrito Capital y a partir de esto, reconocer en la demanda de capacitación, las teorías administrativas y técnicas que entran a formar parte del pensamiento de la administración pública . Por dicha razón se considera parte del patrimonio documental de la entidad y se conservará permanentemente.
Cumplido su periodo de retención en el archivo central se procederá a transferir la subserie al Archivo Distrital de Bogotá .
La subserie documental posee valores administrativos y jurídicos, toda vez que ésta corresponde a las directrices 'Lie imiarte la entidad con ocasión a sus
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
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funciones, de conformidad con las normas vigente sobre empleo público, así mismo la serie permite crear una línea jurídica acerca de los temas competencia de la entidad. Por lo anterior es oportuno que la entidad conserve la serie por un término de ocho (8) años, 4 años en archivo de gestión y 4 años en archivo central, culminado su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá. Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
lo que exige que la entidad solo las conserve por un periodo de 8 años (4 años en gestión y 4 años en archivo central) contados a partir de su emisión. Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA Iffitt1111911~1 - no►mr r r "s'
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Subserie documental de conservación total, se considera fuente primaria para i nvestigaciones ya que
Subserie documental de conservación total, se considera fuente pri maria para i nvestigaciones ya que refleja y consolida la información del desarrol lo y funcionamiento de las entidades distritales. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transf iere al Archivo Distrital de Bogotá.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición f i nal se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
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Código: A-GDO-FM-011
Versión: 2.0 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA NIDIA ROCÍO VARGAS
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA _NIDIA ROCÍO VARGAS
JOSÉ AGUSTÍ N HORTÚA MORA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTIÓN
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Subserie que se considera parte del patrimonio documental de la entidad. Se conserva totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Los periodos de retención en el archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales.
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis l realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas 11 a este documento.
Archivo Distrital de Bogotá.
Subserie documental de conservación permanente (Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN)
Unidad Administrativa Nombre de la Entidad
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NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA RUBY HERACLIA VALENZUELA QUITIAN
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá .
Subserie documental de conservación total según lo establece la Circular externa No.003 del 27 febrero de
disciplinarias y penales.
Prescripción: La acción disciplinaria derivada de la serie, de conformidad con la Ley 734 de 2002, "La acción disciplinaria prescribe en cinco (5) años, contados para las faltas instantáneas desde el día de su consumación '' Teniendo en cuenta que las situaciones o actos disciplinables se encuentran enmarcados dentro de las fechas extremas encontradas en la serie, es procedente invocar está clase de acciones.
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Los periodos de retención en el archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales.
Prescripción: La acción disciplinaria derivada de la serie, de conformidad con la Ley 734 de 2002, "La acción disciplinaria prescribe en cinco (5) años, contados para las faltas instantáneas desde el día de su consumación.....". Teniendo en cuenta que las situaciones o actos disciplinables se encuentran enmarcados dentro de las fechas extremas encontradas en la serie, es procedente invocar está clase de acciones.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de
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Subserie documental cuyos periodos de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, se adoptan teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las
operativo que fueron objeto de ajustes o modificaciones por lo tanto se consideran parte del patri monio documental de la entid ad. Culminado su periodo de retención en el archivo central la subserie documental se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Los periodos de retención en el archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescri ben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción discipli naria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
Código: A-GDO-FM-01 1 MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Subserie documental cuyos periodos de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, se adoptan teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2011 Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Subserie documental de conservación total para dar cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
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1 Sistema de gestión de Calidad
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• Tipo Documental
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PROCEDIMIENTO
La subserie documental es una copia conservada por la entidad de los expedientes que reposan en las instancias judiciales correspondientes que son los que realmente poseen valor legal. Cumplido su periodo de retención en archivo central se selecciona una muestra del 5% de los procesos que se generen durante cada año, escogiendo aquellos expedientes que denoten asuntos relacionados con carrera administrativa y administración de personal.
La documentación que no sea seleccionada se eliminará mediante el método de picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo
1 en cuenta la "Propuesta de clasificación y va loración para las series documenta les producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. La subserie documental es una copia conservada por la entidad de los expedientes que reposan en las instancias judiciales correspondientes que son los que realmente poseen valor legal. Cumplido su periodo de retención en archivo central se selecciona una muestra del 5% de los
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A-JUR-PR-001 PROCEDIMIENTO DE DEFENSA JUDICIAL
ACCIONES CONSTITUCIONALES A-JUR-CP-001 Acciones de Grupo GESTIÓN
- Notificación JURÍDICA - Acción (Demanda)
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Poder - Fallo de primera instancia
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Comunicaciones
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Recurso de apelación
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Fallo en segunda instancia
A-JUR-CP-001 GESTIÓN JURÍDICA
SERIES DOCUMENTALES • Tipo Documental
Acciones de Tutela - Notificación - Acción (Demanda)
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procesos que se generen durante cada ano, escogiendo
aquellos expedientes que denoten asuntos relacionados con
carrera administrativa y administración de personal.
La documentación que no sea seleccionada se eliminará
mediante el método de picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como
en Central, así como su disposición f i nal se adopta teniendo
en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las
series documentales prod ucidas en los procesos
transversales de las entidades del Distrito, versión 2016 .
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NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA _ ROSALBA SALGUERO FRANCO
NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA
Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se conservan tota lmente debido a que son soporte de la toma de decisiones administrativas de la entidad. Cumplido su periodo de retención en archivo centra l se transfiere a l Archivo Distrital de Bogotá.
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN
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A Actas del Comité de Conciliación - Citación - Acta del comité
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MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTIÓN
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PROCEDIMIENTO
soporte de las respuestas emitidas por el DASCD en relación con la materia de empleo público. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere a l Archivo Distrital de Bogotá.
Los periodos de retención en archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie nrescrihp n Inc r.inrn (qI níínc I os/ TM d )nng
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA Tcl
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Proceso Procedimiento
A-CON-PR-007 PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO
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Versión: 2.0
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Nombre de la Entidad Unidad Administrativa Oficina Productora
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RETENCIÓN EN AÑOS
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Sistema de gestión de Calidad
Proceso Procedimiento SERIES DOCUMENTALES
• Tipo Documental
que conste el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y de parafiscales, durante los últimos seis (06) meses. (persona jurídica) o Soportes de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social (Pensiones — salud) y ARL, en caso de Persona Natural
- Declaración de bienes y rentas (personas naturales)
- Fotocopia del Registro Único Tributario - RUT
- Fotocopia del RIT (Registro de Identificación Tributaria)
- Certificado del sistema de información y registro de sanciones y causas de invalidad - SIRI vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación, de la persona jurídica y de su representante legal o de la persona
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CÓDIGO: DISPOSICIÓN FINAL: RETENCIÓN EN AÑOS:
D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico í = Arc 'yo de gestión AC = Archivo Central
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NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA _ROSALBA SALGUERO FRANCO FIRMA mi= yref.—
NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA iiiiillillow
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Subserie documental de valor administrativo, legal y jurídico. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central se selecciona el 5% del total de la producción anual para conservación total. La selección debe corresponder a los contratos que tengan mayor cuantía dentro del periodo anual. La demás documentación se elimina a través del método de picado.
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- Orden de pago - Acta de Recibo Final
ETAPA POST CONTRACTUAL
- Acta de Liquidación del Contrato (Si aplica) - Publicación del Acta de liquidación en
SECOP - Cierre del expediente contractual
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ETAPA PRE CONTRACTUAL
- Solicitud de autorización del celebrar el contrato o convenio
- Autorización de celebración de contrato o convenio
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MOR
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• Tipo Documental
- Uerfiticado Existencia y Representación legal (Personas Jurídicas) (con fecha de expedición no superior a treinta (30) d ías)
- Certificado de idoneidad y experiencia (Para los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión)
-
Autorización escrita de Junta de Socios o Consejo Directivo al Representante Legal para suscribir el contrato (En caso de que se requiera)
-
Certificación expedida por el Revisor Fiscal o Representante Legal (Según el caso) en la que conste el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y de parafiscales, durante los últimos seis (06) meses. (persona jurídica) o Soportes de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social (Pensiones — salud) y ARL, en caso
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA
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- Solicitud de autorización de desarrollar el proceso de contratación
- Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y formato de solicitud.
- Estudios y Documentos Previos - Análisis del Sector - Matriz de Riesgos - Estudio de mercado
- Acta de Liquidación del Contrato (Si aplica) - Publicación del Acta de liquidación en
SECOP - Cierre del expediente contractual
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Subsene documental de valor aaminisirativo, luya' y
juridico. Finalizado el tiempo de retención en el
Archivo Central se selecciona el 5% del total de la
producción anual para conservación total . La selección
debe corresponder a los contratos que tengan mayor
cuantía dentro del período anual . La demás
documentación se elimi na a través del método de
picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión
como en Central, así como su disposición f i nal se
adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de
clasificación y valoración para las series documentales
producidas en los procesos transversales de las
entidades del Distrito, versión 2016.
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D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico AJ52= Archivo de gestión AC = Archivo Central
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRmAwr" ii,'M 1 _.--_-------
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Contratos por Mínima Cuantía
ETAPA PRECONTRACTUAL
- Solicitud de autorización de desarrollar el
de Persona Natural - Cuenta de Cobro o factura (Si aplica) - Orden de pago - Acta de Recibo Final
ETAPA POST — CONTRACTUAL
- Acta de Liquidación del Contrato (Si aplica) - Publicación del Acta de liquidación en
SECOP - Cierre del expediente contractual
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PROCEDIMIENTO
Código: A-GDO-FM-01 1
Versión: 2.0
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anexe soportes de SECOP) - Cotizaciones u ofertas soporte del estudio
de mercado - Viabilidad técnica (oficina asesora de
planeación en caso de que los recursos comprometidos sean de inversión)
- Publicación Invitación Pública y sus anexos en Contratación en SECOP
21-
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Código: A-GDO-FM-011
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Subserie documental de valor administrativo, legal y jurídico. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central se selecciona el 5% del total de la producción anual para conservación total. La selección debe corresponder a los contratos que tengan mayor cuantía dentro del periodo anual. La demás documentación se elimina a través del método de picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
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SERIES DOCUMENTALES • Tipo Documental
- Acta de Liquidación del Contrato (Si aplica) - Cierre del expediente contractual - Publicación del Acta de liquidación en SECOP
Contratos por Selección abreviada
ETAPA PRE CONTRACTUAL
- Solicitud de autorización de desarrollar el proceso de contratación
- Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y formato de solicitud.
- Estudios y Documentos Previos - Análisis del Sector - Matriz de Riesgos - Estudio de mercado
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Oficina Productora
Código: A-GDO-FM-0I 1
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Párlina F1 do Rd
PROCEDIMIENTO
Subserie documental de valor admin istrativo, legal y j urídico. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central se selecciona el 5% del total de la producción anual para conservación total. La selección debe corresponder a los contratos que tengan mayor cuantía dentro del periodo anual. La demás documentación se elimina a través del método de picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta ten iendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las
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Contratación en SECOP - Publicación del Acta de liq u idación en
SECOP - Sol icitud de modificación del contrato (Si
aplica)
Convenios
ETAPA PRECONTRACTUAL
- Solicitud de autorización del celebrar el contrato o convenio
-
Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal
- Certificado de Disponibilidad Presupuesta l (CDP)
- Estudios y Documentos Previos - Análisis del Sector (Si aplica)
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CODIGO: DISPOSICIÓN FINAL: RETENCIÓN EN AÑOS: D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total, E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecno14• o A = Archivo de gestión AC = Archivo Central APROBACIÓN
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA 11 ioi 7
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La subserie documental hace referencia a los informes relacionados con todas las actividades de las dependencias y no solo a los relativos a l segu imiento a la planeación. Cumplido su periodo de retención
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parafiscales (persona jurídica) o Soportes de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social (Pensiones — salud) y ARL, en caso de Persona Natural
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ETAPA POST — CONTRACTUAL
- Acta de Liquidación del Contrato (Si aplica) - Publicación del Acta de liquidación en
Contratación en SECOP - Cierre del expediente contractual INFORMES Informes a entidades de Control y Vigilancia - Informe
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Nombre de la Entidad Unidad Adm inistrativa
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Código: A-GDO-FM-011
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La subserie documental hace referencia a los informes relacionados con las actividades de la entidad generados a organismos diferentes a organismos de control y vigilancia. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
archivo central se transfiere al Archivo del Distrito.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
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Subserie documental que constituye parte del patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente debido a que evidencian la planeación que hizo el DASCD para realizar su gestión administrativa en aspectos relacionados con la adquisición de los diferentes recursos físicos. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere a l Archivo Distrital de Bogotá.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN. Subserie documental que constituye parte del patrimonio documental de la administración, se conservan tota lmente debido a que evidencian la planeación que hizo el DASCD para realizar su gestión administrativa en aspectos relacionados con la contratación. Cumplido su periodo de
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PLANES Planes Anuales de Adquisiciones
- Diagnóstico de necesidades de mantenimiento y adquisiciones de los recursos físicos
- Plan anual de adquisición - Acta de entrega de bienes a
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Planes Anuales de Contratación - Plan - Solicitud de modificaciones
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La subserie documental es una copia conservada por la entidad de los expedientes que reposan en las instancias judiciales correspondientes que son los que realmente poseen valor legal. Cumplido su periodo de retención en archivo central se selecciona una muestra del 5% de los procesos que se generen durante cada año, escogiendo aquellos expedientes que denoten asuntos relacionados con carrera administrativa y administración de personal.
La documentación que no sea seleccionada se eliminará mediante el método de picado.
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Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública",
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La subserie documental es una copia conservada por la entidad de los expedientes que reposan en las instancias judiciales correspondientes que son los que realmente poseen valor legal. Cumplido su periodo de retención en archivo central se selecciona una muestra del 5% de los procesos que se generen durante cada año, escogiendo aquellos expedientes que denoten asuntos relacionados con carrera administrativa y administración de personal.
La documentación que no sea seleccionada se eliminará mediante el método de picado.
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La documentación que no sea seleccionada se eliminará mediante el método de picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
La subserie documental es una copia conservada por la entidad de los expedientes que reposan en las instancias judiciales correspondientes que son los que realmente poseen valor legal. Cumplido su periodo de retención en archivo central se selecciona una muestra del 5% de los procesos que se generen durante cada año, escogiendo aquellos expedientes que denoten asuntos relacionados con carrera administrativa y administración de personal.
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Subserie documental que hace parte del patrimonio documental. Se conserva totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Subserie documental de tipo misional, son la razón de ser de la entidad, por lo tanto se considera parte del patrimonio documental. Se conserva totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
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PROCESOS MERITOCRATICOS - Requerimiento de apoyo convocatoria - Solicitud de información - Designación de funcionario facilitador - Acta de concertación para convocatoria - Convocatoria - Cronograma para la provisión del empleo - Estructura para la provisión del empleo - Listado de admitidos y no admitidos - Cartilla de prueba - Citación prueba escrita - Prueba - Calificación prueba - Reclamación prueba escrita - Resultado prueba - Citación entrevista
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Subserie documental de tipo misional, son la razón de ser de la entidad, por lo tanto se considera parte del patrimonio documental. Se conserva totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
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PROCEDIMIENTO
Subserie documental de conservación total, se considera fuente primaria para investigaciones ya que refleja y consolida la información del desarrollo y funcionamiento de las entidades distritales. Cumplido su periodo de retención en archivo centra l se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Centra l, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015. AGN.
La subserie documental hace referencia a los informes relacionados con todas las actividades de las dependencias y no solo a los relativos al seguimiento a la planeación. Cumplido su periodo de retención en archivo central se seleccionarán los informes finales por cada año para conservación total aue será
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Cumplido el tiempo de retención en archivo central la serie documental será objeto de selección documental, para ello se tomará una muestra aleatoria del 5% de la documentación que se produjo durante el año de producción, la muestra que se seleccionará permitirá evidenciar la percepción y la relación social de la entidad con la comunidad. La documentación que no es objeto de selección se destruye mediante el método de airado.
transferida al Archivo Distrital de Bogotá.
La documentación que no sea seleccionada se destruirá mediante el método de picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
CÓDIGO: DISPOSICIÓN FINAL: RETENCIÓN EN AÑOS:
D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico AG = Archivo de gestión AC = Archivo Central
APROBACIÓN
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA Á . I 111- 0 Á Á
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Subserie documental que se considera parte del patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente debido a que son soporte de la toma de decisiones administrativas de la entidad. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
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Cumplido el periodo de retención en archivo central la documentación se destruirá mediante el método de picado.
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1. para determinar acciones para la protección del medio ambiente, el periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, se adopta teniendo en cuenta la serie documental de MANUALES, establecida en la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documenta les producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo centra l se transfiere a l Archivo Distrital de Bogotá.
Los periodos de retención en el archivo de gestión y centra l se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
Constituyen parte del patrimon io documental de la administración, se conservan totalmente debido a que evidencian la planeación q ue hizo el DASCD para
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ambientales (PIGA) - Matriz de normatividad ambiental (PIGA) - Matriz de peligrosidad de sustancias
qu ímicas (PIGA) - Reporte de incidente ambiental (PIGA)
PLANES Planes de Gestión Integral de Residuos - Generación de residuos convencionales
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Planes Institucionales de Gestión Ambiental (PIGA) - Diagnóstico ambiental institucional (PIGA) - Plan Institucional de Gestión Ambiental - Comunicaciones - Listado de asistencia - Encuesta
Institucionales
- Comunicaciones - Lista de chequeo para vehículos de
transportes de sustancias peligrosas - Acta de reunión - Resolución Baja de bienes - Certificación (PIGA) - Informe
SERIES DOCUMENTALES • Tipo Documental
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_ _ Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente debido a que evidencian la planeación que hizo el DASCD para realizar su gestión administrativa, relacionada con aspectos del medio ambiente. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
realizar su gestión administrativa, relacionada con aspectos del medio ambiente. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015. AGN.
NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍ N HORTÚA MORA
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA
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Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente debido a que son soporte de la toma de decisiones administrativas de la entidad. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
La selección corresponderá a los inventarios finales de cada periodo anual; los documentos seleccionados se transferirán al Archivo Distrital de Bogotá.
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bosotá.
La documentación que no se seleccione se destruye a través del método de picado.
PROCEDIMIENTO
CODIGO: DISPOSICION FINAL: RETENCION EN AÑOS: D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico • = ! • • de gestión AC = Archivo Central
APROBACIÓN
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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTIÓN
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NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA JOSÉ AGUSTÍ N HORTÚA MORA FIRMA ILAYPIti~1 bk 11■1~.... .
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PROGRAMAS Programas de Gestión Documental - Programa de Gestión Documental
PLANES Planes Institucionales de Archivo - Diagnóstico Documental - Plan Institucional de Archivo (PINAR)
SERIES DOCUMENTALES • Tipo Documental
DISPOSICIÓN FINAL: CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico
Proceso Procedimiento
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PROCEDIMIENTO
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición f inal se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasif i cación y valoración para las series documentales
producidas en los procesos tran sversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo central se t ransfiere al Archivo Distri tal de Bocata .
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distri tal de Bogotá.
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Nombre de la Entidad Unidad Administrativa Oficina Productora
Código: A-GDO-FM-0 1 1
Versión: 2.0
MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTIÓN
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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Unidad Administrativa Nombre de la Entidad
Oficina Productora
Versión: 2.0
Código: A-GDO-FM-0 11
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA
como en Central, así como su disposición final de la serie documental se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Cumplido el periodo de retención en archivo central la documentación se destruirá mediante el método de picado.
Culminado el tiempo de retención en el archivo central la subserie documental se elimina por carecer de valores administrativos, fiscales. Legales e históricos, y
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA
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Son documentos que al culminar su gestión y trámite administrat ivo no son fuente de consulta para la administración ni para la ciudadanía, además, no se consideran piezas documentales que pudieren requerir Ine nrrInnicrnnr nnnir,1
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CÓDIGO: DISPOSICIÓN FINAL: RETENCIÓN EN AÑOS:
D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= E limin ación ; S= Selección ; MT=Medio Tecnológico AG = Archivo de gestión AC = Archivo Central
APROBACIÓN 'I "MEV
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA IgrillefLA
NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA ,111:0:111LWMF y
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PROCEDIMIENTO
elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta".
Serie documental de conservación tiene valores administrat ivo, legal, jurídico, contable y fiscal. Se conserva totalmente porque su contenido informativo es de interés para la investigación histórica. Culminado su periodo de retención en archivo central la serie documental se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá
Los periodos de retención en el archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrat ivas, fiscales, contables, disciplinarias y penales.
Prescripción: La Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
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La subserie documental hace referencia a los informes relacionados con todas las actividades de las dependencias y no solo a los relativos al seguimiento a la planeación. Esta serie incluye los ESTADOS INFORMES Y REPORTES CONTABLES, se seleccionarán los informes de los meses de junio y diciembre de cada año de producción. Cumplido su periodo de retención documental en el archivo de central realizada la selección, los documentos s ue no
entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, consagró en su artículo 28 una previsión referida a la racionalización de la conservación de libros de comercio, prescribiendo que "los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta” .
CÓDIGO: DISPOSICIÓN FINAL: RETENCIÓN EN AÑOS:
0= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico AG = Archivo de gestión AC = Archivo Central
APROBACIÓN
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA JOSÉ AGUSTÍ N HORTÚA MORA FIRMA liAl __. tAa—,4%11 IP'
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚ A MORA FIRMA n// il II 15 I 91 I rá M Efli . --'------
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Cumplido el periodo de retención en archivo central la documentación se destruirá mediante el método de picado.
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Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere a l Archivo Distrital de Bogotá.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
Cumplido su periodo de retención la documentación se destruye mediante el método de picado.
El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las
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MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Cierres Presupuestales - Circular - Informes - Listado cuentas por pagar - Justificación de la reserva - Acta de cancelación o anulación de las
reservas presupuestales - Comunicaciones
Ejecuciones Presupuestales - Informe de ejecución del presupuesto de
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efectúa una modificación en el presupuesto - Justificación económica - Modificación presupuestal - Certificado de disponibilidad presupuestal —
CDP - Solicitud Certificado Disponibilidad
Presupuestal - Relación de las vacaciones en dinero
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Cumplido su periodo de retención en archivo central la documentación se destruye mediante el método de picado.
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Cumplido su periodo de retención en archivo central la documentación se destruye mediante el método de picado.
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El periodo de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, así como su disposición final se adopta teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo central la documentación se destruye mediante el método de picado.
CÓDIGO: DISPOSICIÓN FINAL: RETENCIÓN EN AÑOS: D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico AG = Archivo de gestión AC = Archivo Central APROBACIÓN
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Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente debido a que son soporte de la toma de decisiones administrativas de la entidad. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá .
Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN
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Nombre de la Entidad Unidad Administrativa Oficina Productora
Código: A-GDO-FM-0 1 1
Versión: 2.0 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Los tiempos se estipularon de acuerdo al análisis realizado en la Ficha de Valoración Documental anexas a este documento.
Se conservan totalmente dando cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se hará una selección de la producción documental de cada 5 años de aquellas historias laborales que se relacionen con los diferentes niveles así:
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Directivos: 2 historias laborales por cada cargo directivo
•
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HISTORIAS LABORALES - Fotocopia de la cédula de ciudanía (cuando se trate de
personas jurídicas el documento del representante legal)
- Fotocopia de la libreta militar (cuando aplique) - Hoja de vida única de personal natural o jurídica - Certificados de estudios - Certificados de experiencia - Fotocopia de la tarjeta profesional (cuando aplique) - Certificación cumplimiento de requisitos - Resolución de nombramiento - Aceptación del nombramiento - Certificado de antecedentes judiciales - Certificado de antecedentes disciplinarios Procuraduría - Certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal
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Los periodos de retención en el archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
Subserie documental que constituye parte del patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente debido a que registran el proceso de prov isión de empleos permanentes de la entidad en el transcurso del tiempo. Cumplido su periodo de
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Los periodos de retención en el archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Los periodos de retención en el archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
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Las u nidades documentales que no se seleccionen se eliminarán mediante el método de picado.
Subserie documental cuyos periodos de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, se adoptan teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016.
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La Subserie Documental se conserva totalmente debido a que reflejan la trazabilidad del monitoreo y seguimiento a los planes y programas ejecutados por la entidad,
Subserie documental de conservación total para dar cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
Se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción
archivo de Gestión como en Central, se adoptan teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Subserie documental de conservación total para dar cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
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La Subserie Documental se conserva totalmente debido a que reflejan la trazabilidad del monitoreo y seguimiento a los planes y programas ejecutados por la entidad.
Subserie documental cuyos periodos de retención tanto en el archivo de Gestión como en Central, se adoptan teniendo en cuenta la "Propuesta de clasificación y valoración para las series documentales producidas en los procesos transversales de las entidades del Distrito, versión 2016. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Subserie documental de conservación total para dar cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AG N.
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La Subserie Documental se conserva totalmente debido a que reflejan la trazabilidad del monitoreo y seguimiento a los planes y programas ejecutados por la entidad.
Subserie documental de conservación total para dar cumplimiento a la Circular externa No.003 del 27 febrero de 2015, AGN.
Los periodos de retención en archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
Código: A-GDO-FM-01 1
Versión: 2.0 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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Los periodos de retención en archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones administrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
CÓDIGO: DISPOSICIÓN FINAL: RETENCIÓN EN ANOS: D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Total; E= Eliminación ; S= Selección ; MT=Medio Tecnológico AG = Archivo de gestión AC = Archivo Central
APROBACIÓN
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA 1 illavilmiL-44
NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA 4,UT7P4
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PROCEDIMIENTO
Serie documental considerada como parte del patrimonio documental y se conserva totalmente porque da testimonio y reflejan el método y la forma que se aplicó para la elección de los integrantes que conformaron los Comités de Convivencia Laboral de la entidad. Una vez cumpla su periodo de retención en al archivo central la subserie documental se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
Los periodos de retención en archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones admin istrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
Serie documental considerada como parte del patrimonio documental y se conserva totalmente porque da testimonio y reflejan el método y la forma que se aplicó para la elección de los integrantes que
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Registros de Elección del Comité de Convivencia Laboral - Resolución de la convocatoria - Lista de candidatos inscritos - Designación de ju rados - Acta de apertura - Acta de escrutinio - Listado de votantes - Resultados de la votación - Resolución conformación del Comité
Registros de Elección del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo - Resolución de la convocatoria
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CÓDIGO: DISPOSICION FINAL: RETENCIÓN EN ANOS: D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie CT= Conservación Tota l; E= Eliminación; S= Selección; MT=Medio Tecnológico AG = Archivo de gestión AC = Archivo Central APROBACIÓN
NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA iwneall:1141A11.
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA FIRMA Yorarriwt,
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA
Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente debido a que son soporte de la toma de decisiones administrativas de la entidad. Cumplido su periodo de retención en archivo central se transfiere al Archivo Distrital de Bogotá.
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La subserie documental hace referencia a los informes relacionados con todas las actividades de las dependencias y no solo a los relativos al seguimiento a la planeación. Cumplido su periodo de retención en archivo central se seleccionarán los informes finales
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La documentación se destruye a través del método de picado. Los periodos de retención en archivo de gestión y central se asignan en concordancia con los términos en que prescriben o caducan las acciones admin istrativas, fiscales, contables, disciplinarias y penales. La acción disciplinaria derivada de la serie prescribe a los cinco (5) años, Ley 734 de 2002
Subserie documental que solo posee valores de tipo administrativo, son herramientas que se utilizan para verificar y controlar el acceso a la RED de la entidad los accesos a los sistemas de información, culminado su periodo de retención en el archivo central la subserie documental se elimina teniendo que los resultados de los seguimientos efectuados se consolidan en los informes de gestión, por lo tanto la subserie no adouiere valores secundarios.
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Manuales de Herramientas Intormaticas
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La documentación se destruye a través del método de picado.
Los periodos de retención en archivo de gestión y
central se asignan en concordancia con los
términos en que prescriben o caducan las
acciones administrativas, fiscales, contables,
disciplinarias y penales. La acción disciplinaria
derivada de la serie prescribe a los cinco (5)
años, Ley 734 de 2002
Código: A-GDO-FM-0 11 MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTIÓN
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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NOMBRE RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA MORA
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