building your best board - part 1

Building Your Best BoardBuilding Your Best BoardA 2‐part webinar series: October 2 & 9, 2013

Thank you for joining us We will begin in few minutesThank you for joining us. We will begin in few minutes. Please check your speakers/phone connection.                  If you experience any problems please let us know byIf you experience any problems, please let us know by typing in the chat box.Follow the OEC on Twitter: @OhioEnviro.Follow the OEC on Twitter: @OhioEnviro.                          The hashtag for this webinar is #OECwebinar

Building Your Best BoardPart I: Board Roles & Best Practices for 

Board Development

Kristy Meyer

Ohio Environmental Council

Francisco Ollervides & Diana Toledo 

River Network

Peter Lane & Nancy Oswald

Institute for Conservation Leadership

Ohio Environmental Council

The OEC is the Ohio’s most comprehensive, effective and respected environmental advocate for a healthier more sustainable Ohioenvironmental advocate for a healthier, more sustainable Ohio. 

Our experts work daily to restore, protect, and strengthen the quality of life for families and communities—from the air wequality of life for families and communities from the air we breathe and the water we drink to the food we eat and natural resources we enjoy.

Please join us! OEC members: Receive great benefitsB f h i ki d Become part of the community working to restore, protect, and strengthen the quality of life for families and communities in Ohio.

Join us today at www.theOEC.org.

Polls

4

Goals of Webinar series

By the end of this Series you will be able to:

Reflect on the roles and responsibilities of a nonprofit Board and assess areas where your own Board can be strengthenedand assess areas where your own Board can be strengthened

Identify steps you can take to strengthen your organization’s Board recruitment and orientation practices

Identify the benefits of a board governance plan and know 5 things every plan should include C id t t b d i b ildi l Consider steps to engage your board in building a plan

Create accountability mechanisms to ensure progress

5

It comes down to leadership…

“Development of the Board of Di t i th t f d t lDirectors is the most fundamental activity needed to build and maintain a strong nucleus for a nonprofit organization.” 

Marc Smiley, Solid GroundO i i l D l G

6

Organizational Development Guru

Evolution of a Nonprofit Board

the Organizing Board

the Governing Board

the Institutional Board the Institutional Board

From: Karl Mathiasen (1990) Board passages:

7

From: Karl Mathiasen (1990) Board passages: Three key stages in a Non Profit Board’s Life Cycle

The Big Picture

Board roles:• LeadershipLeadership• Planning• OversightOversight• Resources

Staff roles:• Daily operation & program management; • Implement policies set by Board; • Keep Board informed about issues & 

8activities that are part of the life in the org.

Typical Board Roles

1. Ensures ongoing viability of the1. Ensures ongoing viability of the organization

2 Connects to the community2. Connects to the community3. Makes decisions & sets policies that define 

h th i t it Mi ihow the org. carries out its Mission4. Manages the organization

hires & fires Exec. Director sets internal policies (financial, personnel, 

9fundraising, PR, etc.)

Typical Board Roles

5. Manages the organization’s finances

6 Ensures effective planning6. Ensures effective planning

7. Monitors and evaluates Programs 

8. Assesses its own work and replaces itself

10

The Big Picture

Board roles:• LeadershipLeadership• Planning• OversightOversight• Resources

Staff roles:• Daily operation & program management; • Implement policies set by Board; • Keep Board informed about issues & 

11activities that are part of the life in the org.

Shared Leadership – Responsibilities

Governance (Board) Management (Staff) Oversight & guidance Acts as a group on behalf of the organization

• Day‐to‐day operation• Acts as an individual on behalf of 

the organizationthe organization Continuous Has minimal or no staff

the organization• Temporary• Has access to all staff

Ultimately responsible Typically  NOT issue expert

• Limited/immediate responsibility• Typically professional/NGO 

Volunteer Sees only parts of the whole

expert• Salaried• Intimately involved w/ everything

12

whole • Intimately involved w/ everything

An Important Distinction

A Board plays two important but distinct roles:

Governance role, and

S t lSupport role

13

Governance Supportb d d d bAs a body or 

individuals?Board acts as a body

Board members as individuals

Who is the boss?

The board is the boss

Board members act with or under direction of boss? boss staff

What are • Big decisions• Legal oversightCEO

• Advice• Revenue strategy (fundraising, donating or 

they doing?• CEO• Planning• Efficiency & impact

( g, gmaking connections)

• Ambassadors• Volunteering

14

• Volunteering

Board Café (2011), Jan Masaoka

Shared leadership form ‐ Homework

Helps distinguish what staff does from what Boards do

15

from what Boards do

Are there aspects of your organization’s work where more clarity on the staff’s vs. the Board’s role could be helpful?

16

pf

Five “BMPs” for  Creating a Strong Board

1 Select well1. Select well

2. Articulate expectations

3. Provide organizational information & ongoing education

4. Engage each Board member and promote team workteam work

5. Anticipate and prepare for leadership transitions

17

transitions

1. Select well

A thoughtful, deliberative process that is functioning throughout the yearfunctioning throughout the year

C id d iConsider your needs in:• Skills and knowledgeC t t d i fl• Contacts and influence

• Demographics

18

2. Articulate Expectations“A Board that knows what is expected of it and performs at“A Board that knows what is expected of it and performs at the highest level is a strategic resource for its organization and lead staff…. Good governance begins with people whoand lead staff…. Good governance begins with people who can do the most to fulfill the mission of the organization.”

BoardSource

Tools: Board job descriptions &

19

Tools: Board job descriptions & Fundraising Commitment form

3. Provide Needed Information & Ongoing Education

• Board Manual

• Board meetings & retreatsBoard meetings & retreats

• New Board member orientation

• Committees

• Board & Committee workplansp

20

4. Engage Board Members & Promote Team Work

21

4. Engage Board Members…

• Evaluate effectiveness of current assignments

• Conduct Board self‐evaluations 

• Conduct exit interviews with departing Boardwith departing Board members

22

5. Plan for Leadership Transitions ‐ Steps

1. Review bylaws regarding term limits for Board members & officers

2. Review current make‐up of Board, officers and committees

3. Determine upcoming term expirations & vacancies4. Review your needs with regard to upcoming projects, y g p g p j ,

developments, etc.5. Review potential new Board members identified 

throughout the year for skills and dynamics

23

5. Leadership Transitions

24

In Conclusion:

Great Boards have critical elements of leadership, composition, 

structure and practices in place;structure and practices in place; clarity on their role vis‐à‐vis staff leadership that reinforces interpersonal 

relationships and strengthens lines of i ticommunication;

meaningful engagement through committees;

25 personal satisfaction.

Your Homework

Fill out the Shared Leadership form b f t k’ bi

26

before next week’s webinar

Upcoming Programs

• River Network Financial Management Webinar Series g• 6‐month intensive training, starting November ‘13• Six 90‐min. webinars, first Tuesday of every month (Nov. ‘13 – April ‘14) 

• Five hours of one‐on‐one consulting • Email follervides@rivernetwork.org for more information@ g

• National River Rally Pittsburgh PA• National River Rally, Pittsburgh, PA (May 30‐June 2, 2014)

27

Tools & Resources

• Resources from webinar• Shared Leadership form & Board Succession Planning formpreviously sent

• For others, email follervides@rivernetwork.org

i k hi fi• River Network Partnership Benefits • Free fundraising database, insurance discounts, quarterly 

publications, discounted services & morep ,• http://www.rivernetwork.org/partner‐benefits

• River Network Resource library yhttp://www.rivernetwork.org/resource‐library?tid=All

• Organizational Assessment Tool // /

28

http://www.rivernetwork.org/status‐report‐survey

See you next week!  o Building Your Best Board (Part 2); 

October 9th, 1 ‐ 2 p.m. EST, po If you registered for Part 1,  you are 

already registered for Part 2already registered for Part 2. o You will receive another email with 

login instructions for Part 2.