budapesti gazdasÁgi egyetem pÉnzÜgyi És szÁmviteli kardolgozattar.repozitorium.bgf.hu/6486/1/az...
Post on 27-Dec-2019
1 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR
SZAKDOLGOZAT
Grabecz Ákos
Nappali képzés
Gazdaságinformatika szak
Logisztika szakirány
2016
BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR
Az információtechnológia szerepe a számvitelben
Belső konzulens: Dr. Benkőné dr. Deák Ibolya
Külső konzulens: Ruff László
Grabecz Ákos
Nappali képzés
Gazdaságinformatika szak
Logisztika szakirány
Szeretném megköszönni a szakdolgozatom elkészítésében segítő Balázs
Anikónak, Csábi Anitának, Petromárkó Krisztinának és Lohn Máriának, hogy mindig
készséggel segítettek az „EKT” folyamatainak megismerésében. Továbbá belső
konzulensemnek Dr. Benkőné dr. Deák Ibolyának, hogy kordában tartott, amikor arra
volt szükségem, de támogatott is az ötleteim és elképzeléseim hallatán. Köszönettel
tartozom a testvéremnek Grabecz Norbertnek, amiért rendkívül részletesen
elmagyarázta a gyakorlatias szoftverbevezetés lépéseit, illetve szintén köszönettel
tartozom Horváth Richárdnak, aki megerősítette az elképzeléseimet a szemantikus
webről.
Rajtuk kívül azonban rendkívül hálás vagyok a BGF azon tanárainak, akik
megszeretették velem a számvitelt és az informatikát, köszönöm tehát Juhász Imrének,
Budainé Szekér Andreának, Zatykó Zsuzsannának, Szabó Szabolcsnak, Szabó Zsoltnak,
Dr. Veress Attilának, Dr. Juhász Istvánnak, Dr. Kovács Endrének, Dr. Kása Richárdnak
és Dr. Gubán Ákosnak a tanítást.
Végül pedig szeretném megköszönni a családomnak, a barátaimnak és
Kingának, hogy mindig mellettem állnak és biztosítják a legfontosabb hátteret, amely
egy ilyen méretű feladat véghezviteléhez a legfontosabb.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
1
TARTALOMJEGYZÉK
1. Bevezetés ................................................................................................................... 3
2. A számvitel és az IT kapcsolatának történeti feltárása .............................................. 4
2.1. A számvitel fejlődése ......................................................................................... 4
2.2. A számviteli rendszerek csoportosítása információtechnológiai szempontból .. 8
2.2.1. A számviteli információrendszer ................................................................ 9
2.2.2. Számviteli törvény ...................................................................................... 9
2.2.3. Számviteli politika .................................................................................... 11
2.3. A vállalati információrendszerek fejlődése és a számvitel-
információtechnológia kapcsolat ................................................................................ 14
3. A jelenkor – Számvitel-információtechnológia ....................................................... 23
3.1. A számvitel-információtechnológia rendszer felépítése .................................. 24
3.2. Egy számviteli szoftver bevezetése .................................................................. 25
3.3. A jelenkor integrált információrendszerén keresztül futó számviteli folyamat 27
3.3.1. A könyvelés előkészítése .......................................................................... 28
3.3.2. Könyvelés – ERP rendszerek .................................................................... 29
3.3.3. Nyilvántartásba vétel – OLTP .................................................................. 30
3.3.4. Lekérdezés, kimutatás, elemzés, archiválás – ERP, OLAP, Adattárház .. 31
3.3.5. Adatkinyerés az adattárházakból – BIG DATA, Adatbányászat .............. 33
3.3.6. A folyamat irányítása és egésze – Business Intelligence, azaz intelligens
üzleti információbiztosítás (BI) ............................................................................... 33
3.3.7. A végeredmények összefoglalása, döntés - MIS ...................................... 37
4. Az SAP .................................................................................................................... 37
4.1. Az SAP sajátosságai ......................................................................................... 37
4.1.1. ABAP programozási nyelv ....................................................................... 37
4.1.2. SAP R/3 .................................................................................................... 38
4.1.3. SAP HANA ............................................................................................... 39
4.1.4. SAP Crystal Reports és Lumira ................................................................ 40
4.1.5. SAP Fiori .................................................................................................. 40
4.2. Pénzügyi számviteli (FI) modul ....................................................................... 40
4.2.1. AR almodul – Vevői követelések ............................................................. 41
4.2.2. AP almodul – Szállítói kötelezettségek .................................................... 42
4.2.3. AA almodul – Befektetett eszközök ......................................................... 42
4.2.4. GL almodul – Főkönyvi könyvelés .......................................................... 43
4.2.5. BA almodul – Banki könyvelés ................................................................ 43
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
2
4.2.6. FM almodul – Költségvetés menedzsment/ Alapkezelés ......................... 44
4.2.7. TM almodul – Utazásmenedzsment ......................................................... 44
4.2.8. LC almodul – Konszolidáció .................................................................... 44
4.2.9. SL almodul – Speciális főkönyvi könyvelés ............................................. 44
5. Egy európai kereskedelmi társaság (EKT) számviteli-információtechnológiai
megoldásai ...................................................................................................................... 45
5.1. Könyvelési folyamat az EKT-nál ..................................................................... 45
5.1.1. A könyvelés előkészítése .......................................................................... 46
5.1.2. Könyvelés és annak ellenőrzése (1/2) ....................................................... 48
5.1.3. Tartalmi és fizetési jóváhagyás ................................................................. 50
5.1.4. Utalási terv készítése, ellenőrzése és összevont jóváhagyása, utalás és
automatikus könyvelés (2/2).................................................................................... 51
5.2. Az EKT könyvelési folyamat racionalizálás javaslata ..................................... 53
5.2.1. OCR ellenőrzés és optimalizálás egységesítése ........................................ 53
5.2.2. Közös platform ......................................................................................... 54
5.3. Az EKT-ban futó egyéb számviteli folyamatok ............................................... 54
6. A jövő számvitel-információtechnológiai lehetőségei ............................................ 55
6.1. Közműsített intelligens üzleti információbiztosítás ......................................... 55
6.2. Szemantikus web .............................................................................................. 55
6.3. Accounting Intelligence, azaz intelligens számviteli információbiztosítás ..... 56
6.4. Programozott döntések és mesterséges intelligencia ....................................... 57
7. Összegzés ................................................................................................................ 58
Irodalomjegyzék ............................................................................................................. 60
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
3
1. BEVEZETÉS
A mindennapi életet vizsgálva hamar észrevesszük a pénz fontosságát. A pénz a mai
élet egyik alapja, amellyel a gazdaságtannak nevezett terület foglalkozik tudományként.
A gazdaságtudomány habár nem csak a pénzszerzéssel, a pénz megtartásával és a pénz
hatékony felhasználásával foglalkozó tudomány, mégis véleményem szerint ezen három
folyamat tökéletesítése és kutatása a gazdaságtudomány legfontosabb célja. A
pénzszerzésnek számos különleges módja létezik ma már, amelyek különlegesebbnél
különlegesebbnek tűnhetnek azok számára, akik először hallanak róluk. Egy dolog
azonban közös ezen folyamatokban, amely a bizonylattal való alátámasztás előírása –
ugyanis a pénzszerzés körülményeit törvény szabályozza (hacsak nem „talált pénzről”,
vagy magánszemélyek közötti pénzcseréről beszélünk). A bizonylati fegyelem azt
jelenti, hogy minden gazdasági eseményről, amely hatással van egy társaság vagyonára
(akár szerkezetileg, akár eredményt befolyásolva) bizonylatot kell kiállítani, amely
tömören és teljesen leírja a gazdasági esemény részleteit. Ezen bizonylatok tartalmát a
könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni (könyvelni).
A könyvviteli tevékenység egy rendkívül összetett és kellő rutin nélkül
bonyolultnak tűnő – amúgy pedig végtelenül logikus – rendszert alkot, amely
információrendszert számvitelnek nevezünk.
A mai gyakorlatban a könyvelés a legtöbb társaságnál a 21. századhoz méltóképpen
számítógépek segítségével történik. A számvitel, az informatikában különleges szerepet
tölt be, amelynek középpontjában az adatok hatékony rögzítése, tárolása, elérése és
kezelése, illetve az információáramlás biztosítása, végül pedig az intelligens
információbiztosítás folyamata áll.
A dolgozatomhoz fűződő kutatómunkám eredményeként szeretném feltárni,
megérteni és átlátni azt az információtechnológia által vezérelt rendszert, amely képes a
számvitel feladatinak ellátására. A célkitűzésem az, hogy a szakdolgozat minden
témakörét tüzetesen átvizsgáljam mind számviteli, mind informatikai szempontok
alapján, hogy ezzel összeköthessem a két tudományágat, tehát leírhassam a számvitel-
információtechnológia kapcsolatot.
A kérdés tehát az, hogy az információtechnológia miként képes a számvitel
feladatait hatékonyan ellátni. E kérdés megválaszolásához a teljes vállalati integrált
információrendszer működését át kell látni és érteni. A számvitel egy vállalat életében
szinte mindenre hatással van, ezért nagyon nehéz lesz a dolgozatban megtartani az
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
4
irányvonalat és csak olyan mértékben leírni a kapcsolódó közvetlen és közvetett
részeket, amennyire szükséges.
Jelen szakdolgozatom tehát ezen módszertan, elképzelések és célok szerint épült fel.
2. A SZÁMVITEL ÉS AZ IT KAPCSOLATÁNAK TÖRTÉNETI
FELTÁRÁSA
Ahhoz, hogy átlátható legyen az IT és a számvitel kapcsolata, úgy gondolom, hogy
először érdemes annak történetét megvizsgálni és a dolgozat megértéséhez szükséges
alapokat a fejlődéstörténet segítségével lefektetni.
2.1. A S ZÁMVITEL FEJLŐDÉSE
A dolgozat minden fejezetében előfordulnak számviteli fogalmak, amelyek
megértéséhez a jelen alfejezetben és az 1. sz. mellékletben tisztázom azok jelentését.
A számvitel jelenlegi Magyarországi helyzetének bemutatása előtt úgy
gondolom, hogy érdemes először annak történetét leírnom. Mivel a számvitel
kialakulása időben igen messzire vezethető vissza, ezért a kialakulását nagy vonalakban
az alábbi folyamatábrákkal és megjegyzéseimmel kívánom bemutatni.
1.1. ábra - A számvitel fejlődése | Korai szakasz (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori értekezés alapján)1
Egyes elképzelések szerint a kezdeti írásjeleket és a papiruszt is leltárjellegű
feljegyzések készítésére használták.
Levante-ben rájöttek2 a vagyon forrásának a jelentőségére.
1 A folyamatábrákat a Microsoft Visio nevű modellező programmal készítettem, amelyet a
legalkalmasabbnak találtam erre a feladatra, a sokrétűsége miatt. 2 Pacioli, 1494-ben írta le a könyvében, hogy hogyan működött a levantei kereskedők számvitele. Őt
tekintik a számvitel atyjának, habár Rangeo 1458-ban hasonló jelentőségű számviteli alapokat fektetett le,
csak 1573-ban fedezték fel munkásságát.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
5
Hiszen lehetséges hogy például az egyik kereskedőnek három nagyobb és jobb állapotú
hajója van a másiknak pedig csupán egy, de érdemes tudni azt, hogy melyik saját és
melyik van kölcsönből építve, hiszen a kölcsön után gyakran jelentős összegű kamatot
és törlesztő részletet kell fizetni, amely befolyásolja a kereskedő jövedelmi helyzetét. Ez
tehát azt jelenti, hogy nem csak azt kell bemutatni a kereskedőnek, hogy mije van,
hanem azt is, hogy miből van. Ha saját pénzből vásárolt egy hajót, akkor mutassa meg a
feljegyzései alapján, hogy a megvásárlás előtt a naplójában még nem volt hajó írva,
csak pénz, a megvásárlás után pedig kevesebb pénze és egy hajója lett. Ez azonban csak
egy eszköz körforgás, hiszen a kettős könyvvitel elméletében a készpénz szintén csak
egy eszköz, mint a hajó, amelyet nem lehet forrásként feltüntetni. Ennek oka, hogy a
hajó csupán a pénz egy másik megjelenési formája. A kettős könyvvitel kialakulása
tehát arra irányult, hogy ha valaki hajót vásárol kölcsönből, akkor a naplójába legyen
beírva, hogy a vásárlás előtt nem volt se hajója, se elég pénze hajóhoz, illetve a kölcsön
felvétel és a vásárlás után tüntesse fel, hogy van egy hajója, több/ kevesebb pénze (a
kölcsön mértékétől függően), illetve kölcsön visszafizetési kötelezettsége.3
A kötelező könyvvitelt először Franciaországban írták elő.
1.2. ábra - A számvitel fejlődése | Az alapok lefektetése (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori értekezés
alapján)
A prognosztizáció jelentőségének felismerésével megteremtették a vezetői
számvitel alapját, amelynek lényege, hogy a költségek csoportosíthatóak, ami azért
hasznos, mert tárgyilagosabbá teszi a döntéshozatalt, a tervezést és az ellenőrzést,
viszont kevésbé tényalapú a pénzügyi számvitelhez képest, hiszen míg a vezetői
számvitel tervadatokkal is, addig a pénzügyi számvitel csakis tényadatokkal dolgozik.
A négyszámlasoros elmélet véleményem szerint a számvitel legzseniálisabb
része, amely számomra rendkívül meglepő, hogy ilyen korán megjelent. Lényege, hogy
3 A példával ellentétben a kölcsön nagyon fontos szerepet játszik egy vállalat életében, tehát az, hogy
valamelyik gazdálkodónak kölcsön visszafizetési kötelezettsége van, nem feltétlen hordoz negatív
jelentéstartalmat. Széchenyi a Hitel című művében erre is felhívja az Olvasó figyelmét.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
6
a gazdálkodó négy különböző nagy csoportban (eszközök, források, költségek,
eredményszámlák) – ún. főkönyvi számlákon, vagy idegen szóval élve, kontókon –
tartsa nyilván a vagyonával kapcsolatos gazdasági események tartalmát. A főkönyvi
számlák részletes bemutatását lásd az 1. számú mellékletben – a főkönyvi számlákról,
kontókról.
A fordulónapi értékelés egyrészt az értékelési tartalék (lsd. 1. sz. melléklet),
másrészt pedig az időbeli elhatárolások gondolatát teremtette meg. Az időbeli
elhatárolás elve azt jelenti, hogy az olyan ügyleteket, amelyek a gazdálkodó vagyoni,
pénzügyi vagy jövedelmi helyzetében szerkezetileg, vagy eredményt befolyásolva
változást idéznek elő és több üzleti évet is érintenek, arányosítva kell kimutatni az adott
gazdasági évre.
Az időérték elv számviteli jelentősége pedig a korábbi időszakkal való vagyon
és eredmény összehasonlításának elméletét jelenti.
1.3. ábra - A számvitel fejlődése | Az alapok lefektetése Magyarországon (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori
értekezés alapján)
Az 1723-as kereskedelmi dekrétum elindította Magyarországon a számvitel
fejlődését, amelynek első lépéseként kötelezővé vált a számlasoros könyvelés.
Az 1840-es évekbeli magyar szabályozás előírta, hogy minden gazdasági
tevékenységet időrendben rögzíteni kell, ezzel megteremtve az idősoros könyvelést.
1875-ben kötelezővé vált Magyarországon a folyamatos könyvvezetési
kötelezettség.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
7
1.4. ábra - A számvitel fejlődése | A jelen és a legfiatalabb gyökerei (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori
értekezés alapján)
A határokon átnyúló kereskedelem több számviteli problémát is felvetett.
Egyrészt mivel az országok sajátosan alakították ki a számviteli elszámolási
rendszerüket nehezen tudták egységesíteni és kielégíteni az egymással szembeni
elvárásokat (pl.: számlatartalom). Másrészt pedig a különböző valutákban való
könyvvezetés a változó árfolyamok miatt nem adhat átlátható képet a vállalkozásokról.
Továbbá az általános forgalmi adóval való elszámolás mikéntje is komoly kérdéseket
vetett fel. Ezekből a problémákból a rendszerváltásig a magyar gazdaság szinte
kimaradt, onnantól kezdve viszont a külföldi tulajdonú cégek Magyarországra
telepedése és az alapvető politikai szemléletváltás miatt szükségessé vált
egységesíteni a számviteli elszámolás rendjét törvényi szinten. Ennek megfelelően
1991-ben megalkották a számviteli törvényt.
„Ez a törvény meghatározza a törvény hatálya alá tartozók beszámolási és
könyvvezetési kötelezettségét, a beszámoló összeállítása, a könyvek vezetése során
érvényesítendő elveket, az azokra épített szabályokat, valamint a nyilvánosságra
hozatalra, a közzétételre és a könyvvizsgálatra vonatkozó követelményeket.” (1991. évi
XVIII. törvény – a számvitelről, 1§)
A gazdasági világ viszont rendkívüli fejlődésnek indult, amely komoly
változásokat idézett elő. A számviteli törvény folyamatos aktualizálása révén felmerült
az igény az egész törvény újraírására, amely a 2000. évben meg is történt. Azóta is a
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
8
2000. évi C. törvény – a számvitelről (továbbiakban: számviteli törvény) hatályos
országunkban.4
Az Európai Unió elsődleges célja, hogy a tagországokat integrálhassa,
amelynek egyik lépése az, hogy a számviteli elszámolások egységesen működjenek,
ugyanis csak így egységesíthető a teljes gazdaság. Hiszen, mint írtam a bevezetőben, a
gazdaság első lépése a számvitel5. Erre a célra hozták létre a Nemzetközi Pénzügyi
Beszámolási Standardokat (International Financial Reporting Standards, röviden és a
továbbiakban: IFRS-ek), amelyeket idővel minden tagországban alkalmazni kell és
ajánlottan folyamatosan közeledni kell hozzájuk. Ezen IFRS-ekhez tartoznak bizonyos
irányelvek6 is, amelyek szerint kell kialakítani a tagország számviteli törvényét. Az
IFRS-ek tehát egy jövőben kitűzött standard számviteli célt jelentenek a
tagországoknak, az irányelvek pedig ezen cél elérését szolgálják, kötelező jelleggel.
Az IFRS-ek mellett a US GAAP egy további nagyon fontos számviteli elszámolási
rendszer, amelyet az Amerikai Egyesült Államokban használnak. Ezen szabályozás
jelentősen különbözik az IFRS-ektől, amelynek két fő oka van. Egyrészt az amerikai
adó és számviteli törvények nincsenek olyan szoros kapcsolatban, mint az európaiak,
másrészt pedig az amerikai vállalkozások nagy része a tőzsdéről szerzi a tőkéjének
jelentős hányadát, ellentétben az európai vállalkozásoktól.
2.2. A S ZÁMVITELI RENDS ZERE K CS OPORT OS ÍTÁSA
INFORMÁCIÓTE CHNOLÓGI AI S ZEMPONT BÓL
A számviteli rendszereket három főcsoportba sorolhatjuk információtechnológiai
szempontból. Egyrészt törvény szabályozza a számvitelt. Másrészt a törvény külön
szabályozza a különböző sajátosságú társaságokat. Harmadrészt pedig vannak törvényi
alapelvek szerint választható részek, amelyekről döntenie kell a vállalkozónak és ezen
döntéseit a számviteli politika nevű dokumentumban kell rögzítenie.
Jelen alfejezetben először a számviteli információval szemben támasztott
elvárásokat, majd a fent írt három rész legfontosabb elemeit igyekszem bemutatni
főleg számviteli szempontból, majd a következő (2.3) alfejezetben
információtechnológiai szempontból.
4 Az újraírástól függetlenül ezt a törvényt is az elmúlt 16 évben rengetegszer módosították. 5 Habár a gazdaság egy ciklusos rendszert alkot, amelybe bárhonnan „bele lehet nézni”. 6 Az EU egyik másodlagos jogforrása.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
9
2.2.1. A S ZÁMVITELI INFORMÁCI ÓRENDS ZER
A számviteli információnak tárgyilagosnak kell lennie, ugyanis csak így tudja
biztosítani annak hitelességét, igazolhatóságát és pártatlanságát. E három fogalom
nagyon közel áll egymáshoz, ezért szeretném tisztázni őket a tisztánlátás érdekében.
Igazolni, bizonyítani a számviteli törvények szerint csakis bizonylattal lehet, tehát
csakis az tekinthető számviteli információnak, amely bizonylattal alátámasztható. A
számviteli információ kizárólag akkor hiteles, ha egy független személy felülvizsgálta
azt. A számviteli információ akkor lehet pártatlan, ha senkit nem részesít jogtalanul
előnyben, tehát a törvényi előírásokat betartva adták ki.
Ezeken az előszűréseken túllépve rangsorolhatjuk a számviteli információkat, azok
lényegessége és időszerűsége alapján. Illetve egy másik megközelítésből, azok jósága
alapján is csoportosíthatóak a számviteli információk a világosságuk, a
félremagyarázhatatlanságuk és a kielégítő tömörségük alapján.
A számvitel által generált információk egy rendszert alkotnak, amely rendszert a
gyakorlatban az ún. főkönyv (szintetika) egységesíti. A különböző könyvelési
szabályok és sajátosságok miatt (pl.: tárgyi eszközök, készletek stb.) a vállalkozásnak
érdemes sajátos megoldási és önálló tárolási felületeket létrehoznia ezen eltérő
részenként egyesével, amely elkülönített részeket analitikáknak nevezünk. A
főkönyvbe lehetséges közvetlenül könyvelni, illetve az analitikákból a számviteli
politikában meghatározott gyakoriságú feladásokkal.
A fent írtaknak megfelelő információk rendszerezése egy olyan számviteli igény,
amit az IT képes kielégíteni. A következő részben ezen megoldásokat igyekszem
bemutatni.
2.2.2. SZÁMVITELI TÖRVÉ NY
Habár a számviteli törvény rengeteg mindent tartalmaz, én az alábbiakban az
általam legfontosabbnak vélt pontokat igyekszem bemutatni.
Kettős könyvvitel
A kettős könyvvitel lényege, hogy a gazdasági eseményeket nem csak egy
főkönyvi számlára könyveljük, hanem kettőre.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
10
Például: alapanyag vásárlás későbbi fizetéssel: nő (tartozik) a 2-es mérlegfőcsoportba
tartozó készletek közül a vállalkozás alapanyaga, illetve vele egyszerre nő (követel) a
4-es mérlegfőcsoportba tartozó források közül a szállítókkal szembeni kötelezettsége is.
Könyvvezetési tevékenység
A könyvvezetési tevékenység, vagy másképpen könyvvitel, olyan gazdasági
események tartalmi nyilvántartása és az üzleti év végén történő lezárása, illetve
összefoglalása – az éves beszámolóban –, amelyek hatással vannak a gazdálkodó
vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetére.
Kötelező feltüntetni egy könyvelési tétel rögzítésénél a könyvelés alapját
szolgáló bizonylat azonosítóját, a könyvelés dátumát, a nettó, az adó és a bruttó
összegeket és a tartozik és követel kontókat továbbá a gazdasági esemény rövid leírását.
Az informatikai rendszernek tehát először is tárolnia kell a még nem könyvelt
bizonylatokat, illetve állapot szerint meg kell tudnia különböztetni azokat a már
könyvelt bizonylatoktól. Másodszor pedig biztosítania kell egy olyan könyvelő
felületet, amely betartja a számviteli törvényben írtakat és hiba üzenetet dob az azoktól
való eltérés esetén.
Éves beszámoló
A gazdálkodó a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről köteles az üzleti év
lezárása után beszámolót összeállítani. A beszámoló mérlegből, eredménykimutatásból
és kiegészítő mellékletből áll.
A mérleg tételesen bemutatja a társaság vagyonának szerkezetét és nagyságát
összehasonlítva a megelőző üzleti évvel.
Az eredménykimutatás az adott üzleti évben elért eredményt vezeti le és
hasonlítja össze szintén a megelőző üzleti évvel.
A kiegészítő mellékletben „a törvényben előírtakon túlmenő, további
információkat kell (…) megadni, amennyiben e törvény előírásainak alkalmazása, a
számviteli alapelvek érvényesítése nem elegendő a megbízható és valós összképnek a
mérlegben, az eredménykimutatásban történő bemutatásához.” 4§, (3), Számviteli
törvény
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
11
Tehát például a kiegészítő mellékletben a fent említett két dokumentum előző évvel
való összehasonlítás révén látszódó jelentős eltérések magyarázatát tartalmazhatja.
Kötelező tartalmaznia többek között a számviteli politika bizonyos pontjait, átlagos
munkavállalói létszám- és béradatokat, a kapcsolt vállalkozásokat, a tulajdonosokat,
néhány kiemelt mérlegtétel változását stb.
Informatikailag ez azt jelenti, hogy az információrendszernek tudnia kell tárolni
a könyvvezetési tevékenység eredményét könyvelésenként, illetve műveleteket kell
tudnia végrehajtani rajtuk. Az éves beszámoló elkészítésénél csupán egyszerűbb
számítástechnikai műveletek szükségesek, mint az összegzés (mérleg összeállításnál),
szorzás (eredménykimutatás levezetésénél) és arányosítás (időbeli elhatárolásoknál).
Üzleti jelentés
A gazdálkodónak a fent írtakon kívül az éves működéséről is írnia kell, amelyet
az üzleti jelentés nevű dokumentumban kell rögzítenie. Habár szintén kötelező
kiállítania a gazdálkodónak az üzleti év zárásával, nem az éves beszámoló része. Az
éves beszámolót ugyanis közzé kell tenni és letétbe kell helyezni, az üzleti jelentést
pedig csupán a vállalkozó székhelyén kell elérhetővé tenni. Az üzleti jelentés
tulajdonképpen a beszámoló értékelése, kiegészítve a főbb kockázatokkal és a
jövőbeni terv adatokkal, amely együttesen egy részletes elemzést kell, hogy
tartalmazzon.
Az üzleti jelentés tehát egy részletes elemzés szöveges összefoglalása, amely IT
szempontból azt jelenti, hogy a rendszernek képesnek kell lennie összetett és hosszú
feladatsorok elvégzésére nagy mennyiségű – könyvelés által rögzített – adattal.
2.2.3. SZÁMVITELI POLITI KA
A számviteli politika a számviteli információrendszer sajátosságait leíró
dokumentum, amelynek összeállításánál kifejezett figyelmet kap az, hogy az adott
vállalkozás a vagyoni, pénzügyi és jövedelmezőségi helyzetét bármikor a valóságnak
megfelelően tudja bemutatni. A számviteli politika tulajdonképpen azt írja le, hogy a
vállalkozás számviteli rendszere hogyan működik, amelyre azért van szükség, mert a
számviteli törvény, nem köti meg teljesen a vállalkozások kezét, hanem választási
lehetőségeket hagy.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
12
A számviteli politika megalkotásánál figyelembe kell venni az alábbi táblázatba
foglalt elveket.
1. számú táblázat – Alapelvek a számviteli politika kialakításához
ELV JELENTÉSE
Testreszabottság elve A vállalat sajátos érdekeit figyelembe véve kell kialakítani.
Teljes körűség elve Tulajdonképpen a törvényi előírások betartását jelenti.
Egyértelműség elve A törvényi előírásokat sarkalatosan tartsa be a politika.
Hasznosíthatóság elve Biztosítsa a politika a belső és egyaránt a külső
információáramlást.
Időszerűség elve Aktualizált legyen a politika a számviteli törvényhez.
Következetesség elve A politikának ellentmondásmentesnek kell lennie és a
változtatását csakis indokolt körülmények idézhetik elő.
A számviteli politika tulajdonképpen egy szigorú szervezeti törvény, amelyet
mindig be kell tartania a szervezet számviteli munkatársainak. Mivel ez egy szervezeti
törvény, ezért módosítható a szervezet (képviseletére jogosult személy) által, de csakis
indoklással és bejelentéssel, illetve ajánlottan a kiegészítő mellékletben történő
indoklással.
A számviteli politikában rögzíteni kell az ún. általános jellegű döntéseket,
amelyek többek között vonatkoznak annak tisztázására, hogy a gazdálkodó milyen
típusú beszámolót, azon belül milyen mérleget és eredménykimutatást állít össze és
mennyire részletezi a soraikat, illetve a mérlegkészítés időpontját és a kiegészítő
melléklet, illetve az üzleti jelentés részleteit. Továbbá a naptári évtől eltérő üzleti év
intervallumát. Véleményem szerint azonban a legfontosabb számvitel-politikai általános
jellegű döntés az a vezetői számvitel használatáról, a zárlat gyakoriságának
meghatározásáról, illetve az eltérések jelentőségének mértékének meghatározásáról való
döntés, ugyanis ezen rögzített döntések a könyvelők mindennapi munkavégzését
jelentősen befolyásolják.
A fent írtakon kívül a számviteli politikában több más dolgot is rögzíteni kell.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
13
A számviteli politika részei:
számlarend
bizonylati szabályzat
A számviteli politikával együtt elkészítendő szabályzatok:
eszközök és források értékelési szabályzata
eszközök és források leltárkészítés és leltározási szabályzata
önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat
pénzkezelési szabályzat
A számlarendnek egy – a gazdálkodó által kialakított – számlatükröt kell
tartalmaznia, illetve egy segédletet a számlatükörhöz, amely magyarázatot ad a
számlák tartalmára, érték változására, más számlákkal való kapcsolatára satöbbi. A
számlatükör kialakításánál kötelező betartani a törvényi jelölést a mérlegcsoportok
tekintetében.7
A bizonylati szabályzatban az kerül tisztázásra, hogy a vállalkozás mikor
milyen bizonylatokat állít ki, illetve a befogadható bizonylatoknak mit és hogyan kell
tartalmaznia.
Az eszközök és források értékelési szabályzatában a mérlegbe bekerülő tételek
(mérlegtételek: eszközök, források) több szempont szerinti vizsgálatát kell rögzíteni.
Az eszközök értékelése közé tartozik főleg
a minősítés meghatározása (általában tervezett használati idő, rendeltetés,
illetve használhatóság – azaz közvetlenül vagy közvetetten szolgálja a
vállalkozás működését – szerint),
az immateriális javak és a tárgyi eszközök terv szerinti és terven felüli
értékcsökkenésének kiszámítása (bruttó vagy nettó érték alapján, azon belül
pedig milyen kulccsal),
a készletek értékszámításának meghatározása (FIFO, vagy gördülő átlagár
módszer),
a döntés a valós értéken történő pénzügyi instrumentumok értékeléséről (él-e
vele)
7 Lásd: 2. sz. melléklet – a számlaosztályokról és a mérlegfőcsoportokról
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
14
az egyes eszközök bekerülési-értékszámításának meghatározása (a
térítésmentesen kapott eszközökre, illetve a speciális esetekben végrehajtandó
feladatok tisztázása),
a deviza elszámolási árfolyam meghatározására (MNB vagy választott
hitelintézeti árfolyam).
A források értékelése közé pedig
a kötelezettségek értékelésének módja (általában esedékesség szerint), illetve
a céltartalék képzés rendje (mikor, mennyit).
Illetve együttesen az eszközök és a források értékelésénél is rögzíteni kell a
bizonylatolás módját, illetve azt hogy mely dokumentumokat lehet/ nem lehet
számításba venni az értékelésnél.
A leltárkészítési és leltározási szabályzatban azt kell rögzítenie a gazdálkodónak,
hogy mit, hogyan, hol, milyen eszközökkel és kiknek kell leltároznia, illetve az
ellenőrzés, értékelés és korrekció módját és azok output-jait.
Az önköltségszámítási szabályzat a gazdálkodó által kínált termékek és
szolgáltatások önköltség számítási módjának meghatározását jelenti.8
A pénzkezelési szabályzatban a pénzforgalom biztosításának módját kell
meghatározni, mind bankszámlá(k)ra, mind készpénzre, mind pedig értékpapírokra
vonatkozóan. Rögzíteni kell a jogosultságokat, a felelősségi köröket, a
pénztárbiztonsági előírásokat, a bizonylatolási módokat, a nyilvántartás-vezetés
körülményeit, illetve a készpénzlogisztikával kapcsolatos részleteket.
2.3. A VÁLLALATI I NFORMÁCI Ó RE NDS ZE REK FEJLŐDÉSE ÉS A
S ZÁMVITEL-INFORM ÁCIÓTE CHNOLÓGI A KAPCS OLAT
Ismerve a számvitel kialakulását, a jelenlegi állapotát, illetve az igényeit
Magyarországon, a következő fejezetben az információtechnológia (vállalati
oldalának) fejlődését fogom bemutatni.
Úgy gondolom, hogy a vállalati információrendszereket definiálni nem lehetséges
tökéletesen, és nem is volna érdemes ezzel próbálkoznom a dolgozatom jelenlegi
8 Lásd: 3. sz. melléklet – az önköltségszámítás sémája
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
15
pontján, ezért az alábbiakban inkább ezen információrendszerek fejlődését fogom
bemutatni.
A felhasznált forrásaim nem egységesen írták le az évtizedek jellemzőit, ezért arra
következtetek, hogy e hosszabb folyamatok többségének nem volt egyértelmű
kezdőpontjuk. Az összeállításnál igyekeztem a leghitelesebb forrásaimnak nagyobb
súlyt adni.
Az ötvenes évek előtt papír alapú munkavégzés folyt a világ szinte minden részén,
mind számviteli mind bármilyen más területeken. Az információtechnológia
megjelenésével azonban a gazdasági élet is jelentősen megváltozott. Az EDP –
Elektronikus adatfeldolgozó rendszerek a vállalat üzleti adatait voltak képesek
fogadni, tárolni, illetve egyszerű matematikai, és lekérdező műveleteket végrehajtani
rajtuk. Nem teljes folyamatok adatait dolgozták fel, csupán egy-egy kiragadott feladatot.
Az informatika kezdetlegességéből fakadóan tárhelyi nehézségek (fizikailag túl nagy
terület kellett nekik) és magas költségek jellemezték.
1955-re kifejlesztették Kelet Németországban az ASCOTA típusú könyvelőgépet,
amely a számvitel és az információtechnológia kapcsolatának a gyökere
véleményem szerint. Az 1980-as évekig használták világszerte, amikor is a személyi
számítógépek (Personal Computer, továbbiakban: PC) és a táblázatkezelő programok
cserélték le.
„Az első programok a bérszámfejtés, a könyvelés és a raktározás adatait kezelték, volt
kereső funkciójuk (pl. cikkszám alapján kigyűjtötte a raktári tételeket), és előre definiált
jelentések készítésére is alkalmasak voltak.” (DR. KOVÁCS, L., KRIZSÁN, Z., SZŐCS, M.,
WAGNER, GY., 2009)
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
16
2. ábra - A vállalati információ rendszerek fejlődése a hatvanas évektől
A hatvanas években már nem ömlesztve tárolták az adatokat, hanem
eseményenként (tranzakciónként). A TPS – Tranzakció feldolgozó rendszerek a
tranzakció bekövetkezéskor azonnal feldolgozzák az adatokat és az előre beállított
feladatokat azonnal el is végzik rajtuk. A tárhely problémák ekkor még továbbra is fenn
álltak, de fokozatosan javultak. Számviteli szempontból ez azt jelenti, hogy nem csupán
egy beviteli rendszerbe gépelték be a könyvelők a tartozik és a követel számlákat,
illetve az egyenleget, hanem például a rendszer azonnal kiszámolta nekik az ÁFA
összeget, illetve „hibát jelzett”, amennyiben eltérő értékek kerültek a tartozik és a
követel számlára.
A fájlokban és/ vagy programokban tárolt adatok helyett adatbázisokat hoztak létre
(adatbázis-koncepció), amelyeket később a 70-es években még tovább fejlesztettek,
ezért a TPS megnevezés helyett már OLTP-nek nevezték az „optimalizáltabb”
adatbázisokat9. Számviteli szempontból ez a kettős könyvelés két rendszerben
történő rögzítésének megszűnését készítette elő, hiszen az idősoros és a számlasoros
könyvelés is egy adatbázisba került. Habár ekkor még nem hierarchikus, hanem hálós
adatbázisokat használtak, már ezek is lehetőséget adtak arra, hogy elég legyen egyféle
rendszerben rögzíteni a könyvelést.
9 A későbbiekben részletesebben lesz az OLTP-kről szó.
1960s•TPS
•MIS
1970s•DSS
•PPS/ MRP
•EIS
•ES
•GDSS
1980s•ERP
1990s•ERP-k fejlődése
•Kliens-szerver architektúra
•SCM
•CRM
•SRM
•KMS
•PLM
•BI
2000s•ERP-k fejlődése
•Rétegzett kliens-szerver architektúra
•Egyszerűsödő folyamatok
•SOA
•WS, VPN és CORBA
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
17
Illetve megjelentek a MIS – Vezetői információrendszerek is, amelyek már nem
csak a könyvelést és a raktározást segítették, hanem a vezetők és középvezetők
munkáját is a gyártással és a marketinggel kapcsolatos feladatok ellátásában. Ezen MIS-
ek a könyvviteli tevékenység során előállított számviteli információk alapján
dolgoznak.
Továbbá erre az évtizedre tehető a modern vállalatirányítási rendszerek őse is,
amelyet német nyelvjárású területeken PPS-nek, míg angolszász területeken MRP-nek
neveztek. Mivel az MRP elnevezés vált ismerté ezért a továbbiakban én is ezt a
megnevezést fogom használni. Az MRP I. – Anyagszükséglet tervezési rendszer egy
adatbázisra épülő tervezési, irányítási rendszer, amely a kezdetlegessége miatt
egyáltalán nem optimalizált ekkor még. Lényege, hogy a gyártási programban (MPS)
meghatározott bruttó szükségletet nettósítja a készletek és a már megrendelt
mennyiségek segítségével, illetve elemi szintre vetíti azt, az anyagjegyzéket
(termékfát/ BOM-ot) felhasználva. Számviteli megközelítésben ez a
készletnyilvántartások egy új ágát jelentette, hiszen az információtechnológia
megteremtette a lehetőséget az MRP-vel a számvitel egy külön részének megalkotására.
A hetvenes években jelentek meg a DSS – Döntéstámogató rendszerek, amelyek
az elemzők és a döntés-előkészítők munkáját segítették statisztikai, modellező és
szimulációs megoldásokkal. Tapasztalatok és kutatások eredményeként a felmerülhető
problémákról halmoztak fel ismereteket. (pl.: a megoldás módja, a probléma elemzése,
optimalizálás, érzékenységvizsgálat, döntési változatok). Az üzleti intelligencia
rendszerek elődjének mondható. Mivel a számvitelnek egy különálló ága a kontrolling,
amellyel a szakdolgozatom keretein belül nem kívánok foglalkozni, ezért csupán annyit
szeretnék a DSS-ekhez megjegyezni, hogy a kontrolling tevékenység munkáját
segítették/ teremtették meg.
Fontosnak tartom megjegyezni, hogy ekkor jöttek létre az első – még kezdetleges –
operációs rendszerek.
Továbbá az EIS – Felsővezetői információrendszer eredetileg egy önálló szoftver
volt, amely a MIS-hez nagyon hasonlított. A MIS-nél több adattal foglalkozik egy EIS.
Nem csak egy-egy magasabb prioritású ágazat folyamataiból származó adatokat és
információt szolgáltat, hanem a vállalat egészét, sőt kezdetlegesen annak környezetét is
figyelembe vette, ezzel megteremtve a benchmarking alapját, amellyel elsősorban a
kontrolling munkáját segítette.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
18
Az ES – Szakértő rendszereket szűkebb terület igényeinek kielégítésére használják.
Gyakran az adott vállalat/ terület saját következtetéseket von le a bonyolult folyamatok
eredményeként kapott adatokból, illetve tanuló (heurisztikus) alrendszert is gyakran
használnak. Eleinte az új ismereteket a programkódba építették bele, később azonban
külön adatbázist használtak erre a célra. Hátránya, hogy az emberi tényező nem
kizárható, habár a kitanítást szolgálja a magyarázó alrendszer. A rendszer számviteli
információk alapján kalkulál, amelyekből különböző módszerekkel állítható elő az
igényt kielégítő információ. Továbbá az ES-ek fejlődésével megszületett az igény a
számvitel felé a lehető legpontosabb kontírozásra.
A GDSS – Csoportos döntéshozatal támogató rendszer használatával egy
valósidejű-adatbázist használ a csoport minden tagja (adatmegosztás). Bizonyos
döntések meghozatalához nem elég egyetlen részlegnek az adatait felhasználni, hanem
többére is szükség van. A különböző részlegek adatait viszont csak a részlegek vezetői
ismerik tüzetesen, ezért nem lehetséges egy embernek meghoznia a döntést. Ilyen típusú
helyzetekre találták ki a GDSS-eket.
W(F)MS – Munkafolyamat-menedzsment rendszerek jöttek létre a
minőségmenedzsment fejlődésével, amikor is realizálták, hogy a minőség a
folyamatok helyességén múlik, amelynek irányításához szükség van a megfelelő
tervezésre, végrehajtásra, nyomon követésére és ellenőrzésére, azaz a
minőségszabályozásra. Könyvelési hiba esetén a helytelenül könyvelőt –
vállalkozásonként változó mértékben – kérik számon. Ehhez azonban szükség van egy
nyomon követő rendszerre, amely alapján egyrészt visszakereshető a hibásan könyvelt
számla, másrészt pedig a könyvelő azonosítására szolgáló jel. A nyomon követő
rendszer viszont újabb igényt támaszt a számviteli rendszer irányába, amelynek
lényege, hogy a könyvelés menete nem történhet ad-hoc módon, csakis egy előre
meghatározott menetterv szerint. E-nélkül csak a hiba visszakeresésére lenne mód.
Ahhoz hogy ne legyen hiba, szükséges kialakítani egy állandó munkamenetet, amely
folyamatosan nyomon követhető és koordinálható. Erre ad megoldást egy WfMS.
PMS – Projektmenedzsment rendszer: a projektek – mint kiemelt jelentőségű
feladatok – tervezésére, végrehajtására, nyomon követésére és ellenőrzésére használták.
A PMS-ek kialakulásával megszületett az igény a számvitel felé, hogy külön kezelje a
projekteket, hiszen azok nem az általános üzletmenet határai közé tartozó feladatok.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
19
Az 1980-as években jelent meg a tovább fejlesztett MRP II. – Gyártási erőforrás-
tervezési rendszer, amely már a kapacitások tervezésével (zárt láncú MRP –, amely
jelentése, hogy egy adatbázis több részleget is kiszolgál – integrálva egy CPS,
kapacitásszámoló egységgel), pénzügyi információrendszer kialakításával,
marketingtámogatással stb. is foglalkozik. Legfontosabb előnye, hogy képes szimulálni
a lehetséges döntések eredményeit a támogatott ágazatok számára. Kifejlődése jelentős
szerepet játszik véleményem szerint az ERP rendszerek kialakulásában, hiszen ezen
információs rendszerek már több ágazatnak is nyújtottak információt, ami az
elődjeikhez képest egyedülálló kiválóság. Számviteli szempontból ez a
készletnyilvántartások egyszerűsítését jelenti, hiszen a könyvelőknek már nem kellett a
kartonokból visszakeresniük a vásárolt, felhasznált vagy eladott mennyiséget, hanem a
rendszer ezeket ismerve is kiszámítva tervezte meg a gyártáshoz szükséges erőforrások
rendelését.
Az MRP rendszerek mellett több gyártástervező és irányító rendszer is létrejött
(OPT, APS, Push-Pull, stb.).
A vállalati információrendszerek egyik alapja egy jól szervezett adatbázis. Ezen
adatbázisnak több követelménynek is meg kell felelnie, például: valósidejűen kell
viselkednie, hogy többen is egyszerre használhassák, következetes felépítésűnek kell
lennie, különböző jogosultságokat kell kezelnie, és még sorolhatnám. Ezen
követelmények teljesítésének egységesítésére találták ki a DBMS – Adatbázis-kezelő
rendszereket, amelyek számviteli jelentősége többek között, hogy használatával
megszűnt a duplán könyvelés hibája, hiszen ha egy számlát az egyik könyvelő
lekönyvelt, akkor egy másik könyvelő ezt láthatta és nem kezdett el vele ő is dolgozni,
vagy ha mégis lekönyvelte ő is véletlenül, akkor egyszerű duplikáció-kiszűrő
lekérdezésekkel ezt le lehetett ellenőrizni. Nyilvánvalónak gondolom, hogy a DBMS-ek
előtt is szóban igyekeztek megelőzni ezt a problémát a könyvelők.
Egyre több területüket le tudták fedni a vállalkozások szoftverekkel, amelyek
hátrányaként a számítógépek lassabbak lettek, illetve megjelent az igény arra, hogy
ezeket a programokat egységesítsék. Ezen igények kielégítésére jelentek meg az ún.
„All in one” megoldások, azaz ERP-k, avagy vállalati erőforrás tervező rendszerek.
Habár ma az ERP mozaikszót használjuk az integrált vállalatirányítási rendszerek
rövidítésére, fontosnak tartom megjegyezni, hogy a 80-as években ezek a rendszerek
valóban lefedték a vállalat (és csak a vállalat) egészének működését, a mai ERP
rendszerektől jelentősen különböztek, hiszen még nem fordítottak akkora figyelmet a
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
20
szervezet partnerei felé, mint a későbbiekben, illetve az IT megoldásaik is mai
rendszerekéihez képest kevésbé voltak optimalizáltak. Az ERP-kről a későbbiekben
részletesebben írok majd.
A kilencvenes évektől elindult a már meglévő rendszerek „csiszolgatása”. Az ERP-k
átálltak a mainframe technológiáról a kliens/ szerver megoldásra. A hálózatokon belül
a számítógépek (kliensek) képesek lettek elérni egy a szerveren lévő másik számítógép
(szerver) által nyújtott szolgáltatást vagy hardvert (pl.: egy számítógép, amelyre nem
volt nyomtató kapcsolva, szintén tudott nyomtatni, ha a szerver gép ezt lehetővé tette),
míg korábban „elkérték” egy nagyszámítógéptől az adatokat, vagy elküldték neki a
hardverrel kapcsolatos igényeiket (pl.: nyomtatandó bizonylatot).
További ilyen nagy jelentőségű „csiszolgatás” a vállaltirányítás szemléletváltása a
partnerekkel való kapcsolat prioritásának felismerése révén.
SRM: Szállítókapcsolat menedzsment – a beszerzési folyamatok irányítására
használják (igény és beszerzési mód meghatározása, illetve a hasznos kapcsolatok
fenntartása és javítása a vállalat eredményének növelése érdekében).
CRM: Ügyfélkapcsolat menedzsment – a források különböző megközelítésekről
írnak, melyeknek a lényege összességében a következő: a kapcsolat a vállalat és az
ügyfél között személyesebb, tehát vonzóbb és egyúttal értékesebb legyen az ügyfél
számára, illetve, hogy a vállalatnak is többet érjen az ügyfélköre és rangsorolhassa is
azt.
SCM: Ellátási lánc menedzsment – termelői, kereskedői és szolgáltatói
tevékenységű vállalatok egyaránt használják a teljes ellátási lánc folyamataik
irányítására (a kitermeléstől a végfelhasználókig, sőt a biztosított további
szolgáltatásokig).
KMS: Tudásmenedzsment rendszer – célja a dolgozók tudásának feltérképezése a
tudás négy dimenziója (tanulás, folyamat, technológia, cél, avagy: a folyamatos
tudásfrissítés és a tudás múltja, a tudásszintje, a tanulástechnikája, a kitűzött tudásszint)
szerint. Vállalatonként nagyon eltérő lehet.
Ezen új partnerkapcsolati szemléletek megjelenésével egy új adatszolgáltatási ipar is
megjelent, amelyek mentén adatpiacok, adattárházak és online elemzőszoftverek
jelentek meg.
PLM: Termék életciklus menedzsment – felfogása szerint a termék életciklusának
menete: elképzelés, példákba építés, tervezés, újra átgondolás, körülírás, meghatározás,
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
21
csiszolgatás és tesztelés, megfigyelés, ellenőrzés, jóváhagyás, beszerzés, gyártás,
értékesítés és szállítás, felhasználás, javítás, fenntartás, kivonás és végül újrahasznosítás
vagy megszüntetés. A felfogás különlegessége, hogy egységesíti a számítógép által
vezérelt technológiákat, ezzel fokozva az eredményességet és a hatékonyságot.
Ezen fent írt eszméknek véleményem szerint csak közvetett kapcsolata volt a
számvitel munkájával, hiszen több lett a bizonylat, amellyel dolgozniuk kellett.
A menedzsment és az informatika összefonódásának eredményeként megszülettek
az első BIS – üzleti intelligencia rendszer (a későbbiekben részletesebben kifejtem).
A 2000-es években az informatika robbanásszerű terjedése miatt hatalmas
technológiai áttörések történtek. Az ERP-k átálltak a réteges kliens/szerver
architektúrákra, amely a karbantarthatóság, az átviteli sebesség, a megjelenítés és vele
együtt a kezelhetőség, illetve a fejlesztés javulásához vezetett.
Megjelent a SOA – Szolgáltatásorientált technológia:
„Bár a SOA-t úgy reklámozzák, mint vadonatúj architektúrát, valójában nem más, mint
újra feltalálása és alkalmazása azon elveknek és gyakorlatnak (…), amelyeket az
egyetemek számítástudományi kurzusain már 30 évvel ezelőtt tanítottak, de időközben
elfelejtettek és nem vagy ritkán alkalmaztak a gyakorlatban.” (TELBISZ, F., GÓDOR, B.,
2007)
Tulajdonképpen a különböző vállalatokban lévő szigetrendszerek egybe integrálásáról
van szó. A „sziget” hasonlatot továbbvéve, a SOA egy híd két vagy több különböző
szigetcsoport-rendszer (ERP rendszer) egy-egy szigetrendszere között. Gyakorlatiasan
megfogalmazva egy olyan rendszerről van szó, amely az adott vállalatban megmutatja
azt, hogy a szállítói, milyen szolgáltatásokat tudnak biztosítani igény esetén, illetve a
vállalat is képes saját szolgáltatásait feltölteni egy ilyen rendszerbe a vevői felé. Tehát
egy olyan belső rendszeri felépítést jelent a SOA, amely ún. vállalati szolgáltatási
sínek (ESB) segítségével folyamatosan kapcsolatban áll a partnereivel, így nem kell
telefonon, emailen, vagy más megoldást keresve rendelnie a vállalkozásnak
beszállítóitól, hanem egy a beszállítókkal közösen használt programban ki tudja
választani a feltöltött termékek és szolgáltatások közül az igényeinek kielégítésére a
legoptimálisabbat. Magas fokú bizalomigénye miatt kevésbé elterjedt.
WS – Hálózatalapú technológia, avagy egy külső hálózaton (internet), vagy belső
hálózaton (ethernet), vagy olyan belső hálózaton, ami külső hálózati megoldásokat
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
22
használ (intranet10) történő adatcsere két vagy több számítógép között. Legnagyobb
előnye, hogy olyan szoftverekkel is dolgozhatunk a számítógépünkön, amelyek
nincsenek arra telepítve. Azonban ezt az előnyt árnyalja a web közvetítő szerepéből
adódó lassúság. További nagyon fontos előnye, hogy a különböző gyártóktól származó,
különböző programozási nyelven megírt szoftverek integrálhatóvá válnak ezen
keresztül, amennyiben a gyártók ezt így alakították ki. Egy Linuxra írt programot tehát
az interneten keresztül futtathatunk a Windows-unkon. Informatikailag ez a „végek”
megkülönböztetését jelenti, avagy a back-end és a front-end elkülönítését. Míg a
gyártó – ha úgy akarja – több front end-et is elkészít, hogy különböző operációs
rendszerek, vagy adott esetben böngészők is futtathassák, addig ezek mind egy back-
endben végződnek. Ezen technológiával tehát lehetővé vált a számvitel számára az,
hogyha annak igénye úgy a legteljesebben kielégíthető, hogyha nem csak egy ERP
rendszert használ, hanem az ERP rendszerén futó főkönyvi modulhoz külső (nem az
ERP rendszerhez tartozó), olyan analitika-szoftver kapcsolódik, amelyet más
programozási nyelven írtak, vagy más operációs rendszerre készítették, mint az ERP
rendszert, akkor is problémamentes legyen az adatátvitel az ERP rendszer és az
analitika-szoftver között.
VPN, azaz Virtuális Privát Hálózat elnevezésű lehetőséget fejlesztettek ki, az
interneten keresztüli védett adatáramlás biztosítására. Egy olyan csőként vezeti az
adatáramlást, amelyet más a hálózaton lévő jogosulatlan egyedek nem láthatnak. Tehát
a könyvelők által rögzített adatokat, amelyeket az interneten keresztül oszt meg a cég
valamilyen okból, csakis azok láthatják, akiknek jogosultságuk van hozzá.
CORBA szabványgyűjtemény és architektúra – Habár a CORBA első változatát
már a 90-es években kifejlesztették, csak a 2000-es évekre lett kompatibilis az ERP
rendszerekkel, ugyanis akkorra építették bele a valósidejű elvárásoknak megfelelni
képes részeket. A CORBA egy olyan elosztott rendszereket leíró protokoll, amelynek
betartásával, a vállalkozás kialakíthat egy olyan interfészt11, amelynek használatával a
vállalkozás gyorsíthatja a WS-eknél írt probléma megoldását.
10 pl.: Egy belső hálózaton létrehozott saját weblap, amit csak a belső hálózat kliensei látnak. 11 Két elemet összekapcsoló egység (pl.: kábel)
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
23
A számvitel-információtechnológia kapcsolat tehát a következőképpen
szemléltethető.
3. ábra - A számvitel-információtechnológia kapcsolat
A folyamat egyik fele, hogy számvitel megteremti az igényt a problémái és
feladatai hatékony(abb) kezelésére, amelyet az IT képes kielégíteni
információtechnológiai-megoldásokkal.
A folyamat másik fele pedig, hogy az IT a fejlődése révén új lehetőségeket
biztosít, amelyeket a számvitel felismer és kihasznál.
3. A JELENKOR – SZÁMVITEL -INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIA
Ebben a fejezetben – a 4. és az 5. számú melléklet segítségével – bemutatom a
számvitel-információtechnológia használatának előnyeit, a rendszerét felépítő
szoftverrészeket, egy számviteli szoftver bevezetését és egy integrált
információrendszeren keresztül futó számviteli folyamatot.
Habár a fejezetben írt technológiák és szoftverek egy részét már korábban
kifejlesztették, csak a jelenre, illetve a közel múltra érett össze a rendszer eléggé ahhoz,
hogy együttesként beszélhessünk róluk.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
24
3.1. A S ZÁMVITEL -INFORMÁCIÓTE CHNOL ÓGI A RENDS ZE R FELÉ PÍ TÉS E
A számviteli rendszer három részre szedése informatikailag azt jelenti, hogy biztosítani
kell egy olyan alapot (sztenderd szoftvert), amely minden társaságra egyaránt
használható és, amely eleget tesz a törvényi előírásoknak, egy olyan az alapot
meghaladó részt, amelyben a törvény külön szabályozásait képes kezelni a szoftver,
illetve egy olyan változtatható részt is, amely képes igazodni a vállalat számviteli
politikájába foglaltakhoz.12
4. ábra - Egy számviteli szoftver felépítése információtechnológiai szempontból (Saját készítés)
Ezen számviteli-információtechnológiai részek mindegyikét módosíthatatlanul kell
tartania a rendszernek.
12 Példákért a számvitel-információtechnológia rendszer szoftverrészeinek működéséről lsd.: 4. sz.
melléklet – példák a számvitel-információtechnológia rendszer részeinek működésére
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
25
3.2. EGY S ZÁMVITELI S ZOFTV ER BEVE ZETÉS E
5. ábra - Egy számviteli szoftver bevezetése egy meglévő IT rendszerbe
A korábbiakban írtam arról a kliens/ szerver architektúra által biztosított
lehetőségről, amely szerint elég egy szoftvert, vagy hardvert csupán a szerverre
telepíteni ahhoz, hogy a kliensek is használni tudják. A telepítés, illetve integrálás, mint
lépés emiatt sokkal egyszerűbb.
Az új számviteli szoftver installálása szerverszinten történik. Telepítés közben
a számviteli előírásoknak megfelelően és/ vagy a számviteli munkatársak
közreműködésével megtörténik a szoftver környezeti paraméterezése is. Környezeti
paraméternek nevezzük azokat a rögzített változókat, amelyek beállításával az IT
környezetet egyértelművé tesszük a programunknak. Itt állítjuk be azt, hogy milyen
hálózaton dolgozunk, hogy milyen meghajtók és könyvtárak legyenek az
alapértelmezettjei a különböző modulok különböző tranzakcióinak, hogy melyik
nyomtatót és melyik papírtípust használják az adott entitások stb.
A feltelepített szoftveren további beállításokra van szükség a használatba vétel
előtt. Mivel a számvitel igényli a valósidejű adatbázist, ezért az IT-nak érdemes egy
központi adatbázisban tárolni az ún. szakmai paramétereket. Szakmai paraméternek
tulajdonképpen a számviteli politikában leírt eljárások és módszerek IT
környezetbeli rögzítését értjük.
Telepítés szerverszinte
n és a környezeti
paraméterek beállítása
Központi adatbázis
paraméterezé-se
Törzsállomá-nyok
felvétele a központi
adatbázisba és az
adatmigráció első lépése
Jogosultságke-zelés
COE létrehozása/
Integrálás egy meglévő COE-be
COE-k telepítése és
az adatmigráció
befejezése
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
26
Tehát, például folytat-e vezetői számviteli tevékenységet a cég, vagy például hogyan
kezeli a devizás számlákat, milyen bankszámlákat és házipénztárakat használ, illetve
olykor lehetőség van – véleményem szerint törvényellenesen – a negatív sztornó
beállítására is.
Miután a szoftver megismerte az információtechnológiai és a számviteli
környezetet, szükséges a vállalat törzsállományát is betáplálni a szoftverbe. Elsősorban
a vállalat vevői, szállítói, hitelezői (teljes cégnév, cím, adószám, EU-adószám,
bankszámlaszám, IBAN szám, kapcsolattartók adatai) és munkatársai adatait, illetve a
készlet- és tárgyi eszköz listát érdemes betáplálni. Továbbá a számlatükör is egy
törzsjellegű adat, amelyet a törzsállomány megadásakor kell felvinni.
Amennyiben egy meglévő számviteli szoftvert cserél le a vállalkozás, akkor az
átemelni kívánt adatokra külön hangsúlyt kell fektetnie, hiszen komoly hibák
keletkezhetnek az ellenkezőjéből (pl.: formátumütközés, ismeretlen környezeti
paraméterekre való hivatkozás). E probléma kiküszöbölésének folyamatát
adatmigrációnak nevezzük. A folyamat két részletre szakad, hiszen a napról napra
változó adatokat nem lehet átemelni egy olyan szoftverbe, ami még nem állt
működésbe. Ennek oka, hogy egy számviteli rendszer bevezetése több napot, hetet,
hónapot vagy akár évet is igénybe vehet, és a ma rögzített adatok, holnap már
megváltozhatnak, de a rendszer még nem áll készen a telepítés előtt a változtatás
rögzítésére.
Habár a szoftver már késznek tűnik, az egyik legfontosabb lépés még hátravan,
amely a jogosultságkezelés. Windows környezetben Active Directory-t (továbbiakban:
AD) használ a rendszeradminisztrátor a jogosultságok beállítására, amelyben
úgynevezett entitásokat kezel. Az entitás – vagy magyarosabban „egyed” – a
számítógépes környezet egy nagyon fontos fogalma. Az entitás legtipikusabban
személy, illetve számítógép. Az AD-ben tehát a különböző típusú entitások kezelhetőek.
A kezelhetőség azt jelenti, hogy tulajdonságokat (attribútumokat) állíthatunk be,
illetve meghatározhatjuk a kapcsolatot a különböző egyedek között.
Példa az attribútumokra: egy vezető elindíthatja a pénzutalást, míg egy alacsonyabb
beosztású nem, vagy a folyosói nyomtatót csak az emeleti számítógépek használhatják.
Példa a kapcsolatokra: Vezető Béla a felettese Beosztott Bélának, vagy Vezető Béla
számítógépe az XYZ-012345 azonosítójú.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
27
Fontos továbbá, hogy az entitások egymásra épülnek.
Szintén egy példával elmagyarázva azt jelenti, hogy ha bizonyos művelet csak Vezető
Béla számítógépéről végezhető el, amely számítógépre Beosztott Béla bejelentkezett,
akkor Beosztott Béla nem végezheti el a műveletet, hiszen hiába jogosult a számítógép
arra, a felhasználó (user) nem az.
Amennyiben egy kevesebb embert foglalkoztató vállalkozásról beszélünk, a
jogosultságok kezelése, megtörténhet a fent írt módon egyesével, de egy nagyobb cég
esetében érdemes csoportházirendet létrehoznunk, amelyet Windows környezetben az
AD-n belül a Group Policy Management-tel tehetünk meg. A csoportházirenddel
egységesen állíthatjuk át a létrehozott csoportok jogosultságait.
Például beállíthatjuk, hogy a könyvelők ne rendelhessenek irodaszereket, hanem csak
könyvelhessenek, és a beszerzési munkatársak ne könyvelhessenek, de rendelhessenek
irodaszereket.
A szoftver habár már kész van, érdemes átnézni véleményem szerint, hogy
mikre van még szüksége a szoftver használóinak (Adobe Reader, MS Office, levelező
program stb.) és azokkal együtt egy Egységes Irodai Környezetet, azaz Common
Office Environment-et (továbbiakban: COE) létrehozni. A folyamat lényege, hogy a
meglévő operációs rendszert és a telepített programokat a fentiekben tárgyalt
beállításokkal „összecsomagolja” a rendszeradminisztrátor, és magként veti el a
szükséges számítógépekbe. Ezen számítógépeken tehát nem szükséges egyesével
végigcsinálni a fent írt folyamatokat, hiszen a kész változatot kapják meg a gépek a
COE-k segítségével.
A vállalkozás minden (releváns) számítógépére telepített szoftver viszont még
mindig nem üzemképes, hiszen az adatmigrációnak csak az első (nem napról napra
változó) része valósult meg. A COE-k telepítése után szükséges az adatmigráció
befejezéseként a folyamatosan változó törzsek átemelése a folyamatos változásokkal
dolgozni képes új számviteli szoftverbe.
3.3. A JELENKOR INTE GRÁLT INFORM ÁC I ÓRENDS ZERÉ N KE RES ZTÜL
FUT Ó S ZÁMVITELI FOLYAM AT
A korábban írtak alapján láthatjuk tehát, hogy egy vállalkozás több rendszert is
használ, amelyek mindegyike rendkívül fontos szerepet tölt be a vállalkozás életében.
Ezen rendszerek mindegyike magába foglal több technológiai megoldást, folyamatot,
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
28
szemléletet és alkalmazást. Egy vállalat, amely szeretne versenytársai előtt járni a
technológia terén, ezen rendszerek valamennyiét érdemes használnia. Ehhez azonban
ezeket a rendszereket össze kell kötnie az adott vállalatnak, tehát integrálnia kell az
integrált rendszereit.
A fejezetben az alábbi ábra elemeit, illetve az ábrázolt folyamatokat szeretném
bemutatni számviteli szempontból, úgy hogy egy számviteli folyamat lépéseit sorra
megvizsgálom.
6. ábra - Egy integrált információrendszer működése (forrás: DR. DEÁK, I., DR. BODNÁR, P., DR. GYURKÓ, GY.
2008, 191. oldal | Kiegészítve saját vélemény alapján)
3.3.1. A KÖNYVELÉS E LŐKÉS ZÍTÉSE
Egy könyvelési folyamat kezdőpontjának több mindent is tekinthetünk a
könyvelés sokrétűsége miatt. A komolyabb számviteli sajátosságokból adódó
nehézségek és az információtechnológia összetettsége miatt az alábbiakban a
szállítói számlák beérkezését fogom kezdőpontnak tekinteni.
A számlák feldolgozását az adott cég a sajátosságaihoz mérten előkészíti
(szkenneli, vonalkóddal vagy más azonosítóval látja el, a címzett részlegre továbbítja,
időbélyegzővel látja el stb.).
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
29
3.3.2. KÖNYVELÉS – ERP RENDS ZE REK
A könyvelők a számlák feldolgozásához az ERP rendszerek különböző
számviteli moduljainak különböző tranzakcióit 13 használják.
„Egy ERP rendszer alatt egy adott vállalkozás valamennyi adat és információ
feldolgozását megvalósító információrendszerét értjük, mely a személyzeti, termelési,
kereskedelmi, tervezési, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve vezetési, irányítási, stb.
folyamatok egységes, integrált számítástechnikai kezelését megvalósítja. Az ERP
rendszerek funkcionális részekre oszlanak és a szakterületi igényeket modulokkal fedik
le. A moduláris felosztás ERP rendszerenként különböző, de lényeges jellemzőjük, hogy
egy egységes adatbázisra épülő, lépésenkénti bevezethetőségi lehetőséget kínálnak.” -
Molnár Bálint (2014, ELTE)
Az ERP rendszerek tehát nem csak a számvitel feladatait képesek kielégíteni,
hanem számos más vállalati igényt is. Ezen rendszerek képesek betartani az előző
fejezetben írt követelményeket, illetve használják a korábban bemutatott technológiák
jelentős részét is.
Az ERP rendszerek jellemzői:
Moduláris felépítésű
Valósidejű adatbázis
SQL alap
Projekt típusú üzletvitel
Internetes támogatás (pl.: árfolyam, levelezés frissülése)
Több nyelv és több valuta használata
Az ERP rendszerek legfőbb kritériumai:
Központi adatbázis használat
o Többszintű, hierarchikus jogosultsági rendszer
Adatok a keletkezés helyén kerülnek bevitelre
Legitimitás (törvényesség) biztosítás
Egységes kezelő felület biztosítása
13 Nem minden ERP rendszer nevezi egységesen „tranzakció”-nak az adatok feldolgozásához szükséges
menüpontokat.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
30
Duplikálódás kizárása
Egyéb fontos elvárások az ERP rendszerek felé:
Folyamatkezelés – minden-minden releváns adattal kapcsolatban van
Vállalat teljes működésének lefedése
Minőségbiztosítás és munkafolyamat menedzsment – a bevitt adatért az felelős,
aki bevitte azt
Egységes adatokból egységes, de tetszőleges kimutatások, diagramok,
táblázatok készítése
A könyvelő tehát a megkapott számla tartalmát rögzíti a használt ERP rendszer
pénzügyi-számviteli moduljában. Bizonyos (tipikusan logisztikai és pénzutalási)
folyamatok automatikusan könyvelésre kerülnek és nincs szükség kontírozásra,
azonban a kontók kijelölése továbbra is nagyon fontos feladat, hiszen ezen
automatizmusok után is bőven maradnak olyan tételek, amelyek könyvelési technikája
eltér az automatizálhatóktól, valamilyen ok folytán.
3.3.3. NYILVÁNTART ÁSBA VÉTEL – OLTP
A számlák ezután bekerülnek a nyilvántartásba, amely az ERP rendszer
valósidejű központi adatbázisát jelenti. Az erre a célra használt adatbázisrendszer
alkalmazást nevezzük OLTP-nek, azaz online tranzakció-feldolgozásnak.
Az OLTP-k tulajdonságai:
Képes az adatbázisában tárolt adatok változtatására, egyértelmű azonosításra,
aktualizált (időben pontos),
képes egyszerre több alkalmazást kiszolgálni, ellentmondás nélkül,
következetesen kezeli a tárolt adatait (pl.: nem lehet nevet beírni a születési
dátum helyére),
homogén adatforrással dolgozik, tehát egy adat csak egyszer van tárolva, hiába
használja több osztály is a vállalatban,
logikai csoportosítást enged az adatbázis-tervezőnek,
beépített adatvesztés elleni védelmet biztosít,
gyors adatszolgáltatást biztosít,
„könnyebben” használatható (programozási nyelvekhez képest),
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
31
integrálható, tehát több alkalmazás is képes egyszerre rácsatlakozni és vele
dolgozni.
Ezen OLTP rendszereken kívül a legtöbb vállalat használ egyéb adatforrásokat is,
amelyek lehetnek táblázatkezelők, vagy más – nem ERP rendszer – szoftver adatbázisa.
Ezen adatbázisok alkotják tehát az integrált információrendszerek magját.
3.3.4. LEKÉRDE ZÉS , KIM UTATÁS , ELEM ZÉS , ARCHIVÁLÁS – ERP,
OLAP, ADATTÁRHÁZ
Az adatokkal (általánosságban) három dolog történhet, az ERP rendszer
visszakéri őket és kimutatások, lekérdezések elkészítéséhez használja fel őket, vagy
közvetlenül egy OLAP elemző rendszerbe kerülnek, ahol összesített formában
jelennek meg, esetleg felhasználva más modulok adatait is, vagy archiválódnak egy
adattárházba, vagy adatpiacba.
Az OLAP – Online analitikus feldolgozás az IT egyik legzseniálisabb
vívmánya, amelyet Codd 1992-ben definiált elégséges, de nem tökéletes szabatossággal.
Az OLAP rendszerek tulajdonságai:
Többdimenziós adatbázis (nem adattáblákkal, hanem adatkockákkal dolgozik
a gyorsabb elérés érdekében), amelynek adatforrása valamilyen OLTP rendszer.
Míg az OLTP tranzakció feldolgozásra való, addig az OLAP az főleg
lekérdezésekre és kimutatásokra van optimalizálva.
Összesített adatokkal dolgozik, tehát egy kimutatás elkészítésekor nem „adja
oda” az összes rekordot, amiből dolgozott, hanem csupán a „kész számokat”,
aggregált formában, amelyet a sebesség növelése érdekében tesz.
Habár hatalmas adathalmazzal dolgozik, amelyeknek lekérdezése olykor
rengeteg időt vesz igénybe, mégis képes folyamatos mérésekre is az ún. KPI,
fő teljesítménymutatók előredefiniálásával.
A könyvelés után a rögzített adatok biztosan bekerülnek egy OLAP rendszerbe,
külön-külön, illetve aggregált formában is, ami azt jelenti például, hogy egy kapott
számla, amelyről rögzítettük, hogy ki állította azt ki és mik az ő adatai, illetve mi a
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
32
számla tartalma, és mik a kötelező dátumok14 időpontjai, továbbá hogy milyen kontókra
könyveltük a gazdasági eseményt, csupán egy-egy rekord lesz.
Gyakorlatiasabban például, az adott hónapban könyvelt bejövő számlák összegeit az
OLAP technológiával azonnal összegzi a cég, így amikor erre az összegre kíváncsi
valamelyik vezető, akkor csupán ezt az előre kiszámított mutatót kéri le nem pedig az
összes adatot, hogy az egész összegző műveletet ő futtathassa le.
Az OLAP szoftver tehát előre dolgozik. Azonban ez rendkívül megterhelő lenne a
számára, hiszen állandóan frissítenie kellene önmagát, ezért csak ütemezve (tipikusan
esténként, amikor már senki sem könyvel) történik meg az adatok OLAP rendszerbe
való betöltése.
Ez az adattárolási módszer nem feltétlen optimalizált IT szemszögből, de nem is
ez a célja az OLAP technológiának, hanem hogy az IT és a gazdaságtudomány
szemléletét optimalizálja. Véleményem szerint a gazdaságinformatika egyik
legfontosabb vívmánya, (talán kialakulásának gyökere is) az OLAP.
A második lehetőség, hogy az ERP rendszer visszakéri a lekönyvelt számla
adatait az OLTP adatbázisrendszertől esetleg például egy ad-hoc jellegű egyszerű
lekérdezésre, vagy csupán a számlakép megtekintésére, ha azt szkennelt változatban is
tárolják, vagy ellenőrző/ teljesítménymérő lekérdezésre stb.
A számviteli politika tartalmaként megírt bizonylati szabályzatban leírtak
alapján a könyvelt bizonylatokat bizonyos időközönként archiválni kell. Fontos, hogy
az IT archiválás eltér a valós archiválástól. A számlák IT archiválása azt jelenti,
hogy egy adattárházba (Datawarehouse) kerülnek, ahol a könyvelés minden részletét
tárolják. A használatának szükségessége nagyon hasonlít a vállalkozásokban kialakított
archívum szobák szükségességéhez. A legfrissebb bizonylatokat érdemes a könyvelők
irodájában tartani, hogy azok könnyen elérhető távolságban legyenek, de a régebbieket
érdemes elkülöníteni, hogy azok ne foglalják a helyet. Az adattárházakon belül léteznek
ún. adatpiacok (Data mart) is, amelyek egy adott részleget szolgálnak ki. Az adatpiac
fogalom véleményem szerint rendkívül félrevezető, hiszen nem az adatokkal való
kereskedésről van szó, hanem a vállalati struktúra részletezettségéből fakadó adat
kiszolgálási nehézségek megelőzéséről. Hasonló a bizonylatok tárolása az adott
könyvelési irodában, ahol külön-külön mappákba, aktákba, fachokba érdemes
14 Számlázott időszak vagy időpont, számla kelte, teljesítési időpont, fizetési határidő
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
33
elkülöníteni a bizonylatokat a kialakított szervezeti-kultúra szerint. Véleményem szerint
az adatrekesz elnevezés helytállóbb a feladatra.
3.3.5. ADAT KINYE RÉS AZ ADATT ÁRHÁZAKBÓL – BIG DATA,
ADATBÁNYÁS ZAT
Az adattárházakban a nagyvállalatoknál –, de egyre inkább a kkv-knál is –
hihetetlen mennyiségű adat halmozódik fel, amelyeknek olykor egy részét szeretné
használni a cég, olykor pedig szinte az egészet. A hatalmas mennyiségű adattal való
legegyszerűbb feladatok is rendkívül idő- és teljesítményigényesek. Ezen problémát
jelenti a BIG DATA, amelynek a megoldására való törekvést és módszertant
adatbányászatnak nevezik. Az adattárházakban tárolt adatok az archiválásuk ellenére
is fontos információkkal szolgálhatnak a vállalkozásnak.
„Az adatbányászat strukturáltan tárolt adatokból álló nagy adathalmazok feletti olyan
elemző feldolgozásokat jelent, amelyek közvetlen célja előre nem feltételezett, új
szabályok és viszonystruktúrák feltárása, végeredményben pedig valamilyen jelenség
jobb megértése,- a jövőbeli viselkedésére vonatkozó előrejelzések bizonytalanságának
csökkentése.” – A gazdasági informatika alapjai – BENKŐNÉ DR. DEÁK IBOLYA, DR.
BODNÁR PÁL, DR. GYURKÓ GYÖRGY
A számvitel egyik alapelve – a „tartalom elsődlegessége a formával szemben”
– azt jelenti, hogy mindent, amit az adott bizonylat tartalmaz rögzíteni kell, függetlenül
annak sokaságától. Véleményem szerint ezen számviteli alapelv a BIG DATA
probléma egyik főgyökere.
3.3.6. A FOL YAMAT I RÁNYÍT ÁSA ÉS EGÉS ZE – BUSINESS
INTELLIGENCE , AZAZ INTELLIGENS ÜZLETI
INFORMÁCIÓBI ZT OSÍ TÁS (BI)
A Business Intelligence fogalmat sokak szerint helytelenül fordították üzleti
intelligenciának, hiszen ebben a fogalomban az angol intelligence szó másodlagos
jelentése a helytálló, amely a hírszerzés. Magyarország történelme miatt azonban a
hírszerzés szóról szinte csakis negatív dolgok jutnak a magyar emberek eszébe, ezért ez
a fordítás sem ígérkezne szerencsésnek. Az intelligencia szót viszont továbbra sem
kívánom önmagában használni a dolgozatom hátralévő részében, mert úgy gondolom,
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
34
• "Mi lenne a legjobb nekünk?"
Optimalizálás
• "Mi történhet?"
• Szimulációk
• AdatbányászatElőrejelzés
• "Mi történik?"
• Dashboard-ok
• Scorecard-okMonitorozás
• "Miért történt?"
• OLAP technológiák
• Adatvizualizációs technológiákElemzés
• "Mi a gyökere a történésnek?
• Relációk kereséseLefúrás
• "Milyen gyakran történik ez?"
• "Hol történt?"
• "Mennyiszer fordult eddig elő?"
Ad-hoc lekérdezés
• "Mi történt?"
• Jelentések (riportok)
• KikeresésekLekérdezés
hogy az nem volna helytálló és emiatt rontaná a fogalom érthetőségét. A továbbiakban
intelligens üzleti információbiztosításként fogok rá hivatkozni.
Az intelligens üzleti információbiztosítási rendszer a DSS-ek utóda, de a fogalom
magába foglalja a DSS-eket, az EIS-eket, az OLAP rendszereket, az adattárházakat és
az adatbányászatot is. Alapvető célja a döntéshozás támogatása. Használják őket,
prezentálásra, mutatók számítására, statisztikák elkészítésére és csakis számítógéppel
megvalósítható statisztikákra is (korrespondenciaanalízis, klaszterelemzés, döntési fa
készítés, hitelminősítés, stb.), modellezésre, szimulálásra, főleg adatbányászatra, de
előfordul hang-, kép-, videó- és szövegbányászat is, különböző területekről (üzemekből,
ágazatokból, gyárakból stb.) kapott adatok összesítésére és még nehezen
megszámlálható számú példát írhatnék.
Szoftverszempontból három alapszoftver szükséges hozzá. Az adatok tárolásához
kell egy adatbázis-kezelő, az adatbázisból a megjelenítési felületbe való betöltéshez
kell egy adatbetöltő, illetve kell maga a megjelenítési felület is. Ezen alapszoftverek
után szükséges olyan további programokat használni, amelyek képesek a bonyolult,
összetett és nagy mennyiségű számítások elvégzésre pl.: IBM SPSS, IBM Cognos. Ezen
programok különböző technológiákat használnak, amely technológiákat értékük és
összetettségük alapján csoportokba sorolhatunk (e két ismérv szinte
7. ábra - BI technológiák értékük és összetettségük szerint csoportosítva (Saját készítés)
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
35
függvényszerűen egyenes arányban van egymással).
Az üzleti tudásbiztosító rendszereket, rendszerként több modell szerint is
kiépíthetőek. Véleményem szerint a 21. századnak leginkább megfelelőek a nyílt
forráskódú és az önkiszolgáló modellek.
8. ábra - A nyílt forráskódú és az önkiszolgáló BI modellek
A nyílt forráskódú rendszer lényege, hogy azt bárki ingyenesen elérheti és
újra- vagy átprogramozhatja, saját igényei és/vagy meglátásai szerint.15
Az önkiszolgáló rendszer, tulajdonképpen egy olyan szoftverek közötti
kommunikációt jelent, amelyet a vállalkozás maga alakított ki.16
Gazdasági szempontból az üzleti információszerzés azt jelenti, hogy olyan
dolgokra jöhetünk rá, amelyek magas értékkel bírnak. Számviteli szempontból az
intelligens üzleti információbiztosítás a számvitel egyik legnagyobb IT-s segítsége. Az
alkalmankénti monotonitás a számvitel egyik legnagyobb terhe, amelyet az intelligens
üzleti információbiztosítás képes enyhíteni.17
Ezek azonban olyan feladatok, amelyek, nem igényelnek olyan (viszonylag)
nagy szakmai tudást. Az intelligens üzleti információbiztosítás azonban képes a
számvitel legnagyobb feladatának elősegítésében is, amely a beszámoló
összeállítása.
15 Példáért lsd.: 6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról 16 Példáért lsd.: 6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról 17 Példáért lsd.: 6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
36
Ha például egy nagyvállalat anyacége el akarja készíteni a konszolidált beszámolóját18
akkor nagyon nehéz (számomra elképzelhetetlen) a dolga egy jól szervezett és felépített
BI rendszer nélkül. Alapvetően az adatok sokaságának kezelése is nagyon nehéz feladat,
amelynek teljesítéséhez kifejezetten erre a célra használt szoftvert, pl.: IBM Cognos-t
érdemes használnia a vállalkozásnak. A Cognos lehetővé teszi a BIG DATA hatékony
kezelését és lekérdezését. Ezt a BI rendszert kell összekapcsolni egy olyan szoftverrel
(pl.: Microsoft Office Excel), amely képes számításokat végezni a nagymennyiségű
adattal, illetve kereszthivatkozásokat is csinálhatunk benne. Tehát első lépésként a
Cognos-ban lekérdezésekkel létre kell hozni a beszámoló összeállítás céljára a releváns
adattáblákat. Majd ezeket az adattáblákat importálni kell az Excelbe. Következő
lépésként pedig – szintén az Excelben – egy előre elkészített kellően részletes
mérlegsémába a főkönyvelő (vagy IT-s segítője) elkészíti a pontos hivatkozásokat és
függvényeket. A vállalkozástól függően ajánlott külön munkalapokat használni az egyes
mérlegfőcsoportok vagy akár mérlegcsoportok tartalmának előállításához, az
átláthatóság és a program zökkenőmentessége kedvéért. Sőt, véleményem szerint olykor
indokolt lehet néhány mérlegtételt (pl.: áruk, szállítók, aktív/ passzív elhatárolások) is
külön munkalapon kezelni.
Maga a beszámoló19 tehát elkészíthető pontos hivatkozásokkal is, sőt az ERP
rendszerek képesek is az összeállítására, de a konszolidált beszámoló elkészítéséhez
más módszert kell használnia a vállalkozónak. Fontosnak tartom azonban megjegyezni,
hogy habár ez az egész folyamat teljesen automatikusnak tűnhet, a tökéletes
megvalósításhoz rengeteg előkészület szükséges. Az éves zárlat:
„A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele
érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a
számlák technikai lezárása tartoznak.” – Számviteli törvény 164§ (1)20
A beszámoló összeállítás első lépésén (kiegészítő, helyesbítő, egyeztető,
összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása) kívül a folyamat
automatizálható, azonban ezen dokumentum fontosságának mértéke miatt az
elkészítés különböző pontjain a folyamat megáll és jóváhagyásra vár.
18 Az üzleti év zárásával, a cégcsoport minden egyes része köteles saját beszámolót összeállítani köztük
az anyavállalat is, amelynek ezen beszámolón kívül egy olyat is össze kell állítania, amely az egész
cégcsoportra vonatkozik. Ezt az összevont beszámolót nevezzük konszolidált beszámolónak. 19 A kiegészítő mellékletet kivéve. 20 Levezetését lsd.: 7. számú melléklet – a beszámoló összeállítás menetéről
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
37
3.3.7. A VÉGEREDMÉNYEK ÖSS ZE F OGLAL ÁSA , DÖNTÉS - MIS
A MIS – felhasználva az OLAP technológiát és a BI rendszert – kimutatásokat
készít, a vállalatot irányítók és döntéshozók (menedzserek) számára. Az OLAP-ról és a
BI-ről szóló részekben írt lehetőségek (összesített adatok, KPI mutatók, csak
számítógéppel elkészíthető statisztikák, szimulációk stb.) elsősorban a vezetői
információigény kielégítésére szolgálnak.
A MIS tehát egy olyan rendszer, amely megkapja az ERP által könyvelt, az OLTP
és adattárházak által tárolt, illetve az OLAP által kidolgozott adatokat, amelyek
előállítását a BI rendszer irányította. Ezen adatokat a MIS előreprogramozásával és a
menedzserek szaktudásuk és tapasztalataik felhasználásával információvá alakítják és a
szükséges következtetéseket levonva döntéseket hoznak.
4. AZ SAP
A korábbi részek véleményem szerint az IT-számvitel kapcsolat elméleti részéhez
tartoznak, amelyet szeretnék a jelen fejezetben egy fokkal gyakorlatiasabb szintre
emelni a világ piacvezető ERP rendszerének, az SAP-nak – azon belül pedig
számviteli moduljainak – tanulmányozásával, szintén IT és számviteli oldalról is.
Először bemutatom, hogy az SAP információtechnológiai sajátosságai miben
rejlenek, majd áttérek a számviteli megoldásokra, végül pedig bemutatom egy európai
kereskedelmi társaság SAP-n keresztül történő könyvelési folyamatát.
4.1. AZ SAP SAJÁT OSS ÁGAI
Az SAP forradalmi ötletekkel, technológiákkal és a hozzájuk szükséges
környezet megteremtésével lett a világ vezető ERP rendszere, amely sajátosságok
közül a legfontosabbaknak a következőkét vélem.
4.1.1. ABAP PROGRAM OZÁSI NYELV
Az ABAP egy nagyon magas szintű programozási nyelv, amelyet az SAP
szoftver fejlesztésére használnak. Az ABAP egy 4GL21 programozási nyelv. Előnye,
21 Negyedik generációs (2016-ban a legkorhűbb) programozási nyelv.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
38
hogy objektumorientált22, strukturált23 és imperatív24, illetve független az
adatbázis-kezelőtől és az operációs rendszertől, illetve egy sajátos változótípussal25
képes a nagyon nagy mennyiségű üzleti adathalmazokat kezelni.26
4.1.2. SAP R/3
Az SAP fejlődéséről habár közvetve, de írtam már korábban a 2.4-es
alfejezetben. Az SAP R/2 a 2.4-es alfejezetben írt mainframe technológiát használta
1979-től 1992-ig, amikor is az R/3, háromrétegű kliens-szerver technológia
felváltotta.
9. ábra - Az SAP R/3 rétegei (http://sapbasistutorials.blogspot.hu/, saját fordítás)
A prezentációs réteg fogadja a felhasználó által – a grafikus felhasználó
felületen (GUI) keresztül – adott parancsokat és közvetíti azokat az alkalmazás, vagy
web alkalmazás (NetWeaver) rétegnek. Az alkalmazás réteg fogadja a prezentációs
rétegtől kapott adatokat és a megfelelő alkalmazás szervereknek továbbítja a feladatot,
úgy hogy egyúttal biztosítja a szükséges bemeneteket (inputokat) is. Az alkalmazás
22 Méret és egymással való kapcsolat szerint rendezettek a programozásban használt objektumok. (pl.:
Élőlények Kutyák Németjuhászok Morzsi) 23 Méret szerint rendezettek a programozási nyelven írt utasítások. Egy nagy feladatból részfeladatokat és
ha szükséges azokból további részfeladatokat (és így tovább) képeznek, minimális átfedéssel.
Tulajdonképpen a feladatok elemi szintre bontásáról van szó. 24 A deklaratív programozás ellentettje. Az imperatív programozásnál azt írjuk le a programozási
nyelvvel, hogy hogyan szeretnénk a feladatot megvalósítani a deklaratív programozásnál pedig azt, hogy
mit szeretnénk, tulajdonképpen csak definiáljuk a szabályt. 25 Belső tábla: olyan adatbázistábla-szerű szerkezet, amely a RAM-ban tárolható. 26 Az ABAP programozási nyelven kívül J2EE-t is használ az SAP a web-alkalmazások fejlesztésére.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
39
réteg feladata hogy futtatja önmagán az adatbázisban tárolt ABAP/4 programokat.
Amennyiben az ABAP/4 programnak szüksége van adatokra az adatbázisból, akkor az
alkalmazás réteg elküldi a kérést az adatbázis rétegnek, ahol a DBMS fogadja és
továbbítja azokat az adatbázis szervernek, amely elküldi a kért adatokat az alkalmazás
rétegnek, amely a felhasználásuk után továbbítja azt a prezentációs rétegnek.
4.1.3. SAP HANA
Az SAP elsősorban arra lett elkészítve, hogy több száz ügyintéző egyszerre
használhassa és rögzíthesse bele az adatokat, illetve kérdezhessen le belőle. Ezt a
lehetőséget az SAP HANA technológia biztosítja, amely új alapokra helyezte a 2010-
es megjelenésével a valósidejű adatbázis fogalmát. A HANA az úgynevezett in-
memory technológiát használja, amelynek lényege, hogy az adatok nem a
háttértárolókon archiválódnak, hanem közvetlenül a RAM-ban, ezzel lerövidítve az
utat, amelyet a nagy mennyiségű adathalmazoknak meg kell tenniük. A RAM-ban tárolt
adatokat is másképp rendezi az SAP HANA a hagyományos háttértárolókhoz képest.
Úgynevezett belső táblákat használ, amelyek oszloporientált elrendezésűek. A belső
tábla a szokványos adattáblákhoz képes el van forgatva (transzponálva), illetve a
transzponált táblában nem rekordonként, vagy mezőnként tárolja az adatokat, hanem
szettenként.
2-3. számú táblázatok – A hagyományos és a belső adattábla
ID Név Beosztás Éves fizetés
1,2,3;
1 Ilona Igazgató 20 000
Ilona,Lajos,Ádám;
2 Lajos Szaktanár 12 000
Igazgató,Szaktanár,Portás;
3 Ádám Portás 7 000
20000,12000,7000;
Hagyományos adattábla Belső tábla
A technológia lényege, hogy az azonos típusú adatok lekérdezésekor nem kell
egyesével minden rekordba belépnie a lekérdezőnek, hanem az adott szettre állva
egyetlen belépéssel képes lekérdezni a kért adatokat (segítségként használva az
elválasztó jelöléseket).
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
40
4.1.4. SAP CRYSTAL RE PORTS ÉS LUMIRA
Az SAP lekérdezések alapvetően adattáblákat adnak eredményül, amelyekből
gyakran szeretnének az elemzők tovább dolgozni és professzionális adatvizualizációs
technológiával jelentéseket készíteni, amelyekre megoldást nyújt a Crystal Reports
SAP-ba beépített alkalmazás és a szintén SAP által fejlesztett Lumira is, amely habár
egy különálló szoftver szintén az SAP HANA adatbázisából dolgozik. Előnyük, hogy a
HANA miatt nagyon gyorsan képesek az adatvizualizációra és akár több adatforrásból
is importálhatnak adatot, illetve dinamikusak, képesek az adatmanipulációra
(beszúrás, módosítás, törlés) és rendkívül egyszerű a használatuk. A Crystal Reports-ot
a kisebb és középméretű cégeknek ajánlják, míg a Lumirát inkább nagyobbaknak27, ahol
OLAP rendszert is használnak.
4.1.5. SAP FIORI
A mobiltelefonok fejlődésével megszületett az igény arra, hogy a munkák
bizonyos részét ne csak PC-ken lehessen elvégezni, hanem más mobileszközökön is. A
Fiori egy egységes felhasználói környezet, amely egy olyan interfészt biztosít, ami az
SAP HANA adatbázis és a mobileszköz közötti adatátvitelért felel. A leggyakrabban
használt alkalmazásokhoz kapcsolódik (főleg HR területen).
4.2. PÉ NZÜGYI S ZÁMVIT ELI (FI) M ODUL
Az SAP egy moduláris felépítésű szoftver, amely moduljai közül a dolgozatom
ezen részében az FI, pénzügyi számviteli modullal fogok foglalkozni.
Az FI modul alá több almodul is tartozik, a különböző típusú könyvelések és
kimutatások elkülönítésére. Az FI-n belüli almodulok a főkönyvi (szintetika)
almodulból és az egyéb analitikus almodulokból tevődnek össze.
27 A nemzetközi weboldalon középméretűeknek ajánlják, de úgy gondolom, hogy a magyarországi
középméretű vállalatok nem egyenlők a nemzetközi középméretűekkel.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
41
10. ábra - Az SAP FI moduljának almoduljai (Saját készítés)
Az SAP képes elkészíteni a pénzügyi kimutatások legfontosabbjait, amelyek:
Mérleg
Eredménykimutatás
Cash-Flow kimutatás
Kiegészítő melléklet
egyéb riportok
Ezenfelül képes a számviteli politikában írtak használatára, a nemzetközi törvényi
előírások betartására és az egységes könyvelés biztosítására.
4.2.1. AR ALM ODUL – VEVŐI KÖVETELÉSEK
Az angol Accounts Receivable – azaz vevői követelések – rövidítésének
eredménye az AR almodul, amely a vevőtörzsállományból dolgozik, ahol tárolja az
alapadatokat (cím, kapcsolattartó stb.) és az egyéb vevőazonosító adatokat. Az AR
számos a vállalat tevékenységét egyszerűsítő megoldással rendelkezik, amelyek többek
között a vevők kódolása (ügyfél azonosítószám), a rendelés kódolása, vevő
székhelyének azonosítására szolgáló kód generálása, stb., illetve riportolási
lehetőségeket is biztosít úgymint, a fizetőképesség és fizetési hajlandóság kiszámítása a
korábbi adatokból, egyenleglekérdezések stb.
Az almodul a nevéhez híven biztosítja a vevői követelésekkel összefüggésben
lévő könyvelések és lekérdezések teljes folyamatát. A folyamat elején a
vállalkozásnak SAP-ban rögzíteni kell a vevő adatait, majd az általa vásárolt termékeket
és igénybe vett szolgáltatásokat hozzá kell kapcsolnia. Később, amikor beérkezik a
vállalkozáshoz a vevői rendelés, akkor az almodulban azt rögzítenie kell és a szállítással
egy időben, illetve szerződéses kapcsolat esetén a szerződésben meghatározott
időpontban, vagy a meghatározott időközönként számlát kell kiállítania, amire az FI-AR
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
42
figyelmeztetni is képes. A számla kiállítása teljes egészében történhet az SAP-ban,
amelyben ekkor könyvelhető a követelés létrejötte is. A követelés kiegyenlítéséig
előfordulhat, hogy a követelésen értékvesztést kell elszámolnia a vállalkozásnak,
amennyiben bizonyossá válik a vállalkozás számára, hogy a követelése összegét nem
fogja teljes egészében megkapni, felszámolási eljárás, csőd stb. miatt. Amennyiben a
követelésre értékvesztést számolt el a vállalkozás, akkor azt az év végi
újraértékeléskor visszaírhatja, ha úgy látja, hogy mégis több térül meg a
követeléséből, mint amennyit korábban elszámolt. Azt, hogy a vállalkozás mikor
gondolja a követelését értékvesztettnek, illetve mikor látja úgy, hogy érdemes
visszaírnia azt, a számviteli politikájában kell rögzítenie, meghatározva hogy mit tart
jelentős összegnek és tartós időnek. Amennyiben a követelés kiegyenlítésre kerül, úgy
az FI-AR-ben a követelést nullára kell futtatnia a vállalkozásnak.
4.2.2. AP ALM ODUL – SZÁLLÍTÓI KÖTELE ZETT S ÉGE K
A szintén angol Accounts Payable – azaz szállítói kötelezettségek –
rövidítésének eredménye az AP almodul, amely az FI-AR-nek tulajdonképpen a
fordítottja. A vállalkozás beszállítóinak adatit tárolja és kódolja, illetve ezekből
dolgozik. Képes különböző lekérdezésekre, úgymint idegen pénznemben való
kiegyenlítés esetén a számla érkezésének könyvelése és fizetési határideje közötti
valutaárfolyam előrejelzésére, nyitott tételek esedékességének közelsége, illetve
fizetési határidejének túllépése esetén figyelmeztetésre, továbbá
egyenleglekérdezésekre, naplók lehívására.
Az FI-AP almodulban a szállítókkal kapcsolatos kötelezettségek könyvelését
lehet végigvezetni (törzsállományba vétel, további paraméterezés, számlaérkeztetés,
értékvesztés és annak visszaírása, számla kiegyenlítés).
4.2.3. AA ALM ODUL – BEFEKTETETT ES ZKÖZÖ K
A szintén angol Asset Accounting – azaz eszközkönyvelés – rövidítésének
eredménye az AA modul megnevezés. Az almodulban a befejezetlen beruházások és
az aktivált tárgyi eszközök, illetve immateriális javak nyilvántartásához és
könyveléséhez szükséges feladatokat lehet ellátni, a vételártól kezdve a bekerülési
értéket meghatározó korrekciós tényezőkön keresztül az üzembe helyezésig. Ezenfelül
az értékcsökkenés tervezése és futtatása is lehetséges az FI-AA-ban. A legfontosabb
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
43
lekérdezés véleményem szerint az eszköz állománnyal kapcsolatos beszámolók (pl.:
eszközmérleg). Habár minden FI almodul által rögzített adat integrálódik a teljes
rendszerbe, hogy más modulok számára is lekérdezhetővé váljanak, az FI-AA talán a
legtöbb modullal áll összeköttetésben.
4.2.4. GL ALM ODUL – FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS
A General Ledger – azaz főkönyv vagy idegen szóval szintetika – angol
kifejezés rövidítéséből képződött a GL almodul megnevezés. A GL lényege, hogy az
analitikákat egységesítse, amely gyakorlatiasabban azt jelenti, hogy csak a lezárt
ügyleteket vezetik át az analitikákból a szintetikába az átláthatóság kedvéért. Lehetséges
azonban az ún. vegyes könyvelés is, amelynek lényege, hogy annak sajátossága28 miatt
nem kell analitikákban vezetni őket, hanem azonnal a főkönyvbe könyvelhetőek. Az FI-
GL-ben állíthatóak be továbbá az automatikusan könyvelendő tételek (pl.: logisztikai
tranzakciók során) kontírozásai. Az FI-GL segítségével a komoly döntések
meghozatala könnyebbé válik, hiszen minden számviteli tevékenység eredménye itt
összesítődik. Ezen almodul szükséges továbbá a főkönyvi zárlathoz29, amely
lehetőséget biztosít a nyitott tételek kezelésére, a devizás tételek újraértékelésére, az
időbeli elhatárolások képzésére és feloldására, egyenleg összeegyeztetésre, a záró
egyenlegek megállapítására és a zárlat utáni nyitásra.
4.2.5. BA ALMODUL – BANKI KÖNYVELÉS
A BA almodul az angol Bank Accounting – azaz banki könyvelés – kifejezés
rövidítése. Minden bankon keresztül történő tranzakció kezelésére az FI-BA
almodult kell használnia a vállalkozásnak, amelyek főleg pénzutalás indítása és
fogadása, illetve hitelek és azok kamatai, jóváírásai, elhatárolásai.
Lekérdezések közül a BA képes több likviditási mutatót is kiszámítani, illetve bankokat
összehasonlítani.
28 Vegyes könyvelést akkor kell készíteni, amikor egy olyan tételt szeretne könyvelni a vállalkozás,
amelyet nem tud bizonylattal alátámasztani. A vegyes könyvelés eredményeként nem csak a vállalkozás
vagyoni szerkezete, és/vagy eredménye változik, hanem egy bizonylatot is kap a vállalkozás, amelyet
kinyomtatva a törvényi előírásoknak megfelelően kell archiválni. 29 Az éves zárlaton kívül képes havi zárlatokat is kezelni, ilyenkor ún. perióduszárás történik.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
44
4.2.6. FM ALM ODUL – KÖL TSÉGVETÉS MENEDZSM ENT / ALAPKE ZEL ÉS
Az FI-FM almodul az angol Fund Management – azaz költségvetés
menedzsment vagy alapkezelés – kifejezés rövidítése. Az FM almodulon keresztül
tervezhetőek a bevételek és a ráfordítások, illetve a befektetések. Lekérdezéseivel
mind a bevételek mind a ráfordítások csoportosíthatóak költségviselőnként, illetve
idősorosan is képes az adatokat megjeleníteni és következtetések levonására alkalmas
riportokat készíteni.
4.2.7. TM ALMODUL – UTAZÁSMENEDZSMENT
A TM almodul az angol Travell Management – azaz utazástervezés – kifejezés
rövidítése. A vállalat dolgozóinak és partnereinek utaztatására fordított összeg
tervezésére, az utazási igény felmerülésének rögzítésére, az utazások nyomon
követésére, (lezárult utazásokból) statisztikák kialakítására és az utazásokkal
kapcsolatos könyvelési feladatok ellátására használható.
4.2.8. LC ALMODUL – KONS ZOLIDÁCI Ó
Az LC almodul az angol Legal Consolidation – azaz konszolidáció – kifejezés
rövidítése. A vállalatcsoportok egységes eredményének és vagyoni szerkezetének
kimutatására használható. Az FI-LC-ben csak lekérdezéseket lehet elvégezni, amelyek
a konszolidációt különböző szinteken képesek megvalósítani, úgymint üzletág,
telephely, ország, teljes vállalatcsoport.
4.2.9. SL ALMODUL – SPECIÁLIS FŐKÖNYVI KÖ NYVELÉS
A Special Purpose Ledger – azaz speciális célú főkönyv– angol kifejezés rövidítése
az SL almodul. A főkönyvi zárlatok után némely vállalkozásnál a főkönyvelőnek
prezentálnia kell a beszámolót a menedzsmentnek. A menedzsment speciális
elvárásokat támaszthat a főkönyvelőkkel kapcsolatban, amely kiszolgálását támogatja
az FI-SL almodul.
Például a menedzsment egy olyan eredménykimutatást szeretne látni, amelyben nem
csak a szokásos séma szerint vannak bontva a sorok, hanem egyik-másik fontosabb sort
részletezettebben, vagy például különböző pénznemekben elkészített mérlegeket
szeretne egymással szembe állítani.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
45
5. EGY EURÓPAI KERESKEDELMI TÁRSASÁG (EKT)
SZÁMVITELI -INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIAI MEGOLDÁSAI
Az SAP képes egy vállalkozás sajátosságait felvenni és a fent írt technológiák és
almodulok közül azokat biztosítani a cég számára, amelyekre szüksége van. A korábbi
két alfejezetben írtak tehát nem minden vállalkozásnál fordulnak elő, csakis akkor, ha
azokra valóban szüksége van a cégnek. Ebben a fejezetben egy valós európai
kereskedelmi társaság – a továbbiakban a kitalált EKT nevet fogom használni –
szállítókönyvelését fogom bemutatni, amelyre a cég SAP-t és más szoftvereket is
használ a kiegészítő folyamatokhoz. Illetve ezzel együtt a vállalati integrált
információrendszeri megoldásait is bemutatom az EKT-nak.
Az EKT az SAP-t a sajátosságaihoz igazította. Az EKT által használt SAP FI
almodulok:
FI-GL
FI-AR és AP
FI-AA
FI-BA
5.1. KÖNYVELÉSI FOLYAMAT A Z EKT-NÁL
Az EKT-nál a leghétköznapibb számviteli feladatok a beszállítóktól kapott
számlák és azok kiegyenlítésének rögzítése, amelyet a következőkben
folyamatábrákkal igyekszem bemutatni. Mivel a teljes folyamatábrát nehéz egy
esztétikailag elfogadható állapotban bemutatni, ezért a következőkben részekre bontva
mutatom be a működését. Az EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló 8. számú
mellékletben azonban látható a teljes folyamat, alábontások nélkül is.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
46
5.1.1. A KÖNYVELÉS ELŐKÉS ZÍTÉ SE
11/1. ábra - Az EKT könyvelési folyamatának előkészületei
A számlákat postán küldik, és az EKT recepcióján átveszik. A recepción
szétválogatják a számlákat és időbélyeget nyomnak rájuk minőségbiztosítási okok
miatt. Az EKT szigorúan titkos beszerzési árakkal dolgozik, ezért az áruszámlák30
könyvelését egy külön osztály végzi. Minden nem áruszámlát a Számviteli Osztály
kap meg, ahol a számlákat újra két részre válogatják. Az EKT egy – nem SAP
fejlesztésű – optikai karakterfelismerő rendszerrel (továbbiakban OCR) dolgozik,
amely csak a nem kézzel írott számlákból képes kiolvasni az adatokat, illetve a
technológiai sajátosságai miatt csak a kisebb mellékletű számlákkal tud hatékonyan
dolgozni. Ezért a számlaválogatás során a kézzel írott és a nagy mellékletű számlákat a
manuálisan könyvelendő számlák közé teszik, míg a nem kézzel írott és kisebb
mellékletű számlákat az OCR-be szkennelik be és kiolvasott adatokkal könyvelik az
SAP-ban.
30 Azon számlák, amelyek a továbbértékesítésre szánt termékek beszerzési árát tartalmazzák.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
47
11/1.1. ábra - Az EKT könyvelési folyamatának előkészítése az OCR szoftverrel
Az OCR szoftver egy egységes vonalkód alapján képes felismerni a
számlákat és megkülönböztetni őket egymástól, ezért a szkennelés előtt vonalkódot
kell felragasztani a számlákra. A szkennelést az OCR szoftver végzi el, amely a
szkennelést követően az OCR technológiával összekapcsolja a számlák oldalait a
felragasztott vonalkódok alapján. A helyes összekapcsolás után a számlákat el kell
küldeni az OCR adatkiolvasási ellenőrző szoftverébe, amelyet OCR Verify-nak
neveznek. A Verify-ban le kell ellenőrizni, hogy a rendszer helyesen ismert-e fel minden
adatot és pontosan olvasta-e ki őket. Amennyiben komoly hibát vét az OCR, úgy
optimalizálásra kell küldeni azt. Az optimalizálási igénytől függetlenül a számlákat
exportálni kell az SAP-ba. Az optimalizálást az OCR Optimize nevű szoftverben kell
elvégezni, ahol beállítható, hogy az OCR technológia a számlakép melyik területén,
milyen címszavak alapján milyen adatokat keressen.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
48
11/2. ábra - A könyvelés első lépései
5.1.2. KÖNYVELÉS ÉS ANNAK EL LENŐRZÉ SE (1/2)
Az OCR rendszerből SAP-ba küldött számlák
könyvelésének módszertana szinte ugyanaz, mint a kézi
könyvelésű számláké.31
Az OCR szoftver az SAP egy tranzakciójába küldi a
beszkennelt számlák kiolvasott adatait, illetve a
számlaképet. A tranzakcióból kiválasztható, hogy melyik
számlát szeretné könyvelni a könyvelő, az alapján, hogy
melyiket szkennelték a legrégebben, illetve melyiknek van
legkorábban a fizetési határideje. A számla kiválasztása után
automatikusan megnyílik öt fül az SAP-ban és a
számlakép az osztott képernyő másik oldalán.
A manuálisan könyvelendő számlákat egy másik – az OCR számlák
könyvelésére való tranzakciótól különböző – tranzakcióban rögzítik a könyvelők és a
számlát maguk előtt tartják az adatok kiolvasása érdekében.
Első lépésként a könyvelőnek ellenőriznie kell, hogy a számlán minden
törvényileg kötelező adat szerepel-e, majd azt, hogy az OCR helyesen olvasta-e ki az
adatokat a számláról, és azt, hogy a számlán szereplő adatok a törvényi
elvárásoknak megfelelnek-e, végül pedig azt, hogy nem térnek-e el a szállító adatai
a törzsben lévő adatoktól. A számszaki ellenőrzés után a könyvelő elkezdi lekönyvelni
a számlán szereplő tételt/ tételeket.
11/2.1. ábra - Könyvelés (1/2)
31 A továbbiakban az OCR-ről írt feladatokat, tehát a nem OCR-es számlák könyvelése esetén a
könyvelőknek manuálisan kell ellátnia.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
49
Először a könyvelőnek az általános adatokat kell kitöltenie, amelyek közül
sokat az OCR könyvelés során az OCR technológia felismert. Ezen általános adatok a
számlatípus beállításával kezdődnek, ahol a könyvelő kiválasztja, hogy terhelési vagy
jóváíró, azon belül pedig költség vagy tárgyi eszköz számlát könyvel. Az általános
adatok rögzítése közé tartozik még a számlasorszám (OCR által felismert) és a fizetési
határidő számítás bázis időpontjának meghatározása, amely a szállítóval kötött
szerződés alapján lehet a számla kelte, a számla kézhezvétele stb., illetve a szállító
neve, vagy adószáma (OCR által felismert).
A következő lépésben a könyvelőnek a számlán szereplő adatok közül rögzítenie
kell a számla keltét, a számlázott időszakot, a számlasorszámát utalási referenciaként,
a számlán szereplő bankszámlaszámot, (OCR által felismertek) hiszen a törzsben
lehet több bankszámlaszáma az adott szállítónak és a cégcsoporton belüli
azonosítószámot32.
Ezután az áfával kapcsolatos adatokat kell rögzíteni: nettó összeg, adó mérték
(megkülönböztetve számlatípusonként), adó összeg, bruttó összeg és áfa teljesítési
dátum (szintén az OCR által felismertek).
Ezt követően kell a szállítótörzsben tárolt adatokat –, amelyeket a szállító
nevének vagy adószámának korábbi megadásával, automatikusan hoz az SAP –
összevetni a számlán szereplő adatokkal és eltérés esetén törzsmódosítást igényelni.
Végül pedig meg kell adni a számláért felelős osztály azonosítóját, ahova a
számla a könyvelés után kerül, tartalmi és fizetési jóváhagyásra, illetve kontírozni kell
a számlán szereplő tételt, vagy tételeket. Gyakran a könyvelőnek nehéz beazonosítania a
számlán szereplő tételt és/ vagy annak rendeltetését, ezért telefonon vagy a belső
levelező rendszeren keresztül segítséget kér a számláért felelős osztálytól. További
nehézséget okoz a nagyobb mellékletű számlák esetében a számtalannak tűnő tétel
kontírozása, amelyhez szintén segítséget kérhet a könyvelő a felelős osztálytól, amely
segítség tipikusan egy – kevés formázás után – SAP-ba importálható, Excel táblázat.
Kontírozás során a korábban beírt szállítói azonosító és áfa mérték azonosító miatt az
azokhoz tartozó kontókat a rendszer automatikusan rögzíti, így csupán a költséghez
32 Az EKT-nak külföldi anyavállalata van, de nem attól kell megkülönböztetni, hanem a belföldi holding-
jától.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
50
vagy a tárgyi eszközhöz tartozó kontót, a költséghelyhez tartozó kontót és a még
pontosabb azonosítás miatt a költségkategória kontóját kell beírnia a könyvelőnek.
A könyvelés rögzítése után a számlára fizetési zárlat kerül, illetve egy a
könyveléstől független személynek (másik könyvelőnek) ellenőriznie kell a
könyvelést az arra kialakított tranzakcióban, ahol a fent írt rögzítendő tételeken csupán
olvasási jogosultsága van az ellenőrző könyvelőnek. Hiba esetén az ellenőrző
visszaküldi a rögzítő könyvelőnek a számlát újra könyvelésre vagy sztornóra a hiba
sajátosságától függően.
5.1.3. TARTALMI ÉS FI ZET ÉSI JÓVÁHAGYÁS
A fizetési zárlat addig nem kerül le a számláról, amíg jóvá nem hagyta
tartalmilag a felelős osztályon dolgozó az ügylethez a legközelebb álló munkatárs,
illetve a fizetési körülményeket vizsgáló egy vagy két munkatárs. Az ehhez tartozó
összefoglaló folyamatábrát (11/3.) lásd az EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló
8. számú mellékletben.
11/3.1. ábra - Tartalmi jóváhagyás
A tartalmi jóváhagyónak ellenőriznie kell a számlát és az azt alátámasztó
szállítólevelet és/ vagy teljesítési igazolást, majd össze kell vetnie a teljesítés alapját
képző szerződés adatait a számlán szereplő adatokkal, továbbá ellenőriznie kell, hogy
jogosan lett-e kiállítva a számla (tehát például, nem másodjára számlázta ki a szállító
ugyanazt a teljesítést), ténylegesen az lett kiszámlázva, amelyre a megbízás szólt és/
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
51
vagy ami el lett végezve, illetve teljesen kifizethető-e a számlán szereplő összeg a
teljesítés hiányossága vagy hibássága miatt. A tartalmi jóváhagyás során ellenőrizni
kell a könyvelés munkáját is, amelyek között a legfontosabb a kontírozás, azon belül
pedig költségkategória ellenőrzése. Amennyiben a tartalmi jóváhagyó helytelennek
találja a számlát, akkor vissza kell küldenie a számviteli osztálynak sztornóra, ez
esetben a könyvelési folyamat véget ér.
11/3.2. ábra - Fizetési jóváhagyás
A fizetést alapvetően két személynek is jóvá kell hagynia, azonban ha az adott
számla egy jóváírás, akkor elég csupán egy személynek jóváhagynia a fizetést. A
fizetési jóváhagyónak az egész folyamatot ellenőriznie kell. A fizetési jóváhagyás után
a számlákról lekerül a fizetési zárlat és így a pénzügy osztályon folytatódik a
könyvelési folyamat.
5.1.4. UTALÁSI TERV KÉS ZÍTÉSE , ELLENŐRZÉSE ÉS ÖSS ZE V ONT
JÓVÁHAGYÁSA , UTALÁS ÉS AUT OMATI KU S KÖNYVELÉS (2/2)
A Pénzügy Osztály a BL almodul egy tranzakciójában látja, hogy melyik
számlákon nincsen fizetési zárlat. Ezen számlákat fizetési határidejük szerint rendezi
és dönt azok kiegyenlítéséről. Az ehhez tartozó folyamatábrát (11/4.) szintén lásd az
EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló 8. számú mellékletben.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
52
11/4.1. ábra - Utalási terv elkészítése
A Pénzügy Osztály szerdán, csütörtökön, pénteken és hétfőn készít utalási tervet. Az
utalási terv elkészítéséhez a fent írt lekérdezésre is képes tranzakciót használják,
amelybe először manuálisan generál egy kódot a pénzügyes munkatárs, amelyből
kiolvasható, hogy a forintban vagy a valutában keletkezett kötelezettségekről
készítenek-e utalási tervet, illetve az adott időszak33. A következő lépésben be kell
állítani, hogy az utalási tervben mennyi napra előre tervezi meg az EKT az utalást.
Ez minden esetben három munkanap. Majd ellenőrizni kell, hogy minden szállítót
listázzon az SAP, amelyikre igaz hogy három munkanapon belül kiegyenlítendő
számlája van. Ezután a pénzügyesnek be kell állítania, hogy forint, vagy deviza utalási
tervet szeretne készíteni, végül pedig futtatnia kell a tranzakciót. A tranzakció
eredménye egy táblázat, amelyet a pénzügyi munkatársnak egy Excel táblázattal
összevetve kell ellenőriznie, hogy egyeznek-e a két dokumentum összegei.
Amennyiben eltérést vesz észre a pénzügyes, akkor meg kell vizsgálnia, hogy melyik
szállító(k)nál lehet gond (pl.: össze nem pontozott jóváírás, skontó vagy előleg) és
korrigálnia kell az(oka)t. Amennyiben (már) nincs differencia, a pénzügyes rögzíti
az utalási tervet, amelyet egy másik pénzügyi munkatárs leellenőriz, csakúgy mint a
könyvelés ellenőrzésénél. Ha hibásnak találja a tervet, akkor visszaküldi azt a
készítőnek korrigálásra, illetve ha hibátlannak gondolja, akkor jóváhagyja és elküldi
a banki jóváhagyó rendszerbe, amely szintén nem SAP fejlesztés.
33 Mivel csak forintot és valutát különböztet meg a tranzakció, ezért az összevont utalási tervből kettő
készül. Egy forintos és egy valutás.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
53
11/5. ábra - Aggregált jóváhagyás,
utalás, könyvelés (2/2)
A banki jóváhagyó rendszer az utalási tervet nem
szállítónként, hanem összesítve mutatja a második körös fizetési
jóváhagyónak. Az utalási tervek összegzését összeveti egy általa
használt tranzakció adataival és dönt annak helyességéről. A
jóváhagyása után egy megbízást küld az adott banknak az
utalás indítására. Az utalásról az SAP fogadja a terhelési
értesítőt és automatikus könyveléssel nullára futtatja a
kiegyenlített szállítói tartozásokat, amellyel véget ér az EKT
könyvelési folyamata.
5.2. AZ EKT KÖNYVELÉS I FOL YAMAT RACI ONALI ZÁLÁS JAVAS LAT A
Az EKT könyvelési folyamat rendkívül összetett és szinte tökéletesen működő
rendszert alkot, azonban úgy gondolom, hogy több ponton is van lehetőség a folyamat
javítására, amely pontokat a következőkben összefoglalva bemutatok.
5.2.1. OCR ELLENŐRZÉS É S OPTIM A LI ZÁLÁS E GYSÉ GESÍTÉS E
Az OCR ellenőrző szoftverbe nagyon erős heurisztikus algoritmust építettek
bele, amelynek hátránya, hogy megfelelő minőségű és gyakoriságú felülvizsgálat nélkül
a szoftver hajlamos helytelen dolgokat is megtanulni.
A hiba abból ered véleményem szerint, hogy az OCR ellenőrzés és optimalizálás
elkülönül egymástól. Tehát, amíg naponta többször kell az OCR rendszerbe bejuttatott
számlák tartalmának kiolvasását ellenőrizni, addig ezen kiolvasás javítási tevékenysége
csupán havonta vagy ritkábban történik meg.
Véleményem szerint megoldás lenne a problémára, ha a két tevékenységet el
lehetne látni egy szoftverből egyszerre, vagy amennyiben maradna a kétszoftveres
megoldás, akkor két személy helyett egynek kellene elvégeznie mindkét feladatot.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
54
5.2.2. KÖZÖS PLAT FORM
Az EKT könyvelők közvetlenül, a többi EKT dolgozó pedig közvetetten szenved
hátrányt amiatt, hogy nem csak SAP megoldásokat használnak a cégnél.
Gyakori, hogy a számlák elakadnak az elektronikus rendszerek között és vagy
nagyon lassan, vagy meg sem érkeznek a könyvelési folyamat következő pontjához.
Úgy gondolom, hogy ez a nem egységes szoftver használat miatt történik. Mint írtam az
EKT az SAP-n kívül használja az OCR szoftvergyártó cég megoldásait is, sőt ezenkívül
több másik gyártótól is használnak különböző szoftvereket a dolgozók.
Például, a Beszerzés Osztály egy nem SAP fejlesztésű SOA szoftvert, illetve az
áruszámlák könyveléséért felelős osztály szintén nem SAP-t használ a könyvelésre, sőt
egyik jóváhagyó rendszer sem SAP fejlesztés.
További probléma, hogy a különböző szoftverek miatt az adatmigráció sem
tökéletesen működik. Az OCR során a számlára írt szállító nevének felismerésekor a
rendszer nem veszi figyelembe azt, hogy az SAP által használt szállítótörzs
állományban miként szerepel a szállító neve, amely miatt a számla SAP-ba való
megérkezése után gyakran ismeretlen szállító számlájaként érkezik meg, annak ellenére,
hogy nem egy új szállítótól való a számla.
A racionalizálási javaslatom tehát az, hogy az EKT több helyen fedje le a
működését SAP megoldásokkal, hogy ezzel javíthassa az adatátviteli sebességet és
minőséget, ezzel megkönnyítve a dolgozók munkáját és a vállalat fejlődését.
5.3. AZ EKT-BAN FUT Ó EGYÉB S ZÁMVITELI FOL YAMAT OK
Mint írtam az 5.1-es alfejezet bevezetőjében, a szállítókönyvelés a leghétköznapibb
számviteli feladat, de ezen kívül számos más számviteli területet is képes lefedni az
EKT. Ezek a következők:
áruszámlák könyvelése
banki ügylettek könyvelése (hitelkamat, kamatjóváírás és egyéb bankköltségek)
sztornó
vevők könyvelése
előleg könyvelése
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
55
vegyes könyvelés (átsorolások, adóbevallások, elhatárolások, céltartalék
képzések, stb.)
pénztár könyvelése
értékcsökkenés futtatása és könyvelése
bérköltségek elszámolása
stb.
6. A JÖVŐ SZÁMVITEL -INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIAI
LEHETŐSÉGEI
A dolgozatom korábbi fejezetiben igyekeztem utalni a számviteli-
információtechnológia folyamatos fejlődésének jelentőségére. Ebben a fejezetben a
várható és merész jövőképek közül emelek ki és mutatok be néhányat.
6.1. KÖZMŰSÍTETT INTE LLIGENS ÜZLETI I NFORMÁCIÓBI ZT OSÍT ÁS
A közműsített BI magyar forradalmára, Kővári Attila szerint az elemzők
adatigényének a fejlődése a jelenlegi ponton ott tart, hogy nyersadatokat szeretnének
kapni, amiket ők úgy dolgozhatnak fel, ahogy csak szeretnék. A jövőben viszont ez az
igény tovább fog nőni és már nem csak a nyersadatokhoz szeretnének majd hozzáférni,
hanem minden adathoz, úgy hogy „ne is kelljen kérni őket”. Kővári hasonlatával élve
egy csövet kell elképzelni, amelynek átlátszó fala és rengeteg csapja van. A
közműsített intelligens üzleti információbiztosítás tehát azt jelenti, hogy egy
multinacionális vállalatcsoport minden adatát egy helyen tárolhatja, a dolgozók a
rögzítés után azonnal hozzájuk férhetnek úgy, ahogy szeretnének és minden adatot
folyamatosan láthatnak.
Ez az újítás azt jelentené a számvitelben, hogy a vállalatcsoport minden országában
minden könyvelt tétel azonnal egy adatbázisba kerül, ahol azonnal láthatóvá válik és le
is kérdezhető.
6.2. SZEMANTI KUS WEB
A szemantikus web lényege, hogy az internetes keresők mély és összekapcsolt
információkat biztosítsanak. Részletesebben ez azt jelenti, hogy egy kereső szóra ne
annyi találatra leljen, mint jelenleg, hanem sokkal többre. Majd összetéve a rengeteg
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
56
találatot kész információt adjon a usernek. Ahhoz hogy ez lehetséges legyen a talált
információkat rangsorolnia kell a keresőmotornak, amelyet a jelenlegi elképzelések
alapján az információ elemi részekre való bontása tesz lehetővé. A számviteli feladatok
elvégzése során nagy problémát okoz a törvényi előírások változásának nyomon
követése, amely megoldására a könyvelők szinte mindig az internetet használják. A
net.jogtar.hu oldalon megtalálják a szükséges törvényt, amely azonban rendkívül
nehezen értelmezhető lehet olykor. Emiatt különböző oldalak igyekszenek összefoglalni
a törvényi előírások lényegét, amelyek nem teljesen szabatosak. A jogi szabályokra való
keresés eredménye tehát a szemantikus weben keresztül nem több weboldal lenne
változó pontosságú információtartalommal, hanem több weboldalról összeszedett kész
és érthető információ.
6.3. ACCOUNTING INTE LLIGENCE , AZAZ I NTELLIGENS S ZÁMVITELI
INFORMÁCIÓBI ZT OSÍ TÁS
Bizonyos tengerentúli elképzelések szerint a BI ideje lejárt, ugyanis a sok
információból, amelyet biztosít, csak kevésből lesz valós helytálló tudás, sőt a
komplex, sajátos adatbázisokkal elveszítik a BI rendszerek az alapvető struktúrából
adódó megértés lehetőségét. Könyvelt adatokból akarnak következtetni dolgokra
anélkül, hogy az eredménykimutatás- és/ vagy mérlegstruktúrát, számlatükröt,
árfolyamokat vagy az átlátható könyvvizsgálat követelményeit figyelembe vennék.
Ezen elképzelések szerint az Accounting Intelligence-re, vagy magyarosítva
intelligens számviteli információbiztosításra van szükség. A megoldás lényege, hogy
csakis egy pénznemben történnek a mérések és, hogy termékenként,
termékcsoportonként és földrajzilag trendvonalak elkészítése lehetséges legyen,
illetve hogy a pénzügyi adatokhoz sokkal többen férjenek hozzá (hasonlóan a
közműsített BI-hez).
Gyakorlatiasabban ez azt jelenti, hogy az ERP rendszer, amelybe a könyvelők
könyvelnek, ne bele legyen építve egy BI rendszer, amelyet csak néhány munkatárs
használhat, hanem az egész ERP rendszer egy BI rendszer legyen. Tehát a BI ne úgy
dolgozza fel az adatokat, hogy egy OLAP adatbázist használ, amelybe az adatok egy
másik OLTP adatbázisból vagy adattárházból töltődnek be és strukturálódnak át, hanem
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
57
a BI adatbázisába kerüljenek azonnal a könyvelt adatok és csakis az az adatbázis
létezzen.
Az intelligens számviteli információbiztosítási rendszer kiépítéséhez egy új
adatbázis modellt kell tehát használnia a vállalkozásnak. A modell követelményei:
A könyvelési rendszernek kell működtetnie. Tehát a könyvelés adataiból
kell dolgoznia változatlan struktúrában.
Az adatbázisnak azonnali adatokra van szüksége, tehát az OLAP-pal
ellentétben nem kell várni (például) egy éjszakát az adatok betöltésére.
Ennek lehetősége abban rejlik, hogy az adatokat nem strukturálja újra a
rendszer az egyik adatbázisból a másikba való átjuttatás során, hanem csak
egy adatbázist használ, ahol a számviteli szabályokat betartva vannak tárolva
az adatok.
Az adatbázisnak szintén adatkockákat kell használnia, de azokat számviteli
szabályok és összefüggések szerint kell kialakítani és a hagyományos BI-vel
ellentétben nem aggregált adatokból kell állnia, hanem nyersadatokból.
A hagyományos BI automatizáltságát kell használnia.
Az elemzési lehetőségeket korlátlanul kell biztosítania, úgy hogy egy
riport lehívása elég legyen az igényeknek megfelelő információ
megtalálásához.
A számviteli tudásbiztosító rendszer használatával a könyvvizsgálat munkája is
egyszerűsödik, hiszen nem kell külön ellenőrizni az ERP-t, az OLAP-ot, az OLTP-t és
az adattárházakat, hanem elég csupán a BI-AIS-t34.
6.4. PROGRAMOZOTT DÖNTÉSEK ÉS MESTE RS ÉGES INTEL LI GENCI A
A programozott döntésekről a 3.2.6.-os fejezetben írtam. Bizonyos elképzelések
szerint a jövőben ezek aránya rendkívül megnőhet a nem programozott döntésekhez
képest.
A programozott döntések használatával kapcsolatban azonban több kérdés is
felmerült a kutatók fejében. Dr. Drótos György az „IT a mérlegen – avagy a
programozott döntések alkonya” című cikkében, a programozott és a nem programozott
34 Business Intelligence – Accounting Intelligence System
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
58
döntések közötti különbségekre hívja fel a figyelmet, illetve arra, hogy ezeket gyakran
érdemes felülvizsgálni, hiszen az információtechnológia és a környezeti körülmények
folyamatos változásával, ezen döntések eredményessége is változhat, tehát érdemes
programozni azt, hogy nem programozott döntéseket hozzunk.
Véleményem szerint a programozott döntésektől félnek az emberek és sokáig
beépített emberi ellenőrzési pontokkal fogják kiegészíteni (és egyúttal lassítani) az előre
programozott algoritmusokat. Sok időnek kell még eltelnie ahhoz, hogy ezen
számítógépes döntések valóban nagyobb arányban létezzenek, mint a nem programozott
döntések. Úgy gondolom, hogy ennek az eljövetelnek az ideje egy időben fog
megtörténni a mesterséges intelligenciáról való kutatás fellendülésével, hiszen talán e
két fogalom fedi egymást.
7. ÖSSZEGZÉS
A dolgozatom megírásának célja az volt, hogy feltárjam a számvitel és az
információtechnológia kapcsolatát annak történetét és részleteit, amely célt úgy
gondolom hogy sikerült elérnem.
A számvitel egy nagyon szabatos rendszert alkot, amely rendszernek a fenntartása
rendkívül nehéz feladat a kellő információtechnológiai megoldások nélkül. Az
információtechnológia fejlődésével a számvitelnek egyre több részét le lehet fedni és a
feladatait automatizálni. A számvitel-információtechnológia kapcsolati ciklus
eredményeként a számvitelnek egyre pontosabban kell rögzítenie a bizonylatok
tartalmát és az információtechnológiai megoldásoknak egyre hatékonyabban kell
kezelniük a megnövekedett adatmennyiséget és egyre pontosabb és komplexebb
elemzéseket kell elvégezniük rajtuk. Ezzel a problémával áll szemben számos
számviteli szoftvergyártó cég, amelyek habár a számviteli feladatokat tökéletesen
képesek ellátni az információtechnológiai kihívással nehezen birkóznak meg.
A világ piacvezető ERP rendszer szolgáltatója – az SAP – számos technológiai
vívmánnyal igyekszik megoldani a fent írt problémát, amelyek közül a legfontosabbakat
(ABAP, HANA, Fiori) igyekeztem tömören és teljesen bemutatni.
Egy európai kereskedelmi társaság több másik szoftverrel integrálva használja az
SAP-t a számviteli céljainak a kielégítésére, amelyről egy tüzetes folyamatábrát
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
59
készítettem és mind számvitelileg mind információtechnológiailag kielemeztem azt,
illetve racionalizálási javaslatot készítettem a folyamat tökéletesítése és hibáinak
felfedése érdekében.
A jövő számos érdekességet tartogat a számvitel-információtechnológia számára,
amelyek közül az általam legfontosabbaknak és érdekesebbeknek vélteket
összefoglalóan jellemeztem.
Úgy gondolom a dolgozat megírása után, hogy a számvitel-információtechnológia
kapcsolatra a jövőben a számvitelalapú információtechnológia lesz inkább a találó
szó, hiszen az információtechnológia jó eséllyel teljesen és tökéletesen képes lesz
lefedni a számvitel feladatait. Kétes érzelmeim vannak ezzel kapcsolatban, hiszen a
számvitel nagyon érdekes rendszert alkot, amelyet a főiskolán töltött évek alatt felettébb
megkedveltem és nem szeretném, hogy a felhalmozott tudásom és a tudásszomjam a
(szinte) semmibe menjen. Azonban nem-e az a célja a gazdaságinformatikának és benne
a számvitel-információtechnológiának, hogy átadja a teljes irányítást a számítógépek
kezébe?
Véleményem szerint az információtechnológia egy új nagyon nehezen megléphető
lépcsőfokhoz közeledik, amely az új alapok lefektetéséről fog szólni (pl.: SAP HANA
in-memory, kvantum binárisjelek, szemantikus web satöbbi). Ezen új alapok azonban
nem azt jelentik, hogy idáig rossz úton haladt volna az IT fejlődése, hanem azt, hogy az
IT önmagát építi fel, csakúgy, mint egy több tíz méter magas építődaru.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
60
IRODALOMJEGYZÉK
1991. évi XVIII. törvény – a számvitelről
2000. évi C. törvény – a számvitelről
BENCZÚR, D. – Vállalati üzleti intelligencia és internet (doktori értekezés, BME –
Műszaki Menedzsment, Gazdálkodás- és Szervezéstudományi Doktori Iskola, 2006)
BUDAINÉ SZEKÉR A., HAUSERNÉ DÉNES É., JUHÁSZ I., DR. SIKLÓSI Á., DR. VERESS A. –
Kisvállalkozások könyvelése a gyakorlatban - Könyvelés számítógépen (Perfekt, 2014)
DataSmart Kft. – SAP BusinessObjects – Crystal Reports Tanfolyam/ Workshop
anyaga 2015
DataSmart Kft. – SAP BusinessObjects – Dashboards Tanfolyam/ Workshop anyaga
2015
DR. DEÁK I., DR. BODNÁR P., DR. GYURKÓ GY. – A gazdasági informatika alapjai,
Perfekt Zrt., 2008
DR. DRÓTOS, GY. – IT a mérlegen – avagy a programozott döntések alkonya
(http://www.controllingportal.hu cikke, 2013)
DR. KOVÁCS, L., KRIZSÁN, Z., SZŐCS, M., WAGNER, GY. – Logisztikai rendszerek
informatikai architektúrája (Miskolci Egyetem, 2009)
DR. SZTANÓ I., VERESS A. – Vezetői számvitel (BGF-PSZK, Budapest, 2013.)
DR. SZTANÓ I. – Számvitel alapjai (Perfekt Zrt., 2013)
DR. TERNAI, K. – Az ERP rendszerek metamorfózisa (doktori értekezés, BCE –
Gazdálkodás Tani Ph.D. program)
EZZAT, P. – SAP FICO overview (Smart Consulting Solution, 2012)
FACSKÓ, F. – Tranzakció-feldolgozó és vezetői információs rendszerek
(http://ffacsko.emk.nyme.hu/fileadmin/dokumentumok/emk/moi/Rendezes/FF_docume
nts/IR_TranzakciofeldolgozoEsVezetoiInformaciosRendszerek.pdf, letöltve 2016
március 2.)
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
61
GILLER, T. – ERP-CRM bevezetés módszertan: Business Process Reengineering, 2011
(http://m.cdn.blog.hu/er/erp-blog/ERP-CRM_BPR.pdf, letöltve 2016. április 7.)
http://www.econom.hu/eloallitasi-koltseg-tartalma-alkalmazasi-teruletei/, letöltve 2016.
március 30.
http://www.fairconto.hu/files/SzmviteliPolitikaAlapFairContoMinta.doc, letöltve 2016
február 25.
http://itcafe.hu/hir/tovabb_duborog_az_sap_hana.html, letöltve 2016 március 23.
http://penzugysziget.hu/index.php?option=com_content&view=article&id=1956&catid
=263&Itemid=362, letöltve 2016. február 25.
http://sapbrainsonline.com/fi-tutorial, letöltve 2016. március 20.
http://sapbrainsonline.com/help/sap-hana-tutorial.html, letöltve 2016. március 18.
http://sapbrainsonline.com/help/sap-r3-architecture-introduction.html, letöltve 2016.
március 18.
http://sapbrainsonline.com/netweaver/crystal-reports-tutorial-pdf.html, letöltve 2016.
március 18.
http://sapbrainsonline.com/netweaver/lumira-tutorial-pdf.html, letöltve 2016. március
18.
http://sapbrainsonline.com/netweaver/sap-fiori-tutorials-pdf.html, letöltve 2016.
március 18.
http://www.szamvitelnavigator.hu/p/tanulasi-utmutato.html, letöltve 2016. február 10.,
11., 12., 15.
Ismeretlen szerző – A PLM alapjai (2006)
KONYHA, R. – Tudásmenedzsment sikertényezők (BME, Budapest, 2011)
KOTÁLIK, G. – A vállalati informatika térhódítása (Tomori Pál Főiskola, 2004)
KŐVÁRI, A. – BI projekt - Önkiszolgáló BI workshop anyaga, 2016
KŐVÁRI, A. – A jövő önkiszolgáló BI világa, (BI projekt Kft., 2016)
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
62
MOLNÁR, B., TARCSI, Á. – Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai
megközelítésben (ELTE Informatikai Kar, 2014)
PrecisionPoint – Ten Tips for Achieving Accounting Intelligence
(https://www.precision-point.com/wp-content/uploads/2015/03/accounting-
intelligence2.pdf, letöltve 2016. április 5.)
SAP AG – Financial Accounting (FI), 2000
SASVÁRI, P. – Kulturális és társadalmi sokszínűség a változó gazdasági környezetben -
A magyarországi vállalkozások üzleti intelligencia használatának vizsgálata
(International Research Institute s.r.o., Komárno, 2014)
SIDLÓ, CS. – Adattárház rendszerek (ELTE, Budapest, 2003)
SZATMÁRI, F. – Integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) és a controlling
informatikai támogatása (OLAP technológiák) (BGF-PSZFK Zalaegerszegi Intézet,
2004)
SZTAKHÓ, N. – Az SAP vállalatirányítási rendszer (Debreceni Egyetem, Debrecen,
2009)
TÓTH, M. – A magyar számviteli rendszer hatása a számviteli politikára, elméleti
modellalkotások, módszertani fejlesztés, (doktori értekezés, Gazdálkodás és
Szervezéstudományok Doktori Iskola, Gödöllő, 2010)
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
63
ME L L É KL E T E K
1. számú melléklet – a főkönyvi számlákról, kontókról
Az eszközök között kell feltüntetni a fizikai alakot öltött, üzletmenetet közvetlenül vagy
közvetetten szolgáló tárgyi eszközöket (pl.: gyártógépsor, nyomtató), az értékesítési
célra vásárolt vagy előállított készleteket (pl.: előre csomagolt édesség, amelyet
átalakítás nélkül kíván értékesíteni a gazdálkodó, vagy helyben sütött pékáru), a
szellemi termékeket (pl.: találmány, tulajdonjog), a vagyoni értékű jogokat (pl.:
haszonélvezeti jog), a követeléseket, amelyek adott pénzbeli vagy nem pénzbeli
kölcsönökből származnak (pl.: kereskedelmi, tagi, egyéb), illetve a pénzeszközöket (pl.:
bankszámla, értékpapír, készpénz). Ezekenfelül az eszközök közé tartoznak az aktív –
tehát eredményt javító – időbeli elhatárolások.
A források között kell kimutatni a fent említett eszközök eredetét, amely lehet, jegyzett
tőke (alapításhoz szükséges minimum tőke), tőketartalék (alapításkor bevitt minimumot
meghaladó extra tőke, illetve ázsió35), eredménytartalék (előző évek halmozott
eredménye), illetve céltartalék (előre nem látható esedékességű és összegű, de
valószínűsíthető eseményre kell/ lehet képezni). Habár a saját tőke mérlegcsoportnak
szintén része a lekötött tartalék (tulajdonképpen azt jelenti, hogy mi az a vagyonrész,
amit nem szabad kivonni a vállalkozásból), illetve az értékelési tartalék (évente
lehetősége van a gazdálkodóknak az infláció hátrányának kiküszöbölése végett
újraértékelni a befektetett eszközeinek egy részét, amely eljárás során a piaci értéket
veti össze a bekerülési értékkel a gazdálkodó, és a különbséget az értékelési tartalékban
számolja el), azok a sajátosságaik miatt, nem alkalmasak arra, hogy a vagyon forrásának
a kimutatására használjuk őket. Továbbá a vagyon finanszírozható kölcsönökből és
hitelekből is, amelyeket esedékességük szerint hosszú és rövid lejáratú, illetve
hátrasorolt fizetési kötelezettségekként különböztetünk meg, illetve a források között
szerepelnek a passzív – tehát az eredményt rontó – időbeli elhatárolások.
„A költségnem egyértelműen fejezi ki, hogy a költség keletkezését milyen erőforrás (…)
felhasználása idézte elő” – Dr. Sztanó I., Veress A. – Vezetői számvitel (2013)
Hogyha a gazdálkodó a megvásárolt alapanyagát felhasználja, irodát bérel vagy
reklámozza magát, biztosítást köt akkor azt az anyagköltségek között kell kimutatnia.
35 A részvénytársaságok a tőkéjüket gyakran eladott részvények árából szerzik meg. A részvények után
kamatot fizet az rt. és az időszak végén visszafizeti a névértékét. (Névérték = valós érték.) Azonban
megesik, hogy a részvényeket nem a névértéken adják el, hanem magasabb áron. E magasabb ár és a
névérték közötti különbséget nevezik ázsiónak.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
64
Amennyiben a vállalkozó munkavállalókat dolgoztat, akkor a nekik kifizetett bért,
prémiumot, illetve az utánuk fizetendő bérjárulékokat a bérköltségek között kell
rögzítenie. Továbbá a befektett eszközök (tárgyi eszközök és immateriális javak) idő
miatti elértéktelenedését az értékcsökkenési leírások között kell nyilvántartani.
Az eredmény számlák ráfordításokból és bevételekből állnak.
A ráfordítások között kell kimutatni36, hogy a vállalkozás eredménye miképpen
csökken, azaz mit hajlandó és kénytelen feláldozni az eredménye elérése érdekében.
Amennyiben a gazdálkodó terméket ad el, vagy szolgáltatást nyújt, esetleg közvetített
szolgáltatást számláz ki, akkor a bekerülési értéket anyagjellegű ráfordításként kell
kimutatnia. A gazdálkodó alkalmazottainak kifizetett bérét, prémiumát és az azok után
fizetendő járulékokat idővel át kell vezetnie a ráfordítások, azon belül pedig a személyi
jellegű ráfordítások közé, illetve az értékcsökkenési leírással, mint költséggel is ugyanez
a teendő, tehát az – azonos nevű ráfordítás sorba – értékcsökkenési leírás sorba kell
átvezetni, mint ráfordítás. Megesik, hogy a gazdálkodó a használt tárgyi eszközeit,
immateriális javait értékesíti. Ilyenkor a könyvszerintiértéket az egyéb ráfordítások
között kell kivezetni. Továbbá az egyéb ráfordításokat kell ellenszámlaként használni,
amennyiben céltartalék képzésére, értékvesztésre, illetve teven felüli értékcsökkenésre37
kerül sor, illetve amennyiben kivételes – azaz előre nem jelezhető38 – esemény rontja a
gazdálkodó vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetét. Sőt, az államot megillető
összegeket is a költségek közül ide kell átvezetnie a gazdálkodónak. A gazdálkodó
különböző okok miatt vehet fel hitelt vagy kérhet kölcsönt, amelyek után kamatot kell
fizetnie, illetve különböző ügyletekből árfolyamvesztesége keletkezhet, amelyeket a
pénzügyi műveletek ráfordításai között kell kimutatnia. A nyereséget terhelő adók
között pedig a társasági adó összegét kell kimutatnia.
A bevétel számlák között az eredményt növelő tételeket kell kimutatnia a
gazdálkodónak. A vállalkozásnak az értékesített termék vagy szolgáltatás ellenértékét
értékesítés árbevételeként kell szerepeltetnie. Ahogy a ráfordításokról szóló részben
írtam, a tárgyi eszközök, illetve az immateriális javak értékesítése esetén a bekerülési
érték kivezetését az egyéb ráfordítások között kell szerepeltetni, míg a kifizetett
ellenértéket az egyéb bevételek között. Továbbá, akkor is az egyéb bevételre kell
könyvelnie, amennyiben a vállalkozó céltartalékot használ fel, értékvesztést visszaír,
36 Összköltség típusú eredménykimutatás készítése esetén. 37 A terven felüli értékcsökkenés és az értékvesztés ugyanazt jelenti, csak a terven felüli értékcsökkenést a
tárgyi eszközökre kell elszámolni, az értékvesztést pedig minden nem tárgyi eszköz, eszközre. 38 Például: természeti katasztrófa, támadás, rablás, rongálás
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
65
illetve amennyiben kivételes – azaz előre nem jelezhető – esemény javítja a gazdálkodó
vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét. Amennyiben a vállalkozás hitelt, vagy
kölcsönt nyújt partnerének, akkor az azért járó kamatokat, illetve a különböző
ügyletekből keletkező árfolyamnyereségét és a kapott osztalékokat és részesedéseket a
pénzügyi műveletek bevételei között kell elszámolnia.
2. számú melléklet – a számlaosztályokról és a mérlegfőcsoportokról
Kötelező számlaosztályok
1-3.: eszközök
4.: források
5.: költségek
8: ráfordítások
9: bevételek
Választható számlaosztályok
6.: költséghelyek, általános költségek
7.: költségviselők
0.: az adott üzleti év eredményét közvetlenül nem befolyásoló
tételek
Mérlegfőcsoportok
betűjelöléssel
A: Befektett eszközök
B: Forgó eszközök
C: Aktív időbeli elhatárolások
D: Saját tőke
E: Céltartalékok
F: Kötelezettségek
G: Passzív időbeli elhatárolások
Eszközök
Források
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
66
3. számú melléklet – az önköltségszámítás sémájáról
1. Közvetlen anyagköltség
2. Közvetlen bérköltség
3. Közvetlen bérek járulékai
4. Gyártási külön költség
5. Egyéb közvetlen költség
6. Közvetlen önköltség (1+2+3+4+5)
7. Közvetlenül el nem számolt üzemi általános költség
8. Szűkített önköltség (6+7)
9. Értékesítés, igazgatás és egyéb általános költség
10. Teljes önköltség (8+9)
4. számú melléklet – példák a számvitel-információtechnológia rendszer részeinek
működéséről
Alap (sztenderd) szoftverrész
Függetlenül a vállalati számlatükörtől, az IT rendszernek mindig szigorúan
kérnie kell, hogy a kontírozásnál a mérlegcsoportokat helyesen adja meg a könyvelő,
illetve egy kontó nevének és számlatükrön belüli elérési útjának a lekérésekor is szintén
a törvényben előírtakat betartva kell eljárnia és ezt módosíthatatlanul kell tartania.
Ezenfelül ismernie kell a hatályos ÁFA kulcsokat39 is, és csakis azokat szabad
elfogadnia. Tudnia kell, a helyi iparűzési adóalapjának kiszámításának módját40 és a
mértékének a törvényi maximumát (2%) és hibát kell dobnia az ennél magasabb érték
bevallásakor. Továbbá ellenőriznie kell a számviteli információ megfelelősségét is. A
hitelesség ellenőrzése végett a rendszernek nem szabad rögzítenie a könyvelést
amennyiben nem adták meg a könyvelés alapját képző bizonylat sorszámát.
A külön törvényi előírásokat felvenni képes szoftverrész
Ilyen előírások például, hogy a vállalkozásnak milyen társasági adó kulcsot kell
használnia41. A rendszernek vizsgálnia kell az eredménykimutatás C. Adózás előtti
39 0%, 5%, 18%, 27% 40 adóalap = nettó árbevétel – anyagköltség – alvállalkozói teljesítések – eladott áruk bekerülési értéke
(ELÁBÉ) – közvetített szolgáltatások értéke – a K+F adóévben elszámolt közvetlen költsége 41 500.000.000 Ft adóalapig 10 % a tao kulcs, az ezt meghaladó részre pedig 19 %
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
67
eredmény sorában szereplő összeget és tudnia kell, hogy aszerint kell meghatároznia a
tao kulcsot, illetve kiszámítania az adófizetési kötelezettséget, hogy mekkora ez az
összeg. Továbbá a rendszernek ismernie kell azon HIPA kulcso(ka)t, amelyek a
vállalkozást érintik.
A vállalat sajátosságaihoz igazodó szoftverrész
A rendszernek például tudnia kell, hogy a vállalkozás folytat-e vezetői számvitelt és
aszerint kell elfogadnia a könyvelők által kontírozott tételeket. Továbbá ismernie kell a
vállalati számlatükröt és a hozzá tartozó segédletet is és azok alapján kell ellenőriznie,
illetve segítenie a könyvelés folyamatát. A bizonylati szabályzat alapján kell az adott
könyvelési folyamat adott szakaszában bizonylat kiállításra felhívnia a könyvelő
figyelmét, vagy automatikusan kinyomtatnia azt. Továbbá ismernie kell, hogy a
vállalkozás milyen analitikákat használ és ki kell alakítania egy olyan adatátviteli
módszert, amellyel be tudja tartani a főkönyvi feladásokra vonatkozó szabályozásokat.
5. számú melléklet – a számvitel-információtechnológia előnyeiről és összefoglalóan
a működéséről
A számviteli törvény nem tartalmaz korlátozást a könyvvezetés gyakorlati
megvalósítására, tehát lehetséges kézzel papíralapon, illetve virtuálisan számítógéppel
is a könyvelés. A számítógépen történő könyvelés számos előnnyel jár a papíron végzett
könyveléssel szemben, amelyek közül a legfontosabbakat az alábbi táblázatban
foglaltam össze.
Tulajdonságok Számítógépes könyvelés Papíralapú könyvelés
Egyszeres adatbevitel ugyanazon gazdasági
eseményt egyszer kell
rögzíteni az egyszeres
adattárolás miatt
ugyanazon gazdasági
eseményt több helyen kell
rögzíteni (analitika és
főkönyv, illetve kartonok és
naplók)
Egyszeres adattárolás egyszeres adatbevitelt és
könnyebb lekérdezést tesz
lehetővé
az analitikákat és a
főkönyvet, a kartonokat és a
naplókat (fizikai
különbözőségükből adódóan)
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
68
külön tárolják
Visszakeresés lekérdezésekkel működik,
amely gyors és teljes körű
adatelérést biztosít
fizikai kikereséssel jár, amely
az emberi tényező miatt
lassabb és kevésbé
megbízhatóan teljes
Számítási műveletek
elvégzése
(pl.: ÁFA, ÉCS)
gyorsabban, megbízhatóbban
és programozottan
számítási műveletek
lassabban, kevésbé
megbízhatóan és felismerés
alapon kerülnek elvégzésre
Jogosultságkezelés a rendszer nem engedi a
felhasználót a tevékenység
elvégzésére a megfelelő
jogosultság hiányában
habár a jogosultságok a
papíralapú könyvelésnél is ki
vannak osztva, mégsem
annyira szigorú a rendszer,
mint számítógépen…
Hibakezelés (pl.:
tartozik-követel
egyenlegeltérés)
a rendszer hibaüzenetet dob
ellentmondásos, szabálytalan,
félkész könyvelés
rögzítésénél
külön ellenőrzési
tevékenységgel tárható csak
fel a hiba
Rendszermegismerése nehezebb és időigényesebb könnyebb és kevésbé olyan
időigényes
Összefoglalóan tehát a számítógépes adatfeldolgozás a következőképen néz ki.42
A számítógépes számviteli adatfeldolgozás
42 A folyamat messze nem olyan egyszerű, mint azt az ábra mutatja, ezért is lett kiemelve az
„Összefoglalóan” szó. Az ábrázol folyamat részletezését a következő 3.2-es alfejezetben vizsgálom.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
69
6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról
Nyílt forráskódú BI
Például, egy mezőgazdasági termelői vállalkozás programozói letölthetnek egy
országos időjárás előrejelző BI rendszert, amely kimutatásaiban szerepel a csapadék
mennyisége, a hőmérséklet, a szél sebessége, a naposság stb. és azt beprogramozhatják,
úgy hogy csak a telephelyük régiójában figyelje meg ugyanezen mutatókat és a
feldolgozott adatokat tárolják is le egy új általuk létrehozott adatbázisba, amelyből
újabb kimutatások készíthetőek.
Önkiszolgáló BI
Például, egy saját adatbázisból betölt adatokat egy Excel táblázatkezelőbe, ahol
kimutatásokat készít belőle és ezen kimutatásokat elküldi egy a vállalkozás által
fejlesztett elemzőszoftvernek, amely ha ezen kimutatások valamelyik értéke az
előredefiniált korlátot meghaladja, vagy megközelíti, vagy eléri, akkor a belső levelező
rendszeren keresztül üzen a felelősöknek.
BI gazdasági szempontból
Az üzleti információszerzési rendszerek képesek figyelmeztetni a felhasználót
valamely KPI drasztikus (esetleg, nem várt) változásáról anélkül, hogy a user-nek
felügyelnie kéne a működtetésére. Ilyenkor a rendszer a user-től vár megoldást a mutató
optimalizálására. Léteznek azonban olyan mutatók is, amelyeknek
optimalizálatlanságáról habár tájékoztatja a BI rendszer a felhasználót, de nem tőle várja
a megoldást, hanem egy előre programozott algoritmus szerint maga jár el és dönt a
probléma megoldásáról. Ezen megoldásokat nevezzük programozott döntéseknek. A
programozott döntések véleményem szerint egy rendkívül érdekes jövőbe
vezethetnek.43
Számviteli monotonitást megoldó BI
Például a nagy raktárakkal rendelkező vállalkozásoknak a logisztikai mozgások
folyamatos könyvelése hatalmas terhet jelenthet egy jól kiépített BI rendszer nélkül,
amely képes ezen mozgásokat automatikusan könyvelni. Szintén hatalmas feladat egy
kereskedelmi cég minden eladását könyvelni, amely feladatot szintén tehermentesít egy
43 Lásd a dolgozat utolsó fejezetében.
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
70
helyesen működő BI rendszer, ami képes automatikusan könyvelni és bizonylatot
kiállítani.
7. számú melléklet – a beszámoló összeállítás menetéről
A beszámoló összeállítás menete:
1. Kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a
számlák technikai lezárása
a. Fordulónap és mérlegkészítés közötti elszámolások
i. Időbeli elhatárolások
ii. Céltartalékok
iii. Leltárértékelések
iv. Fordulónapi értékelések (terven felüli écs,
értékhelyesbítés, ezek visszaírásai, devizaeszközök és -
kötelezettségek értékelése)
v. stb.
b. Könyvelt kontók ellenőrzése
i. Nullára futtatás
ii. Egyenlegellenőrzés
iii. stb.
2. Főkönyvi kivonat elkészítése
3. Eredménykimutatás összeállítása a C. Adózás előtti eredmény sorig
4. Társasági adófizetési kötelezettség mérték-megállapítása, kiszámítása,
könyvelése, átvezetése a főkönyvi kivonatba és az eredménykimutatásba
5. Adózott eredmény megállapítása, könyvelése
6. Mérleg összeállítása
Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016
71
11/3. ábra
8. számú melléklet – az EKT könyvelési folyamat fővonaláról
top related