bagaimana mengevaluasi training
Post on 01-Dec-2014
8.750 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Bagaimana Bagaimana Mengevaluasi TrainingMengevaluasi Training
Training apa yang dikatakan ‘berkualitas’ ?
Training yang memenuhi kebutuhan customerTrainee belajar hal yang harus mereka pelajariTraining mengubah sikap seseorang…..
2
Bagaimana mengukur
hasil training ?
Jumlah budgetJumlah peserta training per batchnyaJumlah training hours…..
Apa sudah cukup ??
TujuanTujuan
• Identifikasi kegunaan & level evaluasi• Mampu mengembangkan evaluasi untuk
mengukur efektivitas training• Mampu mengembangkan evaluasi untuk
mengukur hasil training
ApaApa yang yang dimaksuddimaksud EvaluasiEvaluasi TrainingTraining
5
MengapaMengapa EvaluasiEvaluasi Training Training diperlukandiperlukan ??
• Mengetahui kelemahan & kelebihan program• Mengetahui apakah kita telah mencapai tujuan
training• Menentukan rasio biaya/keuntungan dari program• Mengetahui peserta yang mendapat manfaat
terbesar dari training serta sebaliknya• Menentukan apakah program training merupakan
solusi atas masalah pekerjaan
6
HambatanHambatan dalamdalam MengevaluasiMengevaluasi
• Tidak ada ukuran yang jelas dari training• Tidak tahu data mana yang harus dikumpulkan• Pengukuran hanya efektif untuk bagian produksi &
keuangan• Terdapat faktor lain di luar training yang
mempengaruhi perubahan sikap• Evaluasi menimbulkan kritikan• Evaluasi berbiaya mahal• Komitmen dari top management
7
ProsesProses TrainingTraining
TrainingNeed
Analysis
TujuanTraining
PelaksanaanTraining
EvaluasiTraining
Training apayang dibutuhkanuntuk orang/pekerjaan ini
Tujuan harusterukur
TeknikmeliputiOn the Job Training, Action Plan
Mengukurreaksi, gayapembelajarandan hasil
8
EmpatEmpat Level Level EvaluasiEvaluasi
Level 1Reaction
Level 2Learning
Level 3Behaviour Application
Level 4Business Impact
EvaluasiEfektivitasTraining
EvaluasiHasil
Training
9
EmpatEmpat Level Level EvaluasiEvaluasi
Evaluasi reaksi trainee terhadapprogram.
Apakah mereka menyukai training? Apakah mereka menilainya berguna?
Level 1- Reaksi
Tes trainee untuk menentukan apakahmereka mempelajari prinsip, keterampilan dan fakta yang seharusnya mereka pelajari
Level 2- Learning
10
EmpatEmpat Level Level EvaluasiEvaluasi
Tanyakan apakah perilaku trainee dalampekerjaan berubah karena program training.Contoh: apakah pegawai di bagian komplainlebih ramah dalam menghadapi pelangganmarah dibanding sebelumnya ?
Level 3- BehaviorApplication
Apakah hasil akhir tercapai mengacu padatujuan training di awal? Apakah jumlah komplain pelangganmenurun? Apakah tingkat turnover berkurang?
Level 4-BusinessImpact
11
EmpatEmpat Level Level EvaluasiEvaluasi
Level Nilai Informasi FrekuensiPenggunaan
TingkatKesulitanPenilaian
Reaction Kurangberguna Sering Mudah
Learning
Behaviour
Results Paling berguna Tidak Sering Sulit
12
MengukurMengukur EfektivitasEfektivitas TrainingTraining
13
Level 1Level 1--ReactionReaction
Evaluasi reaksi trainee terhadapprogramApakah mereka menyukai danmenikmati training ?Apakah trainee menilai training sesuai kebutuhan ?
Level 1-Reaction(Smile Sheet)
14
PanduanPanduan EvaluasiEvaluasi ReaksiReaksi
• Putuskan secara jelas apa yang akan diukur• Identifikasi alat evaluasi yang akan digunakan• Putuskan bagaimana menghitung hasilnya• Putuskan apa yang akan dilakukan terhadap hasil
evaluasi
15
PutuskanPutuskan secarasecara jelasjelas apaapa yang yang akanakan diukurdiukur
Seberapa berguna proses materi?Panjang materiMateri yang disediakanEfektivitas instruktur
““MasukanMasukan untukuntuk PerbaikanPerbaikan””Pilih pertanyaan yang memberi informasi paling relevan
16
IdentifikasiIdentifikasi AlatAlat EvaluasiEvaluasi yang yang AkanAkan DigunakanDigunakan
Tipe evaluasi apa yangdigunakan?•Generik•Spesifik
Jenis pertanyaan apa?•Pertanyaan terbuka•Pertanyaan terstruktur dengan
skala•Pertanyaan objective
Hindari penggunaan pertanyaan bias
17
Skala 1-4: Menghindari nilai
tengah
18
TentukanTentukan BagaimanaBagaimana MenggunakanMenggunakan HasilHasil EvaluasiEvaluasi
Identifikasi masalah & tindakan perbaikan•Bagaimana jalannya program?•Perbaikan apa yang bisa dilakukan berikutnya?•Kapan perbaikan akan selesai?•Siapa yang akan bertanggung jawab?•Siapa yang akan memberi persetujuan?
19
20
Level 2Level 2--LearningLearning
21
Level 2-Learning
Mengukur pembelajaran (learning) berarti menentukan:•Apakah trainee mempelajari apa
yang direncanakan untukdipelajari?
•Apakah pengalaman trainee sesuai dengan apa yang direncanakan?
KomponenKomponen EvaluasiEvaluasi Level 2Level 2
1. Kompetensi Apa yang harus dipelajari untukpekerjaan (Knowledge, Skill, Attitude)
2. Objectives Tujuan sesi yang spesifik & terukur
3. Exercises Aktivitas di sesi training yang akandigunakan untuk tujuan evaluasi
4. Evaluation Alat yang digunakan untuk mengukurkompetensi
22
23
ContohContoh EvaluasiEvaluasi HasilHasil Pre Test/Post TestPre Test/Post Test
Pertanyaan Pre Test Post Test +/-1 1.5 3.5 2.02 3.5 3.0 (0.5)3 1.7 2.9 1.2
24
MengukurMengukur HasilHasil TrainingTraining
25
Level 3Level 3--Behavior ApplicationBehavior Application
26
Level 3-Behavior Application
•Frekuensi aplikasi Skills / Knowledge/Attitudes baru(dalam pekerjaan)
•Efektivitas Skills / Knowledge / Attitudes (aplikasi dalampekerjaan)
Apa yang Diukur:•Apakah diaplikasikan dalam
pekerjaan•Seberapa sering diaplikasikan?•Seberapa berhasil?
•Form masukan peserta•Form masukan atasan
•Form masukan rekan kerja•Form masukan customer
EvaluasiEvaluasi
360360--derajatderajat
AlatAlat EvaluasiEvaluasi Level 3Level 3
27
PesertaTraining
RekanKerja
AtasanPeserta
28
29
Berikan jeda waktudari selesai training
ke saat evaluasi
Level 4Level 4--Business ResultsBusiness Results
Apakah program training berpengaruh terhadap:
ProduktivitasKualitasCustomer Response TimeKontrol BiayaKepuasan KaryawanKepuasan Pelanggan
Level 4-BusinessResults
30
LangkahLangkah EvaluasiEvaluasi Training Level 4Training Level 4
• Review tujuan• Mengukur progress terhadap tujuan• Mentabulasikan hasil• Menyajikan hasil
31
Performance IndicatorsPerformance Indicators
Hard Data Indicators• Durasi downtime• Jumlah produk rusak• Volume penjualan• Unit produksi• Indeks kepuasan pelanggan• Jumlah kecelakaan kerja• dll
32
Performance IndicatorsPerformance Indicators
Soft Data Indicators (aspek intangible/tidak berwujud)• Kepuasan kerja• Hubungan kerja yang harmonis• Komunikasi yang efektif• Tingkat stress• Kualitas pengambilan keputusan
33
ContohContoh: : MengukurMengukur HasilHasil TrainingTraining
120
80
0
20
40
60
80
100
120
140
Sebelum Training Setelah Training
Jum
lah
Prod
uk R
usakProgram: Training TQM
Hasil 3 bulan setelah training,jumlah produk rusak turunhingga 80 unit/hari
34
ContohContoh: : MengukurMengukur HasilHasil TrainingTraining
20
30
0
10
20
30
40
50
Sebelum Training Setelah Training
Sale
s (U
nit)
Program: Training SalesHasil 3 bulan setelah training,jumlah sales per salesman Meningkat hingga 30 unit/bulan
35
MengukurMengukur Return On Training Investment Return On Training Investment (ROTI)(ROTI)
36
Level 1-Reaction
Level 2-Learning
Level 3-BehaviourApplication
Level 4-Business Impact
Level 5-Return onInvestment of
Training
37
KriteriaKriteria MemilihMemilih Program Program untukuntukEvaluasiEvaluasi Level 4 Level 4 dandan 55
• Tingkat kepentingan program dalam pencapaiantujuan organisasi
• Biaya program• Jumlah peserta• Tingkat kepentingan dari pihak manajemen
38
KeuntunganKeuntungan ROI TrainingROI Training
• Mengukur kontribusi• Menetapkan prioritas• Berfokus pada hasil• Mengubah pandangan manajemen terhadap
training
39
Model ROI TrainingModel ROI Training
Mengumpulkandata
MengisolasiEfek Training
Mengubah DataKe Satuan Uang
MenghitungROI Training
MentabulasiBiaya Program
MengidentifikasiKeuntunganIntangible
40
MengumpulkanMengumpulkan DataData
•Identifikasi indikator performayang tepat
•Mengembangkan rencanapengumpulan data
MengumpulkanMengumpulkandatadata
41
ContohContoh IndikatorIndikator PerformaPerforma
OutputOutput TimeTime
• Unit produksi• Item terjual• Produktivitas• Account baru
• Downtime perlengkapan
• Overtime• Waktu proses• Waktu perbaikan
42
ContohContoh Hard IndicatorHard Indicator
CostCost QualityQuality
• Biaya/unit• Biaya variabel• Biaya overhead• Biaya operasi
• Scrap• Waste• Reject• Error rate• Rework
43
ContohContoh HasilHasil PerformaPerforma
Beberapa hasil performa setelah program training:• Scrap berkurang dari 11% menjadi 7.4%• Ketidakhadiran berkurang dari 7% menjadi 3.25%• Tingkat turnover berkurang dari 30% menjadi 16%
44
MengisolasiMengisolasi EfekEfek TrainingTraining
Menggunakan ControlGroup
Trend Lines
MetodeMetode IsolasiIsolasiEfekEfek TrainingTraining
Estimasi Peserta
Estimasi Atasan Peserta
45
MengisolasiMengisolasi EfekEfek TrainingTraining
• Kontrol grup dapat digunakanuntuk mengisolasi dampaktraining
• Dengan strategi ini, satu grupmenerima training, sedangkangrup yang lain tidak menerimatraining
• Perbedaan performa diantarakedua grup merupakan dampakdari program training
MenggunakanMenggunakanKontrolKontrol GrupGrup
46
• Trend lines digunakan untukmemperkirakan suatu hasiljikalau tidak diadakan training
• Perkiraan dibandingkan dengandata aktual setelah training, danperbedaannya dianggap sebagaidampak training
MengisolasiMengisolasi EfekEfek TrainingTraining
Trend LinesTrend Lines
47
AnalisisAnalisis Trend LinesTrend Lines
Performa PenjualanAktual
Gap melambangkandampak training
Volu
me
Penj
uala
n
Program Training diadakan awal Mei
Proyeksi Trend
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags
48
MengisolasiMengisolasi EfekEfek TrainingTraining
• Metode ini berdasar pada asumsipeserta (dan atasannya) mampumemperkirakan seberapa peningkatankinerja terkait program training
• Karena tindakan mereka menghasilkanpeningkatan, peserta (dan atasannya) memiliki input yang akurat mengenaihal ini
• Mereka harus mengetahui berapabesar perubahan yang dihasilkandengan menerapkan apa yang telahdipelajari di program
EstimasiEstimasi DampakDampakTraining Training daridari PesertaPesertaDan Dan AtasanAtasan PesertaPeserta
49
MengisolasiMengisolasi EfekEfek TrainingTraining
Contoh Pertanyaan:• Berapa % peningkatan yang
dihasilkan dari penerapanskill/teknik/attitude yang diperoleh dari training?
• Seberapa yakin anda mengenaiestimasi tersebut (dalam %)?
• Faktor lain apa saja yang berkontribusi pada peningkatankinerja?
EstimasiEstimasi DampakDampakTraining Training daridari PesertaPesertaDan Dan AtasanAtasan PesertaPeserta
50
MengisolasiMengisolasi EfekEfek TrainingTraining
Contoh Estimasi Peserta:
No. Faktor yang Mempengaruhi Peningkatan % Peningkatan
% Kepercayaan
1 Program Training 50% 70%
2 Perubahan Prosedur 10% 80%
3 Penyesuaian Standard 10% 50%
4 Perubahan Rencana Insentif 20% 90%
5 Peningkatan Perhatian Manajemen 10% 50%
6 Lain-lain - -
% Kepercayaan dikalikan % Peningkatan (50% x 70%) menghasilkan training factor value 35%
51
Mengisolasi Efek TrainingMengisolasi Efek Training
Contoh Estimasi Peserta:
No. Faktor yang Mempengaruhi Peningkatan % Peningkatan
% Kepercayaan
1 Program Training 50% 70%
2 Perubahan Prosedur 10% 80%
3 Penyesuaian Standard 10% 50%
4 Perubahan Rencana Insentif 20% 90%
5 Peningkatan Perhatian Manajemen 10% 50%
6 Lain-lain - -
52
•% Kepercayaan dikalikan % Peningkatan (50% x 70%) untuk menghasilkan training factor value 35%
•% ini kemudian dikalikan dengan nilai aktual peningkatan (nilai post program dikurangi pre program) untuk mengisolasi porsi training
•Peningkatan (adjusted) ini siap untuk dikonversi menjadi nilai uang dan digunakandalam return on investment
Konversi Data ke Nilai UangKonversi Data ke Nilai Uang
Langkah Mengubah Data ke Nilai Uang:• Fokus dalam unit peningkatan• Tentukan nilai setiap unit• Hitung perubahan kinerja• Tentukan nilai perubahan annual• Hitung nilai peningkatan annual
Konversi Data keKonversi Data keNilai UangNilai Uang
53
Langkah Mengubah Data ke Nilai UangLangkah Mengubah Data ke Nilai Uang
Contoh Ilustrasi Langkah Mengubah Data menjadi Nilai Uang:
Langkah Ilustrasi
Fokus pada unit peningkatan
Jumlah Keluhan Pelanggan
Tentukan Nilai setiap Unit
Biaya rata-rata menangani keluhan diestimasi $6,500
Hitung Perubahan Kinerja
6 bulan setelah training, jumlah keluhan per bulan berkurang sejumlah 107 dari 10 keluhan yang berkurang dinilai atasan terkait dengan hasil training (isolasi dampak training)
Tentukan Nilai Perubahan
Menggunakan nilai 6 bulan, 7 keluhan per bulannya, menghasilkan nilai 6x7x$6,500 = $546,000
54
Tabulasi Biaya ProgramTabulasi Biaya Program
Tabulasi BiayaTabulasi BiayaProgramProgram
• Tabulasi biaya meliputi monitoring semua biaya program untuk menghitung ROI
55
Tabulasi Biaya ProgramTabulasi Biaya Program
Komponen biaya yang seharusnya dihitung:
• Biaya perjalanan, penginapan, makan peserta
• Gaji peserta training• Biaya administrasi training
Tabulasi BiayaTabulasi BiayaProgramProgram
56
Tabulasi Biaya ProgramTabulasi Biaya Program
A. Biaya Pengembangan TrainingB. Biaya Gaji Peserta Training
Gaji Annual x Panjang Training x Jumlah PesertaHari Kerja
C. Biaya PerjalananAvg. Biaya + Biaya Akomodasi x Panjang Training x PesertaPerjalanan
D. Biaya Paket Peserta = Jumlah Manual x Jumlah PesertaE. Biaya Trainer
Gaji Annual x Hari Training x Jumlah TrainerHari Kerja/Tahun
F. Biaya Kelas AnnualG. TOTAL BIAYA TRAINING= (A)+(B)+(C)+(D)+(E)+(F)
57
Contoh Analisis ROIContoh Analisis ROI
Minggu Setelah Training Trained Group Control Group
1 US$ 9,723 9,698
2 9,978 9,720
3 10,424 9,812
13 13,690 11,572
14 11,491 9,683
15 11,044 10,092Average untuk minggu 13,14,15 12,075 10,449
58
Contoh Analisis ROIContoh Analisis ROIKeuntungan Program Annual
Data US$
Rata-rata penjualan mingguan
Trained Group 12,075
Control Group 10,449
Peningkatan 1,626
Kontribusi Profit dari Training 2% 32.50
(Dampak Training)Total Peningkatan Mingguan(32.5 x 46 peserta)
1,495
Total Keuntungan Annual($ 1,495 x 48 minggu)
71,760
Cat: 46 peserta tetap di pekerjaan setelah 3 bulan 59
Contoh Analisis ROIContoh Analisis ROI
Biaya US$Fee Fasilitasi 11,250Material program: $35 x 46 1,610Makan: 3 hari x $28 x 46 1,288Gaji peserta (35%) 12,442Koordinasi dan Evaluasi 2,500Total Biaya 29,090
ROI (%):= $71,760-$29,090 X 100
$ 29,090= 146%
60
top related