administración empresarial

ADMINISTRACIÓN EMPRESARIALPROFESOR : Lic. MARCO BALDEÓN

1.-LA SOCIEDAD DE ORGANIZACIONES En una sociedad de Organizaciones, en la que éstas tienen que conseguir que el saber, la información y los conocimientos sean productivos y útiles para la sociedad y las personas.

ORGANIZACIÓN Una organización es un grupo de especialistas que trabajan juntos con eficiencia y eficacia en una tarea y objetivo común.

El recurso básico ya no es el capital, ni los recursos naturales ni el trabajo es y será el conocimiento.

El valor ahora es creada por la productividad y la innovación aplicaciones ambas del conocimiento.

2.-ADMINISTRACIÓN y EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRACIÓN

OBJETO

FIN

ESENCIA

InstrumentalCon que Trabaja

Organismo Social

Obtener Resultados

Máxima eficiencia en la Coordinación

Verdades(Ciencia)

Reglas e Instrumentos

(Técnica)

ConsejosCasuística(Práctica)

Operación

Estructuración

ETAPAS : (ORGANISMO SOCIAL O VIDA SOCIAL)ETAPAS : (ORGANISMO SOCIAL O VIDA SOCIAL)

1.- En todo organismo, la primera etapa es la estructuración o construcción del mismo.

2.- La segunda etapa, totalmente estructurada el organismo, desarrolla de manera plena las funciones, operaciones o actividades.

DOS ASPECTOS (ORGANISMO SOCIAL)

1.- Como deben ser las relaciones que se dan en un organismo social.

2.- Como son de hecho esas mismas relaciones.

LA ADMINISTRACIÓN CIENCIA, TÉCNICA Y ARTE

Ciencia:Es científica se funde en ciencias teóricas, principios.

Técnica:En su naturaleza, reglas, estrategias, procedimientos, etc.

Arte : El elemento humano es el factor mas importante en la administración.

Proceso Administrativo

CONTROLARPLANEAR

ORGANIZAR

DIRIGIR

-Valores

-Visión

-Misión

-FODA

-Objetivos

-Estrategias

-Políticas

-Presupuesto

-Tomar decisiones

-Motivación

-Liderazgo

-Comunicación

Medir

Evaluar

Retroalimentación

- Obtener, ordenar, agrupar los recursos.

-Organigramas

-Manuales

-Jerarquía

Características del Proceso

1. Cíclico: permanente y continuo

2. Interactivo: cada función influencia y es

influenciada por las otras

3. Reiterado: los pasos no son rígidos pero

entre todos conforman una unidad

4. Sistémico: ninguna parte se puede

analizar aislada-mente

3.-METODOLOGIA DE CASOS

1.-ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO2.-ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO.3.- PROBLEMA : PRINCIPAL. SECUNDARIO.4.-ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN .5.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE CADA

ALTERNATIVA . 6.-COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS.

7.- TOMA DE DECISIÓN .8.- PLAN DE ACCIÓN .8.- CONTROL Y EVALUACIÓN.9.- DESVIACIONES Ó CUELLOS DE BOTELLA. 10.-RETROALIMENTACIÓN

4.-¿Qué es Planeación?

Planeación es un procedimiento formal para producir un resultado ‘articulado’, en la forma de un sistema integrado de decisiones

Mintzberg (1994)

Principios

1.-Precisión :Los planes no deben hacerse con afirmaciones largas y genéricas sino, con la mayor precisión posible.

2.-Flexibilidad :Dentro de la precisión todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan.

3.-Unidad :Los planes deben de ser tal naturaleza que puedan decirse que existen uno solo para cada función y todos deben estar coordinados e integrados

. ETAPASSegún: ROBERT J. THIERAUF, ROBERT C. KLEKAMP Y DANIEL W.

GEEDING1. Establecer Objetivos –se determinan los objetivos generales y

sus derivados en función de qué se ha de lograr, donde ha de ocurrir la acción, quién ha de realizarla, cómo se ha emprender y cuando se ha de concluir.

2. Recabar y Pronosticar Información –se estima críticamente el estado actual de la organización y perspectiva futura en relación con factores ambientales externos e internos.

3. Hacer Supuestos –se elaboran planes basándose en situaciones económicas buenas, regulares y malas.

4. Determinar y Evaluar Planes Alternativos –se limita el número de alternativas a las más prometedora y se evalúan los planes utilizando modelos matemáticos, si son necesarios.

5. Escoger el Plan y Elaborar Planes Secundarios –se decide acerca de una o más alternativas y se elaboran planes derivados, incluyendo retroalimentación.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

• Propósito y misión estratégicos• Visión• Premisas• Objetivos y metas• Estrategias• Reglas y Políticas• Procedimientos • Programas• Presupuestos

LA PLANEACION

Desglose de los objetivos

Los objetivos de la organizaciones se visualizan en una jerarquía que van desde los objetivos generales (cúpula) hasta los objetivos operativos u operacionales (base de la jerarquía)

AMPLITUD

MENOR

MAYOR

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: Determinación de objetivos de la organización

POLITICAS: Disposiciones de los objetivos como guías para la acción

DIRECTRICES: Líneas básicas y genéricas de acción

METAS: Objetivos por alcanzar a corto plazo

PROGRAMAS: Actividades necesarias para cada meta.

PROCEDIMIENTOS: Modos de ejecución de cada programa

METODOS: Planes para la ejecución de tareas

NORMAS: Reglas para cada procedimiento

ESPECIFICACIÓN

• El propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.

• Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.

• El propósito se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.

• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.

• La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.

• Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.

• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.

• Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.

• Ejemplo: No fumar

• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.

• Premisas• Las premisas de planeación son las condiciones

previstas en que operan los planes.• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las

condiciones futuras que afectarán la operación de los planes, la técnica más conocida es el FODA.

• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.

• Son fines a los que se quiere llegar.• Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de

largo plazo.• Surgen de los objetivos

• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.

• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.

• A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento.

• Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.

• Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.

• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto.

JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS

DE LA PLANEACIÓN

PresupuestosPresupuestos

ProgramasProgramas

ProcedimientosProcedimientos

Reglas y políticasReglas y políticas

EstrategiasEstrategias

Objetivos y metasObjetivos y metas

PremisasPremisas

VisiónVisión

Propósitoy misión

Propósitoy misión

LA PLANEACION

Tipos de planes

Clases de

planes

Presupuestos

Relacionados con el dinero

Relacionados con el tiempo

Relacionados concomportamientos

Programas oprogramaciones

Reglas o reglamentos

Cómo deben comportarse las

Personas en DeterminadasSituaciones

Correlación entretiempo y actividades

(agendas). Rep.por cronogramas

Ingreso/gastoen determinado

tiempo

Métodos de trabajoo ejecución

representadospor flujogramas

RelacionadosCon los métodos

Procedimientos

5.-ORGANIZACIÓNPROFESOR :Lic. Marco Baldeón

Proceso Administrativo

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

- Agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales.

- Dividir el trabajo que se ha de realizar. - Agrupar órganos y actividades en una estructura lógica.

- Designar a las personas para su ejecución.

- Coordinar las diversas actividades.

DIRECCIÓNCONTROL

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN

Diseño organizacional

Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización así como las circunstancias del entorno. Establecer relaciones de autoridad y tomar medidas para coordinar esfuerzos.

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN

Todo gerente debe escoger entre una gran cantidad de marcos alternativos para puestos de trabajo y departamentos.

La estructura de una organización es consecuencia de las decisiones de su dirección sobre cuatro importantes atributos presentes en todas las organizaciones:

1) Los administradores dividen toda la actividad que se debe llevar a cabo en trabajos menores (división del trabajo-especialización).

2) Los gerentes deciden la forma de agrupar los puestos de trabajo (departamentalización). Se puede concretar en grupos relativamente homogéneos o heterogéneos.

3)Los gerentes deciden las dimensiones adecuadas del grupo que responde ante cada superior (ámbito de control).

4)Los gerentes proceden a distribuir autoridad entre los puestos de trabajo (delegación de autoridad).

Autoridad Especialización Departamentalización Cadena de Mando Tramo de Control Centralización / Descentralización Formalización

Elementos de la Estructura

Schmidt Urdanivia Johannes 30

Cuatro pasos tradicionales para organizar

1. División de trabajo y especialización:Dividir la carga total del trabajo en tareas que puedan ejecutar lógicamente los individuos o grupos.

2. Departamentalización:Combinar y agrupar a las personas y tareas de manera lógica y eficiente en unidades organizacionales. (Busca la homgeneidad.)

3. Jerarquía:Especificar quién se debe subordinar a quién en la organización. Este vínculo de departamentos origina la jerarquía organizacional.

4. Coordinación:Establecer mecanismos para integrar las unidades departamentales en un todo coherente y monitorear la eficacia de esa integración.

Conceptos de LINEA y STAFF

Las funciones de línea son las que repercuten directamente sobre el logro de objetivos de la empresa.

Las funciones de staff ayudan al personal de línea a trabajar de modo más eficaz para el logro de objetivos.

La naturaleza de las relaciones de LINEA y STAFF

La autoridad de línea le da a un superior autoridad sobre su

subordinado.

Schmidt Urdanivia Johannes 33

Nivel Organizacional

Organización Administrativa

Contenido Tiempo Amplitud

Institucional

Diseño Organiza-cional Genérico y

SintéticoLargo Plazo

Macro-orientado. Aborda la Organización como un todo

Intermedio Diseño Departa-mental

Menos Genérico y

Más detallado

Mediano Plazo

Enfoca la Unidad

organizacional por separado

Operacional Diseño de Cargos y Tareas

Detallado y Analítico

Corto Plazo Micro -orientado. Aborda cada operación por separado

La Organización administrativa en los Tres Niveles Organizacionales

6.- ORGANIMETRÍA

PROFESOR: MARCO BALDEÓN

Organización Definición

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre la función, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máximo de eficiencia, dentro de los planes y objetivos señalados

La organización tiene cuatro componentes tangibles que son:-         El trabajo.

-         Las relaciones.

-         Los empleados.

-         El ambiente.

AspectosClases de Organización:

a) Organización formal: se basa en la división racional del trabajo y la diferenciación e integración de los miembros. En la organización planteada; la que esta en el papel.

b) Organización informal: surgen espontáneamente y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal; y a partir de las relaciones como componentes de cargos.

Diseño Organizacional

La palabra diseño denota una forma, patrón estructura o algo semejante utilizado por la empresa para alcanzar uno o más objetivos incluye la definición de la estructura básica de la empresa como dividir y asignar la tarea entre departamento, divisiones, equipos y cargos.

Requisitos Fundamentales en el Diseño Organizacional

Estructura Básica Diferenciación

Mecanismo de

Operación

Formalización

(Reglas, Reglamentos)

Mecanismo de

División

Centralización

(Jerarquía de Autoridad)

Mecanismo de

Coordinación

Integración

Instrumento Normativo de la Organización El estatuto El reglamento interno El reglamento o manual de organización y

funciones. El manual de procedimiento. El organigrama. Otros reglamentos:

-         Reglamento Único de Adquisiciones. -         Reglamento de Licitaciones. -         Reglamento de Contrato. -         Reglamento de Préstamo. -         Reglamento de Seguridad Industrial.

Tipos de Órganos

1. Órganos de Gobierno:-         Junta General de Accionistas. 2. Órganos de Dirección: Planes, objetivos, políticos

y diferentes elementos de gestión.-         Directorio y Gerencia General. 3. Órganos Ejecutivos: Ejecuta los acuerdos del

directorio, así como las funciones gerenciales. 

Organismos de Control:

-         Consejo de Vigilancia.

-         Auditoria.

5. Órgano de Asesoramiento:

-         Asesoría Jurídica.

-         Asesoría Financiera.

6. Órganos de Apoyo:

-         Secretaría General.

-         Oficina de Relaciones Públicas.

Representación Gráfica:

Ya hemos visto que la disposición de un organigrama, determina las funciones y jerarquías se orientan de arriba hacia abajo (verticales) o de izquierda a derecha (horizontales); estando cada función representada por un rectángulo, el mismo que se enlaza a otro por medio de trazos verticales y horizontales, llamados líneas de responsabilidad y subordinación.Al dibujar un organigrama, hay que utilizar líneas de ángulo recto, las oblicuas sólo se usan para mostrar relaciones muy especializadas.

Reglas Gráficas

Las posiciones personales o unidades orgánicas se grafican con rectángulo, cuya superficie debe estar en proporción directa con el nivel o importancia jerárquica del órgano que representa.

La línea de autoridad y responsabilidad principal, deben señalarse con trazos continuos y las líneas secundarias de autoridad funcional, con trazos intermedios.

a)   Línea de Autoridad o Mando.-  Está representada por una línea vertical, que unida por la parte

céntrica del rectángulo, desciende hacia una línea horizontal o a la superior y céntrica del mismo; éste indica que las unidades administrativas que caen bajo la línea vertical, son subordinadas.

b)    Línea de Subordinación.-

Es aquella que formando una “L” indica que la unidad administrativa interior está subordinada a la superior.

c) Línea Horizontal.-Es aquella que ubica en posición horizontal con relación al plano se encuentra unida por su parte céntrica con la línea de mando o autoridad.

d)  Línea de Asesoría.-En aquella que partiendo de la línea de autoridad va a unirse a la parte lateral del rectángulo asesor.

e)  Línea de Coordinación.- Se da este nombre a los segmentos de recta o línea punteada que une dos o más unidades administrativas.

Significa máxima autoridad orgánica

Significa la representación de un órgano compuesto por vario puestos de trabajo

Significa que es un órgano por crearse

Significa que en el órgano de compras hay 4 compradores

Y en el de ventas hay 10 vendedores

Significa que la Sub-gerencia tiene funciones establecidas

Nota: para indicar la dependencia de un órgano sobre otro se traza la línea recta hacía el centro del rectangulo procurando que siempre exista simetría.

Significa que la Sub-gerencia no tiene funciones especificas y hace las veces de asistente del Gerente. No tiene mayor aplicación en las organizaciones.

4

10

COMPRAS

VENTAS

GERENCIA

SUB GERENCIA

GERENCIA

SUB GERENCIA

EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL S.A.

Organos de Control

Organos de Apoyo

Organos de Dirección

Organos Ejecutivo1er Nivel

Organos de

Asesoramiento

Organos Ejecutivos2do Nivel

Organos Ejecutivo3er Nivel

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

2. Por producto. Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

1. Funcional. Es común en las

empresas industriales; consiste

en agruparlas actividades

análogas según su función

principal.

3.-Geográfica o por Territorios están divididas y organizadas sobre la base de su ubicación. En algunos casos estas organizaciones se usan para operaciones internacionales, en otras, las divisiones pueden basarse solo en ciudades

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo.- En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia.- Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

7.- MIXTA.- SON LAS QUE SE DISTRIBUYEN LAS ÁREAS EN DIFERENTES TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN, DE ACUERDO A LA NECESIDAD FUNCIONAL Y OPERATIVA DE LA EMPRESA.

TEMAS : SEMANA 2 1.-Dirección. 2.-Caso. 3.- Taller

Autoestima-Autoridad.

4.-Control. Caso La Decana

La dirección es la función administrativa que se refiere a la relación interpersonal del administrador con sus subordinados.La función principal es promover la integración y articulación entre las variables organizacionales y las variables individuales

Dirección :Definición

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la Vía Jerárquica: Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

De la Resolución del conflicto: indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan. Aprovechamiento del Conflicto:

ExperienciaExperimentación. Investigación Aplicar la Decisión

¿DondeIniciamo

s?¿Que

decisión

tomo?

Para dirigir a las personas básicamente el GERENTE debe saber:(ELEMENTOS)

Nota:

Aquí es donde se dice que la administración es un arte

1. Motivar2. Liderar-Liderazgo3. Comunicarse4. Tomar decisiones5.-Resolución de conflicto

Autocrático – Coercitivo

Autocrático –

Benevolente

Consultivo Participativo

Centraliza todas sus decisiones

Descentraliza alguna decisión

Descentraliza las decisiones

Total descentralización

Intimida a los subordinados

Intimida y a su vez es flexible

Consulta a los subordinados

Participan todos los subordinados

Sólo da órdenes

Recibe alguna orientación

Información vertical

Intensa comunicación

Implanta muchas normas

Da alguna libertad

Confía en la personas

Total autonomía del subalterno

Sanciona drásticamente

Castiga y recompensa $

Énfasis en las recompensas $

Recompensas $, sociales, etc.

Tipos de estilos de dirección

Según Licker:

La motivación es una necesidad lo suficientemente estimulada como para impulsar al individuo a buscar la satisfacción.

La Motivación: Definición

Nota:Toda conducta comienza con una necesidad.

FisiológicasAlimentación

SeguridadMiedo

AfectoPertenencia a un grupo

EstimaStatus

Autorrealización

Aumentar el sueldo

Otorgar Estabilidad laboral

Realizar programas deportivos

Realizar programas de asensos

Pirámide de las jerarquía de necesidades

Posibles soluciones en cada nivel

Al evento, la ocurrencia momentánea, de que una persona pueda lograr inducir a otras a cambios significativos.

Liderazgo: Definición

Nota:No existe lideres, existe LIDERAZGO.Y el liderazgo ,además, es eventual, ubicuo, evanescente y colectivo.

El liderazgo

Eventual

Colectivo

Ubicuo

Evanescente

Ocurre en momentos específicos no predeterminados

se encuentra en las relaciones entre las personas, no forma parte de las características de una persona especifica

Una vez ocurrido desapareceCualquier persona en

cualquier posición jerárquica puede ejercerlo

Quien ejerce el liderazgo es quien ha logrado manejar la red compleja de interacciones de la organización logrando alterar el rumbo de las organizaciones

¿QUÉ ES EL CONTROL? Comprobar constantemente que todo se

desarrolle según los planes y las previsiones adoptadas

Asegurarse que los planes y previsiones respondan en todo momento a la realidad en la que se actua

LA FUNCION DEL CONTROL Es la función de la actividad gerencial o

administrativa para verificar si el comportamiento de la organización se realiza de acuerdo a lo planeado a fin de identificar desviaciones, para corregirlas y prevenir su reincidencia

Es un proceso de carácter permanente dirigido a la medición y a la valoración de cualquier actividad o prestación sobre la base de criterios y de puntos de referencia fijados, y a la corrección de las posibles desviaciones que se produzcan respecto de tales criterios y puntos de referencia

MARCO DE CONTROL El establecimiento de estándares,

normas, metas, forman parte del proceso de planeamiento y no del control

El control, no existe sin un sistema de información

La acción correctiva, no forma parte del proceso de control, sino de las funciones de planeación, organización, integración o dirección.

SUJETO DE CONTROL – ACERCA DE QUIEN CONTROLA?

Todo aquel componente o integrante de la organización que tiene asignado responsabilidades, es decir, que tiene capacidad de decisión aun en cuestiones de rutina, es sujeto de control

Sujeto de control = Responsable del control

El nivel de responsabilidades, tiene relación con el tipo de control del sujeto de control

CLASES DE CONTROL

Control previo interno

Control concurrente interno

Control posterior interno

Control previo externo

Control concurrente externo

Control posterior externo

Interno

Externo

Control

CLASES DE OBJETO DE CONTROL Los bienes de la organización

Bienes materialesBienes inmateriales

Los integrantes de la organizaciónRoles ocupacionalesDesempeño y rendimiento

Las actividades de la organización

TIPOS DE CONTROL

Control Superior Control de Resultados Control de Gestión Control Operacional Control Simple

TIPOS DE CONTROL

Planeamiento Estratégico

Control superior

Control de resultados

Control de gestión

Control operacional

TIPOS DE CONTROL

OBJETIVOS Niveles

INSUMO Input

PRODUCTO Output

POLITICOS Decisión Objetivos

ESTRATEGICOS Dirección Metas

LOGISTICOS Gestión Recursos

TACTICOS Supervisión Métodos

OPERATIVOS Ejecución Acciones

Control superior

Control de Resultados

Control de Gestión

Control Operacional

Control Simple

GO

BIE

RN

O