administración empresarial
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ADMINISTRACIÓN EMPRESARIALPROFESOR : Lic. MARCO BALDEÓN
1.-LA SOCIEDAD DE ORGANIZACIONES En una sociedad de Organizaciones, en la que éstas tienen que conseguir que el saber, la información y los conocimientos sean productivos y útiles para la sociedad y las personas.
ORGANIZACIÓN Una organización es un grupo de especialistas que trabajan juntos con eficiencia y eficacia en una tarea y objetivo común.
El recurso básico ya no es el capital, ni los recursos naturales ni el trabajo es y será el conocimiento.
El valor ahora es creada por la productividad y la innovación aplicaciones ambas del conocimiento.
2.-ADMINISTRACIÓN y EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
ADMINISTRACIÓN
OBJETO
FIN
ESENCIA
InstrumentalCon que Trabaja
Organismo Social
Obtener Resultados
Máxima eficiencia en la Coordinación
Verdades(Ciencia)
Reglas e Instrumentos
(Técnica)
ConsejosCasuística(Práctica)
Operación
Estructuración
ETAPAS : (ORGANISMO SOCIAL O VIDA SOCIAL)ETAPAS : (ORGANISMO SOCIAL O VIDA SOCIAL)
1.- En todo organismo, la primera etapa es la estructuración o construcción del mismo.
2.- La segunda etapa, totalmente estructurada el organismo, desarrolla de manera plena las funciones, operaciones o actividades.
DOS ASPECTOS (ORGANISMO SOCIAL)
1.- Como deben ser las relaciones que se dan en un organismo social.
2.- Como son de hecho esas mismas relaciones.
LA ADMINISTRACIÓN CIENCIA, TÉCNICA Y ARTE
Ciencia:Es científica se funde en ciencias teóricas, principios.
Técnica:En su naturaleza, reglas, estrategias, procedimientos, etc.
Arte : El elemento humano es el factor mas importante en la administración.
Proceso Administrativo
CONTROLARPLANEAR
ORGANIZAR
DIRIGIR
-Valores
-Visión
-Misión
-FODA
-Objetivos
-Estrategias
-Políticas
-Presupuesto
-Tomar decisiones
-Motivación
-Liderazgo
-Comunicación
Medir
Evaluar
Retroalimentación
- Obtener, ordenar, agrupar los recursos.
-Organigramas
-Manuales
-Jerarquía
Características del Proceso
1. Cíclico: permanente y continuo
2. Interactivo: cada función influencia y es
influenciada por las otras
3. Reiterado: los pasos no son rígidos pero
entre todos conforman una unidad
4. Sistémico: ninguna parte se puede
analizar aislada-mente
3.-METODOLOGIA DE CASOS
1.-ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO2.-ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO.3.- PROBLEMA : PRINCIPAL. SECUNDARIO.4.-ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN .5.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE CADA
ALTERNATIVA . 6.-COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS.
7.- TOMA DE DECISIÓN .8.- PLAN DE ACCIÓN .8.- CONTROL Y EVALUACIÓN.9.- DESVIACIONES Ó CUELLOS DE BOTELLA. 10.-RETROALIMENTACIÓN
4.-¿Qué es Planeación?
Planeación es un procedimiento formal para producir un resultado ‘articulado’, en la forma de un sistema integrado de decisiones
Mintzberg (1994)
Principios
1.-Precisión :Los planes no deben hacerse con afirmaciones largas y genéricas sino, con la mayor precisión posible.
2.-Flexibilidad :Dentro de la precisión todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan.
3.-Unidad :Los planes deben de ser tal naturaleza que puedan decirse que existen uno solo para cada función y todos deben estar coordinados e integrados
. ETAPASSegún: ROBERT J. THIERAUF, ROBERT C. KLEKAMP Y DANIEL W.
GEEDING1. Establecer Objetivos –se determinan los objetivos generales y
sus derivados en función de qué se ha de lograr, donde ha de ocurrir la acción, quién ha de realizarla, cómo se ha emprender y cuando se ha de concluir.
2. Recabar y Pronosticar Información –se estima críticamente el estado actual de la organización y perspectiva futura en relación con factores ambientales externos e internos.
3. Hacer Supuestos –se elaboran planes basándose en situaciones económicas buenas, regulares y malas.
4. Determinar y Evaluar Planes Alternativos –se limita el número de alternativas a las más prometedora y se evalúan los planes utilizando modelos matemáticos, si son necesarios.
5. Escoger el Plan y Elaborar Planes Secundarios –se decide acerca de una o más alternativas y se elaboran planes derivados, incluyendo retroalimentación.
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos• Visión• Premisas• Objetivos y metas• Estrategias• Reglas y Políticas• Procedimientos • Programas• Presupuestos
LA PLANEACION
Desglose de los objetivos
Los objetivos de la organizaciones se visualizan en una jerarquía que van desde los objetivos generales (cúpula) hasta los objetivos operativos u operacionales (base de la jerarquía)
AMPLITUD
MENOR
MAYOR
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: Determinación de objetivos de la organización
POLITICAS: Disposiciones de los objetivos como guías para la acción
DIRECTRICES: Líneas básicas y genéricas de acción
METAS: Objetivos por alcanzar a corto plazo
PROGRAMAS: Actividades necesarias para cada meta.
PROCEDIMIENTOS: Modos de ejecución de cada programa
METODOS: Planes para la ejecución de tareas
NORMAS: Reglas para cada procedimiento
ESPECIFICACIÓN
• El propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.
• El propósito se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.
• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
• La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.
• Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.
• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.
• Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.
• Ejemplo: No fumar
• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
• Premisas• Las premisas de planeación son las condiciones
previstas en que operan los planes.• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las
condiciones futuras que afectarán la operación de los planes, la técnica más conocida es el FODA.
• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.
• Son fines a los que se quiere llegar.• Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de
largo plazo.• Surgen de los objetivos
• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.
• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.
• A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento.
• Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
• Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto.
JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN
PresupuestosPresupuestos
ProgramasProgramas
ProcedimientosProcedimientos
Reglas y políticasReglas y políticas
EstrategiasEstrategias
Objetivos y metasObjetivos y metas
PremisasPremisas
VisiónVisión
Propósitoy misión
Propósitoy misión
LA PLANEACION
Tipos de planes
Clases de
planes
Presupuestos
Relacionados con el dinero
Relacionados con el tiempo
Relacionados concomportamientos
Programas oprogramaciones
Reglas o reglamentos
Cómo deben comportarse las
Personas en DeterminadasSituaciones
Correlación entretiempo y actividades
(agendas). Rep.por cronogramas
Ingreso/gastoen determinado
tiempo
Métodos de trabajoo ejecución
representadospor flujogramas
RelacionadosCon los métodos
Procedimientos
5.-ORGANIZACIÓNPROFESOR :Lic. Marco Baldeón
Proceso Administrativo
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
- Agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales.
- Dividir el trabajo que se ha de realizar. - Agrupar órganos y actividades en una estructura lógica.
- Designar a las personas para su ejecución.
- Coordinar las diversas actividades.
DIRECCIÓNCONTROL
DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN
Diseño organizacional
Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización así como las circunstancias del entorno. Establecer relaciones de autoridad y tomar medidas para coordinar esfuerzos.
DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN
Todo gerente debe escoger entre una gran cantidad de marcos alternativos para puestos de trabajo y departamentos.
La estructura de una organización es consecuencia de las decisiones de su dirección sobre cuatro importantes atributos presentes en todas las organizaciones:
1) Los administradores dividen toda la actividad que se debe llevar a cabo en trabajos menores (división del trabajo-especialización).
2) Los gerentes deciden la forma de agrupar los puestos de trabajo (departamentalización). Se puede concretar en grupos relativamente homogéneos o heterogéneos.
3)Los gerentes deciden las dimensiones adecuadas del grupo que responde ante cada superior (ámbito de control).
4)Los gerentes proceden a distribuir autoridad entre los puestos de trabajo (delegación de autoridad).
Autoridad Especialización Departamentalización Cadena de Mando Tramo de Control Centralización / Descentralización Formalización
Elementos de la Estructura
Schmidt Urdanivia Johannes 30
Cuatro pasos tradicionales para organizar
1. División de trabajo y especialización:Dividir la carga total del trabajo en tareas que puedan ejecutar lógicamente los individuos o grupos.
2. Departamentalización:Combinar y agrupar a las personas y tareas de manera lógica y eficiente en unidades organizacionales. (Busca la homgeneidad.)
3. Jerarquía:Especificar quién se debe subordinar a quién en la organización. Este vínculo de departamentos origina la jerarquía organizacional.
4. Coordinación:Establecer mecanismos para integrar las unidades departamentales en un todo coherente y monitorear la eficacia de esa integración.
Conceptos de LINEA y STAFF
Las funciones de línea son las que repercuten directamente sobre el logro de objetivos de la empresa.
Las funciones de staff ayudan al personal de línea a trabajar de modo más eficaz para el logro de objetivos.
La naturaleza de las relaciones de LINEA y STAFF
La autoridad de línea le da a un superior autoridad sobre su
subordinado.
Schmidt Urdanivia Johannes 33
Nivel Organizacional
Organización Administrativa
Contenido Tiempo Amplitud
Institucional
Diseño Organiza-cional Genérico y
SintéticoLargo Plazo
Macro-orientado. Aborda la Organización como un todo
Intermedio Diseño Departa-mental
Menos Genérico y
Más detallado
Mediano Plazo
Enfoca la Unidad
organizacional por separado
Operacional Diseño de Cargos y Tareas
Detallado y Analítico
Corto Plazo Micro -orientado. Aborda cada operación por separado
La Organización administrativa en los Tres Niveles Organizacionales
6.- ORGANIMETRÍA
PROFESOR: MARCO BALDEÓN
Organización Definición
Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre la función, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máximo de eficiencia, dentro de los planes y objetivos señalados
La organización tiene cuatro componentes tangibles que son:- El trabajo.
- Las relaciones.
- Los empleados.
- El ambiente.
AspectosClases de Organización:
a) Organización formal: se basa en la división racional del trabajo y la diferenciación e integración de los miembros. En la organización planteada; la que esta en el papel.
b) Organización informal: surgen espontáneamente y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal; y a partir de las relaciones como componentes de cargos.
Diseño Organizacional
La palabra diseño denota una forma, patrón estructura o algo semejante utilizado por la empresa para alcanzar uno o más objetivos incluye la definición de la estructura básica de la empresa como dividir y asignar la tarea entre departamento, divisiones, equipos y cargos.
Requisitos Fundamentales en el Diseño Organizacional
Estructura Básica Diferenciación
Mecanismo de
Operación
Formalización
(Reglas, Reglamentos)
Mecanismo de
División
Centralización
(Jerarquía de Autoridad)
Mecanismo de
Coordinación
Integración
Instrumento Normativo de la Organización El estatuto El reglamento interno El reglamento o manual de organización y
funciones. El manual de procedimiento. El organigrama. Otros reglamentos:
- Reglamento Único de Adquisiciones. - Reglamento de Licitaciones. - Reglamento de Contrato. - Reglamento de Préstamo. - Reglamento de Seguridad Industrial.
Tipos de Órganos
1. Órganos de Gobierno:- Junta General de Accionistas. 2. Órganos de Dirección: Planes, objetivos, políticos
y diferentes elementos de gestión.- Directorio y Gerencia General. 3. Órganos Ejecutivos: Ejecuta los acuerdos del
directorio, así como las funciones gerenciales.
Organismos de Control:
- Consejo de Vigilancia.
- Auditoria.
5. Órgano de Asesoramiento:
- Asesoría Jurídica.
- Asesoría Financiera.
6. Órganos de Apoyo:
- Secretaría General.
- Oficina de Relaciones Públicas.
Representación Gráfica:
Ya hemos visto que la disposición de un organigrama, determina las funciones y jerarquías se orientan de arriba hacia abajo (verticales) o de izquierda a derecha (horizontales); estando cada función representada por un rectángulo, el mismo que se enlaza a otro por medio de trazos verticales y horizontales, llamados líneas de responsabilidad y subordinación.Al dibujar un organigrama, hay que utilizar líneas de ángulo recto, las oblicuas sólo se usan para mostrar relaciones muy especializadas.
Reglas Gráficas
Las posiciones personales o unidades orgánicas se grafican con rectángulo, cuya superficie debe estar en proporción directa con el nivel o importancia jerárquica del órgano que representa.
La línea de autoridad y responsabilidad principal, deben señalarse con trazos continuos y las líneas secundarias de autoridad funcional, con trazos intermedios.
a) Línea de Autoridad o Mando.- Está representada por una línea vertical, que unida por la parte
céntrica del rectángulo, desciende hacia una línea horizontal o a la superior y céntrica del mismo; éste indica que las unidades administrativas que caen bajo la línea vertical, son subordinadas.
b) Línea de Subordinación.-
Es aquella que formando una “L” indica que la unidad administrativa interior está subordinada a la superior.
c) Línea Horizontal.-Es aquella que ubica en posición horizontal con relación al plano se encuentra unida por su parte céntrica con la línea de mando o autoridad.
d) Línea de Asesoría.-En aquella que partiendo de la línea de autoridad va a unirse a la parte lateral del rectángulo asesor.
e) Línea de Coordinación.- Se da este nombre a los segmentos de recta o línea punteada que une dos o más unidades administrativas.
Significa máxima autoridad orgánica
Significa la representación de un órgano compuesto por vario puestos de trabajo
Significa que es un órgano por crearse
Significa que en el órgano de compras hay 4 compradores
Y en el de ventas hay 10 vendedores
Significa que la Sub-gerencia tiene funciones establecidas
Nota: para indicar la dependencia de un órgano sobre otro se traza la línea recta hacía el centro del rectangulo procurando que siempre exista simetría.
Significa que la Sub-gerencia no tiene funciones especificas y hace las veces de asistente del Gerente. No tiene mayor aplicación en las organizaciones.
4
10
COMPRAS
VENTAS
GERENCIA
SUB GERENCIA
GERENCIA
SUB GERENCIA
EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL S.A.
Organos de Control
Organos de Apoyo
Organos de Dirección
Organos Ejecutivo1er Nivel
Organos de
Asesoramiento
Organos Ejecutivos2do Nivel
Organos Ejecutivo3er Nivel
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
2. Por producto. Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
1. Funcional. Es común en las
empresas industriales; consiste
en agruparlas actividades
análogas según su función
principal.
3.-Geográfica o por Territorios están divididas y organizadas sobre la base de su ubicación. En algunos casos estas organizaciones se usan para operaciones internacionales, en otras, las divisiones pueden basarse solo en ciudades
4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo.- En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
6. Por Secuencia.- Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
7.- MIXTA.- SON LAS QUE SE DISTRIBUYEN LAS ÁREAS EN DIFERENTES TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN, DE ACUERDO A LA NECESIDAD FUNCIONAL Y OPERATIVA DE LA EMPRESA.
TEMAS : SEMANA 2 1.-Dirección. 2.-Caso. 3.- Taller
Autoestima-Autoridad.
4.-Control. Caso La Decana
La dirección es la función administrativa que se refiere a la relación interpersonal del administrador con sus subordinados.La función principal es promover la integración y articulación entre las variables organizacionales y las variables individuales
Dirección :Definición
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN
De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la Vía Jerárquica: Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN
De la Resolución del conflicto: indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan. Aprovechamiento del Conflicto:
ExperienciaExperimentación. Investigación Aplicar la Decisión
¿DondeIniciamo
s?¿Que
decisión
tomo?
Para dirigir a las personas básicamente el GERENTE debe saber:(ELEMENTOS)
Nota:
Aquí es donde se dice que la administración es un arte
1. Motivar2. Liderar-Liderazgo3. Comunicarse4. Tomar decisiones5.-Resolución de conflicto
Autocrático – Coercitivo
Autocrático –
Benevolente
Consultivo Participativo
Centraliza todas sus decisiones
Descentraliza alguna decisión
Descentraliza las decisiones
Total descentralización
Intimida a los subordinados
Intimida y a su vez es flexible
Consulta a los subordinados
Participan todos los subordinados
Sólo da órdenes
Recibe alguna orientación
Información vertical
Intensa comunicación
Implanta muchas normas
Da alguna libertad
Confía en la personas
Total autonomía del subalterno
Sanciona drásticamente
Castiga y recompensa $
Énfasis en las recompensas $
Recompensas $, sociales, etc.
Tipos de estilos de dirección
Según Licker:
La motivación es una necesidad lo suficientemente estimulada como para impulsar al individuo a buscar la satisfacción.
La Motivación: Definición
Nota:Toda conducta comienza con una necesidad.
FisiológicasAlimentación
SeguridadMiedo
AfectoPertenencia a un grupo
EstimaStatus
Autorrealización
Aumentar el sueldo
Otorgar Estabilidad laboral
Realizar programas deportivos
Realizar programas de asensos
Pirámide de las jerarquía de necesidades
Posibles soluciones en cada nivel
Al evento, la ocurrencia momentánea, de que una persona pueda lograr inducir a otras a cambios significativos.
Liderazgo: Definición
Nota:No existe lideres, existe LIDERAZGO.Y el liderazgo ,además, es eventual, ubicuo, evanescente y colectivo.
El liderazgo
Eventual
Colectivo
Ubicuo
Evanescente
Ocurre en momentos específicos no predeterminados
se encuentra en las relaciones entre las personas, no forma parte de las características de una persona especifica
Una vez ocurrido desapareceCualquier persona en
cualquier posición jerárquica puede ejercerlo
Quien ejerce el liderazgo es quien ha logrado manejar la red compleja de interacciones de la organización logrando alterar el rumbo de las organizaciones
¿QUÉ ES EL CONTROL? Comprobar constantemente que todo se
desarrolle según los planes y las previsiones adoptadas
Asegurarse que los planes y previsiones respondan en todo momento a la realidad en la que se actua
LA FUNCION DEL CONTROL Es la función de la actividad gerencial o
administrativa para verificar si el comportamiento de la organización se realiza de acuerdo a lo planeado a fin de identificar desviaciones, para corregirlas y prevenir su reincidencia
Es un proceso de carácter permanente dirigido a la medición y a la valoración de cualquier actividad o prestación sobre la base de criterios y de puntos de referencia fijados, y a la corrección de las posibles desviaciones que se produzcan respecto de tales criterios y puntos de referencia
MARCO DE CONTROL El establecimiento de estándares,
normas, metas, forman parte del proceso de planeamiento y no del control
El control, no existe sin un sistema de información
La acción correctiva, no forma parte del proceso de control, sino de las funciones de planeación, organización, integración o dirección.
SUJETO DE CONTROL – ACERCA DE QUIEN CONTROLA?
Todo aquel componente o integrante de la organización que tiene asignado responsabilidades, es decir, que tiene capacidad de decisión aun en cuestiones de rutina, es sujeto de control
Sujeto de control = Responsable del control
El nivel de responsabilidades, tiene relación con el tipo de control del sujeto de control
CLASES DE CONTROL
Control previo interno
Control concurrente interno
Control posterior interno
Control previo externo
Control concurrente externo
Control posterior externo
Interno
Externo
Control
CLASES DE OBJETO DE CONTROL Los bienes de la organización
Bienes materialesBienes inmateriales
Los integrantes de la organizaciónRoles ocupacionalesDesempeño y rendimiento
Las actividades de la organización
TIPOS DE CONTROL
Control Superior Control de Resultados Control de Gestión Control Operacional Control Simple
TIPOS DE CONTROL
Planeamiento Estratégico
Control superior
Control de resultados
Control de gestión
Control operacional
TIPOS DE CONTROL
OBJETIVOS Niveles
INSUMO Input
PRODUCTO Output
POLITICOS Decisión Objetivos
ESTRATEGICOS Dirección Metas
LOGISTICOS Gestión Recursos
TACTICOS Supervisión Métodos
OPERATIVOS Ejecución Acciones
Control superior
Control de Resultados
Control de Gestión
Control Operacional
Control Simple
GO
BIE
RN
O