ЭЛЕКТРОННЫЙ ЮРИЛИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ …naiz.org/news/Презентация...

ЭЛЕКТРОННЫЙ ЮРИЛИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ

ДОКУЕНМЕНТООБОРОТ

EDISOFT – международный провайдер услуг по обмену

электронными данными и системный интегратор.

EDISOFT работает на IT-рынке с 1999 года.

EDISOFT провайдер обеспечивает:

• передачу сообщений

• достоверность

• конфиденциальность

• оперативность

• безопасность

Компания EDISOFT

Платформа EDISOFT – B2B платформа для

обмена электронными документами.

• 10 лет разработки

• простая и функциональная веб-версия

• интеграция с большинством учетных

системам (1С, SAP, Oracle и др.)

• использование протоколов

передачи данных (HTTPS, FTP, SFTP,

VPN, AS/2)

• совместимость с различными

стандартами передачи данных:

XML, CSV, TXT, XLS, EDIFACT

• возможность доработки под

индивидуальные требования клиента

EDI Платформа

В электронный вид можно перевести

Практически любые типы документов

Электронный юридически значимый документ –это:

• Документ, содержащий те же реквизиты и

данные, что и бумажный аналог.

• Подписывается электронной цифровой

подписью (ЭЦП) руководителем или

доверенным лицом

• Регистрируется в журнале учёта и книгах

покупок и продаж (для счетов-фактур)

• Хранится в электронном виде в течение

установленного законодательством срока ( 5

лет для счетов-фактур)

• Может быть представлен в налоговую

инспекцию или в суд.

Электронный обмен юридически значимыми документами, в соответствии с приказом Министерства Финансов, осуществляется с участием Оператора Электронного Документооборота.

ВРЕМЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫХ ДОКУМЕНТОВ В РОССИИ

Организация документооборота с

контрагентами

Участники юридически

значимого документооборота

Правовые основы использования

Электронных документов

Передача электронных документов в суд

Ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ

от 24.07.2002 № 95-ФЗ

Передача электронных документов в налоговуюПриказ ФНС России от 17.02.2011

N ММВ-7-2/168@

Порядок выставления и получения ЭСФПриказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н

Об электронной подписиФедеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ

Утверждение форматов электронных документов

Приказ ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@

Зачем бизнесу электронный

Документооборот?

Временные затраты связанные с

Использованием бумажных документов

15 %Вырастает

документооборот

ежегодно

30 %Времени

тратится на

согласование

документов

6 %

Документов

безвозвратно

теряются

до 20 Раз копируется

каждый

внутренний

документ

до 150 Часов в год тратит

сотрудник на

поиск документов

По данным исследования IDC, Siemens Business Services (2000 г.)

Структура затрат на один

пакет закрывающих документов

Преимущество электронного

документооборота

Преимущества использования

Электронных счетов-фактур

25-75%Снижение

количества

бумажных

документов

Сокращение

времени

обработки

документов

Сокращение

человеческих

ресурсов на

обработку

Общая экономия

от всего

оборота

компании от

внедрения ЭДО

65%

25-40% 1-2%

По данные эксперта в области e-invoicing Бруно Коха (компания Billentis).

Повышение

скорости

получения

платежей

30%

Начало работы с электронными

документами

Присоединение к регламенту – признание

электронных документов равнозначными

бумажным.

1. Направить заявление о присоединении к

Регламенту

2. Оператор присваивает уникальный номер

участника ЭДО

3. Оператор в течение 3 дней регистрирует

компанию в ФНС

4. Теперь можно передавать документы в

электронном виде ( в том числе и в налоговую)

Электронная цифровая подпись

Наличие ЭЦП (ЭП) – обязательное условие для обмена юридически значимыми документами.

По сути это аналог “чернильной” подписи и печати.

Электронная подпись (ЭП) – служит для:

1. Контроля изменений и защиты от подделки

(любое изменение документа сделает ЭЦП не

действительной)

2. Идентификации лица, подписавшего документ и

невозможность отказа от авторства

Для подписания ЭСФ необходимо использовать усиленную

квалифицированную электронную подпись.

Отличительные особенности

электронного

документооборота

Важно знать для учета ЭСФ

Дата составления

Дата получения Дата выставления

Статус о получении счета-фактуры покупателем подтверждает техническое получение счета, но не свидетельствует о его акцептовании.

Организации будут вести один журнал учёта счетов-фактур,

состоящий из двух частей:

- выставленные счета-фактуры (часть 1)

- полученные счета-фактуры (часть 2)

Важно обращать внимание на код способа выставления

счета- фактуры.

Код “1”в колонке № 3 журнала, означает что документ

выставлен/получен в бумажном виде. Код “2” – в электронном.

Учет электронных счетов-фактурв журнале учета

Схемы внедрения

EDI WEB

WEB-доступ осуществляется через портал провайдера и является самым простым и быстрым способом для начала работы с электронными документами. Интуитивно понятный интерфейс позволяет максимально быстро освоить основы работы с электронными юридически значимыми документами без

отрыва от производства.

Интеграция

Максимальная эффективность от внедрения ЭДО может быть достигнута при интеграции учетной системы к технологии ЭДО.

Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему, ускоряя процесс передачи, обработки и ввода данных в систему, а также исключая ошибки ручного ввода.

Варианты работы с электронными документами

Конвертационная схема:

Создание ЭСФ, ТОРГ-12, АКТ в формате EDI в

учетной системе Продавца, передача документов

EDISOFT, конвертация документов в формат ФНС

провайдером и подписание Продавцом

конвертированного документа электронной

подписью на платформе EDISOFT. (В том числе и

массовое подписание одним кликом).

WEB Схема

Создание и подписание документов происходит на платформе EDISOFT

Учетная система

поставщика

Учетная система

покупателя

Web интерфейс

ИНТЕГРАЦИЯ

Учетная система

поставщика

Учетная система

покупателя

Создание и подписание документов происходит непосредственно в учетной

системе.

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ

Интеграция с существующей системой ERP( 1С, SAP и т.д.) позволяет:

• Работать в удобном интерфейсе и не менять бизнес процессы компании

•Сокращать время на обработку каждого документа до 80% - Резко уменьшается время с момента заказа до момента поставки и оплаты товара, что ускоряет движение денежных средств.

• Уменьшение количества ошибок в документах вследствие исключения ручного ввода данных;

•Полный контроль документооборота на всей цепочке«заказ-поставка» (отправлен, прочитан, не прочитан);

•Исключение возможности потери документов;

•Снижение затрат, связанных с бумажнымдокументооборотом;

• Полная Юридическая значимость;

Отправка документа клиенту из ERP(пример интеграционного модуля для 1С)

Статус документа, отправленного

контрагенту

Список документов для отправки

Статус документа,

отправленного контрагенту

Массовое подписание и отправка

электронных документов

контрагентам

Отправка документа клиенту из ERP(пример интеграционного модуля для SAP)

Список документов

для отправки

Массовая отправка контрагентам

Отправка документа клиенту из ERP(пример интеграционного модуля для SAP)

КОНВЕРТАЦИОННАЯ СХЕМА

Учетная система

поставщика

Учетная система

покупателя

Создание документов происходит в учетной системе, а подписание на

платформе EDISOFT. Документ конвертируется в ФНС формат и отправляется

контрагенту.

Хранение электронных

юридически значимых документов

EDISOFT гарантирует передачу документов по защищенным каналам связи, исключающим кражу, искажение и подмену.

EDISOFT обеспечивает и физическую безопасность файлов:

• круглосуточная охрана;

• система контроля доступа;

• внутреннее и внешнее

видеонаблюдение;

• присутствие техподдержки в дата-

центре 24/7

Подписание электронных документов, уведомлений оператора и сведений об ЭЦП пользователей должно осуществляться на территории Российской Федерации не менее 5 лет.

КЛИЕНТЫ EDISOFT В РОССИИ

Спасибо за внимание!