основы и трюки excel

Основы и Трюки Excel

повышаем свою эффективность

Формула =ВПР()

Формула =ВПР( x ; таблица ; столбец ; точность ) ищет значение в первом столбце таблицы и возвращает значение в той же строке из другого столбца таблицы.

Если значение не найдено, то выдаст значение #Н/Д.Но если результат поиска

надо использовать в дальнейших вычислениях, то используем:

=ЕСЛИОШИБКА( x ; у ) где х – значение; y – значение если ошибка

Неточное соответствие в формуле ВПР()

Формула ВПР(x;y;z;ИСТИНА) с не точным соответствием помогает решить проблему вычисления многоуровневых условий, например: расчёт бонусов от выполнения плана или вычисление накопительной скидки.

Точное соответствие Неточное соответствие=ВПР(;;;ЛОЖЬ) =ВПР(;;;ИСТИНА)

Формулы СуммЕсли(), СчётЕсли()

Функция ВПР() нужна тогда, когда надо найти одно значение, а если надо найти несколько значений и произвести с ними вычисления, например суммировать, то используем:

СуммЕсли(), СуммЕслиМн(), СчётЕсли(), СчётЕслиМн(),

СрЗначЕсли(), СрЗначЕслиМн()

=СУММЕСЛИ(Диапазон;Критерий;Диапазон_сумирования)

Если диапазонам присвоить имена. Формулы становятся понятнее.Сравните:=ЕСЛИ(G3>=C3;ЕСЛИ(G3>=E3;B3*F3;0);-B3*30%*F3)*H3

=ЕСЛИ(ФактПлан>=ПланМин;ЕСЛИ(ФактПлан>=ПланМакс;Бонус*Факт;0);-Бонус*30%*Факт)*Коэф

*формула для строчки Автомобили:=ЕСЛИ(ФактПлан>=ПланМин;Факт*Бонус;0)*Коэф

Именование диапазонов

Более универсальная формула, но и чуть более сложная в использовании – формула массива.{=СУММ(ЕСЛИ($A2=Отдел;1;0)*ЕСЛИ(B$1=Продуктивность;1;0)*НачислЗП)}

Что делает формула:значение каждой строки проверяется на

соответствие условию, при положительном сравнении присваивает

значение 1, иначе 0. Далее все значения перемножаются, пример: 1*0*20000 = 0; 1*1*12500 = 12500. Значение, рассчитанное для каждой строки запоминается и затем суммируется: {=СУММ(0;12500;27180;0 …)} С массивами можно использовать и другие вычисления, например:

МАКС(), МИН(), СрЗнач() и т.п.

* Кавычки вводятся одновременным нажатием клавиш Ctrl + Shift + Enter

Формулы массивов {=…}

Очень лёгкий в настройке отчёт в любых разрезах.Закладка «Вставка»На настройку отчёта уходит не более 5 минут!!!

Отчёт настраивается по принципу «Перенеси и брось».

Сводные таблицы

Для таблиц, с которой постоянно приходится работать (сортировать, фильтровать, считать по ней что-то) и содержимое которой периодически изменяется (добавляется, удаляется, редактируется).

Плюсы, кроме приятного оформления:

1. Таблице присваивается Имя, которое можно использовать в формулах;2. Автоматическое изменение размера при добавлении значений;3. Автофильтр;4. В новых сроках копируются формулы;5. При вставке формулы, предложит скопировать на всю колонку;6. При прокрутке названия столбцов появляются вместо имён колонок А, В, С… ;7. Автоматическая строка итогов с вариантами вычислений;8. Имена для отдельных частей «Умной» таблицы: =Таблица1[#Данные] , =Таблица1[#Итоги] , =Сумм(Таблица1[НДС]).

Динамические «Умные» таблицы

Многие регулярно повторяющиеся операции можно записать в макрос и присвоить комбинацию «горячих» клавиш.

1. Нажать кнопку «Запись макроса»;2. Настроить Имя макроса, Сочетание клавиш, Описание;

3. Выполнить действия, например: выделить именованный диапазон и отсортировать его по нескольким условиям, в т.ч. по цвету ячеек;4. Нажать кнопку «Остановить макрос».

Запись макросов

Специальная вставка позволяет не только вставлять значения, а не формулы, но производить вычисления

Надо скопировать значение, на которое надо умножить/разделить или сложить/вычесть;Выделить диапазон ячеек, к которому применяем вычисления;Выбираем операцию через специальную вставку.

Например, в ежемесячном отчёте по VIN, таким образом можно прибавить стоимость доукомплектации к себестоимости автомобиля, просто выделить колонку со стоимостью докукомплектации, скопировать и выполнить специальную вставку операцией «сложить».

Ctrl + Alt +V

Вычисления без формул

1000 тыс.

-1 отрицат.

1,18 НДС

0,18 НДС

1,15 РК

0,87 НДФЛ

1,13 НДФЛ

Для сбора данных с разных источников едином формате, можно ограничить выбор значений проверкой данных

Закладка

«Данные»

=Дилеры – имя диапазона

Форма выбора

1. Выделить все ячейки;2. Формат ячеек/Защита/Защищаемая ячейка

нужно снять галочку

3. Клавиша F5/кнопка «Выделить»/Формулывыделяться все ячейки с формулами

4. Формат ячеек/Защита/Защищаемая ячейка нужно поставить галочку

5. Защитить лист

Защита только формул

При вставке новых строк в таблицу часто приходится перенумеровывать список1. =СТРОКА()2. =СТРОКА()-43. =СТРОКА()-СТРОКА($A$4)

Последняя формула универсальна

Номер по порядку

Поиск повторяющихся значений

1. Выделяем диапазон с данными;2. Применяем условное форматирование по

формуле: =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$6;A1)>1

Элементы управления

Файл / Параметры / Настройка ленты / РазработчикКаждый элемент формы можно привязать к значению определённой ячейки изменять его.

Например, «Полосой прокрутки» можно менять значение бегунком для подбора

параметра в расчётах; «Счётчиком» - менять значение на ед. вверх-вниз, а если значение привязать к номеру строки таблицы с данными, то по этому номеру выбирать данные строки в печатную форму; «Флажком» – переключать значение «с НДС / Без НДС».

Спасибо за внимание!

Кириллов ЕвгенийНачальник финансового отдела

Тойота Центр Киров / ГК Агат

+7 912 827 75 04Skype: CleverStyle

E-mail: 477504@gmail.com

Основы и Трюки Excel

http://excel-translator.de/ - перевод формул Excel