КОМПЛЕКСНАЯ ПРОГРАММА СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА
Post on 01-Jan-2016
63 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
www.IntelCont.ru1
КОМПЛЕКСНАЯ ПРОГРАММА СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ
КОНТРОЛЛИНГА
Докладчик: АЛЕКСАНДР САФАРОВ, к.э.н.Руководитель группы контроллеров «IntelCont»,
Директор Управления Планирования и Контроля ООО «ПСК «Ремпуть»
www.IntelCont.ru2
Миссия группы IntelCont: Расширять круг российских компаний, с успехом
применяющих инструменты контроллинга для повышения эффективности своего бизнеса
Подробности о нас, путях достижения нашей миссии, наших проектах, заказчиках и партнерах можно узнать на сайте: www.intelcont.ru
Наш сайт адресован Высшим руководителям компаний, которые заинтересованы в повышении управляемости своего бизнеса, уровня его прозрачности (а значит инвестиционной привлекательности) и, как следствие, росте эффективности вложенного капитала
e-mail: group@intelcont.ru телефон: 8-926-211-5346
www.IntelCont.ru3
Сценарий презентации
1. О Группе
2. Контроллинг: было/стало (помодульно)
3. Основные результаты
4. Основные препятствия
5. Что предстоит сделать
www.IntelCont.ru4
Производственно-строительная Группа: краткая характеристика
Состав Группы: Компания-генподрядчик, Имущественный Комплекс, Торговый Дом, 10 ремонтно-строительных предприятий-субподрядчиков в различных регионах РФ
Год основания Компании: 1991 г.
Основной вид деятельности: строительство и ремонт магистральных железных дорог и подъездных железнодорожных путей
www.IntelCont.ru5
Производственно-строительная Группа: краткая характеристика
География работ: территория РФ и стран ближнего зарубежья
Брутто-доход от генподрядных работ в 2004 г. превысил 2,0 млрд. руб.
Тенденции и характеристика: Группа динамично растет и развивается, и за годы эффективной деятельности завоевала имидж солидного и надежного партнера
www.IntelCont.ru6
Производственно-строительная Группа: история развития
События
2004
1991
1996
2003
Основание ПТБ
Основание первого
предприятия
Учреждение Торгового
Дома
Организация Управления
ПиК
Взятие планки
оборота 1 млрд. руб.
Выходна рынок
СНГ
Основание Компании Ремпуть
Взятие планки
оборота 2 млрд. руб.
www.IntelCont.ru7
Производственно-строительная Группа: география региональной сети
www.IntelCont.ru8
Производственно-строительная Группа:
заказчики и партнеры
Портфель заказов Компании формируют договора с ОАО «РЖД»и крупными промышленными предприятиями различных отраслей, среди которых:
• ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат» и ОАО «Оскольский электрометаллургический комбинат»
• Центральное Управления Военных сообщений Министерства обороны РФ
• АО «Газпром-Авиа» (РАО «Газпром»)• ОАО «Роснефть», ОАО «Славнефть», ОАО «Калуганефтепродукт»
(ОАО «ТНК»)• ОАО «Мосэнерго», Канаковская ГРЭС, Рязанская ГРЭС• Михайловский ГОК, Раменский ГОК, ЗАО «Концерн Росснедра»• ОАО «ЭКЗ «Лебедянский», АФО «Ферейн» ИЧП «Брынцалов»• ЗАО «Клинский Пивокомбинат» и ЗАО «Курсив» – «Экстра-М» и др.
www.IntelCont.ru9
Состояние системы управления бизнесом. БЫЛО (март 2003 г.)
• Неадекватная уровню развития Компании и неформализованная организационная структура. Отсутствие положений о структурных подразделениях
• Отсутствие корпоративных стандартов управления. Неопределенные формы хозяйственно-экономических отношений между бизнес-единицами
• Неадекватный качественный уровень руководителей бизнес-единиц
• Отставание уровня развития информационной системы от уровня развития бизнеса. Низкий уровень компьютерной грамотности персонала
• Неудовлетворительная прозрачность информации
www.IntelCont.ru10
Состояние «контроллинга». БЫЛО (март 2003 г.)
• Нулевой уровень корпоративной нормативно-методической базы контроллинга
• Непонимание необходимости разработки годовых и более долгосрочных бизнес-планов
• Полное отсутствие производственного планирования
• Недоразвитая система бюджетирования • Отсутствие адекватного производственного и
управленческого учета• Качественное и количественное несоответствие
персонала экономистов и IT-специалистов сложности и объемам требующих решения проблем
www.IntelCont.ru11
Необходимость изменений
• Динамичный рост, региональное развитие и увеличение количества операций требовали качественно нового уровня управления бизнесом
• Объем информации превысил возможности менеджмента «держать все в голове»
• Потери информации вследствие увольнения ключевых фигур приводили к непоправимым последствиям
• Непрозрачность информации снижала эффективность управления
• Существовали риски потери контроля над бизнесом
www.IntelCont.ru12
Цель и задачи проекта
Цель:• Создать систему своевременного обеспечения
менеджмента Компании полной и достоверной информацией, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений
Задачи:• Повысить эффективность управления Компанией• Повысить управляемость бизнес-единиц и усилить
контроль за их деятельностью• Усилить контроль над активами Компании и
повысить эффективность их использования• Перейти к управлению затратами• Сократить время на принятие управленческих
решений
www.IntelCont.ru13
Основные модули проекта • Внедрение новой организационной структуры Компании• Формирование аппарата и организационной структуры контроллинга• IT – решения• Разработка и внедрение системы пятилетнего бизнес-планирования• Создание системы экономических взаимоотношений между бизнес-
единицами• Оптимизация модели проектного анализа прибыльности
генподрядных работ с применением принципа EVA и внедрение пост-проектного аудита
• Организация автоматизированного планирования и процентования работ по субподрядным соглашениям
• Разработка и внедрение бюджетного управления деятельностью компании
• Организация системы вертикально-интегрированного учета и отчетности
• Организация внутреннего аудита и контрольно-ревизионных проверок
• Создание мотивационной модели, инициирующей руководителей бизнес-единиц на «правдивое» бюджетирование и достижение целевых установок
www.IntelCont.ru14
Организационная структура УПиК (февраль 2003 г.)
Дирекция Управления Планирования и
Контроля
Отдел планирования и
контроля(ОПиК)
Отдел анализа и расчетов (ОАиР)
Отдел внутреннего аудита (ОВА)
Отдел информационных
технологий(ОИТ)
Отдел системных разработок
(ОСР)
www.IntelCont.ru15
План-график подпроекта
www.IntelCont.ru16
Организационная структура УПиК (декабрь 2004 г.)
Дирекция Управления Контроллинга
Отдел планирования и бюджетирования
(ОПБ)
Отдел анализа и расчетов(ОАиР)
Отдел отчетности и аудита (ООА)
Отдел информационных
технологий(ОИТ)
Сектор системных разработок
(ССР)
Сектор сетевых решений и
обслуживания ИТ(ССРО)
Сектор бизнес- планирования
(СБП)
Сектор оперативного
бюджетирования(СОБ)
Контрольно-ревизионный
сектор (КРС)
Сектор отчетности (СО)
www.IntelCont.ru17
Особенности построения системы
• Система построена на базе платформы «1С: Предприятие 7.7»
• При разработке не использовались типовые конфигурации
• В настоящий момент в системе работает более 100 пользователей
www.IntelCont.ru18
Преимущества единой базы данных
• Единая база данных находится в центральном офисе• Информационная система позволяет работать
пользователям в удаленном режиме on-line• Потребность в обмене данных отсутствует• Обновление осуществляется централизованно в одном
месте• Нет необходимости в синхронизации единых
справочников. Общие элементы доступны всем из единой базы данных
• Оперативность получения отчетов в режиме on-line• Достигнута необходимая масштабируемость системы.
Для добавления новой удаленной точки доступа необходимо наличие выделенного канала Интернет
www.IntelCont.ru19
Администрирование системы
• Протоколирование работы пользователей• Отслеживание авторов и редакторов
документов системы• Разделение прав пользователей по
подразделениям, оперативной и бухгалтерской информации, печати отчетов, на статусы документов, на заработную плату. У каждого пользователя системы можно задавать индивидуальный набор прав
• Администрирование доступа к базе данных происходит в центральном офисе
www.IntelCont.ru20
Схема построения системы
Центральный офис
Локальная сеть Ремпути
SQL-Server
База данных в формате SQL
MS SQL Server 2000
Рабочая станция
1С: Предприятие 7.7
сервер
www.IntelCont.ru21
Оптимизация модели проектного анализа прибыльности генподрядных работ
Цена генподряда
Цена субподряда
Накладные расходы генподрядчика
Операционная прибыль
Операционная рентабельность
Расчет плановой рентабельности. БЫЛО Расчет плановой EVA. СТАЛО
Доход
Прямая себестоимость, в т.ч.:
Расходы субподрядчика
Расходы генподрядчика
Маржинальная прибыль, в т.ч.:
Прибыль субподрядчика
Прибыль генподрядчика
Стоимость прямого рабочего капитала,в т.ч.
В незавершенном производстве
В дебиторской задолженности
EVA
www.IntelCont.ru22
Бизнес-процессы по субподряду
УтвСоглОЦене
Утверждение Соглашения о
субподрядеБаза по
расчету EVA
Расчет EVA
Соглашения о субподряде
УтвАктаПроц
Утверждение акта
процентовки
Наступил срок утвержденияакта процентовки
ПланСуб
Утверждение плана
субподряда
Акты процентовки
Наступил срок утвержденияплана по субподряду
Планы субподряда
ПодпСоглОЦене
Подписание Соглашения о субподряде
Архив Соглашений о субподряде
Процесс реализуется по факту приезда
представителей Субподрядчика в офис Генподрядчика. После
подписания Соглашения в информационной системе
проставляется флаг «Подписан».
ПодпАктаПроц
Подписание акта пороцентовки
Архив Актов процентовки
После подписания акта процентовки в информационной системе проставляется флаг «Подписан»
ПодпПланаСуб
Подписание плана субподряда
Архив Планов субподряда
После подписания плана субподряда в информационной системе проставляется флаг «Подписан»
www.IntelCont.ru23
Ценообразование и заключение соглашения о субподряде
ОВ
А У
Пи
КС
убп
од
ря
дч
ик
ПУ
ТД
ОА
иР
УП
иК
Произведен окончательныйрасчет EVA
УтвСоглОЦене.01
Утвердить соглашение о субподряде в ТД и ПУ
УтвСоглОЦене.02Подписать Соглашение о
субподряде (в части внутренних поставок
материалов)
УтвСоглОЦене.04
Сдать подписанное Соглашение о субподряде
в архив
УтвСоглОЦене.03
Подписать Соглашение о субподряде
УтвСоглОЦене.05Отправить Соглашение о
субподряде субподрядчику на
утверждение
УтвСоглОЦене.06
Изучить соглашение о субподряде
УтвСоглОЦене.08Отправить ответное
письмо с отрицательным ответом с переченем
разногласий по субподряду
УтвСоглОЦене.09
Передать список разногласий в ПУ
Субподрядчик согласен на
условия Соглашения о субподряде?
УтвСоглОЦене.07
Отправить ответное письмо с утвердительным
ответом
Да
Нет
УтвСоглОЦене.11
Передать в УПиК утвержденное
Соглашение о субподряде
УтвСоглОЦене.12
Ввести утвержденное Соглашение о субподряде с признаком "Утвержден"
Соглашения о субподряде
Соглашениеутверждено
Архив Соглашений о субподряде
Соглашение о субподряде отправляется по электронной почте с почтового ящика sogl@remput.ru в формате программы Acrobat Reader
Проставить флаг «Утвержден» в состояние Истина
УтвСоглОЦене.10
Согласовать, принять и сообщить в ОАиР
решение по разногласиям
Требуются корректировки в Соглашении о субподряде?
Нет
УтвСоглОЦене.13
Произвести перерасчет EVA
Да
www.IntelCont.ru24
Планирование субподрядаП
УС
убп
од
ря
дч
ик Наступил срок утверждения
плана по субподряду
ПланСуб.03Ввести новый
документ План субподряда на
основании Соглашения
ПланСуб.04
Заполнить документ работами
Автоматическое заполнение на основании данных введенных Соглашений и Актов процентовки
ПланСуб.05Заполнить
плановые данные на следующий
отчетный период
1) физ.объем для работ ВСП,2) стоимостной объем для работ не ВСП,3) стоимость материалов ТД,4) план погашения дебиторки/авансирования.
ПланСуб.06
Записать документ
Планы субподряда
ПланСуб.07
Изучить план субподряда
Есть разногласия
по Плану субподряда?
ПланСуб.08
Ввести корректировки в
План субподряда
Да
ПланСуб.09
Сообщить субподрядчику о
разногласиях
ПланСуб.10
Согласовать План субподряда
ПланСуб.01Проверить
наличие Акта процентовки по Соглашению за
отчетный период
Есть Акт процентовки по Соглашению?
Да
ПланСуб.02
Ввести Акт процентовки
Нет Наступил срок утвержденияакта процентовки
ПланСуб.11
Утвердить План субподряда
Планы субподряда
Нет
Проставить флаг «Утвержден» в
состояние ИстинаПлан субподряда
утвержден
Если дата начала работ по Соглашению находится в текущем периоде, то Акт
процентовки не требуется
Есть утвержденный Акт процентовки за отчетный период?
Да
ПланСуб.13
Утвердить Акт процентовки
Нет
Если дата начала работ по Соглашению находится в текущем периоде, то Акт процентовки не требуется
www.IntelCont.ru25
Процентование субподрядаП
УС
уб
по
др
яд
чи
кО
Аи
Р У
Пи
К
Наступил срок утвержденияакта процентовки
УтвАктаПроц.01
Найти соглашение о субподряда
Соглашения о субподряда
Соглашение о субподряде найдено?
УтвАктаПроц.02
Ввести новый документ Акт процентовки на
основании Соглашения
Да
УтвАктаПроц.04Проанилизировать плановые данные по Соглашению о
субподряде
Планы субподряда
УтвАктаПроц.03Сообщить
Генподрядчику об отсутствии электронного
варианта Соглашения
Нет
УтвАктаПроц.05Заполнить
фактические данные в Акт процентовки
Необходимо заполнить следующие поля:1) Физ. объем по работам ВСП,2) Опроцентовано в руб. по работам не ВСП и материалам ТД,3) комментарии к видам работам.
УтвАктаПроц.06
Записать документ
Акты процентовки
УтвАктаПроц.07
Изучить Акт процентовки
субподрядчика
УтвАктаПроц.08
Внести корректировки в Акт процентовки
Есть разногласия
по Акту процентовки?
Да
УтвАктаПроц.09
Утвердить Акт процентовки
Нет
Проставить флаг «Утвержден» в состояние Истина
УтвАктаПроц.10
Сообщить субподрядчику о
разногласиях
УтвАктаПроц.11
Согласовать Акт процентовки с
субподрядчиком
Удалось разрешить
разногласия?
Да
УтвАктаПроц.12Отложить
утверждение Акта
процентовки до личной встречи
Нет
Акт процентовкиутвержденАкты процентовки
УтвАктаПроц.13
Произвести расчет EVA
Произведен окончательныйрасчет EVA
www.IntelCont.ru26
Примеры документов из системы
www.IntelCont.ru27
ВЫПИСКА ИЗ пообъектного плана выполнения и оплаты субподрядных работ
ООО «Ремпуть-27» на январь 2004г.1
Физ. объем Выполнение Кредиторская задолженность УК
№ Код субподряда
Наименование работ
Цена субподря
да
Ед. изм Субпод
ряда, в т.ч.
План на месяц
Оплачено на начало
месяца (факт)
На начало месяца (факт)
За месяц (план)
На конец месяца
(ожидание)
На начало месяца (факт)
На конец месяца до погашения
задолженности (ожидание)
Погашение задолженности/авансирование
(план)
Задолженность на конец
месяца (ожидание)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1/1 ВСЕГО ПО ст.
Лосиноостровская, в т.ч.
1722 Х Х Х 70 0 425 425 (70) 355 245 110
РАБОТЫ ВСП 882 Х Х Х 50 0 245 245 (50) 195 145 50 Средний
ремонт пути 720 Км 4 1 Х 0 180 180
Нарез. кюветов 162 Км 5 2 Х 0 65 65 РАБОТЫ НЕ ВСП 240 Х Х Х 0 0 100 100 0 100 0 100 Рекон. коллект 240 Х 0 100 100
МАТЕРИАЛЫ ТД 600 Х Х Х 20 0 80 80 (20) 60 100 (40)
1 Все стоимостные показатели приводятся в тыс. руб. с учетом НДС
Стлб.8-стлб.7=0-50= -50
Стлб.9+стлб.11=245+(-50)=195
Стлб.12-стлб.13= 195-145=50
Стлб.3хСтл.6/Стлб.5= 720х1/4=180
Стлб.8 +стлб.9=0+180=180
www.IntelCont.ru28
От Субподрядчика: От Генерального подрядчика: Генеральный директор ……………………………. «……..»…………………200..г. …………………………………
Генеральный директор ООО «ПСК»Ремпуть»
«…..»………………..200..г. ………………………………
АКТ ПРОЦЕНТОВКИ ЗА ЯНВАРЬ 2004г.1
(месяц) № 1 от 26 ЯНВАРЯ 2004г.
Код субподряда 1/1 Наименование
заказчика ПЧ Московской дороги Наименование
объекта Ст. Лосиноостровская
Физ. Объем Опроцентовано, руб.
Выполнено Наименование работы Ед.
изм. Субподряда Всего
нарастающим итогом,
в т.ч.
На начало
отчетного месяца
За отчет
ный месяц
Комментарии (при необходимости)
Цена субподряда Всего
нарастающим итогом,
в т.ч.
На начало отчетного
месяца
За отчетный
месяц
1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ВСЕГО по объекту, в т.ч. Х Х Х Х Х Х 1722 710 0 710
РАБОТЫ ВСП Х Х Х Х Х Х 882 360 0 360
Средний ремонт пути Км. 4 2 0 2 720 360 0 360 Нарезание кюветов Км. 5 0 0 0 162 0 0 0 РАБОТЫ НЕ ВСП Х Х Х Х Х Х 240 150 0 150 Реконстр. коллектора Х Х Х Х Х 240 150 0 150 МАТЕРИАЛЫ ТД Х Х Х Х Х 600 200 0 200
1 Все стоимостные показатели приводятся с учетом НДС
Стлб.11+стлб.12=0+360=360 (Стлб.9-стлб.11)хстлб.7/(стлб.4-стлб.6)=(720-0)х2/(4-0)=360
www.IntelCont.ru29
Бизнес-процессы БДДС
ФБ
Формирование бюджета
ИБ
Исполнение бюджета
УИБ
Учет исполнения бюджета
Утвержденный план БДДС
Выписки, оплатные документы,РКО, ПКО
Утвержденный план ДДС
Банки
Пл
ате
жн
ые
по
руч
ени
я
Ба
нко
вски
е в
ыпи
ски
Контрагенты
ПКО, РКО
АИБ
Анализ исполнения
бюджета
Факт ДДС
НСИ
Ведение НСИ
Платежный календарь
www.IntelCont.ru30
Бизнес-процесс: формирование бюджета
ФБ: Формирование бюджета
ФБ.01
Планирование потребностей ЦО в ТМЦ/ОС
ФБ.03Формирование
плана ДДС бюджетораспоря
дителя
План потребностив нат величинах
ФБ.07Консолидация
заявок. Формирование проекта БДДС.
План ДДС бюджетораспорядителя
ФБ.08Утверждение
бюджетов УК и консолидирован
ного БДДС
Консолидированный план ДДС
Утвержденный план БДДСУтвержденный
план БДДС
ФБ.02Планирование выбытия денежных средств для
обеспечения потребностей
План выбытия ДС по ЦОПлан поступлений по генподряду,
план ДДС по субподряду
ФБ.06Планирование поступлений от
заказчиков и оплаты по работам субподряда
ФБ.04Планирование
выбытия денежных средств по
расходам ЦО
Банки Контрагенты
НСИ
Ведение НСИ
План выбытия ДС дляобеспечения потребностей
ФБ.09
Утверждение бюджетов ПП
Утвержденные бюджеты ПП
АИБ
Анализ исполнения
бюджета
УИБ
Учет исполнения бюджета
ИБ
Исполнение бюджета
ФБ.03.00а Наступил срок формированияплана ДДС бюджетораспорядителя
www.IntelCont.ru31
Бизнес-процесс: исполнение бюджета
ИБ: Исполнение бюджета
ИБ.01
Формирование заявки на
платеж
ИБ.05
Исполнение графика
платежей
Контрагенты
Счета, накладные, акты, счета-фактуры
Банки
Плат. поручения
ИБ.02
Согласование заявки на
платеж
ИБ.03
Утверждение заявки на
платеж
ИБ.04Детализация
графика платежей,
определение формы оплаты
Заявка на выплату ДС
Согласованнаязаявка на выплату ДС
Утвержденнаязаявка на выплату ДС
Платежный календарь
РКО, ПКО
НСИ
Ведение НСИ
АИБ
Анализ исполнения
бюджета
ФБ
Формирование бюджета
УИБ
Учет исполнения бюджета
ИБ.01 Появилась необходимостьв выплате ДС
Утвержденный план БДДС
Выписки, оплатные документы,РКО, ПКО
www.IntelCont.ru32
Примеры документов из системы
www.IntelCont.ru33
Xарактеристики системы бюджетного управления
• Бюджетирование в разрезе МВЗ (бюджетораспорядители, структурные подразделения, ремонтно-строительные объекты, машины и механизмы и т.д.)
• Многоуровневая иерархия центров ответственности• Полная автоматизация процесса разработки, возвращения
на доработку и электронного согласования бюджетов всех уровней иерархии
• Прозрачность бюджетного процесса: каждый нижестоящий менеджер может видеть в системе текущий статус согласования своей бюджетной заявки вышестоящими менеджерами
• Полностью автоматизированный маршрут планирования: от формирования заявки на потребность в натуральном выражении до определения суммы необходимого денежного платежа
• Автоматическая консолидация вспомогательных бюджетов в БДДС
www.IntelCont.ru34
• Полная автоматизация процесса формирования, электронного согласования и утверждения платежных заявок на исполнение бюджетных платежей
• Практически полная ликвидация бумажного документооборота (за исключением первичных документов, получаемых от предприятий-контрагентов и пр.)
• Обеспечение необходимого для инициатора платежа уровня прозрачности прохождения платежных заявок
• Автоматическое формирование платежного календаря• On-line план-факт анализ• Уникальные корпоративные формы бюджетов и
отчетов об их исполнении• Регламентация бизнес-процессов бюджетного
управления корпоративными стандартами
Характеристики системы бюджетного управления
www.IntelCont.ru35
Модель «правдивое бюджетирование»
Вознаграждение за «правдивое бюджетирование» рассчитывается по специальному алгоритму, который:– на стадии планирования инициирует менеджеров
на принятие максимально напряженных, но при этом достижимых планов продаж
– на стадии реализации планов продаж в большей степени поощряет менеджеров за выполнение плановых объемов, чем перевыполнение, а тем более недовыполнение планового задания
www.IntelCont.ru36
Основные препятствия• Общее состояние системы управления компанией на
момент начала работ по проекту • Влияние отраслевой специфики на ментальность
работников производственного блока и корпоративную культуру компании в целом
• Неадекватное восприятие топ-менеджментом компании задач и функций контроллинга как инструмента управления
• Не готовность менеджмента компании к применению современных систем управления
• Неприятие и/или прямое противодействие внедрению и эксплуатации системы контроллинга менеджментом производственного блока
• Недостаточный уровень спонсорства проекту топ-менеджментом компании
• Периодические изменения политики компании в области хозяйственно-экономических отношений между бизнес-единицами группы
www.IntelCont.ru37
Дальнейшее развитие системы: что предстоит сделать
• Внедрить мотивационную модель «Правдивое бюджетирование»
• Перевести расчет строительных смет в 1С • Перевести расчет EVA в 1С • Внедрить модуль CRM на типовой
конфигурации 1С• Усовершенствовать уникальный модуль
управление договорными отношениями• Разработать и внедрить в 1С уникальный
модуль «мониторинг и анализ показателей деятельности»
www.IntelCont.ru38
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
Все вопросы, которые Вы не успеете задать нам на симпозиуме, направляйте на e-mail:
group@intelcont.ru или
звоните: (495)- 980-7325
top related