Современное делопроизводство в Швейцарии по...

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 11

Современное делопроизводство вШвейцарии

по материалам исследований2005-2006 годов

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 22

ВВ презентациипрезентации использованыиспользованыматериалыматериалы::

�� ««Records Management Records Management --Aufbewahrungspraxis in der Aufbewahrungspraxis in der Schweiz. Wahrnehmung der Schweiz. Wahrnehmung der regulatorischenregulatorischenAnforderungen und deren Anforderungen und deren Umsetzung in Schweizer Umsetzung in Schweizer UnternehmenUnternehmen»», Dr. Pascal , Dr. Pascal SieberSieber & Partners AG und & Partners AG und Kompetenzzentrum Records Kompetenzzentrum Records Management GmbH, 2006.Management GmbH, 2006.

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 33

ВВ презентациипрезентации использованыиспользованыматериалыматериалы::

�� ««Records Management Records Management SurveySurveySchweiz in ausgewSchweiz in ausgewäählten Sektoren hlten Sektoren der Privatwirtschaftder Privatwirtschaft»»,, 2005/2006,2005/2006,Synthesebericht,Synthesebericht,httphttp://://www.iudchur.netwww.iudchur.net/...//.../RMSurveySchweiz.pdfRMSurveySchweiz.pdf

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 44

ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов

�� НациональныеНациональныеорганизацииорганизацииотстаютотстают ввпрактикепрактике храненияхранениядокументациидокументации попосравнениюсравнению ссмеждународнымимеждународнымикомпаниямикомпаниями

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 55

УровеньУровень зрелостизрелостиделопроизводстваделопроизводства вв ШвейцарииШвейцарии

�� МеждународныеМеждународныеорганизацииорганизации -- нанатретьейтретьей стадиистадиизрелостизрелости, , национальныенациональные ––нана второйвторой стадиистадии

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 66

УровеньУровень законодательнозаконодательно--нормативныхнормативных требованийтребований

�� 138 138 предприятийпредприятийизиз 247 247 утверждаютутверждают, , чточтосталкиваютсясталкиваются ссоченьочень высокимивысокимиилиили высокимивысокимимеждународнымимеждународнымитребованиямитребованиями

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 77

СамооценкаСамооценка зрелостизрелости организацииорганизации

�� МеждународныеМеждународныеорганизацииорганизации, , принявшиепринявшиеучастиеучастие вв опросеопросе, , оценилиоценили своюсвою стадиюстадиюзрелостизрелости каккак болееболеепродвинутуюпродвинутую, , вв отличиеотличиеотот национальныхнациональныхорганизацийорганизаций

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 88

ЧисленностьЧисленность организацийорганизаций

�� ДвеДве третитрети международныхмеждународныхкомпанийкомпаний имеютимеютчисленностьчисленность персоналаперсонала отот11000 000 сотрудниковсотрудников ии вышевыше. .

�� РазмерРазмер национальныхнациональныхкомпанийкомпаний

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 99

РаспределениеРаспределение попо отраслямотрасляммеждународныхмеждународных компанийкомпаний

�� БольшинствоБольшинствомеждународныхмеждународныхкомпанийкомпаний работаютработаютвв банковскомбанковскомсекторесекторе, , фармацевтическойфармацевтическойпромышленностипромышленностиилиили занимаютсязанимаютсяпроизводствомпроизводством. .

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1010

РаспределениеРаспределение попо отраслямотраслямнациональныхнациональных компанийкомпаний

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1111

МотивыМотивы длядля управленияуправления документамидокументами ввмеждународныхмеждународных компанияхкомпаниях

�� МеждународнымМеждународныморганизацияморганизациямделопроизводстводелопроизводствонеобходимонеобходимо, , ввпервуюпервую очередьочередь, , длядля тоготого чтобычтобывыполнятьвыполнятьзаконодательнозаконодательно--нормативныенормативныетребованиятребования ииуменьшитьуменьшитьюридическиеюридические, , финансовыефинансовые иирепутационныерепутационныерискириски

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1212

МотивыМотивы длядля управленияуправления документамидокументами ввнациональныхнациональных компанияхкомпаниях

�� ОсновнойОсновной интересинтересдлядля национальныхнациональныхкомпанийкомпанийпредставляетпредставляетисполнениеисполнениетребованийтребованийзаконодательствазаконодательстваии избежаниеизбежаниеюридическихюридических иифинансовыхфинансовыхрисковрисков

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1313

ВнутренниеВнутренние нормативныенормативныедокументыдокументы компанийкомпаний

�� ПочтиПочти тритри четвертичетверти всехвсехмеждународныхмеждународных организацийорганизаций, , попо ихих даннымданным, , ужеуже имеютимеютдействующуюдействующую ПолитикуПолитикууправленияуправлениядокументооборотомдокументооборотом..

�� ТолькоТолько половинаполовинанациональныхнациональных организацийорганизацийужеуже имеютимеют илиили разрабатываютразрабатываютПолитикуПолитику управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотом..

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1414

СодержаниеСодержание политикиполитики вв областиобласти управленияуправления

документамидокументами вв международныхмеждународных компанияхкомпаниях

�� ПолитикаПолитикамеждународныхмеждународныхкомпанийкомпаний охватываетохватываеткаккак бумажныебумажные, , тактак ииэлектронныеэлектронныедокументыдокументы, , определяетопределяетдокументыдокументы, , подлежащиеподлежащиехранениюхранению, , ииуказываетуказывает срокисроки ихиххраненияхранения. .

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1515

СодержаниеСодержание политикиполитики вв областиобласти управленияуправления

документамидокументами вв национальныхнациональных компанияхкомпаниях

�� ПолитикаПолитика национальныхнациональныхкомпанийкомпаний охватываетохватываеткаккак бумажныебумажные, , тактак ииэлектронныеэлектронныедокументыдокументы, , определяетопределяетдокументыдокументы, , подлежащиеподлежащие хранениюхранению, , ии указываетуказывает срокисроки ихиххраненияхранения. .

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1616

ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов ввмеждународныхмеждународных компанияхкомпаниях

�� БольшинствоБольшинствомеждународныхмеждународныхорганизацийорганизацийвыполняютвыполняютобязательстваобязательства попонадлежащемунадлежащемухранениюхранению юридическиюридическизначимыхзначимых документовдокументов. .

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1717

ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов ввнациональныхнациональных компанияхкомпаниях

�� ВВ целомцелом, , национальныенациональныеорганизацииорганизациивыполняютвыполняют всевсеосновныеосновные требованиятребования ккхранениюхранению документовдокументов

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1818

СоставСостав архивируемыхархивируемых документовдокументов

�� ВВ большинствебольшинстве опрошенныхопрошенныхмеждународныхмеждународных компанийкомпанийдокументыдокументы ии информацияинформацияпередаютсяпередаются нана архивноеархивноехранениехранение..

�� УУ национальныхнациональных компанийкомпанийслабееслабее архивируютсяархивируютсядокументыдокументы, , поступающиепоступающие черезчерезсистемусистему мгновенныхмгновенных сообщенийсообщенийии системысистемы передачипередачи речиречи попо IPIP--протоколупротоколу..

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1919

ПолнотаПолнота архивацииархивации

�� БольшинствоБольшинство международныхмеждународныхкомпанийкомпаний хранятхранят, , попо ихихинформацииинформации, , юридическиюридическизначимыезначимые документыдокументы должнымдолжнымобразомобразом ии вв полномполном объемеобъеме

�� НациональныеНациональные компаниикомпании, , попо ихихмнениюмнению, , уступаютуступаютмеждународныммеждународным вв организацииорганизациихраненияхранения электроннойэлектронной почтыпочты

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2020

ИспользуемыеИспользуемые носителиносители информацииинформации

�� ОпрошенныеОпрошенные международныемеждународныеорганизацииорганизации применяютприменяют, , каккакправилоправило, , электронныеэлектронныеинформационныеинформационные носителиносителиразличногоразличного родарода; ; лишьлишь немногиенемногиекомпаниикомпании полагаютсяполагаются нана какойкакой--тотоодинодин конкретныйконкретный видвид носителяносителя

�� НациональныеНациональные компаниикомпании слабослабоосвоилиосвоили такиетакие технологиитехнологии, , каккакпрограммныепрограммные WORMWORM--носителиносители, , ЭЦПЭЦП ии микрографиямикрография

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2121

ИспользуемыеИспользуемые форматыформаты

�� МеждународныеМеждународныеорганизацииорганизации делаютделаютставкуставку, , вв первуюпервую очередьочередь, , нана форматформат pdfpdf. . ТакжеТакжеширокошироко распространеныраспространеныофисныеофисные форматыформатыMicrosoftMicrosoft OfficeOffice ии TIFF TIFF

�� НациональныеНациональные компаниикомпанииболееболее активноактивно используютиспользуюттакиетакие форматыформаты, , каккак XML XML ииEDIFACTEDIFACT

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2222

ЭлектронныеЭлектронные архивыархивы

�� ВВ большинствебольшинствемеждународныхмеждународных иинациональныхнациональных компанийкомпанийправаправа доступадоступаограниченыограничены, , аа архивархивфизическифизически ииорганизационноорганизационно отделенотделенотот документарногодокументарногохраненияхраненияспециализированныхспециализированныхподразделенийподразделений иисистемысистемы дублированиядублирования

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2323

БумажныеБумажные архивыархивы

�� ПраваПрава доступадоступа кк бумажномубумажному архивуархивувв международныхмеждународных ии национальныхнациональныхкомпанияхкомпаниях сходнысходны сс аналогичнымианалогичнымиправамиправами длядля электронногоэлектронного архиваархива. . БезопасностьБезопасность документовдокументовбумажногобумажного архиваархива обеспечиваетсяобеспечиваетсязаза счетсчет организационныхорганизационных иитехническихтехнических мермер..

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2424

БюджетБюджет

�� ОколоОколо 40% 40% международныхмеждународных ииоколооколо 30% 30% национальныхнациональныхорганизацийорганизаций инвестируетинвестирует свышесвышеполумиллионаполумиллиона швейцарскихшвейцарскихфранковфранков вв годгод вв созданиесоздание ииосуществлениеосуществление управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотом

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2525

ОжидаемыеОжидаемые измененияизменения бюджетабюджета

�� ВВ течениетечение следующихследующих трехтрехлетлет ожидаетсяожидается, , чточто 76% 76% международныхмеждународных ии 72% 72% национальныхнациональных компанийкомпанийбудутбудут инвестироватьинвестироватьбольшебольше средствсредств вворганизациюорганизацию храненияхранениядокументациидокументации ввсоответствиисоответствии сстребованиямитребованиямизаконодательствазаконодательства

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2626

КонсультационныеКонсультационные услугиуслуги

�� ЗаЗа оперативноеоперативноеуправлениеуправлениедокументооборотомдокументооборотом ввмеждународныхмеждународныхкомпанияхкомпаниях отвечаютотвечаютспециалистыспециалисты попо ИТИТ иименеджерыменеджеры приприконсультационнойконсультационнойподдержкеподдержкеюридическогоюридического отделаотдела..

�� ТретьТреть международныхмеждународныхии 20% 20% национальныхнациональныхорганизацийорганизацийрегулярнорегулярно пользуютсяпользуютсяуслугамиуслугами независимыхнезависимыхконсультантовконсультантов..

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2727

ПроблемыПроблемы вв управленииуправлении документамидокументамивв международныхмеждународных компанияхкомпаниях

�� ВВ вопросахвопросах управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотоммеждународныемеждународные компаниикомпании, , преждепрежде всеговсего, , сталкиваютсясталкиваются ссорганизационнымиорганизационнымипроблемамипроблемами..

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2828

ПроблемыПроблемы вв управленииуправлении документамидокументами ввнациональныхнациональных компанияхкомпаниях

�� ВВ вопросахвопросах управленияуправлениядокументооборотомдокументооборотомнациональныенациональные компаниикомпании такжетакжевв первуюпервую очередьочередь сталкиваютсясталкиваютсясс организационнымиорганизационнымипроблемамипроблемами..

ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2929

Вопросы?