Документоборот в страховой компании

К.ю.н. заместитель генерального директора ООО СК «GROSS INSURANCE»Абдуллаева Нафиса

«Сразу после окончания школы я в составе делегации израильских школьников приехал во Францию. Всю ночь мы ехали в поезде из Биарицца в Париж. Разумеется, все 20 членов нашей делегации попытались разместиться на ночлег в одном купе, которое в лучшем случае могло вместить восьмерых человек. Прошло почти два часа, прежде чем все мы нашли место для своих рук, ног и голов. Кто-то разместился на полу. Кто-то устроился на коленях товарища. Кто-то положил голову на плечо соседу. Схема такого размещения на ночлег была структурирована вокруг людей.

Как только мы наконец уснули, кто-то объявил, что ему срочно надо пойти в туалет. Это заявление вызвало смятение. Наш товарищ мог выйти из купе, только разбудив всю группу. Кому-то пришлось убирать с его пути ноги, кому-то – свою голову, кто-то кричал: «Не наступай мне на пальцы»!»

Когда организация структурируется вокруг людей, а не вокруг задач, говорит Адизес, то в такой организации вполне можно оказаться с мокрыми штанами, так и не

добившись подвижек.

Какой же должна быть структура? Соответствующей стратегии, не Какой же должна быть структура? Соответствующей стратегии, не так ли? так ли?

Фокус направлен не стратегию: стратегия – это ответ на вопрос как.

Миссия имеет фокус на вопросах что и зачем. Миссия имеет фокус на вопросах что и зачем.

Кого мы хотим иметь в качестве клиентов, какие их потребности мы собираемся удовлетворять?Кого мы хотим иметь в качестве клиентов, какие их потребности мы собираемся удовлетворять?

В чем заключается наша роль?В чем заключается наша роль?

Ответы на эти вопросы подводят нас к организационной структуре. Очень часто сегментация рынка и дифференциация продуктов требуют

отражения в организационной структуре.

• Компания должна организовывать себя таким образом, чтобы иметь в своем составе менеджеров по рыночным сегментам, которые бы отвечали за рыночную долю своих конкретных рынков и за прибыльность подразделений.

• Менеджеры должны разрабатывать специальные стратегии для своих целевых рынков.

• Они могут совместно использовать труд работников производственного отдела, отдела HRD, бухгалтерии и даже отдела сбыта, но им необходимо иметь структурный фокус, отражающий рыночную и товарную дифференциацию.

• Компания должна организовывать себя таким образом, чтобы иметь в своем составе менеджеров по рыночным сегментам, которые бы отвечали за рыночную долю своих конкретных рынков и за прибыльность подразделений.

• Менеджеры должны разрабатывать специальные стратегии для своих целевых рынков.

• Они могут совместно использовать труд работников производственного отдела, отдела HRD, бухгалтерии и даже отдела сбыта, но им необходимо иметь структурный фокус, отражающий рыночную и товарную дифференциацию.

Генеральный директор 

Заместитель генерального директора

 Менеджер офиса

 

 Технический персонал

  

Заместитель генерального директора (по инвестициям)

 Департамент

бухгалтерского учета, финансовой отчетности и

инвестиций  

 Департамент управления

страховыми рисками и перестрахования

 Департамент по

урегулированию страховых претензий

 Центр развития региональной

сети

 ФИЛИАЛЬНАЯ СЕТЬ

В РЕГИОНАХ РЕСПУБЛИКИ

Заместитель генерального директора - Главный юрисконсульт

Менеджер по развитию

 

  

Менеджер по кадрам  

   

Центр страхования

   

Центр корпоративных продаж

Структура Структура

Документооборот в ООО «Документооборот в ООО «GROSS INSURANCEGROSS INSURANCE»»

Проведение страховых операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Проведение страховых операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

- неоперативное поступление информации;- отсутствие определенного маршрута документа;- увеличение сроков прохождения документа;- необоснованное скопление документов на отдельных этапах;- увеличение утерь документов;- низкая исполнительская дисциплина, отсутствие ответственности;- отсутствие контроля исполнения документа.

- неоперативное поступление информации;- отсутствие определенного маршрута документа;- увеличение сроков прохождения документа;- необоснованное скопление документов на отдельных этапах;- увеличение утерь документов;- низкая исполнительская дисциплина, отсутствие ответственности;- отсутствие контроля исполнения документа.

Последствия отсутствия надлежаще организованной системы документооборота:

Для организации документооборота необходимо

разработать

правила документооборота

(положение об организации документооборота)

основным элементом которых является график движения документов

график должен устанавливать в организации рациональное движение

документов.

В графике необходимо предусмотреть оптимальное число подразделений и

исполнителей для прохождения каждым первичным документом. Также должен быть определен минимальный срок нахождения

документа в подразделении и срок его представления

N

п/п

N

формы

Наименование

документа

Регистрируемая

операция

Создание документа

Количество

экземпляров

Ответственное

лицо

Сроки

исполнения1 2 3 4 5 6 7

Проверка документа Утверждение

документа

Обработка документа Передача в архив

Ответственный

за проверку

Порядок

представления

Срок

представления Исполнитель

Срок

исполнения Исполнитель

Срок

исполнения8 9 10 11 12 13 14 15

Ген.директорГен.директор

Офис менеджерОфис менеджер

Контрольная карточкаРегистрация

ИсполнительИсполнитель

1.

2. 3.

4.

5.

6.

Офис менеджерОфис менеджер

ИсполнительИсполнитель

5.

Таким образом, система управления документооборотом в ГРОСС должна решать следующие задачи:

1. Обеспечение непротиворечивости и актуальности данных; 2. Обеспечение соблюдения установленного маршрута документа; 3. Создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса контроля; 4. Предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым данным/документам на соответствующем этапе; 5. Предоставление механизмов контроля состояния дела.

Таким образом, система управления документооборотом в ГРОСС должна решать следующие задачи:

1. Обеспечение непротиворечивости и актуальности данных; 2. Обеспечение соблюдения установленного маршрута документа; 3. Создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса контроля; 4. Предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым данным/документам на соответствующем этапе; 5. Предоставление механизмов контроля состояния дела.

Ген.директорГен.директор

Офис менеджерОфис менеджер

ИсполнительИсполнитель

Напоминание об окончании срока

копи

я

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!