alta de empleados

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Sistema de gestión Qbit

Administración de nómina

Silvina La Barba

25/05/2013

Bi Publisher Enterprise | Página 2

Qbit S.A (54 11) 4139-6767 [email protected] www.qbit.com.ar

Índice

General ......................................................................................................................... 3

Acceso .......................................................................................................................... 3

Alta de Empleados propios ............................................................................................ 3

Alta de terceros contratados ....................................................................................... 11

Procedimiento de Baja de Empleados .......................................................................... 13

Excepción para el control de horas .............................................................................. 14

Calendario no laborable .............................................................................................. 15

Excepción carga de horas ............................................................................................ 15



Administración de Nómina

General

Los empleados serán codificados en el libro de direcciones de acuerdo al siguiente

criterio:

Empleados en relación de dependencia

• Estarán codificados en el rango de números 1000 al 1999.

• A cada empleado se le asigna como libro de direcciones el numero de legajo +1000

Ejemplo: Legajo Silvina La Barba 21 – número del libro de direcciones 1021

• Mientas estén activos el tipo de búsqueda para empleados en relación de

dependencia es “E”

• Cuando no tengan más relación con la compañía el tipo de búsqueda será

actualizado a “EX”

Terceros contratados

• Estarán codificados en el rango de números 6000 al 6999.

• A cada tercero contratado se le asigna el primer número disponible del rango.

Ejemplo: tenemos usados los números 6001 Claudio Errecart y 6002 Sebastián

Rodriguez, el siguiente en trabajar recibirá el código 6003.

• Mientas estén activos el tipo de búsqueda para empleados en relación de

dependencia es “T”

• Cuando no tengan más relación con la compañía el tipo de búsqueda será

actualizado a “TX”

Acceso

Pegar pantalla menú

Alta de Empleados propios

Ingresar a la aplicación (P01012) y completar los campos marcados



Libro de direcciones:

Número de dirección: Nro de legajo +1000

Nombre Alfa; ingresar el nombre completo.

Nro de dirección larga: ingresar el número de documento.

Tipo de búsqueda aparecerá una E

UN (Unidad de negocios): dependerá del área al cual pertenece el recurso.

9001 – Consultoría

9002 – Mesa de Ayuda

9003 – CNC

9004 – Oba Comex

9005 – OBA SI, FI

9010 – Administración y RRHH

9011 – Comercialización (Mkt y Comercial)

Correo



Lin 1 dirección: Domicilio de la persona

Ciudad, Estado(provincia), Cod Postal y Pais.

Lin 3 dirección: Colocar la fecha de ingreso

Info Adicional 1

Cuentas por pagar= ‘N’

Empleado = tildar el campo



Info Adicional 2

Cd clasificación 01 = Categoría según recibo de sueldos

Dirección relacionada

1° n° de dirección = Nro de empleado del líder responsable del recurso.



Confirmar el alta del empleado con un OK

Aparecerá la pantalla de información regional

Tipo de documento legal : ingresar siempre 075 ya que es el correspondiente a CUIL

ID Fiscal: ingresar el nro de CUIL



Confirmar con OK

Aparecerá una segunda pantalla de información sobre retenciones

No es necesario completar nada.

Confirmar con OK para terminar de generar el registro del empleado.



Cuenta Bancaria

Desde el menú Pantalla acceder a Cuenta Bancaria, y luego añadir registro

Completar el Nombre del banco



Nro de cuenta y luego el tipo de cuenta que será 1 = Caja de ahorro y 2 = Cta Cte.

Confirmar con OK

Dirección de mail

Desde el menú Pantalla acceder a Quien es Quien

Desde Ahí tildar el registro e ir a menú Fila para acceder a la opción Correo

Eletronico/Internet

Completar



Tipo: Internet Address

Y la dirección de e-mail de la persona

Indicador de mensaje = ‘01’ para la dirección de Qbit.

En esta pantalla podrán ingresarse otras direcciones de email alternativas las cuales

tendrán en el indicador de mensaje un ‘00’

Hay un error en la pantalla que debemos verificar

Teléfonos

Podrán ingresarse los teléfonos de contacto de la persona, clasificando los mismos en

teléfonos celulares, personales, casa, de emergencias, etc.

Para ello desde el menú Pantalla ir a Teléfonos e ingresar los diferentes registros.

Alta de terceros contratados

El procedimiento es similar al de Alta de empleados propios con las siguientes

consideraciones:

Libro de direcciones

Número de dirección: primer número disponible en el rango 6000 al 6999



Nombre Alfa: ingresar el nombre completo. En el caso de recursos genéricos

pertenecientes a empresas de software Factory, ingresarlo como nombre de fantasia de

la empresa + nro. Ejemplo Syntegrar SF1

Nro de dirección larga: ingresar el número de documento. Si es un recurso genérico dejar

en blanco.

Tipo de búsqueda aparecerá una T

UN (Unidad de negocios): dependerá del área para el cual trabaje, a priori solo podrán ser

9001 – Consultoría

9002 – Mesa de Ayuda

9004 – Oba Comex

9005 – OBA SI, FI

Correo

Destinatario: en el caso de usuarios genéricos completar con la razón social de la empresa

al cual se le otorgo el usuario genérico.

Lin 1 dirección: Domicilio de la empresa

Ciudad, Estado(provincia), Cod Postal y Pais.

Lin 3 dirección: Colocar la fecha de alta

Info Adicional 1

Cuentas por pagar= ‘N’

Empleado = tildar el campo

Info Adicional 2

Cd clasificación 01 = Categoría

Dirección relacionada

1° n° de dirección = Nro de empleado del líder responsable del control de horas del

recurso.

Info Regional

Tipo de documento legal , ingresar siempre 075 ya que es el correspondiente a CUIL

Y en el campo ID Fiscal ingresar el nro de CUIL

En el caso de recursos genéricos deben colocarse los datos de la empresa por tanto el

Documento legal generalmente será 080 si es Responsable inscripto o bien 075 si es

monotributista.

En el ID fiscal se ingresa Nro de CUIT si el doc legal es 080 y Nro de CUIL si el doc legal e

075



Con OK confirmar el alta del tercero.

Procedimiento de Baja de Empleados

Ingresar a la aplicación (P01012) de Empleados propio o Terceros según corresponda.

Buscar el empleado en cuestión utilizando los diferentes filtros y seleccionarlo

Modificar el tipo de búsqueda como ‘EX’ si es empleado propio y ‘TX’ si es contratado.

Luego ir a Correo



Y completar Lin 4 dirección con la fecha de baja.

Confirmar los cambios con OK

Excepción para el control de horas

Para aquellos empleados que son considerados dentro de la estructura de gastos fijos

(administración, RRHH, Ventas, Mkt, directores y gerentes), es necesario registrarlos

como excepción para el control de horas.

De esta forma los reportes semanales y mensuales de control de horas no mostrarán

información de horas. Caso contrario como estos recursos no cargan horas siempre

estarían como fuera de cumplimiento.

Debemos considerar que si un empleado no trabaja full time es conveniente incluirlo

como excepción para el control de horas.

Acceder a la aplicación Excepción control de horas (P570118) e ingresar el número de

empleado y la fecha a partir de la cual no se hace necesario que ingrese horas al

timekeeping.

Pegar pantalla



Calendario no laborable

El calendario no laborable se utiliza para declarar los días feriados o no laborables.

Son feriados los definidos por el calendario oficial, y no laborables aquellos que Qbit

otorga como no laborables. Ejemplo de no laborables son los días 24 y 31/12

Acceder a la aplicación Calendario no laborable (P570110) e ingresar la fecha y el tipo de

día no laborable.

Pegar pantalla

NOTA: idealmente se recomienda generar el calendario de feriados a principio de año y

luego hacer las modificaciones por días no laborables.

Excepción carga de horas

Se ingresan en dicha aplicación aquellas personas que precisan corregir/terminar de

cargar horas cuando el periodo está cerrado.

El periodo se cierra el último día de cada mes.

Acceder a la aplicación Excepción Carga de horas (P570119) e ingresar nombre del

empleado, fecha en que se habilita modificar/cargar horas y el periodo que se le habilita

como excepción.

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