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TRANSCRIPT
Projekt FRAdoc 2020 Einführung eines Dokumenten Management Systems bei der Fraport AG
Wien, 01.12.2015Kai StephanAirITSystems GmbH
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Fraport auf einen Blick
Projekt FRAdoc 2020 Einführung eines Dokumentenmanage-mentsystems
Praxisbeispiele
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Unsere Historie
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Vom Flughof Manager 1924...
...zum Manager internationaler Drehkreuze und Airports.
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2001 waren wir der erste deutsche Airport-Betreiber, der an die Börse ging
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Unsere Aktionärsstruktur:
31,35
20,02
34,91
4,902,998,452,88
Lazard Asset Management LLC
Taube Hodson StonexPartners Limited
Artio Global Investors
Stadtwerke Frankfurt Holding
FreeFloat
Hessen
Stand: 11.11.2015
Deutsche Lufthansa AG3,00
RARE Infrastructure Limited
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Wachstum verantwortlich gestalten: Unsere strategische Ausrichtung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Wachstumschancennutzen
Wirtschaftlichkeit verbessern
Kundenzufriedenheit steigern
Nachhaltigkeit sichern
Investitionen realisieren
Agenda 2015
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Umsatzträger sind unsere Kerngeschäftsfelder
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Umsätze im Gesamtkonzern nach Segmenten 2014
Aviation Ground Handling
External Activities & Services
Retail & Real Estate
884,2 Mio. Euro
37,0% 27,2% 19,1% 16,7%
649,3 Mio. Euro 456,2 Mio. Euro 398,5 Mio. Euro
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Bei uns greifen die Prozesse perfekt ineinander
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Innovations-management/ Technologie-entwicklung
Airport Retailing
Flugbetrieb Terminalbetrieb
Sicherheits-dienstleistungen
Immobilien- und Flächenvermarktung
Parkraumvermietung
Flugzeugservices
Frachtabfertigung
Gepäckservice
Passagierdienste
Aviation Non-Aviation Ground-Handling
Grundstücke und Erschließung, Immobilienentwicklung
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Frankfurt Airport – Zahlen und Fakten
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
– 21 km2 Fläche – bis zu 94 Flugbewegungen/Std.– 2 Start- und Landebahnen – 1 Startbahn, 1 Landebahn– 2 Fluggast-Terminals und – 1 AIRail Terminal (Fernbahnhof)– 154 Gates; 204 Positionen– AirCargo Gleisanschluss
An einem Tag*:– 158.000 Passagiere – 78.000 Stück Abfluggepäck– 5.800 Tonnen Cargo– 397 Züge an den Flughafen-
Bahnhöfen (Fahrplan 2010)*durchschnittliche Angaben aus 2012
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Von FRA starten 107 Airlines zuweltweit 295 Zielen in 107 Ländern
Verbindungen wöchentlich / ZielePassagierflüge Sommerflugplan 2013basierend auf Flughafen-Koordination/Sabre, Stand 25.03.13, bearbeitet von UEW-MF
Nordamerika356 / 30
Afrika200 / 35
Nahost 202 / 15
Fernost 289 / 35
Westeuropa2.221 / 102 Osteuropa
633 / 42
Deutschland676 / 14
FRA
Lateinamerika89 / 22
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 9
200 Mio. Passagiere, 13 Flughäfen, 1 Airport Manager
Frankfurt Airport Burgas Airport Varna Airport
Cairo International Airport
Aéroport International Blaise Diagne, Dakar
Xi´an Xianyang International AirportKing Abdulaziz Internation Airport, Jeddah
Flughafen Hannover-Langenhagen
Antalya AirportIndira Gandhi International Airport, Delhi
Jorge Chávez International Airport, Lima
King Khalid International Airport, Riad
Pulkovo International Airport, St. Petersburg
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 10
Über 80.000 Beschäftigte bilden die „International Community“ der Airport City
*inklusive THE SQUAIRE und Gateway GardensEinführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 11
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Fraport auf einen Blick
Projekt FRAdoc 2020 Einführung eines Dokumentenmanage-mentsystems
Praxisbeispiele
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Hintergrund des Projekts FRAdoc 2020Verlust zentraler Büroorganisations-strukturen
• durch die Entwicklung moderner Büko-Systeme und deren Einführung bei Fraport
• durch aufbauorganisatorische Festlegungen und Fokussierung auf Segmentsteuerung, im Rahmen des Börsengangs.
führte zu einem heterogenen Umgang mit Geschäftsdokumenten bei Fraport
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 13
Hintergrund des Projekts FRAdoc 2020Diese Entwicklung wurde aufgezeigt anhand:
• von Ergebnissen aus internen Audits,
• von Hinweisen in Revisionsberichten und
• eigene Wahrnehmungen (Vorstand, Führungskräfte und Mitarbeiter)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 14
Ergebnisse aus Vorprojekt
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 15
Hohe Aufwände durch redundante Papierprozesse• Obwohl elektronische Ablösung einfach möglich wäre
Ungeregelte E-Mail-Ablage• Mangelnde Revisionssicherheit• Papier-Ausdruck von E-Mail• keine fachliche Ablagemöglichkeit
Organisatorische Mängel• Fehlende Regelungen trotz „Regelungsdickicht“• Dezentrale oder fehlende Regelungen, persönliche
Ablagen
“Fürstentümer“• Bereichsspezifische Umsetzungen ohne Rücksicht auf
Anforderungen anderer, ebenfalls betroffener Bereiche. • Ergebnis: teure Systemvielfalt
Zu viele Insellösungen• Viele Einzellösungen zur Dokumentenablage• Mangel an IT-Schnittstellen zwischen den Systemen
zum Dokumenten- und Datenaustausch, dadurch hoher manueller Aufwand
Project FRAdoc 2020
Projektziele FRAdoc 2020
Die Fraport verfolgt - hinsichtlich des Dokumenten Managements die folgenden strategischen Ziele:
• Sicherstellen der Compliance im Dokumenten Management
• Steigerung der Effektivität und Effizienz des Dokumenten Managements
• Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen und die Bereitstellung von Hilfsmitteln(„Hilfe zur Selbsthilfe“).
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Leitsatz:„Gebt der Vernunft eine Chance“
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Projektziele FRAdoc 2020 Unterstützung des vollständigen Lebenszyklus eines Dokuments
• Erfassung (Capture / Creation/ Collaboration)
• Verwaltung (Manage)• Speicherung (Store)• Ausgabe (Deliver)• Bewahrung (Preserve)• Zerstörung (Terminate)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 17
Prinzipien des DMSElektronik statt Papier*
– Elektronische Geschäftsdokumente gelten als Original– Interne Verwendung von elektronischen Unterschriften– Vermeidung von Hybridakten und Medienbrüchen– Keine Redundanzen im Dokumentenbestand– Schaffung von Möglichkeiten zum frühen zentralen und dezentralen Scan– Was nicht zwingend benötigt wird, wird weggeworfen
Prozessverantwortung impliziert Dokumentenverantwortung– Es gibt keine geteilte Geschäftsprozessverantwortung– Zu unterstützende Geschäftsprozesse sind klar geregelt– Verantwortung für Ablage liegt beim Geschäftsprozessverantwortlichen– Eindeutigkeit des Bearbeiters (Empfänger / Ersteller)
Geringe Anzahl zentraler Vorgaben– Gemeinsame Basis für die Definition eigener Regelungen– Regelungskonflikte zwischen Bereichen werden durch zentrale Organisationseinheit moderiert– Vorgabe allgemeingültiger Schutzklassen für Dokumente– Notwendigkeit einer geeigneten Kategorisierung von Dokumenten– Vorgabe zu verwendender Hilfsmittel (inkl. IT)
Geschäftsdokumente sind Eigentum der Fraport AG– Für die Arbeit notwendige Dokumente stehen allen zur Verfügung– Größtmögliche Transparenz für alle (es wird nicht explizit berechtigt, sondern Rechte explizit entzogen)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
* Wesentliche Voraussetzung für das „mobile Büro“
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3-Säulen-Strategie FRAdoc 2020
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 19
SkyDoc(Alfresco)
SkyDoc(Alfresco)
Alfresco adressiert ...• die identifizierten
Compliance-Risiken, für die sich AWARO und SAP nicht eignen;
• die Notwendigkeit eines effizienten Dokumenten Managements bei zunehmender Bedeutung von elektronischen Dokumenten sowie
• die zunehmende Bedeutung mobiler und verteilter Arbeitsabläufe
SAPSAP
SAP adressiert ...das Dokumenten Management für Prozesse, die in SAP abgebildet sind (bestehende und zukünftige)
AWAROAWARO
AWARO adressiert ...das Dokumenten-Management und die Prozessabbildung für Bauprojekte und die Objektdokumentation (IFM-DOC)
Zusammenspiel zentraler und dezentraler Verantwortung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Allgemeingültige Vorgaben
Hilfsmittel
prozessbezogene Regelungen ... ... ...
prozessbezogeneHilfsmittel / Lösungen
... ...
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Es wird zentral ein Rahmen vorgegeben, der im Wesentlichen aus Vorgaben und Hilfsmitteln besteht. Innerhalb dieses Rahmens treffen die Prozessverantwortlichen Regelungen für das Dokumenten Management in ihrem Verantwortungsbereich. Außerdem legen Sie fest, welche Hilfsmittel wie einzusetzen sind.
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Erfolgsfaktoren von FRAdoc 2020
Schrittweises Vorgehen, zusammen mit den Bereichen, orientiert an deren konkreten Bedarfen, sichert den nachhaltigen Erfolg!
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 21
• Kontinuierliche Entwicklung von Produktfeatures (Teamablage)
• Parallele Umsetzung von mehreren Teilprojekten
Agile Entwicklung (basierend auf Scrum)
Agile Entwicklung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 22
Anspruch:SkyDoc wird entwickelt mit und für den Kunden
Allgemeine Infos über Skydoc(Alfresco @ Fraport)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
• Administration• Zentralisierte Systemverwaltung• Dezentralisierte Site-
Administration• 99% der Sites basieren auf dem
gleichen Standard (inkl. Erweiterungen)
• Eigenentwicklungen für spezielleAnforderungen (Teilprojekte)
• Dimension• Anzahl der Sites: > 650• Anzahl der User: > 5.000• Anzahl Dokumente: > 2.2 Mio• Datenvolumen: ~ 3 tb
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Verwendete Technologien
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Komponenten:
• Alfresco Enterprise 4.2.4• Alfresco Records Management 2.2.1• Modul Site-Gruppen-Berechtigungen• Facetten Suche
Zugangsvarianten:
• Alfresco Share (skydoc.fraport.de)• WebDav• E-Mail Manager (Testphase)• Angepasste Alfresco iOS-App
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Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Fraport auf einen Blick
FRAdoc Einführung eines Dokumentenmanage-mentsystems
Praxisbeispiele
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Bestandsdokumentation der Gepäckförderanlage
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 26
Teamablage – Ablösung Netzlaufwerke und Insellösungen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 27
Vorbereitung, Protokollierung und Verteilung der Vorstandssitzungen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 28
Unterschriftenverwaltung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 29
Vorbereitung, Protokollierung und Verteilung der Aufsichtsratssitzungen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 30
Unterstützung der Flughafen-Zertifizierung gemäß EASA
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 31
Gerichtsaktenverwaltung und Teamablage der Rechtsabteilung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 32
Elektronische Langzeitarchivierung mit RM
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 33
Ausblick
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 34
• Beteiligungsmanagement
• Vertragsmanagement
• Teamprojekt mit der UniversitätMannheim zum ThemaBarrierefreiheit (DMS fürsehbehinderte Menschen)
• Roll-out Outlook Anbindung
• Upgrade auf Alfresco 5.x
• Deaktivierung WebDav
• Umsetzung dokumentenbasierterProzesse mit Activiti
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Präsentationstitel, Datum (einfügen: Menü ANSICHT > KOPF- UND FUßZEILE)
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Kai StephanAirITSystems GmbHc/o Fraport AG
Seniorberater Collaboration Solutions
[email protected]@airitsystems.de+49 69 690 22021
Schutzklassen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Klasse Merkmal Beispiele Zulässige Ablageumgebung
1Weder aufbewahrungswürdig, noch -pflichtig, Aufbewahrung im Ermessen des Mitarbeiters
– Eigene Zeiterfassungen– Temporäre
Arbeitsdokumente
– Lokale Ablage– Persönliche E-Mail-
Umgebung
2
Weder aufbewahrungswürdig, noch -pflichtig, sollte aber trotzdem aufbewahrt werden. Kein großer Schaden, wenn dies nicht passiert.
– Interne Korrespondenz– Protokolle – Zentrale File-Server
3 Aufbewahrungswürdig, Aufbewahrung aufgrund Fraport-Regularien
– Externe Absprachen– Bauakten– Notfalldokumentation– Vertrauliche Unterlagen
– AWARO– DMS (neu)
4 Aufbewahrungspflichtig, gesetzliche Regularien
– Buchungsbelege, Rechnungen
– Ausschreibungsunterlagen– Verträge
– SAP/SER– DMS (neu)
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Gestaltungsfreiheit vs. Schutzklasse
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Gestaltungsfreiheitfür Prozess-
verantwortliche
hoch
niedrig
SK2 SK3 SK4
Schutz-klasseSK1
Je höher die Schutzklasse, desto geringer die Freiheit des Prozessverantwortlichen bei der Ausgestaltung des Dokumenten Managements.
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Zukünftiges Arbeiten mit Dokumenten (1/2)
• Der Benutzer kann alle Dokumente auf einfache Weise so ablegen, dass sie ihrer Schutzklasse entsprechend aufbewahrt werden
• Der Benutzer findet alle durch ihn abgelegten oder für ihn relevanten Dokumente zuverlässig und schnell wieder, unabhängig davon, wie die Aufbewahrung realisiert ist
• Der Benutzer hat ausschließlich auf Dokumente Zugriff, die für ihn freigegeben sind• Der Benutzer arbeitet im Wesentlichen unter Verwendung ihm bekannter Applikationen
und ohne seine gewohnten Arbeitsabläufe fundamental zu ändern• Alternativ: Der Benutzer arbeitet in Zukunft in einer Portalumgebung, in der alle
Dokumentenerzeugenden/-verarbeitenden Applikationen nahtlos integriert sind• Der Benutzer benötigt für die Arbeit mit Dokumenten keine Kenntnisse der eingesetzten
Speichersysteme/-technologien
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Zukünftiges Arbeiten mit Dokumenten (2/2)
• Für alle Dokumente stehen, unabhängig von Applikation sowie Ein- und Ausgangskanal, die gleichen Möglichkeiten der Aufbewahrung zur Verfügung, dies trifft insbesondere auch auf E-Mails zu
• Abhängig von den jeweiligen Anforderungen können unterschiedliche Methoden für die Ordnung von Dokumenten angewendet werden (Hierarchien, Metadaten, Vorgangsbezug, ...)
• Benutzer können in Zukunft mobil genauso mit Dokumenten arbeiten, wie an ihrem festen Arbeitsplatz
• Benutzer erstellen Dokumente gemeinsam und ggf. gleichzeitig, ohne sich am gleichen Ort zu befinden
• Erstellung und Ablage von sowie Zugriff auf Geschäftsdokumente erfolgen, ohne dass der Benutzer seine eigentlichen Arbeitsabläufe unterbrechen muss
• Das „Lenken“ von Dokumenten wird geeignet unterstützt• Über den ganzen Lebenszyklus eines Dokumentes hinweg (von der Erstellung bis zur
Vernichtung) ist bekannt, wo es sich befindet und welche Verbindlichkeit es besitzt (Entwurf, Freigegeben, o.ä.)
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