Implementatie AlfrescoAanpak, geleerde lessen, bouwblokken

6 december 2016

Uw presentator…

■ Norbert Veldman, zelfstandig project- en programma manager■ Verantwoordelijk voor de invoering van een clusterbreed

document managementsysteem Alfresco■ Verantwoordelijk voor de invoering van een nieuw stedelijk

systeem voor het verlenen van subsidies

Alfresco, de reis….

Implementatie Alfresco in het cluster Sociaal

Resultaten

Aanpak en uitvoering

Uitdagingen

Visie, manage-

ment, aansturing

Ambitie, aan-

besteding, waarom Alfresco

■ Aanbesteding: 2013■ Fase 1, start 3 pilots: januari – oktober

2014■ Fase 2A, functionele uitwerking 3

pilots: oktober 2014 – februari 2015■ Pas op de plaats: maart – mei 2015■ Fase 2B, herstart: juni 2015 – juli

2016■ Pas op de plaats: augustus 2016 –

december 2016■ Fase 3, herstart: begin 2017

Ambitie - doelstelling Vanuit de aanbesteding en nog steeds relevant.■ Het duurzaam en volledig digitaliseren

van de documentaire informatiehuishouding om te voldoen aan de wettelijke archiveringseisen

■ om de continuïteit van processen te borgen

■ om de primaire en ondersteunende processen effectiever en efficiënter uit te voeren

■ om slimmer en flexibel werken mogelijk te maken

Waarom doen we dit project?Omdat we onze processen efficiënter en effectiever willen uitvoeren alsmede om de output van die processen goed te kunnen opslaan en archiveren

Waarom Alfresco gekozen?✓ Compliant. Door de inzet van Alfresco wordt de content beheert volgende de

geldende wet- en regelgeving. Op termijn geen fysiek archief meer noodzakelijk.✓ CMIS: standaard koppeling met backoffice systemen d.m.v. CMIS / KING DMS

stekker✓ Samenwerken met collega’s binnen (project)sites. Extern samenwerken.

Documenten delen via een beveiligde en gesynchroniseerde cloud✓ De business is in control over hun eigen content. Eigenaarschap van

documenten en dossiers is geborgd en getraceerd✓ Content is makkelijk terug te vinden met full-text search, persoonlijke- en

sitedashboards, tags en categorieën. Digitale dossiervorming. Automatische verrijking van content met meta data.

✓ Altijd de juiste en laatste versies van content. Geen verouderde duplicaten meer door het versiebeheer (single point of truth).

✓ Mobiele toegang tot documenten en taken via de Alfresco Android en iPad apps.✓ Beveiligde toegang en audit trail

Alfresco platform bij cluster Sociaal

■ Aanbesteding: 2013■ Fase 1, start 3 pilots: januari – oktober 2014

– Verkorte en uitgebreide risico analyse - privacy impact analyse- BIV rating 3.3.3 (beveiliging, integriteit, vertrouwelijkheid)

– Projectstartarchitectuur, Projectinitiatiedocument– Wethoudersbrieven, Projectmappen, Bulk import– Oplevering Test-, Acceptatie- en Productieomgeving– Inrichting beheer

■ Fase 2A, functionele uitwerking 3 pilots: oktober 2014 – februari 2015– Wethoudersbrieven -> generiek postproces– Samenwerkingsfunctionaliteit– Koppeling als documentenbak onder primair CRM systeem

Aanpak en uitvoering [2013 – 2015]

■ Fase 2B, herstart: juni 2015 – juli 2016– Start realisatie samenwerkingsfunctionaliteit– Start realisatie koppeling CRM systeem– Selectie van postmodule ‘bovenop’ Alfresco

■ Ontwikkeling: middels agile scrum methodiek■ Integratie met MS Office■ Toetsen functionaliteit postmodule op beschreven eisen en

wensen

Aanpak en uitvoering [2015 – 2016]

■ Pas op de plaats: augustus 2016 – december 2016– In beheername van koppeling CRM systeem via reguliere weg

(januari 2017)– Herbevestiging van standaarden– Fase 2 project is juli 2016 beëindigd– Projecteinderapportage en leerpuntenrapportage opgeleverd– Bezinning in MT cluster Sociaal over toekomst

■ Fase 3, herstart: begin 2017

Aanpak en uitvoering [2016 – 2017]

Uitdagingen (1/3)■Reorganisatie Amsterdam (van diensten naar cluster met

RVE’s)■ Discussie relatie DMS en zaaksysteem (zaakgericht werken,

Amsterdam heeft geen gemeentebreed zaaksysteem)■ Discussie om Alfresco zo goed mogelijk in te richten conform

Amsterdamse wensen of eerder te starten met de implementatie (pilot) en afhankelijk van feedback van gebruikers Alfresco in te richten

■ Discussie of Alfresco wel geschikt is om postproces mee af te handelen

■ Realisatie van postproces en samenwerkingsfunctionaliteit bleek duurder dan initieel verwacht (maatwerk voor Amsterdam)

■ Second opinion bevestigde de keuze voor Alfresco: Alfresco kan de wensen en eisen van Amsterdam invullen

Uitdagingen (2/3)■ Discussie over BIV rating 3.3.3 i.v.m. realisatie MS-Office en MS

Outlookintegratie -> authenticatie via IAM (Identity en Access Management)

■ Discussie over Alfresco Record Management (niet in aanbesteding)

■ Analyse- en testcapaciteit■ Gebruikersvertegenwoordiging■ Uitvoeringskracht rve ICT■ Invoering ADW (Amsterdamse Digitale Werkplek)■ Besluit over selectie van postmodule was pas mogelijk na

instelling nieuwe stuurgroep met nieuwe opdrachtgever (december 2015)

■ Daarna onderzoek naar contractuele en juridische opties inkoop postmodule (maart 2016)

Uitdagingen (3/3) - visie, management, aansturing ■ Project Portfolio Management -> kritisch project■ Discussie over betrokkenheid MT van cluster Sociaal en

vertegenwoordiging in stuurgroep■ Discussie over projectbudget■ Discussie over herijking van business case■ Wisseling van IVE manager (mei 2015, interim mei 2016),

‘wegvallen’ gedelegeerd opdrachtnemer■ Aparte positie van de GGD (onderdeel van cluster Sociaal) ->

separate Alfresco installatie (februari 2016)

De resultaten, bouwblokken voor de toekomst■ Opgeleverde Test-, Acceptatie- en Productieomgeving■ Opgeleverde samenwerkingsfunctionaliteit inclusief integratie met

MS Office, gereed voor pilot■ Opgeleverde en in januari 2017 in beheer te nemen koppeling met

primair CRM systeem■ Beschreven functionaliteit voor selectie postmodule■ Opgeleverde Alfresco omgeving voor de GGD■ Heel veel geleerde lessen….

Kies bij het maken van een projectsite

een projectype.

Op basis van het

projecttype wordt

automatisch de retentie metadata ingevuld.

Projectmeta-data is in/aan

te vullen tijdens het

project.

14

Samenwerkingsfunctionaliteit

Dashboard gebruiker

15

Hoe verder…■ Opnieuw op de agenda van het MT (inspiratiesessie door John

Newton, CTO Alfresco), discussie over gemeentebreed i.p.v. clusterbreed DMS

■ Gemeentelijke Managementteam: stel de visie op Enterprise Content Management in Amsterdam vast, bepaal de wijze van implementatie

■ Zet in op Alfresco als opslag- en archiveringssysteem onder primaire (stedelijke) systemen

■ Stel de samenwerkingsfunctionaliteit in een pilot beschikbaar aan een geselecteerde groep medewerkers, doe ervaring op met werken in ketens