Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2011

sivu 6Sähköinen tilauspalvelu jo käytössä

sivu 22Puoli vuosisataa vaihto-oppilaita

sivu 14Kunnallinen asiakirjahallinto sai wiki-oppaan

2 akti 3/2011

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKopijyvä Oy

Kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto

Toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

akti 3/2011 Sisältö

Kannen kuvaPekka Niittyvirta, YFU

Suomen YFUn historiateos julkistettiin Kansallisarkis-

tossa lokakuussa. Teoksia signeerasi kirjoittaja Terttu

Mämmelä.

Pääkirjoituksen kuvaMarja Pohjola, Kansallisarkisto

3 Miten näkyviä ovat vähemmistöjen arkistot, kysytään

pääkirjoituksessa.

4 Lyhyet

6 Arkistolaitoksen tutkijasaleissa on siirrytty syksyn aikana

tilauslapuista sähköiseen järjestelmään.

8 Eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakennetaan yhteistä

hakuportaalia.

9 Selvitys: Tutkijat arvostavat digitoituja aineistoja, mutta

kritisoivat käyttöliittymiä.

10 Viranomaiset luovuttavat arkistolaitokseen miltei 130 hyl-

lykilometriä arkistoja tulevina vuosina.

11 Yhdysvaltalainen Karen Offen on tutkinut yhtenä ensim-

mäisistä naisten historiaa.

12 Joel Blankett on selvittänyt juutalaisen sukunsa historiaa

jo parinkymmenen vuoden ajan.

14 Uudessa kunnallisen asiakirjahallinnon oppaassa on huo-

mioitu monet alalla tapahtuneet muutokset.

16 Arkistolaitos haki Sveitsistä ja Norjasta oppia tietokanto-

jen tietojen säilyttämiseen.

17 Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen on aiempaa

yksinkertaisempaa.

18 Sähköinen arkistointi on Helsingin kaupunginarkiston

suurin haaste.

20 Arkistouralla: arkistopäällikkö Jari Suutari, eduskunta

21 Arkistoneuvos Eljas Orrman piti jäähyväisluennon asiakir-

jojen seulonnasta ja julkisuudesta.

22 Kansallisarkisto pelasti Suomen YFUn arkiston, ja lop-

putuloksena on tutkimus, joka kattaa 50 vuotta järjestön

historiaa.

23 Arkistolöytöjä | Käsitätkö?

3akti 3/2011

Pääkirjoitus

Puuttuvat arkistotTerveisiä Kautokeinosta, kaukaa Norjan Lapista! Olin siellä syyskuun

lopulla kahden kollegan kanssa yhteispohjoismaisessa seminaaris-

sa, jossa käsiteltiin alkuperäiskansojen ja muiden vähemmistöjen

arkistojen näkyvyyttä Pohjoismaiden arkistolaitosten yksityisarkis-

topolitiikassa. Asia on erityisen ajankohtainen Suomessa juuri nyt,

koska ensi vuoden alussa Inarissa aloittaa toimintansa Saamelais-

arkisto. Se on Pohjoismaissa lajissaan toinen, sillä tätä ennen saa-

melaisilla on ollut oma arkisto vain Norjassa, juuri Kautokeinossa.

Miten Suomessa on muiden vähemmistöjen arkistojen laita? Ar-

kistolaitoksen tavoitteena on saada riittävän monipuolinen kuva

yhteiskunnan eri toimijoista eri aikakausilta. Erityisesti korostetaan

vähemmistöjen, niin vanhojen vähemmistöjen kuin maahanmuut-

tajienkin arkistoaineistojen saamista talteen. Tähän mennessä

parhaiten on onnistuttu Suomen juutalaisten kanssa. Heidän arkis-

toaineistojaan on saatu sekä Kansallisarkistoon että Turun maakun-

ta-arkistoon yhteensä lähes 1 000 kotelon verran. Helsingin ja Turun

lisäksi Viipurissa toimi juutalainen seurakunta vuoteen 1944 asti,

mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.

Tataarit tulivat Kansallisarkistoon vuoden 2007 lopulla. Suomen Is-

lam-seurakunta luovutti silloin hallussaan olleet vanhat metrikkakir-

jansa tutkijoiden käyttöön. Erityisen huomattavaa oli, että lahjoituk-

seen sisältyi myös vuosien 1850−1863 metrikka, jonka oli kerrottu

joutuneen lähetetyksi Turkkiin 1960-luvulla.

Romanien arkistot puuttuvat vielä arkistolaitoksesta, mutta alusta-

via keskusteluja niiden saamiseksi on kuitenkin jo käyty. Samoin on

laita maahanmuuttajien arkistojen kanssa. Toivottavasti pystymme

tulevina vuosina luomaan näihin ryhmiin niin luottamukselliset suh-

teet, että ne uskovat haltuumme arkistojaan.

Vuosi 2011 on pian ohi, joten kiitän Aktin lukijoita kuluneesta vuo-

desta koko toimituskunnan puolesta ja toivotan kaikille Hyvää Jou-

lua sekä menestystä vuodelle 2012.

marja pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

4 akti 3/2011

Saamelaisarkisto avautuu helmikuussa

Saamelaiskulttuurikeskus Sajokseen sijoittuva Saamelais-

arkisto avaa ovensa helmikuussa 2012. Arkiston tärkein

tehtävä on tukea ja edistää saamelaistutkimusta, mikä vahvistaa

saamelaiskulttuuria ja lisää saamelaisia koskevaa historiatietoa.

Hallinnollisesti arkisto kuuluu Kansallisarkiston tutkimuksen ja ke-

hittämisen vastuualueeseen.

Saamelaisarkisto keskittyy palvelemaan kansalaisia ja tutkijoita.

Se ottaa vastaan saamelaisia ja saamelaisaluetta koskevia asiakir-

joja sekä huolehtii niiden digitoinnista ja käytettävyydestä. Oulun

maakunta-arkisto jatkaa entiseen tapaansa viranomaisten ohjaa-

mista ja kouluttamista.

Arkistolaitos satsaa tutkimukseen uudella vastuualueella

Arkistolaitos uudisti organisaatiotaan marraskuun alus-

sa. Kokonaan uutena vastuualueena on aloittanut tutki-

muksen ja kehittämisen vastuualue. Se vastaa yhteistyöstä

tutkimusyhteisön kanssa sekä ohjaa sähköistä asiakirjahallin-

taa.

Tarkoituksena on parantaa arkistolaitoksen tunnettuutta tutki-

musinfrastruktuurina ja luoda kumppanuuksia tutkimusyhteisöi-

hin. Tutkimusjohtaja Päivi Happosen luotsaama yksikkö vastaa

esimerkki arkistolaitoksen digitointistrategiasta.

Asiakirjojen elinkaareen liittyvät tehtävät kuuluvat aineistohallin-

nan vastuualueelle, jota johtaa arkistoneuvos Jaana Kilkki. Vastuu-

alueelle keskittyvät viranomais- ja yksityisarkistojen vastaanotto

ja hankinta. Se myös huolehtii aineistojen konservoinnista ja di-

gitoinnista.

Tutkijasali- ja verkkopalveluista vastaa tietopalvelun vastuualue.

Se tekee myös selvityksiä sekä koordinoi arkistopedagogista toi-

mintaa. Yksikköä johtaa arkistoneuvos Jarno Linnolahti.

Neljäntenä vastuualueena toimii toiminnanohjaus, joka vastaa hal-

linnosta sekä suunnittelusta ja seurannasta. Sitä johtaa hallinto-

johtaja Anitta Hämäläinen.

Kansallisarkisto keskittää tutkijapalveluitaan

Kansallisarkiston tutkijapalvelu keskittyy vuoden 2012

alussa Rauhankadun päärakennukseen, kun Sörnäisten

toimipisteen tutkijasali suljetaan 21. joulukuuta.

Jatkossa niin Rauhankadun, Siltavuoren kuin Sörnäisten toimi-

pisteenkin aineistot ovat tutkittavissa yhdessä paikassa, Rau-

hankadun tutkijasalissa. Sörnäisten toimipisteen käytetyintä

aineistoa on siirretty Rauhankadulle noin kuusi hyllykilometriä.

Muuta Sörnäisten toimipisteen aineistoa voi tilata tutkittavaksi

päärakennukseen, ja sitä kuljetetaan kerran päivässä toimipis-

teiden välillä.

Rauhankadulta löytyviin aineistoihin kuuluvat muun muassa

suojeluskunta-aineistot, Pikkukokoelmat ja Militaria-sarja. Myös

Lotta Svärd -järjestön ja heimosotien aineistot on siirretty päära-

kennukseen.

Lyhyet

Saamelaiskulttuurikeskus Sajos revontulien välkkeessä.

5akti 3/2011

Ymmärrys sotavahinkojen vaikutuksista kasvoi

Vaasan maakunta-arkistossa ylitarkastajana työskentelevä

Jussi Jääskeläinen on tutkinut Suomen sotaan 1808–1809

liittyviä sotavahinkoja proseminaarityöstä vasta ilmestyneeseen

väitöskirjaansa saakka.

Jääskeläisen väitöskirja on perustutkimusta siitä, miten sotava-

hingot jakaantuivat Ruotsin valtakunnan itäisessä osassa vuosina

1808–1809. Se antaa myös tarkan kuvan sodan paikallisyhteisölle

aiheuttamista menetyksistä.

”Sotavahingot sotatoimien painopistealueella, eli silloisessa Vaa-

san läänissä, liittyivät ennen muuta venäläisten joukkojen logistiik-

kaan. Paikallisyhteisön aineellisen hyvinvoinnin edellytykset olivat

suuresti sidoksissa sodan aikana siihen, miten joukkojen huolto

organisoitiin sota-alueella.”

”Aikaisempi tutkimus ei ole nostanut riittävästi esiin sotavahinko-

jen ja väestökriisin mahdollista yhteyttä. Tutkimus ei ole myöskään

korostanut kylliksi huollon organisoinnin merkitystä niukkavaraisen

alueen paikallisyhteisölle ja toisaalta varhaismodernin sotien loppu-

tuloksiin, ja sitä kautta valtioiden historiaan.”

Tutkimuksen primaarilähteet löytyivät Kansallisarkistosta. Ne kuuluvat

senaatin ja osittain Buxhoevdenin päämajan siviilikanslian arkistoihin.

Väitöskirjan kirjoittaminen kesti yli kymmenen vuotta. Jääskeläinen

teki tutkimusta päätoimisena jatko-opiskelijana vain seitsemän kuu-

kauden ajan ja muuten työn ohella vapaa-aikanaan. Waldemar von

Frenckellin ja Otto A. Malmin lahjoitusrahaston lahjoittamat stipen-

dit mahdollistivat virkavapaudet.

Jääskeläisen väitöskirja ”Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen koh-

teena. Venäjän armeijan logististen ratkaisujen seuraukset Suomen

sodassa 1808–1809” tarkastettiin Åbo Akademissa elokuussa.

Jussi Jääskeläinen väitteli tohtoriksi elokuussa

ÅBO AKAdEMI

Archiumissa on hyllytilaa yhteensä noin 9000 metrille asiakirjoja.

KOuVOLAN KAuPuNKI / HELI LEHTI

Kouvolan arkistotilat palkittiin vuoden arkistotekona

Arkistojen päivän toimikunta on valinnut vuoden 2011

arkistoteoksi Kouvolan kaupungin Archium-arkistotila-

hankkeen.

Kiinteistö Oy Kouvolan Archium rakennutti uudet tilat, joihin on

keskitetty Kouvolan kaupunginarkisto sekä aikaisemmin kuu-

dessa eri paikassa säilytetyt uuden Kouvolan edeltäjien arkistot

sekä Anjalankosken, Elimäen ja Valkealan kunnan- ja kotiseutuar-

kistot. Kouvolan Archiumissa kansalaiset voivat tutkia kulttuuri-

perintöään ja saada palveluja keskitetysti yhdessä paikassa.

Toimikunnan mukaan Kouvolan uusi kaupunginarkisto -hanke on

osoitus esimerkillisestä vastuullisuudesta, laajasta kulttuuritie-

toisuudesta ja hyvästä mallista muille kunnille.

Arkistojen päivän toimikunta myönsi lisäksi kunniamaininnan

dosentti Marianne Tallbergille hoitotyön yksityisarkistojen hank-

kimisesta Kansallisarkistoon.

6 akti 3/2011

Pilotoinnin KoHtEEnA oli asiakkaiden asiakirjatilausten te-

kemiseen käyttämä ns. tutkijasalikäyttöliittymä ja henkilökunnan

operoima tilattujen asiakirjojen hallinnointityökalu, ns. tilausten-

hallinta.

Tuotantokäytön aikana järjestelmän kehittäminen on jatkunut,

esimerkiksi syyskuun lopussa otettiin käyttöön uudet versiot ti-

laustenhallinnasta ja tutkijasalikäyttöliittymästä. Arkistolaitoksen

Sähköinen tilauspalvelu on jo rutiinia

Kansallisarkistossa ja Oulun maakunta-arkistos-sa ryhdyttiin pilotoimaan kuluvan vuoden kesä-kuussa Astian nimellä tunnetun sähköisen tilaus-palvelun eri järjestelmiä. Pilotoinnista saadut kokemukset olivat niin hyviä, että palvelu pää-tettiin ottaa suoraan käyttöön.

Ylitarkastaja Christina Forssell esitteli arkistolaitoksen

verkkopalveluja Turun kirjamessuilla syyskuussa.

asiakkaille muutokset näkyvät tutkijasalikäyttöliittymän parempi-

na hakuominaisuuksina.

Seuraava askel sähköisen tilauspalvelun laajentamisessa saavu-

tettiin, kun järjestelmät otettiin lokakuun alussa käyttöön Kan-

sallisarkiston ja Oulun maakunta-arkiston lisäksi kaikissa muissa

maakunta-arkistoissa.

Seuraavaksi verkkoonSeuraava luonnollinen askel on sähköisen tilauspalvelun siirtämi-

nen verkkoon, jolloin asiakkaat voivat tilata verkon yli niin asia-

kirjoja, selvityksiä kuin kaukolainojakin sekä hakea käyttölupia

aineistoihin.

Verkkoympäristössä toimiva sähköinen tilausjärjestelmä vahvoine

kirjautumisineen on siinä määrin erilainen verrattuna arkistolai-

7akti 3/2011

Joustava organisaatio reagoi nopeasti

niin AStiA-ProjEKtin tUottAmASSA sähköisessä tilauspalvelussa kuin projektin joustavassa organisaatiossa on sellaista käytännön toimivuutta, jota ei välttämättä ole valtionhallinnossa totuttu näkemään. Niinpä kykenenkin Astia-projektin aikaansaannoksia ilman pienintäkään ylilyönnin tunnetta hehkuttamaan. Hyvä esimerkki projektin toimivuudesta on onnistunut siirtyminen pilotointivaiheesta suoraan tuotantokäyttöön.

Projektin joustava ja nopeasti reagoiva johtamisorga-

nisaatio ja tekninen tuki mahdollistivat, että pilotoin-

nin aikana havaitut pienet puutteet tai virheet saatiin

usein korjattua jo samana päivänä muutosten millään

tavalla vaikeuttamatta järjestelmien käyttöä. Kansal-

lisarkiston tutkijasalihenkilökunnan harras toive on,

että Astian toiminnasta vastaava organisaatio säilyttää

projektin päätyttyäkin joustavuutensa ja kykynsä rea-

goida nopeasti muutostarpeisiin.

Kansallisarkiston pitkäaikainen salipäivystäjä, tutkija Pertti

Vuorinen kirjoitti Astia-projektista Nordisk Arkivnyt

-lehdessä 3/2011: ”Projektin onnistuminen on seura-

usta tekijöittensä ainakin suomalaiselle työkulttuurille

hieman vieraasta ajattelutavasta, että kannattaa kes-

kustella mahdollisimman usein arkistojen tietopalve-

lussa työskentelevien kanssa ongelmista. Vanha tsaris-

tinen tapa lukea raportteja ja antaa ukaaseja ei enää

toimi.”

teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto

toksen sisäverkossa toimivaan Astia-järjestelmään, että se vaa-

tii oman koekäyttönsä, joka toteutuu lähitulevaisuudessa. Näillä

näkymin verkon yli toimiva sähköinen tilausjärjestelmä on todelli-

suutta vuoden 2012 alkupuolella.

”Tämähän on helppoa”Sähköisestä tilauspalvelusta saatu palaute on ollut lähes poik-

keuksetta positiivista. Asiakkaat ovat nopeasti oppineet ohjelman

salat ja monesti päivystäjä ilokseen kuulee kommentin ”Tämähän

on helppoa." Kun tilauksen teon ja aineiston hakemisen tutkijasa-

liliittymää käyttäen kerran oppii, niin huomaa, kuinka se monessa

tapauksessa on huomattavan paljon helpompaa ja nopeampaa

kuin vanhojen paperimuotoisten luetteloiden selaaminen ja tilaus-

lappujen täyttäminen käsin.

Erityisesti henkilökunta on oppinut rakastamaan uutta tilausten-

hallinta-työkaluaan. Tehtyjen tilausten löytäminen, kuittaaminen,

päättäminen tai vaikkapa päivittäisen tilaston laskeminen vie ny-

kyisin murto-osan siitä ajasta mitä vanha manuaalinen järjestelmä

vei. Paluuta vanhaan ei ole!

Astian etu on keskitetty hakuAstian avulla myös tilastonikkareiden on mahdollista tehdä erilai-

sia tilastoja tilatuista aineistoista. Ongelmakohtana on, että kaikki

arkistolaitoksessa oleva arkistoaineisto ei ole löydettävissä Astia-

haun kautta. Tällöin asiakkaat käyttävät tilauspalvelun vapaamuo-

toista tilausta, jonka miinuspuolena on se, että tilastoinnin kannal-

ta olennaisia metatietoja jää saamatta.

Astia on siis pitkälle riippuvainen ns. taustajärjestelmistä, joista se

hakee tietonsa, kuten arkistotietokanta Vakasta tai digitaaliarkis-

tosta. Jos taustajärjestelmässä on puutos tai virhe, toistaa Astia

saman virheen. Vaikka Astia onkin nopea reagoimaan muutostar-

peeseen, sen taustajärjestelmät eivät sitä välttämättä ole.

Ajan myötä entistä enemmän arkistolaitoksen aineistoa tulee

sähköisten tietokantojen piiriin ja sitä kautta Astian hakuominai-

suuksilla löydettäviksi ja tilastoijien iloksi. Muun muassa AARRE

-arkistorekisteri liittyy tulevaisuudessa Astian taustajärjestelmiin.

Tässä kohdassa päästään Astian yhteen selkeään etuun: sähköi-

sen tilauspalvelun käyttäjän ei tarvitse enää miettiä, mistä tieto-

kannasta tai hakuohjelmasta hänen haluamansa tieto löytyy, vaan

kaikki on löydettävissä keskitetysti palvelun avulla.

teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto

kuVa: heidi mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto

AKTi 3/2011 7

8 akti 3/2011

Apenet on Eu:n eContentplus-ohjelmaan kuuluva par-

haiden käytäntöjen hanke. Siinä rakennettava uusi

portaali tarjoaa pääsyn lähes kaikkien eurooppalaisten

arkistolaitosten arkistoaineistoihin, jotka on luotu erilaisten his-

toriallisten ja poliittisten prosessien aikana.

Portaali auttaa käyttäjiä tutkimaan syvemmin omia kiinnostuk-

senkohteitaan sekä löytämään uusia mielenkiintoisia lähteitä

tarjoamalla yleiskuvan eurooppalaisten arkistojen aineistoista.

Tämän lisäksi portaali toimii arkistopalveluiden keskeisenä hake-

mistona, jonka avulla löytyvät muun muassa eri maiden arkisto-

jen yhteystiedot.

Linkin www.archivesportaleurope.eu takaa paljastuva portaalin

Beta-versio sisältää aineistoa jo 47 organisaation kokoelmista 17

maasta kattaen lähes 8 miljoonaa arkistoyksikköä. Lisäksi portaa-

lin kautta on pääsy yli puoleen miljoonaan digitoituun kohteeseen.

Varsinainen portaali julkaistaan vuoden 2012 alussa.

Synergiaa Europeanan kanssaPortaalin tehtävänä on lisäksi välittää arkistosektorin aineistoa

Europeanan hakupalveluihin, jossa on aineistoa myös museo-

ja kirjastosektoreilta. Työtä on tehty sekä kehittämällä arkistojen

eurooppalaista yhteistyöverkostoa että tarjoamalla osallistuville

arkistoille valmiita palveluita ja työkaluja.

Monille pienille arkisto-organisaatioille Apenet-hanke on ollut

ainut kanava saada aineistoja digitaalisessa muodossa laa-

jan yleisön käyttöön. Hankkeella on ollut edustus Europeanan

jatkokehitystyössä, mikä on auttanut arkistojen erityistarpeiden

huomioimisessa.

Suomen arkistolaitoksella

on eurooppalaisittain mo-

dernit sähköisen tie-

topalvelun kanavat,

joita kehitetään jat-

kuvasti yhteistyössä

opetus- ja kulttuuri-

ministeriön hallin-

noiman Kansallisen

digitaalisen kirjaston

kanssa. Osallistuminen

Apenet-portaalin kehit-

tämiseen on tarjonnut arkistolai-

toksen asiantuntijoille sekä yhteistyöverkoston että

ratkaisumalleja, joita on voitu hyödyntää myös omissa

kehittämishankkeissa sekä Kansallisessa digitaalisessa

kirjastossa.

Jatkohanke on jo käynnistymässäHankkeen toisen vaiheen neuvottelut ovat vielä käynnissä. Kui-

tenkin voidaan pitää jo lähes varmana, että hankkeen toinen kol-

mevuotinen kehitysjakso käynnistyy heti ensimmäisen vaiheen

jälkeen. Hankkeen työnimenä on APEX – Archives Portal Europe

network of eXcellence.

Toisen vaiheen työskentely laajentaa osallistujien määrän 28

maahan. Palvelun kattavuutta laajennetaan niin aineistojen kuin

osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta sekä tuodaan mu-

kaan tarkempia kuvailuja. Tämän lisäksi palvelusta kehitetään

pysyvämpi osa eurooppalaista tutkimusinfrastruktuuria ja Euro-

peanaa.

Suomen arkistolaitos on jatkossakin mukana työssä, ja luomas-

sa näin osaltaan arkistoille uusia tapoja tuottaa ajantasaisia ja

tehokkaita tietopalveluita asiakkailleen.

teksti: markus merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Ensi vuoden alussa julkaistaan eurooppalaisten arkistolaitosten yhteinen arkistoaineistojen Ar-chives Portal Europe -hakuportaali tutkijoiden käyttöön. Myös Suomen arkistolaitos on ollut mukana luomassa sitä Apenet-hankkeessa.

Uusi kanava eurooppalaisiinarkistoaineistoihin rakentumassa

9akti 3/2011

HAnKKEEn rAPortti jUlKAiStAAn alkuvuodesta 2012, mut-

ta jo lokakuussa 2011 järjestetyssä seminaarissa paljastettiin keskei-

sin tulos: käyttäjät arvostavat digitoituja aineistoja, mutta kritisoivat

käyttöliittymiä.

Hanke haastaakin arkistot, kirjastot ja museot ajattelemaan asiaa

uudelta kannalta: organisaatiot voivat tuntea aineistonsa läpikotaisin,

mutta paras asiantuntemus niiden käytöstä on käyttäjillä.

Käyttöliittymät hankalia Nykytilanteen ongelmat rakentuvat monista osatekijöistä. Käyttöliit-

tymät on rakennettu alkuperäisaineistojen hallinnan ehdoilla, organi-

saatioiden näkökulmasta. Hakuehdot vaativat liian täsmällistä tietoa

aineistosta ja selailuominaisuudet ovat harvinaisia tai puutteellisia.

digitoitu aineisto vaatisi uudenlaisia hakemistoja ja luetteloita, jotka

helpottaisivat kokonaisuuden hahmottamista, selaamista ja halutun

yksityiskohdan löytämistä.

Arkistolaitoksen digitaaliarkisto keräsi runsaasti kritiikkiä ja nousi

ongelmallisimmaksi verkkopalveluksi juuri käytettävyyskysymysten

takia. Pidetyin ja kehutuin oli Suomen sukuhistoriallisen yhdistyksen

digiarkisto, joka on toteutettu käyttäjien ehdoilla.

Eriytymisessä hyvää ja huonoaToinen keskeinen ongelmavyyhti on sähköisten aineistojen pirstou-

tuminen eri organisaatioiden verkkopalveluihin ja käyttöliittymiin. Yh-

delläkin organisaatiolla saattaa olla monta erilaista kokoelmaa, joista

jokaista varten on erilainen käyttöliittymä. Käyttäjät eivät tiedä, mil-

laista aineistoa on saatavilla sähköisessä muodossa ja joutuvat jokai-

sen kokonaisuuden kohdalla opettelemaan uuden hakulogiikan.

Eriytyminen ei ole yksinomaan huono asia, sillä erilliset järjestelmät

ja alkuperäisaineistosta edelleen muokattu tieto antavat käyttäjälle

mahdollisuuksia uudenlaiseen tutkimusotteeseen ja räätälöidympiin

hakuihin. Tällä perusteella vastaajat esimerkiksi kiittivät Suomen suku-

tutkimusseuran Hiski-tietokantaa, mutta lähtökohtaisesti vähemmistö

vastaajista toivoi kehityksen kulkevan kohti sen kaltaisia järjestelmiä.

Tärkeämpänä pidetään nykyisten järjestelmien käytettävyyden paran-

tamista ja niiden aineistomäärän kasvattamista, ja vasta sen jälkeen

on aika rakentaa erikoistuneita tietokantoja.

Keskitetty wiki-luettelo rakenteillaVastauksissa esitettyihin toiveisiin keskitetystä luettelosta pystytään

vastaamaan pian, sillä hankkeen yhteydessä SLS laatii yhteistyössä

Agricola-portaalin kanssa yhteenvetoa sähköisten aineistojen verk-

kopalveluista, käyttöliittymistä, tietokannoista ja portaaleista.

Luettelo julkaistaan wiki-muotoisena, joten kuka tahansa voi käydä

täydentämässä ja päivittämässä tietoja. Askel on kokonaisuuteen

nähden pieni, mutta sekin vie eteenpäin matkalla kohti digiaineisto-

jen parempaa käytettävyyttä.

teksti: outi hupaniittu, projektinvetäjä,

Svenska Litteratursällskapet i Finland

kuVa: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

9

Svenska litteratursällskapet i Finlandin selvitys-hanke Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot on loppusuoralla. Laajan kyselyaineiston viesti on selkeä: digitoitu aineisto on saatava nykyistä paremmin käyttäjien ulottuville.

Digiaineistot ovat mieleen, mutta järjestelmät eivät toimi

SLS:n hanke kannustaa muistiorganisaatioita kuuntelemaan

paremmin tutkijoiden mielipiteitä.

10 akti 3/2011

vutukset ja kyselyn viimekertaista suppeampi kattavuus (edelli-

nen kysely tehtiin 2006 ja kohteita oli 766).

Valtioneuvoston arkiston liittäminen Kansallisarkistoon, yliopisto-

jen aseman muutos sekä kyselyn rajaaminen pääte- ja lähiarkis-

toissa tai vastaavissa tiloissa säilytettäviin asiakirjoihin ovat nekin

supistaneet kokonaismäärää. Työhuonetiloissa säilytettävien asia-

kirjojen määriä ei kysytty, koska luotettavien arvioiden saaminen

niistä on osoittautunut vaikeaksi.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen jakautuminen vuosikymmenittäin.

Vastaukset osoittavat, että paperiasiakirjojen määrä on jatkanut

kasvuaan. On huomattava, että vuosikymmenittäin arvioituna

asiakirjojen kokonaismäärä poikkeaa erikseen ilmoitetusta koko-

naismäärästä. Kunkin arkistolaitoksen yksikön osuus vuosikym-

menkertymästä oli kuitenkin linjassa asiakirjojen kokonaismäärän

vastaavan jakauman kanssa.

Viranomaisilta kysyttiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen

vuosittaista kokonaismäärää ja frekvenssiä. Tietoja kysyttiin sekä

40 vuotta vanhemmista että nuoremmista asiakirjoista. Lisäksi si-

säisten ja ulkoisten tietopyyntöjen määrää arvioitiin erikseen.

Osuus (%) niistä asiakirjoista, joihin ei kohdistunut lainkaan tietopyyntöjä.

Luvut vahvistavat näkemystä siitä, että 40 vuotta vanhempia

asiakirjoja ei yleensä enää toistuvasti tarvita viranomaiskäytössä,

vaan ne voidaan luovuttaa arkistolaitokseen. Tietopyyntöjen ko-

konaismäärissä oli kuitenkin suuria eroja; joillakin vain yksittäisiä

tietopyyntöjä vuodessa, toisilla taas tuhansia. Tietopyyntöjen kes-

kiarvojen esittäminen ei siksi ole mielekästä. Mediaaniluvut sisäi-

sissä tietopyynnöissä (40 vuotta vanhemmat/nuoremmat) olivat 5

ja 12 kappaletta, ulkoisten tietopyyntöjen vastaavat mediaaniluvut

puolestaan 5,5 ja 10 kappaletta.

KYSElYSSä KESKitYttiin ArKiStotiloiHin siirrettyihin pysy-

västi säilytettäviin paperiasiakirjoihin. Kysely lähetettiin viranomai-

sille, jotka arkistolain mukaisesti luovuttavat pysyvästi säilytettävät

asiakirjansa arkistolaitokseen. Lisäksi kerättiin tietoja arkistotilojen

ja tietopalvelupyyntöjen määristä.

Kysely lähetettiin 462 organisaatiolle. Koska osa niistä vastasi vielä

alkuperäistä suunnitelmaa keskitetymmin, kyselyn kohteiden lopul-

linen kokonaismäärä oli 433. Vastauksia kertyi yhteensä 402 kappa-

letta, joten vastausprosentti oli hyvä, lähes 93 prosenttia.

Määrällisesti vastaajajoukko painottui oikeus-, työ- ja elinkeino- sekä

valtiovarainministeriön hallinnonaloille, joiden yhteenlaskettu vasta-

usten ja kohdevirastojen määrä oli 310/329. Sen sijaan esimerkiksi

puolustusministeriö oli hallinnonalansa ainoa kyselykohde. Puolus-

tusvoimien aineistomäärät eivät siten sisälly kyselyn tuloksiin.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrät eri arkistopiireissä.

Vastausten perusteella pysyvästi säilytettävien asiakirjojen koko-naismääräksi kertyi 126,3 hyllykilometriä. Viiden vuoden takai-sessa kyselyssä aineistomäärän jakauma arkistopiirien kesken oli samansuuntainen, joten alueellistamishankkeet eivät näytä muuttaneen sitä.

Asiakirjojen kokonaismäärä edellisessä kyselyssä oli 158,5 hylly-

kilometriä. Nyt saaduissa luvuissa tulee kuitenkin ottaa huomioon

muun muassa vuoden 2005 jälkeen arkistolaitokseen tehdyt luo-

Kysely kartoitti viranomaisasia-kirjojen siirto- ja säilytystarpeita

Arkistolaitos toteutti huhti-elokuussa 2011 ky-selyn viranomaisten hallussa olevista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitos käyt-tää kyselyn tuloksia toiminnan pitkäjänteiseen suunnitteluun. Ne ovat erityisen hyödyllisiä asia-kirjojen vastaanotossa ja tilanhallinnassa.

Arkistopiiri hm %

KA 66 635 52,7

HMA 14 820 11,7

JoMA 5 910 4,7

JyMA 3 301 2,6

MMA 9 396 7,4

OMA 9 081 7,2

TMA 11 676 9,2

VMA 5 517 4,4

tietopyynnöntyyppi

40 v. vanhemmat asiakirjat

40 v. nuoremmat asiakirjat

Sisäiset tietopyynnöt 77,1 37,1ulkoiset tietopyynnöt 66,7 34,3

Ajanjakso hm

- 1970 16 613

1971 - 1980 18 220

1981 - 1990 23 046

1990 - 2000 27 539

2001 - 2010 30 027

11akti 3/2011

Tietopyyntöjen vuosittainen frekvenssi (%).

Luvuissa tulee huomioida, että 40 vuotta vanhempien asiakirjojen

osalta 33 ja sitä nuorempien osalta 11 prosenttia kohteista jätti

vastaamatta kysymykseen.

Tulosten analysointia jatketaan arkistolaitoksessa. Tavoitteena on,

että jatkossa asiakirjat vastaanotetaan aiempaa yhdenmukaisem-

min koko arkistolaitoksessa hyvässä yhteistyössä viranomaisten

kanssa. Saadut tiedot auttavat myös arkistolaitoksen toimitilojen

ja tilanhallinnan strategista ja operationaalista suunnittelua.

teksti: Ville kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

KAnSAlliSArKiStoSSA ViErAili toUKoKUUSSA Stanfor-

din yliopiston vanhempi tutkija Karen offen. Suomessa aiemmin-

kin poikennut historioitsija osallistui tällä kertaa kansainväliseen

historiakonferenssiin. Luppoajan hän hyödynsi perehtymällä lem-

piaiheeseensa: naisten historiaan.

Kaliforniassa työskentelevä Offen on naistutkimuksen uranuurta-

jia. ”Aloitin naishistorian tutkimisen 1970-luvulla, jolloin koko aihe

oli uusi. Tutkin yhtenä ensimmäisistä naisten historiaa Ranskassa

Naisten arkistot vievät tutkijaa ympäri maailmaa

AKTi 3/2011 11

Frekvenssi 40 v. vanhemmat asiakirjat

40 v. nuoremmat asiakirjat

Viikoittain 10 31,2Kuukausittain 9,3 12,3

Harvemmin 80,7 56,5

ja feminismin historiaa. Myöhemmin olen päätynyt erilaisiin ver-

taileviin tutkimushankkeisiin.”

Naishistorian tutkimus on muuttunut Offenin uran aikana paljon.

Marginaalisesta aiheesta on tullut suurta enemmistöä kosketta-

va. Syynä ei hänen mielestään ole enempää eikä vähempää kuin

se, että näidenkin ihmisen tulee olla osa menneisyyttä.

Kaikki irti arkistomatkoiltaNaishistoria kiteytyy Offenin mukaan siihen, miten naisten ja

miesten väliset suhteet ovat muuttuneet. Juuri nyt hän tutkii jul-

kisia väittelyjä, joita naiskysymyksestä on käyty.

”Hassua kyllä, miehet olivat ensimmäisinä kiinnostuneista nais-

ten oikeuksista. Myöhemmin naiset osallistuivat enemmän kuin

miehet toivoivat, ja tästä syntyi ristiriitoja.”

Tutkimuksen teko ei aina ole helppoa Yhdysvaltojen länsirannikol-

ta käsin. Offenin hyödyntämät lähteet ovatkin pääosin olleet pai-

nettua aineistoa, kuten sanomalehtiä. Toisaalta hän ottaa kaiken

mahdollisen irti ympäri maailmaa suuntautuvilta arkistomatkoilta.

”Kerran löysin ranskalaisesta arkistosta erään merkittävän, sala-

nimellä kirjoittaneen naisvaikuttajan henkilötiedot viime hetkellä

ennen koneen lähtöä. Huusin, printtasin sivun nopeasti ja juoksin

kuin hullu koneeseen.”

Tutkijat bloggaamaandigitalisoituminen on helpottanut tutkimusta, mutta myös tuonut

lisähaastetta. ”Nuorille opiskelijoille on muistutettava, että histo-

rian tutkiminen on faktojen varmistamista useampaan kertaan.

Heille täytyy kertoa, että Wikipediassa ei ole kaikkea tietoa ja että

kaikki tieto verkossa ei ole totta.”

Erinomaisena verkkolähteenä hän mainitsee Library of Congres-

sin verkkosivut, joilla julkaistaan runsaasti materiaalia. ”He ovat

julkaisseet myös kirjan, jossa on paljon kuvia asiakirjoista. Mui-

denkin arkistojen kannattaisi tehdä vastaavaa ja herättää näin ih-

misten mielenkiinto”, hän lisää.

Tutkijoita Offen kannustaa bloggaamaan. ”Heidän tulisi kirjoittaa

paperiartikkeleiden sijaan verkkoon”. Offenin omia kirjoituksia voi

lukea osoitteessa www.imow.org/community/blog/index.

teksti ja kuVa: heidi mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto

12 akti 3/2011

jErUSAlEmiSSA ASUVA joEl BlAnKEtt on syntyperäinen

helsinkiläinen. Yliopisto-opintojen jälkeen tie vei Israeliin, jonne

sukututkijan oli tarkoitus jäädä vain vuodeksi opiskelemaan hep-

reaa ja tarkkailemaan ulkomaiden näkymiä.

Vuoden tutkimusmatkasta versosi kuitenkin lähes 40 vuoden taival,

jonka aikana Blankett ehti kasvattaa juuret ja perustaa perheen Isra-

elin maaperälle. Hän työskenteli pitkään valtion virastoissa ja tutki-

muslaitoksissa, esimerkiksi sosiaalipoliittisen tutkimustyön parissa.

1990-luvulla hän sai kipinän selvittää perheensä historiaa. Suvun

tutkiminen lähti vähitellen käyntiin ja Kansallisarkistosta tuli yllät-

täen linkki suvun tarinoiden äärelle.

Venäjänjuutalaiset sukujuuret Blankettin sukujuuret sijoittuvat Venäjälle, jossa hänen juutalaiset

isoisänsä syntyivät. 1900-luvun alussa miehet päätyivät armeijan

mukana Suomeen, jonne kumpikin perusti perheen monen muun

venäjänjuutalaisen tapaan.

”Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä juutalaisilla ei

ollut oikeutta asua Suomessa siihen aikaan. He joutuivat puolen

vuoden välein anomaan uutta lupaa”, kertoo Blankett.

Venäjänjuutalaisten elämä 1900-luvun alun Suomessa olikin var-

sin hankalaa ja virallisesti Venäjällä kirjoilla olleet isoisät joutuivat

Palapelin rakentamistaulkomailta käsin

Sukututkimus on sinnikästä ja aikaa vievää puu-haa. Kesähelteillä viikon ajaksi Kansallisarkis-toon saapuneen Joel Blankettin työhön tuo li-sähaasteen se, että hänen aineistonsa sijaitsee tuhansien kilometrien päässä.

temppuilemaan byrokratian rattaiden parissa pitkään. Tapahtumat

lasten syntymästä naimisiin menoon piti kirjata Suomen lisäksi

Venäjälle, eikä oleskelulupien myöntämiseen löytynyt tarkkoja kri-

teerejä.

Tutkimuksen alkumetreilläSukututkimuksen alkuvaiheissa Blankettin isovanhemmat olivat jo

menehtyneet, eivätkä heidän tarinansa olleet syystä tai toisesta

kulkeutuneet lasten korviin hänen äitiään lukuun ottamatta. ”Niin

kuin yleensä sukututkimuksissa käy, sitä alkaa tehdä liian myö-

hään, kun ei ole enää ketään keneltä kysyä”, hän toteaa.

Blankett saapui ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon viime vuo-

sikymmenen alussa. Hän oli saanut tiedon, että Helsingin juuta-

laisen seurakunnan arkistot oli siirretty ja kunnostettu tutkijoiden

käyttöön. Sukututkija yritti viikon mittaisella vierailulla etsiä kuu-

meisesti tietoa suvustaan.

”Se oli aika turhauttavaa. Näin, että on hirveästi materiaalia, mutta

en voinut jäädä niin pitkäksi aikaa”, hän huokaa.

Sukututkija sai uutta pontta urakkaansa huomattuaan sen vaativan

laajaa kielitaitoa. Suuri osa hänen sukuaan käsittelevistä aineis-

toista on kirjoitettu kielillä, joita hänen lapsensa eivät taida. ”Jos

en tee tätä työtä, sen jättäminen seuraaville sukupolville on han-

kalaa”, hän kommentoi.

12 AKTi 3/2011

Joel Blankett vieraili Kansallisarkistossa kesäkuussa.

13akti 3/2011

Suomen juutalaisten historiaa arkistolaitoksessa

SUomEn jUUtAlAiStEn Elämää on tallennettu myös

arkistolaitoksen makasiineihin. Suomen juutalaisten arkiston

sekä Turun juutalaisen seurakunnan arkiston lisäksi arkistolai-

toksesta löytyy lukuisia juutalaisten henkilöiden yksityisarkis-

toja. Suomen kolmas juutalainen seurakunta toimi vuoteen

1944 Viipurissa, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.

Kansallisarkistossa sijaitseva Suomen juutalaisten arkisto kat-

taa muun muassa Helsingin juutalaisen seurakunnan ja sen

ylläpitämien laitosten sekä juutalaisten keskusjärjestöjen ja

yksityishenkilöiden arkistoja vuosilta 1810–2011. Turun maa-

kunta-arkistosta löytyvä Turun juutalaisen seurakunnan arkis-

to sisältää jiddishinkielisiä pöytäkirjoja, toimintakertomuksia

ja kirjeitä. Molemmat aineistot ovat käyttörajoitettuja.

Suomen juutalaisten elämään voit tutustua edellä mainittujen

arkistojen pohjalta kootussa Fenno Judaica -verkkonäyttelys-

sä, joka löytyy osoitteesta:

http://fennojudaica.jchelsinki.fi/index.html

Aineistoa ympäri maailmaaIsovanhempien yhteydenpito viranomaisiin on tarjonnut valta-

vasti tietoa Blankettille. Hänen suurimmat tietovaransa ovatkin

viranomaisarkistoja tai juutalaisten omia arkistoja.

Tutkimuksen kannalta tärkeää aineistoa on rutkasti Venäjällä.

Hän on yrittänyt ottaa niistä selvää Kansallisarkiston jyrki Paas-

kosken avustamana. ”Suomi on ollut kohdallani silta sellaiseen

materiaaliin, jota on ehkä olemassa Venäjällä”, hän kertoo.

Vaikka kirjallisia lähteitä on Suomen ulkopuolelta vaikea tavoit-

taa, sukututkija on saanut yhteyden kadonneisiin sukulaisiinsa ja

isovanhempiensa tuttaviin. Osa heistä on löytynyt Venäjän puo-

lelta ja osa muualta päin maailmaa.

”Olin esimerkiksi noin viisi vuotta sitten käymässä Venäjällä

pienessä kylässä, ja siellä oli vielä vanha mummo, joka muisti

isoisän veljen,” Blankett valaisee. ”Ja kaikkien näiden perheiden

kanssa olen päässyt kontaktiin vähitellen, erityisesti Internetin

kautta.”

Haastavaa ja palkitsevaa puurtamistaArkistojen penkominen on raskasta työtä, josta tippuu tuloksia

paloittain. Viikon mittaisella vierailulla satojen sivujen kirjeenvaih-

don selaaminen alusta loppuun on kuitenkin tavallista vaivalloi-

sempaa. Blankett toivookin, että mahdollisimman paljon aineistoa

saataisiin indeksoitua.

Toisenlaista näkökulmaa tutkimuksen tekoon on tuonut esimer-

kiksi juutalaisten valokuva-arkisto, jonka otoksista suuri osa on

ollut Blankettille aivan tuntemattomia. Tekstirivien täyttämien pa-

pereiden välistä on löytynyt myös muuta aivan uutta ja jopa huvit-

tavaakin tietoa.

”Löysin viimeksi isoäidin isän todistuksen, jossa hän eroaa ar-

meijasta. Armeijan superior officerin vuonna 1860 kirjoittamassa

kirjeessä todettiin, että henkilö oli käyttäytynyt hyvin armeijassa,

eikä juopotellut ja muuta.”

Hitain askelin eteenpäin”No tietysti sukututkimus on sellaista, että loppua ei näy”, toteaa

Blankett. ”Aion kuitenkin jatkaa vielä. Toivottavasti ehdin jossain

vaiheessa tulla pitemmäksi aikaa tänne.”

Seuraavaa tutkimusmatkaa odotellessa sukututkija toivoo saa-

vansa entistä enemmän kaipaamaansa materiaalia kotikoneelta

selailtavaksi. ”Luulen, että verrattuna muihin sukututkijoihin tilan-

teeni on varsin hyvä.”

teksti ja kuVa: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto Blankettin isovanhemmat David ja Malke Mirmovitsch.

AKTi 3/2011 13

14 akti 3/2011

Kunnallisen asiakirjahallinnon opas on valmistunut

Kunnallisen asiakirjahallinnon opas eli KAO on val-mistunut ja julkaistu osoitteessa wiki.narc.fi/kao. Opas on toteutettu uudella tavalla, wikitekniikalla, mikä helpottaa muun muassa sen päivitettävyyttä. Sitä riittää kuntasektorin asiakirjahallintoon vai-kuttavien muutosten myötä.

KUnnAlliSEn ASiAKirjAHAllinnon oPPAAn sisältöön

kohdistui moninaisia haasteita, vaikka voimassa on edelleen sama

arkistolaki kuin vuonna 1996, jolloin aiempi kuntaopas julkaistiin.

Maailma ympärillä on muuttunut ja muuttumassa: on otettava huo-

mioon esimerkiksi sähköinen asiakirjahallinto, arkistoterminologia,

hallinnon ja organisaatioiden muutokset, prosessiajattelu ja asia-

14 AKTi 3/2011

kasnäkökulman korostaminen, taloudelliset tekijät henkilökunnan

määrään vaikuttavine seurauksineen sekä julkishallinnon tietoarkki-

tehtuurisuunnitelmat.

Näiden vuoksi voi perustellusti olla sitä mieltä, että oppaan uusimi-

sen kanssa olisi kannattanut odottaa. Toisaalta yhtä perustellusti voi

Kunnanhallituksen tehtävänä on määritellä kunnan arkiston-muodostajat. Näin myös Tammerkosken partaalla.

15akti 3/2011

Kolmantena yksittäisenä poimintana KAO:sta voi ottaa esille kunta-

sektorin pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävän asiakirjatie-

don säilyttämisratkaisun. Kysymys sen organisoinnista on KAO:n

valmistuessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liit-

tyvät kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoi-

tus käynnistää syksyllä 2011.

Ylläpitoon kohdistuu haasteiden kirjoKAO perustuu voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön. uuden ar-

kistolain taustatyöskentely on jo aloitettu, mikä vaikuttaa jatkossa

oppaaseen. Arkistolaitoksen rooli kuntasektorilla määritellään, ja

rajanveto arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön kesken vaatii

täsmennyksen muun muassa julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin

myötä. Myös sähköinen asiakirjahallinto ja arkistoterminologia hei-

jastuvat uudistettavassa arkistolainsäädännössä.

Kuntasektorille on tunnusomaista heterogeenisuus: samalla kun

kuntasektorilla on yli 3 500 sähköistä tietojärjestelmää ja osa kun-

nista ja kuntayhtymistä etenee vilkkaasti kohti yhä sähköisempää

asiakirjahallintoa, on olemassa kuntia, joissa ollaan vasta tämän kehi-

tyksen alkutaipaleella.

PARAS-hanke on työllistänyt, organisaatioita on muutettu ja kuntia

yhdistetty, mutta uusia muutoksia on yhä edessä. Ne heijastuvat

aina myös asiakirjahallintaan. Muutoksissa johdon vastuu korostuu

ja tarvitaan laajaa yhteistyötä substanssi-, ICT- ja asiakirjahallinnan

asiantuntijoiden kesken sekä riittävää osaamista. Kunnallisen asiakir-

jahallinnon oppaaseen kohdistuu siten moninaisten paineiden kirjo.

KAO on varsin ylätasoinen opas, sillä ei ollut mahdollista laatia

opasta, josta löytyisi yksityiskohtaiset ohjeet kaikkien kuntien ja

kuntayhtymien yksilöityihin tunnistettuihin ja tunnistamattomiin

tarpeisiin.

teksti: Vuokko joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto ja

raili oittinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

kuVa: minna nurro

KAO:a työstämässä

KAnSAlliSArKiSto ASEtti loKAKUUSSA 2008 työryh-

män valmistelemaan Kunnallisen arkistotoimen opasta. Työ-

ryhmän muodostivat maaret Botska Kuntaliitosta, Eeva

miettinen Helsingin kaupungista sekä jaana Pohjonen Kan-

sallisarkistosta. Työryhmän sihteerinä toimi raili oittinen

Kansallisarkistosta ja puheenjohtajana Vuokko joki Oulun

maakunta-arkistosta.

Työlle loi vankan pohjan Pirkko Haarion työstämä luonnos

vuoden 1996 Kunnallisen arkistotoimen oppaan uudistami-

seksi. Alun perin KAO:n piti valmistua jo vuonna 2009, mutta

työryhmä sai kahteen otteeseen jatkoaikaa: ensin opetusmi-

nisteriön asettaman selvitysmiehen ehdotusten ja sitten arkis-

tolaitoksen strategian vuoksi. Jälkimmäisen jatkoajan päätty-

essä opasluonnos luovutettiin arkistolaitoksen johtoryhmälle.

Loppuvuonna 2010 toteutettiin vielä suppea lausuntokierros,

muokattiin opasta lausuntojen pohjalta ja kevään 2011 kulues-

sa päivitettiin arkistolaitoksen viimeiset linjaukset. Kesä 2011

kului teknisen toteutuksen merkeissä.

väittää, että näköpiirissä ei ole sellaista suvantoa, jossa voitaisiin

rauhassa koota kokonaisvaltaiseksi oppaaksi kunnalliseen asiakirja-

hallintaan vaikuttavat näkökulmat.

Nykytilanteen monet meneillään olevat muutokset heijastuvat siis

oppaan sisältöön. Ja muutokset merkitsevät, että opasta päivite-

tään tiheästi. Ne merkitsevät myös, että ehkä jo muutaman vuoden

sisään opas uusitaan uudistetun arkistolainsäädännön myötä.

Arkistoterminologia ajan tasallaKoska KAO:n taustalla on vuoden 1994 arkistolaki, perusta sille on

sama kuin edelliselläkin kuntien arkistotoimen oppaalla. Joitakin

asioita on silti syytä nostaa esille KAO:sta.

Arkistoterminologian kehitys on ajanut 1990-luvun arkistolain ohi.

Arkistoalan terminologiaa uudistavan työryhmän tavoitteena on

systemaattinen käsiterakennelma ja sen sisällyttäminen 2010-luvul-

la uudistettavaan arkistolainsäädäntöön. KAO-työryhmä teki tämän

vuoksi yhteistyötä terminologiaa pohtivan työryhmän kanssa, mikä

heijastuu muun muassa sellaisten termien käytössä kuin asiakirja-

tieto.

Tästä huolimatta KAO:ssa on yksi poikkeus ennakoituun termino-

logiatyöryhmän suositukseen: asiakirjahallinta-termin sijaan käy-

tettään asiakirjahallinto-termiä. Asiakirjahallinto-termin määritelmä

KAO:ssa ei siis noudata SFS-ISO-standardia, mutta se on viime-

aikaisissa arkistolaitoksen määräyksissä, ohjeissa ja suosituksissa

noudatettua tulkintaa.

Kunta päättää arkistonmuodostajatMoni toivoi, että KAO sisältäisi sellaisen kunnallisen arkistonmuodos-

tajan määritelmän suosituksen, jonka mukaan kunta kokonaisuudes-

saan on yksi arkistonmuodostaja. Arkistolaitos tukeutuu oppaissaan

voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön ja sen taustalla olevaan hal-

lituksen esitykseen. Tästä syystä arkistolaitos linjaa KAO:ssa kunnan-

hallituksen määrittelemään kunnan arkistonmuodostajat.

16 akti 3/2011

Miten säilyttää tietokantojen tiedot?

ArKiStolAitoS KäYnniSti vuoden 2011 alussa SÄHKE3-

esiselvitysprojektin, jonka tavoitteena on luoda menetelmät

rekisterien ja tietokantojen luotettavalle säilyttämiselle. SÄH-

KE3-normin tavoitteena on, että arkistolaitos voi ottaa vastaan

viranomaisten pysyvästi säilytettävien tietokantojen tietoja,

varmistaa niiden luotettavan säilymisen ja tarjota aineistosta

tietopalvelua.

Kansainväliset ratkaisut pohjana SÄHKE3-projektin lähtökohtana on valmiiden kansainvälisten

standardien ja ratkaisujen hyödyntäminen kansallisen normin

pohjana. Viime keväänä projektissa perehdyttiin Norjan arkisto-

laitoksen kehittämään AddML-formaattiin sekä Sveitsin arkis-

tolaitoksen SIARd-formaattiin.

Molemmat ovat teknisiä menetelmiä, joissa tietokannan raken-

ne ja sisältö otetaan talteen ja kootaan yhdeksi ”paketiksi”. For-

maatit eivät ole täysin rinnasteisia malleja keskenään, sillä ne

kohdentuvat hieman eri asioihin. SIARd on datan tallentami-

seen tarkoitettu menetelmä, AddML puolestaan tietokannan

rakenteen kuvailun menetelmä.

Molempien formaattien lähtökohtana on kuitenkin tarjota työ-

kaluja, joilla viranomainen voi itse koostaa tietokannasta säi-

lytettävän kokonaisuuden. Kaikkea tietokantaan sisältyvää toi-

minnallisuutta ei pyritä säilyttämään, vaan tiedot muunnetaan

mahdollisimman yleispätevään muotoon.

Kattava dokumentointi tarpeen Pysyvää säilyttämistä varten tietokannasta ja siihen liittyvästä

dokumentaatiosta tulee koostaa ”paketti”, jonka on kerrotta-

va itsestään kaikki tarpeellinen. Toisin sanoen paketti sisältää

tiedot aineiston itsenäiseksi ymmärtämiseksi. Tätä varten tie-

tokannan konteksti, sen käyttötarkoitus, siihen kuuluvat koo-

distot ja tiedon muodostumisen periaatteet tulee kuvata ja do-

kumentoida.

Norjan ja Sveitsin arkistolaitoksissa osa tietokannan dokumen-

taatiosta tuotetaan metatietoina tietokannan sisälle. Osa tie-

doista taas tallennetaan tietokannan rinnalla dokumenttimuo-

toisena. Norjan arkistolaitos ottaa dokumentaatiota vastaan

myös paperimuodossa.

Tutkijoille muokattavaa tietoaTietokanta luodaan säilytettävistä SIARd- tai AddML-paketeista

uudelleen siinä vaiheessa, kun asiakas sitä tarvitsee. Tietokanta

siis ”palautetaan” mahdollisimman lähelle sen alkuperäistä muo-

toa. Toistaiseksi Norjassa ja Sveitsissä ei ole mahdollisuutta säi-

lytettävän tietokannan suoraan sähköiseen tutkijakäyttöön, vaan

arkistolaitoksen henkilökunta vastaa aineiston tarjoamisesta.

Tulevaisuuden tutkimustarpeita on vaikea ennustaa. Tämän vuoksi

tietokannassa tulee säilyttää tiedon muokattavuus ja sen moni-

puolisen yhdistelyn mahdollisuudet, kuitenkin siten, ettei tieto

muutu säilytyksessä. Tutkijoilla on oltava mahdollisuudet muokata

rekisteritietoa ja yhdistellä eri rekisterien sisältämiä tietoja keske-

nään ja tuottaa näin merkittävää lisäarvoa aineistolle. Norjan ar-

kistolaitoksessa korostetaan, että asiakkaalle pitää tarjota useita

erilaisia aineiston hakumahdollisuuksia ja keino vaikuttaa myös

tilattavaan kokonaisuuteen.

SÄHKE3-esiselvitysprojekti päättyy vuoden 2011 lopussa. SÄH-

KE3-normin laadinta käynnistyy vuoden 2012 alkupuolella, ja se

valmistuu 2013–2014.

teksti ja kuVa: mikko eräkaski, projektipäällikkö, Kansallisarkisto

Tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen ollaan vasta luomassa menetelmiä. Arkistolaitos on sel-vittänyt tietokantojen säilyttämisen käytäntöjä ja kokemuksia etenkin Norjassa ja Sveitsissä.

Arkistolaitoksen edustajat kävivät kesällä Bernissä tutustumassa tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen Sveitsissä.

17akti 3/2011

Kokemuksia sähköisensäilyttämisen lupaprosessista

jUlKiSEn HAllinnon orgAniSAAtion tulee hakea sähköi-

sen säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa pysyväs-

ti yksinomaan sähköisessä muodossa.

Kansallisarkistossa lupakäsittelyä koordinoivan ylitarkastaja raili

oittisen mielestä päällimmäisin kokemus tähänastisista lupapro-

sesseista on niiden monivaiheisuus. ”Olemme tehneet useita

katselmointeja jokaisen luvanhakijan kanssa ja lupaprosessin aika-

na onkin kehittynyt syvällisiä kumppanuuksia. Samalla on tarkis-

tettu organisaation valmius siirtää pysyvästi säilytettävä aineisto

arkistolaitoksen VAPA-palveluun.”

Lupaprosessi uudistuiLupaprosessi koki melkoisen muutoksen vuoden 2011 alussa,

minkä jälkeen luvan hakeminen on perustunut ulkopuoliselle au-

ditointimenettelylle. Arkistolaitoksen tehtäväksi jää lähinnä luvan

mukaisen toiminnan varmistaminen lupaa hakevassa organisaati-

ossa. uusi menettely yksinkertaisti hakemista huomattavasti.

SÄHKE2-normin mukaisten tietojärjestelmien sertifiointi on vielä

osittain kehitteillä, joten vuoden aikana tulleet hakemukset ovat

olleet SÄHKE2-sertifioimattoman järjestelmän mukaisia. uudessa

hakumenettelyssä hakijan pitää tilata sekä tietoturvallisuus- että

SÄHKE2-mukaisuuden auditointi, joten hankkeen aikataulutus

vaatii huolellista suunnittelua. Luvan haku kannattaa aloittaa en-

nen kuin tietojärjestelmä otetaan käyttöön.

Viranomaisten kiinnostus lupaa kohtaan on jatkuvasti lisääntynyt,

sillä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen tuo mukanaan pitkä-

kantoisia hyötyjä. Kehittämistyö kytkeytyy keskeisesti organisaa-

tion toiminnan ja tietojärjestelmien elinkaaren suunnitteluun ja

kestää yleensä useita vuosia.

Keskeistä kehitettävääKehittämistyö edellyttää muun muassa prosessien, tietoturvalli-

suuden ja riskienhallinnan kehittämistä sekä tiedonohjaussuunni-

telman (TOS) eli eAMSin laatimista.

TOSin vaatimukset heijastuvat suoraan tietojärjestelmien hankin-

taan ja sähköisen säilyttämisen ratkaisuihin. Määräajan säilytettä-

vien tietojen hävittämiseen on niin ikään tehtävä toimivia ratkaisu-

ja, jotka pohjautuvat TOSin metatietomäärittelyihin.

Sähköisen säilyttämisen ratkaisuja kehitettäessä ei auta unohtaa

osaamisen kehittämistä ja koulutusta, jotka ovat keskeisiä onnis-

tuneen lopputuloksen saavuttamisessa. Tarvitaan myös asiakirja-

hallinnollisen kulttuurin muutosta – on uskallettava luottaa sähköi-

seen säilytysmuotoon.

teksti: armi helenius, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

kuVa: tiina tiilikainen

Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen arkis-tolaitokselta on ollut mahdollista vuodesta 2005 lähtien. Lupa on toistaiseksi myönnetty viiden organisaation tietojärjestelmälle ja käsittelyssä on kymmenen hakemusta.

CASE: PuolustusvoimatPUolUStUSVoimAt on HAKEnUt sähköisen säilyttämisen

lupaa asiankäsittelyratkaisulleen. Puolustusvoimien asiakirjahallin-

topäällikkö janne mykrä luonnehtii saavutettavia etuja seuraavas-

ti: ”Organisaation kannalta pysyvästi säilytettävän tietoaineiston

sähköinen arkistointi on toki tärkeä asia, mutta koko toiminnan

kustannustehokkuuden kannalta olisi tärkeämpää saada arkisto-

laitoksen tarjoamat sähköisen säilyttämisen ratkaisut ulottumaan

myös määräajan säilytettävään tietoaineistoon, jota on valtaosa

organisaatioiden asiakirjatuotannosta. Arkistolaitoksen, organisaa-

tioiden ja ohjelmistonvalmistajien tiiviillä yhteistyöllä saadaan toi-

vottavasti rakennettua järjestelmiä, jotka vastaavat sähköisen säilyt-

tämisen vaatimuksia ja ovat mahdollisimman käyttäjäystävällisiä.”

Puolustusvoimien asianhallintaa katselmoitiin syyskuussa luvan hakijan, järjestelmätoimittaja Innofactorin ja arkistolaitoksen yhteiskokouksessa.

18 akti 3/2011

Vuosien aikana arkistoon kertyneestä aineistosta voi muodostaa

häilyvän kokonaiskuvan kurkistamalla lasipinnoilla verhoiltuun

näyttelytilaan.

”Olemme niitä arkistoja, joilla on perusnäyttely. Se kertoo

kaupungin historiasta esitellen samalla erityyppisiä asiakirjoja.

Meillä on lisäksi vaihtuvia näyttelyitä ja osallistumme kaupungin

yhteisnäyttelyiden tekemiseen. Asiakirjoja on lainattu myös Kan-

sallisarkiston näyttelyihin”, Miettinen valaisee.

Sähkön ja paperin puristuksissa Katoan Miettisen perässä maan alle. Kävelyetäisyyksissä arkisto

voittaa varmasti vertaisensa. ”Meillä tutkijasalissa päivystävät

saavat aika paljon liikuntaa päivisin”, naurahtaa arkistotoimen

päällikkö.

Kaupunginarkistossa on lähes 14 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllyt

ovat täyttyneet muun muassa Helsingin kaupungin virastojen

ja laitosten sekä helsinkiläisten järjestöjen, taloyhtiöiden ja

yksityishenkilöiden arkistoista.

”Asiakirjasiirrot ovat koko ajan lisääntyneet. Arkistotilat alkavat

olla aika täynnä ja arkistoaineistojen ylläpito vaatii entistä enem-

män aikaa ja työtä”, Miettinen huokaa. ”Kaupungin eri virastot ja

liikelaitokset ovat siirtyneet yhä enemmän sähköiseen asiankä-

sittelyyn ja toimintatapaan, joten ne haluavat luovuttaa entistä

aikaisemmin arkistoaineistojaan meille.”

”on HYVä, Että KAUPUnginArKiSto KiinnoStAA. Eilen

tutkijasalimme oli aivan täynnä”, toteaa Helsingin kaupungin arkis-

totoimen päällikkö Eeva miettinen.

Olen tutustumassa Helsingin historian pyhättöön myrskyisenä

syyspäivänä. Neutraalisti väritetyissä asiakaspalvelutiloissa on kui-

tenkin vielä hiljaista kiertäessämme taloa ympäri aamuvarhaisella.

”Meillä käy asiakkaina etupäässä tutkijoita, sukututkijoita ja muita

tiedonetsijöitä. Tutkijat ovat näistä suurin asiakasryhmä”, hän kertoo.

Jo vuodesta 1945Helsingin kaupunginarkiston perustaminen sai alkunsa kaupun-

gin tilastotoimen aloitteesta 1920-luvulla. Arkistotoimen järjes-

täminen käynnistyi lopulta arkistokomitean asettamisella sodan

keskellä vuonna 1942. Perustamiseen vaikutti myös vuoden

1939 arkistolaki, joka peräänkuulutti kunnallisia keskusarkistoja.

Kaupunginarkisto avasi ovensa viimein vuonna 1945 ensimmäi-

sen kaupunginarkistonhoitajan Pentti renwallin vetämänä.

Helsingin Tokoinrannassa, Kaupunginteatterin ja maamerkkinäkin tunnetun Ympyrätalon katvees-sa sijaitsee Kallion virastotalo. Moni ei tiedä, että rakennus kätkee sisäänsä kaikille avoimen portin kaupungin historiaan.

Matkalla Helsingin tarinoiden ytimeen

Vasemmalla: Eeva Miettinen esittelee raastuvanoikeuden tuomiokirjaa 1700-luvulta.Oikealla: Helsingin kaupunginarkisto syksyn väreissä.

19akti 3/2011

Ahjosta MeritaloonOman haasteensa kaupunginarkiston tehtäviin on tuonut Helsin-

gin kaupungin uusi yhteinen asianhallintajärjestelmä Ahjo, joka

otettiin käyttöön heinäkuussa.

Järjestelmän tarkoituksena on automatisoida toimintoja ja poistaa

päällekkäisyyksiä asiakirjatuotannossa muun muassa keskittämäl-

lä kirjaamista, uudistamalla asiakirjatuotantoa sekä muuttamalla

toimielinten kokoukset sähköisiksi. Kaupunginarkisto vastaa järjes-

telmää varten laaditun tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta.

”Ahjo-järjestelmän tuottama, paperimuodossa säilytettävä aineisto

arkistoidaan keskitetysti. Kaupunginarkiston yhteyteen on perus-

tettu tätä varten Meritalon toimipiste, joka vastaa järjestelmän

väliarkistotehtävistä”, kertoo Miettinen.

Tiedon juhlavuosiHelsingin kaupunginarkisto on yksi Helsingin kaupungin tietokes-

kuksen neljästä yksiköstä. Virasto kätkee sisäänsä kaupunginarkis-

ton lisäksi kaupunkitilasto-, kaupunkitutkimus- ja hallintoyksiköt.

Tietokeskus on juhlistanut tänä vuonna satavuotista taivaltaan. Jo

päättyneeseen juhlavuoden ohjelmaan kuuluivat muun muassa

maaliskuussa avattu Kaikkea Helsingistä -näyttely sekä Helsinki

tiedon kohteena -satavuotisjuhlakirja, johon voi käydä tutustumas-

sa tietokeskuksen kotisivuilla.

”Meidän asiantuntijamme olivat vahvasti mukana juhlavuoden

näyttelyssä. Osallistuimme myös juhlavuoden muun ohjelman

toteuttamiseen”, kertoo Miettinen.

Tulevaisuuden haasteitaKierroksen päätteeksi istahdamme alas Miettisen työhuonee-

seen ja katseemme kääntyvät hetkeksi tulevaisuuteen. Hän mai-

nitsee lähivuosien suureksi haasteeksi sähköisen arkistoinnin.

”Emme ole vielä ratkaisseet pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytet-

tävien asiakirjojen sähköistä arkistointia. Helsingin kaupunginjoh-

taja asetti syksyllä Kaupungin sähköinen muisti -työryhmän, joka

selvittää käytettävissä olevia vaihtoehtoja.”

Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin järjestäminen on suuri haaste,

sillä kunnille on tarjolla vain vähän palveluja. Esimerkiksi arkisto-

laitoksen VAPA ei vielä vastaanota kuntien aineistoja, eikä ensi

vuonna valmistuva SARKK ole kaikkien kuntien käytettävissä.

Asiakas arkiston arvokkainPohdimme lopuksi asiakkaiden merkitystä arkistolle. Kävijämäärät

ovat laskeneet Tokoinrannassakin, mihin osasyynä on asiakirjojen

digitointi.

Helsingin kaupunginarkisto• perustettu vuonna 1945, siirtyi 1990-luvulla osaksi

tietokeskusta

• johtaa kaupungin arkistotointa, toimii kaupungin

keskusarkistona ja Ahjo-järjestelmän väliarkistona

• vanhin asiakirja vuodelta 1569 ja vanhimmat asiakir-

jasarjat 1700-luvulta

• sijaitsee Kallion virastotalossa (Eläintarhantie 3 F)

• www.hel.fi/hki/tieke/fi/Kaupunginarkisto

”Yksi iso haaste on asiakaspalvelujen monipuolistaminen, joka on

ollut mahdollista arkistotietokannan käyttöönotosta alkaen.”

Helsingin kaupunginarkiston tärkein asiakkaille suunnattu verkko-

palvelu on kuvailu- ja luettelotiedot kaupunginarkiston aineistosta

sisältävä SINETTI-arkistotietokanta. Vuonna 2008 julkaistu tieto-

kanta on saanut kaverikseen kartta- ja piirustusrekisterit, joiden

sisältämät lähes 3 000 karttaa ja 16 000 piirustusta ovat selailtavi-

na kotikoneelta.

”Tavoitteena on monipuolisten ja joustavien verkkopalvelujen

lisääminen, minkä toivotaan vähentävän pitkällä aikavälillä asiakas-

palveluun tarvittavia resursseja”, päättää Miettinen.

Astuessani ovesta ulos päivystäjän tiskin takana parveilee kuiten-

kin jo useampi asiakas.

teksti ja kuVat: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

Helsingin kartta vuodelta 1909. HELSINgIN KAuPuNgINARKISTO

20 akti 3/2011

DemokratiannäköalapaikallamitEn SinUStA tUli ArKiStoAlAn AmmAttilAinEn?

Opiskelin 1990-luvun alussa Joensuun yliopistossa historiaa.

Kesällä 1996 suoritin valtionhallinnon harjoittelun Joensuun

maakunta-arkistossa ja tykästyin heti alaan. Menin vuonna

1997 harjoittelijaksi maakunta-arkistoon ja pian pääsin vaki-

naiseen henkilökuntaan. Joensuun maakunta-arkisto oli arkis-

toalan korkeakoulu minulle. Siellä jarno linnolahti, jorma

Puumalainen ja juhani tikkanen perehdyttivät minut moni-

puolisesti alan eri tehtäviin.

Joensuusta siirryin Liikenne- ja viestintäministeriöön, jossa esi-

merkiksi päivitin ja siirsin ministeriön arkistonmuodostussuun-

nitelman sähköiseen arkistonhallintajärjestelmään. Tämä loi

valmiudet eAMS:n käyttöönotolle. Kansanterveyslaitoksessa ja

sen seuraajassa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa työsken-

telin monipuolisissa asiakirja- ja yleishallinnon tehtävissä. Siellä

eräs haastavimmista tehtävistä oli toimia Kansanterveyslaitok-

sen ja Stakesin fuusiossa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

yhdistämisen projektipäällikkönä.

Työurani aikana olen suorittanut muun muassa arkistotutkin-

non, ylemmän arkistotutkinnon ja liikearkistoyhdistyksen arkis-

totutkinnon. Lisäksi olen suorittanut johtamisen erikoisammat-

titutkinnon.

Aloitit jUUri tYön EdUSKUnnAn ArKiStoPäälliK-

Könä. miKä SinnE VEti?

Olen aina työskennellyt valtionhallinnossa enkä oikein näe it-

seäni töissä muualla. Arvostan eduskuntaa instituutiona ja sen

työnantajakuva on ollut silmissäni hyvä. Eduskunnan arkisto-

päällikön tehtävä on haasteellinen ja mielenkiintoinen. Esimies-

tehtävissä on myös mahdollista päästä vaikuttamaan asioihin.

EdUSKUntA on tYöPAiKKAnA AinoA lAAtUAAn.

näKYYKö SE ArKiStoPäälliKön tYöSSä?

Työ on varmasti sisällöllisesti samanlaista kuin muuallakin. Vas-

tuullani on eduskunnan arkistotoimen kehittäminen, ohjaami-

nen ja johtaminen sekä sen sujuvuuden ja asiakirjojen tai niihin

sisältyvien tietojen säilymisen varmistaminen. Vastaan arkiston

tietopalvelusta ja toimin arkistotiimin esimiehenä.

Talossa pitkään työskennelleiden kanssa juteltuani olen kuul-

lut, että poliittinen päätöksenteko on läsnä myös asiantuntija-

päätöksenteossa. Tämä tuo minulle uuden vivahteen työhöni.

Eduskunta on koko ajan median mielenkiinnon kohteena. Tie-

tysti on myös mielenkiintoista seurata sisältä yhteiskunnalli-

sesti merkittävän instituution toimintaa ja kenties päästä jopa

vaikuttamaan siihen.

minKä ASioidEn KEHittämiSEEn Aiot PUrEUtUA

EnSiKSi?

Eduskunnassa on käynnissä voimakas sähköisen asianhallinnan

kehittäminen. Ensin uudistamme valtiopäiväasioiden käsittelyä

tukevat tietojärjestelmät ja myöhemmin hallinnon tietojärjestel-

mät. Myös sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin siirtyminen kan-

gastelee tulevaisuudessa. Osa eduskunnan arkistonmuodos-

tussuunnitelmista on vanhoja ja puutteellisia ja ne pitää päivit-

tää vastaamaan nykyajan vaatimuksia.

mitEn SUjUU YHtEiStYö ArKiStolAitoKSEn KAnSSA?

Yhteistyössä arkistolaitoksen kanssa ei ole koskaan ollut on-

gelmia. Tätä tietenkin edesauttavat useat henkilökohtaiset

ystävyys- ja tuttavuussuhteet arkistolaitoksen henkilökuntaan

kuuluvien kanssa.

ArkistourallaEri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat

palstalla urastaan ja työstään. Tällä ker-taa Aktin kysymyksiin vastaa eduskun-nan tuore arkistopäällikkö Jari Suutari.

HEIKKI RAJALA / EduSKuNTA

20 AKTi 3/2011

21akti 3/2011

Arkistopersoonallisuus Orrmansiirtyi eläkkeelle

orrmAn KoroSti lUEnnoSSAAn Näkökohtia asiakirjojen

seulonnasta ja julkisuudesta näiden ilmiöiden välistä kiinteää yh-

teyttä. Hän muistutti kuulijoitaan seulontaan liittyvistä vastuista:

kerran hävitettyä ei saa takaisin.

Säilytettävän aineiston tulee antaa tutkijoille oikea, totuuden-

mukainen sekä riittävän kattava ja edustava kuva siitä ajasta,

johon se liittyy. Seulontaan liittyvät vaarat, suppressio veri (to-

tuuden salaaminen/häivyttäminen) ja suggestio falsi (tietoinen

harhaanjohtaminen/tosiasioiden vääristävä esittäminen), on

aina pidettävä mielessä. Orrman analysoi luennossaan erityi-

sesti eettisen seulonnan muodostamaa uhkaa tiedon säilymi-

selle.

Henkilörekisterien säilyminen huolettaaLuentoa leimasi syvä huoli tutkimukselle tärkeiden, henkilö-

tietoja sisältävien sähköisten aineistojen säilymisestä. Moder-

ni tutkimus ei enää tyydy pelkkään tapahtumien ja ilmiöiden

toteamiseen ja kuvaamiseen, vaan pyrkii selvittämään niiden

syitä ja syntymekaniikkaa, epäkohtia sivuuttamatta, henkilötie-

tojenkin avulla. Erikseen annetut ns. rekisterilait ajavat arkis-

tolaitoksen arkaluontoisiksi katsottujen henkilörekisteritietojen

säilyttämistä ja hävittämistä koskevan toimivallan ohi, mikä on

jo johtanut tutkimuksen kannalta arvokkaiden aineistojen me-

nettämiseen.

Tilannetta pahentaa arkistolaitoksen epäselvä asema rekisterila-

kien valmistelussa. Maassamme olisi Orrmanin mielestä ehdot-

tomasti saatava aikaan käytäntö, että Kansallisarkisto osallistuu

jo rekisterilakien valmisteluvaiheeseen.

Kaksi näkökulmaa asiakirjajulkisuuteenAsiakirjajulkisuutta analysoidessaan Orrman muistutti tietotarpei-

den ja legitiimin tiedon saannin rajoittamisen ristiriidasta. Monet

tutkijatkin ovat todenneet liiallisen asiakirjajulkisuuden toimivan it-

seään vastaan: tärkeiden kysymysten käsittely jää julkitulon pelos-

sa suulliseksi. Yksityisyyteen vetoamalla voidaan toki asiakirjojen

salassapitoa pitkittää, käytännössä aivan muista syistä.

Orrman katsoi, että nykyisen julkisuuslain salassapitoajat ovat sii-

nä määrin pitkiä, että asiakirjojen seulontaa ei enää voida perus-

tella vetoamalla yksityisyyden suojaan. Luennosta kuulsi tyytyväi-

syys vallitsevaan tilanteeseen.

Nykyiset salassapitoajat ovat Orrmanin mielestä tutkimuksen

kannalta hyväksyttäviä, varsinkin kun arkistolaitokseen siirretystä,

salassa pidettäväksi säädetystä aineistosta saa antaa tietoja tutki-

musta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Hän muistutti

erikseen julkisuuslain velvoitteesta turvata tutkimuksen vapaus.

Julkisuuslaki heijastaa aikamme arvojaJulkishallinnon henkilörekistereitä koskevia lainsäädäntökäytän-

töjä olisi siis tarkistettava. Orrman totesi puheensa lopuksi, että

nykyinen julkisuuslaki toteuttaa yhteiskunnassamme vallitsevia

arvoja, eikä anna perusteita vaatimuksille hävittää henkilörekiste-

ritietoja yksityisyyden suojan nimissä. Laajan asiakirjajulkisuuden

yhdistäminen yksityisyyden suojaan riippuu viime kädessä sovel-

tavista viranomaisista ja hallintotuomioistuimista.

teksti: pertti hakala, tutkija, Kansallisarkisto

kuVa: tomi mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

Arkistolaitoksessa ja tieteen maailmassa kan-nuksensa hankkinut arkistoneuvos ja professori Eljas Orrman jäi täysin palvelleena eläkkeelle lo-kakuussa 2011. Orrman piti 11.10. läksiäisluennon Kansallisarkistossa runsaslukuiselle yleisölle.

Moni halusi tervehtiä eläkkeelle lähtijää ja esittää lämpimät kiitoksensa avusta ja hyvästä yhteistyöstä.

AKTi 3/2011 21

22 akti 3/2011

rAnKASti YKSinKErtAiStAEn VoiSi SAnoA, että koko his-

toriaprojektin pani käyntiin Suomen YFun 2000-luvun alussa hor-

junut talous. Järjestön oli muutettava pienempiin toimitiloihin,

joissa ei ollut tilaa kellariin kertyneelle kymmenien hyllymetrien

arkistolle. Tilanteen pelasti Kansallisarkisto, jonne aineisto viime

hetkellä luovutettiin.

Poliittinen säie taustallaAmerikkalaislähtöisten vaihto-oppilasjärjestö-

jen arkistoja ei Suomessa ole liiemmin jul-

kisissa arkistoissa käytettävissä. Siksi YFun

1960-luvulta nykypäiviin yltävä laaja aineisto

oli kiinnostava. Yhdessä Kansallisarkistoon jo

aiemmin tallennetun Suomalais-Amerikkalai-

sen Yhdistyksen (SAY) arkiston kanssa se alkoi

avata näkymiä laajempaan kontekstiin: koulu-

laisvaihdon rooliin kylmän sodan kulttuurivaih-

to-ohjelmissa.

Järjestöhistorian rinnalla kulki siten aina

1990-luvun taitteeseen saakka hienon hieno

poliittinen säie, joka ani harvoin kuitenkaan vai-

kutti oppilastasolle saakka. Vasta 1990-luvulta

alkaen koko yhteiskunnan ja koulutusjärjestelmän läpi tunkeutu-

nut kansainvälistymisbuumi teki kansainvälistymisestä sinänsä

itseisarvon.

Lähdemateriaalia useissa arkistoissaHistoriatyön keskeisiä lähdeaineistoja olivat edellämainittujen

arkistojen ohella Yhdysvalloissa Michiganissa, YFun synnyin-

kaupungissa Ann Arborissa säilytettävät aineistot. Suomen

YFun historia-palapelistä puuttuva pala oli naputeltavissa pai-

koilleen Michiganin yliopiston kirjastossa (Bentley Historical

Library). Tämä palanen sisälsi itse asiassa koko Suomen toi-

minnan käynnistämiseen ja ensimmäisten vuosien oppilaisiin

liittyvän tiedon.

Laajemmin aineistoa Suomen ja Yhdysvaltain välisen kulttuuri-

vaihdon tutkimukseen tarjosivat Yhdysvaltain ulkoministeriön

kulttuurivaihdon toimielinten sekä Yhdysvaltain Suomen edus-

tuston asiakirjat Yhdysvaltain kansallisarkistossa Marylandissa,

College Parkissa.

Astetta tuoreempaa, tärkeää lähdemateriaalia

löytyi Suomessa opetusministeriön arkistosta

(Stipendiasiainkeskuksen aineistot 1970-lu-

vulta) sekä YFun Euroopan toiminnan katto-

järjestön EEE-YFun toimistosta Brysselissä.

EEE-YFu on perustettu vuonna 1985 ja toi-

minut siitä alkaen sateenvarjo-organisaationa

Euroopan YFu-maille. useita suomalaisia on

vuosien kuluessa toiminut sen hallituksessa ja

puheenjohtajana.

Makro- ja mikrotason tarinoitaTutkimuksellisesti työn kiinnostavimman osan

muodostavat toiminnan käynnistymisen ja sen

alkuvuosikymmenet laajempiin maailmanpoliittisiin ilmiöihin liit-

tävät pääluvut. Toisaalta lukuisten vaihto-oppilaina ja järjestöteh-

tävissä toimineiden henkilöiden muistot ja kokemukset tuovat

mukaan oman mikrohistoriallisen näkökulmansa.

Lopputulemana voidaan sanoa, että vaihto-oppilastoiminnalle on

paikkansa edelleen. Sen on vain muutettava painopisteitään ja

toimintatapojaan yhteiskunnan kulloistenkin vaatimusten mu-

kaan.

teksti: terttu mämmelä, erikoistutkija, Suomen Urheilumuseo

kuVa: pekka niittyVirta, YFU

Kotonamaailmassa

Suomen YFU täytti 50 vuotta vuonna 2008. Osa-na juhlavuoden tapahtumia käynnistyi Suomen YFUn ja Kansallisarkiston yhteisprojektina histo-riatyö, jonka tulokset esiteltiin kutsuvierasjou-kolle Kansallisarkistossa lokakuun alussa järjes-tetyssä tilaisuudessa. Kimmo Kalela ja Pirkko Savisaari olivat Suomen YFUn

ensimmäiset vaihto-oppilaat vuodelta 1958.

23akti 3/2011

Ajatuksia herättävä ajankuva vuodelta 1937

KUVAn KirjEKUorESSA tUli puutteellisesta osoitteesta

ja oudosta tittelistä huolimatta perille Pellon Väylänpäästä lä-

hetetty ystävällinen onnittelu tuoreelle maan äidille. Kuoren

arvonimi ei missään nimessä ollut ilkeilyä. Ehkä se kuitenkin

oli huomiota herättämään tarkoitettu, koska kirjeellä toimitet-

tiin yksin tein muutakin asiaa.

Kirjeen varsinainen viesti on yhtä riipaisevan paljastava kuin

valitettavan tavanomainenkin ensimmäisen tasavallan Suo-

messa, jolloin kansallislaulun säe kuvasi osuvasti väestön ja

valtakunnan oloja: ”On maamme köyhä ...”

Miksi rajan pinnasta Suomesta lähetetty kirje on koukannut

naapurin puolelta Jarhoisten (Jarhois) kautta? Onko lähettäjä

ajatellut, että ulkomaanposti tavoittaa varmemmin kohteensa

eikä joudu linnan palveluskunnan sensuroimaksi? Vai oliko lä-

hettäjällä yksinkertaisesti käytettävissä vain joentakainen pos-

timerkki? Lihasvoimalla liikkujalle on Väylänpäästä Jarhoisiin

hyvänlaisesti matkaa, joten joku muu syy Tornionjoen ylittämi-

selle kuin lähempänä sijaitseva postikonttori on täytynyt olla.

Mitä tarkoittaa seulonta?

YlEiSKiElESSä SEUlontA tArKoittAA muun muassa

jyvien ja akanoiden sekä maa-aineisten erottelua. Lääkäritkin

seulovat, kun he pyrkivät selvittämään tauteihin altistuneet.

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka-asiakirjan (6.10.2008) mu-

kaan seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrän supis-

tamiseen tähtääviä toimenpiteitä. Niihin kuuluu kolme osa-

tehtävää, joista kahdessa sovelletaan arvonmääritystä.

Arkistolaitos jakaa asiakirjatiedot arvonmäärityksen perusteel-

la pysyvästi ja määräajan säilytettäviin. Arkistonmuodostajan

tehtävänä on määritellä säilytyksen määräajat niille asiakirja-

tiedoille, jotka arkistolaitoksen mielestä eivät ole pysyvästi

säilytettäviä. Seulonnan kolmantena osatehtävänä on määrä-

tä asiakirjatietojen säilytystapa, eli tiedon tallennusväline sen

elinkaaren ajaksi.

Arvonmääritys on osa seulontaaJotkut pitävät seulontaa ja arvonmääritystä synonyymeina,

mitä ne eivät ole. Arvonmääritykseen kuuluu vain tietojen

säilytysarvon määrittely. Sen tuloksena saadaan säilytysaika

kullekin asiakirjasarjalle, tehtäväkohtaiselle asiakirjatyypille

tai muulle asiakirjatietojen ryhmälle.

Seulonnan tuloksena asiakirjatiedot on ”korvamerkitty”. Sen

perusteella suuri osa asiakirjatiedoista erotetaan arkistosta

tai tietojärjestelmästä ja hävitetään. Jotkut kutsuvat tietojen

erottamista ja hävittämistäkin seulonnaksi. Tämä voi johtaa

väärinkäsityksiin. Jos kerrot esimiehellesi, että ”olet jo seulo-

nut asiakirjat”, oletko jo hävittänyt ne vai onko niille vain mää-

ritelty säilytysaika ja -tapa?

Käsitteet seulonta ja hävittäminen on syytä pitää erillään. Hä-

vittämiseen kuuluu asiakirjojen erottaminen alkuperäisestä

yhteydestään ja fyysinen hävittäminen tai niiden toimittami-

nen paperiteollisuuden raaka-aineeksi.

teksti: markku leppänen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Arkistolöytöjä KäsitätköPalstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja. Tämä kirje löytyi Kyösti Kallion arkistosta.

Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

För program och anmälningar, se webbadressen:www.nordiskaarkivdagar2012.fi

SOCIALA MEDIER · MINORITETERS ARKIV · INFORMATIONSTJÄNSTER · ARKIVTEKNIK · PRIVATA ARKIV · STYRNINGSVERKSAMHET · HERALDIK · FÖRVARINGSTJÄNSTER

Nordiskaarkivdagar23–25.5.2012På Verkatehdas i Tavastehus, Finland

HA

HM

O