adcom tips 10 2010

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 1

ADCom Tips

Magasinet inneholder nyttige brukertips - til glede for våre kunder

Ide & layout: adcom©inhouseUtgave: des 2010

Tips!Gjør hverdagen din

litt lettere!


Salgsbudsjett i Visma Global?

Er du klar over at man kan legge inn salgsbudsjett i Visma Global via rutiner – diverse ordre/innkjøp – budsjettering?

Du kan her, i tillegg til å budsjettere i kroner, registrere antall, noe som innebærer at du for eksempel kan budsjettere på antall solgte artikler. I ettertid kan du lage en rapport, for eksempel via statis – ticker som viser antall solgt vs antall budsjettert solgt:

Regnskapsbudsjett registreres på lignende måte som salgsbudsjett via rutiner – diverse regnskap – budsjettering, men da på hovedbokskonti i kombinasjon med ønskede kostnadsbærere.


Hvordan unngå at en leverandørpost blir lagt til remitteringsforslag

Alle leverandører/kunder som skal remitteres må ha en remiteringsprofil der det er merket for remittering. Dersom du har noen leverandører som aldri skal remitteres(t.d. avtaletrekk på bankkonto e.l.), er det vanlig å definere opp disse leverandørene med en remitteringsprofil for ”ikke remitter”.

Det sentrale på remitteringsprofilen er at ikke er huk på remittering.

Leverandørene som ikke skal remitteres defineres så med denne remitteringsprofilen:

Vi anbefaler at en samtidig tar en kontroll på at remitteringsprofilen på leverandørene er sett opp slik den skal være. Dette gjøres enklest ved å ta opp leverandørene i tabellform via grunndata – vedlikehold register, tilpasse skjermbiletet og gjøre nødvendige utvalg, sorteringer m.m. via den blå søkelinjen(som vist over).

Dersom det er en eller flere transaksjoner som ikke skal remitteres på en leverandør som er sett opp med remitteringsprofil for ”remitter”, har man 2 valg:

‐ Ta med kolonnen remitteringsprofil i skjermbiletet og registrer remitteringsprofil for ”ikke remitter” på den transaksjonen.

‐ Ta med kolonnen tvist i skjermbiletet og registrer transaksjonen med merke for tvist.

Resultatet av begge måtene er at transaksjonen får et merke som innebærer at den ikke kommer med på remitteringsforslag.

Dette merket kan også settes på/redigeres i ettertid via kontoforespørsel og tilleggsinformasjon nederst i skjermbiletet. Dersom posten på senere høve skal betales, kan man gå inn her og ta vekk merket på remitteringsprofil/tvist.


Avgiftsbehandling ved kjøp av tjenester fra utlandet i Visma Global På hovedbokskontoer i Visma Global ligg feltet momsrapportkode. Det er momsrapportkoden som ligger på transaksjonene som bestemmer hvor på MVA‐oppgaven tallet blir plassert, dette gjelder både grunnlagstall og MVA‐tall. Visma Global setter riktig momsrapportkode på transaksjonene ut i fra avgiftsklasse og MVA‐kode hvis det ikke ligger momsrapportkode på kontoen. Ved kjøp av varer fra utlandet er tollkassereren avgiftsinnkrever, men ved kjøp av tenester fra utlandet er den næringsdrivende selv forpliktet til å regnskapsføre, innberette og betale norsk mva etter norske avgiftsregler. Dette kalles Reverse Charge, og løses i Visma Global ved bruk av momsrapportkode, eventuelt i kombinasjon med fordelingsnøkkel. Grunnlag og avgift skal vise igjen på linje 7 og 8 på MVA – oppgaven. Eksempel på bilagsregistrering når kjøper er avgiftspliktig og har fradrag for mva: Hovedbokskonto – momsrapportkode: 2702 har momsrapportkode BR 2798 har ingen momsrapportkode 2799 har momsrapportkode GR Registrering av bilag:

Dette gir når bunten er oppdatert:

I tillegg kan man med fordel sette opp en fordelingsnøkkel for å få automatikk i posteringene. Eksempel på oppsett av en slik fordelingsnøkkel:

Første inje føres med reskontroposteringen, så stopper fordelingen i feltet konto og der legges inn rett HB – konto, deretter blir bilaget fordelt på konto 2702, 2798 og 2799.


1. Mva Handtering i Visma Global ved kjøp av varer frå utlandet

Ihht. til god bokføringsskikk er bokføringspliktige som innfører varer frå utlandet pliktige å tilrettelegge bokføringen slik at det er mulig å spesifisere og avstemme fradragsført innførselsmerverdiavgift per avgiftssats mot grunnlaget spesifisert per konto per termin.

Ved kjøp av varer fra utlandet der merverdiavgift kommer i ettertid gjennom egen faktura fra tollkassereren, kan man ved å tilrettelegge bokføringen, kjede mva fakturaen og fakturaen frå leverandøren. I etterkant kan man da ta ut rapport på hvilke transaksjoner som er kjedet/ikkje kjedet m.m., og på den måten utarbeide nødvendig spesifikasjon.

Fremgangsmåte for å kjede faktura på varer fra utlandet mot mva faktura

1. Faktura på varer føres med mva kode 20 i staden for 0(som vist under).

2. Faktura på mva fra tollkassereren føres med mva kode 26 i staden for 6(som vist under).

3. I etterkant kan man kjede posten med mva kode 20 mot posten med mva kode 26, via Rapportering – mva rapportering – oversikt mva per konto – vis mva kjeder.

Næringsdrivende er pliktige å innrapportere og betale norsk merverdiavgift når de kjøper tjenester frå utlandet. For behandling av merverdiavgift ved kjøp av tjenester i Visma Global, se neste ADCom tips.


HL Lønn 5.0: Fordele lønn på kostnadsbærer Hvis du har ansatte som skal fordele sin lønn på ulike kostnadsbærere, kan du kan sette opp systemet slik at lønnen blir automatisk fordelt. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en ansatt deler sin stilling mellom flere avdelinger

Fremgangsmåte: 1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn fordelt på kostnadsbærere under Systemoppsett. 3. Klikk . 4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. 5. Kontroller at kostnadsbæreren du skal fordele fast lønn på har Variabel i feltet Type. I dette eksemplet har

vi valgt å fordele på avdeling.

6. Klikk . 7. Velg oppgaven Kartotek| Fast lønn/trekk. Merk linjen du skal fordele. Angi kostnadsbærer (i dette eksemplet avdeling) og andel av fastlønn for hver kostnadsbærer. Summen av andeler må være 100%.

8. Gjenta punkt 7 for alle linjer som skal fordeles. 9. Klikk .


Huldt & Lillevik Lønn 5.0

Finn oppgave

For enklere å finne frem til en oppgave i oppgavelisten kan du søke på alle oppgaver i systemet. Høyreklikk i oppgavelisten og velg Finn oppgave

Skriv inn oppgaven eller starten av navnet på oppgaven du søker etter. Når du har funnet frem til oppgaven du søkte etter, trykker du [Enter].

Systemet går til oppgaven og åpner bildet for denne i et nytt vindu. For å søke på deler av navnet starter du søket med %.



Skattekort levert

I versjon 5.10.3 er det komt en ny rutine for å ivareta kontrollen med levering av skattekort.

Velg oppgaven Kartotek | Firmaopplysninger og klikk i mappen Parametre. Merk feltet skattekort levert og klikk ”Lagre”

I oppgaven Kartotek |Personer vil du nå få et nytt felt i gruppen Skattekort. Feltet skattekort levert benytter du for å markere at du har mottatt skattekort fra en ansatt. Feltet nullstilles (merke fjernes) når du overfører til nytt år, slik at du får en kontrollrutine på at alle ansatte leverer nytt skattekort i forbindelse med årsskiftet.

Kontrollere om skattekort er levert

I oppgaven Kartotek | Skattekortopplysninger kan du på en enkel måte vedlikeholde skattekortopplysninger for de ansatte, og få rask oversikt over hvem som ikke har levert sitt skattekort.

Du har følgende muligheter i dette skjermbildet:

• Merk feltet Vis kun skattekort ikke levert hvis kun personer som ikke har levert skattekort skal vises • Rediger innholdet i alle felter fra Skattekort dvs fødselsnummer, kommune, tabelltype, tabellnummer,

skattekort levert, prosenttrekk, frikort beløp og utlending. Klikk på ”lagre” • Merk feltet Ta med sluttede hvis du ønsker at sluttede personer skal vises.



Meldinger til ansatte

Fast og periodisk melding på lønnsslipp registrerer du i Periodens lønn | Registrere pr person

Systemet skriver Periodemelding på lønnsslippen i inneværende periode. Feltet blir nullstilt ved godkjenning.

Systemet skriver Fast melding på lønnsslippen hver periode. Teksten vises på lønnsslippen inntil du sletter teksten i feltet Fast melding.

Huskelapp kan du benytte for å legge inn varsel på den ansatte. Hvis du har registrert noe i feltet vises dette som en pop up når du går inn på personen i menyvalg Periodens lønn | Registrere pr person


Bruk funksjonen HVISFEIL til å unngå feilmeldinger i Excel

Når du lager mer eller mindre avanserte modeller i Excel, opplever du før eller siden at det dukker opp feilmeldinger som for eksempel #DIV/0!, #NAVN? eller #I/T. Med funksjonen HVISFEIL (som var ny i Excel 2007) kan du enkelt håndtere disse feilmeldingene og heller vise en verdi eller tekst.

Syntaks: HVISFEIL(verdi;verdi_hvis_feil)

Funksjonen har to argument, verdi og verdi_hvis_feil. Begge er obligatoriske og må angis for at funksjonen skal fungere.

Verdi – Funksjon eller formel som skal kontrolleres for feil.

Verdi_hvis_feil ‐ Verdien som skal returneres hvis funksjonen/formelen som er angitt som første argument returnerer en feil. En kan for eksempel angi en fast verdi – typisk 0, eller en tekst – enten en tom tekst (””) eller en feilmelding. (Følgende feiltyper håndteres av denne funksjonen: #I/T, #VERDI!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAVN? eller #NULL!).

Eksempelet over viser hvordan en kan bruke funksjonen HVISFEIL for å unngå å vise feilmeldingen #DIV/0!. I kolonne D er det laget en formel for å regne ut gjennomsnittspris. Fordi det ikke står verdi i cellene C7 og C8 får vi feilmelding når vi kopierer formelen nedover (#DIV/0!, betyr divisjon på null).

I kolonne E er samme formel brukt, men den er brukt sammen med funksjonen HVISFEIL for å håndtere feilmeldinger, og når den opprinnelige formelen feiler setter den inn en tom tekst i cellen.

Formel i D3: =B3/C3

Formel i E3: =HVISFEIL(B3/C3;””)

Microsoft Excel


La Outlook minne deg på at du skal svare på eller følge opp en e‐post

Har du av og til glemt å svare på eller følge opp viktige meldinger i Outlook? Særlig når du ikke svarer på en melding med en gang og skal ta den igjen senere kan det lett skje ”glipper”.

Dersom du vil at Outlook skal minne deg på å svare på en melding, gjør følgende:

Finn fram til den meldingen du vil legge en påminnelse på, høyreklikk på den og velg Følg opp | Legg til påminnelse.

I dialogboksen som kommer opp velger du dato og klokkeslett du vil ha påminnelsen. Her kan du også velge hvordan du skal ”flagge” meldingen. Trykk OK når du har lagt inn dato og klokkeslett du vil ha påminnelsen.

Det vil da bli opprettet et gjøremål i gjøremålsfeltet i Outlook, og du vil få en påminnelse om at du skal svare eller følge opp den aktuelle meldingen på det tidspunkt du har angitt.

Microsoft Outlook


Juster objekter perfekt

Dersom du i presentasjonen din setter inn objekter som bilder eller tekstbokser og ønsker disse justert i forhold til hverandre, er det vanskelig å få det fint dersom du skal flytte på hvert enkelt objekt. Bruk heller Ordne ‐funksjonen i PowerPoint.

I lysbildet over er det sett inn fire tekstbokser som en ønsker skal stå rett over hverandre og at det skal være lik loddrett avstand mellom hver tekstboks. Marker først alle tekstboksene ved å klikke på de etter tur mens du holder SHIFT knappen på tastaturet nede.

Klikk deretter på Ordne | Juster | Venstrejuster Dette fører til at alle tekstboksene blir justert like langt til venstre som den tekstboksen som står lengst til venstre.

Klikk deretter på Ordne | Juster | Fordel loddrett Dette fører til at en får lik loddrett avstand mellom de fire tekstboksene.

Denne funksjonen fungerer også i Word og Excel.

Microsoft PowerPoint


Delsammendrag i Excel

Delsammendrag er en nyttig funksjon i Excel for automatisk å lage delsummer i et regneark, for eksempel å summere en transaksjonsliste pr kunde. Valget finner du under ”Data”, ”Delsammendrag”. Velg hvilket felt det skal grupperes på, og hvilket felt som skal summeres.

Excel grupperer og summerer regnearket automatisk. Ved å klikke på ”’+” og ”‐” kan man utvide og trekke sammen de ulike gruppene. Med knappene ”1”, ”2”, og ”3” øverst til venstre kan man velge mellom totalsum, summert pr gruppe, eller detaljert visning med delsummer. For å fjerne delsummene, velg ”Delsammendrag” på nytt, og ”Fjern alle”.


www.adcomdata.no

Her finner du oss!

Sarpsborg 69 13 36 30

Måløy 57 84 94 70

Kodal 911 44 430

Molde 71 25 06 40

Førde 57 72 35 00

Jessheim 63 98 38 00

Kristiansund 71 67 84 90

Namsos 74 21 90 20

Sortland 76 11 30 00

Nordfjord 57 86 49 00

adcom tips 10 2010

Documents