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ACTA No. 06-2015. correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir

de las 8:30 horas del día 9 de abril del 2015; con la asistencia del señor Esteban

Cabezas Bolaños, Presidente de esta Comisión; el señor Javier Gómez Jiménez,

Jefe del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidente de la Comisión; la

señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos

Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señora Mellany Otárola Sáenz,

Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita

Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos

Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación: la señora Virginia

Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión y el señor Javier Salazar Sáenz,

Historiador. Convocados asistentes: las señoras Johanna Sánchez Araya,

Encargada del Archivo Central del Instituto Costarricense de Ferrocarriles; María

Gerardina Solano Marín, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de

Oreamuno; y Alba Rodríguez, Encargada Archivo Central de la Superintendencia

de Telecomunicaciones (Sutel). Convocados ausentes: la señora Wendy Martínez

Jiménez, Jefe del Archivo Central del Registro Nacional y el señor Manuel Emilio

Fallas Delgado, Encargado del Archivo Central del Banco Popular y de Desarrollo

Comunal Invitados: la señorita Camila Carreras Herrero; y las señoras María del

Carmen Retana Ureña y Estrellita Cabrera Ramírez; profesionales del

Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) asignadas para el análisis

de las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas por los

Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del

Registro Nacional, la Municipalidad de Oreamuno y la Superintendencia General

de Telecomunicaciones (Sutel) respectivamente.---------------------------------------------

CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 05-2015.----------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No.05-2015 del 26 de marzo

del 2015 --------------------------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.---------------------

ARTÍCULO 2. Oficio MC-CISED-04-15 de 24 de marzo del 2015 recibido el 8 de

abril del 2015; suscrito por la señora Carolina Bustamante Avalos, Secretaria del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la

Municipalidad de Carrillo, por medio del cual presenta 4 valoraciones parciales con

12 series documentales. La solicitud incumple con los siguientes requisitos de

forma establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de

conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°3. Las

valoraciones parciales de documentos deben estar acompañadas del organigrama

de la institución, debidamente aprobado por MIDEPLAN o la autoridad

competente: No se remite organigrama de la institución .Requisito N°7. Debe

contar con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta

unidad, en cada uno de los folios que componen la valoración parcial: El primer

folio de los subfondos Gestión de Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no

cuenta con el nombre y firma del Jefe de la Unidad Productora ni el sello

respectivo. Requisito N°8. Debe contar con el nombre y firma del Presidente o

Secretario del CISED y el sello de este órgano en cada una de las páginas que

componen la valoración parcial: El primer folio de los subfondos Gestión de

Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no cuentan con el nombre y firma

del Presidente o Secretario del Cised ni el sello respectivo. Requisito N°11. El

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos remite dos

originales en soporte papel y una copia en soporte electrónico (se debe remitir al

correo electrónico de la CNSED): Solo remiten un ejemplar de las tablas y no

enviaron la versión electrónica. Requisito N°12: En la valoración parcial sólo se

incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia administrativa y legal: Se

incluyen documentos que aún no finalizan su vigencia administrativa legal.-----------

ACUERDO 2. Comunicar a la señora Carolina Bustamante Avalos, Secretaria del


Municipalidad de Carrillo; que esta comisión conoció el oficio MC-CISED-04-15 de

24 de marzo del 2015 recibido el 8 de abril del 2015 y se le informa que será

convocada para una próxima sesión de este órgano colegiado, con la finalidad de

analizar las solicitudes de valoración parcial presentadas mediante el oficio

supracitado. A si mismo, se le solicita presentar subsanados, el día de la sesión

que se le convoque, los siguientes requisitos de formas establecidos en el

instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de

documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°3. Las valoraciones parciales

de documentos deben estar acompañadas del organigrama de la institución,

debidamente aprobado por MIDEPLAN o la autoridad competente: No se remite

organigrama de la institución .Requisito N°7. Debe contar con el nombre y la firma

del jefe de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los

folios que componen la valoración parcial: El primer folio de los subfondos Gestión

de Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no cuenta con el nombre y firma

del Jefe de la Unidad productora ni el sello respectivo. Requisito N°8. Debe contar

con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de este

órgano en cada una de las páginas que componen la valoración parcial: El primer

folio de los subfondos Gestión de Ingresos y Tesorería y Proveeduría Municipal no

cuentan con el nombre y firma del Presidente o Secretario del Cised ni el sello

respectivo. Requisito N°11. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos remite dos originales en soporte papel y una copia en soporte

electrónico (se debe remitir al correo electrónico de la CNSED): Solo remiten un

ejemplar de las tablas y no enviaron la versión electrónica. Requisito N°12: En la

valoración parcial sólo se incluyen los documentos que ya han perdido su vigencia

administrativa y legal: Se incluyen documentos que aún no finalizan su vigencia

administrativa legal. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración

documental de la Municipalidad de Carrillo. ACUERDO FIRME. ------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio CISED-0001-2015 de 07 de abril del 2015 recibido el 8 de

abril del 2015; suscrito por el señor Hernán González Rodríguez, Presidente del


Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope), por medio del cual presenta 10

valoraciones parciales con 50 series documentales. La solicitud incumple con el

siguiente requisito de forma establecido en el instructivo para la elaboración de

tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:

Requisito N°12: En la valoración parcial sólo se incluyen los documentos que ya

han perdido su vigencia administrativa y legal: Se incluyen documentos que aún

no finalizan su vigencia administrativa legal.----------------------------------------------------

ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión a la señora Maribel Cubero

Arias, Encargada del Archivo Central de la Refinadora Costarricense de Petróleo,

con el objetivo de analizar las solicitud de valoración parcial presentada por esa

institución mediante oficio CISED-0001-2015 de 07 de abril del 2015 recibido el 8

de abril del 2015. ACUERDO FIRME.-----------------------------------------------------------

CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES: --------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el

Instituto Costarricense de Ferrocarriles (Incofer), mediante oficio AC-001-2015 de

18 de marzo del 2015. Convocada: la señora Johanna Sánchez Araya, Encargada

del Archivo Central de Incofer. Hora: 8:30 a.m. Se deja constancia que durante la

sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión

para su consulta. Al ser las 8:30 a.m. ingresa la señora Sánchez Araya y el señor

Esteban Cabezas Bolaños procede con la lectura de la valoración parcial.-----------

ACUERDO 4. Comunicar a la señora Johanna Sánchez Araya, Encargada del

Archivo Central de Instituto Costarricense de Ferrocarriles (Incofer) y Secretaria

del Comité institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa

institución, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial

presentada mediante oficio AC-001-2015 del 18 de Marzo del 2015 recibido el 26

de marzo del 2015, para el Fondo: Instituto Costarricense de Ferrocarriles,

Subfondo: Sección de Tesorería; y le informa que NINGUNA de las series

documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural.

En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia

administrativa y legal establecida por el Cised del Instituto Costarricense de

Ferrocarriles de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento

a la Ley No 7202. Se le recuerda que una valoración parcial se presenta para

documentos que han perdido su vigencia administrativa y legal; por tanto, la

autorización de eliminación se emite de la siguiente manera: 1. Talonarios de

Tiquetes de pasajes. Original. Soporte papel. Vigencia administrativa-legal: 2

años en Archivo Central. Cantidad: 54 metros. Fechas extremas: 2005-2014. Se

autoriza la eliminación de esta serie documental para el período comprendido

entre 2005-2012. No se autoriza la eliminación de los documentos cuyas fechas

extremas comprendan los años 2013-2014, ya que aún se encuentran vigentes de

acuerdo con la vigencia administrativa legal establecida por el Cised del Incofer.

Finalmente, se le informa que no se tramitarán más solicitudes de valoración

parcial cuyas series documentales aún se encuentren vigentes. Enviar copia de

este acuerdo al señor Francisco Quesada Ureña, Jefe Sección de Tesorería y al

expediente de valoración del Instituto Costarricense de Ferrocarriles que mantiene

esta Comisión Nacional.------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis del informe de valoración IV-016-2015-TP. Asunto: tabla

de plazos de conservación de documentos. Fondo: Registro Nacional.

Convocada: la señora Wendy Martínez Jiménez, Encargada del Archivo Central

del Registro Nacional quien no asistió a la sesión por asuntos laborales. Hora:

9:00 a.m. Se deja constancia de que la señorita Jeannette Salazar Hernández,

funcionara del Archivo Central del Registro Nacional, participa en esta sesión

como invitada y que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de

los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser la 8:54 a.m. ingresa la

señorita Salazar Hernández, funcionara del Archivo Central del Registro Nacional.

La señora Ivannia Valverde Guevara, procede con la lectura del informe de

valoración No. IV-016-2015-TP, realizado por la señorita Carreras Herrero, quien

se encuentra en una capacitación. Se destacan las siguientes consideraciones.----

“/…/ 34. Mediante oficio N° CNSED-017-2015 de 22 de enero de 2015, se

solicitaron al CISED del Registro Nacional algunas aclaraciones relacionadas con

las tablas de plazos. Por medio del oficio CISED-RN-001-2015 de 26 de enero de

2015 el CISED del Registro solicitó una prórroga para remitir las respuestas a las

consultas realizadas, la cual fue concedida mediante oficio CNSED-019-2015 de

27 de enero de 2015. 3.5. Por medio del oficio CISED-RN-003-2015 de 03 de

febrero de 2015, el CISED del Registro envió las respuestas y las Tablas de

Plazos corregidas. 3.6. El CISED del Registro Nacional incluyó en la Tabla de

Plazos del Departamento Servicios Complementarios, las siguientes series

documentales para las cuales indicó que no se valoraran nuevamente:N° 19

“Actos y contratos del Registro de Personas Jurídicas (Tomos reales de

inscripción): Original sin copia. Contenido: inscripción de los datos de personas

(no comerciales) en el país. Según el artículo 466 del Código Civil sobre el

Registro de Personas. Fecha: 1893-2010. Cantidad: 15 m (198 tomos). Soporte:

papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el

Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el

informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta

línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 20 “Actos y contratos del

Registro de Personas Jurídicas (Tomos reales de inscripción): Original sin copia.

Contenido: inscripción de los datos de personas (no comerciales) en el país.

Según el artículo 466 del Código Civil sobre el Registro de Personas. Fecha:

1893-2010. Cantidad: 18000 microjackets. Soporte: microjacket. Vigencia

administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central.

Observaciones: Declarado con valor científico-cultural, según el informe N° 27-

2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no

requiere ser valorada nuevamente. N° 21 “Actos y contratos del Registro de

Personas Jurídicas (Tomos reales de inscripción): Original sin copia. Contenido:

inscripción de los datos de personas (no comerciales) en el país. Según el artículo

466 del Código Civil sobre el Registro de Personas. Fecha: 1893-2010. Cantidad:

115 rollos. Soporte: microfilm (rollos). Vigencia administrativa-legal: 5 años en la

oficina y 5 años en el Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor

científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014

en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 22

“Actos y contratos del Registro Mercantil (Tomos reales de inscripción): Original

sin copia. Contenido: inscripción de actos y contratos mercantiles. Según el

Código de Comercio. Artículo 235. Fecha: 1893-2010.Cantidad: 149.85 m (1960

tomos). Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y

permanente en el Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-

cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión

N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 23 “Actos y

contratos del Registro Mercantil (Tomos reales de inscripción): Original sin copia.

Contenido: inscripción de actos y contratos mercantiles. Según el Código de

Comercio. Artículo 235. Fecha: 1893-2010. Cantidad: 355 608 microjacket.

Soporte: microjacket. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y

permanente en el Archivo Central. Observaciones: Declarado con valor científico-

cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión

N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente. N° 24 “Actos y

contratos del Registro Mercantil (Tomos reales de inscripción): Original sin copia.

Contenido: inscripción de actos y contratos mercantiles. Según el Código de

Comercio. Artículo 235. Fecha: 1893-2010. Cantidad: 292 rollos. Soporte:

microfilm. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y 5 años en el




Registro de Bienes Inmuebles” (Tomos reales de inscripción de propiedades de

todo el país): Original sin copia. Contenido: detalla información de Bienes

Inmuebles. Fecha: 1867-1994. Cantidad: 700.65 m (5709 tomos). Soporte:

papel.Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el




Registro de Bienes Inmuebles” (Tomos reales de inscripción de propiedades de

todo el país): Original sin copia. Contenido: detalla información de Bienes

Inmuebles. Fecha: 1867-1994. Cantidad: 3738 rollos. Soporte: microfilm.

Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central.



requiere ser valorada nuevamente. N° 27 “Actos y contratos del Registro de

Bienes Inmuebles” (Tomos reales de inscripción de propiedades de todo el país):

Original sin copia. Contenido: detalla información de Bienes Inmuebles. Fecha:

1867-1994. Cantidad: 1376600 microjacket. Soporte: microjacket. Vigencia

administrativa-legal: 5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central.



requiere ser valorada nuevamente. Por lo tanto, las citadas series documentales

no se someten nuevamente a valoración (a pesar de estar incluidas en la Tabla de

Plazos correspondiente).”----------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 5. Comunicar al señor William Astúa Meléndez, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Registro Nacional, que

esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada

mediante oficio CISED-RN-014-2014 del 12 de diciembre del 2014, para el Fondo:

Registro Nacional, Subfondos: Dirección de Servicios-Jefatura; Departamento de

Recepción y Entrega; Departamento de Servicios Complementarios;

Departamento de Servicios Digitalizados y Departamento de Placas; y declara con

valor científico las siguientes series documentales: ------------------------------------------

FONDO: Registro Nacional-----------------------------------------------------------------------------

Subfondo 1: Dirección General. Subfondo 2. Dirección de Servicios, Jefatura.

Subfondo 3. Departamento Servicios Complementarios-------------------------------------

Tipo documental------------------------------------------ Valor científico – cultural---------

1.2.19. Actos y contratos del Registro de

Personas Jurídicas1 (Tomos reales de

inscripción). Original sin copia. Contenido:

inscripción de los datos de personas (no

comerciales) en el país. Según el artículo 466 del

Código Civil sobre el Registro de Personas.

Fechas extremas: 1893-2010. Cantidad: 15

metros (198 tomos). Soporte: papel. Vigencia

administrativa legal: 5 años en la oficina y

permanente en el Archivo Central.---------------------

------------------------------------------------------------------

Se mantiene la declaratoria de

valor científico-cultural emitida en

la sesión N° 25-2014 celebrada el

10 de julio del 2014 que indica “Si,

ya que reflejan los antecedentes

históricos del derecho registral en

el país, así como la autorización,

inscripción, fiscalización y control

de los actos y contratos no

comerciales entre las distintas

categorías de personas jurídicas.

1 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor

científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”---------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Conservar en los soportes papel,

microfilm, y microjacket.”-------------


Personas Jurídicas2(Tomos reales de






microjackets. Soporte: microjacket. Vigencia

administrativa legal: 5 años en la oficina y

permanente en el Archivo Central.---------------------




10 de julio del 2014. ------------------

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----------------------------------------------

----------------------------------------------

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Personas Jurídicas3 (Tomos reales de






rollos. Soporte: microfilm (rollos). Vigencia

administrativa legal: 5 años en la oficina y 5 años

en el Archivo Central.--------------------------------------




10 de julio del 2014. ------------------

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científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio del 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”--------------------------------------------- 3 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor


1.2.22. Actos y contratos del Registro Mercantil4

(Tomos reales de inscripción). Original sin copia.

Contenido: inscripción de actos y contratos

mercantiles. Según el Código de Comercio.

Artículo 235. Fechas extremas: 1893-2010.

Cantidad: 149.85 m (1960 tomos). Soporte:

papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en la

oficina y permanente en el Archivo Central.---------

------------------------------------------------------------------

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el país, así como la autorización,

inscripción, fiscalización y control

de los actos y contratos

mercantiles entre las distintas

categorías de personas jurídicas.








Cantidad: 355 608 microjacket. Soporte:

microjacket. Vigencia administrativa legal: 5 años

en la oficina y permanente en el Archivo Central.--




10 de julio del 2014. ------------------

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científico-cultural, según el informe N° 27-2014 con fecha del 10 de julio 2014 en sesión N° 25-2014. Esta línea no requiere ser valorada nuevamente.”------------------------------------------------- 5 En la columna de “Observaciones” de la Tabla de Plazos se indicó: “Declarado con valor






Cantidad: 292 rollos. Soporte: microfilm.

Vigencia administrativa legal: 5 años en la oficina

y 5 años en el Archivo Central.-------------------------


10 de julio del 2014. ------------------

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1.2.25. Actos y contratos del Registro de Bienes

Inmuebles7 (Tomos reales de inscripción de

propiedades de todo el país). Original sin copia.

Contenido: detalla información de Bienes

Inmuebles. Fechas extremas: 1867-1994.

Cantidad: 700.65 m (5709 tomos). Soporte:

papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en la

oficina y permanente en el Archivo Central.---------

------------------------------------------------------------------

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el país y la trayectoria histórica de

las propiedades inmobiliarias.








Cantidad: 3738 rollos. Soporte: microfilm.

Vigencia administrativa legal: 5 años en la oficina

y 5 años en el Archivo Central.-------------------------




10 de julio del 2014. ------------------

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Cantidad: 1376600 microjacket. Soporte:

microjacket. Vigencia administrativa legal: 5 años

en la oficina y permanente en el Archivo Central.--




10 de julio del 2014. ------------------

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Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-RN-014-2014 del 12 de

diciembre del 2014, para el Fondo: Registro Nacional, Subfondos: Dirección de

Servicios-Jefatura; Departamento de Recepción y Entrega; Departamento de

Servicios Complementarios; Departamento de Servicios Digitalizados y

Departamento de Placas; pueden ser eliminadas al vencimiento de su vigencia

administrativa y legal, según ha sido determinada por el Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Oreamuno,

de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No

7202.-------------------------------------------------------------------------------------------------------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador

y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le

permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para

todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben

conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de

acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre



administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la

Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28

de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de

Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº

119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y

Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de

octubre del 2005, la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de

Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos

Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No.

95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.----------------------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo

indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED-1-200910, que establece: “Si

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2.

Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,

serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se

cumpla el plazo que señala la Ley 7202.”-------------------------------------------------------

Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y

CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015

relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series

documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de

Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas,

Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)

y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema

Nacional de Archivos.---------------------------------------------------------------------------------

10

Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.------------------------------------------------------

Enviar copia de este acuerdo a las señoras Kattia Salazar Villalobos, Jefe

Dirección de Servicios; Gioconda Pessoca Leitón, Jefe departamentos de

Recepción y Entrega y Servicios Complementarios; a los señores Carlos López

Vargas, Jefe Departamento Servicios Digitalizados; Rafael Espinoza Sánchez,

Jefe de Placas; y al expediente de valoración del Registro Nacional que mantiene

esta Comisión Nacional.------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6. Análisis del Informe de Valoración IV-017-2015-TP. Asunto: Tabla

de Plazos de Documentos. Fondo: Municipalidad de Oreamuno. Convocada

asistente: la señora María Gerardina Solano Marín, Encargada del Archivo Central

de la Municipalidad de Oreamuno. Invitada: la señora María del Carmen Retana

Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada

para el análisis de las tablas de plazos presentadas por el Cised de la

Municipalidad de Oreamuno. Hora: 10:00 a.m. Se deja constancia de que durante

la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión

para su consulta. Al ser la 10:00 a.m. ingresan las señoras Solano Marín y

Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-017-

2015-TP. Se destaca la siguiente consideración: -------------------------------------------

“/…/ 3.7. En fecha 12 de marzo de 2015 con la finalidad de aclarar detalles

inherentes a las tablas presentadas, se apersonó la señora María Gerardina

Solano Marín, Encargada del Archivo Central y secretaria del CISED de la

Municipalidad de Oreamuno. Por ejemplo, en la tabla del subfondo Concejo

Municipal se observó incongruente la alta cantidad de metros en relación con las

fechas. Se detecta que tal circunstancia obedece a que en la Secretaría se

elevan muchos expedientes a consulta que no se reintegran a las unidades

productoras. Asimismo se detectó que en el formulario hubo omisión de la frase

Señale a la par si es O o C, . en la casilla ¿Cuáles otras oficinas tienen esta

serie?. También se confrontaron las tablas recientes con las tablas de plazos

valoradas en el año 2009 y se pudo determinar que mantienen similitud

descriptiva. Por consiguiente pareciera que las tablas solo se actualizan en sus

fechas extremas, lo cual genera que se reproduzcan errores y se omitan en

algunos casos las fechas o las cantidades, detalle más visible en las tablas del

subfondo Valoración.”---------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Comunicar a la señora María Gerardina Solano Marín, Encargada

del Archivo Central de la Municipalidad de Oreamuno y Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución; que

esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tablas de plazos de conservación

de documentos presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio ACM-

0024-2014 de 8 de diciembre del 2014, para el Fondo: Municipalidad de

Oreamuno, Subfondos: Consejo Municipal, Alcaldía, Auditoria Municipal,

Contraloría de Servicios, Asesoría Legal, Recursos Humanos, Catastro-Unidad de

Administración Tributaria-, Valoración, Gestión Cobro, Contabilidad-Administración

de Egresos; y declara con valor científico las siguientes series documentales: ------

FONDO: Municipalidad de oreamuno. -------------------------------------------------------------

Subfondo 1: Consejo Municipal. Subfondo 1.1. Secretaría.-----------------------------------


1.1.1. Expedientes de quejas presentadas por

usuarios contra la Administración11. Contenido:

Dependiendo del tipo de queja el Concejo

Municipal la remite al departamento que

corresponde. Nota de usuario. Acuerdo Concejo.

Nota de traslado al departamento respectivo. En

algunos casos se remite oficio del trámite

Sí, ya que son importantes para

conocer la problemática

socioeconómica y las relaciones

de convivencia local de la

comunidad y la eficiencia

administrativa del gobierno local.

Conservar los expedientes de

11

Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, las quejas se dan por servicios prestados por la municipalidad en torno a acueducto, accesos de vías, recolección de basura, contaminación ambiental. Son elevados por la Contraloría de Servicios. Los casos sin solucionar por la municipalidad se elevan al Poder Judicial. Todos los expedientes vuelven al Consejo Municipal.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

administrativo realizado. Original. Copia Alcaldía.

Soporte papel. Cantidad: 1.20 metros. Fechas

extremas: 2006-2014. Vigencia administrativa

legal: 5 años en oficina y 5 años en Archivo

Central.--------------------------------------------------------

quejas sobre el quehacer

institucional a criterio de la

Jefatura de Oficina Productora y el

Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos.-----

1.1.3. Expediente de patentados12. Contenido:

correspondencia enviada y recibida del

patentado. Generalmente son expedientes en

alzada ante el Concejo, en ocasiones por algún

diferendo. Original y copia. Copia Unidad

Administración Tributaria (ellos manejan su

respectivo expediente que no tiene nada que ver

con el de la Secretaría del Concejo Municipal) En

el expediente levantado por la Secretaría se

manejan todos los acuerdos originales tomados

por el Concejo Municipal sobre cada caso.

Soporte papel. Cantidad: 1 metro. Fechas


legal: 5 años en oficina y 5 años en Archivo

Central.--------------------------------------------------------

Sí, ya que permite conocer el

desarrollo comercial del cantón.

Complementa la serie de patentes

del subfondo Patentes, por tanto,

se debe evitar duplicidades.---------

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1.1.4. Expediente de urbanizaciones13.

Contenido: condominios fraccionamientos,

Sí14. Conservar los expedientes

de urbanizaciones condominios

12

Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, En patentes hay una copia. Se manejan originales de las patentes que se aprueban en esa unidad. En Concejo se maneja el original de patentes trasladadas por patentes, debido a que son conflictivas y las eleva a conocimiento del Concejo para que resuelva.--------------------------------------- Debido a que la serie de patentes se encuentra dividida, tenemos la serie original tanto en patentes como en el Concejo. Lo adecuado sería custodiar el expediente original en patentes.------------------

13

Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, en cuanto a la consulta de esta serie con los permisos de construcción los emite Ingeniería. Estos son de proyectos de urbanismo y fraccionamientos que son aprobados por el Concejo. Este expediente original se mantiene en Concejo. En Ingeniería hay una copia, pero sin resolución. De tal manera la consulta sobre esta gestión siempre se hará en Concejo. Se detecta centralización de funciones.

barrios, asentamientos, ciudadelas, residenciales,

calles y caminos del cantón Se designa como

expedientes de urbanizaciones por ser

documentos relacionados con una determinada

urbanización, condominio, fraccionamiento, etc.

Nota de usuario o traslado de información por

parte de algún departamento. Acuerdos varios del

Concejo con respecto al trámite dado. Original.

Solo la Secretaría maneja estos expedientes, y

son muy diferentes a los que se levantan por

parte de otros departamentos como el caso de

Ingeniería Municipal entre otros. Soporte papel.

Cantidad: 1.80 metros. Fechas extremas: 2003-

2014. Vigencia administrativa legal: 5 años en

oficina y 5 años en Archivo Central.-------------------

fraccionamientos, barrios,

asentamientos, ciudadelas,

residenciales, calles y caminos del

cantón aprobadas.15

Evitar

duplicidades con la serie

Expediente de Urbanizaciones del

subfondo Ingeniería declarada con

valor científico cultural en la

sesión No. 21-2009 de 16 de

diciembre del 2009. -------------------

----------------------------------------------

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1.1.6. Libros de actas de sesiones del Concejo

Municipal. Contenido: Relación escrita de lo

tratado y acordado en una sesión, de acuerdo al

Art.47 del Código Municipal. Ley Nº 7794.

Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 10

metros. Fechas extremas: 1993-2014. Vigencia

administrativa legal: 5 años en oficina y

permanente en Archivo Central.------------------------

Sí16, ya que permite conocer las

políticas y lineamientos acordados

por el Concejo Municipal, para el

desarrollo del cantón de

Oreamuno.-------------------------------

----------------------------------------------

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14

Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009.---------------------------------------------------------------------------------------------- 15

Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, En patentes hay una copia. Se manejan originales de las patentes que se aprueban en esa unidad.----------------------- 16

Se mantiene la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie 1.6. Actas de sesiones del Consejo Municipal. Fechas extremas: 1985-2009. Cantidad: 3 metros. Los libros de actas correspondientes a los años 1920 al 10 de Agosto de 1993 (Libro N° 34) se encuentran en custodia del Archivo Nacional.--------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.9. Presupuestos ordinarios, extraordinarios y

modificaciones presupuestarias. Contenido:

Instrumento a través del cual se establece y

controla el gasto de la Municipalidad. Oficio de

remisión de Alcalde. Dictamen de Comisión de

Hacienda. Acuerdo del Concejo Municipal. Detalle

de ingresos y egresos. Dependiendo del tipo de

presupuesto, se deberá adjuntar certificaciones

de la CCSS, INS, y de las instituciones con las

cuales se tiene alguna deuda. Original. Copia

electrónica en Contabilidad. Soporte papel.

Cantidad: 3 metros La cantidad es excesiva por

los documentos adjuntos. Fechas extremas:

2010-2014. Vigencia administrativa legal: 3 años

en oficina y 5 años en Archivo Central.--------------

Si17, ya que refleja la distribución

de los recursos en la institución.---

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Plan anual operativo. Contenido: Documento

elaborado por el Alcalde como una guía que

permita alcanzar metas y objetivos fijados.

Original. El Alcalde tiene copia electrónica.

Soporte papel. ----------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Si, ya refleja los objetivos

generales y metas de la

Municipalidad de Oreamuno.

Evitar duplicidades con la serie

Plan Anual Operativo del

Subfondo Planificación.--------------

1.1.10. Informes de Auditoría .Contenido:

Estudios e informes realizados sobre

investigaciones en control interno y otros

relacionados a la Municipalidad. El insumo para

Si, ya que reflejan la fiscalización

del uso de los diferentes recursos

de la institución. Además, son una

fuente para el análisis de

17

Se mantiene la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie 1.9 Modificaciones y presupuestos. Fechas extremas: 2004-2009. Cantidad: 0,5 metros. Criterio:” Conservar los presupuestos anuales ya que refleja la distribución de los recursos en un período económico”.-------

desarrollar el trabajo son las denuncias internas y

externas, solicitudes del Concejo y Contraloría

General de la República. Original. Copia Alcaldía

dependiendo del informe En la tabla del subondo

Auditoría no aparecen Soporte papel. Cantidad: 3


administrativa legal: 7 años en oficina y

permanente en el Archivo Central.--------------------

situaciones anómalas y sirven

para valorar el cumplimiento de

los objetivos institucionales.---------

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1.1.13. Correspondencia externa. Contenido:

Correspondencia recibida de usuarios e

instituciones públicas y privadas. En caso de

tomarse un acuerdo, se traslada copia al

departamento que corresponda. Original. Sin

copia. Soporte: papel. Cantidad: 1.50 metros.

Fechas extremas: 2003-2014. La fecha extrema

inicial con declaratoria es del año 1989. Vigencia

administrativa legal: 3 años en oficina y 5 años en

el Archivo Central.-----------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Sí18. Conservar la

correspondencia que refleje la

toma de decisiones sustantivas de

la Municipalidad a criterio del Jefe

de la Oficina Productora y el


y Eliminación de Documentos de

la Institución. Se complementa

con las series 1.1.28.

Correspondencia externa con

instituciones públicas y 1.1.29.

Correspondencia con ministerios u

otras entidades.-------------------------

1.1.16. Correspondencia interna. Contenido:

Correspondencia recibida de los departamentos

municipales. Se manejan oficios de los diferentes

Si19, ya que refleja la información

relacionada con la toma de

decisiones institucionales.

18

Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009

de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie: 1.13. Correspondencia Externa. Fechas extremas: 1989-2009. Cantidad: 0.50 metros.------------------------------------------------------------- 19

Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009

de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Concejo Municipal. Serie: 1.13. Correspondencia Interna. Fechas extremas: 1989-2009. Cantidad: 0.50 metros.-------------------------------------------------------------

departamentos en los cuales presentan diferentes

asuntos. Original. Sin copia. Soporte: papel.

Cantidad: 2 metros. Fechas extremas: 2003-

2014. La fecha extrema inicial con declaratoria

es del año 1989. Vigencia administrativa legal: 3

años en oficina y 5 años en el Archivo Central.----

Conservar la correspondencia de

carácter sustantivo a criterio del

Jefe de la Oficina Productora y el



la Institución.----------------------------

1.1.18. Expedientes de Recursos presentados.

Contenido: De revocatoria y apelación, de

revisión, extraordinario de revisión20. Estos

recursos son presentados por particulares,

cuando consideran que sus intereses fueron

lesionados. Original. Tribunal Superior

Contencioso Administrativo, si el Concejo rechaza

el recurso. Original. Sin copia. Soporte papel.

Cantidad: 1 metro. Fechas extremas: 2009-2014.

Vigencia administrativa legal: 5 años en oficina y

5 años en el Archivo Central.---------------------------

Sí. Conservar los recursos que

traten asuntos que afectan el

desarrollo comunal.Dejar los

sustantivos a criterio del jefe de la

Unidad y a criterio del Jefe de la

Oficina Productora y el Comité

Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos de la

Institución.--------------------------------

----------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.20. Expedientes Comité Cantonal de

Deportes y Comités Comunales de Deportes.

Contenido: Correspondencia relacionada con el

ente deportivo mismo que debe ser auditado por

la Municipalidad en razón de manejar fondos

públicos. Presupuestos. Certificaciones. Contiene

notas remitidas por el ente deportivo al igual que

algún acuerdo tomado por el Concejo Municipal.


Sí. Importante para conocer el

desarrollo cantonal del deporte.----

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20

Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, Una vez resuelto el recurso por el Tribunal, es devuelto al Concejo.---------------------------------------------------------------------

metro. Fechas extremas: 2009-2014. Vigencia



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1.1.22. Informe de labores Alcaldía21

Contenido:

Cuadro que cada año Se presenta con el

resultado de las labores realizadas a fin de ser

analizado, discutido y aprobado. Es un informe

anual. Definido así por el Art. 17 del Código

Municipal, Ley 7794.Original. Copia Alcaldía

Soporte papel. Cantidad: 1 metro. Fechas

extremas: 2008-2014. La fecha con declaratoria

es del año 2004. Vigencia administrativa legal: 4

años en oficina y 2 años en el Archivo Central.----

Si, ya que refleja el trabajo

realizado por la Alcaldía en un

periodo de tiempo determinado.

Evitar duplicidad.-----------------------

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1.1.23. Expedientes de Concejos de Distrito22.

Contenido: Se incluye la solicitud de los

presidentes de cada uno de los Concejos de

Distrito con la propuesta para la utilización de los

recursos, presupuesto a ejecutar. Los recursos

que se designan son los que provienes de la Ley

8114.Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:

Si, ya que reflejan la asignación y

ejecución de los recursos dados a

los de Consejos de distrito.----------

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----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

21

Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, es un informe anual de labores que se transcribe en actas. cuyos datos aparecen dispuestos entre celdas y columnas, de allí el término usado de cuadro.------------------------------------------------------------------------ 22

Según manifestó la señora María Gerardina Solano, el 12 de marzo de 2015, Son cinco distritos que presentan proyectos de cómo utilizar los recursos asignados a cada uno según la ley 8114 de caminos. En el Código Municipal se establece sobre los Concejos de Distrito: Artículo 54.- Los Concejos de Distrito serán los órganos encargados de vigilar la actividad municipal y colaborar en los distritos de las respectivas municipalidades. Existirán tantos Concejos de Distrito como distritos posea el cantón correspondiente. Artículo 55.- Los Concejos de Distrito estarán integrados por cinco miembros propietarios; uno de ellos será el síndico propietario referido en el artículo 172 de la Constitución Política y cinco suplentes de los cuales uno será el síndico suplente establecido en el referido artículo constitucional. Los miembros del Concejo de Distrito serán elegidos popularmente por cuatro años, en forma simultánea con la elección de los alcaldes municipales, según lo dispuesto en el artículo 14 de este código, y por el mismo procedimiento de elección de los diputados y regidores municipales establecido en el Código.”-----------------------------------------------

0,60 metros. Fechas extremas: 2009-2014.

Vigencia administrativa legal:5 años en oficina y 5

años en el Archivo Central.-----------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.1.26. (Solicitudes presentadas por los síndicos)

Atención a los señores síndicos. Contenido:

Documentos referentes a solicitudes que se

hacen en Sesiones del Concejo Municipal al

señor Alcalde Municipal por parte de los(as)

señores(as) síndicos(as).Los síndicos en las

sesiones municipales en el espacio

correspondiente puede hacer sus solicitudes o

consultas al alcalde municipal. Original. Copia

Alcaldía. Soporte papel Cantidad: 0.60 metros.

Fechas extremas: 2011-2014. Vigencia



Si, ya que reflejan las solicitudes

de loa síndicos a la Municipalidad

de Oreamuno----------------------------

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1.1.28. (Correspondencia externa con).

Instituciones Públicas (Descentralizadas,

Institutos, Instituciones Educativas, Instituciones

Municipales, Instituciones Privadas) Contenido:

Documentos relacionados con las instituciones en

los cuales solicitan alguna gestión o se hace de

conocimiento algún asunto. Oficios de la

Secretaría del Concejo en los cuales hace

solicitudes a petición del Concejo Municipal por

medio de un acuerdo. Solicitudes, petitorias,

documentación informativa, acuse de recibo esto

de serie. Original. Sin copia. Soporte papel.

Sí, ya que complementa la serie

1.1.13. Correspondencia externa.

Conservar la correspondencia que

refleje la toma de decisiones

sustantivas de la Municipalidad, a

criterio del Jefe de la Oficina

Productora y el Comité


Eliminación de Documentos de la

Institución.--------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

Cantidad: 1 metro. Fechas extremas: 2003-2014.

Vigencia administrativa legal: 5 años en oficina y

5 años en el Archivo Central.---------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.1.29. Correspondencia con) Ministerios u otras

entidades Contenido: Documentos relacionados

con diferentes ministerios o entidades en los

cuales solicitan alguna gestión o se hace de

conocimiento algún asunto. Oficios de la

Secretaría del Concejo en los cuales hace

solicitudes a petición del Concejo Municipal por

medio de un acuerdo. Solicitudes, petitorias,

documentación informativa, acuse de recibo.


metro. Fechas extremas: 2000-2014. Vigencia


el Archivo Central.----------------------------------------

Sí, ya que complementa la serie

1.1.13. Correspondencia externa.

Conservar la que refleje la toma

de decisiones sustantivas de la

Municipalidad, a criterio del Jefe

de la Oficina Productora y el



la Institución ----------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

2.1. Subfondo: Auditoría Municipal23.---------------------------------------------------------------

2.1.1. Legajos de papel sobre estudios de

Auditoría: Contenido: Documentación que

sustenta los estudios. Evalúa la suficiencia y

efectividad del sistema de Control Interno y el

buen uso de los recursos públicos. Original. Sin

copia. Soporte papel. Cantidad: 1,68 metros.


administrativa legal: Permanente en oficina.--------

------------------------------------------------------------------

Si, ya que son el insumo utilizado

por los auditores para elaborar los

informes que reflejan la

fiscalización del uso de los

diferentes recursos de la

institución. Conservar los legajos

de papel de los estudios o

informes de auditoría que reflejen

la fiscalización de las actividades

23

La tabla de plazos aparece firmada por la señora María Teresa Marín Coto, Auditora y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.---------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

sustantivas de la institución que

se encuentran en el Concejo

Municipal.--------------------------------

2.1.3. Planes de trabajo. Contenido: informes de

labores. Planes anuales de trabajo de la

Auditoría, informes anuales sobre la ejecución del

plan y sus labores realizadas. Preparación de

planes anuales de conformidad con los

lineamientos emitidos por la Contraloría General

dela República. Original. Copia Concejo

Municipal. Soporte papel. Cantidad: 0,5 metros.



Archivo Central.---------------------------------------------

Si, ya que reflejan la planificación

del trabajo por ejecutarse en un

año por parte de la auditoria.-------

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----------------------------------------------

2.3. Subfondo: Asesoría Legal24.---------------------------------------------------------------------

2.3.2. Expedientes de análisis de contratos y

convenios. Contenido: Con instituciones públicas

AY A, IFAM, FEDEMUR, BCAC, ICE, ICT, JASEC

y otros. Copia. Concejo Municipal, Alcalde.

Soporte papel. Cantidad: No se indica. Vigencia


Archivo Central.---------------------------------------------

Sí, ya que permiten conocer las

relaciones que establece la

Municipalidad con otras

instituciones.-----------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

2.3.4. Expedientes de Análisis y refrendos de

Contrataciones Administrativas .Contenido:

Depende de las licitaciones que se realicen de

Si, ya que permiten conocer el

destino de los recursos de la

entidad y las relaciones que

24

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Mauricio Gudiño Garita, Asesor Legal y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.-------------------------------------------------------------- Mediante correo electrónico de 17 de marzo, la señora Gerardina Solano remite los datos faltantes en la tabla en el campo cantidad para las series 2) 0,25 cms, 6)0,50 cms, 7) 0,30 cms, 8)0,30 cms, 9)0,30 cms10, 0,30 cms, 13 0,30 cms, 16)0,50 cms.---------------------------------------------------------------

proyectos. Original. Copia Proveeduría, Concejo

Municipal, Alcaldía Municipal. Soporte papel.

Cantidad: 2 metros. Fechas extremas: 2010-

2014. Vigencia administrativa legal: 5 años en

oficina y 2 años en Archivo Central.-------------------

establece la Municipalidad de

Oreamuno con otras entidades y

organizaciones.-------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

2.3.6. Expedientes de Análisis y refrendos de

Contrataciones Administrativas Depende de las

licitaciones que se realicen de proyectos a

desarrollar por la Municipalidad Original.

Proveeduría, Concejo Municipal, Alcaldía

Municipal. Soporte papel. Cantidad: 0.5 metros.


administrativa legal: 10 años en oficina y 5 años

en Archivo Central.-----------------------------------------

Si, ya que permiten conocer el

destino de los recursos de la

entidad y las relaciones que

establece la Municipalidad de

Oreamuno con otras entidades y

organizaciones.-------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

2.3.16. Dictámenes y oficios varios. Contenido:

Criterios y oficios. Copia. Diferentes

departamentos e instituciones. Soporte papel.

Cantidad: 3 metros. Se cuestionó esta. Cantidad

y se indica que son 0.5,0 cms. Fechas extremas:

2013-2014. Vigencia administrativa legal: 5 años

en oficina y 2 años en Archivo Central.---------------

Si, ya que reflejan las opiniones

jurídicas institucionales.--------------

----------------------------------------------

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----------------------------------------------

2.4. Subfondo: Recursos Humanos25.--------------------------------------------------------------

2.4.1. Expedientes de personal. Contenido:

Acciones de personal, control de vacaciones,

Si26, ya que permite conocer la

historia laboral de los

25

La tabla de plazos aparece firmada por la señora Arlee Arce Balderas, responsable de Recursos Humanos y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.----------------------------------- Mediante correo electrónico de 17 de marzo, la señora Gerardina Solano remite los datos faltantes en la tabla en el campo cantidad para las series 1)1.25 cms. 2) 0,40 cms 3)0.40 cms, 4)0.20 cms 5)1.25 cms, 6 )0.30 cms, 7) 0,30 cms.---------------------------------------------------------------------------------

evaluaciones del desempeño, incapacidades

CCSS, INS, calificaciones por concursos.

Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 1,25


administrativa legal: Permanente en oficina.--------

funcionarios.-----------------------------

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----------------------------------------------

3.2.1. Subfondo: Contabilidad27.----------------------------------------------------------------------

3.2.1.1. Libros de Diario. Contenido: Registro

contable de ingresos y egresos. Original. Sin

copia. Soporte: Papel. Cantidad: 0,25 metros

(idéntica cantidad reportada el año 2009). Fechas


legal: 15 años en oficina, 5 años en Archivo

Central.--------------------------------------------------------

Si28, ya que permite conocer los

movimientos contables diarios

resumidos por mes.--------------------

----------------------------------------------

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----------------------------------------------

3.2.1.2. Libro Mayor de Ingresos y Egresos.

Contenido: Se consigan todos los ingresos y

egresos por partida según el presupuesto.

Original. Sin copia. Soporte: Papel. Cantidad:

0.15 metros. Existe gran variación con la cantidad

de 1,25 metros declarada el año 2009.Fechas


Si29, ya que Consigna resumidos

los ingresos y egresos del

municipio.--------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

26

Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Subfondo: Recursos Humanos. Serie: 7.1 Expedientes de personal Fechas extremas: 1983-2009. Cantidad: 0.25metros.-------------------------------------------------------------- 27

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Luis Gustavo Aguilar Coto y el señor José Rafael Huertas Guillén, presidente del CISED.----------------------------------------------------------------------- Mediante correo electrónico de 17 de marzo, la señora Gerardina Solano, secretaria del CISED remite los datos faltantes en la tabla en el campo cantidad para las series 1)0.25 cms, 2) 0.15 cms, 3)0.12 cms, 4)0.24 cms, 5)0.50 cms,6) 1,25 cms, 7) 0,30 cms, 8) 0,50 cms, 9) 012 cms, 10) 0,18 cms, 11)3,20 metros 12)0,25 cms, 13) 0,15 cms, 14) 0,32 cms, 15 0,15 cms.------------------------------ 28

Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Serie: 15.1 Libros de Diario. Fechas extremas: 1993-2009. Cantidad: 0.25metros.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 29

Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Serie: 15.19 Libros Mayores de Ingresos y Egresos. Fechas extremas: 1985-2009. Cantidad: 1.25metros.-------------------------------------------------------------------------

legal: 5 años en oficina, 15 años en Archivo

Central.------------------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

3.2.1.6. Estados Financieros. Contenido: Revelan

la situación financiera de la institución. Original.

Sin copia. Soporte: Papel. Cantidad: 1.25 metros.

Se aprecia que la cantidad del 2009 a la fecha no

ha variado. Fechas extremas: 2001-2014.

Vigencia administrativa legal: 5 años en oficina,

15 años en Archivo Central.-----------------------------

Sí30.Conservar permanentemente

porque permite conocer la

situación contable y financiera de

la entidad en un tiempo

determinado.----------------------------

----------------------------------------------

---------------------------------------------

3.2.1.7. Presupuestos y modificaciones

presupuestarias. Contenido: Se utilizan para

cambio de destino de partidas. Hay internas y

externas. Copia. Original Concejo Municipal,

copia Contraloría General de la República y

Alcaldía Municipal. Soporte: Papel. Cantidad: 3


administrativa legal: 3 años en oficina, 2 años en

Archivo Central.---------------------------------------------

Si, ya que permiten conocer la

asignación y uso de los recursos

de la Municipalidad de Oremuno.--

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Eliminación de Documentos, mediante oficio ACM-0024-2014 de 8 de diciembre

del 2014, para el Fondo: Municipalidad de Oreamuno, Subfondos: Consejo

Municipal, Alcaldía, Auditoria Municipal, Contraloría de Servicios, Asesoría Legal,

Recursos Humanos, Catastro-Unidad de Administración Tributaria, Valoración,

Gestión Cobro, Contabilidad-Administración de Egresos; pueden ser eliminadas al

vencimiento de su vigencia administrativa y legal, según ha sido determinada por

el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la

30

Se mantienen la declaratoria de valor científico-cultural emitida por la CNSED en sesión 21-2009 de 16 de diciembre de 2009. Serie: 15.9 Estados Financieros. Fechas extremas: 2001-2009. Cantidad: 1.25metros.-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Municipalidad de Oreamuno, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136

del Reglamento a la Ley No 7202.----------------------------------------------------------------

























31












Asimismo, se le consulta a la señora Solano Marín si tiene algún comentario,

consulta o duda adicional sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.---

Enviar copia de este acuerdo a las señoras Laura Rojas Araya, Secretaria

Municipal; Catalina Coghi Ulloa, Vicealcaldesa; María Teresa Marín Coto, Auditora

Interna; Gaudy Masis Ivankovich, Jefe contraloría de Servicios; Arlee Arce

Balderas; Jefe de Recursos Humanos; a los señores Mauricio Gudiño Garita, Jefe

Departamento Legal; Sergio Ulate Gómez, Jefe Oficina de Catastro y Valoración;

Leonel Marín, Jefe de Gestión de Cobro; Luis Gustavo Aguilar Coto, Jefe

Contabilidad y al expediente de valoración documental de la Municipalidad de

Oreamuno que esta Comisión Nacional mantiene.--------------------------------------------

ARTÍCULO 7. Análisis del informe de valoración IV-019-2015-TP. Asunto: Tablas

de plazos de conservación de documentos. Fondo: Banco Popular y de Desarrollo

Comunal. Convocado el señor Manuel Emilio Fallas Delgado, Encargado del

Archivo Central del Banco Popular y de Desarrollo Comunal quien no asistió a la

sesión por asuntos laborales. Hora: 1:00 a.m. Se deja constancia de que la

señora Nancy Granados Peraza, funcionaria del Archivo Central del Banco

Popular y de Desarrollo Comunal participa en esta sesión como invitada y que

durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la

Comisión para su consulta. Al ser la 1:00 pm ingresan las señoras Granados

Peraza y Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios

Archivísticos Externos asignada para el análisis de las tablas de plazos de

conservación de documentos presentadas por el Cised del Banco Popular y de

Desarrollo Comunal, quien procede con la lectura del informe de valoración No. IV-

019-2015-TP. Se destacan las siguientes consideraciones: -------------------------------

“/…/ 3.5. Mediante oficio N° CNSED-041-2015 de 23 de febrero de 2015, la

Secretaria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos,

solicitó aclaraciones relacionadas con aspectos de forma y de fondo de algunas

series documentales consideradas de un posible valor científico cultural. Dichas

consultas fueron resueltas, en su mayoría, mediante oficio N° CISED-06-2015 de

04 de marzo de 2015.3.6.Es importante indicar, que en el oficio de aclaraciones el

CISED informó lo siguiente: “No son comisiones o comités permanentes. Es

criterio de la Junta Directiva Nacional cuando inician su período (el cual es de 4

años), nombrar aquellas comisiones o comités de apoyo que considere oportunas

y determinar su permanencia. Es por esta razón que conforme al criterio de dicho

órgano colegiado, las comisiones o comités han sido creadas, eliminadas,

cambiado de nombre o se ha unificado unas con otras, permaneciendo en el

tiempo. Además, es posible que con cada cambio de período de la Junta Directiva

Nacional, cambien las comisiones o comités no creados por normativa. ”Asimismo,

el CISED indicó que todos los comités o comisiones sometidos a valoración en las

presentes tablas de plazos son órganos colegiados. Sin embargo, los que fueron

creados por normativa externa son los comités de: Auditoría Corporativa, Riesgo,

Cumplimiento y Tecnología de Información; los demás son de apoyo creados

según la necesidad de la Junta Directiva. 3.7. Cabe señalar, que en la mayoría de

las tablas de plazos se indicó que hay copia del expediente de Comité o Comisión

en la Junta Directiva Nacional, por lo que se solicitó al CISED aclarar lo siguiente:

¿la copia del expediente custodiada en la Junta se refiere al expediente completo

o a algunos de los documentos producidos por el comité o comisión?¿se

conservan estos documentos en los expedientes de las actas de la Junta o se

custodian en expedientes para cada comisión? Al respecto, el CISED respondió

que: “Los documentos de las comisiones y comités como los documentos de la

Junta Directiva Nacional, están reunidos en un solo subfondo, tanto físicamente

como en la administración documental. Para los temas conocidos en las

comisiones y comités, y resueltos a ese nivel, custodian el documento original

como parte del expediente de esa comisión o comité; de requerirse elevar el

asunto a análisis de la Junta Directiva Nacional, el documento original junto con el

acuerdo del comité o comisión, se remite a custodia en el expediente de Junta

Directiva Nacional; quedando copia en el expediente de la comisión o del comité”.

ACUERDO 7. Comunicar al señor Manuel Emilio Fallas Delgado, Encargada del

Archivo Central del Banco Popular y de Desarrollo Comunal y Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución;

que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de tabla de plazos presentada por

ese Comité Institucional, mediante oficio CISED-05-2015 del 13 de enero del

2015, para el Fondo: Banco Popular y Desarrollo Comunal, Subfondos: Comisión

de Emprendimiento y Fondos Especiales; Comisión de Plan, Presupuesto y

Estados Financieros; Comisión de Políticas Corporativas, Pautas de la Asamblea

de Trabajadores y Trabajadoras y Juntas de Crédito Local; Comisión Técnica de

Asuntos Jurídicos; Comité de Auditoría Corporativo; Comité de Cumplimiento;

Comité de Riesgo; Comité de Tecnología de Información; y declara con valor

científico las siguientes series documentales: -------------------------------------------------

FONDO: Banco Popular y de Desarrollo Comunal. --------------------------------------------

Subfondo 1.1.1: Comisión de Emprendimiento y Fondos Especiales32.----------------


1.1.1.1. Expediente de sesión Comisión de

emprendimiento y fondos especiales. Original y

copia. Contenido: Agenda, borrador de acta,

control de asistencia, acta de sesión, acuerdos y

los documentos vistos en la sesión, entre los

cuales están: La propuesta para modificar

decretos relacionados con la Unidad Técnica

FODEMIPYME, informe de gestión trimestral,

plan de trabajo, informe de evaluación del plan de

trabajo, informe de asignación de recursos al

Fondo Especial de Desarrollo (FEDE), informe de

avales (según la ley 8364 del Sistema de Banca

para el Desarrollo y Ley 8262 en cuanto al

accedo de fondo de avales), informe de gestión

de fondos especiales (semestral), informe de la

gestión del fondo especial de vivienda y el fondo

especial de desarrollo, informe de auditoría

interna y externa. Fechas extremas: 2009-2013.

Cantidad: 0.60 ml. Soporte: papel. Vigencia

administrativa legal: 5 años en el Archivo de

Si, ya que reflejan la toma de

decisiones relacionadas con el

uso de los recursos destinados

para la vivienda y el desarrollo de

empresas económicamente

viables y generadoras de trabajo a

nivel nacional.---------------------------

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32

Cabe señalar, que en el Banco Popular existe un Subproceso denominado “Fondos Especiales” compuesto por dos Fondos, el Fondo de Capital de Riesgo (FOCARI), utilizado en la generación de empleo para emprendedores y empresas informales y el Fondo especial de Vivienda (FEVI), para personas con poco acceso en el Sistema Bancario Nacional.--------------------------------------------------- Según lo indicado por el CISED, la Comisión de emprendimiento y fondos especiales es la encargada de conocer y analizar los informes de gestión, planes de trabajo, informes de auditoría, tanto del Subproceso de Fondos Especiales, como de la Unidad Técnica del Fondo de desarrollo de micros, pequeñas y medianas empresas (FODEMIPYME), que tiene como objetivo fomentar el desarrollo de las empresas de la economía social económicamente viables y generadoras de puestos de trabajo y la Dirección Banca de Desarrollo Social y Empresarial.--------------------------------

Gestión y 15 años en Archivo Central.---------------- ----------------------------------------------

Subfondo 1.1.2: Comisión de Plan, Presupuesto y Estados Financieros33.-------

1.1.2.1. Expediente de sesión Comisión de Plan,

Presupuesto y Estados Financieros. Original y

copia. Contenido: Agenda, borrador del acta,

control de asistencia, acta de sesión y los

documentos vistos en sesión: resumen ejecutivo

de informe sobre resultados financieros y

proyecciones financieras, informe de seguimiento

del plan estratégico corporativo, resumen de

resultados financieros, ejecución presupuestaria y

evaluación del PAO. Fechas extremas: 1991-

201334. Cantidad: 1 ml35. Soporte: papel. Vigencia

administrativa legal: 5 años en el Archivo de

Gestión y 15 años en Archivo Central.

Si, que reflejan la fiscalización del

uso de los recursos financieros de

la institución.-----------------------------

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Subfondo 1.1.5: Comité de Auditoría Corporativo36.-------------------------------------------

1.1.5.1. Expediente de sesión Comité Auditoría

Corporativo. Original y copia. Copia: Junta

Si, ya que refleja la fiscalización

sobre el uso de los recursos

33

El CISED informó que esta comisión se creó en 1991 y se llamó Comisión Administración y Finanzas, en 1996 se llamó Comisión Control y Margen Financiero, en 1997 se creó una Comisión Plan Anual Operativo (PAO), en 1999 se llamó Comisión Análisis de Presupuesto y Plan Anual Operativo y para el 2006 se crea con el nombre actual y la Junta Directiva entrante en el 2009 la ratifica con el mismo nombre. Es importe mencionar que el funcionamiento de estas comisiones pudo ser simultáneo hasta el 2006, cuando se fusionaron.------------------------------------------------------- A pesar de lo anterior, las fechas extremas de este expediente corresponden únicamente al período 2009-2013, por lo que se desconoce la ubicación de los documentos producidos de 1991 a 2009. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34

La señora Nancy Granados Peraza indicó que los expedientes de sesión de esta comisión de 1991-2008 se encuentran en la Junta Directiva del Banco.------------------------------------------------------- 35

Según lo indicado por el Cised, la cantidad correcta para la serie “Expediente de sesión Comisión de Plan, Presupuesto y Estados Financieros” es: 1 ml 36

Según lo indicado por el CISED, en 1995 se creó el Comité de Auditoría y en el 2005 se consolidó como Comité de Auditoría Corporativo, pero en la presente tabla de plazos solamente se incluyeron las fechas extremas de 2005 a 2013. Además, indicó que es un órgano colegiado creado mediante el artículo 25 del Reglamento de Gobierno Corporativo, emitido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero en sesiones 787-2009 y 788-2009, celebradas el 19 de junio de 2009 y publicado en el Diario Oficial del 6 de julio de 2009.----------------------------------

Directiva. Contenido: Agenda, borrador del acta,

control de asistencia, acta de sesión, documentos

vistos en sesión: informe de labores del comité

(semestre) y de Auditoría Interna, informes de

auditoría interna y externa. Fechas extremas:

2005-1995-2013. Cantidad: 2.50 ml. Soporte:

papel. Vigencia administrativa legal:5 años en el

Archivo de Gestión y 15 años en Archivo Central.-

financieros de la institución.

Además, son una fuente para el

análisis de situaciones anómalas y

para valorar el cumplimiento de

los objetivos institucionales.---------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

---------------------------------------------

Subfondo 1.1.6: Comité de Cumplimiento.--------------------------------------------------------

1.1.6.1. Expediente de sesión del Comité de

Cumplimiento. Original y copia. Contenido:

Agenda, borrador del acta, control de asistencia,

acta de sesión y los documentos vistos en la

sesión: propuestas de modificaciones a políticas,

procedimientos, códigos o normas relacionadas a

la Ley 8204, informe de labores trimestral y

semestral sobre la aplicación de la ley 8204 en el

que se detalla información sobre las actividades

realizadas, las tareas pendientes, circulares y

procedimientos, seguimiento a observaciones y

actividades corporativas. Se presentan resultados

de la fiscalización de cumplimiento de la política

“conozca su cliente” (inconsistencias), realizada a

las sucursales, monitoreo de clientes, se informa

la cantidad de reportes producidos, revisión de

las noticias de prensa escrita, resultados de las

capacitaciones, análisis de riesgos, plan de

trabajo y los avances de cumplimiento

Si, ya que refleja las decisiones

sustantivas tomadas por el Comité

de Cumplimiento para la

prevención de los riesgos en

cuanto a la legitimación de

capitales y el financiamiento al

terrorismo.--------------------------------

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(presentado por la División Oficialía de

Cumplimiento y el Comité propiamente), el plan

de capacitación de la ley 8204 e informes de

resultados de evaluación de capacitaciones

(presencial y virtual), informes de operaciones

inusuales analizadas, informe de movimientos en

calificaciones de riesgo, informe de avance en

tareas ejecutadas sobre implementación de ley

FATCA (bimestral), informe de verificación de

listas nacionales e internacionales respecto a la

cartera total de clientes del Banco. Fechas

extremas: 2009-2013. Cantidad: 1 ml. Soporte:

papel. Vigencia administrativa legal: 5 años en el


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Subfondo 1.1.7: Comité de Riesgo.------------------------------------------------------------------

1.1.7.1. Expediente de sesión Comité de Riesgo.

Original y copia. Copia: Junta Directiva Nacional.

Contenido: Agenda, borrador, control de

asistencia, acta de sesión y los documentos

vistos en sesión: informe mensual integral de

riesgos (analiza riesgos de entorno, crédito,

mercado y operativo del Banco con base a

resultados financieros y condiciones

económicas); plan implementación del modelo de

gestión de Riesgo Operativo; Informes de

pruebas de estrés (calificación del riesgo);

informe de riesgo del proyecto core system

(mensual, luego lo ve TI); informe de riesgo

Si, ya que refleja los riesgos

financieros a los cuales el Banco

Popular de Desarrollo Comunal se

encuentra expuesto, así como las

estrategias que utiliza para

enfrentarlos.-----------------------------

----------------------------------------------

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----------------------------------------------

----------------------------------------------

estratégico del conglomerado (analiza principales

aspectos económicos internacionales, nacionales

y un resumen de eventos de riesgo estratégico);

informe de talleres de riesgo operativo. Fechas

extremas: 2009-2013. Cantidad: 1.40 ml. Soporte:


Archivo de Gestión y 15 años en Archivo Central.

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1.1.8.1. Expediente de sesión Comité de

Tecnología de Información37. Original y copia.

Copia: Junta Directiva Nacional. Contenido:

agenda, borrador del acta, control de asistencia,

acta de sesión y documentos vistos en la sesión:

informe mensual del proyecto Core System;

solicitud de revisión de cambios realizados a

contratos relacionados con tecnología de

información; plan estratégico de tecnología de

información; información anual del plan

estratégico de tecnología de información. Fechas




Si, ya que permite conocer la

evolución institucional en las

tecnologías de información.---------

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Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-05-2015 del 13 de enero del

2015, para el Fondo: Banco Popular y Desarrollo Comunal, Subfondos: Comisión

de Emprendimiento y Fondos Especiales; Comisión de Plan, Presupuesto y

Estados Financieros; Comisión de Políticas Corporativas, Pautas de la Asamblea

37

Según lo indicado por el CISED, este comité se creó en el año 2009, en cumplimiento del artículo 7 del Reglamento sobre la Gestión de la Tecnología de Información, emitido por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero. -------------------------------------------------------

de Trabajadores y Trabajadoras y Juntas de Crédito Local; Comisión Técnica de

Asuntos Jurídicos; Comité de Auditoría Corporativo; Comité de Cumplimiento;

Comité de Riesgo; Comité de Tecnología de Información; pueden ser eliminadas

al vencimiento de su vigencia administrativa y legal, según ha sido determinada

por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del

Banco Popular y de Desarrollo Comunal , de acuerdo con los artículos No. 120,

132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.--------------------------------------------





















38
















Asimismo, se le consulta a la señora Granados Peraza si tiene algún comentario,


Enviar copia de este acuerdo a la señora Andrea Carrillo Gonzalo, Secretaria

General Junta Directiva Nacional y al expediente de valoración documental del

Banco Popular y de Desarrollo Comunal que esta Comisión Nacional mantiene.---

ARTÍCULO 8. Análisis del Informe de Valoración IV-018-2015-TP. Asunto: Tablas

de plazos de conservación de documentos. Fondo: Superintendencia de

Telecomunicaciones (Sutel). Convocada: La señora Alba Rodríguez, Jefe Archivo

Central de Sutel. Invitada: la señora Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del

Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de las

tablas de plazos presentadas por el Cised de Sutel. Hora: 1: 15 p.m. Se deja

constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de

los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 1:45 p.m. ingresa la

señora Alba Rodríguez y la señora Cabrera Ramírez procede con la lectura del

informe de valoración IV-018-2015-TP. Se destacan las siguientes

consideraciones: ---------------------------------------------------------------------------------------

“/…/ 3.5. Una vez realizada la revisión de las tablas de plazos, se determinó la

necesidad de solicitar aclaraciones de forma y fondo relacionadas con algunas

series documentales consideradas de posible valor científico cultural. Dichas

consultas fueron resueltas, en su mayoría, mediante oficio N° 01083-SUTEL-DGO-

2015 de 17 de febrero de 2015.Sin embargo, hubo algunos casos en los que las

respuestas facilitadas por el CISED no aclararon las dudas de manera

satisfactoria, por lo tanto se considera necesario aclararlo durante la sesión, más

adelante se detallarán los casos correspondientes. 3.6. Es importante indicar, que

en el año 2011 el CISED de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

(ARESEP) presentó una valoración parcial correspondiente al subfondo “Registro

Nacional de Telecomunicaciones”. En esta ocasión la CNSED declaró con valor

científico cultural una serie de expedientes relacionados con el quehacer

radioeléctrico a nivel nacional. Sin embargo, estas series documentales no fueron

incluidas en la tabla de plazos que actualmente el CISED de SUTEL sometió a

conocimiento de la CNSED. Al respecto, el CISED indicó que esto se debe a que

las funciones de espectro radioeléctrico, actualmente son realizadas por el Área

de Espectro perteneciente a la Dirección General de Calidad de la SUTEL, por lo

que estas series documentales serán incluidas en la tabla de plazos de dicha área.

3.7. Se debe indicar, que el CISED de SUTEL sometió a conocimiento de la

CNSED las tablas de plazos de conservación de documentos correspondientes a

las Áreas de Mercados y Registro Nacional de Telecomunicaciones, las cuales de

acuerdo con el organigrama institucional, dependen de la Dirección General de

Mercados, pero no se presentó la tabla de plazos de dicha dirección. Lo anterior,

se debe a que la Dirección General de Mercados no produce documentación por

sí misma, sino que los documentos son producidos y custodiados por las dos

áreas que la conforman (Área de Mercados y Registro Nacional de

Telecomunicaciones). 3.8. Es importante aclarar, que el CISED señaló que en las

tablas de plazos donde se menciona que las series se encuentran en soporte

electrónico, se refiere a documentos digitalizados sin firma digital, los cuales se

conservan en un gestor de documentos.”-------------------------------------------------------

ACUERDO 8. Comunicar al señor Manuel Campos Ramírez, Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la

Superintendencia de Telecomunicaciones; que esta Comisión Nacional conoció la

solicitud de tabla de plazos presentada por ese Comité Institucional, mediante

oficio 08425-SUTEL-DGO-2014 del 27 de noviembre del 2014, para el Fondo:

Superintendencia de Telecomunicaciones, Subfondos: Consejo Directivo,

Secretaría del Consejo, Asesores del Consejo, Unidad Jurídica, Comunicación,

Contraloría de Servicios, Mercados, Registro Nacional de Telecomunicaciones,

Dirección General de FONATEL, Dirección General de Calidad; y declara con

valor científico las siguientes series documentales: ------------------------------------------

FONDO: Superintendecia de Telecomunicaciones.--------------------------------------------

Subfondo 1.Consejo Directivo.-------------------------------------------------------------------


1.1. Informe anual de labores. Original.

Contenido: indicadores de las diferentes

gestiones realizadas por la institución durante el

período. Fechas extremas: 2012-2014. Cantidad:

1.05 ml. Soporte: papel y electrónico. Vigencia

Administrativa legal: 0 años en la oficina

productora y 20 años en el Archivo Central.------

Si, ya que refleja las actividades

realizadas por la institución

durante un período establecido.

Conservar los informes en soporte

papel.--------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.2. Informes de fin de gestión. Original.

Contenido: Detalle de las funciones realizadas

por cada miembro del Consejo durante el período

que ejerció. Fechas extremas: 2013-2014.

Sí, ya que permite conocer los

logros que los miembros del

Consejo han realizado en un

período determinado. Conservar

Cantidad: 1.20 ml. Soporte: papel y electrónico.

Vigencia Administrativa legal: 0 años en la oficina

productora y 20 años en el Archivo Central.---------

los informes en soporte papel.------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

Subfondo 1.1: Secretaría del Consejo.-------------------------------------------------------------

1.1.1. Correspondencia. Original. Contenido:

Correspondencia de carácter rutinario y

certificaciones. Fechas extremas: 2009-2014.


Vigencia Administrativa legal: 1 año en la oficina

productora y 4 años en el Archivo Central.----------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Si, ya que refleja la toma de

decisiones institucionales.

Conservar la correspondencia en

soporte papel de carácter

sustantivo a criterio del Jefe de

oficina productora y el Comité


Eliminación de Documentos.--------

1.1.7. Documentos de respaldo de las sesiones39.

Original y copia. Contenido: Documentos

enviados al Consejo para ser analizados en las

sesiones y que tienen como producto las actas,

resoluciones y acuerdos. Fechas extremas:

2009-2014. Cantidad: 7.30 ml. Soporte:

Electrónico. Vigencia Administrativa legal: 1 año

en la oficina productora y 4 años en el Archivo

Central.------------------------------------------------------

Si, ya que son insumo para toma

de decisiones del Consejo.

Conservar los informes en soporte

papel.--------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

Subfondo 1.1.2: Unidad Jurídica40.------------------------------------------------------------------

1.1.2.4. Convenios institucionales. Original sin Sí. De acuerdo con lo establecido

39

Es importante indicar, que se consultó al CISED si estos documentos se refieren a los expedientes de sesiones del Consejo, pero la respuesta recibida no aclaró la duda, pues dicho órgano colegiado solamente indicó que: “se refiere a los documentos que se analizan en las sesiones del Consejo y que producto de estos se hacen las actas y se emiten resoluciones y acuerdos”. Por lo tanto, se considera necesario que se informe si los documentos analizados en la sesión también se conservan en soporte papel y en cuál de las series documentales de la presente tabla de plazos se reflejan.------------------------------------------------------------------------------------------------ 40

Se debe indicar, que en esta tabla de plazos no se incluyó la serie documental “criterios legales” ni “correspondencia”, por lo tanto se desconoce la existencia y ubicación de estos documentos.-----

copia. Contenido: Convenios de cooperación con

instituciones públicas e internacionales. Fechas


papel. Vigencia Administrativa legal: 0 años en la

oficina productora y 5 años en el Archivo Central

después de extinguido el plazo del convenio o

contrato.-------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

en la norma de la CNSED Nº 1-

2014, se declaran con valor

científico cultural los convenios

nacionales e internacionales

relacionados con actividades

sustantivas de la institución a

criterio de la Jefatura de la Oficina

Productora y el Comité de

Selección y Eliminación de

Documentos.----------------------------

Subfondo 1.1.3: Comunicación.-----------------------------------------------------------------------

1.1.3.4. Material audiovisual (videos, fotos,

material informativo, afiches, brochure, boletines

internos, comerciales de radio, televisión y prensa

escrita). Original sin copia. Contenido: material

producto de la gestión de la SUTEL. Fechas

extremas: 2012-2014. Cantidad: 1.5 GB41

electrónico y 0.9042

ml. Soporte: Papel y

electrónico. Vigencia Administrativa legal: 1 año


Central.--------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Si, ya que proveen información

audiovisual y grafica sobre las

actividades desarrolladas por la

institución en materia de

telecomunicaciones. Conservar en

ambos soportes el material

audiovisual que represente la

ejecución de funciones

sustantivas de la institución, a

criterio del Jefe de la Oficina

Productora y el Comité


Eliminación de Documentos.-------

Subfondo 1.2.1: Mercados.------------------------------------------------------------

41

En la tabla de plazos no indicó la cantidad en metros de los documentos audiovisuales que encuentran en soporte papel. -------------------------------------------------------------------------------------------- 42

Según lo indicado por la señora Alba Rodríguez, en sesión, la cantidad correcta para la serie “Material audiovisual” es: 0.90 ml.---------------------------------------------------------------------------------------

1.2.1.4. Estudios específicos43. Original sin copia.

Contenido: Estudios solicitados por el Consejo o

por los regulados sobre temas en particular, por

ejemplo: uso compartido o información financiera

de los regulados, así como acceso a internet fijo o

plan de numeración. Fechas extremas: 2013-

2014. Cantidad: 0.30 ml. Soporte: papel. Vigencia



Si, ya que reflejan el insumo

utilizado por el Consejo para toma

de decisiones en el ámbito de

telecomunicaciones a nivel

nacional. Conservar los estudios

sustantivos a criterio del jefe de

oficina productora y el Comité



1.2.1.9. Expediente de autorización de

telecomunicaciones44. Original sin copia.

Contenido: Documentación sobre el proceso para

otorgar autorizaciones a un regulado para la

explotación de redes públicas de

telecomunicaciones y que pueda brindar los

servicios. Contiene la solicitud de autorización,

prevenciones, solicitudes de información, aportes

de información, estudio técnico y resoluciones.

Fechas extremas: 2009-2014. Cantidad: 14.25 ml.

Soporte: papel y electrónico. Vigencia


productora y 10 años en el Archivo Central a

partir del cierre del trámite.------------------------------

Si, ya que reflejan la regulación

sobre el uso y explotación de

redes de telecomunicación del

país utilizadas tanto por empresas

nacionales como internacionales.-

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

---------------------------------------------

43

Según lo aclarado por el CISED, estos son estudios de temas muy puntales que permiten al Consejo tomar decisiones, generar resoluciones al respecto de los regulados, interesados o ciudadanía en general. Asimismo, señaló que estos informes se presentan al Consejo pero se conservan en expedientes que se producen para cada informe, los cuales se custodian en el Archivo Central.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44

Según lo aclarado por el CISED, este proceso consiste en hacer los estudios respectivos con el fin de otorgar las autorizaciones a un regulado para la explotación de redes públicas de telecomunicaciones y que pueda brindar servicios a partir de dicha autorización. -------------------------

1.2.1.15. Expedientes de prácticas

monopolísticas45. Original sin copia. Contenido:

Proceso mediante el cual se soluciona la

denuncia interpuesta. Fechas extremas: 2011-

2014. Cantidad.0.75 ml. Vigencia Administrativa

legal: 0 años en la oficina productora y 10 años

en el Archivo Central.--------------------------------------

Si, ya que reflejan las acciones

que realiza la Sutel para corregir y

sancionar las prácticas

monopolistas.---------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.2.1.17. Indicadores de mercados46. Original sin

copia. Contenido: estadísticas de los operadores,

incluye datos de la empresa, detalle de indicador,

período, definiciones, infraestructura, puntos de

venta. Tipo de suscripción, tarifas. Fechas


papel y electrónico. Vigencia Administrativa legal:

0 años en la oficina productora y 20 años en el

Archivo Central.---------------------------------------------

Si, ya que reflejan los hábitos de

consumo de telecomunicaciones

en el país durante un período

determinado. Conservar las

estadísticas anuales en soporte

papel.--------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.2.1.18. Modelos tarifarios. Original sin copia.

Contenido: estudios de tarifas del mercado.

Fechas extremas: 2012-2014.Cantidad: 1.65 ml.

Soporte: Papel y electrónico Vigencia



Si, ya que permiten conocer la

evolución y asignación de tarifas

de en los servicios de

telecomunicaciones.-------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.2.1.21. Tarifas mayoristas. Original sin copia. Si, ya que refleja el costo de los

45

De acuerdo con lo informado por el CISED, estos expedientes se refieren a las acciones realizadas para corregir y sancionar, las prácticas monopolísticas cometidas por operadores o proveedores que tengan por objeto o efecto limitar, disminuir o eliminar la competencia en el mercado de las telecomunicaciones. La utilidad de estos expedientes es velar por que los recursos escasos se administren de manera eficiente, oportuna, transparente y no discriminatoria, de manera tal que tengan acceso todos los operadores y proveedores de redes y servicios públicos de telecomunicaciones. -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 46

El CISED informó, que se refiere a datos numéricos que aportan los operadores de los diferentes servicios que ofrecen. Se solicitan de forma mensual, trimestral, semestral y anual.----------------------

Contenido: fijación de tarifas para el operador.





servicios de telecomunicaciones

en un período determinado.

Conservar el soporte papel.---------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.2.1.22. Tarifas minoritarias. Original sin copia.

Contenido: fijación de tarifas para el usuario.





Si, ya que refleja el costo y la

competencia en el mercado sobre

los servicios de

telecomunicaciones durante un

período determinado. Conservar

el soporte papel.------------------------

Subfondo 1.2.2: Registro Nacional de Telecomunicaciones.-------------------------------

1.2.2.2. Registro de autorizados. Original sin

copia. Contenido: Registro de autorizados que se

lleva en Excel y que contiene los siguientes

campos: número de la empresa, identificación,

expediente, acuerdo/resolución, título habilitante,

número de la gaceta, plazo de vigencia, zonas

geográficas y servicios autorizados. Fechas

extremas: 2012-2014. Cantidad: 300 MB.

Soporte: electrónico. Vigencia Administrativa

legal: 0 años en la oficina productora y 20 años

en el Archivo Central.----------------------------------

Si, ya que permite conocer las

empresas que Sutel ha autorizado

y facultado para brindar servicios

de telecomunicaciones en Costa

Rica.---------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

Subfondo 1.3: Dirección General de FONATEL.-------------------------------------------------

1.3.1. Correspondencia. Original y copia.

Contenido: Correspondencia general interna.




decisiones institucionales en el

ámbito de telecomunicaciones.

Conservar la correspondencia, en



------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

soporte papel, que refleje las

funciones sustantivas de la

institución a criterio del jefe de

oficina productora y el CISED.------

1.3.5. Expediente de administración del

fideicomiso. Original. Contenido: Documentos del

contrato de fideicomiso suscrito con bancos

públicos, contratos, estados financieros, flujos de

caja, presupuesto, modificaciones

presupuestarias, reportes de Auditoría Externa,

informes de proyectos, solicitud de aprobaciones

de los recursos asignados a FONATEL por

SUTEL para financiar las obligaciones y los

proyectos de acceso universal. Fechas extremas:

2012-2014. Cantidad: 2.10 ml. Soporte: papel y

electrónico. Vigencia Administrativa legal: 0 años


Central.--------------------------------------------------------

Si, ya que refleja el uso e

inversión de los fondos públicos

otorgados para el financiamiento

de los proyectos de acceso

universal de telecomunicaciones a

poblaciones vulnerables.

Conservar el expediente en

soporte papel.---------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.3.7. Expedientes de proyectos47. Original.

Contenido: Documentación de los proyectos

financiados por FONATEL para llevar los

servicios de telecomunicaciones a poblaciones

vulnerables. Contiene: los informes, carteles de

proyectos, adjudicación, contratos, documentos

de municipalidades de los proyectos, oficios de

operadores adjudicados. Fechas extremas: 2012-

Si, ya que reflejan la inversión de

fondos públicos en el acceso

igualitario de telecomunicaciones

en las poblaciones más

vulnerables del país. Conservar el

soporte papel.---------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

47

Según la explicación del CISED, los proyectos financiados por FONATEL se llevan a cabo con el fin de llevar acceso al servicio de telecomunicaciones a poblaciones vulnerables.------------------------

2014. Cantidad: 2.45. Soporte: papel y

electrónico. Vigencia Administrativa legal: 0 años


Central.--------------------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.3.8. Informes de administración. Original.

Contenido: Informes semestrales y anuales que

contienen estadísticas de cobertura de servicios

de telecomunicaciones, estados financieros

auditados, informe de desempeño de actividades

y estado de ejecución de los proyectos

financiados. Fechas extremas: 2013-2014.


Vigencia Administrativa legal: 0 años en la oficina

productora y 20 años en el Archivo Central.---

Si, ya que reflejan la ejecución de

las funciones, metas y objetivos

de FONATEL. Conservar los

informes de administración

anuales en soporte papel.-----------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.3.9. Informes de auditoría externa. Original.

Contenido: documentos de auditorías externas

contratadas por SUTEL a partir del 2013. Fechas


papel y electrónico. Vigencia Administrativa legal:

0 años en la oficina productora y 5 años en el

Archivo Central.---------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

Si, ya que evidencian las

recomendaciones y criterios

finales de los expertos

contratados con respecto a la

fiscalización del uso de los

recursos y el cumplimiento de los

objetivos institucionales.

Conservar, en soporte papel, los

informes de auditoría externa que

hayan tenido alta incidencia en el

desarrollo de la institución, a

criterio del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) y el Jefe de

--------------------------------------------------------------- la Oficina Productora.-----------------

Subfondo 1.4: Dirección General de Calidad.----------------------------------------------------

1.4.1. Correspondencia. Original y copia.

Contenido: Correspondencia general interna.





------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------


decisiones institucionales de nivel

jerárquico. Conservar la

correspondencia, en soporte

papel, que refleje las funciones

sustantivas de la institución a

criterio del jefe de oficina

productora y el Comité




Eliminación de Documentos, mediante oficio 08425-SUTEL-DGO-2014 del 27 de

noviembre del 2014, para el Fondo: Superintendencia de Telecomunicaciones,

Subfondos: Consejo Directivo, Secretaría del Consejo, Asesores del Consejo,

Unidad Jurídica, Comunicación, Contraloría de Servicios, Mercados, Registro

Nacional de Telecomunicaciones, Dirección General de FONATEL, Dirección

General de Calidad; pueden ser eliminadas al vencimiento de su vigencia


Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Superintendencia de

Telecomunicaciones, pueden ser eliminadas al vencimiento de su vigencia


Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Superintendencia de

Telecomunicaciones, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del

Reglamento a la Ley No 7202.----------------------------------------------------------------------






























48







Asimismo, se le consulta a la señora Alba Rodríguez si tiene algún comentario,


Enviar copia de este acuerdo a la señora Maryleana Méndez Jiménez, Jefe

Consejo Directivo y de Asesores del Consejo; a las señoras Mariana Brenes

Akerman, Jefe Unidad Jurídica; Ivannia Morales, Jefe de Comunicación; Cinthya

Arias Leitón, Jefe de la Dirección General de Mercados; Jolene Knorr Briceño.

Jefe de Registro Nacional de Telecomunicaciones, a los señores Luis Cascante

Alvarado, Secretaría del Consejo Directivo; Eduardo Castellón, Jefe Contraloría de

Servicios; Humberto Pineda Villegas, Jefe de la Dirección General de FONATEL;

Glenn Fallas, Jefe Dirección General de Calidad y al expediente de valoración

documental de la Superintendencia de Telecomunicaciones que esta Comisión

Nacional mantiene.------------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO IV. CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio CISED-018-2015 de 31 de marzo del 2015, suscrito por el

señor Esteban Cabezas Bolaños, Presidente del Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos, mediante el cual solicita valorar si el Libro “Toma de

posesión de empleados de la Alcaldía de Grecia” presenta valor científico cultural.

ACUERDO 9. Comunicar al señor Esteban Cabezas Bolaños, Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que esta

Comisión Nacional conoció el oficio CISED-018-2015 de 31 de marzo del 2015, y

DECLARA con valor científico cultural el libro “Toma de posesión de empleados

de la Alcaldía de Grecia” de los años: 1905-1973, por tanto, este debe ser

transferido a la Dirección General del Archivo Nacional a la mayor brevedad. Lo

anterior, de acuerdo con el artículo No. 62, inciso c, del reglamento a la Ley del

Sistema Nacional de Archivos No. 7202.--------------------------------------------------------

ARTÍCULO 10. Oficio 226-31-2015 de 27 de marzo del 2015 recibido el 6 de abril

del 2015, suscrito por la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del ICE, mediante el cual

informa la conformación actual del Cised de esa institución.-------------------------------

ACUERDO 10. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivístico Externos, copia del oficio 226-31-2015 de 27

de marzo del 2015 recibido el 6 de abril del 2015, suscrito por la señora Silvia

González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad para que registre la

conformación de ese Comité Institucional en el registro correspondiente.--------------

ARTÍCULO 11. Correo electrónico de 6 de abril del 2015, suscrito por la señora

Dana Nelson Lewis, Encargada del Archivo Central de JAPDEVA, mediante el cual

solicita una cita para el viernes 17 de abril a las 2:30 pm para aclarar dudas sobre

la elaboración de tablas de plazos.----------------------------------------------------------------

ACUERDO 11: Comunicar a la señora Dana Nelson Lewis, Encargada del Archivo

Central de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la

Vertiente Atlántica (Japdeva) que esta Comisión Nacional conoció el correo

electrónico de 17 de abril del 2015 y le informa que un profesional del

Departamento Servicios Archivísticos Externos atenderá su solicitud de audiencia

para aclarar las dudas con respecto a la elaboración de tablas de plazos de

conservación de documentos. Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia

Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y al

expediente de valoración documental de la Junta de Administración Portuaria y de

Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (Japdeva) que esta Comisión

Nacional mantiene.------------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO VI. ACUERDOS PENDIENTES----------------------------------------------------

ARTÍCULO 12. Sesión 33-2014 de 01 de octubre del 2014. Acuerdo 10.

Comunicar a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo Judicial; que esta

Comisión Nacional conoció el oficio DSAE-641-2014 de 30 de setiembre del 2014

suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento

Servicios Archivísticos Externos y Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de

Rescate y Rectoría, mediante el cual se presentan series documentales

producidas por la Auditoría Interna, el Departamento de Planificación y el

Departamento de Personal del Poder Judicial, para su posible declaratoria de valor

científico cultural y se le solicita indicar lo siguiente: 1. La cantidad en soporte

papel y electrónico, así como las fechas extremas de la serie documental

“Evaluaciones de planes operativos y estratégicos”. 2. La cantidad en soporte

electrónico de la serie documental “Actas del Consejo de personal. 3. La cantidad

en soporte electrónico y fechas extremas de la serie documental “Expedientes de

personal”. Enviar copia de este acuerdo a la señora Milena Conejo Aguilar,

Coordinadora del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

del Poder Judicial. (CNSED-372-2014 de 23 de octubre del 2014).----------------------

ACUERDO 12: Recordar a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo

Judicial, que se encuentra pendiente de respuesta el acuerdo No. 10 tomado por

esta Comisión Nacional en la sesión No. 33-2014 celebrada el 01 de octubre del

2014, comunicado mediante oficio CNSED-372-2014 de 23 de octubre del 2014 y

que indicaba: “Comunicar a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo

Judicial; que esta Comisión Nacional conoció el oficio DSAE-641-2014 de 30 de

setiembre del 2014 suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivísticos Externos y Natalia Cantillano Mora,

Coordinadora Área de Rescate y Rectoría, mediante el cual se presentan series

documentales producidas por la Auditoría Interna, el Departamento de

Planificación y el Departamento de Personal del Poder Judicial, para su posible

declaratoria de valor científico cultural y se le solicita indicar lo siguiente: 1. La

cantidad en soporte papel y electrónico, así como las fechas extremas de la serie

documental “Evaluaciones de planes operativos y estratégicos”. 2. La cantidad en

soporte electrónico de la serie documental “Actas del Consejo de personal. 3. La

cantidad en soporte electrónico y fechas extremas de la serie documental

“Expedientes de personal”. Enviar copia de este acuerdo a la señora Milena

Conejo Aguilar, Coordinadora del Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos del Poder Judicial.…” Enviar copia de este acuerdo a la señora

Milena Conejo Aguilar, Coordinadora del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos del Poder Judicial y al expediente de valoración

documental del Poder Judicial que esta Comisión Nacional mantiene.------------------

ARTÍCULO 13. Sesión 40-2014 de 03 de diciembre del 2014. Acuerdo 7.

Solicitar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General

del Archivo Nacional el criterio legal con respecto a la participación que debe tener

el señor Esteban Cabezas Bolaños como Presidente de la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) en representación del

Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y como Encargado del

Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud, cuando esta comisión

nacional conozca informes de valoración documental de tablas de plazos de

conservación de documentos o valoraciones parciales que presente el Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de

Cultura y Juventud o de instituciones adscritas que utilicen el Cised de ese

ministerio porque no cuentan con ese comité o encargado del Archivo Central.

Enviar copia de este acuerdo al señor Luis Carlos Amador Brenes, Presidente de

la Junta Administrativa del Archivo Nacional y a la señora Virginia Chacón Arias,

Directora General del Archivo Nacional. (Oficio CNSED-453-2014 de 12 de

diciembre del 2014).-----------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 13: Recordar a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal del

Archivo Nacional, que se encuentra pendiente de respuesta el acuerdo No. 7

tomado por esta Comisión Nacional en la sesión No. 40-2014 celebrada el 03 de

diciembre del 2014, comunicado mediante oficio CNSED-453-2014 de 12 de

diciembre del 2014 y que indica “Solicitar a la señora Guiselle Mora Durán,

Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional el criterio legal con

respecto a la participación que debe tener el señor Esteban Cabezas Bolaños

como Presidente de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos (CNSED) en representación del Presidente de la Junta Administrativa

del Archivo Nacional y como Encargado del Archivo Central del Ministerio de

Cultura y Juventud, cuando esta comisión nacional conozca informes de

valoración documental de tablas de plazos de conservación de documentos o

valoraciones parciales que presente el Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Cultura y Juventud o de

instituciones adscritas que utilicen el Cised de ese ministerio porque no cuentan

con ese comité o encargado del Archivo Central. Enviar copia de este acuerdo al

señor Luis Carlos Amador Brenes, Presidente de la Junta Administrativa del

Archivo Nacional y a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del

Archivo Nacional.…” Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón

Arias, Directora Ejecutiva de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.------------

ARTÍCULO 14. Sesión 41-2014 de 10 de diciembre del 2014. Acuerdo 12.

Comunicar a la señora Cecilia María Campos Muñoz, Presidenta del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto

Nacional de Aprendizaje (INA) que se modifica el acuerdo N°8 tomado en la

sesión No. 38-2014, de forma tal que se lea de la siguiente manera: Esta Comisión

Nacional conoció el oficio CISED-11-2014 de fecha 04 de noviembre de 2014

recibido el 06 de noviembre de 2014, mediante el cual responde al acuerdo N°8 de

la sesión No. 33-2014 del 01 de octubre del 2014. La respuesta emitida no aclara

lo solicitado por esta Comisión Nacional, por lo tanto se le convoca para el día 14

de enero del 2015 a las 9:00 horas y presentar ante los miembros un ejemplo de

las series documentales “Informes de estudios de auditoria” e “Informes técnicos

de auditoria” que fueron incluidas en las tablas de plazos presentadas por esa

institución en el año 2004 y que fueron declaradas con valor científico cultural en

la sesión No. 08-2004 celebrada el 4 de agosto del 2004. Enviar copia de este

acuerdo al expediente de valoración documental del Instituto Nacional de

Aprendizaje que este Comisión mantiene. (Oficio CNSED-447-2014 de 10 de

diciembre del 2014 y se remitió el oficio CNSED-014-2015 de 09 de enero del

2015, cancelando la convocatoria a la sesión del 14 de enero del 2015).--------------

ACUERDO 14. Solicitar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria

Ejecutiva de esta Comisión Nacional que convoque a una próxima sesión a la

señora Cecilia María Campos Muñoz, Presidente del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Nacional de

Aprendizaje (Ina) y Encargada del Archivo Central de esa institución a fin de

aclarar las dudas relacionadas con las series documentales “Informes de estudios

de auditoria” e “Informes técnicos de auditoria” que fueron incluidas en las tablas

de plazos presentadas por esa institución en el año 2004 y que fueron declaradas

con valor científico cultural en la sesión No. 08-2004 celebrada el 4 de agosto del

2004. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del

Instituto Nacional de Aprendizaje que este Comisión mantiene.--------------------------

ARTÍCULO 15. Sesión 02-2015 de 19 de febrero del 2015. Acuerdo 18: Los

miembros de esta comisión acuerdan realizar una sesión de trabajo con la

finalidad de analizar el documento “Criterios de valoración para la declaratoria de

documentos con valor científico cultural” y la Metodología de Valoración

Documental aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012.-----------

ACUERDO 15: Los miembros de esta comisión acuerdan realizar la sesión de

trabajo para analizar el documento “Criterios de valoración para la declaratoria de

documentos con valor científico cultural” y la Metodología de Valoración

Documental aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre del 2012, el día

23 de abril en horas de la tarde.--------------------------------------------------------------------

Al ser las 3:40 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------

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Esteban Cabezas Bolaños

Presidente

acta no. 06-2015. correspondiente a la sesión ordinaria ... › pdf › cnsed › cnsed... · 18...

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