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ACCESS PARA PRINCIPIANTES

En este manual aprenderás a crear una base datos, lo que te permitirá organizar cualquier tipo de información. También podrás buscar y ordenar tus datos de una forma fácil y rápida, además de estética.

1.Tablas

Una tabla es una cuadrícula en la que se ingresa, campo por campo, toda la información necesaria para una base de datos.

Para empezar, crearás una tabla para organizar tus contactos. Añadirás tantos registros como contactos tengas (en la imagen hay 23). De cada contacto rellenarás tantos campos como desees (Nombre, Apellidos, Teléfono fijo…)

Selecciona Crear/Tabla, Ingresa primeros los campos que desees y continúa rellenando los registros.

La tabla en vista diseño

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Todos estos datos automáticamente se crean como texto, por lo tanto, si uno de los campos tiene referencia a una fecha, un archivo, o una imagen… etc. debemos entrar en vista diseño para hacer algunos cambios.

En la columna “Tipo de Datos” seleccionaremos el tipo que deseemos. Por ejemplo, para el campo “fecha de nacimiento” seleccionaremos “Fecha/Hora”.

2.Consultas

Las consultas sirven para que Access nos muestre solamente unos Campos con unas determinadas características.

Para ello seleccionaremos Crear/Asistente para consultas.

Elegiremos una tabla e incluiremos los campos que deseemos.

En la vista diseño de la consulta que acabamos de crear veremos los campos que hemos seleccionado previamente.

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Para ordenar los datos elegiremos un campo y en “Orden” seleccionaremos Ascendente o Descendente.

Pongamos que para esta consulta queremos visualizar solamente los contactos nacidos en el año 1991. Para ello, en la columna “Fecha de Nacimiento” añadiremos un criterio de selección (Como “*1991”).

También disponemos de un botón para mostrar o no un campo.

Esta consulta daría como resultado la siguiente tabla:

Solamente aparecen los contactos nacidos en el 1991.

Están ordenados de manera ascendente según sus apellidos.

Después, tendrás la opción de importar tu base de datos a un documento de Word o un de Excel. Para ello, en Datos externos, exportamos al tipo de documento que se desea y cerramos la base de datos.

3.Formularios

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Un formulario emplea una única ventana para presentar los campos en un único registro.

A la hora de crear un formulario, se selecciona una base de datos, y se elige qué datos deseamos para nuestro formulario.

Para una mayor exactitud a la hora de ordenar los datos, podemos crear un filtro que nos ayude a reducir los campos. Elegimos la opción de crear un filtro, elegimos una tabla, seleccionamos la opción Filtro avanzado/Ordenar, elegimos el campo que con el que queremos filtrar, y en la opción “Orden” elegimos el modo de ordenar nuestros datos. En “Criterios” reduciremos los datos añadiendo condiciones.

Para diseñar un formulario, haremos uso del asistente, que nos ayudará a crearlo de forma rápida y sencilla.

El resultado de nuestro formulario sería así, en vista diseño, donde podremos realizar cambios en el diseño de nuestro formulario.