abt fond rapport om effekten af cetrea emergency

Slutevaluering af projekt på Akut-afdeling på Hospitalsenheden Horsens. ABT ansøgning nr. 59. 2011

1

Demonstrationsprojekt på Akut-afdelingen Hospitalsenheden Horsens

It-støtte som middel til højere effektivitet og kvalitet i behandlingen

”Systemet giver mig overblik og gør det lettere for mig at prioritere mine

opgaver. Jeg bliver heller ikke afbrudt så tit, som før vi fik systemet”.

Udarbejdet af: Susanne Daugaard Kristensen, Stine Rønsholdt Hansen og Gitte Kjeldsen. Projektgruppe: Ove Gaardboe, Susanne Buch Vinter, Birgitte Bigom Nielsen, Thomas Riisgaard Hansen, Susanne Daugaard Kristensen og Gitte Kjeldsen. Styregruppeformand: Jørgen Schøler Kristensen.


2

Indhold 1. Executive summary ............................................................................................................................................ 3

2. Formål med rapporten ...................................................................................................................................... 4

3. Metode .............................................................................................................................................................. 4

3.1. Risiko for bias i observationsresultaterne ................................................................................................. 5

3.2. Resultaternes kontekstafhængighed ......................................................................................................... 5

4. Beskrivelse af akut-afdelingens interaktion med patienten og afdelingens rolle i relation til resten af hospitalet ................................................................................................................................................................... 5

4.1. Akut-afdelingens rolle på hospitalet ......................................................................................................... 6

4.2. Visitator- og koordinatorrollerne .............................................................................................................. 7

5. Beskrivelse af demonstrationsprojektets it-løsning på Akut-afdelingen .......................................................... 8

5.1. Patientflowsystemet og sammenhængen til andre afdelinger på hospitalet ......................................... 10

6. Liste over, hvor der er indført patientflow-systemer på Hospitalsenheden Horsens ..................................... 12

7. Beskrivelse af arbejdsgange før og efter patientflowsystemet ....................................................................... 14

7.1. Før Cetrea Emergency ............................................................................................................................. 14

7.2. Efter Cetrea Emergency ........................................................................................................................... 15

8. Resultater ........................................................................................................................................................ 16

8.1. Arbejdskraftsbesparende potentiale og økonomiske effekter ............................................................... 16

8.1.1. Projektets økonomiske balance....................................................................................................... 23

8.1.2. Det nationale arbejdskraftsbesparende potentiale ........................................................................ 24

8.1.3 Øvrige økonomiske effekter (service og kvalitet) ............................................................................ 24

8.2 Kvalitative effekter ........................................................................................................................... 25

9. OPI-samarbejde - erhvervsmæssige effekter og udbredelse ........................................................................... 29

10. Teknologiens modenhed og barrierer for udbredelse ................................................................................... 32

11. Konklusion ...................................................................................................................................................... 35

12. Bilag ................................................................................................................................................................. 36


3

1. Executive summary ABT-fondens støtte til at demonstrere effekterne ved et patientflowsystem i Akut-afdelingen på Hospitalsenheden Horsens, har gjort det muligt, at synliggøre både kvantitative og kvalitative effekter.

De kvantitative effekter er en produktionsstigning på 19% fra 1. halvår 2009 til 2. halvår 2010. Samtidigt viser en analyse på mikroniveau, at der i 2010 er effektiviseret en arbejdsmængde, der svarer til 4 fuldtidsstillinger. Dette er baseret på 21 konkrete opgaver, hvor patientflowsystemet har givet en række fordele. Det er disse fordele, som vi har estimeret i forhold til en tidsmæssig eller kvalitetsmæssig gevinst. Det er nødvendigt at understrege, at vurderingen af den samlede effektivisering har en betydelig beregningsmæssig usikkerhed, da der ikke er tale om standardiserede opgaver, som tager lige lang tid at lave, hver gang de foretages. Der er enighed i projektgruppen, om forudsætningerne for den anslåede besparelse.

De kvalitative effekter ses i form af en højere patientsikkerhed og en øget kvalitet i patientbehandlingen, hvilket også er baseret på en vurdering givet af de forskellige involverede parter. Patienterne er ikke blevet spurgt, idet de ikke har kendskab til patientflowsystemet, som alene er et system, der anvendes af medarbejderne. Men medarbejderne har vurderet disse indirekte effekter og det har været en samstemmende vurdering.

Patientflowsystemet giver således gevinster både på produktivitets- og kvalitetsniveau.

Figur 1 viser en opsummering af fordele og barrierer ved indførelsen af patientflowsystemet.

- +


4

2. Formål med rapporten Vi vil i denne rapport demonstrere effekten af indførelsen af et patientflowsystem på Akut-afdelingen på Hospitalsenheden Horsens, set i relation til kommunikation, koordination og overblik. Rapporten vil afdække om patientflowsystemer har:

resulteret i en effektivisering i form af arbejdskraftsbesparelser på opgaveniveau medført bedre ressourceudnyttelse medført bedre deling af viden medført bedre samarbejde internt i afdelingen og mellem afdelinger medført højere kvalitet i behandlingen og højere patientsikkerhed potentiale til at blive udbredt til andre hospitaler i Danmark og udlandet givet større vækst hos de involverede private virksomheder, der har leveret løsningerne.

3. Metode For at demonstrere effekten af indførelsen af it-støtte på Akut-afdelingen på Hospitalsenheden Horsens (projektansøgning nr. 59 hos ABT-fonden), har vi valgt at kombinere forskellige undersøgelsesmetoder:

Observationer i afdelingen Kvalitative dybdeinterviews med nøglepersoner i Akut-afdelingen Brainstorm og gruppeinterviews med afdelingens sygeplejersker Interview med hospitalsledelsen repræsenteret ved cheflægen.

I de forskellige interviews har der altid deltaget en person, som ikke har deltaget i projektet, idet det vurderes at nedsætte risikoen for bias, selvom det naturligvis ikke helt kan undgås.

Vi har valgt at lægge hovedvægten på kvalitative dybdeinterviews og observationer, da vi har oplevet, at det giver et større udbytte i forhold til evaluering af projektet, at være tilstede på afdelingen, samt at have en tæt tovejskommunikation med ledelse og medarbejdere gennem interviews. Observationerne giver os, der ikke har en klinisk baggrund, en indsigt, som ikke kan opnås gennem brug af metoder som analyse af data, der er trukket fra f.eks. de økonomiske systemer eller ved brug af spørgeskemaundersøgelser. Årsagen til, at vi har fravalgt spørgeskemaundersøgelser i denne slutevaluering er, at, det er vanskeligt at opnå en høj svarprocent, da medarbejderne sjældent bruger tid ved PC’en eller sidder ned med pen og papir. Input er i stedet hentet via fokusgruppeinterviews og brainstorm med medarbejderne.

På baggrund af ovenstående undersøgelser opstillede vi en lang liste med opgavetyper, som vi vurderede var blevet hurtigere og lettere at udføre på grund af patient-flowsystemet. Herefter gennemgik vi alle opgaverne blandt andet med afdelingsledelsen for at få deres vurdering af, hvilken tidsbesparelse, der var opnået. I nogle tilfælde var dette umuligt, fordi spredningen i tidsforbruget var for stort eller for varieret, selvom alle var enige om, at der var sket en forbedring. I andre tilfælde tog vi tid på, hvor langt tid, det tog fx at finde hinanden på afdelingen eller at taste et langt navn i patientflowsystemet. I nogle tilfælde er der ikke tale om en hurtigere håndtering af en opgave, men om et kvalitetsløft eller en højere patientsikkerhed. Det er angivet i tabellen i kapitel 8, hvad vi fandt frem til. Det skal dog understreges, at der her ikke er tale om en eksakt videnskab, men om estimater foretaget af kvalificerede medarbejdere og ledere. Derudover er der, som supplement til analysen, indsamlet data fra hospitalets økonomisystemer, hvor det især er produktionstallene, der er interessante i forhold til dette projekt, da et af målene er, at anvende teknologi til at blive mere effektiv. Produktionstallene opgøres hver måned i forhold til antallet af patienter, som kommer til Akut-afdelingen. Desuden opgøres belægningsprocenten,


5

som er interessant i forhold til udnyttelse af kapaciteten, da hospitalssengene er en knap, men omkostningstung ressource. Endeligt er der analyseret på udviklingen i antallet af medarbejdere og fordelingen på faglige kompetencer, da det også indgår som en faktor i beregningen af effektiviteten.

3.1. Risiko for bias i observationsresultaterne Det kan ikke udelukkes, at der kan være bias i de observationsresultater, som undersøgelsen indeholder. Vi har derfor forsøgt at planlægge observationerne således at afbrydelser, forsaget af observatører, såsom afklarende spørgsmål, ikke vil få betydning for validiteten af de konklusioner, der er udtrukket af observationerne. Desuden er observationerne foretaget af personer, som ikke kendte projektet eller afdelingen også med henblik på at undgå bias.

3.2. Resultaternes kontekstafhængighed Det kan være vanskeligt isoleret set at måle effekten af indførelsen af løsningen, da der er en række eksterne forhold og forandringer, som har haft en indvirkning på effektiviteten på afdelingen. Der er eksempelvis sket organisationsændringer, hvor visitator/koordinator-rollen i Akut-afdelingen er blevet delt i to forskellige roller. Tre teams er blevet slået sammen til to, og har medført, at afdelingen nu samlet set er fysisk større. Forholdene er beskrevet nærmere i rapporten.

Der lægges i nærværende rapport stor vægt på at identificere arbejdskraftsbesparelser på mikroniveau, hvor arbejdsgange sammenlignes før og efter implementeringen af løsningen. Der er fokus på konkrete forandringer, som i højere grad kan isoleres, og derfor kan demonstrere, om systemet har medført konkrete arbejdskraftsbesparelser.

4. Beskrivelse af akut-afdelingens interaktion med patienten og afdelingens rolle i relation til resten af hospitalet

For at sætte analysen ind i den rette kontekst beskrives akut-afdelingen og dens sammenhæng med hospitalets øvrige afdelinger. Akut-afdelingen håndterer både skadespatienter (f.eks. patienter, der møder op med knoglebrud) og indlæggelser (patienter, der vurderes at kunne afsluttes inden for 48 timer ved indlæggelse på observationsafsnittet på akut-afdelingen). Derudover fungerer afdelingen som modtagelse for patienter, der indlægges på hospitalets øvrige afdelinger.

Figur 2. Akut-afdelingens organisering

Modtagelse

Skadestue

Visitator

Observations-afsnit

(max. 48 timers indlæggelse)

Koordinator

Akut-afdeling


6

Figur 3 nedenfor viser en kompleks kontaktflade for patienter med mange involverede parter, hvor nogle ansatte står for selve behandlingen af patienten (organiseret i et tværgående team pr. patient), andre klarer serviceopgaver rundt om patienten (f.eks. portører) eller foretager delopgaver i behandlingsforløbet som f.eks. specialister, der foretager undersøgelser, som Akut-afdelingen evt. skal bruge for at udrede, hvad patienten fejler og hvor alvorligt det vurderes at være (triagering). Nogle aktører holdes informeret, andre deltager aktivt i behandlingen. Hvis patienten sendes videre til en sengeafdeling eller til Akutafdelingens eget observationsafsnit, bliver den modtagende afdeling involveret. Det er en stor opgave at koordinere indsatserne for at give den optimale kvalitet i behandlingen, skabe fremdrift i behandlingen og sikre høj effektivitet. Deling af informationer og sikring af en optimal rækkefølge i delopgaver i behandlingsforløbet er yderst væsentlig for at opnå forbedringer.

Figur 3. Overblik over patientens ”kontaktflade” ved ankomst til hospitalets Akut-afdelingen.

Figur 3 indeholder både personer, som patienten har direkte kontakt med og personale, som arbejder sammen om behandlingen af patienten, men som patienten ikke har direkte kontakt med.

4.1. Akut-afdelingens rolle på hospitalet Der er behov for en høj grad af deling af viden/kommunikation, koordination og overblik for at løse den komplekse behandlings- og logistikopgave, som en Akut-afdeling står over for, når et optimalt patientflow skal sikres. Ved akut sygdom har det stor betydning for patientsikkerheden, at der sker en hurtig afklaring af, hvad der skal ske med patienten, at de relevante samarbejdspartnere inddrages rettidigt og at patienterne hurtigt bliver sendt de rigtige steder hen i sundhedsvæsenet - til videre behandling eller hjem, hvis patienten er klar til det.

Patientens

kontaktflade

Visita-tor Koor-

dina-tor

Visita-tions-læge

Sygepl

Læge

SSA

Spe-cial-læge

Tera-peut

Ser-vice-ass.

Senge-afde-ling

Praksis- læge

Sekre-tær

Pårø-rende


7

4.2. Visitator- og koordinatorrollerne Visitator og koordinator er begge meget centrale roller i forhold til at optimere og effektivisere patientlogistikken. De har ikke megen direkte patientkontakt, da den administrative del i stillingerne vejer tungt. Tidligere var visitator og koordinator én og samme rolle, men funktionen er i dag splittet op i to forskellige roller i Akut-delingen. Ofte går opgaven på skift mellem ansatte, erfarne sygeplejersker, som har kompetencerne ift. at klare et stort arbejdspres, koordinere, tage beslutninger og kommunikere.

Visitatoren i modtagelsen/skadestuen tager sig af de indkommende telefonopkald - f.eks. patienter på vej ind på hospitalet, opkald fra ambulancepersonale eller opkald fra praktiserende læge eller kommunale aktører (Myndighedsafdeling eller Sundhedscenter). Hun er afdelingens eksterne kontaktpunkt. Hendes telefon ringer ofte (nogle gange flere telefoner på én gang) og hun varetager kun ”lette” patientopgaver ved siden af visitatorrollen.

Koordinatoren i observationsteamet tager sig af opgaven med den interne kontakt til andre involverede afdelinger og koordinationen internt i observationsafsnittet. Hun koordinerer med de øvrige afdelinger, der skal foretage specialundersøgelser, eller som skal modtage patienten (anden sengeafdeling). Ud over koordinatorrollen har hun ideelt set ansvaret for 1-2 patienter, som ikke er så plejekrævende og derved kan kombineres med koordinatorrollen.

Figur 4. Om formålet med it-støtten på Akut-afdelingen

Ud over at vise formålet med it-støtten illustrerer figuren også, hvem der sender patienter ind i systemet, og hvem der modtager patienterne efter kontakten med sygehuset.

Hurtigere para-klinisk

overblik

Bedre patient-overblik

Bedre ressource-

overblik

Praktiserende læge Ambulance Pårørende Kommune

Sengeafdeling evt. andet hospital Kommune Praktiserende læge Pårørende

Større effektivitet, mindre stress og højere patientsikkerhed via bedre kommunikation, koordination og overblik


8

5. Beskrivelse af demonstrationsprojektets it-løsning på Akut-afdelingen

På 40” store overbliksskærme vises en række data om patienter, behandlingsopgaver og det tilknyttede personale på hver delopgave på Akut-afdelingen. Der er tale om touch-skærme med "click drop" funktioner og touchskærmsoptimerede menuer (rullemenuer), der gør det let at flytte rundt på opgaver og ændre statusvisninger via få klik. Man kan også klikke sig dybere ind i systemet for at få mere detaljerede oplysninger via rullemenuerne. Den software, som benyttes på skærmene er udviklet og leveret af virksomheden Cetrea A/S og går under navnet Cetrea Emergency. I denne rapport omtales den samlede løsning som Patientflowsystem, idet løsningen på Akut-afdelingen også inkluderer integrationer til software udviklet af andre udbydere – f.eks. FMK (Fælles Medicin Kort), der er udviklet af virksomheden Trifork A/S og trådløse DECT telefoner og software leveret af virksomheden Ascom A/S. Integrationen til Labka 2 og MidtEPJ er lavet af Systematic A/S.

Figur 5. Overblik over patientflowsystemet inklusive systemintegrationer

På Akut-afdelingens patientflowsystem vises

o Overblik over antal senge og om de er optagede eller ledige (inkl. ekstrasenge på gangen). o Overblik over, hvilke personaleressourcer, der er tilknyttet en given patient. Vises med foto

af det personale, som er tilknyttet den pågældende patient. o Status i behandlingsforløbet for en given patient – inkl. triagering, hvilket angiver en

prioritering af, hvor alvorligt syg den pågældende patient er. Vises via en farvekode på

Patient-flowsystem

med interaktive

touch skærme

Blodprøve- og røntgen-svar

+ cpr. valideringLabka 2 RIS/PACS

cpr. register

Jobagent med portør-bestilling via klik på storskærm, via sms el. via pc

Præhospitalse patienter på vej

Cpr. nr. og symptomer

Fælles medicin kort

Integration m. fingerprint til

overblik

Sporingvia ultralyd

Tracke læger og sygeplejerskers

position

Mobile enheder"Anywhere"DECTBærbar PCsmart phones

Intregration til skærme i andre

afd.

P4, O.P., intensiv P7 (på vej)


9

skærmen, hvor rød og orange f.eks. indikerer alvorligt syg og derfor ekstra opmærksomhedskrævende.

o Overblik over, hvilke prøver, der er bestilt, og om der er kommet svar på prøverne (blodprøver og røntgen)

o Der er integration til løsningen Fælles Medicin Kort (FMK) via fingertryksaflæser for hurtig log-in uden password og brugernavn, men blot via tryk med finger. I FMK får lægen på en computerskærm eller smartphone overblik over de sidste to års medicin for en given patient inkl. data fra patientens praktiserende læge. Funktionen er særligt nødvendig, hvis en patient ikke kan gengive eller huske, hvilken medicin han/hun får eller har fået inden for de sidste to år.

o Jobagent giver mulighed for at bestille en portør via få klik på storskærm, via sms eller via pc. Relevante patientoplysninger overføres automatisk sammen med bestillingen (f.eks. navn, cpr-nr. og stue). Der vises status på, om opgaven er modtaget i serviceafdelingen, om den er i gang eller afsluttet – dvs. om patienten er blevet bragt fra A til B.

o Sporing/tracking. Via ultralydsteknologi i lommen på læger og sygeplejersker, kan deres position følges på overbliksskærmen. Der er opsat tracking-udstyr i de fleste rum på afdelingen, hvilket fremgår af bilag 3. Udstyret fanger signalet fra chippen i lommen og sender det via det trådløse net til en opsamling, hvorefter personens position vises på storskærmen. Der er planlagte ”døde zoner”, hvor det ikke er muligt – eller relevant, at følge medarbejderne. position (f.eks. toiletter).

o Informationer fra ambulancepersonale eller andre oplysninger modtaget telefonisk af visitator og registreres i systemet som ”Patienter på vej”. Hermed kan alle medarbejdere i afdelingen se indkommende patienter inkl. cpr. nr. navn og kort symptombeskrivelse. Allerede her begynder planlægningen af patientflowet, prioriteringen og disponeringen af ressourcer.

o Medarbejderne kan ved skærmene, hurtigt danne sig et overblik over kapacitet, patienter og vurdere travlheden ift., om der eksempelvis er ressourcer nok på vagt.

o Statusbaren viser, hvor længe patienten har været på afdelingen, og hvor i patientforløbet patienten er og om patienten er på vej ud af afdelingen.

o Det er mulighed for at se overbliksskærmenes indhold fra fjernt hold på smartphones og fra pc’er. Denne feature kaldes ”Cetrea Anywhere” og visningen er tilpasset behovet for oplysninger hos den pågældende medarbejdergruppe – f.eks. har afdelingen P4 (organkirurgisk sengeafdeling) en specialvisning, der kun indeholder information om patienter, som er relevante for deres afdeling. Der er også specialvisninger tilpasset skærmstørrelsen på smartphones.

Figur 6. Generisk patientforløb, som det skitseres på tavlerne.

Farven angiver, om der f.eks. er lavet en plan for den pågældende patient. Hvis der ikke er det, vil koordinator rykke de ansvarlige. Dette er med til at sikre fremdrift i behandlingen og øge patientsikkerheden.

journal plan syge-plejerske

røntgen faste blodprøver


10

Figur 7. Overblik over patientflow systemets fordele for forskellige medarbejdergrupper

Figuren viser eksempler på fordele som patientflowsystemet giver de forskellige medarbejdergrupper. Hvis data opdateres ét sted, slår ændringen igennem på alle skærme i hele afdelingen og på de afdelinger, som har en specialvisning, f.eks. P4 og Terapien. Dette overblik kan ses på alle monterede storskærme med det samme ændringen foretages, men kan også ses på smartphones og fra computere med ”Anywhere-software” installeret.

5.1. Patientflowsystemet og sammenhængen til andre afdelinger på hospitalet

Der er indført forskellige patientflowsystemer på flere andre afdelinger på hospitalet udover på akut-afdelingen. Løsningerne er udviklede i tæt samarbejde med brugerne, så de konkrete behov bliver dækket i forhold til at undersøtte det aktuelle patientflow. Nedenfor beskrives kort de tre forskellige løsninger og de er skitseret overordnet i nedenstående figur 8.

Cetrea Surgical

Den første løsning, der blev implementeret i 2007, var på Operationsafdelingen og Dagkirurgisk Center og de dertil knyttede sengeafdelinger samt på Sterilcentralen. Løsningen hedder Cetrea Surgical. Oprindeligt var det et forskningsprojekt i tæt samarbejde mellem Aarhus Universitet og Hospitalsenheden Horsens, men det udviklede sig til et kommercielt produkt og førte til etablering af en kommerciel virksomhed (Cetrea A/S).

Realtids opdateret

overblik for alle, overalt

Portører

Kan se bestillinger og personale, finde patientstue. Får

automatisk navn og cpr. på patient samt "til og

fra" transport-dataBioanalytikere

Kan finde patient og kontaktpersoner på

tavlen, når blodprøver skal tages

Sygeplejersker

Kan se læge og kontaktdata,

behandlingsstatus, opgaver, triagering ,

ledige senge på P4 via chat

Bagvagter

Kan få patientoverblik fra fjert hold på bærbar

pc eller smartphone

Afdelingsledelse

kan få personaleoverblik fra fjert hold, tjekke antal patienter og

triagering for ressourcevurdering

Terapeuter og øvrige behandlere samt

modtagende sengeafdelinger kan se patienters stue, data og

behandlingsteams

Læger

Kan se ansvarlig sygeplejerskes

kontaktdata, status på prøvesvar og røntgen,

medicinliste inkl. praktiserende læge


11

Cetrea Emergency

Den anden løsning blev implementeret i forbindelse med ABT-fondens demonstrationsprojekt på Akut-afdelingen. Der blev i første fase opsat skærme med patientflowsystemet i det centrale personalekontor, hvorfra personalet koordinerer patienternes flow gennem hospitalet.

Akut-afdelingen besluttede hurtigt, at der også var behov for storskærme i personalekontoret, der visiterer patienterne i modtagelsen/skadestuen. Herefter blev løsningen udvidet med endnu et hold storskærme i endnu et visitationskontor.

Sidste fase af implementeringen på afkutafdelingen omfattede en løsning, så sekretærerne fra deres arbejdsplads kunne få overblik på en ekstra skærm, der blev sat op, samt en mulighed for at generere overblik via lister på egen pc.

Samtidigt er der sat skærme op på en sengeafdeling (Organkirurgisk Sengeafdeling, P4) for at demonstrere, at sengeafdelingen bedre kan disponere og ressourceallokere, når de meget tidligt i forløbet kan se, hvilke patienter, der er på vej til sengeafdelingen. Det samme gælder med røntgenafdelingen, hvor personalet kan se fælles patienter. Senest har Terapien fået en 40” skærm, så de på deres eget kontor kan fordele opgaver, chatte med Akut-afdelingen og bevare overblikket over dagens patienter og opgaver.

Cetrea Patient Ward

Den sidste løsning, der er implementeret i marts 2011, er tilpasset en sengeafdelings behov for overblik, koordination og kommunikation. Denne løsning er ikke en del af dette projekt, men kaldes for Cetrea Patient Ward. I næste version af produktet, vil Akutafdelingen kunne føre patienter videre i patientflowet til medicinsk sengeafdeling, hvorved det forventes et lettere samarbejde.

Figur 8. Illustrationen viser udviklingen fra første patientflowsystem og perspektiver for næste skridt.

Surgical

•Første patientflow -system •Optimering af logistik på operationsstuer og i dagkirurgiske enheder•Sammenhæng til sterilcentral og sengeafdelinger

Emergency

•Andet patientflow-system •Optimering af logistik på akut-afdeling og samarbejdsenheder •Sammenhæng til sengeafdelinger•Tracking, mobile enheder og "Anywhere" overblik på smartphone og bærbar eller stationer computer

Patient Ward

•Tredje patientflow-system•Optimering af logistik på en sengeafdeling og samarbejdsenheder•Sammenhæng til terapibehandling, røntgen, laboratorie og serviceafdeling

Perspektiv

•Vision om at udviklet et system, der dækker hele logistikflowet fra praktiserende læge, ambulance over hospital og ud til kommune

• Løsningen går på tværs af akut-, operations- og sengeafdeling samt de tilhørende specialenheder som f.eks. laboratorier, røntgen, serviceafdeling, sterilcentral og terapi


12

Figur 9. Oversigt over patientflow og de relaterede systemer på Hospitalsenheden Horsens

Figur 9 viser både de implementerede løsninger og aktører, som har et samspil med afdelinger med patientflowsystemer. De mørkeblå kasser viser allerede implementerede patientflowsystemer, hvor hovedløsningerne findes på Operationsgangen inkl. Dagkirurgisk Center (Cetrea Surgical), Akut-afdelingen (Cetrea Emergency) samt nyeste implementerede løsning, som er skræddersyet til en sengeafdeling (Cetrea Patient Ward). De lyseblå kasser viser vores ideer og ønsker til nye løsninger, som vi allerede samarbejder med kommuner, præhospital og leverandører om.

Løsningerne er integreret med specialenheder såsom Røntgen og Laboratorieafdelingen samt med Serviceafdelingen ift. bestilling af portører. Operationsafdelingen er integreret med Sterilcentralen ift. rengøring/sterilisering af instrumenter. Der er konfigureret specialvisninger i de enkelte afdelinger, som er tilpasset afdelingens arbejdsgange og behov. Der er eksempelvis ikke tale om en standardvisning af skærmbilledet fra en anden afdeling i specialenhederne. Der er foretaget en filtrering af informationerne, så kun de informationer, som er væsentlige at vise, for en sengeafdeling eller en sterilcentral, vises på deres skærm. Eksempelvis vises der ikke cpr-numre i Sterilcentralen. Der er således stor fokus på sikkerheden og overholdelse af datalovgivningen.

De praktiserende læger er integrerede via Fælles Medicin kort løsningen. Præhospitalet integreres via patientdata, som modtages fra ambulance til Akutafdeling (før selve modtagelsen af patienten på hospitalet).

6. Liste over, hvor der er indført patientflow-systemer på Hospitalsenheden Horsens Cetrea Emergency på Akutafdelingen

12 skærme i alt fordelt på modtagerum og koordinationsrum, samt hos sekretærerne Sengeafdelingen P4 – 2 skærme i de to personalerum

Patientflow-system

Praktiserende læge

Præhospital ambulance

Indlæggelse Akut-afd.

Emergency

Overførsel til operation

Surgical

Overførsel til sengeafdeling Patient Ward

Samspil med specialenheder :

røntgen, lab, terapi

Samspil med serviceenheder

som portører og sterilcentral

Udskrivelse kommune


13

Røntgenafdelingen – 1 skærm i fællesarealet Terapiafdelingen – 1 skærm i personalerummet

Cetrea Surgical på Operationsafdelingen (COP) og Dagkirurgiske Center (DKC)

4 skærme i sterilcentralen (kun OP-data) 2 skærme på P4 DKC – 4 skærme DKC – 5 skærme COP – 4 koordinationsrum COP – 7 OP-stuer Terapien – 1 skærm i personalerummet 4 skærme på sengeafdelinger

Cetrea Patient Ward på sengeafdelingen P7

4 skærme i personalerummet er installeret 1 skærm i personalerum - gastrologi/geriatri 1 skærm i personalerum - lunge 1 skærm i samtalerum 1 skærm i kontor 1 skærm hos sekretæren (på vej)


14

Figur 10. Overblik over udvalgte funktioner i løsningen

7. Beskrivelse af arbejdsgange før og efter patientflowsystemet

7.1. Før Cetrea Emergency Alle informationer om patienterne blev skrevet mauelt på whiteboards. Der var et stort behov for at viske ud og skrive igen, når der skete ændringer f.eks. ved flytning af patienter. Håndskriften kunne gøre det vanskeligt at læse og skabe overblik. Data var ofte ustrukturerede, selvom der var lavet felter til de forskellige data. Alle data skulle hentes et andet sted fra og skrives på tavlen, hvorfor der ofte var et mellemstep, hvor data blev hentet elektronisk og skrevet på en seddel, hvorefter informationerne blev skrevet på whiteboardtavlen.

Patient-flow-

system

Se personale ressourcer pr.

patient inkl. nr. på trådløs

telefon Overblik over senge

Belægning inkl. ekstrasenge

ved overbelægning

Se status prøvesvar

Røntgen og blodprøver

Lokation personale

via tracking

Tvær-sektorielt medicin overblik

Se patienter fra præ-hospital

Triagering

Chat funktion

Rapporter+ print funktion

Vagtskifte + lægekonf.


15

7.2. Efter Cetrea Emergency Realtidsopdateret overblik over patienter, senge, sygeplejersker og læger tilknyttet den enkelte patient samt status i patientens behandlingforløb vises på 40” store oversigtsskærme. Data valideres i CPR register og data er strukturerede. Læsevenligheden er høj – og det er overskueligt.


16

Figur 11. Del af skærmvisning på Akut-afdelingen med test-data pga. patientsikkerhed.

8. Resultater

8.1. Arbejdskraftsbesparende potentiale og økonomiske effekter I ansøgningen til ABT-fonden, udarbejdet i foråret 2009, var der en forventet årlig besparelse på 11 årsværk og kr. 4,2 mio. i lønudgifter. De 11 årsværk var fordelt primært på læger med 4 årsværk og på sygeplejersker med 5 årsværk. Hertil kom en sekretær og en social- og sundhedsassistent.

Det er vanskeligt at lave en ”alt-andet-lige” opgørelse, idet der er sket mange forandringer i de knap 2 år, der er gået. Blandt andet er man ved at udvikle hospitalet til at være ”akut-hospital”, hvilket betyder, at der vil ligge en langt større opgave i Akut-afdelingen på hospitalet, end der tidligere har gjort. Således har vi valgt at opgøre de allerede opnåede effekter på henholdsvis makro- og mikroniveau, hvor mikroniveauet vil demonstrere løsningens hjælp til konkrete opgaver på Akut-afdelingen og tilknyttede afdelinger og makroniveauet vil vise udviklingen i antallet af medarbejdere og produktionen. Det er vores vurdering, at alle effekterne endnu ikke er opnået, da de først vil indfinde sig efter et stykke tid. Det gælder for tracking-systemet og Jobagenten, men der er allerede demonstreret store fordele ved grundsystemet.

Makroniveau

På makroniveau har vi valgt at koncentrere os om antallet af medarbejdere på afdelingen og produktionen, hvilket fremgår af nedenstående tabeller.


17

Antal medarbejdere 30. juni 2009 31. januar 2011 Læger 10 16 Pleje 63 54 Sekretærer 13 14 86 84

Antallet af medarbejdere er faldet med 2,33% i perioden. Der har været en større omfordeling af lægernes arbejdssted på hospitalet, hvilket er en konsekvens af opbygningen af hospitalet til at være ”akut-hospital”. Her er tanken, at patienterne skal behandles og holdes længere tid i Akut-afdelingens observationsafsnit, før de enten udskrives eller sendes videre til en sengeafdeling frem for at videresendes til anden afdeling hurtigst muligt. Det har krævet flere læger tilknyttet afdelingen, hvor lægerne tidligere var tilknyttet sengeafdelinger i resten af huset. Stigningen i antallet af læger er således et udtryk for denne ændrede opgave, idet de pågældende læger tidligere var ansat i andre afdelinger, men foretog de samme opgaver på akutafdelingen. Der er såledees ikke tale om en reel stigning af lægeressourcer i afdelingen. Reduktionen i antallet af plejepersonale er et udtryk for en reel nedskæring af tilstedeværelsestimer.

Hvis man derfor korrigerer for stigningen i antallet af læger, som er en udefrakommende påvirkning, der kan isoleres fra projektet, er faldet i antallet af medarbejdere i perioden 9,3%.

Udviklingen i antal patienter 1. halvår 2009

2.halvår 2010 Stigning

Skader

10.567 11.304 6,67%

Indlæggelser 5.132 5.443 6,06%

Ambulante 203 273 34.48%

I alt 15902 17020 7,03%

Antallet af patienter er steget med 1118 patienter pr. halvår i perioden, hvilket er en produktionsstigning på 7,03%.

Samlet set – og med korrektionen af lægeressourcerne, så er medarbejderne blevet 19% mere effektive i perioden, idet ”omsætningen” (patienter) pr. medarbejder er steget fra 185 til 218 patienter.

Samtidigt er belægningsprocenten i afdelingen steget med 1,4% fra 1. halvår 2009 til 2. halvår 2010, hvilket betyder, at der er sket en større udnyttelse af sengekapaciteten, hvilket også er en effektiviseringsgevinst, da der derved spares sengepladser i resten af huset.

Det må siges at være yderst tilfredsstillende, at der allerede på nuværende tidspunkt er opnået en effektivisering på baggrund af løsningen, selvom effektiviseringen sikkert ikke fuldt ud kan tilskrives patientflowsystemet. Vi forventer, at patientflow løsningen vil medføre yderligere effektivisering i afdelingen, når alle funktionaliteter er taget fuldt i brug. Hertil kommer at en videreudvikling af systemet, som binder alle afdelinger på hospitalet sammen, vil bidrage til yderligere effektivitet. Endeligt vil en udvidelse til primærsektoren, hvor man giver sundhedscentre og myndighedsafdeling adgang til realtidsopdaterede data om deres pågældende borgere, kunne skabe optimerede overgange mellem sektorerne i form af bedre service og højere patientsikkerhed.


18

Mikroniveau

I nedenstående tabel ses konkrete eksempler på arbejdskraftsbesparelser på mikroniveau ved indførelse af patientflow-systemet. Opgørelsen af tidsbesparelser medregner kun dag- og aftenvagter, da aktiviteterne om natten kan være begrænsede eller have en anden karakter, og der er ikke samme mængde medarbejdere på arbejde, som f.eks. har behov for at finde hinanden. Tabellen indeholder dels en beskrivelse af arbejdsgange ved brug af whiteboardtavler før implementering af it-løsningen, dels en beskrivelse af arbejdsgange efter implementering af løsningen. Tabellen beskriver også udbyttet set i relation til kvalitetsforbedringer og øget patientsikkerhed, der ikke kan opgøres i sparet tid, selvom de har en indirekte økonomisk effekt. Forudsætning for beregningen er, at der er 10 sygeplejersker i dagvagt og 10 i aftenvagt pr. gang. Der er 7 læger i dagvagt.

De beregnede sparede minutter er lavet på baggrund af observationsstudier og interviews med sygeplejersker og ledelsen på afdelingen. Der er således tale om meget grovkornede estimater og vores bedste vurderinger af de observationer, målinger og interviews, der er foretaget. Der vil altid være meget store forskelle i tidsforbruget på den enkelte arbejdsopgave afhængigt af personen og konteksten.

Arbejdsopgave Før tavler Efter tavler Timer

sparet pr. År

1) Finde kontaktsygeplejerske

Spørge, hvem der er ansvarlig for pt. og evt. spørge, hvordan ser han/hun ud. Der er stor udskiftning blandt læger pga. turnus. Der ledes på stuer og gang mm.

Tid: 2-4 min. pr. gang. 2-3 forstyrrelser af andre på vejen.

Se personalefoto og DECT nr. på storskærm. Påbegynde opkald: 2 sek.

Forstyrrer ikke andre end kontaktspl. Her spares ca. 1 min. pr. gang.

2.340

2) Finde læge Se ovenfor. Stort antal yngre læger er der kort tid. Svært at vide, hvordan de ser ud.

Se ovenfor – billeder + lokation på tavlen gør det nemmere at finde den rette.

1.200

3) Registrere patient-navn

Navn og cpr. nr. skrives på tavlen. Det dobbelt-tjekkes, at navnet er stavet rigtigt og at cpr. nr. stemmer.

Tid: min. 18 sek. pr. pt.-navn

Cpr. nr. tastes og navnet på pt. fremkommer automatisk på skærmen via opslag i cpr. registret (validering). Dette øger pt.-sikkerheden.

28

4) Fabrikere patientliste ved vagtskifte

Vagtskifte 3

Finde etiketter i dueslag, klippe og kliste etiketter med navn og cpr. nr. på. Skrive diagnose på listen.

1-3 tryk på overbliksskærmen og liste udskrives.

Tid: 2-3 sek. pr. liste

360


19

gange/døgn. Tid: ca. 5 min. pr. liste

5) Overblik over, hvad patienten fejler

Opdatere egen hukommelse f.eks. før stuebesøg

Ændring i f.eks. kritiske værdier el. status bliver ikke opdateret flere steder på samme tid og der er ikke plads på tavlen til mange informationer. Seddel i lomme med pt.-info opdateres ikke så tit.

2-3 sek. blik på tavlen giver overblik over, hvad pt. er indlagt for, om lægen har tilset pt. og om værdierne er kritiske. 0=normalværdi, pil ned=lav værdi og pil op=høj værdi.

Personalegrp. i afd. kan se opdateringer også fra fjernt hold.

Kan ikke estimeres i tid.

Giver kvalitative forbedring.

6) Prioritere patientrækkefølge

Triagering og liggetid.

Svært at overskue data skrevet i hånden på tavle. Dårlig læsbarhed og plads til færre data om pt. Systematisk triagering med farvekode er ikke indført.

Se farvekode på tavlen ud for egne patienter på få sek. Grøn=skal tilses af læge før 3 timer, gul=1 time, orange=15 min. rød=straks, blå= behøver ikke læge men behandlingssygeplejerske. Patientsikkerhed og kvalitet i behandling. Benyttes både af læger, sygeplejersker og afdelingsledelse (sidstenævnte som opfølgningsværktøj og ressourcevurdering).


Giver kvalitativ forbedring, højere kvalitet og patient-sikkerhed.

7) Prioritere arbejdsopgaver

i fht. patientstatus / patientflow og ventetider

Uoverskueligt at se, hvilke pt., der skal tages først. Måske stod der blot obs. diagnose. Ingen overblik fra fjernt hold.

Tage de alvorligste pt. først og dem, som har ligget længe (system tæller automatisk indlæggelsestid).


Gevinst er hurtigere patient-flow og patient-sikkerhed.

8) Overførsel af pt. til organkirurgisk sengeafdeling, P4.

Koordinering pr. telefon – overlevering af pt.-data mundtligt.

Telefonisk forstyrrelse sparet fordi pt.-navn, cpr. nr. og diagnose kommer frem på skærm på P4, når pt. er på vej til P4 fra Akut-afd. Samlet overblik ét sted over alle pt. på vej ind på afdelingen. Patient info. går ikke tabt ved overførslen fra Akut-afdeling til P4 og giver højere

Kan ikke estimeres.


20

patientsikkerhed.

9) Chat med P4 om ledige senge

Organkirurgiske patienter (plus 2 medicinske senge på afdelingen)

Telefonisk dialog om ledige senge, når patienter skal sendes videre fra modtagelse eller observations-afsnit.

Daglig status om ledige senge på P4 sendes via chat til Akut-afdelingen kl. 8,12, 14,17 og 21. Viser samlet antal senge og antal optagede senge. Chat ml. visitator (modtage-team) og koordinator (sengeteam) i stedet for telefonisk overlevering. Hjælper til overblik og logistikoptimering ift. ledige senge.

Sparer tid og forstyrrelser:

Min. 6 forstyrrelser telefonisk pr. koordinator/visitator spares. De enkelte opkald om en pt. bliver kortere, fordi en del pt.- informationer er kendt før overførsel til P4.

30

10) Overblik over ledige senge på egen afdeling

Gå rundt på stuerne og få overblik over ledige senge og finde ud af, hvem der ligger hvor. Igen realtidsopdatering over, hvor pt. ligger. Besværligt at flytte patienten på tavlen (se pkt. vedr. flytning af pt.)

Overblik på alle skærme og remote over hvilke senge, der er ledige. Skadestue og modtagelse kan se ledige senge i obs.afsnit. og obs. afsnit kan se pt. på vej ind i afd. => mulighed for bedre planlægning.

30

11) Finde en patient

Finde pt. på whiteboard tavle. Dårlig læsbarhed pga. håndskrift.

Se pt. seng: 2 sek. Kan også se om pt. er i røntgen. Alle informationer om pt.’s beliggenhed opdateres i realtid på skærme i modtagelsen og på observationsafsnittet samt på P4.

Læger, sygeplejersker, portører, laboranter m.fl. finder selv pt. på tavlen og kan hurtigt se, hvor pt. ligger og hvem, der er kontaktperson.

780


21

12) Give status til pårørende, der ringer ind eller kommer på sygehuset.

Finde ud af, hvem der er ansvarlig for pt. Finde ud af, hvor pt. ligger (ikke overblik flere steder, hvis spørgsmål fra de pårørende). F.eks. kendes status fra observationsafsnittet ikke i modtagelsen hvis en pt. flyttes hertil. Der skal ringes til koordinator eller den ansatte skal gå hen i søsterafdelingen.

Nu ses status på tavle og der stilles evt. videre til ansvarlig spl. Afdelingen er blevet større pga. sammenlægninger. Fordi der er opdaterede skærme i begge ”ender” af afdelingen, kan der gives opdaterede informationer ift. hvor pt. er fysisk, samt hvor langt pt. er i behandlingsforløbet på overordnet plan.

Bedre service og patient-sikkerhed. Hvis pt. er på vej til at blive udskrevet, kan pårørende lettere orienteres og dermed træffe de nødvendige foranstaltninger.

Kan ikke estimeres

13) Finde oplysninger fra skadeskort, når det er i brug af andre personalegrupper (f.eks. hvis en ansat har skadeskortet med ind på en stue)

Lede efter skadeskort for at få oplysninger. Forstyrre andre for at spørge, hvor skadeskortet er. Pt. overblik med beskrivelse af skaderne kan kun fås på de fysiske skadeskort i papirform og flere kan ikke se oplysningerne samtidigt. Hvis skadeskortet blev væk, skulle der slås op i ”Grønt system” og printes et nyt skadeskort.

Se pt. oplysninger på skærm: 2. sek.

I dag fås også oplysninger om mængden af patienter og triagering fra fjert hold.

Der foregår en dobbelt registrering, fordi der både tastes i Grønt System og på tavlen. Denne indtastning spares dog delvist på observationsafsnittet og flere har adgang til oplysningerne, hvilket medfører en kvalitativ forbedring. Data overføres også til P4’s skærm.

Kan ikke estimeres.

14) Læsbarhed og standardisering af oplysninger

(Observationsafsnittet)

Tyde ulæselig skrift på whiteboardtavlen. Ikke sikker på, om det er korrekt tydet. Ikke plads til så mange informationer og mindre overskueligt. Ikke så standardiseret visning af oplysninger.

Digitalt og organiseret ens alle steder på afdelingen. Opdateret læsbart overblik alle steder.

Højere patientsikkerhed.

Kan ikke estimeres

15) Medicinske data tværsektorielt via integreret Fælles Medicin Kort

Patient eller sundhedscenter skulle selv medbringe medicinliste. Hvis pt. ikke havde oplysningerne med skulle praktiserende læge,

Tværsektorielt information om medicinforbrug 2 år tilbage, kan i dag hentes via 2 tryk på skærm og ved herefter at lægge finger i

Højere patientsikkerhed og tid sparet til


22

løsning (FMK) sundhedscenter oa. kontaktes telefonisk, for at få oplysningerne. Skulle huske cpr. nr. og navn og registrere oplysningerne manuelt.

fingertryksaflæser. Cpr. nr. overføres automatisk til FMK-løsning og skal ikke tastes. Da cpr. nr. er valideret via cpr. register, er der høj pt.-sikkerhed. Da informationen om medicin er let tilgængelig og ikke tidskrævende, vil en patient kunne tjekkes hurtigere. Stor fordel hvis pt. f.eks. er konfus eller bevidstløs, og derfor ikke selv kan give informationer om medicinforbrug. Højere patientsikkerhed.

En gradvist ældre befolkning vil ssv. have et større medicinforbrug/pt. og der vil være endnu større behov for medicin-overblik fremover.

indhentning af medicin-oplysninger samt hurtigere igangsæt-ning af behandling pga. hurtigere adgang til medicin-overblik.

Kvalitativ forbedring. Kan ikke estimeres i tid.

16) Sekretærer har patientoverblik fra egen skærm

Skal ringe eller gå til skadestue eller observationsafsnit og finde kontaktperson – spørge flere på vejen, hvem der har ansvar for en given pt. Forstyrre visitator/koordinator.

Kan give information/status til pårørende el. andre relevante kontaktpersoner fra afd. Herved spares nogle kontakter til f.eks. spl. (færre forstyrrelser). Sparer skridt og tid. Skal ikke bevæge sig ud på afdelingen – f.eks. til skadestuen eller observationsafsnittet. Kan give bedre service.

167

17) Flytte en patient fra en seng til en anden (registreringen)

Manuelt: 1½ minutter Digitalt: 2 sek.

4-5 flyt pr. pt.

623

18) Tjekke status på røntgen

Manuelt åbne pc for at tjekke status. Tjekkes både af spl. og læger særligt ved kritisk syge pt.

Tid: 1 minut

Digitalt: 1 sek.

Min. 1-2 pr. pt./dag af fire forskellige personer (læge, akutlæge, kontaktspl.) Ca. 85% får taget røntgen.

61 røntgen-undersøgelser/dag

482

19) Beregne indlæggelsestiden i timer

Manuel beregning: 20 sek. Digital beregning: 1 sek. Systemet beregner automatisk indlæggelsestiden

239


23

Bruges f.eks. til raktionstid ift. triagering af patienter.

kontinuerligt.

20) Beregne en patients alder

Finde patients etikette i dueslag

Tid: 10 sekunder

Digital beregning. Systemet beregner automatisk alderen.

Tid: 1 sekund

14

21) Tjekke, om der er kommet blodprøvesvar

Medarbejderne bruger tid på forgæves at åbne LABKA for at se, om blodprøvesvaret er kommet.

Tid: 1-1½ minut pr. patient, der får taget blodprøver. Tjekker ofte, om der er kommet prøvesvar på dårlige pt.

Næsten alle patienter får taget blodprøver (på nær de ortopædkirurgiske)

Medarbejderne kan se status på 1 sekund. Hvis der er svar på prøver, ses det automatisk på skærmen, der får et rødt felt, hvor der er angivet, hvor mange prøver, der er kommet.

104

Samlet effektivisering

6.398 timer

Tabellen viser, at der samlet set er sket en effektivisering på 6.398 timer, hvilket svarer til ca. 4 fuldtidsstillinger, hvis man forudsætter 1600 timer i en fuldtidsstilling. Denne tid er blevet omsat til en produktivitetsstigning og mere tid til kerneydelsen.

8.1.1. Projektets økonomiske balance Her tages udgangspunkt i det oprindelige budget for projektet fra ansøgningen, hvilket fremgår af

Balance Realiseret 2010 Budget 2010 Arbejdskraftsbesparelse 1.368.000 1.100.000 Afledte arbejdsmæssige besparelser

30.000

Besparelser på driftsomkostninger Økonomiske gevinster total 1.368.000 1.130.000

Afledte arbejdsmæssige omkostninger

75.000 Totale projektudgifter 2.738.422 3.100.000 Øgede driftomkostninger 171.000 410.000 Afskrivning

Omkostninger total 2.909.422 3.585.000 Økonomiske balance -1.541.422 -2.455.000

Det ses, at der allerede i 2010 er opnået en større effektivisering end forventet. Da det forventes, at der vil opstå en yderligere effektivisering i 2011 på baggrund af en dybere


24

implementering af nogle af funktionaliteterne, blandt andet tracking og bestilling af serviceassistenter, vurderes det, at demonstrationsprojektet er en succes.

De øgede driftomkostninger i 2010 skyldes, at der stadigvæk er brug for dobbeltregistreringer pga. manglende integration til det grønne system, hvilket afventer implementering af nyt EPJ system senere i 2011.

8.1.2. Det nationale arbejdskraftsbesparende potentiale Demonstrationsprojektet viser, at der er en positiv gevinst ved at implementere et patientflow system i en Akut-afdeling. Det er allerede en anbefaling i Danske Regioners pejlemærker for sundheds-it, 2010: ”Alle sygehuse har elektroniske tavler på alle større Akut-afdelinger inden udgangen af 2011”. Mange Akut-afdelinger har implementeret eller er i gang med at implementere et patientflowsystem, således er Cetrea’s løsning solgt til 4 af de 5 regioner. Hvis man ganger effektiviseringen på mikroniveau op på landsplan, så ville det alt andet lige medføre en effektivisering på 136 stillinger under forudsætning af, at Hospitalsenheden Horsens har 1/34 af opgaverne på landsplan. I relation til udbredelse af løsningen kan det ikke med sikkerhed tages for givet, at indførelse af samme løsning på andre hospitalsenheder vil have samme effekt, som på Hospitalsenheden Horsens. Udbyttet afhænger i høj grad af personalets måde at organisere sig på og evnen og villigheden til at tage forandringer og nye systemer til sig. Der er på Hospitalsenheden Horsens en stor lyst til innovation og til at afprøve nye idéer og it-hjælpemidler, der kan fremme kvaliteten og afhjælpe travlheden eller give mulighed for at nå mere for de samme ressourcer. Denne kultur findes måske ikke alle steder og vi tillægger den en meget stor betydning for implementering og udnyttelse af systemet. Den samme værdi tillægger vi en ledelsesstil, der går forrest, involverer sig, bruger tid og motiverer medarbejderne i processen.

8.1.3 Øvrige økonomiske effekter (service og kvalitet) Det har ikke været muligt at isolere sygefravær og vikarbudgettet på baggrund af denne løsning. Dog kan det ses, at der har været en større udnyttelse af sengekapaciteten og dermed af produktionsapparatet. Der behøver dog ikke at være en direkte sammenhæng mellem projektet og denne gevinst, men det kan ikke udelukkes.

Desuden er det bemærkelsesværdigt, at projektet både har medført en øget patientkvalitet og en højere produktivitet. Vi kan ikke konkretisere dette ved hjælp af målinger, men på baggrund af en gennemgang af alle de opgaver, som vi oplistet på mikroniveau og vurderet dem i forhold til patientkvalitet og sikkerhed. Ofte ser man i sundhedsvæsenet, at sammenhængen er at øget patientkvalitet medfører lavere produktivitet.


25

Figur 12 viser at Patientflowsystemet både giver øget produktivitet, kvalitet og patientsikkerhed.

8.2 Kvalitative effekter De kvalitative effekter fremgår af skemaet i afsnit 8.1., hvor det ikke har været muligt at foretage en kvantificering. Et eksempel på dette er, at de data, som fremgår af storskærmen har langt højrere læsbarhed, end de tidligere whiteboardtavler.

Et andet eksempel er en måling af koordinatorens telefonsamtaler, hvor det fremgår, at længden af telefonsamtalerne er faldet mærkbart. Det kan være et tegn på, at tilgængeligheden af information på tavlerne gør samtalerne kortere.

Antallet af utilsigtede hændelser er steget i perioden, hvilket kan skyldes, at der i perioden har været en stigende opmærksomhed på og tilskyndelse til at få lavet indberetningerne. Ingen af de opgjorte utilsigtede hændelser skyldes patientflowsystemet.

Nedenstående beskrives nogle af de fordele, som systemet har medført og en række citater fra interviews og dialog med medarbejderne for at underbygge systemets effekt på Hospitalsenheden Horsens. Centralt opdaterede ”her og nu data” giver overblik, sparer skridt og giver færre afbrydelser

Ledende overlæg: ”Elektronificeringen af vores whiteboards er et væsentligt udbytte! Det, at løsningen giver et elektronisk overblik, som er ens alle steder, er helt centralt. Ændrer vi i

Øget produktivitet

Øget kvalitet og patientsikkerhed

Patientflowsystem


26

patientinformationen i den ene ende af afdelingen, er det også øjeblikkeligt ændret i den anden ende af gangen. Derfor skal vi ikke løbe frem og tilbage og opdatere. Det sker centralt ét sted, så alle har overblik, der hvor de befinder sig.”

”Det er helt afgørende, at det er så nemt at bruge. Touch systemet gør det meget nemt for personalet at klikke sig på og af - og for én selv og andre at se, hvor man er i processsen ift. behandlingen af en patient.”

Cheflæge: ”Vi lever i et asynkront sundhedsvæsen, hvor 80% af vores data først opdateres 1-3 dage, efter de er sket. Dette systemet giver os synkrone data, som er altafgørende for fremdrift i patientflowet.”

Om OPI-samarbejdets betydning

Cheflæge: ” Eksterne partnere med spidskompetencer fra en helt anden branche er vigtige samarbejdspartnere ligesom forskningsverdenens bidrag har stor betydning. Det er forskellighederne, der medfører det unikke.”

Skærme til facilitering af konferencer

Ledende overlæge: ”Cetrea-tavlerne bruger vi også til konferencer. Dem bliver der holdt mange af foran tavlerne. Faciliteringen af møderne er god ved tavlerne. Kirurger mødes to gange med sygeplejerskerne pr. dag og løber de røde patienter igennem (de røde er det kirurgiske speciale her og ikke triageringsgraden, red.). Medicinerne har de blå patienter, og det er let for dem at overskue/finde egne patienter på tavlen og gennemgå dem. Den enkelte sygeplejerske overleverer information om egne patienter, som hun hurtigt kan finde og give en status på med tavlen som støtte.”

Om optimering af patientlogistikken

Cheflæge:”Systemet muliggør overblik over alle patientens processer i Akut-hospitalet og giver et logistisk blik på, hvor den enkelte patient er, hvor patienten er på vej hen og hvem der tager hånd om det. Det overblik får man ikke i EPJ, det handler om den enkelte patient. Her kan vi få overblik over alle patient-grupper.”

Ledende overlæge: ”Vi står ved tavlen og ser på flowet i huset og på, hvordan vi kan optimere det. Vi har i øjeblikket udfordringer med at have kapacitet til alle de medicinske patienter. Vi har mange medicinske patienter ift. den plads, vi har. Så kommer oversygeplejersken og sammen kigger vi patienterne hurtigt igennem foran tavlen. Kan den patient udskrives? Nej, der er ikke lavet gennemgang endnu – videre til den næste patient. Det giver os overblik, så vi kan optimere logistikken. Uden overblikket, ville det tage længere tid at finde/skabe ledig plads.”

Ledende overlæge: ”Det sparer en helt masse ringeri at vi har fået løsningen. Men, det er svær at vurdere, hvad det præcist giver os i tid…Men det giver afgjort færre afbrydelser i arbejdet, fordi mange informationer hentes direkte på tavlen både af personalet i afdelingen og af portører og laboranter.”

Stor udskiftning af personale – personalefotos sparer tid

Ledende overlæge: ”Vi får 4 nye læger hver 3 måned, og de unge læger er her kun 6 mdr. af gangen. Det er derfor en stor fordel med billeder af personalet, da der er stor udskiftning. Med billederne er det lettere at vide, hvem der er hvem, uden at forstyrre andre.”


27

Påvirker systemet kvaliteten i behandlingen?

Cheflæge:”Løsningen giver en klar kvalitetsfordel, fordi man hele tiden ved, hvor patienten er i forløbet. Det giver forberedelsesmuligheder for afdelingerne og en bedre aflevering i overgangene mellem enheder.”

Ledende overlæge: ”Det er et væsentligt styringsværktøj, at man hele tiden kan se, hvilke patienter vi har inden for hvilke kategorier og få et hurtigt overblik over deres tilstand og om der er fremdrift i behandlingen. På skærmen tjekker vi: Er der skrevet journal, er behandlingen af patienten i gang, er der triageret – haster patienten?”.

Systemet som ledelsesværktøj

Ledende overlæge: ”Det betyder rigtig meget for os seniorlæger. Er der patienter, der er triageret til at være særligt dårlige, så tjekker vi, om der er styr på dem! Så kan man tage de dårligste først. Systemet tæller tiden fra indlæggelsen, så kan vi let følge med i, hvor lang tid der er gået, siden vi fik patienten. Hvis en patient ikke er tilset, kan vi reagere på det. Det højner patientsikkerheden.”

”Jeg går altid ind på skadestuen om morgenen og tjekker – er der nogle patienter, som er triageret orange, så følger jeg lige op!”

”Jeg bruger det også som et ledelsesmæssigt styringsredskab i min opfølgning. Jeg spørger stadig mine læger, om det går, som det skal. Men jeg kigger også på tavlen og ser, om det er en vanskelig dag. Om der er mange patienter og om de er kritiske og derfor kræver ekstra bevågenhed.”

”Når jeg er i København tjekker jeg min smartphone og ser, hvor mange patienter, vi har liggende. Hvis jeg kan se, at det ser vildt ud, ringer jeg og spørger, om der er ressourcer nok, eller om jeg skal skaffe nogle flere.”

Om systemets betydning ift. akuthospitalsstatus og fremtidige udvidelsesplaner

Ledende overlæge: ”Det, at vi er blevet akuthospital bevirker, at afdelingen er blevet større. Der er kommet meget mere pres på. Vi har flere patienter, og et hurtigere flow. En meget større patientgennemstrømning. Det ville være fuldstændig umuligt at undvære det elektroniske overblik i dag. Vi modtager patienter i den ene ende, hvor vi sorterer og triagerer dem. Så skal de flyttes over i en anden geografi, som selvfølgelig er relativt tæt på. Men vi sparer rigtig mange skridt fra den ene ende til den anden. Alle steder med det elektroniske overblik, kan man hele tiden se, hvor patienten er. Vi skal ikke længere viske de samme informationer ud to eller tre steder. Vi klarer det ét sted.”

”Når vi har bygget ud og øget med 8 senge, bliver der endnu længere mellem afdelingerne. I fremtiden skal vi måske have 40 senge, hvor vi skal have overblikket hele tiden – både i modtageteamet og i observationsteamet. Det ville være uoverskueligt uden systemet – vi skulle løbe meget mere rundt.”

Højere patientsikkerhed, da systemet fremmer opfølgning og da data flyttes elektronisk

Koordinator: ”Det giver højere patientsikkerhed, at vi kan flytte en patients data via ”click drop” og hente patientens navn direkte fra cpr-registeret. Vi har ikke længere forkerte cpr. numre og oplysninger pga. flytning af patienterne, fordi informationerne følger med automatisk. Hver gang vi skulle viske ud på whiteboardtavlerne og skrive oplysningerne op igen, var der risiko for fejl. Nu er vi 100% sikre på, at vi får de samme data, når der skal flyttes en patient.”


28

Koordinator: ”Vi bruger triageringen aktivt. Vi tjekker: Hvem har tilset patienten? Er der taget blodprøver? Er der taget røntgen? Er der kommet nye prøvesvar? Og vi holder styr på, at der er fremdrift og sikrer, at patienten tilses rettidigt.”

Afdelingssygeplejerske: ” Det er blevet nemmere at sikre, at patienterne ikke ligger for længe, for systemet tæller hele tiden, hvor længe patienten har været indlagt. Så behøver vi ikke selv regne på, om patienten skal tilses nu eller kan vente lidt, fordi en anden patient skal tilses straks.”

Om præhospitalet og patientsikkerhed

Ledende overlæge: ”Når en patient er meldt, registreres patienten på tavlen med cpr. nummer og så kan vi allerede på det tidspunkt slå patienten op i EPJ og forberede os. Men vi har endnu ikke præhospitals-triagering på. Vi har cpr. nr plus symptom eller obs. diagnose. Vi bruger forberedelsen aktivt. Det betyder noget for patientsikkerheden. Vi kommer på sigt til at få præhospitalsdata på akut stue 1 inkl. triageringsgrad, hvor disse data vil blive koblet sammen med Cetrea-løsningen. Det vil løfte patientsikkerheden yderligere. Vi bruger primært Cetrea tavler til overblik. Præhospitalsdata og EPJ-data har en anden detaljeringsgrad, så de tre systemer skal derfor køre parallelt.”

Om systemets betydning for arbejdspresset og arbejdsmiljøet

Ledende overlæge: ”Systemet letter arbejdspresset via overblik, men det er svært at måle det, for samtidigt får vi flere patienter, som det samme personale skal klare. Personalet er derfor mere belastet nu end tidligere. Jeg vurderer, at der er et bedre overblik og færre forstyrrelser i det daglige arbejde, som frigiver mere tid til behandling.”

Ledende overlæge: ”Det giver mindre larm i lokalet, at der ikke bliver stillet så mange spørgsmål! Hvis du ser på hvor stor aktivitet, der er i rummer (personalestuen red.) er der faktisk meget stille. Der kan ske rigtig meget, uden at det larmer nu, hvor vi har så mange oplysninger på de elektroniske skærme.”

Koordinator: ”Der er så meget knald på, at alt ville falde sammen, hvis vi ikke havde det her system.”

Om udbytte af tracking

Koordinator: ”Vi bruger rigtig megen tid på at lede efter hinanden. Det er især os sygeplejersker, der skal være nemmere at finde. Med tracking-systemet sparer vi både tid og skridt. Og vi forstyrrer ikke hinanden unødigt for at spørge, hvor en bestemt sygeplejerske er. Tit når man får at vide, at hun er på en bestemt stue, er hun allerede videre, inden man kommer derhen. Det går der megen tid med, som vi kunne bruge bedre.”

Trådløse telefoner giver mindre belastning

Med indførelsen af de trådløse funktionstelefoner går mindre kommunikation gennem koordinatoren, da det er blevet lettere for eksempelvis lægen at kontakte den ansvarlige sygeplejerske direkte.

Det er en vigtig feature, at der på oversigtsskærmen er angivet lokalnumre på dagens personale. Det sparer personalet for at skulle gå til en computer og slå numrene op og det frigiver mentale ressourcer hos koordinatoren. Tidligere havde den enkelte sygeplejerske slet ikke telefon og var derfor meget vanskelig at træffe.


29

En koordinator anslår ligefrem, at denne feature sparer 2 timer i døgnet for koordinatoren! Hun sparer tid, fordi personalet ikke længere skal lede så meget efter hinanden, men kan ringe direkte uden at koordinatoren skal deltage i ”eftersøgningen” eller videregive beskeder. Tidligere begyndte lægen, ifølge koordinatoren at give beskeden til koordinatoren, hvis han/hun ikke kunne finde den ansvarlige sygeplejerske. Her var der, ifølge koordinatoren stor fare for, at noget vigtigt blev glemt.

Fremtidig forankring

Cheflæge:”Systemet er blevet en nødvendig forudsætning for, at drive Akut-hospital. Løsningen er allerede dybt forankret i vores dagligdag. Der er ting vi ikke kunne have lavet uden det her system.”

Strategisk potentiale

Cheflæge:”Systemet giver en fantastisk mulighed for at gå ud over vores egen sektor, fordi en samlet løsning med den tværsektorielle sammenhæng og præhospital vil give et bedre samlet overblik for visitationssygeplejersker og alle andre involverede fagspecialister.”

9. OPI-samarbejde - erhvervsmæssige effekter og udbredelse Demonstrationsprojektet har været et tæt samarbejde med flere private virksomheder, hvor Cetrea A/S er hovedleverandøren til demonstrationsprojektet på Akut-afdelingen. Nedenstående tal underbygger, at virksomheden har oplevet en markant vækst som følge af samarbejdet med Hospitalsenheden Horsens bl.a. som følge af demonstrationsprojektet på Akut-afdelingen, som er blevet en vigtig referencekunde i salgsarbejdet. Et eksempel på dette er de mange kundebesøg, som har set løsningen, idet der i 2010 er registreret besøg 27 gange – typisk med mange deltagere pr. gang, både i ind og udland. Desuden har den ledende overlæge Ove Gaardboe holdt indlæg på flere konference og deltaget i en artikel i Dagens Medicin.

Løsningen er løbende blevet tilpasset klinikernes behov i en tæt dialog med hospitalet og er optimeret i forhold til arbejdsgange og anvendelse af nye teknologiske muligheder.

Cetrea A/S: Privat virksomhedsvækst som følge af projektet

Virksomheden Cetrea har oplevet en stor vækst i projektperioden og har høje forventninger til væksten i 2011.

Vækst i antallet af ansatte og omsætning

I 2010 har virksomheden haft 20 nyansættelser og er oppe på 34 medarbejdere. Der er ansat 18 udviklere, 6 phd’er og 5 sygeplejersker. I 2011 er planen, at der skal øges med 16 medarbejdere til 50.

Væksten var på 200% i 2009 (omsætning 10 mio. kr.) og på 100% i 2010 (omsætning 20 mio. kr.).

Etablering af nye partnerskaber i ind- og udland

Virksomheden har etableret partnerskaber i Danmark, Norge, Sverige, Tyskland, USA og Spanien.

o Cetrea har lavet en strategisk samarbejdsaftale med virksomheden Systematic og har oplevet et boost i vækst og udvikling tværfagligt (samarbejde med Systematic i USA, UK og Skandinavien).

o Cetrea har en samarbejdsaftale med CSC på det danske marked


30

Udbredelse af Cetrea løsninger

o Cetreas løsninger er nu solgt til 4 ud af 5 regioner. o Cetrea Emergency er nu i produktion på 8 sygehuslokationer og yderligere 7 er

planlagt til udrulning i Q2 2011. o Cetrea Patient Ward er implementeret på Hospitalsenheden Horsens og

implementeres på Herlev Sygehus i Q2 2011. o Cetrea Emergency implementeres på Karolinska og Jönköping i Sverige med

udrulning i Q2 2011. o Cetrea Surgical er under udrulning på St. Olav, Norge og Linköping i Sverige med

udrulning i Q2 2011.

Trifork A/S

Projektet i Horsens har ifølge virksomheden Trifork, der er leverandør af den integrerede Fælles Medicinkort-løsning, skabt en platform for udvikling af mobile løsninger til velfærdsområdet.

Demonstrationsprojektet på Hospitalsenheden Horsens har fungeret som referencecase for Trifork og har ifølge den teamchef, der har ansvaret for løsningen, givet Trifork høj troværdighed ved henvendelse til andre dele af hospitalssektoren. Projektet i Horsens har eksempelvis åbnet døren til et udviklings- og evalueringsforløb sammen med virksomheden Medcom og Hillerød hospital, som tager udgangspunkt i løsningen fra Horsens.

Trifork satser generelt på mobilitet bla. inden for bankverdenen og har i samarbejde med Horsens fået startet den mobile satsning inden for sundhedsvæsenet. For hele det mobile område kalkulerer virksomheden med en vækst på over 20% i 2011. Dette inkluderer en kalkuleret vækst inden for velfærdsløsninger.

Trifork vandt digitaliseringspris Det Fælles Medicinkort vandt den 6. april Digitaliseringsprisen. Dommerne fremhævede ifølge www.CEDI.dk især følgende argumenter for valg af vinderen: ”Det Fælles Medicinkort indeholder et bredt samfundsperspektiv i forhold til at øge kvaliteten betragteligt i sundhedsydelserne, fordi medicinkortet markant reducerer fejlprocenten og dermed øger patientsikkerheden. Løsningen bidrager til øget gennemsigtighed i forbindelse med medicinering både nationalt og internationalt. Derudover er det imponerende, at løsningen er implementeret i sundhedssystemets komplekse systemlandskab, der indeholder utroligt mange integrationer.”

”De nominerede til velfærdsprisen formår både at frigøre ressourcer til kerneydelserne på velfærdsområderne og sætte den enkelte borgers velfærdsbehov og retssikkerhed i centrum”. ”Det er desuden interessant, hvordan en kobling mellem de nominerede løsninger til velfærdsprisen tilsammen skaber en langt mere effektiv og sammenhængende offentlig sektor centreret om brugerens behov” udtaler en fascineret Louise Gade.

Velfærdsprisen gives til en offentlig institution eller myndighed, som har implementeret og lanceret en løsning/service, der ved hjælp af teknologi først og fremmest har givet en mærkbar serviceforbedring for borgeren i dennes hverdag, og som sekundært har bidraget til en samlet effektivisering for den offentlige sektor.

Digitaliseringsprisen 2011 er et initiativ fra Videnskabsministeriet, Finansministeriet, Danske Regioner, KL, KMD, HP, CEDI og Rambøll Management Consulting. Dommerkomitéen består af Peter Mogensen, politisk kommentator og redaktionschef på Politiken og Louise Gade, vicedirektør for HR på Århus Universitet.


31

Ascom A/S

Ifølge den ansvarlige chefkonsulent hos Ascom har samarbejdet med Hospitalsenheden Horsens om projektet på Akut-afdelingen haft en væsentlig betydning på flere områder:

Projektet har ført til et Nordisk samarbejde med virksomheden Cetrea, hvor Ascom er blevet forhandler af Cetreas produkter i både Norge og Sverige.

Der er planlagt vækst i hele Norden i tæt samarbejde med Cetrea. Ascom budgetterer på Nordisk plan med en omsætningsstigning på 5-10%.

Projektet har gjort det muligt for Ascom at tilbyde mere komplette og integrerede løsninger til deres kunder med flere værdiskabende applikationer.

Projektet er en væsentlig reference for såvel nuværende som fremtidige kunder i Danmark og Norden.

Samarbejdet har styrket Ascoms profil som en innovativ virksomhed grundet projektets innovative karakter.

Generelt set har projektet medført større fokus på fremtidens patientkommunikation hos Ascom og dermed øget fokus på at skabe innovative løsninger til fremtidens hospitaler. Generel udbredelsesvurdering

Ledende overlæge: ”Alle dele kan give nytte på en hvilken som helst akut-afdeling og i rigtig mange andre sygehusafdelinger kan systemet være til nytte. De forstyrrelsesbesparende og kontaktbesparende fordele systemet giver vil være ens alle steder.”

Udbredelsesvurdering FMK-løsning

Ledende overlæge: ”Det løfter vores medicinsikkerhed. Løsningen skal udbredes til 7 seniorlæger, 11 yngre læger, 20 læger i alt på akut-afdelingen. Medicinske mellemvagter og bagvagter (20) og kirurgiske læger 12-14. Ortopædkirurger ca. 6 stk. I alt skal løsningen udbredes til 60 læger bare på Hospitalsenheden Horsens. Hertil kommer de nationale perspektiver for udbredelse.”


32

10. Teknologiens modenhed og barrierer for udbredelse Det vurderes, at teknologien er moden, idet den allerede anvendes i driften på Hospitalsenheden Horsens. Om systemintegration og videreudvikling

Ledende overlæge: ”Teknologien er moden generelt set. Det er selve sammenkoblingen af de forskellige it-systemer, der er udfordringen. Og så har vi nogle gange fået nogle features, der skal justeres lidt, for at få den optimale effekt. Men det er klart, at når der arbejdes med nye løsninger, kender man ikke altid den rigtige løsning på forhånd – det er jo et ”testmiljø”. For eksempel vil vi gerne justere visningen af blodprøvesvar på skærmene, så kun de vigtigste svar kommer med på listen. Detaljerne har vi andre systemer, som er bedre til at håndtere – i det her system er der fokus på overblik – også på tværs af patienter.”

Om fingerprint-løsningen

Ledende overlæge: ”Fingerprint-teknologien fungerer ifølge Regional-IT ikke altid optimalt ved mange samtidige brugere, men det har vi ikke oplevet i Horsens. Vi har ikke mærket, at teknologien ikke er moden. Den stationære FMK-løsning med fingerprint fungerer rigtig godt og er et fantastisk redskab. Men vi har problemer med adgang fra fjernt hold pga. udfordringer med Den Digitale Signatur og samspillet med den mobile visning. Regional-IT arbejder på en løsning. Derfor er det ikke alle læger, som er på løsningen i øjeblikket. Der har været op til 6-7 læger på FMK-løsningen, hvor det har fungeret rigtig godt. Når udfordringen med Digital Signatur bliver løst, får vi det fulde udbytte af FMK.”

Om tracking

Nogle trådløse enheder falder periodevist ud. Det vurderes at skyldes en kombination af teknologisk umodenhed og et trådløst LAN, der ikke har kapacitet nok.

Om teknisk support og it-support

Ledende overlæge: ”Systemet skal være i fuld funktion altid. Vi er helt afhængige af at have en nedetid tæt på nul. Det er den også, men vi skal f.eks. kæmpe mod, at Tekniske afdeling vil lave strømafbrydelser om dagen. Det bør kun ske f.eks. kl.5 om morgenen, hvor vi ikke har så mange patienter og aktiviteter. Vi skal også kæmpe med leverandører, der vil lave opdateringer i løbet af dagen. Hvis de ikke lave opdateringer om natten, kan vi ikke bruge dem som leverandører.”

Vi oplever generelt en tung gang gennem it-service desk, når man laver demonstrationsprojekter, der er afgrænset i tid, skal man kunne trække på et specialteam – vi kan ikke vente i en help-desk på hjælp, da vores løsninger ikke er standardiserede, fordi det er noget nyt og ikke overgået til drift endnu.

Integration til den elektroniske patient journal – EPJ

EPJ er i øjeblikket ikke integreret med patientflowsystemet på Akut-afdelingen, fordi vi har ventet på en politisk beslutning om valg af EPJ system.

Der vil på sigt blive direkte integration fra EPJ til tavlerne. Når man ændrer i EPJ, skal det ændres på tavlen med det samme. Vi vil ikke bruge penge på at implementere noget, som er midlertidigt – altså skabe integration til den gamle EPJ, når vi ved, en ny er på vej. Det giver ikke mening økonomisk. Integration til Grønt System blev også fravalgt ved igangsætning af projektet, da dette


33

system skal udfases og være en del af MidtEPJ. Det vil i en periode dobbeltregistrering i modtagelsen, som dog ”tjenes ind” ved mindre registrering i andre afdelinger.

Om kulturforskelle og brug af trådløse telefoner

Koordinator: ” Vi besvarer ikke aktivt ubesvarede opkald, der kommer ind på de trådløse telefoner og vi sender endnu ikke SMS’er. Det er kulturelt betinget, for der er ikke tradition for at bruge den slags medier på hospitaler, ligesom der er i det private.”


34

Figur 13. Udefrakommende faktorer, som har påvirket projektet.

Opsummering af barrierer

Regional og central it-afdeling kan have en strategi, plan eller agenda, der giver forhindringer og forsinkelser

Andre større projekter, som f.eks. DDKM kan fjerne fokus på projektet og give forsinkelser

Driftsafdelinger, der synes, at nye løsninger bør nedprioriteres, fordi det er besværligt

Vi mangler en, der lokalt kan styre det tekniske set-up og sikre den daglige servicering ved småproblemer. Den centrale it-organisation er ikke bygget til at imødekomme dette ønske, idet de har fokus på standardiserede løsninger. Det kan der jo ikke være tale om i demonstrationsprojekter.

Der kan være forskel i systemerne og deres evne til samspil med løsningen i regionen og på tværs af regioner.

Læring

Implementeringen af mange forskellige delelementer i løsningen kan med fordel tages mere trinvist frem for at implementere alle features på én gang. Der vil give bedre tid til at få alle dele af

Demografi

Ældre befolkning og mere komplekse

diagnoser

System-integrationer

Forsinkelser i andre systemer, der skal integreres til f.eks.

MidtEPJ

Akuthospital

Flere patienter og større krav til

hurtigt patientflow

Organisations

ændring

Ny afdelings-ledelse og organisation fra

3 til 2 teams

Regional it-politik +

teknisk afd.

Central it + for lidt teknisk support

Dokumentere

mere

Øgede krav til dokumentering

herunder DDKM.

Indberetningspligt

f.eks. UTH.

Patient-flowsystem


35

løsningen justeret før ibrugtagning og mere tid til faseopdelt brugeruddannelse af et ellers meget brugervenligt system. Det ville også være en fordel, at køre testversioner af features i et mindre set-up indtil den enkelte feature er helt tilpasset færdigt – f.eks. i et 1-2 bruger-set-up.

11. Konklusion

Ideen til projektet på akutafdelingen på Hospitalsenheden Horsens opstod efter at hospitalsledelsen og Cetrea havde set, hvor stor en effektivisering og forbedring af arbejdsvilkårene, som operationsafdelingen havde opnået med et patientflow system. Afdelingsledelsen var parat til at gå igang med projektet, da man forventede, at patientflow systemet kunne bidrage til en produktionsstigning med de samme ressourcer, som var nødvendig for at løse det stigende antal patienter, samtidigt med, at omkostningerne ikke måtte stige tilsvarende.

Processen har været forstyrret fra mange sider; en centralisering af den lokale IT-afdeling, udskiftninger i ledelsen, nye projekter, som tog tid, et stigende pres på medarbejderne pga. et øget patientantal. Alligevel har afdelingen og leverandørerne formået at fokusere på opgaven og tage de nødvendige hensyn til andre tiltag, samtidigt med at projektet har udviklet sig positivt. Medarbejderne har været åbne for forandringer og taget positivt imod de nye tiltag og i dag, kan de ikke undvære patientflowsystemet, som er et meget vigtigt værktøj i dagligdagen for alle på afdelingen. Det er således i høj grad en cadeau til medarbejderne, at systemet i dag er blevet alles værktøj, og at der til stadighed foreslås nye funktionaliteter overfor leverandørerne, som har deres faste gang på afdelingen for at samle erfaringer og idéer op. Det tætte samarbejde mellem hospital og leverandør har været altafgørende for succesen.

Projektet har fået den nødvendige opmærksomhed og opbakning fra hospitalsledelsen, hvilket har være afgørende for gennemførelse af flere af delprojekterne. Der har været brug for hurtige beslutninger og handlinger for at komme i mål.

Der er ingen tvivl om, at patientflowsystemet har medført en effektivisering, selvom analysen på mikroniveau lider af en vis usikkerhed. Medarbejdere og ledere roser systemet for brugervenlighed, bedre overblik, videndeling og et bedre samarbejde med andre afdelinger. Samtidigt vurderer alle, at det har medført en højre kvalitet i behandlingen af patienterne og en højere patientsikkerhed.

Den store interesse for patientflowsystemet afspejles af de mange udenlandske og indenlandske besøg på Akut-afdelingen, samt interesse fra medier. Cetrea har da også solgt løsningen til 4 ud af 5 regioner og er påbegyndt salget i udlandet. Endvidere har vi oplevet en stor interesse fra studerende, der skriver opgaver om vores demonstrationsprojekt.


36

12. Bilag Bilag 1: Fotos af resultatet for brainstormingprocessen med sygeplejersker (inkl. koordinatorer og visitatorer).

Bilag 2: Skema med input fra brainstorm med sygeplejersker på Akut-afdelingen

Bilag 3: Oversigt over placering af trackingudstyr i Akut-afdelingen.


37

Bilag 1: Fotos af resultatet for brainstormingprocessen med sygeplejersker (inkl. koordinatorer og visitatorer).


38

Bilag 2. Skema med input fra brainstorm vist i bilag 1.

Post -it sedler fra brainstorm om patientlogistiksystemet med sygeplejerskerne i Akut afdelingen

Fordel, ulempe eller idé til nyudvikling

Man glemmer færre patienter Fordel Overblik over hvor patienten reelt er Fordel Hurtigt overblik Fordel Godt overblik over alvorlighedsgrad/triage/ pt. sikkerhed

Fordel

Godt overblik over pt. forløb/tid hvor længe pt. har været indlagt

Fordel

Overblik over hvor mange pt. der er Fordel Overblik over hvad pt. fejler Fordel Hurtigt overblik Fordel Hurtigt overblik over pt.’erne Fordel Giver et rigtig godt overblik Fordel Øget pt. sikkerhed pga. bedre overblik Fordel Kan se når lægen er gået til patienten Fordel Kan se hvilket læge der skal ind til patienten Fordel Kan se når røntgen er taget Fordel Taber færre patienter Fordel Usikker på chatten ift. om nogen ser besked Ulempe Når chat bruges kan andre ikke se oplysninger imens

Ulempe

Kan se om patienten har været i røntgen Fordel Se om røntgen er taget hurtigere end før Fordel Godt at se hvor langt pt. er i røntgen (bestilt og taget)

Fordel

Kan se når blodprøvesvar er klar Fordel Manglende integration til EPJ Ulempe Manglende integration til GS (Grønt system) Ulempe Fantastisk godt med tlf. nummer på personale => mindre skridt og færre afbrydelser af andet personale

Fordel

At man kan se tlf. nr. på personalet Fordel Blodprøvesvar: Mulighed for at prioritere og udvælge de vigtigste/relevante

Idé

Chat: Hurtigere kommunikation ml. visitator i skadestue og koordinator i sengeafd.

Fordel

CPR-nummer validering – patientsikkerhed Fordel CPR-nummer medfører automatisk navn => Patientsikkerhed øges

Fordel

Når der er mange patienter i venteværelset er scroll funktionen for langsom på ventende patienter

Ulempe

Færre skridt for sygepl. Fordel Sparer skridt for personalet Fordel Flere kan se på pt.-data på samme tid modsat når der kun var ét skadeskort på patienten

Fordel

Kan prioritere patientens rækkefølge Fordel Hvis skærmene går ned er der store problemer

Ulempe

Info går ikke tabt ifm. at overføre patient til sengeafdeling => sparer telefonopkald og øger sikkerheden

Fordel

Skrive tekst – bruges ikke nok Ulempe


39

Bilag 3: Overblik over Akutafdelingen og trackingudstyr


40

abt fond rapport om effekten af cetrea emergency

Documents