จุดที่ควรประเมิน - kasetsart...
TRANSCRIPT
แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน
แบบประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน เปนเครองมอสำาหรบการบรหารการควบคมภายในและการประเมนผลการควบคมภายใน เพอชวยใหผบรหารและผประเมนพจารณาตดสนไดวา ระบบการควบคมภายในของหนวยงานรบตรวจไดรบการออกแบบอยางเหมาะสมและเพยงพอ หรอไม ควรปรบปรงแกไขในจดใด อยางไร แบบประเมนฯนแยกเปน 5 องคประกอบของการควบคมภายใน ในแตละองคประกอบ ประกอบดวยขอความภายใตหวขอหลกๆ และหวขอยอยทเกยวเนองกบหวขอหลก ผใชหรอผประเมนอาจปรบปรงแกไขเพมเตมขอความตามความเหมาะสมชองวางใตหวขอ “ ความเหน/คำาอธบาย ใชสำาหรบจดบนทกขอคดเหนหรอคำาอธบายใน”หวขอนนๆ ขอคดเหนหรอคำาอธบายจะไมเปนลกษณะ ใช“ ” หรอ ไมใช“ ” แตจะสรปรวมวาหนวยงานใหความสำาคญหรอปฏบตอยางไรในเรองนนๆซงจะชวยใหไดขอสรปเกยวกบการควบคมภายในของแตละองคประกอบของการควบคมภายใน สวนทวางตอนทายของแตละองคปรกอบของการควบคมภายในใชสำาหรบบนทกผลการประเมนโดยทวไป และระบวธการทควรปฏบต หรอควนพจารณาองคประกอบ นนๆ และชองวางตอนทายสดของแบบประเมนใชสรปผลการประเมนการควบคมภายในโดยรวม ในการพจารณาใหขอสรปผลการประเมนแตละองคประกอบของการควบคมภายใน ผประเมนควรใชวจารณญาณวา 1. ขอความใตขอตางๆในแบบประเมน เหมาะสมทจะนำาไปประยกตใชกบเหตการณตางๆ ในองคกร หรอไม ถาไมไมเหมาะสม ควรปรบปรงแกไขเนอหาแบบประเมน ในหวขอยอยนนๆ กอน 2. หนวยทไดรบการประเมนมการปฏบตตามทระบ หรอไม อยางไร 3. การปฏบตจรงมจดออนของการควบคมภายใน หรอไม อยางไร
4. การปฏบตจรงมผลกระทบตอการบรรลวตถประสงค หรอไม อยางไร
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย1.สภาพแวดลอมของการควบคม
ผประเมนควรพจารณาแตละปจจยทมผลกระทบตอสภาพแวดลอม
การควบคมเพอพจารณาวาหนวยรบตรวจมสภาพแวดลอมการควบคมทด หรอไม
1.1 ปรชญาและรปแบบการทำางานของผบรหาร มทศนคตทดและสนบสนนการปฏบตหนาท
ภายในองคกร รวมทงการตดตามผล การตรวจสอบการประเมนผล ทงจากการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบภายนอก
มทศนคตทเหมาะสมตอการรายงานทางการเงน งบประมาณและการดำาเนนงาน
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย มทศนคตและการปฏบตทเหมาะสมตอการก
ระจายอำานาจ มทศนคตทเหมาะสมในการจดการความเสยง
จากการวเคราะหความเสยงทเกยวของอยางรอบคอบ และการพจารณาวธการลดหรอปองกนความเสยง
มความมงมนทจะใชการบรหารแบบมงผลส ม ฤ ท ธ ข อ ง ง า น (Performance – Based Management)
1.2 ความซอสตยและจรยธรรม มขอกำาหนดดานจรยธรรมและบทลงโทษเปน
ลายลกษณอกษร และเวยนใหพนกงานทกคนลงนามรบทราบเปนครงคราว
พน กงานทราบและ เข า ใจล กษณะของพฤตกรรมทยอมรบและไมยอมรบและบทลงโทษตามขอก ำาหนดดานจรยธรรมและแนวทางปฏบตทถกตอง
ฝายบรหารสงเสรมและสนบสนนวฒนธรรมองค กรท ม ง เน นความส ำาค ญของความซอสตยและจรยธรรม
ฝายบรหารมการดำาเนนการตามควรแกกรณ เมอไมมการปฎบตตามนโยบาย วธปฏบต หรอระเบยบปฏบต
ฝายบรหารกำาหนดเปาหมายการดำาเนนงานทเปนไปไดและไมสรางความกดดนใหแกพนกงานในการปฏบตงานใหบรรลตามเปาหมายทเปนไปได
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย ฝายบรหารกำาหนดสงจงใจทยตธรรมและ
จ ำา เป น เพ อใหม น ใจวาพน กงานมความซอสตยและถอปฏบตตามจรยธรรม
ฝายบรหารดำาเน นการโดยเรงด วนเม อม สญญาณแจงวาอาจมป ญหาเร องความซอสตยและจรยธรรมของพนกงานทเกดขน
1.3 ความร ท กษะแ ละความสามาร ถขอ งบคลากร
มการกำาหนดระดบความร ทกษะและความสามารถ
มการจดทำาเอกสารการบรรยายคณลกษณะงานของแตละตำาแหนงและเปนปจจบน
มการระบและแจงใหพนกงานทราบเกยวกบความรท กษะและความสามารถทตองการสำาหรบการปฏบตงาน
มแผนการฝกอบรมตามความตองการของพนกงานทงหมดอยางหมาะสม
การประเมนผลการปฏบตงานพจารณาจากการประเมนปจจยทมผลตอความสำาเรจของงาน และมการระบอยางชดเจนในสวนพนกงานมผลการปฏบตงานด และสวนทตองมการปรบปรง
1.4 โครงสรางองคกร มการจดท ำาโครงสรางและสายงาน การ
บงคบบญชาทชดเจนและเหมาะสมกบขนาดและลกษณะการดำาเนนงานของหนวยรบตรวจ
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย มการประเมนผลโครงสรางเปนครงคราวและ
ป ร บ เ ป ล ย น ท จ ำา เ ป น ใ ห ส อ ด ค ล อ ง ก บสถานการณทมการเปลยนแปลง
มการแสดงแผนภมการจดองคกรทถกตองและทนสมยใหพนกงานทกคนทราบ
1.5 การมอบอำานาจและหนาทความรบผดชอบ มการมอบอำานาจและหนาทความรบผดชอบ
ใหกบบคคลทเหมาะสมและเปนไปอยางถกตอง และมการแจงใหพนกงานทกคนทราบ
ผบรหารมวธการทมประสทธภาพในการตดตามผลการดำาเนนงานทมอบหมาย
1.6 นโยบายวธการบรหารดานบคลากร มการกำาหนดมาตรฐานหรอขอกำาหนดในการ
วาจางบคลากรทเหมาะสม โดยเนนถงการศกษา ประสบการณความซ อสตยและม จรยธรรม
มการจดทำาปฐมนเทศใหกบพนกงานใหม และจดฝกอบรมพนกงานทกคนอยางสมำาเสมอและตอเนอง
การเลอนตำาแหนงและอตราเงนเดอน และการโยกยายขนอยกบการประเมนผลการปฎบตงาน
การประเมนผลการปฏบตงานของพนกงานไดพจารณารวมถงความซอสตยและจรยธรรม
มการลงโทษทางวนยและแกไขปญหา เมอม
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบายการไมปฏบตตามนโยบายหรอขอกำาหนดดานจรยธรรม
1.7 กลไกการตดตามการตรวจสอบการปฏบตงาน
ม ค ณ ะ ก ร ร ม ก า ร ต ร ว จ ส อ บ ห ร อ ค ณ ะกรรมการตรวจสอบและประเมนผลภาคราชการ และมการก ำากบดแล การปฏบต ภายในองคกรใหเปนไปตามระบบการควบคมภายในทกำาหนดอยางตอเนองและสมำาเสมอ
มผตรวจสอบภายใน และมการรายงานผลการตรวจสอบภายในตอหวหนาสวนราชการ
1.8 อน ๆ (โปรดระบ) .......................................................................................................................................................................................................................................................สรป / วธการทควรปฏบต.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ชอผประเมน.................................... ตำาแหนง......................................... วนท.............../................/..............
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย2. การประเมนความเสยง
กอนการประเมนความเสยงจะตองสรางความชดเจนเกยวกบวตประสงคการดำาเนนงานทงในระดบหนวยรบตรวจ และระดบกจกรรม (เชน แผนงาน หรองานทไดรบมอบหมาย) วตถประสงคของการประเมนองคประกอบการควบคมภายในน เพอทราบกระบวนการระบความเสยง การวเคราะห และการบรหารความเสยงวา เหมาะสม เพยงพอ หรอไม
2.1 วตถประสงคระดบหนวยรบตรวจ มการกำาหนดวตถประสงคและเปาหมายการ
ดำาเนนงานของหนวยงานอยางชดเจนและวดผลได
มการเผยแพรและชแจงใหบคลากรทกระดบทราบและเขาใจตรงกน
2.2 วตถประสงคระดบกจกรรม มการกำาหนดวตถประสงคของการดำาเนน
งานในระดบกจกรรม และวตถประสงคนสอดคลองและสนบสนนวตถประสงคระดบหนวยรบตรวจ
วตถประสงคระดบกจกรรมชดเจน ปฏบตได และวดผลได
บคลากรทกคนทเกยวของมสวนรวมในการกำาหนดและใหการยอมรบ
2.3 การระบปจจยเสยง ผบรหารทกระดบมสวนรวมในการระบและ
ประเมนความเสยง มการระบและประเมนความเสยงทอาจเกดขน
จากปจจยภายในและภายนอก เชน การปรบ
(คณะ / สถาบน / สำานก)............ ไดมการแตงตงคณะกรรมการบรหารความเสยงภายในหนวยงาน โดยมคณบด/ผอำานวยการเปนประธานกรรมการ รองคณบด/ผอำานวยการและหวหนาภาควชา/ฝายเปนกรรมการ และเลขานการคณะ สถาบน สำานก เปนเลขานการ ซงคณะกรรมการฯ ไดดำาเนนการบรหารความเสยงตามคมอการบรหารความเสยงทวทงองคกร มหาวทยาลยเกษตรศาสตร ทง 7 ขนตอน ประกอบดวย1. การกำาหนดวตถประสงค2. การระบความเสยง3. การประเมนความเสยง4. การประเมนมาตรการควบคม5. การบรหาร/จดการความเสยง6. การรายงาน
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบายลดบคลากร การใชเทคโนโลยสมยใหม การเกดภยธรรมชาต การเปลยนแปลงทางการเมอง เศรษฐกจและสงคม เปนตน
2.4 การวเคราะหความเสยง มการกำาหนดเกณฑในการพจารณาระดบ
ความสำาคญของความเสยง มการวเคราะหและประเมนระดบความสำาคญ
หรอผลกระทบของความเสยงและความถทจะเกดหรอโอกาสทจะเกดความเสยง
2.5 การกำาหนดวธการควบคมเพอปองกนความเสยง
มการวเคราะหสาเหตของความเสยงทอาจเกดขนและกำาหนดวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง
มการพจารณาความคมคาของตนทนทจะเกดขนจากการกำาหนดวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง
มการแจงใหบคลากรทกคนทราบเกยวกบวธการควบคมเพอปองกนหรอลดความเสยง
มการตดตามผลการปฏบตตามวธการควบคมทกำาหนดเพอปองกนหรอลดความเสยง
2.6 อน ๆ โปรดระบ.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
7. การตดตามผลและทบทวน ในปน (คณะ/สถาบน/สำานก) ............. ไดดำาเนนการตามนโยบายบรหารความเสยง ประจำาปงบประมาณ พ.ศ.2553 โดยบคลากรทกระดบมสวนรวมในการประเมนความเสยงในโครงการ / กจกรรม / งาน ดงน - การเรยนการสอน - การวจย - การบรการวชาการ - การทำานบำารงศลปวฒนธรรม - การบรหาร - การเงน - การผลต - การบรหารงานบคลากร - ระบบสารสนเทศ - การพสด - ………………… - ………………… - …………………
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย..............................................
สรป / วธการทควรปฏบต...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ชอผประเมน ............................. ตำาแหนง ................................... วนท .......... / ............ / ...........
3.กจกรรมการควบคมในการประเมนความเพยงพอของการควบคมภายในผประเมนควรพจารณาวา มกจกรรมการควบคมทสำาคญเหมาะสม เพยงพอและมประสทธผลหรอไม3.1 กจกรรมการควบคมไดกำาหนดขนตาม
วตถประสงคและผลการประเมนความเสยง3.2 บคลากรทกคนทราบและเขาใจวตถประสงคของ
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบายกจกรรมการควบคม
3.3 มการกำาหนดขอบเขตอำานาจหนาทและวงเงนอนมตของผบรหารแตละระดบไวอยางชดเจนและเปนลายลกษณอกษร
3.4 มมาตรการปองกนและดแลรกษาทรพยสนอยางรดกมและเพยงพอ
3.5 มการแบงแยกหนาทการปฏบตงานทสำาคญหรองานทเสยงตอความเสยหายตงแตตนจนจบ เชน การอนมต การบนทกบญช และการดแลรกษาทรพยสน
3.6 มขอกำาหนดเปนลายลกษณอกษร และบทลงโทษกรณฝาฝนในเรองการมผลประโยชนทบซอนโดยอาศยอำานาจหนาท
3.7 มมาตรการตดตามและตรวจสอบใหการดำาเนนงานขององคกรเปนไปตามกฎระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตร
3.8 อน ๆ (โปรดระบ) ..................................................................................................................................................................................................................................................สรป/วธการทควรปฏบต ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย ชอผประเมน............................. ตำาแหนง.................................. วนท............../............/............
4.สารสนเทศและการสอสาร การดำาเนนการเกยวกบการควบคมภายในจะตองมสารสนเทศทเกยวของและเชอถอได ผประเมนควรพจารณาความเหมาะสมของระบบสารสนเทศและการสอสารตอความตองการของผใช และการบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน
4.1 จดใหมระบบสารสนเทศและสายการรายงานสำาหรบการบรหารและตดสนใจของฝายบรหาร
4.2 มการจดทำาและรวบรวมขอมลเกยวกบการดำาเนนงานการเงน และการปฏบตตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตรไวอยางถกตอง ครบถวน และเปนปจจบน
4.3 มการจดเกบขอมล/เอกสารประกอบการจายเงนและการบนทกบญชไวครบถวน สมบรณ และเปนหมวดหม
4.4 มการรายงานขอมลทจำาเปนทงจากภายในและภายนอกใหผบรหารทกระดบ
4.5 มระบบการตดตอสอสารทงภายในและภายนอกอยางเพยงพอ เชอถอได และทนกาล
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย4.6 มการสอสารอยางชดเจนใหพนกงานทกคน
ทราบและขาใจบทบาทหนาทของตนเกยวกบการควบคมภายใน ปญหาและจดออนของการควบคมภายในทเกดขนและแนวทางแกไข
4.7 มกลไกหรอชองทางใหพนกงานสามารถเสนอขอคดเหน หรอขอเสนอแนะในการปรบปรงการดำาเนนงานขององคกร
4.8 มการรบฟงและพจารณาขอรองเรยนจากภายนอก อาท รฐสภา ประชาชน สอมวลชน
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย
4.9 อน ๆ (โปรดระบ)........................................................................................................................................................................................................................................................สรป/วธการทควรปฏบต...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ชอผประเมน................................ ตำาแหนง ...................................... วนท............./................/..............
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย
5.การตดตามประเมนผล ผประเมนควรพจารณาความเหมาะสมของระบบการตดตามประเมนผลการควบคมภายในขององคกรในอนจะชวยใหบรรลวตถประสงคของการควบคมภายใน
5.1 มการเปรยบเทยบแผนและผลการดำาเนนงาน และรายงานใหผกำากบดแลทราบเปนลายลกษณอกษรอยางตอเนองและสมำาเสมอ
5.2 กรณผลการดำาเนนงานไมเปนไปตามแผน มการดำาเนนการแกไขอยางทนกาล
5.3 มการกำาหนดใหมการตดตามผลในระหวางการปฏบตงานอยางตอเนองและสมำาเสมอ
5.4 มการตดตามและตรวจสอบการปฏบตตามระบบการควบคมภายในทกำาหนดไวอยางตอเนองและสมำาเสมอ
5.5 มการประเมนผลความเพยงพอและประสทธผลของการควบคมภายใน และประเมนการบรรลตามวตถประสงคขององคกรในลกษณะการประเมนการควบคมดวยตนเอง และ/หรอการประเมนการควบคมอยางเปนอสระ อยางนอยปละหนงครง
5.6 มการรายงานผลและรายงานการตรวจสอบของผตรวจสอบภายในโดยตรงตอผกำากบดแลและ/หรอคณะกรรมการตรวจสอบ
5.7 มการตดตามผลการแกไขขอบกพรองทพบจากการประเมนผลและการตรวจสอบของผตรวจสอบภายใน
5.8 มการกำาหนดใหผบรหารตองรายงานตอผกำากบดแลทนทในกรณทมการทจรตหรอสงสยวามการทจรต มการไมปฏบตตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และมตคณะรฐมนตรและมการกระทำาอนทอาจมผลกระทบตอองคกรอยางมนยสำาคญ
จดทควรประเมน ความเหน/คำาอธบาย
5.9 อน ๆ (โปรดระบ)........................................................................................................................................................................................................................................................สรป/วธการทควรปฏบต...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ชอผประเมน................................ ตำาแหนง ...................................... วนท............./................/..............