คู่มื อการใช้งาน webex event4 ค ม อการใช งาน...

1 คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

Cisco WebEx Event Manual

คมอการใชงาน WebEx Event


สารบญ

1. การลงทะเบยนเพอขอใชงาน Cisco WebEx Event……………………………………………………………………………………....3

2. การเรมใชงานเพอสรางกจกรรม (WebEx Event) ...…………………………………………………………………………………….…4

3. การตงคาสาหรบสรางกจกรรม (WebEx Events) ……………………………………………………………………………………..…..6

4. ตวอยางจดหมายเชญเขารวมกจกรรม (E-mail) ……………………………………………………………………………………..…....11

5. การตดตงโปรแกรมลงเครองคอมพวเตอรและมอถอ …………………………………………………………………………………..…..12

6. ตวอยางหนาจอสาหรบผดแลระบบกอนเรมกจกรรม…………………………………………………………………………………..…..13

7. ตวอยางหนาจอสาหรบผเขารวมกจกรรม ………………………………………………………………………………………………...…..14

8. ตวอยางหนาจอสาหรบแสดงคาสงตางๆ…………………………………………………………………………………………………..…...17

9. ตวอยางหนาจอสาหรบการสอบถามวทยากรหรอผนาเสนอ………………………………………………………………………..…....18

10. การบนทกหนาจอการจดกจกรรม ………………………………………………………………………………………………………...…....19

11. ขอสงเกตหากเกดปญหาระหวางการเขารวมกจกรรม ………………………………………………………………………………...…..20

3

คมอการใชงาน Cisco WebEx Event โดย สานกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

สาหรบการลงทะเบยนเพอใชงาน WebEx Event ทานสามารถตดตอสอบถามไดทสานกบรการคอมพวเตอร

มหาวทยาลยเกษตรศาสตร หลงจากทานลงทะเบยนเรยบรอยแลว จะไดรบ e-mail เพอแจงชอบญชและรหสผาน (account, password) แจงตอบกลบเพอเขาไปดาเนนการ Activate ในระบบตอไป

หนาจอสาหรบยนยนการเปดใชงาน Cisco WebEx Event ผานชองทางอเมลททานไดแจงการลงทะเบยนไว

1. การลงทะเบยนเพอขอเขาใชงาน WebEx Event

4


ผดแลระบบ (Administrator) สามารถเขาใชงาน (Sign In) ไดท : https://ku-edu.webex.com (โดยใช account และรหสผาน ของหนวยงานทไดรบจากสานกบรการคอมพวเตอร มหาวทยาลยเกษตรศาสตร)

ภายใตกรอบสแดง จะเปนประเภทของการจดกจกรรมและสวนสนบสนนของระบบ Cisco WebEx

2. การเรมใชงานเพอสรางกจกรรม (WebEx Event)

เลอก

- WebEx หรอ - Google


หลงจากทาการ Sign In เขาระบบแลวในสวนของ WebEx Events จะประกอบไปดวยสวนตาง ๆ ดงภาพดานลาง

หนาจอหลกสาหรบการตงคะ Cisco WebEx Event ซงประกอบดวยสวนตางๆดงน

Attend an Event : การเขารวมประชมแบบใสตวเลขหองประชม (Event Number)

Host an Event: เปนการสรางการประชมโดยมลาดบหวขอตางๆ โดยดานซายมอในกรอบสแดงจะแสดงรายละเอยด

การตงคากจกรรม

Attend an Event

Host an Event

Manage Program

Set Up

6


Event type: ประเภทของกจกรรม (ในทนตงคาอตโนมตเปนการ Online Event ไดรายการเดยว) Event name: ชอกจกรรม ในสวนนสามารถกาหนดรายละเอยดเพมเตมไดอก 3 รายการตามความตองการของผจดกจกรรม Registration: การสรางระบบลงทะเบยนในการจดกจกรรม หากตองการใหคลกเปนเครองหมายถกแตหากไมตองการไมตองคลกเครองหมายถกและในสวนของการแสดงผลทหนาจอหลกในสวนของรายละเอยดการลงทะเบยนจะไมปรากฎ Event password: การตงรหสผานในการเขารวมกจกรรม Program: หากกจกรรมทจดมการดาเนนการหลายวนควรสรางเปนโปรแกรมจดกจกรรมโดยเลอก Add a new program และใสขอมลรายละเอยดเพมเตมตามแบบฟอรมขอกาหนดของ Cisco WebEx

Start date: ตงคาวนทจะเรมกจกรรม Start time: ตงคาเวลาทจะเรมกจกรรม Estimate duration: ประมาณการระยะเวลาในการจดกจกรรม Time zones: ระบโซนเวลา ได 4 โซน สาหรบแจงใหผเขารวมกจกรรมไดทราบในกรณทมการเชญผเขารวมจากหลายประเทศ Email reminder: ตงคาสาหรบการสงอเมลเพอแจงเตอนลวงหนากอนกจกรรม (หนวยเปนนาท)

Date & Time

Basic information

3. การตงคาสาหรบสรางกจกรรม (Webex Events)

7


Select conference type: ใหเลอกเปน Use VoIP only

Description: คาอธบายรายละเอยดกจกรรมพรอมอพโหลดภาพปกกจกรรม Host image: ใสภาพเจาของกจกรรม Event material: ใสไฟลทเกยวของกจกรรมสาหรบผเขารวมกจกรรมสามารถดาวนโหลดได

Other UCF options: ตงคาสาหรบการแชรไฟลเอกสารของผเขารวมกจกรรม Who can view the attendee list: ตงคาการมองเหนของผเขารวมกจกรรมวาจะใหเหนทงหมดหรอเหนเฉพาะเจาของกจกรรมหลก/วทยากร/ผนาเสนอ Video: ไมสามารถแกไขการตงคาไดเนองจากเปนการตงคามาจากทางมหาวทยาลย (เมอวนท 26พฤษภาคม 2563) Post-event survey: การสรางแบบสารวจกจกรรมทจดขนโดยเรองคาสง Create post-event survey Destination URL after event: นาลงคจาก Google form มาใส ซงในขณะนระบบยงไมรองรบ (เมอวนท 26พฤษภาคม 2563)

Audio Conference Settings

Event Description & Options

8


Attendee: สรางรายชอผเขารวมกจกรรมหรอนาเขาไฟล *.csv ทมรายละเอยดของผเขารวมกจกรรม (Import Contact) Invite friends: อนญาตใหผลงทะเบยนสามารถเชญเพอนเขารวมกจกรรมได Maximum number of registrants: จานวนสงสดทอนญาตใหมการลงทะเบยนไดตามทกาหนด (*WebEx Event ททางมหาวทยาลยจดซอ รองรบผเขารวมกจกรรมไดสงสดท 1,000 ราย เมอวนท 26พฤษภาคม 2563) Registration form: เพอกาหนดรปแบบการลงทะเบยน เชน ชอ, นามสกล, เบอรโทรศพท และ ทอย เปนตน

Destination URL after registration: ตงคา URL ปลายทางหลงจากทกรอกขอมลการลงทะเบยนเรยบรอยแลว Approval required: ยนยนการลงทะเบยน โดยเจาของกจกรรมเปนผกาหนดเกณฑในการลงทะเบยน Registration password: รหสผานของการลงทะเบยน กาหนดโดยเจาของกจกรรม Registration ID required: ตงคาสาหรบการกรอกเลขบตรประจาตวประชาชนหรอไม

Attendees & Registration

9


Panelists: สาหรบเชญผรวมบรรยาย โดยเลอกจาก Create invitation list และใสรายละเอยดดงรปภาพ Panelists info: สาหรบใสรายละอยดของผรวมบรรยายและตงคาอนญาตใหผรวมบรรยายแบงปนเอกสาร Panelist password: ใสรหสผานสาหรบผรวมบรรยาย Confirm password: ยนยนรหสผานสาหรบผรวมบรรยาย

Invitation emails: อเมลสาหรบเชญผเขารวมกจกรรมและผรวมบรรยาย Registration emails: อเมลสาหรบลงทะเบยน โดยสามารถเลอกเงอนไขเพมเตมได Reminder emails: อเมลสาหรบการแจงเตอนโดยสามารถแจงได 2 ครงและเลอกชวงวนและเวลาทเราตองการแจงเตอนได Follow-up emails: อเมลสาหรบตดตามกจกรรมจะมใหเลอก2 รายการไดแก อเมลสาหรบขอบคณและอเมลสาหรบแจงไมไดเขารวมกจกรรม

Presenters & Panelists

Email Messages

10


My Event Recordings: สาหรบบนทกกจกรรมทไดจดมาแลวโดยมรายละเอยดตางๆไดดงน

Topic: หวขอการจดกจกรรม Type: ประเภทกจกรรม Recording date: วนและเวลาในการบนทกกจกรรม Duration: ระยะเวลาในการจดกจกรรม Description: คาอธบายกจกรรม Number of viewers: จานวนผเขารวมกจกรรม Post-recording survey: บนทกการสารวจกจกรรม Download recording link: ลงคสาหรบดาวนโหลดบนทกการจดกจกรรม (บนทกในรปแบบไฟล mp4) Playback recording link: ลงคสาหรบรบชมการบนทกยอนหลง (บนทกในรปแบบไฟล mp4)

ภาพประกอบสาหรบ Download recording link และ Playback recording link

My Event Recordings

11


ตวอยางจดหมายอเลกทรอนกสสาหรบเชญผเขารวมกจกรรมประกอบดวยรายละเอยดตางๆของผเชญเขารวม

กจกรรม รวมถงการแจงขอมลทเกยวของสาหรบเขารวมกจกรรมจะประกอบไปดวย Host: ชอผจดกจกรรม Event number (access code): 918 434 301 (สามารถเขารวมกจกรรมโดยใชเลขดงกลาวเขารวม) Event address for attendees: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผเขารวมกจกรรม Event address for panelists: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผวทยากรผบรรยายกจกรรม

4. ตวอยางจดหมายเชญเขารวมกจกรรม (E-mail)

12


หลงจากคลกจดหมายเชญเขารวมกจกรรม (Start Event) แลว ระบบ WebEx Event จะใหดาเนนการตดตงสวน

เสรม (Extension) เพมเตม สาหรบการเรมใชงาน ใหผใชงานเลอกทคาสง Add WebEx to Chrome เพอตดตงสวนเสรมดงกลาว

สาหรบอปกรณมอถอ ระบบ Android และ IOS สามารถตดตงไดตามรปภาพดานลาง

5. การตดตงโปรแกรมลงเครองคอมพวเตอรและมอถอ

Android IOS

13


หนาจอสาหรบผดแลกจกรรม

Event: ชอกจกรรมทดาเนนการ Type: ประเภทกจกรรม Event address for attendees: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผเขารวมกจกรรม Event address for panelists: ลงคสาหรบการเขารวมกจกรรมในสวนของผวทยากรผบรรยายกจกรรม Duration: ระยะเวลาในการจดกจกรรม Description: คาอธบายการจดกจกรรม Event number: เลขในการเขารวมกจกรรม Event password: รหสผานในการเขารวมกจกรรม Start Event Now: Start Now เพอเรมกจกรรม Send Event Emails: สาหรบสงอเมลแจงการเขารวมกจกรรม

ตวอยางหนาจอสาหรบผดแลระบบกอนเรมกจกรรม

Click เพอเรมกจกรรม

14


หนาจอสาหรบผเขารวมกจกรรม

First name: ระบชอ Last name: ระบนามสกล Email address: ระบอเมล Event password: ระบรหสผานเขารวมกจกรรม (ผจดกจกรรมจะสงขอมลใหทางอเมล) Join Now: กดเพอเขารวมกจกรรม หมายเหต การระบชอและนามสกล ควรระบเปนภาษาองกฤษ หากระบชอและนามสกลเปนภาษาไทยตาแหนงของชอและนามสกลทแสดงผลจะแสดงผลชอและนามสกลสลบตาแหนงกน

ตวอยางหนาจอสาหรบผเขารวมกจกรรม

15


หลงจากกดเขารวมกจกรรมแลวระบบจะแสดงหนาจอตามลาดบดงน

ระบบ Cisco Webex Events จะตงคาปดไมคและกลองอตโนมตสาหรบผเขารวมกจกรรม และจะเปดใหใชงานไดในกรณหากผเขารวมกจกรรมมขอซกถาม โดยผดแลระบบจะเปนผใหสทธในการเปดไมคและเปดกลองเทานนโดยเปนการระบการเปลยนสทธจาก Attendee เปน Panelist แทน ทงนขนอยกบวตถประสงคและความจาเปนในการจดกจกรรมนนๆ รวมถงผดแลระบบสามารถตงคาสทธตางๆใหกบผเขารวมกจกรรมโดยคลกเมนหลก Participant--->Assign to Attendee Privileges เลอกแตละหวขอไดดงรปภาพดานลาง

การตงคาใหกบผเขารวมกจกรรม (Attendee Privileges)

VDO

Audio Start Event

16


หนาจอแสดงผลในการเขารวมกจกรรม (Cisco Webex Events)

Panelist: แสดงรายชอวทยากร/ ผบรรยาย/ผดแล กจกรรม Attendee: แสดงรายชอผเขารวมกจกรรม หมายเหต ในสวนของการแสดงรายชอผเขารวมกจกรรมอยทการตงคาของผดแลระบบดงรปภาพ

ผเขารวมกจกรรมสามารถเลอกสงขอความตางๆโดยเลอกท Host: ผดแลระบบ Presenter: ผนาเสนอ Host-Presenter: ผดแลระบบ และผนาเสนอ All Panelists: วทยากรทงหมด หมายเหต สาหรบการสงขอความ (Message) สามารถสงขอความโดยเลอกจากรายชอของวทยกากรไดแตผเขารวมกจกรรมไมสามารถสงขอความถงผเขารวมกจกรรม (Attendee) ได

Panelist

Attendee

Attendee

Chat

Participants

17


ตวอยางหนาจอแสดงผลและคาสงการใชงาน

Mute: เปด-ปด เสยงจากไมค (จะถกตงคาปดไมคโดยอตโนมต) Video: เปด-ปดกลองวดโอ (จะถกตงคาปดไมคโดยอตโนมต) Share: แชรภาพหนาจอหรอแชรเอกสาร และรวมถงสามารถแชรวดโอตางๆ Record: การบนทกหนาจอกจกรรม Participants: แสดงรายชอผเขารวมกจกรรม (Panelists และ Attendees) Messages: สาหรบการสงขอความ More options: ประกอบไปดวย ตงคาเสยง, ตงคากลอง, คดลอกทอยกจกรรม เปนตน Start live streaming: เรมการเผยแพรผาน Facebook หรอ YouTube (คาสงนจะปรากฎเฉพาะในสวนของ

ผดแลระบบหรอผจดกจกรรม) Leave: ออกจากกจกรรม

ตวอยางหนาจอสาหรบแสดงคาสงตางๆ

18


การใชคาสงยกมอ (Raised hand) สาหรบสอบถามขอมลระหวางการเขารวมกจกรรม โดยผเขารวมกจกรรมให

คลกทสญลกษณรปมอ ดงภาพ และทางผดแลระบบจะเปดไมคเพอใหสอบถามหลงจากทผเขารวมกจกรรมไดสอบถามขอมลเรยบรอยแลวใหกดคาสงเพอเอามอลง สญลกษณรปยกมอจะกลบมาเปนปกต

สาหรบการใชคาสงเปดไมคทานจะไดรบสทธการเปดใชไมคจากผดแลระบบโดยสญลกษณจะแสดงไดดงภาพประกอบดานลาง

หากจบกจกรรมแลวผเขารวมอบรมสามารถออกจากกจกรรมดวยตนเองไดโดยกดเลอกคาสง Leave เพอออกจาก

กจกรรมไดดงภาพ

ตวอยางหนาจอสาหรบการสอบถามวทยากรหรอผนาเสนอ

19


ผดแลระบบสามารถบนทกหนาจอการจดกจกรรมไดโดยการเลอกคาสง Recorder และหลงจากสนสดการจดกจกรรมแลวสามารถดาวนโหลดไฟลบนทกไดจากเมนหลกในสวนของ My Event Recording ในรปแบบไฟล mp4

การบนทกหนาจอการจดกจกรรม

ปมบนทก (Record)

หยดบนทก (Pause/Stop)

20


ควรเปดใหผรวมกจกรรมเขารวมกอนการเรมกจกรรมอยางนอย 30 นาท เพอเตรยมความพรอมกอนการเขารวม เชน ดาวนโหลดไฟลเอกสารจากผจดกจกรรม หรอ การดวดโอแนะนาเกยวกบเนอหาของกจกรรม เปนตน

หากเกดปญหาไมไดยนเสยงหรอแสดงภาพการแชรหนาจอ ใหทานออกจากกจกรรมแลวเขารวมกจกรรมใหม

หากเกดเสยงสญญาณรบกวนระหวางการประชมอาจเกดจากมอปกรณคอมพวเตอรหรออปกรณพกพาทเขารวมกจกรรมอยใกลกน ใหทานใสอปกรณหฟงแทนการใชเสยงออกจากลาโพงเพอรบกวนการเกดสญญาณรบกวนดงกลาว

หากมการขาดหายของสญญาณภาพและเสยงใหตรวจสอบอนเทอรเนตของทานวาสามารถใชงานไดตามปกตหรอไม หากอนเทอรเนตของทานยงสามารถใชงานไดตามปกตไหทานออกจากจกรรมแลวจงเขามารวมกจกรรมใหม

สาหรบการปรบตงคาระหวางการจดกจกรรม ผควบคมกจกรรมสามารถปรบตงคาไดทเมนหลกและเลอก Participant สาหรบกาหนดคาใหกบ วทยากร/ผรวมบรรยาย (Panelists) หรอ ผเขารวมกจกรรม (Attendees)

สาหรบการคางภาพวทยากรบนหนาจอกอนการเรมกจกรรม อาจจะประยกตใชกบโปรแกรมบรหารจดการกลองอน ๆ เชน WebcamMax หรอ Manycam เปนตน

ในการเผยแพรสญญาณภาพและเสยงออกจากหนาจอหลก (Host) อาจจะใชอปกรณเสรมในการสลบ

หนาจอดวยเครองสลบสญญาณภาพและเสยง (Switcher) ทจะชวยอานวยความสะดวกใหกบผดแลระบบในการควบคมภาพและเสยงไดอกชองทางหนง

ขอสงเกตหากเกดปญหาระหวางการเขารวมกจกรรม

คู่มื อการใช้งาน webex event4 ค ม อการใช งาน...

Documents