บทที่ 4...

บทท 4 หลกการจดทาเอกสารของระบบสารสนเทศ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ความหมายเอกสารของระบบสารสนเทศ

เปนเอกสารทอธบายถงเสนทางการไหลของเอกสาร

ประเภทของเอกสารทใช กระบวนการปฏบตงานตางๆในองคกร

เปนเครองมอสาคญสาหรบใชในการพฒนาระบบ ประเมน

ประสทธภาพในการควบคมภายใน


ความสาคญของเอกสารของระบบสารสนเทศ

เอกสารของระบบสารสนเทศทางการบญชเปนสงสาคญตอ

องคกรทกประเภทเนองจากสามารถใชเปนสอในการตดตอสอสาร

และใหขอมลตางๆ ตอองคกร ทงแสดงใหเหนถงเสนทางเดนของ

เอกสารหรอขอมลตางๆจากจดเรมตนถงจดสนสดของระบบ

แหลงจดเกบเอกสารและขนตอนการทางานของหนวยงานตางๆ


การจาแนกเอกสารของระบบสารสนเทศ

1. แผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagrams)

2. แผนผงงาน(Flowchart)

* ผงทางเดนเอกสาร(Document flowchart)

* ผงงานระบบ (System Flowchart)

* ผงงานโปรแกรม(Program flowchart)

* ผงงานโครงสราง (Structure charts)


แผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagrams)

เปนแผนภาพทนกวเคราะหใชเพอทาความเขาใจของระบบ

สารสนเทศเพอพฒนาระบบใหม

อธบายถงการไหลของขอมลภายในองคกร ระหวางการ

ประมวลผล แหลงเกบขอมล จดเรมตนและจดสนสดของขอมล

สามารถแสดงกระบวนการปฏบตงานไดหลายระดบตงแต

ภาพรวมของกระบวนการปฏบต เปนการเขยนในระดบท

เรยกวา “Context Diagram” และแตกออกมาเปนระดบทม

รายละเอยดมากขน เปนระดบ 0 ระดบ 1 ระดบ 2 ตามลาดบ


แผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow Diagrams)

ความละเอยดของขอมลมากนอยเพยงใดนนขนอยกบความ

ตองการของผ ใช

ในแผนภาพการไหลของขอมลไมสามารถระบกระบวนการ

ปฏบตงานวาใครหรอหนวยงานไหนเปนผปฏบต และจดเกบ

ขอมลไวในสอชนดใด


สญญลกษณการเขยนแผนภาพการไหลของขอมล

(Data Flow Diagrams)


วธการเขยนแผนภาพการไหลของขอมล

1. ทาความเขาใจกบระบบงานและลกษณะงานภายในองคการ

2. เขยนแผนภาพการไหลของขอมลฉบบราง และตรวจสอบความ

ถกตอง

3. เขยนแผนภาพการไหลของขอมลทาฉบบจรง โดยนาขอมลท

ไดมาเขยนในระดบ Context Diagram ภาพรวมของกระบวนการ

ปฏบตงานและไมตองระบหมายเลขไวในสญลกษณ

4. หลกเลยงการเขยนเสนทางการไลของขอมลตดกนหรอทบกน



5. การเขยนแผนภาพแผนภาพการไหลของขอมลใหเขยนจากซาย

ไปขวาและจากบนลงลาง

6. อธบายรายละเอยดของกระบวนการปฏบตทซบซอนโดยแตก

กระบวนการปฏบตงานในระดบ Context Diagram ออกเปน

กระบวนการปฏบตงานในระดบยอยซงกระบวนการปฏบตงานใน

ระดบยอยนนในสญลกษณของกระบวนการปฏบตมหมายเลข

กากบระบถงระดบยอยแตละดบ



เชน ระดบ 0 จะระบหมายเลขไวในสญลกษณคอ1.0 ,2.0 ,3.0 ซง

หมายเลข 1 2 3 แสดงถงลาดบของกระบวนการปฏบตงาน สวน

หมายเลข 0 หลงทศนยมคอระดบของแผนภาพการไหลของขอมล

และถาตองการอธบายรายละเอยดเพมเตมใหแตกจากระดบ 0

ออกเปนระดบ 1 เชน 1.1 ,1.2 .1.3 ระดบ 2 เชน 1.11,1.12, 1.13ม

2.11, 2.12, 2.13 เปนตนและระดบ 3และระดบถดไปใชหลกการ

เดยวกน


ตวอยางระบบงานของวงจรรายได

ตารางขนตอนงาน


DFD ระดบ Context Diagram: วงจรรายได

วงจรรายไดประกอบดวยขนตอนงานหลก 4 ขนตอน

ขนตอนท 1.0 รบการสงซอจากลกคา

ขนตอนท 2.0 จดสงสนคาใหลกคา

ขนตอนท 3.0 แจงหนและเรยกเกบเงนจากลกคา

ขนตอนท 4.0 เกบเงนชาระหนจากลกคา


DFD Level 0: วงจรรายได


ขนตอนท 1.0 รบการสงซอจากลกคา

ประกอบดวยขนตอนยอย 4 ขนตอน

ขนตอนท 1.1 รบคาสงซอ

ขนตอนท 1.2 ตรวจสอบลกคา

ขนตอนท 1.3 ตรวจสอบสนคาคงคลง

ขนตอนท 1.4 จดทาใบสงขาย


DFD Level 1: ขนตอนท 1.0


ขนตอนท1.1-1.2 เมอกจการไดรบการสงซอจากลกคา จะทาการ

ตรวจสอบวาลกเกาหรอใหม หากเปนลกคาใหมจะถกตรวจสอบสถานะทางการ

เงน หากเปนลกคาเกา กจการกจะตรวจสอบวามวงเงนซอเชอเทาไหร ถายงม

วงเงนเชอเหลอเพยงพอ กจะดาเนนการขนตอนท 1.3 ตอไป

ขนตอน 1.3 ตรวจสอบสนคาทลกคาสงวามเพยงพอทจะจดสงใหลกคา

ตามเวลาทกาหนดหรอไม หากไมเพยงพอกตองแจงลกคา แตรอสนคาทจะผลต

ใหมและมคาสงซอเพมเตมภายหลง หรอตดสนใจยกเลกการสงซอ หากมสนคา

เพยงพอกจะดาเนนการขนตอนท 1.4 ตอไป

ขนตอน 1.4 เมอตรวจสอบลกคาและตรวจสอบสนคามไวขายเรยบรอย

แลว พนกงานจะจดทาใบสงขาย ซงเปนเอกสารสาคญ ของระบบการสงขาย

ใบสงขายมกจะถกจดทาขนหลายชด สงไปยงหนวยงานตางๆทเกยวของ


ภาพ 16 DFD Level 1: ขนตอนท 2.0

ขนตอนท 2.0 ประกอบดวยขนตอนงานยอย 2 ขนตอนไดแก

ขนตอนท 2.1 หยบสนคาและบรรจหบหอ

ขนตอนท 2.2 จดสงสนคา


ขนตอนท 2.1 ใบสงขายจากฝายขายชดทสงมาทคลงสนคามกถกเรยกวาใบ

หยบสนคา พนกงานในคลงสนคาจะทาการหยบสนคาออกจากทเกบ จดสงใบหยบ

สนคา พรอมทงสนคาสงใหฝายจดสงสนคา

ขนตอนท 2.2 ฝายจดสงสนคาเมอไดรบใบสงขายจากฝายขายกจะเกบรอไว

จนไดรบสนคาและใบหยบสนคาทหยบสนคาแลวจากคลงสนคา จงนาใบสงขาย ใบ

หยบสนคา และสนคามาเปรยบเทยบวาถกตองตรงกน แลวจงจดทาเอกสารเกยวกบ

การสงสนคา

เมอจดเตรยมเอกสารเสรจกจะสงมอบสนคาทพรอมขนสง ใบตราสงสนคา

และใบบรรจหบหอใหบรษทรบจดสงสนคา เพอดาเนนการขนสงไปใหลกคาตอไป.


2. แผนผงงาน(Flowchart)

เปนเทคนคทใชอธบายขนตอนการประมวลผลขอมลรายการ

คาและทางเดนเอกสารหรอขอมลในระบบสารสนเทศ

สาหรบในงานดานบญชเรมจากผตรวจสอบภายในนาผงงาน

มาใชเพอทาความเขาใจกระบวนการทางธรกจในการตรวจสอบ

การดาเนนงานของธรกจ

ผสอบบญชนาผงงานมาใชเปนเครองมอในการวเคราะหการ

ควบคมภายในบรษทลกคาทเขาตรวจสอบ


2. แผนผงงาน(Flowchart) (ตอ)

ขอด

นาเสนอเปนภาพทาใหเขาใจงายและรวดเรว

ผสอบบญชและผบรหารสามารถใชผงงานเปนเครองมอใน

การปรกษาหารอหรอแลกเปลยนความคดเหนกน

ขอเสย

ผอานไมคนเคยกบสญลกษณตางๆทใชในการเขยนกยากท

เขาใจในผงงานทเขยน


สญลกษณมาตรฐานทใชสาหรบการเขยนผงงาน เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

สญลกษณมาตรฐานทใชสาหรบการเขยนผงงาน


แผนผงงานทางเดนเอกสาร (Document Flowcharts)

แสดงใหเหนภาพการปฏบตงานของหนวยงานทจดทา

เอกสาร สงตอไปยงหนวยงานไหนบาง เพอวตถประสงคใด มการ

ควบคมอยางไร มการจดเกบเอกสารไวทไหน หรอถกทาลายทงไป

สามารถตดตามเอกสารจากจดเรมตนถงจดสนสดในการปฏบตงาน

ได และเปนเครองมอสาคญใชสาหรบการวเคราะหระบบการ

ควบคมภายในหรอเรยกอกชอหนงวา ผงการควบคมภายใน

(internal control Flowcharts) ซงผสอบบญชและนกบญชนยมใช

ในปจจบนเพอหาจดออนและการขาดประสทธภาพของการควบคม

ภาพในและการจดทารายงาน


วธการเขยนแผนผงงานทางเดนเอกสาร

1. ทาความเขาใจกบระบบงาน ลกษณะงานภายในองคการและ

ระบชอหนวยงานทเกยวของกบกระบวนปฏบตงาน

2. เขยนแผนผงงานเอกสารฉบบราง และตรวจสอบความถกตอง

3. เขยนแผนภาพการไหลของขอมลทาฉบบจรง

4. การเขยนแผนผงงานเอกสารจากบนลงลางหรอจากซายไปขวา

5. เขยนหวลกศรทกครงเพอแสดงเสนทางการไหลของเอกสาร

6. ระบชอ เลขทสาเนาของเอกสารหรอรายงาน ลงในสญลกษณ

ของเอกสาร และเอกสารตนฉบบใหใสหมายเลข 1


วธการเขยนแผนผงงานทางเดนเอกสาร

7. ระบชอกระบวนการปฏบตงานลงในสญลกษณของกระบวนการ

ปฏบตงาน

8. ใชสญลกษณการเชอมตอในหนากระดาษแผนเดยวกนหรอเชอมตอ

ระหวางหนากระดาษเพอหลกเลยงกบการตดกนของทางเดนของเอกสาร

รวมทงใหระบตวอกษรในสญลกษณการเชอมตอ

9. ใชสญลกษณการอธบายขอมลเพมเตมเพออธบายกจกรรมทไมชดเจน

ตวอยาง

การเขยนผงงานเอกสารของกระบวนการทารายงานทางการ

เงน โดยเรมจากพนกงานฝาย A จดทาเอกสาร “ป” 3 ฉบบ โดย

ตนฉบบของเอกสาร “ป” สงใหลกคา สาเนาเอกสาร “ป” ฉบบท 2

เกบไวในแฟมเอกสารทฝาย A โดยจดเรยงตามเลขท สวนสาเนา

เอกสาร “ป” ฉบบท 3 สงไปยงฝายบญช หลงจากฝายบญชไดรบ

สาเนาเอกสารแลวจะบนทกรายการคาลงในสมดบญชแยกประเภท

และจดเกบเอกสาร “ป” ไวในแฟมเอกสารทฝายบญชโดยจดเรยง

ตามเลขทของเอกสาร “ป” สวนงานขนตอไปของฝายบญชคอการ

จดทางบทดลองและรายงานทางการเงนเพอสงใหแกผ ใช


ตวอยางแผนผงงานเอกสารของกระบวนการทารายงานการเงน เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนผงงานระบบ

ใชคอมพวเตอรเปนเครองมอในการปฏบตงาน และได

อธบายถงความสมพนธระหวาง สวนนาเขาขอมล การประมวลผล

และผลลพ ธ ท ไ ดจากการประมวลผล และทาใ หทราบถ ง

กระบวนการปฏบตงานทงหมดตงแตเรมแรกถงสนสดกระบวนการ

วามใครเกยวของบาง และผลลพธทไดจดเกบไวทใด ขอมลท

นาเขามอะไร ผลลพธทไดจากการประมวลผลเปนรปแบบใด


วธการเขยน

1. ทาความเขาใจกบระบบงาน ลกษณะของงานภายในองคการ

และเลอกสญลกษณทจะใชเขยนผงงานระบบใหเหมาะสม

2. เขยนแผนผงงานระบบฉบบราง และตรวจสอบความถกตอง

3. เขยนแผนผงงานระบบฉบบจรง

4. เขยนทศทางการไหลของกระบวนการปฏบตงานจากบนลงลาง

หรอจากซายไปขวาโดยหวลกศรระบทศทางการเขยนผงงาน และหลกเลยง

การตดกนของเสนทางการไหลของกระบวนการปฏบตงาน

5. ใชสญลกษณการเชอมตอในหนากระดาษแผนเดยวกนหรอ

เชอมตอระหวางหนากระดาษเพอหลกเลยงกบการตดกนของเสนทางการ

ไหลของกระบวนการปฏบตงาน



6.ใชสญลกษณเดมสมาเสมอตลอดการเขยนผงงานระบบ

7. เขยนคาอธบายสนๆ ไวในสญลกษณ และควรวาดสญลกษณใหม

เนอทเพยงพอทจะเขยนคาอธบาย

8. ใชกฎของ “Sandwich Rule “ ในกระบวนการประมวลผล ซงกฎน

กาหนดวา สญลกษณการประมวลผลจะตองอยระหวางสญลกษณการนาเขา

และสงออก (Input Process Output)

9. ถามสาเนาเอกสารหรอรายงานใหระบชอ เลขทสาเนาของเอกสาร

หรอรายงาน ลงในสญลกษณของเอกสารไวบนมมบนขวามอของสญลกษณ

และเอกสารตนฉบบใหใสหมายเลข 1

10. เขยนสญลกษณการอธบายขอมลเพมเตมเพออธบายกจกรรมท

ไมชดเจน


ตวอยาง

การเขยนผงงานระบบแสดงใหเหนกระบวนการจดทารายงาน

ทางการเงน โดยเรมจากฝาย ABC นาเอกสาร B” มาบนทกขอมลผาน

เครองเทอรมนล ขณะทมการบนทกขอมลนนระบบจะมการตรวจสอบความ

ถกตองของขอมลทนาเขาและถาพบวามรายการผดพลาดเกดขน รายการท

ผดพลาดจะแสดงใหเหนทางจอภาพของเครองเทอรมนล หลงจากทได

ตรวจสอบความถกตองแลวกจะบนทกเขามลไปเกบไวทแฟมขอมลรายการ

คา ตอมาจะนาขอมลจากแฟมขอมลรายการคาไปปรบปรงรายการกบ

ขอมลในแฟมขอมลหลกของบญชแยกประเภทเมอปรบปรงเสรจเรยบรอย

แลวกจดพมพงบการเงนเพอสงตอใหแกผ ใช สาหรบเอกสาร “B” จดเกบไว

ในแฟมเรยงตามเลขท สวนแฟมขอมลรายการและแฟมขอมลหลกของบญช

แยกประเภทไดจดเกบในจานแมเหลก


แผนผงงานของโปรแกรม

• แสดงขนตอนการทางานตามลาดบขนของชดคาสงงาน (Computer

Program)และอธบายขนตอนการทางานยอยของการประมวลผลของ

ผงงานระบบ ซงสามารถแสดงความสมพนธระหวางแผนผงงานระบบ

และผงงานโปรแกรม สาหรบนกบญชใชผงงานโปรแกรมเปรยบเทยบ

กบชดคาสงงานทใชจรงเพอประเมนประสทธภาพการควบคมภายใน

ของระบบงานและใชในการตรวจสอบในการปฏบตงานจรงตามกรอบ

แนวคดทกาหนดไวเบองตนหรอไม



1. ทาความเขาใจกบกระบวนการปฏบตงานในระบบงาน

2. เขยนแผนผงงานโปรแกรมฉบบราง และตรวจสอบความ

ถกตอง

3. เขยนแผนผงงานโปรแกรมฉบบจรง

4. เขยนทศทางกระบวนการทางานจากบนลงลางหรอจากซายไป

ขวาโดยหวลกศรระบทศทางการเขยนผงงาน

5.ใชสญลกษณเดมอยางสมาเสมอตลอดการเขยนผงงาน

โปรแกรม

7. เขยนคาอธบายสนๆ ไวในสญลกษณ และควรวาดสญลกษณ

ใหมเนอทเพยงพอทจะเขยนคาอธบาย


ตวอยาง

การเขยนผงงานโปรแกรมของกระบวนการปรบปรงขอมลใน

แฟมขอมลหลกของบรษทลกคา โดยเรมตนจากการอานขอมลนาเขาคอ

ใบแจงหน คานวณยอดลกหนตามใบแจงหนและนายอดลกคาทคานวณ

ไดมาบวกกบยอดลกหนเดมทคางชาระ หลงจากนนบนทกยอดรวมลกหนท

คานวณไดใหมปรบปรงลงในแฟมขอมลหลกของลกคา จนถงใบแจงหนใบ

สดทายจงหยดปฏบตงาน


ความสมพนธระหวางแผนผงระบบและแผนผงงานโปรแกรม เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

แผนผงโครงสรางการปฏบตงาน

แสดงถงความสมพนธของการปฏบตงานตามลาดบชนของ

โมดล (Module)ดงน

* ระดบบนสด อธบายภาพรวมโครงสรางโปรแกรม

โมดลของการปฏบตงานในระบบ

* ระดบทสอง ขยายภาพกระบวนการปฏบตงานของ

โปรแกรมโมดลระดบบนสดโดยแบงเปนโมดลยอย (Sub Module)

* ระดบทสาม ขยายภาพกระบวนการปฏบตงานของ

โปรแกรมโมดลระดบทสองและเปนแบบนเรอยไปในโมดลยอย

ระดบลางทตอจากระดบทสาม


เขยนความสมพนธตามลาดบชนของโมดล จะเขยนใน

ทศทางจากบนลงลาง และจากซายไปขวา

ปจจบนบรษทหลายแหงนยมใชเปนเครองมอในการพฒนา

โปรแกรมในระบบงานแทนการใชผงงานโปรแกรม


แผนผงโครงสรางการปฏบตงาน

ตวอยาง

แผนภมโครงสรางของการปฏบตงานการปรบปรง

แฟมขอมลหลกโดยระดบบนสดของแผนภมโครงสรางของการ

ปฏบตงานการปรบปรงแฟมขอมลหลก โมดลยอยในระดบท 2 ซง

ขยายภาพโมดลในระดบบนสดจะประกอบไปดวยโมดลของการเปด

แฟมขอมล โมดลของการประมวลผล โมดลปดแฟมขอมล สวน

โมดลยอยในระดบท3 เปนสวนขยายภาพโมดลในระดบท 2

ประกอบไปดวย โมดลอานขอมล โมดลการคานวณขอมล และ

โมดลการบนทกขอมล


แผนภมโครงสรางของการปฏบตงานการปรบปรงแฟมขอมลหลก


แบบฝกหดทายบท

1. อธบายและยกตวอยางแผนภาพการไหลของขอมล (Data Flow

Diagrams)

2. อธบายและยกตวอยางแผนผงงานแตละประเภท (Flowchart)

3. Data Flow Diagrams มสญลกษณกสญลกษณ อะไรบาง

4. ระดบ context diagram ไมมสญษณใดบาง

5. อธบายความสมพนธระหวางแผนผงระบบและแผนผงงานโปรแกรม


บทที่ 4...

Documents