บทท 10

การจดระบบสารสนเทศเพอการบรหารจดการ

ปจจบนการน าเทคโนโลยสารสนเทศมาใชกนมากขน ในระดบสถาบนการศกษามการพฒนา

ระบบสารสนเทศเพอใชในการบรหารมากขน โดยเฉพาะในยคของการปฏรปการศกษา โดยมงหวงในการปฏรปการศกษาประสบความส าเรจในพฒนาคณภาพของผเรยนตามเปาหมายของการปฏรปการศกษา อยางมประสทธภาพสงสดการเตรยมการพฒนาระบบสารสนเทศ การพฒนาระบบสารสนเทศเปนกระบวนการวเคราะหและออกแบบระบบการจดหา การตดตงการประเมนระบบ ตลอดจนก าหนดแนวทางในการพฒนาระบบสารสนเทศในอนาคต เพอใหสามารถด าเนนงานอยางมประสทธภาพ การพฒนาระบบสารสนเทศเพอใชในสถานศกษาทงการบรหาร การเรยนการสอน และการบรการจะขนอยกบผบรหารเปนส าคญเพอใหการด าเนนงานเตรยมความพรอมในการพฒนาระบบสารสนเทศในสถานศกษาประสบความส าเรจ

สถานศกษาทมระบบสารสนเทศทสมบรณ ครบถวน เปนปจจบนเรยกใชไดสะดวกและตรงตามความตองการ จะท าใหสถานศกษานนสามารถด าเนนการพฒนา คณภาพของการจดสถานศกษาไดอยางมประสทธภาพและสรางความมนใจตงอยบนรากฐานของหลกวชาหลกฐาน ขอเทจจรงตรวจสอบไดมกระบวนการวเคราะห มความเปนเหตเปนผล ซงระบบสารสนเทศสามารถน าไปประกอบการตดสนใจในการวางแผนด าเนนการพฒนาแนวความคดและสรางทางเลอกใหม ๆ ได

8.1 ความหมายของขอมล สารสนเทศและระบบสารสนเทศ

ค าวา ขอมล มนกการศกษาหลายทานไดใหค าจ ากดความไวหลายทศนะ แตกมความหมายคลายคลงกน ดงน

จตตมา เทยมบญประเสรฐ (2544, 3) กลาววา ขอมล เปนขอเทจจรง หรอความเปนจรงท

อธบายถง วตถ สงทจบตองได หรอเหตการณตาง ๆ ทมอยทวไปในชวตประจ าวนในการท างาน ในสงคมในรปตวอกขระ (Character) ตวเลข (Number) เสยง (Voice) ภาพกราฟก (Graphic) ภาพลกษณ (Image) ภาพเคลอนไหว (Video) หรอมลตมเดย (Multimedia) เปนขอเทจจรงทเราสนใจแลวท าการเกบรวมไวแตยงไมมการจดเรยบเรยงหรอยงไมมการวเคราะหขอมลทเกบไวท าใหไมสามารถน าไปใชประโยชนได

บรซ และกรดนทสก (Burch & Grudnitski, 1979, 4 - 5. อางถงใน ปทมพร อยคง, 2544, 17) ใหความหมายของขอมลวาเปนตวเลข ภาษา สญลกษณตาง ๆทใชแทนคน สตว สงของหรอความคด ลกษณะของขอมลจะเปนขอเทจจรงทไมถกปรงแตงและไมเกยวของกน

194

ทพวรรณ หลอสวรรณรตน (2547, 8) ไดกลาววา ระบบสารสนเทศสรางขนมาเพอ จดมงหมายหลายประการ จดมงหมายพนฐานประการหนงคอ การประมวลขอมล (Data) ใหเปนสารสนเทศ (Information) และน าไปสความร (Knowledge) ทชวยแกปญหาในการด าเนนงานใหความหมายของขอมลในหลายมมมอง ดงน

1. ขอมล คอ ขอเทจจรงหรอการอธบายปรากฎการณอยางใดอยางหนง 2. ขอมล คอ ค าอธบายพนฐานเกยวกบสงของเหตการณ กจกรรมหรอธรกรรม ซงไดรบ

การบนทก จ าแนกและเกบรกษาไว โดยยงไมไดเกบใหเปนระบบ เพอทจะใหความหมายอยางใด อยางหนงทแนชด

3. ขอมล คอ ขอเทจจรงทแทนเหตการณทเกดขนภายในองคการหรอสงแวดลอมทางกายภาพกอนทจะมการจดระบบใหเปนรปแบบทคนสามารถเขาใจและน าไปใชได

จากความหมายของขอมล ทกลาวมาแลวขางตนพอสรปไดวา ขอมล หมายถง ขอเทจจรง

ซงอาจเปนตวเลข ตวหนงสอ หรอสญลกษณทยงไมไดจดเปนระบบ ขอมลยงเปนทรพยากรทส าคญ สามารถน ามาใชประกอบการตดสนใจได

8.2 สารสนเทศ

ค าวา สารสนเทศ มนกการศกษาหลายทานไดใหค าจ ากดความไวหลายทศนะ แตกมความหมายคลายคลงกน ดงน

เดวด (Davis Gordon B, 1985. อางถงใน ทองอนทร วงศโสธร, 2537, 8) ใหความหมาย

ของสารสนเทศไววา สารสนเทศ หมายถง ขอมลทน ามาเปลยนแปลงสภาพในรปทมความหมายตอผรบและมคณคาทแทจรงหรอคณคาทมองเหนตอการตดสนใจในปจจบนหรอการตดสนใจในอนาคต

ฮสเซน (Hussain, 1990, 489 - 502, อางถงใน มณเฑยร นาคทองอนทร , 2542, 10)กลาวถง สารสนเทศไวพอสรปไดวา สารสนเทศ คอ ขอมลทถกเลอกมาเปลยนแปลงสภาพเพอใหมความหมาย

กทรค และรด (Guthric and Reed อางถงใน มณเฑยร นาคทองอนทร , 2542, 10) ไดกลาวถงสารสนเทศไววา สารสนเทศ คอ ขอมลชดหนงซงมความหมายเกยวของกบปญหาหรอค าถามอยางใดอยางหนง

เกรยงศกด พราวศร (2544, 1) กลาววา สารสนเทศ คอ ขอมลทไดผานการประมวลผลหรอการวเคราะหแลวอยในรปแบบทมความสามารถน าไปประกอบการตดสนใจในเรองตาง ๆ ไดตามวตถประสงค

สภาพร พศาลบตร และนารรตน หวงสนทราพร (2544, 27) สารสนเทศ เปนขอมลทรวบรวมไวแลวไดรบการเรยบเรยง ท าการวเคราะห ประมวลผล หรอผสมผสานขอเทจจรงตาง ๆ เขาดวยกน อนเปนกระบวนการในการเพมคณคาใหกบขอมลนน ๆ เพอท าใหขอมลนนมความหมายสามารถน าไปใชประโยชนได

195

ส านกงานคณะกรรมการการประถมศกษาแหงชาต (2544, 12) ใหความหมายของสารสนเทศ วาเปนขอมลทผานการตรวจสอบแลว เปนการประมวลผลและวเคราะหขอมล การเปรยบเทยบผลการด าเนนงาน ตงแตเรมด าเนนงานและจดท าใหอยในรปแบบทพรอมจะน าไปใชไดอาจอยในรปแบบตาง ๆ ตามความเหมาะสม เชน แผนภม แผนผง ทงนเนอหาสาระของสารสนเทศทน าเสนอมความถกตองตรงกบความเปนจรง ตรงตอความตองการของผใชมความสมบรณ ครอบคลมเพยงพอตอการตดสนใจ ใชงายมความชดเจน ไมยงยากซบซอน ดงดดความสนใจของผพบเหนใหมความตองการใช และสามารถจดเปนระบบไดตงแตการเตรยมการจดเกบขอมล การประมวลผลและการวเคราะหขอมล การน าไปใชประโยชน การปรบแกใหเหมาะสม ปรบเปลยนไปใชไดในหลากหลายสถานการณ

จากความหมายของ สารสนเทศ ทกลาวมาแลวขางตนพอสรปไดวา สารสนเทศ หมายถง ความร เรองราว ขอมลขาวสาร ทมการบนทกและจดการตามหลกวชาการ เพอเผยแพรและเพอใชประโยชนในการพฒนาดานตาง ๆ ทงในสวนบคคลและสงคม สารสนเทศเปนสวนส าคญสวนหนงของการด าเนนชวต การไดรบสารสนเทศทถกตองในเวลาอนรวดเรว ทนตอเหตการณ ยอมสงผลใหสามารถแกปญหาไดและสามารถด ารงชวตไดอยางมประสทธภาพ บคคลจงมความตองการสารสนเทศ เพอเปนกลจกรส าคญในการปฏบตงานใหบรรลวตถประสงคทก าหนดไว 8.3 ระบบสารสนเทศ

ค าวา ระบบสารสนเทศ มนกการศกษาหลายทานไดใหค าจ ากดความไวหลายทศนะ แตกมความหมายคลายคลงกน หลายทานดงน

มณเฑยร นาคทองอนทร (2542, 11) กลาววา ระบบสารสนเทศ หมายถง วธการจดระบบ

ขอมลทยงไมสามารถน าไปใชประโยชนไดใหสามารถน าไปใชประโยชนในการตดสนใจ หรอการด าเนนงานของหนวยงานไดตามตองการ

แฮกซเวอร (Haksever, et al. 2000, 164 อางถงใน ยรรยงค อมพวา และคณะ, 2540, 15) กลาววา ระบบสารสนเทศ เกดจากกจกรรมพนฐาน 3 กจกรรม คอ การน าเขาของตวปอน (Input) กระบวนการ (Process) และผลผลต (Output) สารสนเทศเปนผลผลตของระบบขอมลจะถกเปลยนเปนสงทมความหมายการเปลยนขอมลใหเปนสารสนเทศเปนหนาทของสวนทเรยกวากระบวนการ

เกรยงศกด พราวศร (2544, 3 - 4) ระบบสารสนเทศ หมายถง ระบบทจดตงขนเพอรวบรวมจดเกบและใชสารสนเทศสนองความตองการของหนวยงาน การจดเกบเปนไปอยางเปนระบบ ความเจรญกาวหนาทางเทคโนโลยไดเขามามบทบาทตอมนษยเปนอยางมาก ระบบสารสนเทศ จงเปนสงส าคญประการหนงทจะชวยใหองคการสามารถด าเนนการไปไดอยางมประสทธภาพ เพราะนอกจากจะใชในการวางแผนการด าเนนงานและประกอบการตดสนใจแลว ยงสามารถเปนเครองชน าในการด าเนนงานตาง ๆ ไดตามวตถประสงค

196

จากความหมายของ ระบบสารสนเทศ ทกลาวมาแลวขางตนพอสรปไดวา ระบบสารสนเทศ หมายง การจดกระท าขอมล สารสนเทศเพอใหสามารถเรยกใชขอมลไดอยางรวดเรวและสะดวกโดยทผใชไมตองเดนทางไปหาขอมลอก เพยงแตตองน าขอมลทตองการใชมาเกบไวใหเปนระบบขอมล ตาง ๆ ทจดเกบนนจะสมบรณตองผานกระบวนการจดเกบทมคณภาพ 8.4 ความส าคญของสารสนเทศ

ความส าคญของสารสนเทศ มนกการศกษาหลายทานไดกลาวถงความส าคญของสารสนเทศ ไวหลายทศนะ ดงน

สานตย กายาผาด (2542, 129) การบรหารการศกษาจ าเปนตองสอดคลองกบสภาพ

เศรษฐกจและสงคมทเปลยนแปลงอยตลอดเวลา ผบรหารการศกษาจงตองใชขอมลสารสนเทศทมความรวดเรวทนเหตการณ เพอชวยในการตดสนใจ

ดงนน ตองมการพฒนาองค ความรดานการจดระบบสารสนเทศในหนวยงานอยตลอดเวลาแตความส าคญของสารสนเทศนนมมาก มสวนชวยในการตดสนใจใหเปนไปอยางมประสทธภาพในทางตรงกนขาม หากผปฏบตงาน หรอผบรหารไมสนใจน าขอมลสารสนเทศไปใชประกอบการตดสนใจ การปฏบตงานจะไมแตกตางกบการลองผดลองถกและตองเสยงตอความผดพลาดทจะเกดสง (กรมวชาการ, 2544, 8)

จตตมา เทยมบญประเสรฐ (2544, 10) ไดกลาวถง ความส าคญของสารสนเทศทจ าเปนตอผบรหารวาผบรหารระดบสงจะใชขอมลสารสนเทศเพอสนบสนนการตดสนใจ การวางแผน การด าเนนงานหรอใชในการแกปญหาตาง ๆ ทเกดขน

กมล ภประเสรฐ (2547, 77 – 80) ปจจบนทางการศกษามองเหนความส าคญของระบบขอมลและสารสนเทศมากขน เพราะวาระบบนมสวนส าคญยงตอการตดสนใจในการด าเนนงานตาง ๆ ชวยการตดสนใจใหถกตอง วางแผนการด าเนนการไดเหมาะสมเกดผลทดตอการพฒนาการศกษาระบบขอมลสารสนเทศมแนวคดทเกยวของและมภารกจในการบรหารขอมลและสารสนเทศหลายประการ ดงตอไปน

1. ระบบขอมลและสารสนเทศทางการศกษา หมายถง ระบบด าเนนงานในการรวบรวมขอมล วเคราะห จดเกบ การใชขอมลและสารสนเทศใหเปนประโยชนตอครอาจารยผบรหาร ผเรยนชมชนและหนวยงานตาง ๆ ดงนน จงมขนตอนในการด าเนนงาน เชนเดยวกบงานอน ๆ ไดแก มการวางแผน การด าเนนงาน และการประเมนผล

2. ขอมลสารสนเทศทมคณภาพ จะตองมความถกตอง ทนตอสภาพความเปนจรงในปจจบนและตรงกบความตองการใชประโยชนในการวางแผนการด าเนนงาน ระบบขอมลและสารสนเทศ จงตองค านงถงแหลงขอมลทเชอถอได การรวบรวมขอมลอยางสม าเสมอในชวงทเหมาะสมทจะน าไปประมวลผลจดเกบและน าไปใชและตองตระหนกถงความเปลยนแปลงตาง ๆ ทเกดขน อนมผลใหขอมลเปลยนแปลงไป

197

3. ขอมลสารสนเทศทางวชาการทมความตองการสง ไดแก ขอมลและสารสนเทศทเกยวกบหลกสตร การเรยนการสอน การประเมนผลการเรยนและการพฒนาบคลากร ดงน

1. ดานหลกสตร ตองการจดเกบและประมวลผลขอมล เชน 1.1 สภาพแวดลอมของชมชน ไดแก สภาพทางภมศาสตร ภมประเทศ ภมอากาศ

ทรพยากรธรรมชาตตาง ๆ ระบบนเวศวทยา มลภาวะ 1.2 สภาพทางเศรษฐกจของชมชน ไดแก อาชพ รายได (ฐานะ) ความเปนอย ศาสนา

การด าเนนชวต บรษท หางราน เขอน แหลงพลงงาน 1.3 สภาพทางสงคมของชมชน ไดแก ขอมลพนฐานดานประชากร การศกษา

ความสมพนธและบคคลในชมชน ฐานะทางสงคม ประวตความเปนมา ประเพณ วฒนธรรม คานยมตาง ๆ สถานทส าคญ ไดแก สถานทส าคญทางศาสนา ทางประวตศาสตร แหลงทองเทยว

1.4 หลกสตรแกนกลาง สาระของหลกสตรทสถานศกษาจดท าและหลกสตรของสถานศกษาขนพนฐาน

1.5 สาระส าคญอน ๆ ในเอกสารประกอบหลกสตร 1.6 โครงการส าคญทเกยวกบการปรบปรงหลกสตรและการเรยนการสอน 1.7 ผลการใชหลกสตร

2. ดานการเรยนการสอน ตองการจดเกบและประมวลผลขอมล เชน 2.1 แหลงการเรยนรในชมชน 2.2 ปรชญาชาวบานผทรงคณวฒ ผมความสามารถพเศษในดานตาง ๆ ของชมชน 2.3 สอการเรยนการสอนในสถานศกษา 2.4 สอการเรยนการสอนใหม ๆ ทสถานศกษายงไมม 2.5 หลกการจดกจกรรมการเรยนการสอนพเศษ 2.6 เทคนควธการจดกจกรรมการเรยนการสอนในกลมสาระการเรยนรตาง ๆ 2.7 ระบบหองสมด (จ าแนกหนงสอตามกลมสาระการเรยนรแตละระดบชน) 2.8 ผลการวจยในชนเรยน

3. ดานการประเมนผลการเรยน ตองการจดเกบประมวลผลขอมล 3.1 ผลการประเมนกลมสาระการเรยนรตาง ๆ แตละระดบชน ชวงชน ปลายภาค

ปลายป ดวยเครองมอและวธการตาง ๆ 3.2 ผลการประเมนดานคณลกษณะอนพงประสงค 3.3 เครองมอ วธการ เทคนค เกยวกบการประเมนผลการเรยน

4. ดานพฒนาบคลากรตองการจดเกบและประมวลผลขอมล เชน 4.1 วฒการศกษาของบคลากร 4.2 ความถนด ความสนใจตอการจดกจกรรมการเรยนการสอน 4.3 ความตองการในการพฒนาตนเอง

กลาวโดยสรป สารสนเทศเปนหวใจของการบรหารเกอบทกขนตอน ไมวาองคการนนจะเปน

องคการทเลกหรอใหญ ลวนตองการระบบสารสนเทศทด เหมาะสมตอลกษณะการปฏบตงาน

198

ขององคการนนโดยเฉพาะสถานศกษาขนพนฐานทมหนาทในการจดการศกษาจ าเปนตองใช สารสนเทศทดมาประกอบการบรหารจดการดานการศกษา ใหบรรลถงหลกการและวตถประสงคทกดานของสถานศกษานน 8.5 คณสมบตของสารสนเทศทด

นกวชาการ นกการศกษา ไดกลาวถงคณสมบตทดมคณภาพของสารสนเทศไวอยางหลากหลาย ดงน

ชมพล ศฤงคารศร (2543, 59 - 61) กลาววา สารสนเทศทมคณคาและมประโยชนตอการ

ตดสนใจควรมลกษณะ ดงน 1. มความเทยง จะตองไมท าใหเกดความเขาใจผด (Mistake) และมขอผดพลาดตองชดเจน

และเทยงตรงซงจะสะทอนถงความหมายของขอมลทเปนรากฐานสารสนเทศจะตอง ถายทอดเปนภาพทถกตองใหกบผรบ เชน การน าเสนอดวยกราฟมากกวาเปนตาราง

2. ทนตอการใชงาน ผใชตองไดรบสารสนเทศเมอตองการในชวงเวลาทก าหนด เชน การรายงานคาความเบยงเบนจากมาตรฐานหลงจากทไดมการแกไข

3. ตรงตามความตองการ ตองสามารถตอบค าถามเหลานได เชน อะไร ท าไม เมอไร ทไหน อยางไร ซงตองสามารถตอบไดตรงประเดน

4. สมบรณครบถวน ตองแสดงถงขอมลทส าคญ ๆ เชน รายการทแสดงถงการลงทน จะตองมรายงานคาใชจายตาง ๆ ครบถวน

5. ความเชอถอไดสวนใหญขนอยกบวธการจดเกบและรวบรวม หรอขนอยกบแหลงทเชอถอไดของสารสนเทศนน ๆ

6. สะดวกตอการเรยกใช สามารถเรยกใชไดอยางสะดวกและรวดเรวตามรปแบบทก าหนด 7. ความปลอดภย ผทไมไดรบสทธจะไมสามารถดงสารสนเทศมาใชได 8. ความคมคา การจดหาสารสนเทศมาใชประโยชนจะตองคมคากบสงทเสยไป เชน เวลา

เงน 9. เพยงพอตอความตองการ ถาสารสนเทศยงยากซบซอนมมากเกนไปท าใหการตดสนใจไม

สามารถชชดไดวา สารสนเทศอะไรทมความส าคญและเปนประโยชนอยางแทจรง 10. ความยดหยน ตองสามารถน าสารสนเทศมาใชไดหลายวตถประสงค 11. ตรวจสอบได สามารถตรวจสอบไดวาสารสนเทศนนถกตองเพอใหเกดความมนใจทจะ

น าไปในการตดสนใจ

กรมวชาการ (2544, 9) แมจะยอมรบวาขอมลและสารสนเทศเปนสงจ าเปนและเปนเครองมอชน าในการบรหารและด าเนนงานทางการศกษาไดแตนนหมายถง ขอมลและสารสนเทศเหลานนจะตองมคณภาพทงในดานความถกตอง เชอถอได มความเปนปจจบน สามารถตอบสนอง

199

ผใชไดทนเหตการณ ดงนนการทจะสรางระบบสารสนเทศใหมคณภาพไดนน จงควรทจะตองค านงถงปจจยตอไปน

1. มการตรวจสอบความถกตอง (Verifiability) 2. มความถกตองแมนย า (Accuracy) 3. มความสมบรณและครอบคลม (Comprehensiveness) 4. มความชดเจน (Clarity) ไมตองตความ แตมความกะทดรดไดใจความ 5. มความเกยวของตรงตอความตองการของผใช (Relevance) 6. มความยดหยน (Flexibility) ปรบใชไดหลายสถานการณ 7. ใชไดงายและรวดเรว (Accessibility) 8. มการจดระบบตงแตการเตรยมขอมลน าเขา มการประมวลผลและสามารถน าผล

รายงานไดในเวลาททนตอเหตการณ (Timeliness) ศรไพร ศกดรงพงศากล (2547, 153 - 154) กลาวถง คณลกษณะของสารสนเทศทม

คณภาพวาสารสนเทศจะชวยใหผบรหารสามารถใชสารสนเทศนน ๆ ในการตดสนใจไดอยางม ประสทธภาพ คณลกษณะของสารสนเทศทดมคณภาพ ควรมลกษณะ ดงน

1. ถกตองแมนย า (Accurate) สารสนเทศทมความถกตองปราศจากขอผดพลาดอยางไร กตาม ถาขอมลทปอนเขาสระบบการประมวลผลไมถกตอง อาจกอใหเกดสารสนเทศทไมถกตองซงมกเรยกทว ๆ ไปวา GIGO (Garbage In Garbage Out)

2. สมบรณครบถวน (Complete) สารสนเทศทมความสมบรณตองประกอบดวยขอเทจจรงทส าคญอยางครบถวน ตวอยางเชน ใบรายงานผลการเรยนของนกเรยนแตละภาคการศกษาจะตองประกอบดวยผลการเรยน (เกรด) แตละรายวชาทลงทะเบยน พรอมทงเกรดเฉลยและเกรดเฉลยสะสม (GPA) เปนตน

3. เขาใจงาย (Simple) สารสนเทศทมคณภาพจะตองเขาใจงาย ไมซ าซอนตอการท าความเขาใจ กลาวคอ ตองไมแสดงรายละเอยดทลกมากเกนไป เพราะจะท าใหผทน าไปใชใน การตดสนใจสบสน และไมสามารถตดสนใจไดวาขอมลหรอสารสนเทศใดมความจ าเปนจรง ๆ

4. ทนตอเวลา (Timely) สารสนเทศทดนอกจากจะมความถกตองแลว ขอมลตอง ทนสมย รวดเรวทนตอเวลา และความตองการของผใชในการตดสนใจ

5. เชอถอได (Reliable) ขนอยกบความนาเชอถอของวธการรวบรวมขอมลทน าเขาสระบบ

6. คมคา (Economical) สารสนเทศทผลตควรจะตองมความประหยด เหมาะสมคมคากบราคาผบรหารมกจะพจารณาถงคณคาของสารสนเทศกบราคาทจะตองจายเพอการไดมา ซงสารสนเทศนน ๆ

7. ตรวจสอบได (Verifiable) สารสนเทศจะตองตรวจสอบความถกตองได กลาวคอ ผใชสามารถตรวจสอบขอมล เพอความมนใจมความถกตองตอการน าไปตดสนใจได ซงอาจมการตรวจสอบขอมล โดยการเปรยบเทยบขอมลลกษณะเดยวกนจากแหลงขอมลหลาย ๆ แหลง

200

8. ยดหยน (Flexible) สารสนเทศทมคณภาพน น ควรจะสามารถน าไปใช ได ในวตถประสงคทแตกตางกนหลาย ๆ ดาน เชน รายงานสนคาคงคลง พนกงานขายอาจใชส าหรบตรวจสอบวามสนคาเหลออยในคลงสนคาเทาใด เพยงพอกบการขายหรอไม ในขณะทผจดการฝายผลตใชรายงานนส าหรบชวยตดสนใจวา จะผลตสนคาเพมอกเทาใด

9. สอดคลองกบความตองการ (Relevant) สารสนเทศทมคณภาพจะตองมความสอดคลองตามวตถประสงคและสนองตอความตองการของผใชเพอการตดสนใจ

10. สะดวกในการเขาถง (Accessible) สารสนเทศจะตองงายและสะดวกตอการเขาถงขอมลตามระดบสทธของผใช เพอจะไดขอมลหรอสารสนเทศทถกตองตามรปแบบและทนตอความตองการ

11. ปลอดภย (Secure) สารสนเทศจะตองถกออกแบบและจดการใหมความปลอดภยจากผทไมมสทธในการเขาถงขอมลหรอสารสนเทศนน

กลาวโดยสรป จะเหนไดวาคณลกษณะของสารสนเทศทมคณภาพนน ตองมคณสมบตท

เหมาะสม ไดแก ชดเจน เชอถอได มความทนสมยทนตอเหตการณ มความถกตองแมนย า มความสมบรณครบถวน ตรงตามความตองการ เรยกใชงาย มความยดหยน และตองตรวจสอบได

8.6 ประโยชนของระบบสารสนเทศ

นกการศกษาหลายทานไดกลาวถงประโยชนของระบบสารสนเทศไวดงตอไปน ชมพล ศฤงคารศร (2543, 57) ไดกลาวถง ประโยชนของระบบสารสนเทศวา เมอมการ

เรยกใชสารสนเทศ (Retrieve) เกดขนจากขอมลทเกบไวในหลาย ๆ รปแบบ บอยครงเทาไรกยงท าใหสารสนเทศนนมคณคามากขนเทานน (ลกษณะการเกบขอมลนน อาจมความแตกตางจาก การเกบทรพยากรอน) คณคาของสารสนเทศมความหมายอยางยง โดยเฉพาะการตดสนใจ การเกบรวบรวมขอมล วเคราะหและประมวลผลขอมลใหเปนสารสนเทศ เพอน าไปใชประโยชนในการสนบสนน การด าเนนงาน การจดการและการตดสนใจของหนวยงาน

ณฏฐพนธ เขจรนนทและไพบลย เกยรตโกมล (2547, 40 - 41) กลาวถง ประโยชนและความส าคญของระบบสารสนเทศเพอการจดการไว ดงน

1. ชวยใหผใช สามารถเขาถงสารสนเทศทตองการไดอยางรวดเรวและทนตอเหตการณเนองจากขอมลถกจดเกบและบรหารอยางเปนระบบ

2. ชวยผใชในการก าหนดเปาหมาย กลยทธและการวางแผนปฏบตการ โดยผบรหารจะสามารถน าความรทไดจากระบบสารสนเทศมาชวยในการวางแผนและการก าหนด เปาหมายในการด าเนนการ

3. ชวยผใชในการตรวจสอบผลการด าเนนการ เมอแผนงานถกน าไปปฏบตในชวงระยะ เวลาหนง ผควบคมจะตองตรวจสอบผลการด าเนนการ โดยน าขอมลบางสวนมาประเมนผล

201

เพอประกอบการประเมนสารสนเทศทไดจะแสดงใหเหนผลการด าเนนงานวาสอดคลองกบ เปาหมายทตองการเพยงไร

4. ชวยผใชในการศกษาและวเคราะหสาเหตของปญหา ผบรหารสามารถใชระบบสารสนเทศประกอบการศกษาและการคนหาสาเหต หรอขอผดพลาดทเกดขนในการด าเนนงาน ถาการด าเนนงานไมเปนไปตามแผนทวางไว โดยอาจเรยกน าขอมลเพมเตมออกจากระบบ เพอใหทราบวาความผดพลาดในการปฏบตงาน เกดขนจากสาเหตใด หรอจดรปแบบสารสนเทศในการวเคราะหปญหาใหม

5. ชวยใหผ ใช วเคราะหปญหาหรออปสรรคทเกดขน เพอหาวธปรบปรงแกไขปญหาสารสนเทศท เกดจากการประมวลผลจะชวยใหผบรหารว เคราะหวาในการด าเนนการใน แตละทางเลอกจะชวยแกไขหรอควบคมปญหาทเกดขนไดอยางไร

6. ชวยลดคาใชจายระบบสารสนเทศทมประสทธภาพจะชวยใหธรกจลดเวลา แรงงานและคาใชจายในการท างาน

ทพวรรณ หลอสวรรณรตน (2547, 25) ไดกลาวถง ประโยชนของระบบ สารสนเทศไว 4

ดาน ดงน 1. ดานประสทธภาพ (Efficiency) ไดแก ความรวดเรวในการจดเกบขอมลปรมาณมาก

การตดตอสอสารทรวดเรว ลดตนทน และการขยายขอบเขตการตดตอประสานงานของหนวยงาน ตาง ๆ

2. ดานประสทธผล ไดแก การชวยสนบสนนการตดสนใจขององคการ การชวยเหลอการใหบรการทเหมาะสม และการปรบปรงคณภาพการบรการใหดขน

3. ความไดเปรยบทางการแขงขน ไดแก การสรางนวตกรรม การใหบรการลกคาทไมเหมอนใครและการตดตอกบซพพลายเออร เพอลดตนทนและท าใหสงวสดอปกรณตาง ๆ เปนไปอยางรวดเรว

4. คณภาพชวตการท างาน คอ การท าใหผปฏบตงานมความพงพอใจและเกดประสทธภาพการท างานพรอมกนดวย

จากความหมายดงกลาวขางตนสรปไดวา ระบบสารสนเทศ เปนวธการหรอกระบวนการใน

การบรหารจดการขอมล เพอใหเกดประสทธภาพในการน าไปใชประโยชนไดทนตอความตองการและการด าเนนเปนไปดวยความถกตอง สงผลใหองคการมประสทธภาพมากขน 8.7 ความหมาย ความส าคญของระบบสารสนเทศเพอการบรหาร

ความหมายของระบบสารสนเทศเพอการบรหาร

ค าวาระบบสารสนเทศเพอการบรหาร มนกการศกษาหลายทานไดใหค าจ ากดความไวหลายทศนะ แตกมความหมายคลายคลงกน ดงน

202

ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร (Manageme nt Information System) หรอระบบ สารสนเทศเพอการจดการ ตามค านยามของกรมสามญศกษา หมายถง การเกบรวบรวมขอมลและการด าเนนการประมวลผลใหเปนสารสนเทศ เพอใชในการบรหารและการจดการ ระบบ สารสนเทศเพอการบรหารเปนการรวมผใชและเครองคอมพวเตอรเขาไวดวยกน (กรมสามญศกษา, 2538, 13) มจดม งหมายในการจดหาสารสนเทศเ พอใชสนบสนนการด า เนนการ การบรหารจดการ(Management) และการตดสนใจ (Decision Making) ในองคก iเปนระบบท ใชประโยชนจากฮารดแวรและซอฟตแวร คอมพวเตอร กระบวนการทท าดวยมอ เปนตวแบบส าหรบการวเคราะห การวางแผน การควบคมและการตดสนใจ (ชมพล ศฤงคารศร, 2543, 2 - 3)

ลกส (Lucus, 1990, 208 – 509 อางถงใน นานา ศรธรรมศกด, 2542, 4) กลาววา ในการตดสนใจและควบคมการด าเนนงานขององคการชดของกระบวนการทประมวลผลขอมล เพอการบรหารองคการเปนไปอยางสมฤทธผลและมคณภาพ ประกอบดวยการส ารวจ การรวบรวม ขอมลและการวเคราะหขอมล ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร จะชวยในการจดการขอมลทตองการใชในระบบธรกจ ชวยเกบตวเลขและขาวสารเพอชวยในการด าเนนธรกจและการตดสนใจ

เดวส และโอลสน (Davis & Olson, 1985, 6 อางถงใน นาตยา เกตกลน, 2545, 22) ใหความหมายของระบบสารสนเทศเพอการบรหารไววา เปนการประสานระบบเครองจกรกลและคนซงชวยจดหาขอสารสนเทศเพอสนบสนนการปฏบตการการบรหารจดการและการตดสนใจ ใหสอดคลองกบหนาทขององคการ โดยจะใชเครองคอมพวเตอร (ComputerHardware) และค าสงการท างาน (Software) การท างานด วยมอ (Manual Procedure) รปแบบการว เคราะห การวางแผน การควบคม ฐานขอมล (Data base) และการตดสนใจ

ทพวรรณ อทรพย (2544, 20) กลาววา ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร หมายถง ระบบการเกบรวบรวมขอมล วเคราะหและประมวลผลขอมลใหเกดสารสนเทศ เพอน าไปใชประโยชนในการสนบสนนการด าเนนงาน การจดการและการตดสนใจของหนวยงาน

จากความหมายของระบบสารสนเทศเพอการบรหาร ขางตนสรปไดวา ระบบสารสนเทศ

เพอการบรหาร เปนระบบการจดเกบขอมล การวเคราะหขอมล เพอใหเกดสารสนเทศและสารสนเทศนน สามารถน าไปใชในการตดสนใจและยงอาจใหความหมายไดวา ระบบสารสนเทศเปนวธการ หรอกระบวนการในการบรหารจดการขอมล เพอใหเกดประสทธภาพในการน าประโยชนไปใช ดงนนระบบสารสนเทศเพอการบรหาร จงมความแตกตางกนตามความตองการในแตละองคการ

ความส าคญของระบบสารสนเทศเพอการบรหาร นกวชาการ นกการศกษากลาวถง ความส าคญของระบบสารสนเทศเพอการบรหาร ไวดงน ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร มความส าคญอยางยงตอองคการและหนวยงานตาง ๆ ทง

ภาครฐและเอกชน องคการหรอหนวยงานใดสามารถพฒนาระบบสารสนเทศ เพอการบรหารไดอยางมประสทธภาพจะท าใหผบรหารสามารถตดสนใจในเรองส าคญ ๆ ไดอยางรอบคอบและสามารถ

203

ตรวจสอบ พจารณาประเดนและปจจยตาง ๆ ทเกยวกบการพฒนาไดอยางถถวนและสามารถก าหนดแนวทางในการแกปญหาไดดวยความมนใจ (อ าไพ พรประเสรฐสกล, 2537, 10)

กรมสามญศกษา (2538, 6) ไดกลาวถง ความส าคญของระบบสารสนเทศไววาสารสนเทศเปนกญแจไปสความส าเรจของการบรหารงาน เพราะหนวยงาน คอ ระบบการจดท าสารสนเทศนนเองและผบรหาร กคอ ผรจกเลอกใชสารสนเทศทหมนเวยนอยในหนวยงานนน ๆ ใหเกดประโยชน ระบบสารสนเทศมความจ าเปนกเพราะเหตผล 5 ประการ

1. การบรหารงานในปจจบนมความยงยากกวาในอดต 2. ขนาดขององคการทด าเนนการใหญกวาในอดต 3. การเปลยนแปลงทางดานเทคโนโลยเปนไปอยางรวดเรว 4. การกระจายขาวสารขอมลเปนไปอยางรวดเรวและกวางขวาง 5. มการท างานอยางเปนระบบในลกษณะ Feedback control วระ สภากจ (2539, 309) กลาววา สถานศกษาขนพนฐานเปนแหลงปฐมภมของขอมล

พนฐานทางการศกษา ถาสถานศกษาขาดระบบสารสนเทศทมคณภาพ นอกจากจะไมสามารถใช ขอมลและสารสนเทศในการบรหาร หรอการปฏบตงานของโรงเรยนแลว ยงสงผลกระทบถง หนวยงานทใชขอมลจากสถานศกษาขนพนฐาน เพอการวางแผนและการตดสนใจอกดวย

จตตมา เทยมบญประเสรฐ (2542, 7 - 8) กลาวถง ความส าคญของระบบสารสนเทศ เพอการบรหารวาเปนระบบงานทผสมผสานขอมลจากหลาย ๆ แหลง หรอระบบยอยหลาย ๆ ระบบ ทมความสมพนธกนจดท าสารสนเทศเปนภาพรวมทสมบรณทงระบบ น าไปใชในการตดสนใจส าหรบผบรหารทกระดบ ชวยใหผบรหารสามารถเรยกคนขอมลได เพอแกปญหาทเกดอยางรวดเรวและพฒนางานไดบรรลจดมงหมาย โดยรวมขององคการ

กลาวสรปไดวา ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร มความส าคญตอการบรหารงานตงแต

การวางแผน การจดระบบงาน การด าเนนงานและการประเมนผลงาน เปนกญแจสความส าเรจในการบรหารองคการนนเอง 8.8 แนวคด เกยวกบการจดการสารสนเทศในสถานศกษา

นกวชาการ หลายทานไดน าเสนอ แนวคด เกยวกบการจดการสารสนเทศในสถานศกษา ไวหลายแนวคด ดงน

กรมวชาการ (2544, 15 - 17) ไดเสนอแนวคดในการจดระบบสารสนเทศของสถานศกษา

เพอใหเกดความคลองตวในการพฒนาคณภาพแตละระดบ ตงแตผบรหารจนถงระดบผปฏบตนนสถานศกษาอาจจดระบบสารสนเทศภายในสถานศกษา เพอใหเหมาะสมกบการน าไปใช โดยจ าแนกเปนระบบยอย ๆ ดงน

1. ระบบสารสนเทศพนฐานของสถานศกษา ประกอบดวยขอมลและสารสนเทศทเกยวของกบภาพรวมของสถานศกษา สภาพเศรษฐกจ การเมอง สงคม ความตองการของชมชน

204

สภาพการบรหารและการจดการตามโครงสรางและภารกจ เชน ปฏทนปฏบตงานของสถานศกษา กจกรรมประจ าวนของสถานศกษา ระบบเอกสารทจ าเปนในสถานศกษา เปนตน

2. ระบบสารสนเทศเกยวกบผเรยน เปนระบบสารสนเทศทรวบรวมขอมลเกยวกบผเรยนทงหมด สารสนเทศสวนนเกดจากผเรยนหรอผปฏบตงานเปนสวนใหญ เชน ผลสมฤทธของผเรยน จ าแนกเปนรายชน รายป ผลการประเมนคณภาพผ เรยน รายงานผลความกาวหนาของ ผเรยน รายงานความประพฤต หรอพฤตกรรมการแสดงออกของผเรยนผลงานของผเรยน เทคนคการเรยนรของผเรยน เปนตน

3. ระบบสารสนเทศการบรหารวชาการ เปนการจดระบบสารสนเทศเกยวกบหลกสตรและการเรยนการสอน การวดและการประเมนผล การพฒนากจกรรมแนะแนวและการจดกจกรรมพฒนาผเรยน เชน การมสวนรวมในการจดหลกสตรและการเรยนการสอน บรรยากาศการเรยน การสอน ความหลากหลายในวธการและการใชเครองมอประเมน สภาพการจดบรการแนะแนว ผลการจดกจกรรมพฒนาผเรยน เปนตน

4. ระบบสารสนเทศเพอการบรหารจดการ สารสนเทศประเภทนตองมการประมวลผลรวมมการเปรยบเทยบขอมลอยางถกตองและทนสมย จงมความหมายตอการจดการและการบรหารงานอยางเตมประสทธภาพ ตวอยางสารสนเทศเพอการบรหารจดการในสถานศกษา เชน งานธรการ การเงน งานบคลากร งานกจกรรมพฒนาผเรยน งานพฒนาแหลงการเรยนร ทรพยากร สงอ านวยความสะดวกและงานอาคารสถานท เปนตน

5. ระบบสารสนเทศเพอการรายงาน สบเนองจากการทสถานศกษาทกแหงจะตอง รายงานคณภาพการศกษาประจ าป เพอรายงานตอเขตพนทการศกษาทรบผดชอบ หนวยงานทเกยวของรวมถงรายงานผปกครอง ชมชนและสาธารณชนใหรบทราบ สารสนเทศสวนนจงเปน การน าขอมลและสารสนเทศทง 4 สวน

นอกจากน การจดขอมลหรอการมระบบขอมลทมประสทธภาพของสถานศกษาขนอยกบลกษณะความตองการและการเลอกสรรใชขอมลทจ าเปนและเปนประโยชนตอการพฒนาการจดการศกษาของสถานศกษาและควรจะครอบคลมองคประกอบพนฐานของการจดการศกษา (เกรยงศกด พราวศร, 2544, 6 - 7) ดงน

1. โครงสรางพนฐาน ไดแก ขอมลทวไปของสถานศกษาและชมชน อาคารเรยน อาคารประกอบและสงอ านวยความสะดวกทมอยในสถานศกษา เชน หองเรยน หองปฏบตการ วสดอปกรณการเรยนการสอน หองสมด ตลอดถงแหลงเรยนรทงในและนอกสถานศกษา เปนตน

2. ผเรยนหรอนกเรยน เปนองคประกอบทส าคญของสถานศกษา การเกบรวบรวม ขอมลนอกจากตวผเรยนแลว ยงตองเกบรวบรวมขอมลทเกยวของกบดานภมหลงทางครอบครวและชมชน ทนกเรยนอาศยอย

3. อาจารย การเกบขอมลครอาจารยในสถานศกษา ไดแก จ านวนคร คณวฒ การศกษา ต าแหนงหนาท วชาทสอนผลงานทางวชาการและผลการปฏบตงานของครและรวมถงบคคลภายนอกทมความรความสามารถในดานตาง ๆ สามารถเปนวทยากร ครภมปญญาไทย

4. หลกสตร ไดแก ตวหลกสตร แผนการสอน คมอ การพฒนาหลกสตร การส ารวจความตองการของชมชนและการใชต าราเรยนของครและนกเรยน เปนตน

205

5. กระบวนการเรยนการสอน ไดแก ลกษณะของวธการสอน ตารางสอน การมสวนรวมของนกเรยน การใชต าราเรยนสอการสอน การประเมนผลการเรยนการสอน การรายงาน ผลการเรยน การสอนซอมเสรม เปนตน

กลาวโดยสรปไดวา การจดการสารสนเทศในสถานศกษา เปนการจดสารสนเทศทมจ านวนมาก มาน าเสนอเปนภาพรวมทเขาใจงาย กะทดรด ระบผลส าเรจตามสภาพและผลการพฒนาทเกดขน อนไดแก คณภาพดานผเรยน (ผลสมฤทธทางการเรยนคณลกษณะทพงประสงค ผลสมฤทธทางการเรยนโดยรวมเมอเทยบกบสถานศกษาแหงอน หรอเทยบกบกลมสถานศกษา หรอเกณฑเฉลยระดบจงหวด หรอระดบประเทศ ฯลฯ) คณภาพดานการจดการเรยนการสอน(การจดท าและพฒนาหลกสตร การพฒนาเทคนคการสอน การสรางบรรยากาศ การเรยนร การวจยในชนเรยน ฯลฯ) คณภาพดานการบรหารจดการ (การพฒนาบคลากร การบรหารการเงน-บญช พสด ครภณฑ การจดสงอ านวยความสะดวก เทคโนโลยและหองปฏบตการตาง ๆ การใหบรการและจดสวสดการ รวมทงการจดระบบรกษาความปลอดภยในสถานศกษา ฯลฯ) คณภาพดานความสมพนธระหวางสถานศกษากบชมชน (การจดและพฒนากจกรรมรวมกน การใหบรการและการรบบรการระหวางสถานศกษากบชมชน ผลการด าเนนการทเกดประโยชนกบชมชน เจตคตทดระหวางสถานศกษากบชมชน ฯลฯ) การรายงานควรใชภาษา ภาพ หรอตารางทเขาใจงาย

8.9 ระบบสารสนเทศเพอการบรหารสถานศกษา

นกวชาการ หลายทานไดกลาวถง ระบบสารสนเทศเพอการบรหารสถานศกษา ไวหลายทศนะ ดงน

เนตร รอดประชา (2548, 18) ไดกลาวถง ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร วาอาจเรยกวา

สารสนเทศศาสตร (Management Information Science) ยดหลกการทเนนการออกแบบและการน าเอาระบบขอมลสารสนเทศมาใชเพอการบรหาร โดยอาศยเครองคอมพวเตอร (Computer based Information System, CBISs) ผลตขอมลและสารสนเทศทเปนประโยชนตอผบรหารทกระดบอยางกวางขวางและหลากหลายวธ ดงกรณตวอยาง เชน ระบบฐานขอมลในองคการทางการศกษาซงมกจะประกอบไปดวยฐานขอมลทางดานวชาการ ดานบคลากร ดานอาคารสถานท ดานนกเรยนนกศกษา ดานการเงนและงบประมาณ ดานชมชน ดานวสดอปกรณ เปนตน ผบรหารทมความสามารถตองจดใหมระบบฐานขอมลในทกดานอยางครอบคลม ทนสมยและสะดวกตอการน ามาใชประกอบการตดสนใจทางการบรหารทกเวลา

206

ขอบเขตขอมลสารสนเทศทางการศกษาทจ าเปนของหนวยงานระดบสถานศกษา ขอบเขตของขอมลสารสนเทศทางการศกษาทจ าเปนของหนวยงานระดบสถานศกษานน

มความจ าเปนเบองตนทหนวยงานจะตองยด คอ หนวยงานตองตอบค าถามใหไดวาจ านวนขอมลและสารสนเทศทหนวยงานจะตองมและใชอยางเพยงพอในชวงเวลาใดเวลาหนง เชน ใน 1 ปการศกษานน มขอมลสารสนเทศจ านวนเทาใดและอะไรบางทจะตองจดเกบ ก าหนดเปาหมายการใชตองการใหเกดคณภาพการศกษาดานใด น าขอมลสารสนเทศมาจดไวในสถานศกษาอยางเปนระบบตามขนตอนและเลอกขอมลสารสนเทศใหตรงกบภารกจงานนน ๆ

เนองจากระบบสารสนเทศเปนการเกบขอมลทเปนระบบ และสามารถน าเสนอ ขอมลไดรวดเรวมคณภาพ จงมนกวชาการและหนวยงานราชการไดกลาวถงการน าเสนอระบบ สารสนเทศไปใชในการประกนคณภาพการศกษาดงน

ส านกงานการประถมศกษาแหงชาต (2544, 6) ไดกลาวถงระบบขอมลสารสนเทศกบการ

ประกนคณภาพการศกษาวาระบบขอมลสารสนเทศนบเปนเรองส าคญยงเรองหนงทจ าเปนตอการด าเนนงาน การรวบรวมและการวเคราะหเพอจดล าดบความส าคญของปญหาการจดท าแผนแมบท หรอธรรมนญโรงเรยน จนถงการท าแผนพฒนาเขาสมาตรฐาน

เกรยงศกด พราวศร (2544, 31 – 34) ไดกลาวถง การน าระบบสารสนเทศไปใชในการ

ประกนคณภาพการศกษา สรปได ดงน 1. การน าเสนอไปใชในการวางแผนพฒนาคณภาพการศกษา ในการวางแผนใหสามารถ

ด าเนนการไดอยางมประสทธภาพนน โรงเรยนจะตองจดท าขอมลพนฐานทครบถวนหนาเชอถอตามองคประกอบส าคญ จงจะท าใหการวางแผนหรอการจดท าแผนพฒนาคณภาพมประสทธภาพ

2. การน าสารสนเทศไปใชในการควบคมคณภาพการศกษา ประกอบดวย การด าเนนงาน 2 ขนตอน คอ ขนตอนท 1 การก าหนดมาตรฐานการศกษา เปนการด าเนนงานเพอใหไดมาตรฐานดานผลผลต ดานกระบวนการและดานปจจยท 2 การพฒนาเขาสมาตรฐานการศกษาเปนการด าเนนงาน เพอพฒนาปจจยทางการศกษาตาง ๆ ทมผลตอคณภาพการศกษาใหไดตามมาตรฐานทก าหนดให

3. การน าสารสนเทศไปใชในการตรวจสอบ ทบทวนและปรบปรงคณภาพ การศกษาประกอบดวย การด าเนนงาน 3 ขนตอน คอ ขนตอนท 1 การตรวจสอบคณภาพการศกษาภายในของสถานศกษา ขนตอนท 2 การตรวจสอบคณภาพการศกษาของเขตพนทการศกษา (ตนสงกด) ขนตอนท 3 การก าหนดมาตรการปรบปรงสงเสรมคณภาพการศกษาทมคณภาพไมถงเกณฑมาตรฐานการศกษา

4. การน าสารสนเทศไปใชเพอการประเมนและรบรองคณภาพการศกษาของสถานศกษาระบบสารสนเทศทดมประสทธภาพจะชวยใหสามารถอธบาย

กรมวชาการ (2544, 18) กลาวถง แนวทางในการจดระบบสารสนเทศทจ าเปนตอการพฒนา

คณภาพการศกษา โดยจ าแนกภารกจของสถานศกษาได ดงน

207

1. สารสนเทศพนฐานของสถานศกษา ไดแก 1.1 ขอมลทวไปของสถานศกษา 1.2 สภาพการบรหารและการจดการตามโครงสรางการบรหารและภารกจ 1.3 ศกยภาพของสถานศกษา 1.4 แนวทางการจดการศกษา 1.5 การมสวนรวมของคณะกรรมการสถานศกษา / คณะกรรมการนกเรยน

2. สารสนเทศทเกยวกบผเรยน ไดแก 2.1 ผลสมฤทธทางการเรยนของผเรยน 2.2 คณลกษณะทพงประสงคของผเรยน 2.3 ผลงานและการแสดงออกของผเรยน

3. สารสนเทศเพอการบรหารงานวชาการ ไดแก 3.1 หลกสตรและการเรยนการสอน 3.2 การวดและการประเมนผลการเรยน 3.3 การจดกจกรรมพฒนาผเรยน พฒนากจกรรมแนะแนว

4. การสนเทศเพอการบรหารจดการ ไดแก 4.1 สภาพและบรรยากาศการเรยนร ทรพยากรและสงอ านวยความสะดวก 4.2 การพฒนาบคลากร 4.3 ความสมพนธระหวางสถานศกษากบผปกครองและชมชน

5. สารสนเทศเพอการรายงาน ไดแก 5.1 คณภาพผเรยน 5.2 คณภาพดานการจดการเรยนการสอน 5.3 คณภาพดานการบรหารจดการ

นตยา ทบพม (2544, 24) การจดระบบขอมลสารสนเทศใหครบถวน ทนสมย พรอมทจะ

น ามาใชประโยชนได ซงขอมลทจ าเปน ไดแก 1. ขอมลการบรหารสถานศกษาเชงกายภาพ เชน ขอมลการพฒนาบคลากร การจดหาและ

บรการ วสดครภณฑ สงอ านวยความสะดวก อาคารสถานท เปนตน และขอมลเชง คณภาพ เชน การใชแผนในการบรหาร การสนบสนนบคลากรใหมงมนพฒนางาน การจดกจกรรมเพอสนบสนนการเรยน การประสานความรวมมอ การประเมนผลการปฏบตงาน เปนตน

2. ขอมลคร งานบคลากรโดยภาพรวมเกยวกบพนฐานทวไปและขอมลเชงคณภาพของครทมผลตอการเรยนการสอน ความสามารถของนกเรยนในการพฒนาอยางเตมตามศกยภาพ การจดกจกรรมใหนกเรยนเรยนรจากประสบการณจรง การจดบรรยากาศใหเออตอ การเรยนร การผลตและการใชสอ การวดและการประเมนผลตามสภาพทแทจรง ความสามารถพเศษ เปนตน

3. ขอมลนกเรยนเปนรายบคคล รายหอง เกยวกบขอมลพนฐานทวไป ขอมลดานการเรยนไดแก ผลสมฤทธทางการเรยนรายวชาหรอรายกลมประสบการณจดเดนหรอความสามารถพเศษ

208

ปญหาการเรยนการสอน และระดบความรายแรงของปญหา การไดรบความชวยเหลอ ความกาวหนาของนกเรยนเปนระยะๆ พฒนาการดานจตพสยและทกษะพสย เปนตน

จากทกภารกจของสถานศกษา มความจ าเปนทตองใชขอมลสารสนเทศทงนน เพอใหเกดความคลองตวในการพฒนาคณภาพแตละระดบ ผบรหารจนถงระดบผปฏบต กรมวชาการ กระทรวงศกษาธการ (2545, 15 – 16) เสนอการจดระบบสารสนเทศ รายละเอยด ดงน

ภาพประกอบท 8.1 ระบบสารสนเทศของสถานศกษา ทมา : (กรมวชาการ กระทรวงศกษาธการ, 2545, 15)

ระบบสารสนเทศเพอการบรหารสถานศกษา อาศยอ านาจตามมาตรา 39 แหงพระราชบญญตการศกษาแหงชาต พ.ศ. 2542 ก าหนดให

หวหนาสวนราชการทมอ านาจหนาทตามกฎหมาย เชน ดานงบประมาณ ตามกฎหมายวาดวยวธการ งบประมาณ ระเบยบบรหารงบประมาณ หรอหลกเกณฑของกระทรวงการคลงกรมบญชกลางและส านกงบประมาณ ดานการบรหารงานบคคล ตามกฎหมายระเบยบขาราชการครและบคลากรทางการศกษาและดานการบรหารทวไป ตามกฎหมายทราชพสดหลกเกณฑของกรมธนารกษ ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการพสด ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ เปนตน ตองมอบอ านาจใหแกผบรหารสถานศกษา เพอความเปนอสระและคลองตวในการบรหารจดการสถานศกษา ตามรายละเอยดดงน

1. ดานวชาการ 2. ดานงบประมาณ 3. ดานบรหารงานบคคล 4. ดานบรหารทวไป

ระบบสารสนเทศเพอการรายงาน

ระบบสารสนเทศเพอการบรหาร

ระบบสารสนเทศ พนฐาน

ระบบสารสนเทศการบรหารวชาการ

ระบบสารสนเทศ เกยวกบผเรยน

เขตพนทการศกษา

ระบบสารสนเทศสถานศกษา

209

1. ดานวชาการ หมายถง กจการทกชนดในสถานศกษาท เกยวของกบการปรบปรง พฒนาการเรยนการสอนนกเรยนใหไดผลด มประสทธภาพมากทสด งานวชาการเปนการด าเนนการเกยวกบการเรยนการสอนซงครอบคลมถงหลกสตร แผนการสอน การนเทศการสอน สอการสอน หรอเทคโนโลยการสอน การปรบปรงการเรยนการสอน หองสมดและการวดผลประเมนผลทางการศกษา นอกจากนงานวชาการ ยงหมายถงการอบรมศลธรรมจรรยา ความประพฤตของนกเรยนเพอใหเปนคนดนอกเหนอความรความสามารถพอทจะน ามาเลยงชพไดอยางมความสข มความพอใจความเปนเอกตภาพและสภาพความเปนอย (กตตมา ปรดดลก, 2532, 47)

การบรหารงานวชาการ หมายถง การบรหารสถานศกษาโดยจดกจกรรมทกสง ทกอยางทเกยวกบการปรบปรง พฒนาการเรยนการสอนใหไดผลดและมประสทธภาพเกดประโยชนสงสด กบผเรยน (ปรยาพร วงศอนตรโรจน, 2535, 16)

ดานวชาการทสถานศกษาจะตองด าเนนการ 1. การพฒนาหลกสตรสถานศกษา 2. การพฒนากระบวนการเรยนร 3. การวด ประเมนผลและการเทยบโอนผลการเรยน 4. การประกนคณภาพภายในและมาตรฐานการศกษา 5. การพฒนาและใชสอและเทคโนโลยเพอการศกษา 6. การพฒนาและสงเสรมใหมแหลงเรยนร 7. การวจยเพอพฒนาคณภาพการศกษา 8. การสงเสรมชมชนใหมความเขมแขงทางวชาการ สรปไดวา การบรหารงานวชาการ หมายถง หลกการและแนวคดในการบรหารงานวชาการ

ความหมายและความส าคญของงานวชาการ การบรหารหลกสตรและการน าหลกสตรไปใช บทบาทหนาทของผบรหารสถานศกษาและการจดสายการบรหารงานวชาการ การนเทศตดตามและประเมนผลงานวชาการ ก าหนดแนวทางการจดท าหลกสตรสถานศกษาและกจกรรมบรหารวชาการ

2. ดานงบประมาณ หมายถง เปนเรองของการใชจายทไดรบการจดสรรงบประมาณตามแผนงานโครงการ โดยมการควบคมตรวจสอบระบบบญช เ พอการใชจายด าเนนไปอยาง มประสทธภาพ สอดคลองกบหลกการทางเศรษฐศาสตรการบรหารกจกรรมตาง ๆ ทกลาวน ใชระบบสารสนเทศและโปรแกรมบญชจากคอมพวเตอรชวยงานไดผลด (อนวงษ ประเสรฐศร. 2541, 45)

ดานงบประมาณทสถานศกษาจะตองด าเนนการ 1. การจดตงงบประมาณ 2. การจดสรรงบประมาณ 3. ตรวจสอบ ตดตาม และประเมนประสทธภาพการใชจายงบประมาณ 4. การระดมทรพยากรและการลงทนเพอการศกษา 5. การบรหารการเงน 6. การบรหารบญช 7. การบรหารพสดและสนทรพย

210

ธระ รญเจรญ (2546, 70) ไดกลาวถง งานดานงบประมาณ คอ ยดหลกความเสมอภาคทาง

โอกาสการศกษาของผเรยน ในการจดงบประมาณเพอจดการศกษาขนพนฐาน โดยรฐจดสรรเงนอดหนนเปนคาใชจายรายบคคลส าหรบผเรยนในระดบการศกษาขนพนฐานใหแก สถานศกษาของรฐและเอกชนอยางเทาเทยมกนและจดสรรเพมเตมใหแกผเรยนทมลกษณะพเศษตามความจ าเปน มงเนนการเสรมสรางประสทธภาพและประสทธผลของการจดงบประมาณ โดยใหเขตพนทการศกษาและสถานศกษามความเปนอสระในการตดสนใจ มความคลองตวควบคกบความโปรงใสและ ความรบผดชอบทตรวจสอบได จากผลส าเรจของงานและทรพยากรทใชยดหลกการกระจายอ านาจในการบรหารจดงบประมาณ โดยจดสรรงบประมาณใหเปนวงเงนรวมแกเขตพนทการศกษา และสถานศกษา

สรปไดวา การบรหารงานงบประมาณ คอ การพฒนาและความจ าเปนในการน าระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงานมาใชในการปรบปรงระบบงบประมาณทใชในปจจบน โดยน าไปใชและปฏบตงานตามระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงาน เพอสงเสรมการปฏรปการเรยนร

3. การบรหารงานบคคล หมายถง การเกบรวบรวมขอมลเกยวกบการมาสาย การขาดเรยน

การลงโทษและภาคทณฑจะชวยใหสามารถหาขอมลสะดวกและรวดเรว สามารถใหขอมลกบผปกครองนกเรยนทมาตดตอกบทางโรงเรยนไดทนท นอกจากน ทางโรงเรยนยงสามารถตดตาม ความประพฤตของนกเรยนทสอไปทางทไมดไดงาย เชน พมพรายงานรายชอนกเรยนทขาดเรยนมากกวาทก าหนดในแตละวชาและยงเกบประวตอน ๆ เพอน ามาพจารณา เชน ฐานะครอบครว ประวตการเรยน ประวตการรบรางวล โรคประจ าตว การขนรถโรงเรยน ขอมลเหลานจะน ามาเพอ รบทนการศกษา มอบวฒบตร ท านองเดยวกนอาจจะเปลยนขอมลนกเรยนเปนขอมลคร เชน บนทกขอมลการลงเวลาท างาน การขาดสอน การสอนแทน การลงหยด ตารางเรยน ตารางสอน ผบรหารสามารถน าขอมลเหลานมาประกอบในการใชงานไดหลายอยาง เชน การพจารณาความดความชอบการเลอนต าแหนงและปรบเงนเดอน การเลอกบคคลทจะสอนแทน (กมล ภประเสรฐ. 2547, 77 -78)

ดานการบรหารงานบคคลทสถานศกษาจะตองด าเนนการ 1. การวางแผนอตราก าลง 2. การก าหนดต าแหนงและวทยฐานะขาราชการครและบคลากรทางการศกษา 3. การเกลยอตราก าลงขาราชการครและบคลากรทางการศกษา 4. การสรรหาบรรจแตงตง 5. การยายขาราชการครและบคลากรทางการศกษา 6. การเปลยนแปลงสถานภาพวชาชพ 7. เงนเดอนและคาตอบแทน 8. การเลอนขนเงนเดอน 9. การพฒนาขาราชการครและบคลากรทางการศกษา 10. การศกษาตอ 11. การประเมนผลการปฏบตงาน

211

12. การสงเสรมและยกยองเชดชเกยรต 13. มาตรฐานวชาชพและจรรยาบรรณวชาชพ 14. การสงเสรมวนยขาราชการครและบคลากรทางการศกษา 15. การด าเนนการทางวนยและการลงโทษขาราชการครและบคลากรทางการศกษา 16. การสงพกราชการ การสงใหออกจากราชการไวกอน 17. การรายงานการด าเนนการทางวนยและการลงโทษ 18. การอธรณ 19. การรองทกข 20. การออกจากราชการ 21. การขอรบใบอนญาตและการขอตอใบอนญาตประกอบวชาชพ 22. งานทะเบยนประวตขาราชการครและบคลากรทางการศกษา 23. งานยกเวนคณสมบต 24. งานเครองราชอสรยาภรณ สรปไดวา การบรหารงานบคคล คอ แนวคดหลกการในการบรหารงานบคคล ระบบการ

บรหารงานบคคลและวธการสรรหาบคคล การวางแผนเกยวกบการบรหารงานบคคล การจดบคคลเขาสต าแหนง การพฒนาบคคล การพจารณาความดความชอบ การบรหารงานบคคลทน าไปสการปฏรปการเรยนร

4. ดานการบรหารทวไป

1. การพฒนาระบบและขอมลสารสนเทศ 2. การประสานงานและพฒนาเครอขายการศกษา 3. การวางแผนการศกษา 4. งานวจยเพอพฒนานโยบายและแผน 5. การจดระบบการบรหารและพฒนาองคการ 6. การพฒนามาตรฐานการปฏบตงาน 7. งานเทคโนโลยเพอการศกษา 8. งานเลขานการคณะกรรมการสถานศกษาขนพนฐาน 9. การด าเนนงานธรการ ดานการเงน การคลง บญช และพสด 10. การอ านวยการดานบคลากร 11. การดแลสถานทและสภาพแวดลอม 12. การจดท าส ามะโนผเรยน 13. การรบนกเรยน 14. การจดตง ยบ รวม หรอเลกสถานศกษา 15. อ านวยการ การประสานงานการจดการศกษาใน นอกระบบและตามอธยาศย 16. การระดมทรพยากรเพอการศกษา

212

17. การทศนศกษา 18. การสงเสรมงานการศกษา 19. การประชาสมพนธงานการศกษา 20. การสงเสรมสนบสนนและประสานงานการจดการศกษาของบคคล ชมชน องคการ

หนวยงานและสถาบนสงคมอนทจดการศกษา 21. การประสานหนวยงานราชการกบสวนภมภาคและทองถน 22. งานตดตาม ตรวจสอบ ประเมนผลและรายงานการพฒนาการศกษาของสถานศกษา 23. การจดระบบควบคมภายในหนวยงาน

ธระ รญเจรญ (2546, 70) ไดกลาวถง ดานการบรหารทวไป คอ ยดหลกในสถานศกษา

มความเปนอสระในการบรหารและจดการศกษาดวยตนเองใหมากทสด โดยเขตพนทการศกษามหนาทก ากบไปตามนโยบายและมาตรฐานการศกษาของชาตมงสงเสรมประสทธภาพ และประสทธผล ในการบรหารและการจดการศกษาของเขตพนทการศกษาและสถานศกษา ตามหลกการการบรหาร ทมงเนนผลสมฤทธของงานเปนหลกเนนความโปรงใส ความรบผดชอบทตรวจสอบได ตามกฎเกณฑกตกาตลอดจนการมสวนรวมของบคคล ชมชน และองคการทเกยวของ มงพฒนาองคการทงระดบเขตพนทการศกษาและสถานศกษา ใหองคการสมยใหมโดยน านวตกรรมและเทคโนโลยตาง ๆ มาใชอยางเหมาะสม สามารถเชอมโยงตดตอสอสารกนไดอยางรวดเรวดวยระบบเครอขายและเทคโนโลยททนสมย

สรปไดวา การบรหารทวไป คอ การน าความหมาย หลกการ แนวคดและทฤษฎ การบรหารการศกษา ไปประยกตใชในการบรหารโดยยดวตถประสงค การควบคมคณภาพของงานการบรหารโดยใชขอมลบรหารเวลา บรหารสถานศกษารปแบบใหมและบรหารเชงกลยทธ

จากทไดกลาวมาแลวขางตนพอสรปไดวา ระบบสารสนเทศเพอการบรหารสถานศกษา

หมายถง การมระบบขอมลสารสนเทศทางการศกษาทมประสทธภาพของสถานศกษาของพนฐานนน ขนอยกบลกษณะความตองการและการเลอกสรรใชขอมลทจ าเปนและเปนประโยชนตอการพฒนาการจดการศกษาของสถานศกษาและครอบคลมองคประกอบพนฐานของการจดการศกษา จ านวนขอมลและสารสนเทศทหนวยงานจะตองมและใชอยางเพยงพอ ประกอบดวยขอมลบคลากร วชาการ งบประมาณ และบรหารทวไป 8.10 ขนตอนการจดระบบสารสนเทศในสถานศกษา

ในการจดระบบสารสนเทศในสถานศกษานน ตองอาศยองคประกอบของกระบวนการในการด าเนนงานในหลายขนตอน โดยมนกวชาการและหนวยงานตาง ๆ ไดเสนอแนวทางในการด าเนนงานการจดระบบสารสนเทศไว ดงน

213

ยรรยงค อมพวาและคณะ (2540, 15) ระบบสารสนเทศทมการจดท าขนมความแตกตางกนตามล าดบความส าคญของหนวยงาน พนฐานของระบบควรม 3 องคประกอบ

1. ก าหนดวธการจดเกบขอมล 2. การวเคราะหขอมล 3. การน าไปใชประโยชน สทธาสน ขนธสอน (2550, 36) แนวทางการจดท าระบบสารสนเทศสถานศกษา ม 5

ขนตอน คอ 1. การเกบรวบรวมขอมล 2. การตรวจสอบขอมล 3. การจดประมวลขอมล 4. การน าเสนอขอมลและสารสนเทศ 5. การเกบรกษาขอมลและสารสนเทศ เพอใหเกดความเขาใจทชดเจนเกยวกบองคประกอบการจดระบบสารสนเทศ สามารถสรป

กระบวนการในแตละขนตอนโดยละเอยดตามแนวปฏบตของส านกทดสอบทางการศกษา กรมวชาการ กระทรวงศกษาธการ (2545, 22 - 31) ไดก าหนดแนวทางการด าเนนงานหลก ๆ ของการจดระบบสารสนเทศไว 5 ขนตอน ดงน

1. การเกบรวบรวมขอมล (Collecting Data) การเกบรวบรวมขอมล นบวามความส าคญเปนอนดบแรกของการจดท าระบบสารสนเทศ

ซงจะเปนแนวทางน าไปสการปฏบตในดานตาง ๆ วธการเกบรวบรวมขอมลไดม นกวชาการสรปเปนแนวคดไวหลายประการ ดงน

ส านกงานคณะกรรมการการประถมศกษาแหงชาต (2537, 16 - 17) กลาววา การเกบรวบรวมขอมลมาจากแหลง ซงมทงทอยภายนอกหนวยงานและในหนวยงาน มแนวปฏบตเปนขนตอน และกจกรรมยอย ๆ ดงน

1. ก าหนดหนวยงานและบคลากรรบผดชอบไดชดเจน แมวาหนวยงานระดบสถานศกษาจะไมมกรอบอตราก าลงทางดานน ผบรหารกควรมอบหมายใหมผรบผดชอบทแนนอน

2. ก าหนดรายการขอมลสารสนเทศ ทสถานศกษาจะตองไปจดเกบมาจากแหลงขอมล ตามหลกการและกรอบแนวความคด สถานศกษาควรวเคราะหโดยใชคณะท างาน และโดยบคลากรทมความรความเขาใจในเรองแตละเรอง สารสนเทศส าคญ และจ าเปน ในระดบสถานศกษา สถานศกษาอาจตองไปก าหนดเพมเตมขนในสวนทเปนความแตกตางของแตละพนท

3. ก าหนดวธการจดเกบและสรางเครองมอเกบใหสอดคลองกบลกษณะของขอมล และแหลงขอมล เชน แบบส ารวจ แบบรายงาน แบบสมภาษณ หรอแบบสอบถาม การศกษาวจย เปนตน

4. ก าหนดเวลาหรอปฏทนในการจดเกบแลวก าหนดวนเกบขอมลใหชดเจนวาจะมกวน ในหนงป หมายความวา ขอมลเปลยนไปอยางไร แตการใชจะตองใช ณ วนทก าหนด เชน ขอมล ณ วนท 10 มถนายน ของทกป เปนตน

5. การไปเกบรวบรวมขอมลมาจากแหลงขอมลซงอยทงในและนอกหนวยงานตามเวลา

214

6. ขอมลสารสนเทศบางตวยงไมมแหลงใหเกบตองสรางเงอนไขใหเกดขนมา เชน ขอมลเกยวกบความคดเหน ความตองการในเรองตาง ๆ อาจตองจดประชมสมมนา ประชมระดมความคด ท าการศกษาวจย เปนตน

กรมวชาการ (2544, 23 - 28) กลาววา ในการเกบรวบรวมจากแหลงขอมลตาง ๆ นน จะตอง

ก าหนดรายการขอมลทตองการก าหนดวธการจดเกบ สรางหรอจดหาเครองมอในการจดเกบใหสอดคลองกบลกษณะของขอมลและแหลงขอมล เชน แบบส ารวจ แบบสมภาษณ แบบสอบถาม แบบบนทก การสงเกต เปนตน นอกจากนน ควรก าหนดเวลาในการจดเกบและหนวยงานหรอบคลากรทรบผดชอบในการจดเกบใหชดเจนดวย ทงนตองค านงถงการไดมาซงขอมลทตรงตามความตองการทก าหนดไวและมความเชอถอได การทจะรวบรวมขอมลไดเทยงตรงและเชอถอไดนน ขนอยกบองคประกอบบางประการ ดงน

1. การวเคราะหขอมลและสารสนเทศทตองการจดเกบ เพอใหไดสารสนเทศทจ าเปนและเกบรวบรวมขอมลไดหลาย ๆ ดาน จากแหลงขอมลเดยวกนในคราวเดยวกน ทงนเพอความสะดวกในการสรางเครองมอเกบรวบรวมขอมลดวย ดงนนกอนการเกบรวบรวมขอมลสถานศกษาควรวเคราะหสารสนเทศทตองการ ประกอบดวยวธการเกบรวบรวมขอมล

2. เครองมอทใชในการรวบรวมขอมล มความเทยงตรง ชดเจนเขาใจงาย กระบวนการเกบรวบรวมขอมลทด เครองมอทใชตองมคณภาพ โดยเฉพาะอยางยงมความเทยงตรง กลาวคอ สามารถรวบรวมขอมลไดตรงกบวตถประสงคทตองการทราบ รวมทงครอบคลมสงทตองการเกบรวบรวม ขอมลทไดเปนจรง เชอถอได ขอค าถามชดเจน ไมก ากวมจ านวนขอไมมาก สะดวกตอการน าไปใช ประการส าคญ คอ ผเกบรวบรวมขอมลตองมความซอตรง ยดมนวาจะตองรวบรวมขอมลใหถกตองตามความเปนจรงมากทสด ซงสอดคลองกบ นตยา ทบพม (2544, 30 - 35) ทกลาววาการเกบรวบรวมขอมล เปนขนตอนการเกบรวบรวมขอมลจากแหลงขอมลทมอยในหนวยงานและนอกหนวยงาน จงควรก าหนดบคลากรทรบผดชอบใหชดเจน มการก าหนดรวบรวมขอมลสารสนเทศทสถานศกษาจะตองจดเกบ โดยสถานศกษาควรมการวเคราะหขอมลทจ าเปน นอกจากนนแลวควรมการก าหนดวธการจดเกบและสรางเครองมอเกบใหสอดคลองกบลกษณะของขอมลและแหลง ของขอมลและทส าคญสถานศกษาควรมการก าหนดระยะเวลาหรอปฏทนในการจดเกบขอมล ใหชดเจน

สรปไดวา การเกบรวบรวมขอมล คอ การเกบรวบรวมขอมลทมาจากแหลงทงทมอยภายในหนวยงานและนอกหนวยงาน ก าหนดบคลากรรบผดชอบใหชดเจน การก าหนดรายการขอมลและสารสนเทศทตองการน าไปใช การก าหนดวธการเกบรวบรวมขอมล การสรางเครองมอหรอแบบฟอรมในการเกบรวบรวมขอมลใหมความสอดคลองกบลกษณะของขอมลและแหลงขอมล

2. การตรวจสอบขอมล (Checking Data) การตรวจสอบขอมล เปนขนตอนส าคญในระบบการผลตสารสนเทศ ทงนเพอใหมนใจ

วาขอมลทไดรบการรวบรวมและการบนทกเอาไวอยางถกตอง การตรวจสอบขอมลเปนการคนหารายการขอมลทยงมความผดพลาด (Error) ลกษณะคลายกบการท าความสะอาดวตถดบกอนน าเขาสระบบการผลต ในการตรวจสอบขอมลจะกระท าในลกษณะเปนไปตามล าดบ การด าเนนงานขอมลเรม

215

ตงแตผกรอกขอมลของสถานศกษา เจาหนาทขอมลของส านกงานเขตพนทการศกษา เปนตน วธการตรวจสอบขอมลน ไดมนกวชาการสรปเปนแนวคดไวหลายประการ ดงน

ส านกงานคณะกรรมการการประถมศกษาแหงชาต (2537, 17 - 18) ไดกลาวถง การตรวจสอบขอมลวา ทกครงทเกบขอมลมาจากแหลงจะตองน ามาตรวจสอบทกครง เพอใหไดขอมลทมคณสมบต ประกอบดวย 3 ประการส าคญ ไดแก

1. ความเปนปจจบนของขอมล หมายถง ชวงเวลาทขอมลเกดคอ เมอใดเหมาะกบเวลาและทนกบเวลาทจะใชหรอไม ขอมลบางตวตองเกบปละครงขอมลบางตวมอายไดปจจบน 3 ปมาแลว คอ ยงไมมตวทใหมกวาน

2. มความตรงตามเนอหาของสารสนเทศทตองการ สารสนเทศทดจะตองมคณสมบตในการสอความหมายตามวตถประสงคและลกษณะงานมความพอเพยงและไมเบยงเบน เชน ขอมลจ านวนนกเรยนทส าหรบรายงานผลกอาจจะเพยง 1 ปการศกษา แตหากเพอการวางแผนอาจตองใชยอนหลง 5 ป พยากรณไปลวงหนาอก 5 ป เปนตน

3. มความถกตองแมนย า คณสมบตขอนแสดงถงคณคาและประโยชนของสารสนเทศทนบวาส าคญมาก เพราะแมสารสนเทศนนจะตรงตอความตองการและสามารถผลตไดทนเวลา แตถาขาดความถกตองแลวกจะหาประโยชนไมไดเลย สารสนเทศทมความถกตองแมนย าจะตองมการบนทกจากสภาพความเปนจรงในเวลาทส ารวจและผานกระบวนการในการจดเกบดวยวธการ เครองมอ ทถกตองมาตรฐานหากตรวจสอบแลวพบขอผดพลาดบกพรองกตองจดเกบหรอแกไขใหม

กรมวชาการ (2544, 28 - 29) กลาววา ขอมลทเกบรวบรวมมาไดกอนทจะน าไป ประมวลผล ควรมการตรวจสอบความถกตองของขอมลกอน เนองจากในระบบของการจดเกบและการบนทกขอมลอาจมขอผดพลาดเกดขนไดเสมอ การตรวจสอบขอมลโดยทวไปกระท าไดใน 3 ลกษณะ คอ

1. ความถกตองของขอมล อาจพจารณาไดจากความสอดคลองระหวางขอมล ในสวนยอยและสวนรวม ความสมเหตสมผลของขอมล และความเกยวของของขอมลตาม ความตองการ

2. ความสมบรณของขอมล อาจพจารณาความครบถวนของขอมล และความเพยงพอของขอมลตามความตองการ

3. ความเปนปจจบนของขอมลอาจพจารณาจากวน เวลาทระบในเอกสารหรอแหลงขอมลนน ๆ โดยเฉพาะอยางยงขอมลทตยภมซงเปนขอมลทหนวยงานอน หรอบคคลอน ๆ เปนผจดเกบตองพจารณาวาชวงเวลาของการเกด หรอการจดเกบขอมลเหลานนตรงกบความตองการใชหรอไม

จากแนวความคดในการตรวจสอบขอมลดงกลาว สรปไดวา การตรวจสอบขอมล หมายถง การตรวจสอบขอมลทเกบรวบรวมเพอใหไดขอมลทมคณสมบตทด ซงประกอบดวย ความถกตองครบถวน แมนย า ความเปนปจจบนของขอมล ความตรงตามเนอหาของสารสนเทศทตองการ และผานกระบวนการในการจดเกบดวยวธการหรอเครองมอทถกตองไดมาตรฐาน

3. การจดประมวลผลขอมล (Processing Data) การจดกระท าขอมล เปนขนตอนทส าคญ เพราะเปนวธการด าเนนการกระท าขอมลดบให

เปนสารสนเทศใหตรงกบความตองการในการน าไปใช การกระท าดงกลาว นกวชาการบางทานไดกลาววา เปนวธการประมวลผลขอมล ซงเปนวธการอยางเดยวกน นกวชาการไดสรปความคดเหนเกยวกบการจดกระท าขอมลไว ดงน

216

ส านกงานคณะกรรมการการประถมศกษาแหงชาต (2537, 18) เปนการน าขอมล (Data) มาประมวลผลเปนสารสนเทศ (Information) สวนตวใดเปนสารสนเทศอยแลว น ามาจดกลมแยกแยะตามลกษณะและประเภทของสารสนเทศ การประมวลผลนนใชตงแตวธการงาย ๆ ทเรยกวา ท าดวยมอใชเครองคดเลข จนกระทงน าเทคโนโลยสมยใหมมาใช ไดแก เครองคอมพวเตอร ซงมแนวปฏบตส าคญในขนน ดงน

1. มอบหมายรรบผดชอบทมความร ความเขาใจทางดานคณตศาสตร สถตหรอ ผรบผดชอบงานขอมลของสถานศกษาเปนผด าเนนการประมวลผล

2. การประมวลผลขอมลเปนสารสนเทศ จะตองจดท าเฉพาะสารสนเทศทหนวยงานไดก าหนดขอบขายไวแลวเทานน เชน ในการวางแผนทางการศกษา กจะมรายการดชน (Indicator) เพอการวางแผนทไดก าหนดไวแลววา มตวชวดใดบาง หรอในการรายงานขอมลประจ าป กจะสามารถตรวจสอบจากตารางไดวา ตารางใดบางทตองน าขอมล (Data) มาประมวลผล เปนสารสนเทศกอน จงจะกรอกเพอรายงานไดกประมวลเฉพาะตวนน ๆ โดยยดหลกการทวา การประมวลผลแตละตว ตองตอบค าถามใหไดวาสารสนเทศตวนเอาไปใชประโยชนอะไร มฉะนนจะเสยเวลาในการจดท า

3. หากสถานศกษาใดไดน าเทคโนโลยคอมพวเตอรมาใช กควรจดท าโปรแกรมคมอโดยควรยดโปรแกรมใหสอดคลองกบระดบจงหวดเพราะในอนาคตจะเชอมโยงเปนเครอขาย (Data net) และสงสายตรงกน (Online)

กรมวชาการ (2544, 29 - 30) ไดกลาวถง การด าเนนการในขนนวา เปนการน าขอมลมาประมวลผลเปนสารสนเทศหรอเปนการเปลยนแปลงขอมลใหอยในรปแบบทน าไปใชประโยชนได ขอมลใดทเปนสารสนเทศอยแลวกน ามาจดกลมแยกแยะตามลกษณะและประเภทของสารสนเทศ ซงการประมวลผลนนอาจเปนการจดหมวดหม การเรยงล าดบ การแจงนบ

ตลอดจนการใชสตรทางคณตศาสตร การด าเนนการอาจใชตงแตวธการงาย ๆ ทเรยกวา ท าดวยมอใชเครองค านวณเลก ๆ มาชวยจนกระทงการใชเทคโนโลยสมยใหมคอ คอมพวเตอร

ในการประมวลผลขอมลตองค านงถงประเดนส าคญ ดงน 1. ขอมลทน ามาวเคราะหตองมความชดเจนในตนเอง ไมวาจะวเคราะหโดยใคร เมอใด ผลท

ไดยอมไดตรงกนเสมอ เชน การค านวณเกยวกบคาสถตตาง ๆ 2. ขอมลทเปนนามธรรม ตองอธบายดวยความเรยง เชน ความซอสตย ความรบผดชอบของ

ผเรยน ตองวเคราะหโดยอาศยดลพนจของคณะบคคล ความเหนทไดควรเปนเอกฉนทหรอเปนเสยงสวนใหญจรง

3. ในการวเคราะหขอมลควรใชคาสถตทงายและตรงทสด คาสถตทนยมใชใน การวเคราะหขอมลทมหลายคา เชน คารอยละ อตราสวน สดสวน คาเฉลย คาเบยงเบนมาตรฐานหรอแมกระทงการแจกแจงความถทเปนการหาคาสถตทงายทสด

ในการค านวณคาสถตตาง ๆ ควรศกษาใหเขาใจชดเจนถงวธการค านวณ ตลอดจนขอตกลงเบองตน จากต าราทางสถตทมอยมากมาย

จากแนวความคดในการประมวลผลขอมลทกลาวมาสรปไดวา การประมวลผลขอมล

หมายถง การน าขอมลทตรวจสอบแลวมาวเคราะหและประมวลผล ใหเปนสารสนเทศตาม

217

ความตองการและจดมงหมายของผใช การมอบหมายผรบผดชอบทมความรความเขาใจทางสถต เปนผด าเนนการประมวลผล การน าเทคนคหรอวธการใหม ๆ มาใชในการประมวลผล การเตรยมดชนทางการศกษาไวเพอแสดงใหเหนภาพของขอมลสารสนเทศทาง การศกษาในดานตาง ๆ ทชดเจนการสรปผลขอมลสารสนเทศทจ าเปนในภาพรวมไวเพอความสะดวกและรวดเรวตอการน าไปใช

4.การน าเสนอขอมลและสารสนเทศ การน าขอมลไปใชถอวาเปนเปาหมายสดทายของการด าเนนงานดานสารสนเทศ หรอการ

เผยแพรใหกบผใชในรปแบบตาง ๆ ทงแบบรายงาน หรอการแสดงบนจอภาพ โดยใชเครองคอมพวเตอร นอกจากนยงรวมถงการน าขอมลไปใชตลอดจนการประเมนการน าระบบสารสนเทศไปใช ซงไดมนกวชาการสรปแนวคดไว ดงน

ส านกงานคณะกรรมการการประถมศกษาแหงชาต (2537, 21 - 22) ไดกลาวถงการน าขอมลสารสนเทศไปใชประโยชนวา ขอมลสารสนเทศเมอไดผานขนตอนตาง ๆ เรยบรอยแลวจะเปนประโยชนตอกลมบคคล 3 กลม ทจะน าขอมลสารสนเทศทางการศกษานไปใชประโยชนในการบรหารจดการ และการพฒนาการเรยนการสอน คอ

1. สถานศกษา 1.1 พฒนาผเรยน นกเรยนไดรบพฒนาอยางเตมศกยภาพ ท าใหตระหนกในตนเอง

ยอมรบความจรงของตนเองในความสามารถทจะเรยนรดวยตนเองกบสาขาวชาการตาง ๆ ทเพมพนความรอบรมากยงขนรจกวธการแสดงหาความร โดยใชวธการอยางหลากหลาย เชน การศกษาคนควาทดลอง จดท าโครงงาน และศกษาจากภมปญญาทองถน เพอใหสามารถพฒนาปรบตวเขากบสภาพอารมณ สงคม สตปญญาอยางเหมาะสม ตามพระราชบญญตการศกษาแหงชาต พ.ศ. 2542 หมวดท 4 แนวการจดการศกษามาตรา 24

1.2 พฒนากระบวนการจดกจกรรมการเรยนการสอนของครผสอน ครผสอนไดรจกและเขาใจนกเรยนอยางละเอยดลกซง ถกตอง น าผลของการศกษาไปใชในการพฒนานกเรยนกจกรรมการเรยนการสอนและการใชบรการตาง ๆ อยางเหมาะสม บนพนฐานความแตกตางระหวางบคคลเนนการเรยนรตามสภาพจรง เนนนกเรยนเปนศนยกลาง เรยนรจากการปฏบตจรง การเรยนรแบบมสวนรวม ครอาจารยปรบบทบาทจากผใหความรเปนผเอออ านวยการเรยนร กระตนใหนกเรยนสามารถสรางความรหรอเครองส าหรบการเรยนรดวยตนเองตลอดชวต ดงนน ครผสอนจะตอง มความสามารถในการจดกจกรรมการเรยนการสอนทมประสทธภาพ ครผสอนจงไมไดเปนเพยง ผท าหนาทสอนเทานน จงมความแตกตางไปจากเดม โดยนกเรยนจะไดรบการกระตนใหรจกคดเองมากขน สอเทคโนโลยใหม ๆ ทจะชวยใหนกเรยนเรยนไดเรว เรยนรจรงจงมการพฒนาขน เมอวธเรยนเปล ยน ไป เ ร มม การ พฒนาอย า งแพร หลาย โดย เฉพาะการประ เมนผลตามท แท จ ร ง การประเมนผลงาน เปนตน ครผสอนตองเปนกลจกรส าคญในการจดกจกรรม การเรยนการสอนใหทนตอการเปลยนแปลง

1.3 การควบคมภาพการศกษาของผบรหาร ผบรหารมขอมลในการบรหารจดการ การก าหนดนโยบายในการพฒนาแลวแกปญหาในดานตาง ๆ อยางตรงประเดน และสอดคลองกบสภาพจรงน าขอมลมาใชในการพฒนาทกษะและเทคนคทางการบรหารทเหมาะสมกบสถานการณ สามารถเลอกใชเทคโนโลยและนวตกรรมไดอยางหลากหลาย ตรงกบสถานการณเงอนไขและขอจ ากด

218

ของสถานศกษา อนจะน าไปสการจดท าแผนพฒนาคณภาพการศกษาของสถานศกษาทมทศทางชดเจน มความสามารถในการปฏบตตามแผนทก าหนด ตลอดจนมความสามารถในการนเทศ ก ากบ ดแล ตดตามและประเมนผลการปฏบตงานอยางเปนระบบและมความตอเนองเพอน าผลสประชาสมพนธเผยแพรสสาธารณชนและน าไปใชปรบปรงและพฒนาแผนด าเนนงานของสถานศกษาตอไปน

2. หนวยงานในสงกด หนวยงาน มสวนรบรและใชประโยชนจากขอมล หนวยงานในพนท/ ตนสงกดมขอมล

ของสถานศกษาทงหมด ภายในอ าเภอ จงหวด เกยวกบการจดการศกษาวาเปนอยางไร มผลสมฤทธทางการเรยนและคณภาพการศกษาในระดบใด มขอบกพรองอะไรบางทตองแกไข การวางแผนการบรหารจดการตองน าขอมลไปวเคราะหแตละดาน เพอใหเกดการพฒนาไดตรงจด การบรหารจดการ กจะเกดประสทธภาพมากยงขน และยงท าใหมภาพรวมทกสถานศกษานกเรยนทกคน เพอใหเปนแผนแมบทในการพฒนาผสอน คณภาพนกเรยน กจกรรมการเรยนการสอน งบประมาณ และทรพยากรใหเพยงพอกบความตองการ ท าใหการบรหารจดการอยางมประสทธภาพมทศทางเปาหมาย ทชดเจน ไมเกดการซ าซอนในการปฏบตงาน

3. ผปกครองและชมชน ผปกครองและชมชนมสวนรวมในการใชขอมลการจดการศกษา ในปจจบนผปกครอง

และชมชนตองมสวนรวมสนบสนนการจดกจกรรมการเรยนการสอนของบตรหลานของตนเอง เพอใหเขาใจในบตรหลานของตนเอง

กรมวชาการ (2544, 30 - 35) ไดกลาววา ขอมลทผานการประมวลผลหรอจดท าจนเปนสารสนเทศทมความหมายชดเจน มความกะทดรด ตรงตอความตองการและสะดวกตอการน าไปใชอาจน าเสนอสผใชในรปของตาราง แผนภาพ กราฟ หรอการบรรยายกได ทงน ขนอยกบ ความเหมาะสมของการน าไปใชและลกษณะของสารสนเทศนนๆ

นตยา ทบพม (2544, 30 - 35) ทกลาววา ขนตอนการน าขอมลสารสนเทศไปใช หมายถงการน าขอมลสารสนเทศทจดกระท าแลว ไปน าเสนอตามความตองการและวตถประสงคของผใช เชน ใชประกอบการตดสนใจ การวเคราะหศกยภาพของสถานศกษาเพอการวางแผนปฏบตงาน การพฒนาคณภาพการศกษา การรายงานความกาวหนาในการปฏบตงาน การด าเนนงานประกนคณภาพในสถานศกษา การรายงานขอมลสารสนเทศตอหนวยเหนอ การเผยแพร ประชาสมพนธการท างานของสถานศกษา การใหบรการขอมลสารสนเทศโดยทวไป เปนตน การน าเสนอขอมลสารสนเทศนนสามารถน าเสนอในรปแบบตาง ๆ เชน ตาราง แผนภม กราฟ แผนภาพและจอคอมพวเตอร ฯลฯ

จากแนวคดในการน าเสนอขอมลและสารสนเทศ ดงทกลาวมาสรปไดวา การน าเสนอ

ขอมลและสารสนเทศ หมายถง การน าขอมลสารสนเทศทผานการจดกระท าแลวจากแหลงทจดเกบไวไปน าเสนอ ตามความตองการและวตถประสงคของผใช การวางแผนและการน าขอมลสารสนเทศไปใชในการบรหารงานทางดานการศกษาในทก ๆ ดาน การก าหนดผรบผดชอบใน การใหผบรการขอมลสารสนเทศ การใชงบประมาณอปกรณและเครองมอตาง ๆ ทเออตอการน าขอมลสารสนเทศไปใช

219

อยางมประสทธภาพ โดยมการน าเสนอขอมลสารสนเทศในรปแบบทหลากหลาย เขาใจงาย นาสนใจ เหมาะสมกบลกษณะของขอมล

5. การเกบรกษาขอมลและสารสนเทศ จะตองเกบขอมลพนฐานและสารสนเทศทผานการจดกระท าเรยบรอยแลว โดยการเกบไว

ในสอตาง ๆ แลวแตวาจะเปนระบบการจดกระท าดวยมอหรอใชคอมพวเตอร ถาเปนระบบการจดกระท าดวยมอ การจดเกบจะเปนระบบแฟม ซงเกบขอมลและสารสนเทศไวในสอทเปนเอกสารหรอบตร ถาเปนระบบทใชคอมพวเตอรในการจดเกบใหเปนระบบ ซงไดมนกวชาการสรปความคดเหนเกยวกบการจดเกบขอมลสารสนเทศไว ดงน

ส านกงานคณะกรรมการการประถมศกษาแหงชาต (2537, 16 - 24) กลาววา การจดหนวยหรอคลงขอมลไวในหนวยงานขนน เปนการจดใหมแหลงรวมของขอมลสารสนเทศไวใน หนวยงาน ซงอาจเรยกวา ศนยสารสนเทศทางการศกษาระดบสถานศกษา ซงมแนวปฏบตดงตอไปน

1. ตองจดใหมสถานท เชน มหอง ๆ หนงหรอสวนใดสวนหนงของสถานศกษาเปนศนยสารสนเทศ อาจใชสวนหนงของหองสมดหองอน ๆ หรอหากมคอมพวเตอรอาจใชคอมพวเตอร

2. จดใหมครภณฑ วสด จ าเปน เชน ตส าหรบจดเกบแฟมขอมลสารสนเทศเกบแผนบนทกขอมล (แผนดสกเกต) กรณใชคอมพวเตอรไวในหอง ขอ 1.

3. จดระบบคนหา (E-Filling) หากเปนแฟมหรอเปนคอมพวเตอรกควรจดท าเปนโปรแกรมใหสอดคลองกบลกษณะงานของสถานศกษา เพอประสทธภาพของการใชและการบรหารขอมลของหนวยงานและทส าคญคอ ตองสรางใหสอดคลองกบโปรแกรมในระดบจงหวดและอ าเภอ เพอวตถประสงคทกลาวมาแลวในขนการจดกระท าขอมล

กรมวชาการ (2544, 30) กลาววา การจดเกบขอมลและสารสนเทศนเปนการจดเกบทง

สวนทเปนขอมลและสวนทเปนสารสนเทศไวในสอตาง ๆ อยางมระบบ สะดวกตอการคนหา เพอน ามาใชประโยชน การจดเกบอาจจดเกบเปนแฟมเอกสารหรอแฟมอเลกทรอนกสตามศกยภาพของสถานศกษา แตตองค านงถงระบบของการคนหาใหสะดวกตอการเปลยนแปลงปรบปรงขอมลให เปนปจจบน การน าขอมลไปประมวลผลใหม รวมทงการน าสารสนเทศไปใชประโยชนในงานตาง ๆ การจดเกบขอมลอยางเปนระบบอาจจดแฟมขอมลเรยงล าดบในแตละแฟม แบงไดดงน

1. แฟมขอมลหลก เปนขอมลพนฐานซงแบงเปนหลายแฟมตามโครงสราง 2. แฟมขอมลยอยเปนแฟมขอมลใหม ๆ ของแฟมขอมลหลก แตยงอาจตองปรบใหเปน

ปจจบน 3. แฟมดชนเปนแฟมเลขดชนทระบวาขอมลใดอยสวนไหนของขอมลหลก 4. แฟมขอมลสรปเปนแฟมทรวบรวมขอมลในรปแบบของการสรปผล 5. แฟมขอมลส ารองเปนการสรางแฟมส ารองขอมลส าคญ ๆ เพอประโยชนในกรณท

ขอมลเดมสญหาย

220

จากแนวความคดเหนทกลาวมา สรปไดวา การจดเกบขอมลและสารสนเทศ หมายถง การน าขอมลทผานการจดกระท าแลว มาจ าแนกประเภทของขอมลสารสนเทศเปนหมวดหมของการใชและประเภทของขอมลทชดเจนมความสมบรณ เปนปจจบนพรอมทจะน าไปใช โดยน าไปจดเกบไวอยางเปนระบบ และสอดคลองกบลกษณะของงาน เพอความสะดวกในการน าไปใชในการบรหารงานและการจดหางบประมาณสนบสนนตอไป บทสรป

ระบบสารสนเทศเปนกระบวนการของตวประมวลผลขอมล หลากหลายระดบ ตงแตระดบสวนบคคลจนถงระดบโลก ท าใหระบบสารสนเทศทเกดขน ถกประมวลผลมาจากจากขอเทจจรง เพอการจดการกบขอมลและสารสนเทศชวยใหองคกรบรรลเปาหมายได โดยระบบสารสนเทศเพอการจดการจะชวยใหผจดการมองเหนภาพรวมของการปฏบตงานขององคกร ท าใหสามารถควบคม, จดการและวางแผน การปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพและประสทธผล ระบบสารสนเทศขององคกร อาจประกอบดวยระบบสารสนเทศเพอการจดการดานตาง ๆ ในองคกร เชน ดานการเงน การตลาด, การผลต ฯลฯ โดยแตละระบบตองการขอมลเขาทแตกตางกน, ประกอบดวยระบบยอย ๆ ทสนบสนนการท างานดานนน ๆ ทแตกตางกนและยงใหผลลพธของระบบทแตกตางกนอกดวย การประยกตใชและพฒนานวตกรรมสารสนเทศ เพอสงเสรมสนบสนนและผลกดน ศกยภาพตาง ๆ ของประเทศ ลกษณะการประยกตใชและพฒนาสารสนเทศในลกษณะตาง ๆ นบไดวาเปนการจดท าระบบสารสนเทศเพอตอบสนองความตองการของกลมเปาหมายตาง ๆ

ปจจบนการน าเทคโนโลยสารสนเทศมาใชกนมากขน ในระดบสถาบนการศกษามการพฒนาระบบสารสนเทศเพอใชในการบรหารมากขน โดยเฉพาะในยคของการปฏรปการศกษา โดยมงหวงใหการปฏรปการศกษาประสบความส าเรจ ในการพฒนาคณภาพของผเรยนตามเปาหมายของการปฏรปการศกษาอยางมประสทธภาพสงสด การเตรยมการพฒนาระบบสารสนเทศ การพฒนาระบบสารสนเทศเปนกระบวนการของการว เคราะหและออกแบบระบบการจดหา การต ดต ง การประเมนระบบ ตลอดจนก าหนดแนวทางในการพฒนาระบบสารสนเทศในอนาคต เพอใหสามารถด าเนนงานอยางมประสทธภาพ การพฒนาระบบสารสนเทศในอนาคต เพอใหสามารถด าเนนงานอยางมประสทธภาพ การพฒนาระบบสารสนเทศเพอใชในสถานศกษาทงการบรหาร การเรยนการสอนและการบรการจะขนอยกบผบรหารเปนส าคญ เพอใหการด าเนนงานเตรยมความพรอมในการพฒนาระบบสารสนเทศในสถานศกษาประสบความส าเรจ