โดย คณะกรรมการจัดการความร ู้ ... ·...
TRANSCRIPT
แนวปฏบตทดในการเขยนหนงสอราชการ
โดย
คณะกรรมการจดการความร สานกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ ประจาปการศกษา ๒๕๕๙
คานา เอกสารฉบบนไดรวบรวมองคความรเกยวกบแนวปฏบตทดในการเขยนหนงสอราชการจากบคลากรทมประสบการณในการเขยนหนงสอราชการตางๆ ของสานกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ และเอกสารเกยวกบการเขยนหนงสอราชการ โดยมวตถประสงคเพอใหผปฏบตงานในสานกงานฯ เขาใจขนตอนการดาเนนงาน และสามารถนาองคความรดงกลาวไปปฏบตไดจรง เพอใชเปนเครองมอในการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพตอไป
คณะกรรมการดานการดาเนนงานวจยสถาบน สานกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ มถนายน ๒๕๖๐
สารบญ
หนา ๑. ความหมายและชนดของหนงสอราชการ ๑ ๒. หนงสอภายนอก ๑ ๓. หนงสอภายใน ๖ ๔. หนงสอสงการ ๙ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ๑๖ ๖. การเขยนรายงานการประชม ๒๑ ๗. การเขยนขอความในหนงสอตดตอราชการ ๒๗ ๘. หลกในการเขยนหนงสอตดตอราชการทด ๓๖
๑
๑. ความหมายและชนดของหนงสอราชการ
ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ไดใหความหมาย หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก
๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงหนวยงานภายนอก ๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ๔. เอกสารทราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ ๕. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ
ชนดของหนงสอตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แบงชนดของ
หนงสอราชการ ดงน ๑. หนงสอภายนอก ใชในการตดตอราชการทวไป ๒. หนงสอภายใน ใชในการตดตอราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ๓. หนงสอประทบตรา ใชในการตดตอราชการเฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ๔. หนงสอสงการ ไดแก ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ๖. หนงสอทเจาหนาทท าขน หรอรบไวเปนหลกฐานราชการ ไดแก หนงสอรบรอง รายงานการประชม
บนทก และหนงสออนๆ
ส านกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ โดยสวนมากจะมการจดท าหนงสอราชการ ๕ ชนดดงน ๑. หนงสอภายนอก ๒. หนงสอภายใน ๓. หนงสอสงการ ประเภทค าสงและระเบยบ ๔. หนงสอประชาสมพนธ ประเภทประกาศ ๕. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานราชการประเภทรายงานการประชม คณะกรรมการการจดการความรแสดงรายละเอยดของหนงสอราชการ ๕ ชนดน รวมทง ๖. การเขยนขอความในหนงสอตดตอราชการ และ ๗. หลกในการเขยนหนงสอตดตอราชการทด เพอใหเกดความเขาใจทชดเจนในการน าไปปฏบตไดอยางถกตอง ดงตอไปน
๒. ลกษณะของหนงสอภายนอก
หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก
กรณทใช หนงสอภายนอก ใชตดตอราชการระหวางกระทรวง/กรมหนง หรอจงหวดหนง หร อสวนราชการแหงใดแหงหนง กบกระทรวงอน หรอกรมอน หรอจงหวดอน หรอหนวยงานอน หรอกบบคคลภายนอก
รปแบบ หนงสอภายนอกมรปแบบ ดงน
๒
แบบหนงสอภายนอก ชนความลบ (ถาม)
ชนความเรว (ถาม) (สวนราชการเจาของหนงสอ) ท .............................
(วน เดอน ป)
เรอง .......................................................... (ค าขนตน) อางถง (ถาม) สงทสงมาดวย (ถาม) (ขอความ) …………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. (ค าลงทาย) (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร.......................................... * โทรสาร.......................................... ส าเนาสง (ถาม) ชนความลบ (ถาม)
๓
โครงสราง หนงสอภายนอกมโครงสรางประกอบทส าคญ ๔ สวน ดงน หวหนงสอ ตราครฑ ชนความเรว (ถาม) ท............................. (สวนราชการเจาของหนงสอ) (วน เดอน ป) เรอง............................................................................................................................................................................ (ค าขนตน) .................................................................................................................................................................. อางถง (ถาม) .............................................................................................................................................................. สงทสงมาดวย (ถาม) .................................................................................................................................................. ค าอธบายรายการตางๆ
๑. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ทบเลขทะเบยนหนงสอสง ส าหรบหนงสอทมถงผรบจ านวนมาก โดยมขอความอยางเดยวกน ซงเรยกวา “หนงสอเวยน” ใหเพมรหสตวพยญชนะ “ว” หนาเลขทะเบยนหนงสอสงซงก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใดกได
๒. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ และโดยปกตใหลงทอยไวดวย ๓. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๔. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความใหสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดย
ปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม ๕. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกต
ใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม ๖. อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมา
กอนแลวจะจากสวนราชการใดกตาม โดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอ วนท เดอน ป พทธศกราชของหนงสอ นน
๗. สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอ สงของ เอกสารหรอบรรณสารทสงไปพรอมกบหนงสอนน ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนได ใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด
เหตทมหนงสอไป (ขอความ)............................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................
เหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผมหนงสอไปแจงเหตทตองมหนงสอไปยงผรบหนงสอ ซงผรางหนงสอจะตองรางเองทงหมด เหตทมหนงสอไป อาจเปนขอความตอนเดยว หรอ ๒ ตอน หรอ ๓ ตอน กได
๔
จดประสงคทมหนงสอไป จง.......................................................................................................................... ...................... ................................................................................................................................................................................ ขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป จดประสงคทมหนงสอไป ของหนงสอภายนอก คอ ขอความแสดงความมงหมายทมหนงสอไปวาประสงคจะใหผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร ขอความน ผรางหนงสอจะตองเขยน การเขยน “จดประสงคทมหนงสอไป” ควรเขยนยอหนาขนบรรทดใหมเปนอกตอนหนงตางหากจาก “เหตทมหนงสอไป” แมวา “จดประสงคทมหนงสอไป” จะตองอยในความหมายของค าวา “ขอความ” ตามแบบหนงสอภายนอก เชนเดยวกบ “เหตทมหนงสอไป” โดยปกตมกจะเขยน “จดประสงคทมหนงสอไป” ขนตนดวยค าวา “จง...” เชน จงเรยนมาเพอทราบ จงขอเรยนหารอวามา………………… จงเรยนขอความกรณามาเพอไดโปรดอนเคราะห............ ทายหนงสอ (ค าลงทาย)................................................ (ลงชอ)....................................................... (พมพชอเตม)............................... (ต าแหนง).................................... (สวนราชการเจาของเรอง) โทร..................................... ส าเนาสง.........(ถาม)........... ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ตามเอกสารในภาคผนวก ก. ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตม ของเจาของลงลายมอชอไวใตลายมอชอ ตามภาคผนวก ข. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกระทรวง หรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ
๕
ขอสงเกต สวนราชการทลงในสวนหวหนงสอ เปนสวนราชการเจาของหนงสอ แตสวนราชการทลงในทายหนงสอ เปนสวนราชการเจาของเรอง เชน หนงสอของมหาวทยาลยรามค าแหง เปนเจาของหนงสอ และถาหนงสอนนจดท าโดยส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ เปนเจาของเรอง โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ส าเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดท าส าเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบ และประสงคจะใหผรบทราบวาไดมส าเนาสงไปใหผใดแลว ใหพมพชอเตม หรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงส าเนาไปให เพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบ และแนบรายชอดวย ตวอยางหนงสอภายนอก ท ศธ ๐๕๑๘.๐๑๒๒ / ๖๓ มหาวทยาลยรามค าแหง หวหมาก บางกะป กรงเทพฯ ๑๐๒๔๐ ๕ กนยายน ๒๕๕๘ เรอง ขอความอนเคราะหถายรปบรรยากาศวนสอบเพอจดท าหนงสอครบรอบ ๑๕ ป ความรวมมอระหวางมหาวทยาลย
รามค าแหงและกระทรวงการตางประเทศ เรยน ผอ านวยการศนยสอบ มหาวทยาลยรามค าแหง สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ อางถง หนงสอมหาวทยาลยรามค าแหง ท ศธ ๐๕๑๘.๐๑/ ว ๙๙ ลงวนท ๒๑ กรกฎาคม ๒๕๕๘ ตามหนงสอทอางถง ไดขอความอนเคราะหสถานทจดสอบและด าเนนการสอบไล ภาคเรยนท ๑ ปการศกษา ๒๕๕๘ ส าหรบนกศกษามหาวทยาลยรามค าแหงในตางประเทศ ความละเอยดแจงแลว นน
ในการน มหาวทยาลยฯ ใครขอความอนเคราะหจากทานถายรปหองสอบและบรรยากาศขณะนกศกษาท าขอสอบในแตละวน รวมทงรปถายหมนกศกษาพรอมกรรมการควบคมการสอบ เพอส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ จะรวบรวมภาพถายเพอจดท าหนงสอครบรอบ ๑๕ ป ความรวมมอระหวางมหาวทยาลยรามค าแหง และกระทรวงการตางประเทศ ในการขยายโอกาสทางการศกษาแกชาวไทยในตางประเทศและชวยพฒนาการอดมศกษาไทยสสากล ตอไป
ทงน มหาวทยาลยฯ ใครขอใหทานสงภาพถายท e- mail : [email protected] หรอสงไฟลรป (ซดหรอดวด) มาพรอมการสงกระดาษค าตอบเมอสอบภาค ๑ ปการศกษา ๒๕๕๘ เสรจเรยบรอยแลว
จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความอนเคราะหดวย จะเปนพระคณยง
ขอแสดงความนบถอ (รองศาสตราจารยร าไพ สรมนกล) รองอธการบดฝายวเทศสมพนธ ปฏบตราชการแทน อธการบดมหาวทยาลยรามค าแหง
๖
๓. ลกษณะของหนงสอภายใน
หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอกเปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ รปแบบ หนงสอภายในมรปแบบ ดงน
แบบหนงสอภายใน ชนความเรว (ถาม)
ชนความเรว (ถาม) บนทกขอความ สวนราชการ ............................................................................................................................. ............. ท .................................................................. วนท ……………….…………………………………………....………. เรอง ............................................................................................................................. ........................... (ค าขนตน) (ขอความ) ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) โครงสราง
หนงสอภายใน มโครงสรางประกอบดวยสวนส าคญ ๔ สวน คอ
หวหนงสอ
สวนราชการ ...........................................................................................................................................................
ท .............................................................วนท ................................................................... ....................................
เรอง ........................................................................................................................... .............................................
(ค าขนตน)
๗
ค าอธบายรายการตางๆ (รายการภายในโครงสรางสวนตางๆ ของหนงสอภายใน เขยนท านองเดยวกบหนงสอภายนอก)
๑. สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ โดยมรายละเอยดพอสมควร โดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการอยในระดบต ากวากรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท(ถาม) เชน เขยนวา สวนราชการ ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ โทร. ๘๖๖๔-๕
๒. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง
๓. วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ
๔. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม
๕. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอแลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท
เหตทมหนงสอไป
ขอความ...................................................................................................................... ..............
...................................................................................................................................... .............................
...................................................................................................................................................................
ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคบางประการใหแยกเปนขอๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวย ใหระบไวในขอน
จดประสงคทมหนงสอไป
จง................................................................................................................. ..............................
..................................................................................................................................................................
ขอความใหบอกความมงหมายทมหนงสอไปวาประสงคจะใหผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร
ทายหนงสอ (ลงชอ)........................................... ........................ (พมพชอเตม) .......................................... (ต าแหนง)...................................... ..........
๘
ลงชอและต าแหนง ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตม ของเจาของลงลายมอชอไวใตลายมอชอ ตามภาคผนวก ข.
ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ
ตวอยางหนงสอภายใน
บนทกขอความ สวนราชการ ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ อาคารวทยบรการฯ ชน ๑ โทร. ๘๖๖๕ ท ศธ ๐๕๑๘.๐๑๒๒ / วนท ๘ เมษายน ๒๕๕๘ เรอง ขอสงเอกสารแบบส ารวจทางเลอกการเขากองทนประกนสงคมและแบบขนทะเบยนผประกนตน (สปส. ๑-๐๓)
เรยน หวหนางานทะเบยนประวต ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ใครขอสงเอกสารแบบส ารวจทางเลอกการเขากองทนประกนสงคม แบบขนทะเบยนผประกนตน (สปส.๑-๐๓) และเอกสารประกอบ ของพนกงานมหาวทยาลย (งบคลง) และพนกงานมหาวทยาลย (งบรายได) ดงน
พนกงานมหาวทยาลย (งบคลง) สงกดส านกงานอธการบด ปฏบตราชการส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ จ านวน ๓ ราย ดงน
๑. นางนรศรา หนอกษร
๒. นางสาวอาทตยา พรมปา
๓. นางสาวปวณพร สวรรณะ
พนกงานมหาวทยาลย (งบรายได) จ านวน ๔ ราย
๑. นางสาวกมลพรรณ โหมดสวรรณ
๒. นางสาวปภาณพชา สทธเจรญ
๓. นางสาวอมพกา หมดใหม
๔. นางสาวสขฤด สขอนนต
จงเรยนมาเพอโปรดด าเนนการตอไปดวย จกขอบคณยง (นางนรศรา หนอกษร) ท าหนาทหวหนาส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ
๙
๔. หนงสอสงการ
ตามระเบยบขอ ๑๕ หนงสอสงการ ม ๓ ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบและขอบงคบและใหใชตามแบบทก าหนด เวนแตทจะมกฎหมายก าหนดไวโดยเฉพาะ ชนดของหนงสอสงการ ๔.๑ ค าสง ตามระเบยบขอ ๑๖ ค าสง คอ “บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย” ใชกระดาษครฑ ๑. “ค าสง” ใหลงชอสวนราชการหรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง เชน ค าสงกรมการปกครอง ๒. “ท” ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทนทบเลขป พทธศกราชทออกค าสง เชน ท ๓/๒๕๒๖ ๓. “เรอง” ใหลงชอเรองทออกค าสง ๔. “ขอความ” ใหอางเหตทออกค าสง และอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม) ไวดวย แลวจงลงขอความทสงและวนใชบงคบ ๕. “สง ณ วนท” ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกค าสง เชน สง ณ วนท ๑ กนยายน ๒๕๒๖ ในแบบตวอยางของระเบยบงานสารบรรณแบบท ๔ ไดก าหนดใหลง “พ.ศ.” ดวย ซงขดกบค าอธบายดงกลาว โดยทวไปจะก าหนดใหใชโดยไมลง “พ.ศ.” ๖. “ลงชอ” ใหลงลายมอชอผออกค าสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๗. “ต าแหนง” ใหลงต าแหนงของผออกค าสง
๑๐
แบบค าสง
__________________
ค าสง (ชอสวนราชการหรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง) ท....................................../(เลขทพทธศกราชทออกค าสง)
เรอง................................................................. .................................... __________________
(ขอความ) …………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ทงน ตงแต …………………………………………………………………………………………………………………… สง ณ วนท ........................................ .... พ.ศ. …………………………… (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง)
๑๑
ตวอยางแบบค าสง
ค าสงส านกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ ท /๒๕๕๗
เรอง แตงตงคณะกรรมการบรหารความเสยงและควบคมภายใน ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ประจ าปงบประมาณ ๒๕๕๘
เพอใหการด าเนนงานดานการบรหารความเสยงและควบคมภายใน ของส านกงานสาขาวทยบรการฯ
ตางประเทศ ประจ าปงบประมาณ ๒๕๕๘ ด าเนนไปอยางตอเนอง เรยบรอยและมประสทธภาพ ขอแตงตงคณะกรรมการบรหารความเสยงและควบคมภายใน ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ประจ าปงบประมาณ ๒๕๕๘ ใหมอ านาจหนาท ดงตอไปน
๑. ประชมเพอการวเคราะหและจดท าแผนบรหารความเสยงและควบคมภายใน ของส านกงาน ใหครบทกบรบทของสถาบน
๒. รายงานผลการวเคราะห และการจดท าแผนบรหารความเสยงและควบคมภายใน ของส านกงานฯ เสนอตอผบรหาร
๓. ตดตามประเมนผลการด าเนนการตามแผนบรหารความเสยง ทบทวนประสทธภาพของแนวทางการบรหารความเสยงในทกขนตอน และเขยนรายงานเสนอตอผบรหาร และคณะกรรมการบรหารความเสยงของมหาวทยาลยฯ
๔. และหนาทอน ๆ ทไดรบมอบหมาย
ประกอบดวย รองอธการบดฝายวเทศสมพนธ ทปรกษา ๑. นางนรศรา หนอกษร ประธานกรรมการ ๒. นางสาวสขฤด สขอนนต กรรมการ ๓. นางสาวอมพกา หมดใหม กรรมการ ๔. นางสาวพงฤทย สมค า กรรมการ ๕. นางสาวปวณพร สวรรณะ กรรมการ ๖. นางสาวปภาณพชา สทธเจรญ กรรมการ ๗. นางสาวอาทตยา พรมปา กรรมการและเลขานการ ๘. นางสาวกมลพรรณ โหมดสวรรณ กรรมการและผชวยเลขานการ
ทงน ตงแตบดน ถงวนท ๓๐ กนยายน ๒๕๕๘
สง ณ วนท ตลาคม พ.ศ. ๒๕๕๗
(รองศาสตราจารยร าไพ สรมนกล) รองอธการบดฝายวเทศสมพนธ
๑๒
๔.๒ ระเบยบ ตามระเบยบขอ ๑๗ ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมาย หรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษตราครฑ
รายละเอยดของระเบยบ ๑. “ระเบยบ” ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ ๒. “วาดวย” ใหลงชอของระเบยบ ๓. “ฉบบท” ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท ๒ และทถดๆ ไปตามล าดบ ๔. “พ.ศ.” ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๕. “ขอความ” ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ และ อางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม) ๖. “ขอ” ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบขอ ๒ เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนขอผรกษาการ ระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ๗. “ประกาศ ณ วนท” ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ในแบบตวอยางของระเบยบงานสารบรรณแบบท ๕ ไดก าหนดใหลง “พ.ศ.” ดวย ๘. “ลงชอ” ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๙. “ต าแหนง” ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ
๑๓
แบบระเบยบ
ระเบยบ (ชอสวนราชการทออกระเบยบ) วาดวย ...................................................
(ฉบบท..............ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ) พ.ศ. ..........................
__________________ (ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ และอางถง กฏหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม) ขอ ๑ ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบ ........................................................พ.ศ. ........................... .. ขอ ๒ ระเบยบนใหใชบงคบตงแต ................................................................................เปนตนไป ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวดใหน าขอผรกษาการตามระเบยบ ไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ …………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ประกาศ ณ วนท ....……………………………………………………………………………………………………… (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง)
๑๔
ตวอยางแบบระเบยบ
ระเบยบมหาวทยาลยรามค าแหง วาดวยการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ
พ.ศ. ๒๕๕๘
โดยทเปนการสมควรปรบปรงระเบยบมหาวทยาลยรามค าแหง วาดวยการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษา สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ อาศยอ านาจตามความในมาตรา ๑๘ (๒) และ (๑๒) แหงพระราชบญญตมหาวทยาลยรามค าแหง พ.ศ. ๒๕๔๑ สภามหาวทยาลยรามค าแหง ในการประชมครงท ๙/๒๕๕๘ เมอวนท ๒๒ กนยายน ๒๕๕๘ จงวางระเบยบไวดงตอไปน ขอ ๑ ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบมหาวทยาลยรามค าแหง วาดวยการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ พ.ศ. ๒๕๕๘” ขอ ๒ ระเบยบนใหใชบงคบตงแตวนถดจากวนประกาศเปนตนไป ขอ ๓ ใหยกเลกระเบยบมหาวทยาลยรามค าแหง วาดวยการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษา สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ พ.ศ. ๒๕๕๗ และใหใชระเบยบนแทน ขอ ๔ ในระเบยบน “มหาวทยาลย” หมายความวา มหาวทยาลยรามค าแหง “อธการบด” หมายความวา อธการบดมหาวทยาลยรามค าแหง “คณะกรรมการ” หมายความวา คณะกรรมการพจารณากลนกรองผมสทธไดรบการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ “นกศกษา” หมายความวา นกศกษามหาวทยาลยรามค าแหงระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ ขอ ๕ มหาวทยาลยอาจยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาใหแกนกศกษาระดบปรญญาตร ตามขอบงคบมหาวทยาลยรามค าแหง วาดวยอตราคาธรรมเนยมการศกษา คาลงทะเบยนเรยนและ คาบ ารงการศกษาระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ พ.ศ. ๒๕๕๑ เฉพาะคาบรการสอการสอน คาลงทะเบยนเรยนและคาบ ารงการศกษา โดยตองมคณสมบตดงน (๑) เปนผมความประพฤตด (๒) เปนผไดลงทะเบยนเรยนในภาคการศกษาปกต และมผลการสอบอกษรระดบคะแนน A ไมนอยกวารอยละ ๗๐ ของจ านวนหนวยกตทลงทะเบยนเรยนทงหมด และผลการสอบอกษรระดบคะแนน A นน ตองไมนอยกวา ๑๕ หนวยกต ขอ ๖ การยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาตามขอ ๕ ใหยกเวนเปนภาคการศกษา โดยน าผลการศกษาภาคสดทายมาแสดงเพอขอยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาของภาคการศกษาถดไป ใหคณะกรรมการเสนอรายชอผมสทธทไดรบการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาของแตละภาคเรยนตอมหาวทยาลย เพอพจารณาอนมตและประกาศใหผทไดรบการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาทราบเปนคราว ๆ ไป เมอมหาวทยาลยประกาศรายชอนกศกษาทไดรบการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาแลวใหผมสทธทไดช าระคาธรรมเนยมการศกษาไปแลว ยนค ารองพรอมหลกฐานการช าระเงน เพอขอเงนคาธรรมเนยมการศกษาคนกอนวนสอบไลของภาคการศกษานน ขอ ๗ ใหอธการบดแตงตงคณะกรรมการพจารณากลนกรองผมสทธไดรบการยกเวนคาธรรมเนยมการศกษาระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ ประกอบดวย รองอธการบดทอธการบดมอบหมายเปนประธานกรรมการ รองอธการบดฝายวชาการและวจย เปน รองประธานกรรมการ ผทอธการบดเหนสมควรจ านวนไมเกนสองคน เปนกรรมการ และเจาหนาทส านกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศจ านวน หนงคน เปนกรรมการและเลขานการ และอาจใหมกรรมการและผชวยเลขานการอกหนงคนกได คณะกรรมการมวาระการด ารงต าแหนงคราวละสองป และอาจไดรบการแตงตงใหมอกได
๑๕
ขอ ๘ ใหอธการบดรกษาการตามระเบยบน ในกรณมปญหาหรอไมสามารถปฏบตตามระเบยบนได ใหอธการบดโดยความเหนชอบของคณะกรรมการบรหารงานมหาวทยาลยรามค าแหง มอ านาจสงและปฏบตตามทเหนสมควร
ประกาศ ณ วนท ตลาคม พ.ศ. ๒๕๕๘ (นายวรช ชนวนจกล) นายกสภามหาวทยาลยรามค าแหง
๔.๓ ขอบงคบ ตามระเบยบขอ ๑๘ ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ รายละเอยดของขอบงคบ ๑. “ขอบงคบ” ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ ๒. “วาดวย” ใหลงชอของขอบงคบ ๓. “ฉบบท” ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใดแตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามล าดบ ๔. “พ.ศ.” ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๕. “ขอความ” ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ ๖. “ขอ” ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยให ขอ ๑ เปนชอขอบงคบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชขอบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ๗. “ประกาศ ณ วนท” ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออก
ส านกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกตรตางประเทศ โดยสวนมากจะมการจดท าจดหนงสอสงการ ๒ ชนดคอ ค าสงและระเบยบดงนนจงขออธบายหนงสอสงการประเภทขอบงคบแตเพยงเทาน ทานสามารถศกษาเพมเตมไดจากหนงสอระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ จดพมพโดย สวสดการส านกงาน ก.พ. หนา ๕๖
๑๖
๕. หนงสอประชาสมพนธ หนงสอประชาสมพนธ ตามระเบยบขอ ๑๙ หนงสอประชาสมพนธ ม ๓ ชนด คอ ประกาศ แถลงการณ และขาว ใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตทจะมกฏหมายกก าหนดไวโดยเฉพาะ ในระเบยบงานสารบรรณเดมไดก าหนดใหมหนงสอ “ค าแนะน า” และค าชแจง” แตในระเบยบปจจบนนไดตดออก ทงนเนองจากเหนวาหนงสอทงสองประเภทดงกลาวทก าหนดไวเดมนนมไดแยกออกใหชดแจงวาแตกตางกนอยางไร และไดพจารณาเหนวาสามารถน ามารวมอยในเรองของ “ประกาศ” ไดส าหรบ “แจงความ” ซงมกฏหมายบางฉบบก าหนดใหท าเปน “แจงความ” เนองจาก “แจงความ” มลกษณะเหมอนกบ “ประกาศ” และมหวขอเชนเดยวกน จงเพยงใหเปลยนหวขอจากค าวาประกาศ เปน “แจงความ” เทานน ชนดของหนงสอประชาสมพนธ ๕.๑ ประกาศ ตามระเบยบขอ ๒๐ “ประกาศ” คอบรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษครฑ รายละเอยดของประกาศ ๑. “ประกาศ” ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒. “เรอง” ใหลงชอเรองทประกาศ ๓. “ขอความ” ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ ๔. “ประกาศ ณ วนท” ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกประกาศในแบบตวอยางของระเบยบงานสารบรรณแบบท ๗ ไดก าหนดไวใหลง “พ.ศ.” ดวยซงขดกบค าอธบายดงกลาว โดยทวไปจะก าหนดใหใชโดยไมลง “พ.ศ.” ๕. “ลงชอ” ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายชอไวใตลายชอ ๖. “ต าแหนง” ใหลงต าแหนงของผออกประกาศ ในกรณทกฏหมายก าหนดใหท าเปนแจงความใหเปลยนค าวาประกาศ เปน แจงความ ๕.๒ แถลงการณ ตามระเบยบขอ ๒๑ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททาชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใดๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ ๕.๓ ขาว ตามระเบยบขอ ๒๒ ขาวคอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ส านกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกยตตางประเทศ โดยสวนมากจะมการจดท าจดหนงสอประชาสมพนธประเภทประกาศ เทานน ดงนนจงขออธบายหนงสอประชาสมพนธประเภทประเภทแถลงการณและขาวแตเพยงเทาน ทานสามารถศกษาเพมเตมไดจากหนงสอระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ จดพมพโดย สวสดการส านกงาน ก.พ. หนา ๕๑ และ ๕๓ ตามล าดบ
รปแบบ หนงสอประชาสมพนธประเภทประกาศ ดงน
๑๗
แบบประกาศ
ประกาศ (ชอสวนราชการทออกประกาศ)
เรอง .......................................................................... __________________
(ขอความ) .................................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ประกาศ ณ วนท ....…………………………………………………… พ.ศ. ………………………………….. (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง)
๑๘
ตวอยางแบบประกาศ
ประกาศมหาวทยาลยรามค าแหง เรอง การรบสมครนกศกษาใหม ระดบชนปรญญาตร
สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ ภาค ๑ ปการศกษา ๒๕๕๘
มหาวทยาลยรามค าแหง ก าหนดการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร ประจ าภาคเรยนท ๑ ปการศกษา ๒๕๕๘ ระหวางวนท ๑๒ ธนวาคม ๒๕๕๗ ถงวนท ๑๗ พฤษภาคม ๒๕๕๘ รายละเอยดดงตอไปน
๑. หลกสตร ๑) หลกสตรนตศาสตรบณฑต (คณะนตศาสตร) ๒) หลกสตรบรหารธรกจบณฑต (สาขาวชาการจดการ) (คณะบรหารธรกจ) ๓) หลกสตรรฐศาสตรบณฑต (กลมวชาการบรหารรฐกจ) (คณะรฐศาสตร) ๔) หลกสตรศกษาศาสตรบณฑต (สาขาวชาศกษาศาสตร เอกภาษาไทย) (คณะศกษาศาสตร) แตละหลกสตรตามแผนการศกษา ๔ ปการศกษา ยกเวนหลกสตรศกษาศาสตรบณฑต (สาขาวชาศกษาศาสตร เอกภาษาไทย) (๕ ป) ทงน ตองศกษาทงสนไมนอยกวาจ านวนหนวยกต ทมหาวทยาลยก าหนด ๒. คณสมบตของผสมคร ๑) คณสมบตของผสมครเขาเปนนกศกษา
(๑) ไมเปนผมโรคตดตอรายแรงโรคทสงคมรงเกยจ หรอโรคส าคญทจะเปนอปสรรคตอ การศกษา (๒) เปนผมความประพฤตเรยบรอยและไมบกพรองในศลธรรมอนด (๓) ไมเคยถกไลออกจากสถาบนใดๆ เนองจากกระท าความผดหรอมความประพฤตเสอมเสย (๔) ไมเคยตองรบโทษจ าคกโดยค าพพากษาถงทสดใหจ าคก เวนแตเปนโทษส าหรบความผดทไดกระท าโดย
ประมาท หรอความผดลหโทษ (๕) มคณสมบตอยางอนตามทมหาวทยาลยก าหนดไวเฉพาะคณะ
๒) คณวฒของผสมครระดบปรญญาตร (๑) เปนผส าเรจการศกษาตามหลกสตรการศกษาขนพนฐาน (มธยมศกษาตอนปลาย) หรอเทยบเทาทงในประเทศ
ไทยหรอตางประเทศ ตามหลกสตรของรฐบาลแตละประเทศก าหนด หรอ (๒) เปนผส าเรจการศกษาตงแตระดบอนปรญญาหรอเทยบเทาขนไป ทงในประเทศไทยหรอ ตางประเทศ ตาม
หลกสตรของรฐบาลแตละประเทศก าหนด หรอ (๓) เปนหรอเคยเปนขาราชการ พนกงานรฐวสาหกจ หรอลกจางของรฐทงในประเทศไทยหรอตางประเทศ ซงได
ปฏบตงานมาแลวรวมกนไมนอยกวา ๕ ป และเปนผส าเรจการศกษา ตามหลกสตรภาคบงคบการศกษาขนพนฐาน (มธยมศกษาตอนตน) หรอเทยบเทา ตามหลกสตรของรฐบาลแตละประเทศก าหนด หรอ
(๔) เปนหรอเคยเปนสมาชกรฐสภา สมาชกสภาระดบจงหวด สมาชกสภาระดบอ าเภอ สมาชกสภาระดบต าบล สมาชกสภาองคการบรหารสวนทองถน หรอหวหนาหนวยงานปกครองของรฐหรอทเรยกชอเปนอยางอนทงในประเทศไทยหรอตางประเทศ ทงน ตองเปนผส าเรจการศกษาทงในประเทศไทยหรอตางประเทศ ตามหลกสตรภาคบงคบการศกษาขนพนฐาน (มธยมศกษาตอนตน) หรอเทยบเทา ตามหลกสตรของรฐบาลแตละประเทศก าหนด หรอ
(๕) ผเปนเจาของกจการทประสบความส าเรจในการประกอบธรกจสวนตว เปนประธานกรรมการ ผอ านวยการ ผจดการ หรอเปนกรรมการบรหารในหนวยงานธรกจเอกชน หรอต าแหนงบรหารทเรยกชอเปนอยางอนทเทยบเทา และเปนผเสยภาษเงนไดประจ าปของหนวยงานหรอบคคลมาแลวไมนอยกวา ๕ ป และเปนผส าเรจ
๑๙
การศกษา ตามหลกสตรภาคบงคบการศกษาขนพนฐาน (มธยมศกษาตอนตน) หรอเทยบเทา และมอายไมต ากวา ๒๕ ปบรบรณ นบตามปปฏทน หรอ
(๖) ผสมครทใชวฒการศกษาของตางประเทศหรอเปนชาวตางประเทศ หลกฐานทใชสมครเขาเปนนกศกษาประกอบดวยหนงสอรบรองการเทยบระดบชนวฒการศกษาจากกระทรวงศกษาธการของประเทศไทย หรอจากหนวยงานทก ากบดแลทางการศกษาของรฐบาลแตละประเทศ เชน กระทรวงศกษาธการ หรอหนวยงานทเรยกชอเปนอยางอน หรอกระทรวงการตางประเทศ หรอสถานทตหรอสถานกงสล รบรองวาหลกฐานการศกษาทผสมครน ามาเปนหลกฐานประกอบการสมคร เปนหลกสตรทรฐบาลของแตละประเทศก าหนดและเปนสถานศกษาทไดรบการรบรองจากรฐบาล
(๗) เปนผซงสภามหาวทยาลยไดพจารณาแลวเหนสมควรใหรบเขาศกษาได
๓) คณสมบตของผสมครเรยนรายกระบวนวชา เพอเตรยมศกษาระดบปรญญาตร (Pre-Degree) (๑) ตองเปนขาราชการ ลกจาง หรอพนกงานสวนราชการ องคการรฐวสาหกจ หรอเปนพนกงานของหนวยงาน
เอกชนทมหาวทยาลยรามค าแหงเหนสมควร หรอ (๒) เปนบคคลทมหาวทยาลยพจารณาแลวเหนสมควรใหเขาศกษาได
ทงนผมคณสมบตตามขอ (๑) และ (๒) ตองมคณวฒเปนผส าเรจการศกษาภาคบงคบตามหลกสตรการศกษาขนพนฐาน (มธยมศกษาตอนตน) หรอเทยบเทาขนไป
๓. การสมครและวธการสมคร ๑) การสมคร ไมเกบคาสมคร ๒) วธการสมคร สมคร On-line ทางอนเทอรเนต ผาน www.ru.ac.th/oasc และเมอสมคร On-line เรยบรอยแลว จะตองสงใบสมครทมลายเซนของผสมครพรอม แนบหลกฐานเอกสารประกอบการสมครครบถวนทางไปรษณย ไปยง :
ส านกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ มหาวทยาลยรามค าแหง ตปณ. ๑๒๑๘ ปณฝ. รามค าแหง BANGKOK 10241, THAILAND
ตดตอสอบถาม: หมายเลขโทรศพท ๖๖ (๐)๒ ๓๑๐ ๘๑๙๖ – ๗ หมายเลขโทรสาร ๖๖ (๐)๒ ๓๑๐ ๘๑๙๘ สอบถามเกยวกบระดบปรญญาตร e-mail: [email protected] หากมขอขดของไมสามารถสมคร On-line ทางอนเทอรเนตได ให Download ใบสมครจาก www.ru.ac.th/oasc กรอกใบสมครใหสมบรณ สงใบสมครทมลายเซนของผสมครพรอมแนบหลกฐานเอกสารประกอบการสมครใหครบถวนทางไปรษณยตามทอยขางตนได
๔. หลกฐานการสมคร มดงน ๑) ใบสมครเปนนกศกษาทมลายเซนของผสมคร ๑ ฉบบ (ในการสมคร On-line เมอกรอกขอมลการสมครเรยบรอย ใหพมพใบสมครทกรอกขอมลแลวเพอสงไปพรอมหลกฐานการสมคร กอน click สมคร) ๒) ส าเนาหนงสอส าคญแสดงคณวฒ ๒ ฉบบ กรณขอเทยบโอนหนวยกต ตองสงส าเนาใบรบรองผลการศกษาอก ๑ ฉบบพรอมรบรองส าเนาถกตอง กรณใชวฒตางประเทศสมคร ตองแนบส าเนาใบรบรองเทยบวฒดวย (อานรายละเอยดจากคณวฒของผสมคร ขอ (๖) ๓) ส าเนาบตรประจ าตวประชาชน หรอบตรประจ าตวขาราชการไทย หรอส าเนาบตรประจ าตวของประเทศนน ๆ พรอมรบรองส าเนาถกตอง ๔) ส าเนาหนงสอเดนทาง พรอมรบรองส าเนาถกตอง ๕) ส าเนาหลกฐานตาง ๆ เพมเตม (แลวแตกรณ) โดยถายส าเนา ๒ ฉบบ และรบรองส าเนาถกตอง
(๑) กรณมการเปลยนแปลงชอ – ชอสกล หรอ วน เดอน ปเกด (๒) กรณผสมครในหลกสตรปรญญาตรทใชวฒ ม.๓ หรอเทยบเทาใหสงหนงสอรบรอง หรอ
๒๐
ส าเนาหลกฐานแสดง (ตามคณสมบตของผสมครขอ (๓) ขอ (๔) และขอ ๕)) (๓) กรณเปนพระภกษ ใหสงส าเนาใบสทธทางพระ
๖) รปถายขนาด ๒ นว จ านวน ๒ รป โดยเขยนชอ – สกล ตวบรรจงหลงรปทกรป
๕. ผลการสมคร
เมอทางมหาวทยาลยพจารณาใบสมครรวมทงการเทยบโอนหนวยกตแลว จะแจงผลการสมคร ผลการเทยบโอนหนวยกต ใหนกศกษาทราบ เพอเตรยมตวขนทะเบยนและลงทะเบยนรวมทงช าระคาธรรมเนยมการศกษา ตามก าหนดตอไป
๖. การลงทะเบยน การลงทะเบยน ใชระบบ On-line ทาง www.ru.ac.th/oasc
๗. ปฏทนการศกษาภาค ๑ ปการศกษา ๒๕๕๘
ศ. ๑๒ ธ.ค. ๒๕๕๗ – อา. ๑๗ พ.ค. ๒๕๕๘ รบสมครนกศกษาใหมทางไปรษณย และทางอนเทอรเนต จ. ๒๓ ม.ค. ๒๕๕๘ – ศ. ๒๙ พ.ค. ๒๕๕๘ ขนทะเบยนและลงทะเบยนเรยนนกศกษาใหม จ. ๑ ม.ย. ๒๕๕๘ – พ. ๑๐ ม.ย. ๒๕๕๘ ลงทะเบยนเรยนนกศกษาเกา จ. ๑๕ ม.ย. ๒๕๕๘ เปดการเรยนการสอนภาค ๑/๒๕๕๘ พฤ. ๒๔ ก.ย. ๒๕๕๘ – อา. ๒๗ ก.ย. ๒๕๕๘ สอบไลภาค ๑/๒๕๕๘ จ. ๒๘ ก.ย. ๒๕๕๘ วนส าเรจการศกษาและปดภาคเรยน
๘. การเรยนการสอน นกศกษาสามารถเรยนโดยวธตาง ๆ ดงน ๑) นกศกษาศกษาดวยตนเองจากต ารากระบวนวชาตาง ๆ ของมหาวทยาลยทจดสงไปให
๒) นอกจากนสามารถเรยนเสรม ศกษา คนควาเพมเตม ดงน (๑) นกศกษาฟงบรรยายกระบวนวชาตาง ๆ จากสอทมหาวทยาลยจดให เชน ฟงบรรยายจากซด/ดวด หรอ ฟงบรรยายทางอนเตอรเนต หรอ จาก Course On Demand หรอ (๒) คนควาเพมเตมจาก e-Books ของมหาวทยาลยทางอนเทอรเนตไดฟร จากเวปไซตของ มหาวทยาลย (www.ru.ac.th) (๓) นกศกษาเรยนจากกระบวนวชาแบบ e-Learning ของมหาวทยาลยทมอยทางอนเทอรเนต จากเวปไซตของมหาวทยาลย (www.ru.ac.th) (๔) สอการสอนอน ๆ ทมหาวทยาลยอาจจดเพมให
๙. การสอบและศนยสอบ มหาวทยาลยไดจดศนยสอบส าหรบนกศกษามหาวทยาลยรามค าแหง สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ เพออ านวยความสะดวกในการเลอกสถานทสอบของนกศกษา โดยมขอก าหนด ดงน
๑) ด าเนนการจดสอบ ณ ประเทศทมศนยสอบ โดยสอบ ณ สถานเอกอครราชทต/สถานกงสลใหญ ๒) จดสอบตามตารางสอบทมหาวทยาลยประกาศไวส าหรบนกศกษารามค าแหง สาขาวทยบรการ เฉลมพระเกยรตตางประเทศ ๓) ผสมครสามารถตรวจสอบศนยสอบไดจากทางเวปไซด www.ru.ac.th/oasc
จงประกาศใหทราบโดยทวกน
ทงน ตงแตบดนเปนตนไป
ประกาศ ณ วนท พฤศจกายน พ.ศ. ๒๕๕๗ (ผชวยศาสตราจารยวฒศกด ลาภเจรญทรพย)
อธการบดมหาวทยาลยรามค าแหง
๒๑
๖. การเขยนรายงานการประชม
การประชม หมายถง การทบคคลตงแต ๒ คนขนไปมาพบกนแบบเปนทางการ เพอชแจงท าความเขาใจ หรอแสดงความคดเหน หรอหาขอยต ทงนเปนไปตามวตถประสงคทก าหนดไว รายงานการประชม ตามระเบยบขอ ๒๕ รายงานการประชม คอ การบนทกความเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน รายงาน คอ เอกสารทเขยนขนจากผลของขนตอนการท างาน เพอเปดเผยขอมล การจดบนทกหรอเขยนรายงานการประชม เพอ ๑. เกบไวเปนหลกฐาน ๒. ยนยนการปฏบตงาน ๓. แสดงกจการทด าเนนการมาแลว ๔. สงผลการประชมนนๆ ใหบคคลทเกยวของทราบ และปฏบตตอไป ๕. แผนการปฏบตงาน ๖. ตดตาม จดมงหมายใหญๆ ของการประชม ๑. เพอหาขอเทจจรง ๒. เพอหาขอเสนอแนะ ๓. เพอหาวธแกปญหาหรอขอยต ๔. เพอประเมนผลการปฏบตงาน ๕. เพอการตดสนใจ ๖. เพอก าหนดนโยบายหรอขอตกลงตางๆ ๗ เพอเสรมสรางมตรภาพและความเขาใจอนด รายละเอยดของรายงานการประชม ๑. “รายงานการประชม” ใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน ๒. “ครงท” ใหลงครงทประชม ๓. “เมอ” ใหลงวนเดอนปทประชม ๔. “ณ” ใหลงสถานททประชม ๕. “ผมาประชม” ใหลงชอและต าแหนงของผไดรบแตงตงเปน คณะทประชมซงมาประชมในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด ๖. “ผไมมาประชม” ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม) ๗. “ผเขารวมประชม” ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงไดเขารวมประชม (ถาม) ๘ “เรมประชมเวลา” ใหลงเวลาทเรมประชม
๒๒
๙. “ขอความ” ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชมและเรองทประชม กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามล าดบ ๑๐. “เลกประชมเวลา” ใหลงเวลาทเลกประชม ๑๑. “ผจดรายงานการประชม” ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน การจดระเบยบวาระการประชม ความหมายของระเบยบวาระการประชม คอ การก าหนดเรองทเสนอใหทประชมพจารณาตามล าดบ ซงจะก าหนดลวงหนาการประชมแตละครง ซงระเบยบวาระประชม จดกนอย ๒ แบบ ดงน แบบท ๑ จดเปนล าดบตอเนองกนไป เชน เรองท ๑. เรองท ๒. เรองท ๓. แบบท ๒ จดรวมหมวดเปนหมวดๆ แตละหมวดแยกเปนล าดบเรอง เชน ระเบยบวาระท ๑ เรองทประธานแจงเพอทราบ เรองท ๑. เรองท ๒. ระเบยบวาระท ๒ รบรองรายงานการประชม เรองท ๑. เรองท ๒. ระเบยบวาระท ๓ เรองเสนอเพอพจารณา เรองท ๑. เรองท ๒.
๒๓
แบบรายงานการประชม
รายงานการประชม ................................................... ครงท ................
เมอ ........................................ ณ ...........................................
__________________ ผมาประชม ผไมมาประชม (ถาม) ผเขารวมประชม (ถาม) เรมประชมเวลา (ขอความ) .................................................................................................... ......................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. เลกประชมเวลา ..................................................... ผจดรายงานการประชม
๒๔
ตวอยางรายงานการประชม รายงานการประชม
คณะกรรมการจดการความร ส านกงานสาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ ประจ าปการศกษา ๒๕๕๗
ครงท ๓/๒๕๕๘ วนองคาร ท ๖ ตลาคม ๒๕๕๘
ณ หองประชมส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ชน ๑ อาคารวทยบรการและบรหาร ____________________________
ผมาประชม ๑. หวหนาส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ทปรกษา ๒. นางสาวอาทตยา พรมปา ประธานกรรมการ ๓. นางสาวกมลพรรณ โหมดสวรรณ กรรมการ ๔. นางสาวปวณพร สวรรณะ กรรมการ ๕. นายสรเดช รงอรณวศน กรรมการ ๖. นางสาวปภาณพชา สทธเจรญ กรรมการและผชวยเลขานการ ผเขารวมประชม ๗. นางสาวสขฤด สขอนนต ๘. นางสาวอมพกา หมดใหม ๙. นางสาวพงฤทย สมค า
๑๐. นายนคม ชทอง ๑๑. นางสาวธนยา เสรกล ๑๒. นางสาวจนทพา พมนล ๑๓. นายเฉลมชย ทองพน ๑๔. นายศร จากผา ๑๕. นายจนทปกรน แดนสามสวน ๑๖. นายเอกลกษณ ไขกณหา
เรมประชม เวลา ๑๔.๓๐ น.
ประธานกลาวเปดประชมแลวเสนอใหทประชมพจารณาเรองตาง ๆ ดงน
วาระท ๑ เรองประธานแจงใหทประชมทราบ ไมม วาระท ๒ เรองรบรองรายงานการประชมคณะกรรมการจดการความร ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ประจ าป
การศกษา ๒๕๕๘ ครงท ๒/๒๕๕๗ เมอวนจนทร ท ๓๑ สงหาคม ๒๕๕๘ ประธานเสนอใหทประชมพจารณา เรอง รบรองรายงานการประชมคณะกรรมการจดการความร ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ประจ าปการศกษา ๒๕๕๘ ครงท ๒/๒๕๕๘ เมอวนจนทร ท ๓๑ สงหาคม ๒๕๕๘ ตามทจดท าเสนอ
๒๕
มต ทประชมพจารณาแลวมมตรบรองรายงานการประชมคณะกรรมการจดการความร ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ประจ าปการศกษา ๒๕๕๘ ครงท ๒/๒๕๕๘ เมอวนจนทร ท ๓๑ สงหาคม ๒๕๕๘ ตามทจดท าเสนอ โดยไมมการแกไข
วาระท ๓ เรอง เสนอเพอทราบ วาระท ๓.๑ น าความรทไดจากการศกษาองคความรไปใชในการปฏบตงานจรง งานบรการสอการสอนตางประเทศ ไดด าเนนงานจดเตรยมการจดสงสอการเรยนการสอนส าหรบนกศกษาใหม ระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกยรตตางประเทศ ภาค ๒ ปการศกษา ๒๕๕๘ ทจะขนทะเบยนและลงทะเบยนเรยนระหวางวนท ๑๗ สงหาคม ๒๕๕๘ ถงวนท ๑๐ พฤศจกายน ๒๕๕๘ และเตรยมการจดสงสอการเรยนการสอนส าหรบนกศกษาเกา ระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการเฉลมพระเกย รตตางประเทศ ภาค ๒ ปการศกษา ๒๕๕๘ ทจะลงทะเบยนเรยนระหวางวนท ๑๒ – ๓๐ พฤศจกายน ๒๕๕๘
ประธานขอใหงานบรการสอการสอนตางประเทศ และบคลากรส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศทมสวนรวมในการบรการสอการสอน ระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศน าความรทไดจากการแลกเปลยนเรยนร และจากการศกษาเอกสารองคความร เรอง การบรการสอการสอน ระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ ไปปรบใชในการด าเนนการดงกลาวตอไป มต ทประชมรบทราบ วาระท ๔ เรอง เสนอเพอพจารณา
วาระท ๔.๑ แบงปนแลกเปลยนเรยนร (ครงท ๓) เรอง การบรการสอการสอน ระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ
ประธานขอใหทประชม รวมกนการแลกเปลยนเรยนรเรอง การบรการสอการสอน ระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ
ผเขารวมประชม (นางสาวจนทพา พมนล) ไดเสนอรายละเอยดสงทงานบรการสอการสอนตางประเทศจะตองรวบรวม ประกอบดวย ดงนรายละเอยดสงทจดสงใหนกศกษาใหม ประกอบดวย
๑. ซดปฐมนเทศนกศกษาใหม ๒. คมอนกศกษาใหม ๓. คมอการสบคนสารสนเทศ ส านกหอสมดกลาง ๔. คมอนกศกษาระดบบณฑตศกษา ๕. ต าราและเอกสารประกอบการเรยนการสอน ๖. ดวด/ซด บนทกการบรรยาย ๗. Course Syllabus และรายละเอยดเพมเตม แสดงรายละเอยดส าหรบกระบวนวชาทก าหนดใหนกศกษา
ตดตอกบอาจารยผสอน/อาจารยผรบผดชอบ ถาม ๘. แบบฟอรมใบสงต ารา ซด/ดวดและใบตอบรบ ๙. แบบฟอรมส าหรบจดซด/ดวดบนทกการบรรยาย รายละเอยดสงทจดสงใหนกศกษาเกา ประกอบดวย ๑. ต าราและเอกสารประกอบการเรยนการสอน ๒. ดวด/ซด บนทกการบรรยาย ๓. Course Syllabus และรายละเอยดเพมเตม แสดงรายละเอยดส าหรบกระบวนวชาทก าหนดใหนกศกษา
ตดตอกบอาจารยผสอน/อาจารยผรบผดชอบ ถาม ๔. แบบฟอรมใบสงต ารา ซด/ดวดและใบตอบรบ ๕. แบบฟอรมส าหรบจดซด/ดวดบนทกการบรรยาย
๒๖
กรรมการ ๑ (นางสาวสขฤด สขอนนต) ไดแสนอรายละเอยดการสง Email แจงนกศกษาระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ เกยวกบรายละเอยดการจดสงไปรษณยของงานบรการสอการสอนตางประเทศ และการคนหาสงของฝากสงทางไปรษณย เพอเปนการบรการนกศกษา (รายละเอยดตามเอกสารแนบ ๑)
ประธาน ขอใหทประชม ซกถาม และรวมถงเสนอความคดเหนตางๆ เกยวกบการบรการสอการสอน ระดบปรญญาตร สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศ เพมเตม
ผเขารวมประชม ๑ (นางสาวปวณพร สวรรณะ) ขอใหผรอธบายเพมเตมเกยวกบการคนหาสงของฝากสง
ทางไปรษณย ในกรณสอการเรยนการสอนทจดสงเปนพสดไปรษณยประเภทลงทะเบยน หรอพสดไปรษณยทมน าหนกไมเกน ๒ กก.หรอจดหมายจะมวธการการคนหาในระบบของไปรษณยไทยในเวบไซตของไปรษณยไทยอยางไร
กรรมการ ๑ (นางสาวสขฤด สขอนนต) ไดตอบขอซกถาม พรอมทงแสดงตวอยางการด าเนนงานระบบการคนหาในเวบไซตไปรษณยไทยบนคอมพวเตอร พรอมทงใหผเขารวมประชมปฏบตตาม ดงน ๑. ในกรณสอการเรยนการสอนทจดสงเปนพสดไปรษณยประเภทลงทะเบยนดวนพเศษ ตางประเทศ ใหน าหมายเลขสงของในใบแบบฟอรมศลกากร (EMS) จ านวน ๑๓ หลกโดยไมตองเวนวรรค ตามทปรากฏอยบนใบเสรจรบเงน กรอกลงในระบบบนเวบไซตของไปรษณยไทย ดงน EE151788752TH หลงจากนนระบบจะแจงรายละเอยดของพสดวาปจจบนมการด าเนนการอยางไรและเราสามารถน าขอมลนแจงใหนกศกษาทราบความคบหนาหรอสถานะของพสดตอไป ๒. ในกรณสอการเรยนการสอนทจดสงเปนพสดไปรษณยประเภทลงทะเบยน ตางประเทศ ตางประเทศ ใหน าหมายเลขสงของในใบแบบฟอรมพสดไปรษณยตางประเทศ จ านวน ๑๓ หลกโดยไมตองเวนวรรค ตามทปรากฏอยบนใบเสรจรบเงน กรอกลงในระบบบนเวบไซตของไปรษณยไทย ดงน CP151788752TH ๓. ในกรณสอการเรยนการสอนทจดสงเปนพสดไปรษณยประเภทน าหนกไมเกน ๒ กก.หรอจดหมายใหน าหมายเลขสงของในใบสรปน าสงสงของทางไปรษณยตางประเทศ โดยประสานงานกบเจาหนาทไปรษณยรามค าแหง หวหมาก ผท าหนาทดแลไปรษณยฝากสงเปนรายเดอน เพอขอส าเนาใบดงกลาว เปนอกษรและตวเลข จ านวน ๑๓ หลก กรอกลงในระบบบนเวบไซตของไปรษณยไทย ดงน RR151788752TH
มต ทประชมพจารณาเนอหาทไดมการแบงปนแลกเปลยนเรยนร (ครงท ๓) เรอง การสอการสอนระดบ
ปรญญาตร สาขาวทยบรการฯ ตางประเทศแลวมมตเหนชอบใหรวบรวมเพอจดท าเปนคมอองคความรเพอเผยแพรตอไป วาระท ๕ เรองอนๆ - ไมม เลกประชมเวลา ๑๖.๓๐ น. (นางสาวปภาณพชา สทธเจรญ) กรรมการและเลขานการ ผจดรายงานการประชม
๒๗
๗. การเขยนขอความในหนงสอตดตอราชการ
หนงสอตดตอราชการ มโครงสรางประกอบดวยสวนส าคญ ๔ สวน คอ ๗.๑ สวนหวหนงสอ ๗.๒ สวนเหตทมหนงสอไป ๗.๓ สวนจดประสงคทมหนงสอไป ๗.๔ สวนทายหนงสอ ภายในโครงสรางแตละสวนของหนงสอตดตอราชการมขอความรายละเอยดทตองเขยนใหถก เชน ในสวนหวหนงสอ มชอเรอง และค าขนตน ซงจะตองเขยนใหถก ในสวนเหตทมหนงสอไป จะตองเขยนเรมตนดวยค าทเหมาะสม อางเหตทมหนงสอไปใหถกและใชค าสรรพนามใหเหมาะสม ในสวนจดประสงคทมหนงสอไป จะตองเขยนใหตรงกบลกษณะของเรองและความงหมายทมหนงสอไป ในสวนทายหนงสอ จะตองเขยนค าลงทายในหนงสอภายนอกใหถกและเขยนรายการอนๆ ในหนงสอทกชนดใหถกดวย
๗.๑ สวนหวหนงสอ การเขยนขอความในสวนหวหนงสอของหนงสอตดตอราชการ มรายการส าคญทผรางหนงสอจะตองเขยนอย ๒ รายการ คอ เรอง คอ ใจความยอสนทสดของหนงสอ ผรางหนงสอมกจะประสบกบปญหาวา ยอใจความของหนงสอใหสนทสดไดอยางไร และควรเขยนชอเรองของหนงสอแตละฉบบวาอยางไร เรอง จะตองเขยนเฉพาะในหนงสอภายนอก และหนงสอภายในเทานน การเขยนเรองของหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน ตองเขยนใหบรรลจดมงหมายอยางนอย ๒ ประการ คอ ใหพอรใจความทยอสนทสดของหนงสอ และใหสะดวกแกการเกบ คน อางอง เรอง ทเขยนดมลกษณะ ดงน
๑. ยอสนทสด ไมควรใหยาวเกนกวา ๒ บรรทด ยงถายอใหไดเพยงครงบรรทดยงด ๒. เปนประโยคหรอวล เพราะถาเปนเพยงค านาม หรอค ากรยา จะไมไดใจความ ๓. พอรใจความวาเปนเรองอะไร เพราะผรบหนงสอยอมอยากจะทราบในเบองตนกอนอาน
รายละเอยดทงฉบบวาเปนเรองเกยวกบอะไร ๔. เกบ คน อางองไดงาย คอ
ผเกบ พออานชอเรอง กสามารถแยกเกบเขาหมวดหมตามประเภทเรองได โดยไมตองอานรายละเอยดทงฉบบ
ผคน พอบอกชอเรอง กสามารถคนหาโดยไมยงยากสบสน ผอางอง สามารถบอกชอเรองใหผอนเขาใจไดโดยไมสบสนไขวเขว
๒๘
ถาหนงสอฉบบเดมทมไปหรอมมาเขยนชอเรองไมดหรอเขยนไมถกตองจะปรบปรงถอยค าใหดขน หรอใหถกตองกได หรอถาไมเหมาะทจะใชชอเรองของหนงสอฉบบเดม จะใขชอเรองใหมใหเหมาะสม โดยมเคาความใกลเคยงกบชอเรองเดมกได เชน หนงสอฉบบเดมทผรบหนงสอมมาเปนค าขอ ซงอาจจะเปน ขออนมต ขออนญาต ขอผอนผน ขอความอนเคราะห หรอขอเงนหรอสงของใดๆ หนงสอฉบบเดมนนอาจใชชอเรองวา
ขออนมตเลอนเงนเดอนขาราชการเปนกรณพเศษ ขออนญาตน าเงนตราออกนอกประเทศ ของผอนผนการคดเลอกเขารบราชการทหาร ขอความอนเคราะหชวยเหลอคาใชจายในการสมมนา
หนงสอทตอบค าขอเหลานไป ถาใชชอเรองเดม ความจะกลายเปนวาผตอบกลบเปนผขอ ซงถกตอง จงควรจะปรบปรงชอเรองทตอบไป โดยเตมค าวา “การ” ลงไปขางหนา เปน
การขออนมตเลอนเงนเดอนขาราชการเปนกรณพเศษ การขออนญาตน าเงนตราออกนอกประเทศ การผอนผนการคดเลอกเขารบราชการทหาร การขอความอนเคราะหชวยเหลอคาใชจายในการสมมนา หรอถาเปนกรณตอบวาใหตามค าขอ จะตอบโดยใชชอเรองดงนกได คอ อนมตเลอนเงนเดอนขาราชการเปนกรณพเศษ ขออนญาตน าเงนตราออกนอกประเทศ ผอนผนการคดเลอกเขารบราชการทหาร ชวยเหลอคาใชจายในการสมมนา แตถาเปนกรณตอบวา ไมอนมต ไมอนญาต ไมผอนผน ไมอนเคราะหชวยเหลอ ไมควรใชชอ
เรองในลกษณะปฏเสธวา ไมอนมตเลอนเงนเดอนขาราชการเปนกรณพเศษ ไมขออนญาตน าเงนตราออกนอกประเทศ ไมผอนผนการคดเลอกเขารบราชการทหาร ไมชวยเหลอคาใชจายในการสมมนา ทงน เพราะถาใชชอเรองในลกษณะปฏเสธเชนน อาจท าใหผรบหนงสอรสกไมพอใจและเสย
ความสมพนธอนดตอกนไป ในกรณทตองตอบปฏเสธดงกลาว ควนใชชอเรองโดยเตมค าวา “การ” ลงขางหนาเรองเดม
ดงกลาวขางตน เชน การขออนมตเลอนเงนเดอนขาราชการเปนกรณพเศษ การขอความชวยเหลอคาใชจายในการสมมนา ๕. แยกความแตกตางจากเรองอนได ชอเรองแตละเรองควรเปนชอเฉพาะเรองนน ซงไมซ า
กบเรองอน เพราะถาตงชอเรองซ ากบเรองอนโดยไมสามารถแยกความแตกตางจากเรองอนได จะท าใหสบสน ไมสะดวกแกการเกบ คน อางอง
๒๙
ตวอยาง เรอง ทไมเปนประโยคหรอวล เรอง เครองคอมพวเตอร การเขยน เรอง เพยงค านามค าเดยวเชนน ไมรความของเรองวา จะท าอะไรกบเครอง
คอมพวเตอร หรอเครองคอมพวเตอรเปนอยางไร ตองเขยนเปนประโยคหรอวล จงจะรความ เชนเขยนวา เรอง เครองคอมพวเตอรหาย เรอง การซอเครองคอมพวเตอร เรอง การจ าหนายเครองคอมพวเตอรเกาทไมใชแลว ตวอยาง เรอง ทไมรใจความ เรอง แจงมตสภามหาวทยาลย การเขยน เรอง ท านองน ไมรใจความวา มตสภามหาวทยาลยเกยวกบเรองอะไร การเขยน
เรอง ตองเขยนใหรใจความ เชน ถามตสภามหาวทยาลยทแจงไปนนเปนเรองเกยวกบการรบสมครนกศกษาใหม ปการศกษา ๒๕๕๙ กควรเขยน เรอง วา
เรอง การรบสมครนกศกษาใหมปการศกษา ๒๕๕๙
ค าขนตน ค าขนตนตองเขยนทงในหนงสอภายนอก หนงสอภายใน โดยใชตามฐานะของผรบหนงสอ ตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ค าขนตนของหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน ค าขนตนของหนงสอภายนอกและหนงสอภายในใชเหมอนกน โดยใชตามฐานะของผรบหนงสอตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ คอ
๑. หนงสอถงพระภกษ ใชค าขนตนตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ดงน
ผรบหนงสอ ค าขนตน
ก. สมเดจพระสงฆราชเจา ขอประทานกราบทล (ออกพระนาม)
ข. สมเดจพระสงฆราช กราบทล..............
ค. สมเดจพระราชาคณะ รองสมเดจพระราชาคณะ พระราชาคณะและพระภกษสงฆทวไป
นมสการ...............
๒. หนงสอถงผด ารงต าแหนงสงเปนพเศษ โดยใชค าขนตรวา กราบเรยน คอ ประธานองคมนตร ประธานศาลปกครองสงสด นายกรฐมนตร ประธานกรรมการการเลอกตง ประธานรฐสภา ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต ประธานวฒสภา ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต ประธานสภาผแทนราษฎร ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน
๓๐
ประธานศาลฎกา ผตรวจการแผนดนของรฐสภา ประธานศาลรฐธรรมนญ รฐบรษ ๓. หนงสอถงผด ารงต าแหนงอนหรอบคคลอน นอกจากทกลาวในขอดงกลาวขางตน ใหใชค า
ขนตนวา เรยน เหมอนกนทงหมด
๗.๒ การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป
ลกษณะของเหตทมหนงสอไป สวนเหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผมหนงสอไปแจงไปยงผรบหนงสอ เปนการบอกกลาววาเหตใดจงตองมหนงสอไป ซงจะเขยนยอหนาตอจากค าขนตน เหตทมหนงสอไปของหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน อาจเปนขอความตอนเดยว หรอ ๒ ตอน หรอ ๓ ตอน แลวแตกรณ ซงอาจกลาวถงเหตทมหนงสอไปเพยงตอนเดยวแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมาตอนหนง เรองสบเนองกนมาอกตอนหนง และผลสบเนองตอไปหรอเรองเกยวของอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค แลวแตกรณ ค าเรมตนแจงเหตทมหนงสอไป การเรมตนแจงเหตทมหนงสอไปของหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน จะเรมดวยค าใดค าหนง ใน ๕ ค า ดงตอไปน ดวย เนองจาก ตาม ตามท อนสนธ การเรมตนโดยใชค าวา ดวย หรอ เนองจาก การเรมตนโดยใชค าวา ดวย หรอ เนองจาก ใชในกรณทเปนเรองใหมซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอนระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอเกยวกบเรองนน
ตวอยาง ๑ ดวยส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศจะจดการฝกอบรมหลกสตรเทคนคแนวปฏบตทด
ในการเขยนหนงสอราชการ ในระหวาง วนท ................................. ณ ..................................... จงขอใหส านกคอมพวเตอรสงเจาหนาทของส านกงานฯ ๒ คนไปเขาฝกอบรมหลกสตรนดวย
โดย .................................... ตวอยาง ๒ เนองจากทานไดหยดราชการไป ๓ วน โดยไมไดยนใบลาตามระเบยบ จงขอแจงใหทานชแจงเหตผลทหยดราชการครงนโดยดวน
การใชค าวา ดวย การเรมตนโดยใชค าวา ดวย ควรใชในกรณทบอกกลาวเลาเหตทมหนงสอไปโดยเกรนขนมาลอยๆ การใชค าวา เนองจาก การเรมตนโดยใชค าวา เนองจาก ควรใชในกรณทอางเปนเหตอนหนกแนนทจ าเปนตองมหนงสอไป เพอใหผรบหนงสอด าเนนการอยางใดอยางหนง
๓๑
การเรมตนโดยใชค าวา ตาม ตามท หรอ อนสนธ ใชในกรณทเคยมเรองตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอ ซงจะอางเรองทเคยตดตอหรอรบรกนมากอนดงกลาวนน ขอสงเกต หนงสอทเรมตนโดยใชค าวา “ดวย” หรอ “เนองจาก” อาจมเหตทมหนงสอไปประกอบดวยขอความตอนเดยว หรอ ๒ ตอน หรอ ๓ ตอนกได แตจะมขอความกตอนกตามจะไมมค าวา “นน” อยทายตอนใดเลย หนงสอทเรมตน โดยใชค าวา “ตาม” “ตามท” หรอ “อนสนธ”จะมเหตทมหนงสอไปอยางนอย ๒ ตอนเสมอ คอ มการอางเรองเดมตอนหนงและอาจมเรองสบเนองตอมา หรอผลสบเนองตอไป หรอเรองเกยวของอกตอนหนงกได จะตองมค าวา “นน” อยทายประโยคเสมอ การใชค าสรรพนาม ๑. หนงสอถงเจาหนาทสวนราชการ หรอหวหนาหนวยงาน
ถาเปนหนงสอจากบคคล ใชค าสรรพนามแทนเจาของหนงสอวา “ขาพเจา” หรอ “กระผม” หรอ “ผม” (ชาย) หรอ “ขาพเจา” หรอ “ดฉน” (หญง) หรอไมกละไวในฐานทเขาใจ เชน
ขาพเจาขอเรยนวา .......................................................................................................... .......... ขอเรยนวา .................................................................................................. ............................... สวนค าสรรพนามแทนผรบหนงสอ ไมใชค าวา “ทาน” เพราะเปนหนงสอถงสวนราชการ ไมใช
ถงตวบคคล จงใชชอสวนราชการทมหนงสอถงนนเอง เชน ขอส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศไดโปรด ................................................................ ขอไดโปรด ................................................................................................................... ...............
ถาเปนหนงสอจากสวนราชการ ไมใชค าสรรพนามแทนเจาของหนงสอวา “ขาพเจา” หรอ “กระผม” หรอ “ผม” เพราะเปนหนงสอของสวนราชการ ไมใชหนงสอของตวบคคล ผลงชอในหนงสอ จงใชชอสวนราชการทมหนงสอไปนนเอง เชน
ส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศขอเรยนวา ............................................................... ขอเรยนวา ........................................................................................................................ .........
สวนค าสรรพนามแทนผรบหนงสอ เนองจากเปนหนงสอถงสวนราชการมใชถงตวบคคล จงใชค าวา “ทาน” ไมได ตองใชชอสวนราชการผรบหนงสอ เชน
ขอส านกงานสาขาวทยบรการฯ ตางประเทศไดโปรด ................................................................ ขอไดโปรด ............................................................................................................ ..................... ๒ หนงสอถงบคคลธรรมดาทวไป ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ใหใชค าสรรพนามแทนเจาของหนงสอ
วา “ขาพเจา” “กระผม” หรอ “ผม” (ชาย) และ “ขาพเจา” หรอ “ดฉน” (หญง) ใชสรรพนามแทนผรบหนงสอวา “ทาน” เชน
ขอทานไดโปรด ......................................................................................................................... ขอไดโปรด ................................................................................................................... .............. สวนค าสรรพนามแทนผมหนงสอไป หากเปนหนงสอจากสวนราชการกเปนหนงสอของราชการ
ไมใชหนงสอของบคคลผลงชอในหนงสอนน จงไมใชค าวา “ขาพเจา” “กระผม” “ผม” หรอ “ดฉน” แตใชชอสวนราชการทมหนงสอไป เชน
ส านกงานปลดส านกนายกรฐมนตรขอเรยนวา .......................................................................... ขอเรยนวา .................................................................................................................. ...............
๓๒
๗.๓ การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป
๑. ลกษณะของ “จดประสงคทมหนงสอไป” ในรปแบบหนงสอตดตอราชการ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ทงหนงสอ
ภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา จะมสวนส าคญทเรยกวา “ขอความ” ใน “ขอความ” นแบงไดเปน ๒ สวน คอ สวนทเปน “เหตทมหนงสอไป” และสวนทเปน “จดประสงคทมหนงสอไป”
“เหตทมหนงสอไป” จะบอกวามเหตอยางไร จงตองมหนงสอไป “จดประสงคทมหนงสอไป” จะบอกความมงหมายทมหนงสอไปวาประสงคจะใหผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร
ดงนน จดประสงคทมหนงสอไป จงเปน ผล ของเหตทมหนงสอไป ในลกษณะ ดงน ดวย, ตาม (เหตทมหนงสอไป)..................................................................................
...................................................................................................................................... ..................................... จง (จดประสงคทมหนงสอไป)................................................................................... ...................................................................................................................................... ..................................... “จดประสงคทมหนงสอไป” อาจมลกษณะและความมงหมายอยางใด อยางหนง ดงตอไปน ลกษณะ ความมงหมาย ค าแจง เพอทราบ ค าขอ เพอใหพจารณา เพอใหด าเนนการ เพอใหรวมมอ เพอใหชวยเหลอ ค าซกซอม เพอใหเขาใจ ค าชแจง เพอใหเขาใจ ค ายนยน เพอใหแนใจ ค าสง เพอใหปฏบต ค าเตอน เพอไมใหลมปฏบต ค าก าชบ เพอใหปฏบตตาม เพอใหสงวร ระมดระวง ค าถาม เพอขอทราบ ค าหารอ เพอขอความเหน
๒. วธเขยน “จดประสงคทมหนงสอไป” การเขยน “จดประสงคทมหนงสอไป” ตองเขยนใหผรบหนงสอรชดเจนวาผมหนงสอไปม
จดประสงคทจะใหผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร โดยเขยน “จดประสงคทมหนงสอไป” ขนบรรทดใหมแยกตางหากจาก “เหตทมหนงสอไป” ไมควรเขยนรวมไวในตอนเดยวกบ “เหตทมหนงสอไป”
๓๓
การเขยนแจง “จดประสงคทมหนงสอไป” ไปยงผรบหนงสอในบางเรองอาจตองมขอความประกอบบางอยาง เพอความสมบรณ เพอความสละสววย เพอความสภาพ เพอความโนมนาวจงใจ หรอเพอผมดจตใจ เชน
ค าขอรอง ในกรณทจะตองขอใหผรบหนงสอชวยท าอะไรบางอยางให จะตองเขยน “ค าขอรอง” ประกอบ
“จดประสงคทมหนงสอไป” เพอความสภาพ และโนมนาวจงใจใหผรบหนงสอยนดท าตามจดประสงค เชน จรงเรยนขอความอนเคราะหมา เพอขอไดโปรดอนญาตใหใชหองฝกอบรมดงกลาวดวย ค าขอบคณ ในกรณทจะตองขอความชวยเหลอจากผรบหนงสอ ควรเขยน “ค าขอบคณ” ประกอบเพอให
เปนไปตารมประเพณในสงคม และผกมดจตใจของผรบหนงสอใหชวยเหลอตามจดประสงค เชน จงเรยนมาเพอขอไดโปรดพจารณาอนญาตดวย จะเปนพระคณยง จงเรยนมาเพอขอไดโปรดอนญาตใหใชหองฝกอบรมดงกลาวดวย ทงนหวงวาคงจะไดรบความ
อนเคราะหจากกองอาคารสถานท จงขอขอบคณมา ณ ทน เรองเกยวเนอง ในบางกรณมเรองเกยวเนองทจะตองแจงไปยงผรบหนงสอ กเขยนเรองเกยวเนองนนตอจาก
“จดประสงคทมหนงสอไป” เชน เรองแจงใหทราบการตงผรบหนงสอเปนกรรการ “จดประสงคทมหนงสอไป” กคอแจงใหทราบ
วา ผรบหนงสอไดรบแตงตงเปนกรรมการ แตถาแจงใหทราบเพยงการตงกรรมการ ผรบหนงสอกอาจสงสยวาเมอเปนกรรมการแลวจะใหท าอยางไร เมอใด จงควรแจงเพมเตมเปนเรองเกยวเนองเพอใหผรบหนงสอหายสงสยวาจะใหท าอะไรกนตอไป เชนแจงวา
จงเรยนมาเพอทราบ สวนก าหนดการประชมคณะกรรมการน จะไดเรยนใหทราบตอไปเมอประธานกรรมการนดประชม
เรองอนทไมเกยวเนอง ถาเรองทแจงไปมจดประสงคอยางเนอง และมเรองอนทไมเกยวเนองกบเรองนน แตจะถอ
โอกาสแจงไปดวยกอาจเขยนตอจาก “จดประสงคทมหนงสอไป” โดยยอหนาขนตอนใหม เรมตนดวยค าวา “อนง”
เชน จงเรยนมาเพอทราบ อนง ตงแตวนท ..........................เปนตนไป ส านกงานฯ นจะยายไปอยท........................และ
เปลยนเลขหมายโทรศพทเปน................................หากจะตดตอตงแตวนดงกลาว ขอไดโปรดตดตอตามสถานท และเลขหมายโทรศพทใหมน
๓๔
๓. หลกในการเขยน “จดประสงคทมหนงสอไป” หลกประการท ๑ เขยนใหตรงกบลกษณะและความมงหมาย หลกประการท ๒ เขยนแจงจดประสงคใหชดเจน ตองเขยนแจงจดประสงคใหชดเจนวาผมหนงสอ
ไปตอการใหผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร ถามจดประสงคหลายประการกตองแจงใหครบทกประการ หลกประการท ๓ เขยนโดยใชถอยค าใหเหมาะสมตามควรแกกรณ การเขยน “จดประสงคทมหนงสอไป” ในหนงสอตดตอราชการ ตองใชถอยค าใหเหมาะกบบคคล และลกษณะของจดประสงค ๑. ถาหนงสอถงผด ารงต าแหนงทใชค าขนตนวา “เรยน” กเขยนจดประสงควา “จงเรยน...........” ถาหนงสอถงผด ารงต าแหนงทใชค าขนตนวา “กราบเรยน” กตองเขยนจดประสงควา “จงกราบเรยน........” ๒. ถาลกษณะ “จดประสงคทมหนงสอไป” เปน “ค าขอ” ควรเพมค าวา “โปรด”และตอทายดวย “ค าขอบคณ” ซงโดยทวไปมกจะใชค าวา “จะขอบคณมาก” แตถาเปนหนงสอถงผใหญอาจใชค าวา “จะเปนพระคณอยางยง” เชน จงกราบเรยนมาเพอขอไดโปรดพจารณาอนญาตดวย จะเปนพระคณยง ๓. หนงสอถงผมฐานะเปนผทใหญกวา เชน หนงสอจากรองอธการบดถงอธการบด ควรเพมค าวา “โปรด” ดวย ไมวา “จดประสงคทมหนงสอไปจะเปนลกษณะใด เชน จงเรยนมาเพอโปรด สวนหนงสอถงผมฐานะเทากน หรอต ากวาถา “จดประสงคทมหนงสอไป” ไมใชลกษณะ “ค าขอ” ไมจะเปนตองเพมค าวา “โปรด” ตวอยาง หนงสอจากรองอธการบดถงอธการบด จงเรยนมาเพอทราบ ๔. หนงสอถงผอยใตบงคบบญชา ทมใชขาราชการชนผใหญแมจะเปน “ค าขอ” จะไมเพมค าวา “โปรด” กได โดยถอเปนลกษณะ “ค าสง” ตวอยาง หนงสอจากอธการบดถงผอ านวยการ (ชนผนอย) ใชวา จงเรยนมาเพอด าเนนการตอไป สวนหนงสอถงผอยใตบงคบบญชาทเปนขาราชการชนผใหญเพมค าวา “โปรด” ดวยกด ตวอยาง หนงสอจากผอ านวยการถงอธการบด (ชนผใหญ) จงเรยนมาเพอโปรดด าเนนการตอไป
๗.๔ สวนทายหนงสอ
๓๕
ในสวนทายหนงสอตดตอราชการทผรางหนงสอจะตองเขยน จะมเพยงรายการเดยวเฉพาะหนงสอภายนอกเทานน คอ “ค าลงทาย” สวนหนงสอภายในและหนงสอประทบตรา ไมมค าลงทาย
“ค าลงทาย” ของหนงสอภายนอก ใชตามฐานะของผรบหนงสอตามทก าหนดในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ โดยทวไป ใชค าวา “ขอแสดงความนบถอ”
เวนแต ๑. หนงสอถงพระภกษสงฆ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ใหใชค าลงทาย ส าหรบพระภกษ ดงน
ผรบหนงสอ ค าลงทาย
1. สมเดจพระสงฆราชเจา ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลาโปรดกระหมอม
2. สมเดจพระสงฆราช ควรมควรแลวแตจะโปรด
3. สมเดจพระราชาคณะ รองสามเดจพระราชาคณะ ขอนมสการดวยความเคารพอยายง
4. พระราชาคณะ ขอนมสการดวยความเคารพอยางสง
5. พระภกษสงฆทวไป ขอนมสการดวยความเคารพ
๒. หนงสอถงผด ารงต าแหนงสงเปนพเศษ หนงสอถงผด ารงต าแหนงสงเปนพเศษ คอ ประธานองคมนตร นายกรฐมนตร ประธานรฐสภา
ประธานวฒสภา ประธานสภาผแทนราษฎร ประธานศาลฎกา ประธานศาลรฐธรรมนญ ประธานศาลปกครองสงสด ประธานกรรมการการเลอกตง ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน ผตรวจการแผนดนของรฐสภา และรฐบรษ
ระเบยนส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ใหใชค าลงทาย วา “ขอแสดงความนบถออยางยง”
๓๖
๘. หลกในการเขยนหนงสอตดตอราชการทด
หนงสอตดตอราชการทดนอกจากจะตองเขยนตามแบบและเขยนใหอานเขาใจและสอความหมายแลว ยงจะตองเขยนใหถกตองในเนอหา หลกภาษา ถกความนยม มความชดเจนและกระชบรดกม กะทดรด อกทงใหหวงผลไดตามจดประสงคของการมหนงสอไป
หลกทนยมยดถอในการเขยนหนงสอตดตอราชการใหด มดงน ๑. เขยนใหถกตอง โดยเขยนใหถกตอง ถกเนอหา ถกหลกภาษาและถกความนยม ๒. เขยนใหชดเจน โดยชดเจนในเนอความ ชดเจนในจดประสงค และกระจางในวรรคตอน ๓. เขยนใหรดกม โดยเขยนใหมความหมายแนนอน ดนไมได ไมมชองโหวใหโตแยง ๔. เขยนใหกะทดรด โดยเขยนใหสน ไมใชขอความเยนเยอยดยาด หรอใชถอยค าฟมเฟอยโดย
ไมจ าเปน ๕. เขยนใหบรรลจดประสงคและเปนผลด โดยเขยนใหผรบหนงสอเขาใจวา ผมหนงสอไป
ตองการอะไร จะใหผรบหนงสอปฏบตอยางไร และโนมนาวจงใจใหผรบหนงสอปฏบตตามนน โดยเปนผลดคอ ไมมผลกระทบถงความสมพนธอนด หรอไมกอใหเกดปฏกรยาตอบโตรนแรง
๑. การเขยนใหถกตอง การเขยนหนงสอตดตอราชการใหถกตองนน ควรเขยนใหถกลกษณะ
ดงตอไปน - การเขยนใหถกแบบ การเขยนหนงสอตดตอราชการ ตองเขยนใหถกแบบตามระเบยบส านก
นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ซงก าหนดไวเปน ๓ แบบ คอ แบบหนงสอภายนอก แบบหนงสอภายใน และแบบหนงสอประทบตรา
เรอง ตองเขยนในหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน แตไมตองเขยนในหนงสอประทบตา
ค าขนตน ใชค าตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ค าลงทาย ตองเขยนเฉพาะหนงสอภายนอกซงตองใขค าลงทายตามระเบยบส านก
นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ สวนหนงสอภายในและหนงสอประทบตราไมมค าลงทาย - การเขยนใหถกเนอหา การเขยนหนงสอตดตอราชการตองเขยนใหถกตองในเนอหาของเรอง
เนอหาของเรองประกอบดวย เหตทมหนงสอไป ซงอาจเปนเหตจากผมหนงสอไป หรอเหตจากบคคลภายนอก หรอ
เหตจากเหตการณทปรากฏขน หรอเหตจากผรบหนงสอ และอาจเปนเหตทเกดขนใหม หรอเหตทมเรองเดนเคยตดตอกนมา และอาจมเรองสบเนอง หรอเรองทเกยวของดวยกได
จดประสงคทมหนงสอไป คอ ความมงหมายทมหนงสอไป ซงประสงคจะใหผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร
การเขยนหนงสอตดตอราชการใหถกตองในเนอหานน จ าเปนทจะตองเตยมการกอนลงมอเขยนโดน (๑) ศกษาเรอง (๒) จบประเดนของเรอง (๓) ยอเรอง
๓๗
(๑) ศกษาเรอง มจดประมงหมายเพอจะใหทราบและเขาใจเนอหาสาระของเรองนนโดยถองแท เพอจะใดเขยนหนงสอตดตอใหถกตองตรงตามเนอหาสาระของเรอง
การศกษาเรองใหไดความสมบรณพอทจะเขยนหนงสอตดตอไดเปนอยางดจะตองใชทง ตา ปาก ห หวใจ และมอ ในการศกษา กลาวคอ
ตา อานเรองทงหมดทความเปนมาอยางไร ปาก ถามผเกยวของ หารายละเอยด เคยมหรอไม ห ฟง เรองนนมเบองหนาเบนงหลงเกยวกบใคร หว คดวเคราะห เนอหาสาระ จดประสงคทมหนงสอไป ใจ ตงใจศกษาเรอง หรอมอคต ไมดวนสรป มอ คนควา ขอเทจจรง ขอกฏหมาย ตวอยางหนงสอ (๒) จบประเดนของเรอง คอ จดส าคญอนเปนแกนแทของเนอเรองทจะตองเขยนไปถง
ผรบหนงสอ ประเดนของเรองในหนงสอตดตอราชการจะประกอลดวย - เหตทมหนงสอไป - จดประสงคทมหนงสอไป (๓) ยอเรอง คอการสรปความทเปนเนอหาสาระและทเกยวกบประเดนซงอางเปนเหต
ใหตองมหนงสอไป ทงน เพอจะไดน าไปเขยนในสวน “เนอเรอง” ของหนงสอใหถกตองในเนอหาโดยกะทดรด เพอใหเขาใจงายขน เปรยบเทยบกบตนไมวา เอาแต “แกน” กบ “กระพ” ไมเอา “เปลอก”
“แกน” คอ ใจความส าคญทเปนเหตใหตองมหนงสอไป “กระพ” คอ ขอความตบแตงเพอความสมบรณชดเจน และเพอโนมนาวจงใจ “เปลอก” คอ ขอความทไมเปนสาระ แมตดออกไปกไมเสยความ ถงเดมเขามากไมได
ประโยชนอะไรเพมขน วธยอเรองเดมใหเหลอแต “แกน” กบ กระพ” อาจท าไดโดยกาตงค าถามถามตวเองวา ใคร ท า
อะไร ท าตอใคร ท าอยางไร ท าท าไม (เพราะอะไร) ท าทไหน ท าเมอใด เปนตน ๒. การเขยนใหชดเจน การเขยนหนงสอตดตอราชการใหชดเจนนน คอ เขยนใหเขาใจงาย
พจารณางาย และอานงาย ดงนน จงตองเขยนใหมลกษณะ ดงตอไปน - การเขยนใหชดเจนในเนอความ คอ การเขยนใหเนอความเปนทเขาใจไดแนนอน ไมคลมเครอ
ไมใหแปลความหมายไดเปนหลายนย ไมท าใหล าบากแกผอานในการแปลความหมายของถอยค า หรอขอความ - การเขยนใหชดเจนในจดประสงค หนงสอตดตอราชการทกฉบบ จะมจดประสงควา ใหผรบ
หนงสอท าอะไร เชน เพอทราบ เพอใหเขาใจ เพอพจารณา เพออนมต เพอใหรวมมอ เพอใหชวยเหลอ เพอถอปฏบต เปนตน
ทงน มจดประสงคอยางไร ตองเขยนใหชดเจน และใหสะดวกแกผรบหนงสอทจะท าตามใหครบถวนตามจดประสงคนน จงตองแจกแจงจดประสงคใหชดวาตองการใหผรบหนงสอท าอะไร เชน
๓๘
เรองแจงเพอทราบ - จงเรยนมาเพอทราบ เรองชแจงใหเขาใจ - จงเรยนชแจงมาเพอโปรดทราบ - จงเรยนชแจงมาเพอโปรดเขาใจตามนดวย เรองสงการ - จงเรยนมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป - จงเรยนมาเพอโปรดด าเนนการตอไป เรองขออนมต - จงเรยนมาเพอโปรดอนมตดวยจะขอบคณมาก เรองหารอ มจดประสงค ๒ ประการ คอ ขอใหพจารณาขอหารอ และขอใหแจงผลใหทราบ เชน จงเรยนมาเพอขอไดโปรด น าเสนอคณะกรรมการฯ พจารณาวนจฉยแลวแจงผลให ทราบดวยจะขอบคณมาก - การเขยนใหกระจางในวรรคตอน คอ เวนวรรคและยอหนาขนตอนใหมใหถกตองเหมาะสม
ตามควรแกกรณ เพอใหโปรงตา อานงาย เขาใจงาย ๓. การเขยนใหรดกม หนงสอตดตอราชการทดตองมลกษณะรดกม ดนไมได ไมมชองโหว
สามารถยนยนไดแนนอนในค าทเขยนนน และตองเขยนยนยนในสงทยงยนยนนงทยงนนยนไมได ถาเปนกรณทไมอาจยนยนไดแนนอนวากรณจะเปนเชนนนเสมอไป กไมควรใขค ายนยนใหเปนการผกมดแตควรใชค าแบงรบแบงส เชน ในการตอบขอหารอทเราเหนวาโดยทวไปกรณจะเปนอยางนน แตอาจมกรณพเศษทอาจไมเปนอยางนนกได เชน ควรเตมค าวา โดยปกต ลงไปในค าตอบนน เปนตน
๔. การเขยนใหกระทดรด หนงสอตดตอราชการนน ตองการเนอหาสาระ ความชดเจน และ
การบรรลจดประสงคเปนส าคญ จงไมตองการขอความทฟมเฟอยเกนจ าเปน ๕. เขยนใหบรรลจดประสงคและเปนผลด โดยทหนงสอตดตอราชการเปนสอความตองการ
จงตองเขยนใหบรรลจดประสงคตามทตองการ คอ เขยนใหผรบหนงสอเขาใจชดเจนวาผมหนงสอไปตองการอะไร จะใหผรบหนงสอปฏบตอยางไร และโนมนาวจงใจใหผรบหนงสอปฏบตตามนน โดยหวงผลใหบงเกดตามทตองการ
ทมา
๑. ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ปรบปรงแกไข (ฉบบท ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘) พรอมค าอธบายพรอมค าอธบาย
๒. เอกสารประกอบการอบรม เรอง “ทกษะการเขยนหนงสอราชการทมประสทธภาพ” จดท าโดย อาจารยสมนก แปลกสนอง
๓. เอกสารประกอบการอบรมเชงปฏบตการ เรอง “การเขยนหนงสอราชการและการรายงานการประชม” จดท าโดย คณะอนกรรมการด าเนนโครงการฝกอบรม การเขยนหนงสอราชการ และรายงานการประชม
๔. รวบรวมความรทเปนแนวปฏบตทด เรอง “แนวปฏบตทดในการเขยนหนงสอราชการ” จากการขอความรวมมอบคลากรทมประสบการณตรง และบคลากรทสงขอมลความร