aa win reference manual 3.2 esp 0

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Manual de Consultav3.2versión traducida al español por interop

AutoAudit® para

Windows®


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta

© 1999-2008 Paisley. Todos los Derechos Reservados iiAA-W-R-063008 – versión traducida al español por interop

Paisley is registered with the National Association of State Boards of Accountancy (NASBA) asa sponsor of continuing professional education on the National Registry of CPE Sponsors. Stateboards of accountancy have final authority on the acceptance of individual courses for CPEcredit. Complaints regarding registered sponsors may be addressed to the National Registry ofCPE Sponsors, 150 Fourth Avenue North, Suite 700, Nashville, TN, 37219-2417. Web site:www.nasba.org.


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CONTENIDO

Introducción...................................................................................... 1

Bienvenido a AutoAudit para Windows........................................................ 1

Componentes de AutoAudit para Windows ............................................... 1

Acerca de Paisley .................................................................................... 1 Acerca de la Documentación ..................................................................... 2

Nombres de Productos .......................................................................... 2 Pantallas e Ilustraciones de datos........................................................... 2 Tareas de Práctica................................................................................ 2 Licenciamiento..................................................................................... 3

Panorama General................................................................................... 4 Seguridad ........................................................................................... 4 Configuración ...................................................................................... 4 Biblioteca............................................................................................ 4 Evaluaciones de Riesgo ......................................................................... 4

Programación de Auditoría y Asignación de Auditores ................................ 4 Programas de Auditoría......................................................................... 5

Papeles de Trabajo, Comentarios, Observaciones y Planes de Acción ........... 6 Informes............................................................................................. 7 Seguimiento de Observaciones............................................................... 7

Flujo de Proceso de AutoAudit........................................................... 8

Dónde comenzar................................................................................ 9 Conexión ............................................................................................... 9

Cerrar AutoAudit .................................................................................. 9 Versión de Evaluación.............................................................................10

Menú Papeles de Trabajo......................................................................10

Página Inicial de AutoAudit ............................................................. 11

Personalización ......................................................................................11 Interface de Arrastrar y Soltar ..............................................................11

Panel de Navegación...............................................................................12 Mi lista de ítems por hacer....................................................................12 Mis Docs – Por Estado..........................................................................13 Mis Observaciones y Planes de Acción ....................................................15 Trabajando con los registros de datos ....................................................16

Opciones de la Barra de Menú..................................................................18

Características Generales ................................................................ 21

Iconos de Auditoría ................................................................................21 Iconos Estado de Documentos .................................................................21 Atajos ..................................................................................................22

Flechas Arriba & Abajo............................................................................22

Menú Papeles de Trabajo................................................................. 23

Documento de Planeación........................................................................26 Crear un Documento de Planeación........................................................26

Lista de Control de Actividades.................................................................31 Crear una Lista de Control de Actividades ...............................................31

Programa..............................................................................................34 Crear un Programa de Auditoría ............................................................34

Matriz de Prueba....................................................................................38


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Crear una Matriz de Prueba ..................................................................38 Papeles de trabajo..................................................................................43

Crear Papeles de Trabajo......................................................................43 Creación Masiva de Papeles de Trabajo desde una Matriz de Prueba. ..........47

Observaciones .......................................................................................54 Crear una Observación.........................................................................54

Importar una Observación....................................................................58 Plan de Acción .......................................................................................60

Crear un Plan de Acción .......................................................................60 Importar un Plan de Acción...................................................................65

Vista de Observaciones ...........................................................................67 Visualizar Observaciones......................................................................68

Informes LLevar/Traer (Push/Pull) ............................................................69 Crear un Informe ................................................................................69 Funcionalidad del Informe ....................................................................71 Distribución del Informe de Auditoría .....................................................74

Combinar Correspondencia......................................................................76 Antes de Combinar Correspondencia ......................................................76 Crear una Combinación de Correspondencia............................................76 Usando Combinar Correspondencia de Microsoft Word..............................77

MS Word 2002 e Informe Push/Pull........................................................84 Encuesta de Auditoría.............................................................................94

Crear una Encuesta de Auditoría............................................................94 Evaluación de Auditor .............................................................................96

Crear una Evaluación...........................................................................96 Comentarios..........................................................................................99

Crear un Comentario ...........................................................................99 Flechas Arriba Abajo / Revisión y Aprobación ...........................................102

Borrar Documentos ...........................................................................109 Restaurar Documentos.......................................................................110

Enlace de Documentos................................................................... 111 Macro de Enlace a Punto .......................................................................112

Abrir un Archivo Anexado para crear un enlace......................................112 Usar la Macro “Open PointLink Dialog” en Word .....................................113 Agregar la Macro “Open PointLink Dialog” en documentos Word...............113 Agregar la Macro “Open PointLink Dialog” a documentos de Office 2007....114 Macro "Open PointLink Dialog” en Microsoft Excel ..................................114 Usar la Macro “Open PointLink Dialog” en Excel .....................................115

Documentos Enlazados .........................................................................116 Crear Enlaces ...................................................................................116

Enlace Punto-a-Documento....................................................................119 Crear un Enlace Punto-a-Documento....................................................119

Reemplazar Tokens ..............................................................................120

Enlace Punto-a-Punto ...........................................................................123 Crear un Enlace Punto-a-Punto............................................................123

Cerrar una Auditoría...................................................................... 131

Copiar una Auditoría.............................................................................133 Copiar un Programa o una Matriz de Prueba.............................................134 Copiar un Documento ...........................................................................135

Evaluación de Riesgo y Planeación Anual ...................................... 136 Configuración de Evaluación de Riesgos...................................................136

Crear una Nueva Plantilla de Evaluación de Riesgo .................................136 Personalizar la Evaluación de Riesgo Vertical.........................................137


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Personalizar la Evaluación por Proceso de Negocios................................138 Documentos de la Vista de Evaluación de Riesgos..................................143

Evaluación de Riesgo Vertical.................................................................145 Crear una Evaluación de Riesgo Vertical ...............................................145

Evaluación de Riesgo por Proceso de Negocios (ERPN)...............................149 Usar Documentos ERPN......................................................................149

Habilitar Evaluación de Riesgo.............................................................149 Crear una plantilla ERPN en la Biblioteca...............................................150

Crear una Evaluación de Riesgo por Proceso de Negocio .........................151 Completar el Documento de Evaluación de Riesgo por Proceso de Negocio.152

Planeación Anual ........................................................................... 156

Incorporar Horas Planeadas................................................................157

Configuración de Auditoría, Programación y Calendario ................ 159 Configuración de Auditoría.....................................................................159

Agregar una nueva Auditoría...............................................................159 Modificar Auditorías ...........................................................................161

Programación ......................................................................................164 Acceder a la Programación .................................................................164 Programar Rangos de Tiempo .............................................................164

Calendario ..........................................................................................171 Vista de Calendario ...........................................................................173

Actividades No Cargables ......................................................................177 Crear una Actividad No Cargable .........................................................177

Ejemplo de Programación de Vacaciones .................................................179

Informes ....................................................................................... 183 Informe de Gastos ...............................................................................183 Registro de Horas.................................................................................186

SNAP! Reporter ............................................................................. 190

Generador de Informes y Gráficos ..........................................................190

Documentos para Informe Disponibles ....................................................190 Crear un Nuevo Proyecto SNAP! ..........................................................194

Réplicas de Viajes.......................................................................... 197 Qué debe saber acerca de sincronización.................................................197 Opciones de Réplica de Viaje .................................................................198

Crear una Réplica de Viaje..................................................................199 Sincronizar Base de Datos.....................................................................202 Opciones de Sincronización....................................................................203

Ayuda............................................................................................ 207

Opciones de Ayuda...............................................................................207 Ayuda del Sistema en línea.................................................................207

Página web de Paisley........................................................................208 Asistente de Configuración .................................................................208

Acerca de.........................................................................................209

Issue Track para Windows ............................................................ 210 Seguimiento de Observaciones...............................................................210 Flujo de Procesos de AutoAudit & Issue Track...........................................211

Como trabajan en conjunto ................................................................211 Respuesta de la Gerencia via Web ..........................................................213

Enviar Respuestas de Gerencia de WMR en Issue Track ..........................213 Ver y Editar Planes de Acción en WMR..................................................214


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Enviar Plan de Acción a Issue Track .....................................................214 Ver y Editar un Plan de Acción en Issue Track .......................................215

Apéndice A: Biblioteca de archivos ................................................ 216 Características Principales .....................................................................216 Acceder a la Biblioteca de Archivos .........................................................216 Organizar Archivos y Carpetas ...............................................................217 Opciones de Configuración del Sistema Relacionadas.................................220

Apéndice B: Documentos Incrustados/Adjuntos ........................... 221 Caracteres Especiales válidos e inválidos ..............................................221

Evitar usar estos caracteres Especiales....................................................221 Documentos Incrustados vs. Documentos adjuntos................................222 Por qué usar archivos anexados en lugar de incrustados.........................223 Archivos PDF incrustados ...................................................................225 Trabajar con Objetos Incrustados ........................................................225

Apéndice C: Exportar e Importar Datos ......................................... 226 Configuración ERPN..............................................................................226

Apéndice D: Preguntas Frecuentes y Mensajes de Error ................ 232

Preguntas Frecuentes ...........................................................................232

Solución de Problemas. Mensajes de Error ...............................................232

Apéndice E: AutoAudit con Macro Security .................................... 235

Cambiar Configuración de Seguridad de Macros.....................................235 Firmas Digitales no soportadas en Versión 3.0 y posteriores ..........236 Importar el Certificado de Paisley para que las Macros de Paisley seanconfiables ........................................................................................236 Importar el Certificado de Paisley por Internet Explorer ..........................238

Apéndice F: Campos para Informes ............................................... 243

Campos de AutoAudit para crear informes con SNAP! Reports..................243

Contactar Nuestra Mesa de Ayuda................................................. 250


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Introducción

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INTRODUCCIÓN

BIENVENIDO A AUTOAUDIT PARA WINDOWS

¡Felicitaciones! Usted ha invertido en una solución automatizada para la gestión de auditoríaspara su departamento de auditoría interna.

AutoAudit para Windows es una solución amplia, un sistema totalmente integrado yautomatizado de auditoría que permite a los departamentos de auditoría completar todo sutrabajo en una sola base de datos. Con los módulos para la evaluación de riesgos, laplanificación, la programación, papeles de trabajo, presentación de informes, seguimiento deobservaciones, horas y gastos, control de calidad y registros de personal, AutoAudit es la formamás completa de mantener su departamento de auditoría.

AutoAudit automatiza los aspectos clave de su proceso de auditoría, incluyendo:

Evaluación de Riesgo – Le ayuda a identificar los criterios de riesgo y definir modelosde riesgo. Con el módulo integrado de evaluación de riesgos, los auditores puedenseguir una metodología verticales (una auditoría del universo compuesto por entidades

auditables definidas por el usuario), horizontal, utilizando la metodología Evaluación deRiesgos por Proceso de Negocios (ERPN), o ambos para identificar criterios de riesgo.

Programación de Fuerza de Trabajo – Usando la interfaz drag-and-drop, losgerentes pueden administrar y programar los recursos de su staff.

Papeles de Trabajo – Los auditores de campo pueden crear papeles de trabajo usandoun programa de trabajo común, como Microsoft Office. Los papeles de trabajo estándisponibles inmediatamente para todos los miembros que colaboran y gerentes derevisión y comentarios.

Componentes de AutoAudit para Windows

Workforce ™ – El módulo permite planificar el personal y los recursos. La función de

arrastrar y soltar en el calendario elimina la dificultad de reorganizar la planificación delas auditorías. La funcionalidad de búsqueda hace coincidir habilidades de auditor ydisponibilidad para una determinada tarea. En la sección “Planificación de la Fuerza deTrabajo”, los gerentes pueden fácilmente manejar los recursos de personal usando lafuncionalidad de arrastrar-y-soltar.

SNAP! Reporter® LE (Edición Limitada) — SNAP! Reporter LE es la versión delsoftware SNAP! Reporter incluida en AutoAudit. Tiene todas las funcionalidades deinformes y gráficos. Es su exclusiva herramienta de elaboración de informes especialesque le da el poder y el control para producir informes de alta calidad y gráficos. LosGerentes pueden generar informes de resultados departamentales en forma dedocumentos de texto, gráficos o calendarios.

SNAP! Report LE Soporte Anual & Mantenimiento Suscripción

La suscripción incluye el apoyo de nuestra Mesa de Ayuda en relación con mensajes deerror del programa, programas que no funcionan según documentación estándar dePaisley, errores de instalación estándares, y ayuda de Sitio web para descargaractualizaciones y hacer un informe de sugerencias de mejoras al programa

Issue Track for Windows® — El software Issue Track también de Paisley interactúacon AutoAudit para Windows, permitiendo a los auditores y coordinadores comunicarseelectrónicamente usando un navegador. El módulo permite a los directores de laempresa revisar y actualizar observaciones de su departamento.

Issue Track está configurado para trabajar con la base de datos de AutoAudit existente.Los datos son pasados entre ambas aplicaciones permitiendo disponerlosinmediatamente con mínima intervención del usuario.

Issue Track es de fácil acceso por cualquier persona con un navegador Web. Issue Track

se puede utilizar desde su intranet corporativa o desde Internet.

ACERCA DE PAISLEY


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Paisley fue fundada en 1995 cuando se desarrolló AutoAudit, la primera solución desoftware de auditoría negocios de la empresa. Paisley ofrece un enfoque holístico únicopara las soluciones de gestión de los riesgos y auditoría. Los marcos innovadores delas soluciones de auditoría son escalables para apoyar tanto corporaciones comoorganizaciones pequeñas y medianas. Compatible con los entornos de TI existentes,Paisley proporciona beneficios de largo plazo en la gestión de riesgos mediante la

integración con los recursos existentes de TI y la utilización seguridad basadas enperfiles para la distribución de responsabilidades. Las soluciones automatizadas sonfáciles de adaptar y aplicar, estableciendo en toda la empresa responsabilidad ycumplimiento.

ACERCA DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación de AutoAudit para Windows contiene varios manuales, de acuerdo a lainstalación, configuración y referencia.

Consulte la Guía de Instalación de AutoAudit para Windows para másinformación.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para másinformación.

Consulte la Guía de Instalación de Issue Track para Windows para instalar IssueTrack.

Consulte el Manual de Referencia de Issue Track para Windows para informaciónde Issue Track.

Consulte el Manual de Referencia de SNAP! Reporter LE para información sobrela operación.

Nombres de Productos

El nombre de AutoAudit® para Windows® se abrevia a AutoAudit.

El nombre de Issue Track para Windows® se abrevia a Issue Track.

El nombre de SNAP! Reporter® Limited Edition se abrevia a SNAP! Reporter.

Convenciones en la Documentación

Negrita Negrita se usa para denotar el nombre de un campo, enlace, botón o énfasis.

El texto usa mayúsculas tal como aparecen en el programa. Por Ejemplo Display inWMR field, click OK o Next.

Cursiva Cursiva se usa en términos especiales, títulos u otra documentación e ítems.

Indica una referencia.

Referencia de seguridad e información del programa.

Pantallas e Ilustraciones de datos

Algunos datos presentados en esta Guía son ficticios, preparados expresamente con el propósitode ilustrar conceptual o visualmente en relación con la apariencia, mantenimiento, uso yoperación de AutoAudit y sus componentes. No debe dependerse de ninguno de esos datoscomo si fuera importante para alguna operación o circunstancia como la usada para la

ilustración.

Tareas de Práctica


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Incluidas al final de las secciones, son tareas prácticas paso a paso para acercarlo a losprocedimientos y procesos. El fin de estas tareas es familiarizarlo con el poder y la flexibilidad deAutoAudit.

Licenciamiento

El código fuente de AutoAudit es propiedad de Paisley y cada instalación del programa esautorizada al cliente según el correspondiente acuerdo de licencia.

N o t a d e l T r ad u c t o r : Algunos términos no han sido traducidos y otros se presentan en ambos idiomas a finde facilitar la comprensión de las diferentes pantallas de la interface y el acceso acomponentes del software o de Windows que no estén en idioma español.

Debido a la parametrización y modificaciones a la traducción de etiquetas y mensajesen AutoAudit que puede realizarse en cada instalación, los textos de las pantallas y losnombres de campos que se presentan en este documento pueden diferir con losutilizados en la base de datos a la que Ud. acceda al usar AutoAudit. Lasfuncionalidades se mantienen. Consulte con su Administrador cualquier duda al

respecto. Agradeceremos avisarnos de textos que requieran correcciones, para poder mejorar próximas versiones, a [email protected]. Muchas gracias.


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PANORAMA GENERAL

Seguridad

AutoAudit almacena todos los documentos en una única base de datos. La base de datos procee

seguridad para todos los documentos. Los documentos no pueden se accedidos desde fuera dela base. AutoAudit utiliza roles para identificar los permisos de acceso de los usuarios delprograma. AutoAudit utiliza identificación consistente para identificar a los usuarios en todas lasauditorías. No se requieren establecer nuevas identificaciones de usuarios cada vez que se creauna auditoría.

Consultar la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para mayorinformación.

Configuración

El asistente de configuración lo Guía a través del proceso de configuración.

Los roles de usuarios, categorías, e ítems de Configuración de Auditor se definendespués de la instalación.

Los usuarios autorizados pueden cambiar la información en cualquier momento para queAutoAudit refleje y soporte cambios en el departamento.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para más informaciónacerca del Asistente de Configuración.

Consulte “Usando la Base de Datos de Evaluación” en la página 10 para más información.

Biblioteca

Observaciones Estándares, Formatos, Informes, Plantillas y Archivos de Soporte pueden

ser configurados. Una gran biblioteca de plantillas estándares hace que sea fácil implementar una

metodología de auditoría consistente.

La biblioteca de Archivos Estándares de Soporte ayuda a administrar sus documentos enAutoAudit. Puede definir su propia jerarquía de carpetas y archivos de seguridadmediante la creación y gestión de carpetas para organizar todos sus archivos adjuntos.La biblioteca guarda sus archivos para preservar las versiones anteriores de archivos ylos almacena en un lugar seguro.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para más información.

Evaluaciones de Riesgo

Mediciones cuantificables se pueden establecer para comparar niveles de riesgos usando:

1) Evaluación de Riesgo Vertical

2) Evaluación de Riesgo Horizontal (Evaluación de Riesgo por Proceso de Negocio)

AutoAudit utiliza las Evaluaciones de Riesgos y Cuestionarios para reunir información acerca deposibles áreas auditables. Los resultados se muestran en varias vistas diferentes para priorizarlas entidades auditables

La evaluación de los riesgos debe ser comparable para permitir integrar losdepartamentos de auditoría para priorizar auditorías.

Documentos de Procesos de Negocios son creados para las áreas de mayor riesgoidentificado.

Los Riesgos y Controles son identificados para cada Proceso de Negocio usando losmodelos de Riesgos y Controles.

Programación de Auditoría y Asignación de Auditores


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Después que se completan los modelos de riesgo, se planifica el Calendario de Auditoríasparal próximo año. Los usuarios pueden utilizar las evaluaciones de riesgos deAutoAudit, modelos preexistentes en hoja de cálculo, o una combinación de éstos.

Las auditorías pueden ser programadas con regularidad, cuando se indica en laEvaluación de Rasgos, o cuando la Gerencia recomienda que la auditoría debe realizarse.

El programa de auditoría muestral grupo de auditores, el tipo de auditoría, la división,

región, unidad de negocio y la ubicación de auditoría para garantizar la cobertura. Los Auditores pueden ser asignados a una auditoría planificada por un documento de

asignación de auditores, que le permite asignarlos para auditorías completas o partes deellas, indicando el numero de días de la semana, y la cantidad de horas por día detrabajo. Este formulario puede ser creado a partir de la Configuración de la Auditoría ydel Documento de Planeación.

La información sobre la fecha prevista para las auditorías y los auditores asignados sepueden ver gráficamente y ajustados en el calendario de la Fuerza de Trabajo.

Una nueva auditoría comienza cuando se crea un formulario de Auditoría. Esteformulario puede ser creado desde varios lugares dentro del programa.

El formulario de Auditoría establece la identificación de la auditoría y el enlace a toda la

documentación relacionada desde la planificación hasta su completamiento. Las Listas de Control (Control de Calidad, Emisión de Informes y Planes de Viajes) son

usadas para identificar que se necesita para realizar la auditoría.

Programas de Auditoría

Los programas de auditoría y las matrices de prueba permiten tanto utilizar documentoscon formatos libres de Word o Excel como programas de auditoría como crear papelesde trabajo. Las matrices de prueba generarán automáticamente papeles de trabajodesde los documentos de evaluación de riesgo por proceso de negocio.

Los Programas de Auditoría se crean para organizar el trabajo de campo y determinar lainformación del proceso, riesgo y control que se van a auditar.

Como se indica en el primer párrafo, AutoAudit tiene un formulario para ProgramasEstándares de Auditoría que son definidos por el usuario. Esta característica puedeutilizarse en múltiples formas:

Los usuarios puede copiar un Programa Estándar de Auditoría al formulario dePrograma de Auditoría.

Crear su propio Programa de Auditoría.

Importar de otro procesador de texto.

Los Procesos, Riesgos y Controles pueden copiarse a una auditoría y usarse comoprogramas de auditoría, creando papeles de trabajo, observaciones y planes de acción sicorresponde.


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Papeles de Trabajo, Comentarios, Observaciones y Planes de Acción

Los Papeles de Trabajo se usan para documentar la información relevante que el auditorrecibe durante el curso de una auditoría.

La información recibida puede incluir los resultados de la evaluación de control,entrevistas, llamadas telefónicas, reuniones u otra documentación recolectada por elauditor.

Los Papeles de Trabajo pueden crearse desde varios lugares. Los Papeles de trabajopuede crearse y copiarse de otro programa o vinculados de manera que se actualizancuando el archivo original cambia.

Una auditoría podrá contener varios papeles de trabajo.

Los Papeles de Trabajo están vinculados a un objetivo apropiado en el Programa deAuditoría, Procesos de Negocio, Riesgos y Controles para asegurar que el objetivo estácubierto y permite revisar fácilmente el documento enlazado haciendo clic enDocsEnlazados.

Los Papeles de Trabajo pueden contener textos, gráficos, diagramas de flujo,documentos escaneados y hojas de cálculo y pueden también hacer referencia a otrosdocumentos.

Los Papeles de Trabajo contienen la información de aprobación y están organizados en laVista de Papeles de Trabajo. (Los auditores pueden revisar los papeles de trabajohaciendo click en DocsEnlazados o accediendo por la vista).

Los Papeles de Trabajo se revisan y se aprueban usando el botón de Aprobación en elformulario.

Las Observaciones de las auditorías pueden crearse desde el Papel de Trabajo cuandouna situación identificada necesita posterior debate o acción.

Los Planes de Acción se crean desde la Observación para identificar responsables, pasosrequeridos y plazos previstos.

Varias observaciones se pueden crear desde el mismo Papel de Trabajo.

Varios Planes de Acción pueden crearse desde una misma observación.

Pueden crearse comentarios internos. Los comentarios abiertos permiten su seguimientoy sólo el autor de un comentario puede aprobarlo, asegurando que las preguntas soncontestadas adecuadamente.

La observación contiene posibles hallazgos y sus disposiciones.

Las Observaciones y Planes de Acción que se marcan paral informe de auditoría, sonllevadas al informe de auditoría.

Los formatos de Informes Estándares pueden copiarse desde la Biblioteca de Estándares.

El seguimiento de los hallazgos se realizan mirando alguna de las vistas diseñadas paraproporcionar información sobre toda la gestión, desde un resumen de todas lasobservaciones, a los detalles de hallazgos abiertos, el estado de los ítems de los cualesse hace seguimiento, los temas retrasados y el valor de ahorros o pérdidas evitadas porobservaciones de auditoría.


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Informes

Funcionalidad Push/Pull (Llevar/Traer): AutoAudit proporciona la creación deinformes en Microsoft Word con la funcionalidad de traer automáticamente los camposclaves de los formularios de observaciones y planes de acción al informe. Luego de queel informe ha sido creado el programa puede llevar los cambios realizados en el informea las observaciones o planes de acción de origen en AutoAudit. para su sincronización.Esta funcionalidad elimina la necesidad de cortar y pegar durante el proceso depreparación del informe de auditoría y asegura que el informe y la información de losformularios de AutoAudit será consistente.

Los informes pueden construirse basados en criterios estándares definidos por laorganización.

Informes estándares y personalizados pueden crearse dinámicamente usando latecnología de SNAP! Reporter® LE

Los factores de productividad pueden ser informados al analizar un resumen de todas lasobservaciones abiertas, los puntos de retraso, el seguimiento, dinero ahorrado porresolver observaciones de auditoría, y muchos otros temas.

Seguimiento de Observaciones La Vista de Observaciones le permite al usuario conectado ver toda la información de

todas las observaciones y planes de acción.

Consulte la sección Issue Track para Windows en la página 210 para información acercade cómo este módulo interactúa con AutoAudit para Windows, permitiendo a losauditores y coordinadores comunicarse electrónicamente usando un navegador.

El módulo Issue Track (Seguimiento de Observaciones) permite a los gerentes de procesos revisar y actualizar observaciones de su área. Issue Track está configurado para trabajar con la base de datos existente de AutoAudit desde donde los datos sonactualizados entre los dos programas mostrándolos de inmediato con una mínimaintervención del usuario.


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Flujo de Proceso de AutoAudit


FLUJO DE PROCESO DE AUTOAUDIT La siguiente figura muestra el flujo de proceso general que tiene lugar durante la operación deAutoAudit.


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Dónde comenzar


DÓNDE COMENZAR

CONEXIÓN

Nombre deUsuario Tipee su nombre de usuario si no aparece.

Contraseña Tipee su contraseña

Trabajar sinconexión

Los auditores pueden trabajar sin conexión y Replicar en el servidor.Seleccione el cuadro de trabajar sin conexión.

Esta opción aparece si en la configuración de Preferencias del Usuario indicalo siguiente:

Si está trabajando en una ubicación en la que no tienen derecho a suservidor de correo SMTP o usted no quiere enviar ningún mensaje decorreo electrónico desde su equipo, marque esta casilla.

Si esta casilla está marcada, los mensajes no serán enviados desde elequipo acerca de los planes de acción o Asignaciones de Fuerza deTrabajo.

Si los mensajes están listos para ser enviados, se enviarán en algúnmomento por otro equipo que tiene marcado Trabajar sin conexión.

Ingresar Después de haber ingresado su contraseña, hacer click en Ingresar paraabrir la base de datos de AutoAudit.

Cancelar Hacer Click para cancelar el login.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para más informaciónacerca de trabajar sin conexión.

Cerrar AutoAudit

Cuando esté listo para cerrar el programa, seleccione Archivo, Salir de AutoAudit paraWindows o haga clic en el botón [X] en la esquina superior derecha de la ventana.


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Dónde comenzar


VERSIÓN DE EVALUACIÓN

Para ayudarle a evaluar y a entender AutoAudit, la versión de evaluación esta disponible por 45días. Cuando el versión de evaluación es instalada por primera vez, ésta crea una base de datosde evaluación con datos de muestra. Para ello, tendrá que invertir algo de tiempo paraconfigurar la información de su organización que será utilizada por AutoAudit. El Asistente deConfiguración le guía a través del proceso de configuración. Puede cambiar la configuración asus necesidades e introducir los datos de una auditoría anterior y comprender la manera en queAutoAudit puede ayudar a satisfacer las necesidades de su departamento. Le recomendamosque utilice la configuración predeterminada hasta que esté familiarizado con el programa, pero sidesea cambiar los valores predeterminados, consulte las secciones correspondientes de la "Guíade Configuración de AutoAudit para Windows".

Menú Papeles de Trabajo

El Menú de los Papeles de Trabajo es el lugar más intuitivo para comenzar a revisar la base dedatos y es el área donde los auditores pasarán la mayoría de su tiempo. Para abrir el Menú,seleccionar Papeles de Trabajo, Papeles de Trabajo desde la barra de menú.

AutoAudit contiene ejemplos de Evaluación de Riesgos y de información de Planificación Anualpara su revisión. También tiene una auditoría previamente cargada con la información deconfiguración y la programación. Revise la información en el programa, y escriba su propiaauditoría. Le recomendamos que vuelva a esta sección después de haber practicado con el menúde Papeles de Trabajo, pero si desea comenzar con la evaluación de riesgos en primer lugar,consulte esa sección en este manual.

AutoAudit ya contiene información de Configuración de Auditoría y Programación que se puedeutilizar en el Calendario de AutoAudit. Revise la información y, a continuación, introduzca suauditorías. Los informes de Tiempo y Gastos también se pueden habilitar. Cuando esté listo parautilizar el AutoAudit en producción, puede cambiar la versión de evaluación y convertir la baseen una de producción

Consulte las secciones “Crear una nueva Base de datos” y “Asistente de Configuración”de la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para más información.


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Página Inicial de AutoAudit


PÁGINA INICIAL DE AUTOAUDIT

P ERSONAL I ZAC I ÓN

La página inicial está diseñada para acceder rápidamente a los documentos que son importantespara su trabajo. Al personalizarla hace más eficiente su experiencia y asegura productividad.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para información sobreopciones en las Preferencias del Usuario para personalizar su Página Inicial.

Interface de Arrastrar y Soltar

La interface de Arrastrar y Soltar para usar en la páginade inicio mejora la experiencia en el uso de AutoAudit.

Puede cambiar la disposición de los objetos en la página principal directamente con el mouse.Esto le permite crear un tablero personalizado con una imagen de las tareas diarias.

Para personalizar o clasificar su área de trabajo, arrastre el encabezado de la columnahacia arriba de la pantalla usando el botón izquierdo del mouse.

Para remover un encabezado de columna, arrastre el encabezado hacia la papelera dereciclaje usando el botón derecho del mouse.

Para ordenar la información de una columna, haga click con el botón derecho sobre eldetalle de la columna.

Banner

Barra deMenu


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PANEL DE NAVEGACIÓN

En la página inicial, el panel de navegación de la izquierdacontiene ítems relacionados con sus auditorías recientes, comoMi lista de ítems por hacer, Mis documentos – porestado, Mis Observaciones y Planes de Acción. Puedeelegir un ítem para ser mostrado en el panel de visualización, ytener la información actualizada en su vista.

Todos los documentos son mostrados en una lista. Haciendodoble click en un documento o seleccionándolo y haciendo clicken el botón Open, se abre el documento.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit

Mi lista de ítems por hacer

Son los ítems que requieren acción del usuario. Estos ítems son específicos para el usuarioconectado y son visualizados solamente por él.

Documentos para revisar

Esta vista contiene aquellos documentos donde el usuario conectado ha sido designado como"Revisor" en la pestaña de un documento de los Papeles de Trabajo.

Comentarios a Revisar.


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Esta vista contiene aquellos Comentarios que han sido marcados para ser Revisados por elusuario conectado.

Mis Docs – Por Estado

Los documentos (por Estado) que requieren de una acción suya.

En Proceso

Los documentos en proceso son los documentos de Papeles de Trabajo que tienen designado alusuario conectado en el campo “Autorización de Edición de Proceso”.

Esto muestra todos los documentos donde los usuarios conectados están seleccionadosespecíficamente en el campo “Edición en proceso” y tienen el estado “En Proceso”.

Si Ud. ha sido agregado en la lista “Autorización de Edición en Proceso” y el documento está “En Proceso”. Y si está asignado a una auditoría en estado “Activa” o “Planeada” y el rol “Auditor Asignado” en la página de Configuración de Seguridad está configurado con accesode Edición, entonces todos esos documentos se visualizarán en la lista.

Si los Papeles de Trabajo están configurados para “Edición”, podrá ver todos los Papeles deTrabajo, pero si “Programa” está configurado para “Crear”, “Leer” o “None”, entonces nopodrá ver los Programas de esas auditorías.


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Aprobación Preliminar

Muestra los documentos que requieren Aprobación Preliminar – igual que "Papeles de Trabajopara Revisar", pero solamente se mostrarán los documentos que tienen Aprobación Preliminar.

Aprobación Final

Los documentos con Aprobación Final son los documentos de Papeles de Trabajo a los que elusuario conectado le otorgó Aprobación Final. Muestra todos los documentos, excepto los Planesde Acción, a los que el usuario conectado dio aprobación final y el estado de la auditoría es “Activo”.

Todos losDocs.

Muestra todos los documentos de soporte de la auditoría.

Si un creador tiene permiso de edición para un documento, esedocumento se mostrará en la lista.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows parainformación de Seguridad.


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Todos losComentarios

Muestra todos los comentarios de la Auditoría.

Mis Observaciones y Planes de Acción

Mis Observaciones

Muestra todas las observaciones para las que el usuario conectado está seleccionado en Ediciónen Proceso o en el campo Revisión. Los campos de la grilla son: Auditoría, Nombre, Estado,Ultimo Editor.

Mis Planes de Acción

Mis planes de acción son aquellos en los que el usuario conectado es el auditor seleccionado enel Plan de Acción o en “Solicitar Revisión”. Muestra todos los Planes de Acción donde el estadono es "Cerrado" y el usuario conectado está seleccionado en:

Auditor Persona para solicitar revisión Lista de Autorización de Edición en Proceso


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Trabajando con los registros de datos

Cantidad de Registros

La parte inferior de la página principal contiene la cantidad de registros. La página muestrahasta 100 registros. Si desea ver más, indique cuántos registros desea ver, y luego haga clicken Refresh.

Filtrar Registros

Como la información importante o clave es mostrada, puede filtrar su propia información. Puededefinir el número de registros para ver.

El filtro en la parte inferior en las secciones Mis ítems por hacer/Mis documentos – Por Estado,Mis Observaciones y Planes de Acción, permite filtrar el número de registros que desee ver.

NombreObjeto

Refleja el nombre del objeto actual en el que está trabajando.

Desde Indica el valor de comienzo del filtro.

Hasta Indica el valor de fin del filtro. En forma predeterminada está configuradoen 100.

De Muestral número de registros para la pestaña seleccionada.

Refrescar Chiquear este botón para actualizar la vista.

Trabajando con los registros filtrados.

Puede cambiar los valores Desde y Hasta para filtrar o mostrar el número de registrosque desee ver.

Para ver registros adicionales, cambiar el valor Hasta por el número de registros quedesea ver y hacer click en Refrescar.

Si se cambian los valores, AutoAudit retiene los valores ingresados para toda su sesión.

Guardar Preferencias como Vista Predeterminada

Cada vista tiene una configuración predeterminada. Si se cambia la configuración de la vista, yse desea retener esos cambios, entonces debe elegirse “Guardar preferencias de la grilla comoVista Predeterminada”. Elija esta opción para retener las configuraciones de la grilla de supágina principal.

Ordenar los datos por Columnas

Hacer click con el botón derecho del mouse dentro de los datos de la columna por la que sequiere ordenar de forma ascendente o descendente.


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Clasificar por Columnas

Arrastrar los encabezados de las columnas para clasificar los datos en la forma deseada.

Cesto de Basura

Pueden arrastrarse columnas que no se desee visualizar, arrastrándola con el botón derecho delmouse Haciendo doble click en el ícono se abrirá la ventana que mostrará que campos haeliminado. Puede restituirlos desde esa ventana.


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OPCIONES DE LA BARRA DE MENÚ

AutoAudit es un programa completo de automatización de auditorías totalmente integrado conmódulos funcionales que proveen informes en tiempo real. Se accede a los módulos desde labarra de menú y están diseñados para hacer fácil el trabajo.

La barra de menú contiene varios submenús, cada uno de los cuales contiene numerosasopciones que hacen a AutoAudit realizar funciones específicas. La disponibilidad de menúsdepende del nivel de configuración de su seguridad.

Archivo Abrir Base de Datos: Click para abrir una base de datos.

Salir de AutoAudit para Windows: Click para salir delprograma.

Evaluación de Riesgo Vista de Riesgo: AutoAudit ofrece un módulo de Evaluaciónde Riesgo integrado, con la opción de utilizar metodologíavertical (el universo de auditoría formado por entidadesauditables definidas por el usuario), una metodologíahorizontal (Evaluación por Riesgos de Proceso de Negocios -ERPN) o ambas.

Planeación Anual: Los riesgos asociados a ciertos procesospueden poblar matrices de prueba para ayudar a dirigir elalcance y los objetivos de la auditoría. La informaciónobtenida del trabajo en terreno se puede poner en laevaluación de riesgo usándola como el punto de partida paralciclo siguiente de planeamiento y auditoría. Puede identificarcriterios de riesgo y definir un modelo de riesgos. Se puedencrear múltiples formularios de evaluación de riesgo, cada unousa un distinto conjunto de criterios y de ponderación deriesgos.

Programación de Fuerzade Trabajo

Opciones de configuración disponibles: Configuración deAuditor, Configuración de Categorías, Configuración deAuditoría, Planificación y Vista Calendario.

El módulo integrado de Programación de Fuerza de Trabajobrinda gran alcance al personal y programación de recursos.Usando una simple interface de arrastrar-y-soltar, losgerentes pueden manejar y planificar los recursos depersonal. El calendario interactivo ofrece numerosas vistas:por auditor, por auditoría, por grupo y por período de tiempo.

Papeles de TrabajoPapeles de trabajo es donde los auditores pasarán lamayor parte del tiempo. Los auditores pueden crear papelesde trabajo en Excel, PowerPoint y Word usando lafuncionalidad completa de los productos de Microsoft Officecon AutoAudit. Los papeles de trabajo creados estáninmediatamente disponibles a los otros miembros del equipopara la tarea colaborativa y a los gerentes para revisión ycomentarios.

Procesos/Estandarización: los programas de auditoría olos formatos de papeles de trabajo (plantillas) pueden sercambiados desde una biblioteca estándar, o ellos se puedencrear desde cero.

Creación de papeles de trabajo: AutoAudit permite a losauditores incluir archivos de otros programas y referencien elnombre del creador y su fecha.

Revisión de papeles de trabajo, Comentarios yAprobación: Tener los papeles de trabajo en una base dedatos central facilita la revisión. Los supervisores pueden


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colocar comentarios tan pronto como los papeles de trabajoson creados, y así guiar a los auditores durante el proceso.La revisión y aprobación pueden ser así tareas continuas.

Seguimiento deObservaciones

La vista de Observaciones permite al usuario conectado vertoda la información de las observaciones y planes de acción.El modulo Issue Track interactúa con AutoAudit, permitiendo

a auditores y auditados revisar y actualizar observaciones desu área a través de la comunicación electrónica vía Web.

Informes AutoAudit hace mas fácil la creación de informes. Informesestándar o personalizados son creados dinámicamenteusando SNAP! Reporter LE (la versión de SNAP! Reporter queestá incluida dentro de AutoAudit para Windows). Tiene todala funcionalidad para generar listados y gráficos.

Informe de Gastos: AutoAudit contiene un formulario deInforme de Gastos que puede ser completado por auditoresen viajes. Los gastos totales desde el formulario sontabulados y cargados por auditoría. Los gastos reales puedenser comparados con los gastos presupuestados para laauditoría.

Informe de Horas: AutoAudit permite a los auditoresingresar las horas reales semanalmente para todas lasactividades. Pueden informarse horas tanto para lasactividades cargables y las no cargables (no auditorías). Elregistro de horas exhibe cualquier actividad que se hayaasignado a un auditor para una semana dada. Los auditorespueden agregar actividades adicionales seleccionándolas deuna lista desplegable.

SNAP! Reporter: SNAP! Reporter LE es una exclusivaherramienta de informes que le da el poder y control pararealizar informes y gráficos.

Informes de Auditoría: AutoAudit brinda informes pus-Rull creados con Microsoft® Word®, colocando los campos clavesdesde las observaciones y planes de acción dentro delinforme. Después de que se haya creado y se haya corregidoel informe, AutoAudit puede llevar cualquier cambio en elinforme de nuevo al formulario original de las observacioneso plan de acción, asegurando la sincronización. Estafuncionalidad Pus/Rull elimina la necesidad del cortar y depegar durante el proceso del informe de auditoría y seasegura que el informe y las observaciones o planes deacción sean consistentes.

Informes Personalizados: Debido al sencillo diseño de la basede datos, la información de gestión puede verse a través delas auditorías, por grupo de auditorías o para una auditoría

individual. Además de las vistas existentes en AutoAudit, eldepartamento de auditoría pueden usar el modulo SNAP!Reporter LE para crear informes personalizados brindando alos Gerentes de Auditoría la herramienta adecuada paragenerar métricas departamentales en forma de documentosde texto, tablas o gráficos. AutoAudit se provee con unadocena de informes de SNAP! Reporta, que los usuariospueden adaptar a las necesidades de su organización,guardar y usar como tan a menudo como sea necesario.


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Biblioteca La biblioteca contiene Observaciones Estándares,Formatos Estándares, Informes Estándares, PlantillasEstándares y Archivos Estándares.

AutoAudit le permite preestablecer datos y guardarlos en labiblioteca para las necesidades del departamento. Las

observaciones, formatos, informes y plantillas estándaressirven como una guía detallada, paso a paso, de lo queAutoAudit necesita para recolectar información.

Los Archivos Estándares conforman una biblioteca dearchivos de soporte para manejar sus documentos enAutoAudit. Puede asegurar tus archivos creando yadministrando carpetas para organizar todos los archivosanexados. El control de retiro y devolución de los archivos losprotege contra la sobre escritura accidental evitando que másde un usuario cambie el mismo archivo a la vez. Los archivospermanecen protegidos en la biblioteca (accesible desde lapágina de inicio), siendo accesible a los usuarios autorizados.Se conserva el control de versiones.

Inicio La página de inicio brinda una ubicación central para lastareas de trabajo: Mi lista de ítems por hacer, Mis riesgos,Mis controles, Mis observaciones, y Mis asignaciones. Cuandousa el programa, haga click en Inicio para ir a la pantallainicial.

Opciones Esta sección contiene un número de opciones y utilidadespara ayudar a mantener la Configuración de Sistema.

Preferencias del Usuario

Utilidades de la Base de Datos

Configuración del Sistema

Configuración de Información del Servidor Reestablecer Ruta de Plantilla

Cambiar Plantilla de Impresión

Seguridad Opciones de seguridad disponibles: Cambiar Usuario,Cambiar Contraseña y Configuración de Seguridad.

AutoAudit almacena todos los documentos auditados en unaúnica base de datos. La base de datos provee seguridad paratodos los documentos de auditoría. Los documentos nopueden accederse desde fuera de la base de datos. AutoAuditusa roles para identificar el nivel de acceso. Los Ids ycontraseñas son obligatorios.

AyudaHacer Click en esta opción para obtener información deAyuda, enlace a la página Web, Comenzar el Asistente deConfiguración de Inicio e información Acerca de laversión del software que está usando.


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Características Generales


CARACTERÍSTICAS GENERALES

ICONOS DE AUDITORÍA

El papel con clip significa que la auditoría está planeada.

La flecha verde significa que la auditoría está activa.

El libro azul cerrado significa que la auditoría está cerrada.

La cruz roja significa que la auditoría está cancelada.

El rombo amarillo significa que la auditoría está pendiente.

ICONOS ESTADO DE DOCUMENTOS

El círculo verde significa que un documento está en proceso, con excepción delplan de acción.

El circulo amarillo significa que el documento está en revisión, con excepción delplan de acción.

El circulo rojo significa que el documento está aprobado, con excepción del plande acción.

El cuadrado verde significa que el plan de acción está abierto.

El cuadrado rojo significa que el plan de acción está cerrado.

Los documentos existentes pueden accederse haciendo doble click sobre el documento oseleccionando el documento y haciendo click con botón Abrir.

Actualizar

La vista completa puede ser actualizada haciendo click en el icono de Actualizar en labarra de herramientas. Éste actualiza las tablas de información para mostrar los datosmas recientes.


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Características Generales


ATAJOS

Además de la facilidad de uso y clickeo a través del programa que ofrece AutoAudit, se puedetambién usar AutoAudit sin mouse.

Los siguientes atajos están disponibles en AutoAudit.

Combinación de teclas Función

F1 Abre la ayuda de AutoAudit.

Esc Si está en modo Agregar o Modificar, cancela la acción, sino sale yvuelve a la vista anterior.

Delete Borra el registro actual.

Tab moverse desde un cuadro de ítems a otro hacia delante en el ordende la pantalla

Shift-Tab para volver atrás por los ítems en el orden de la pantalla

FLECHAS ARRIBA & ABAJO

Los documentos tienen información adicional, que se muestra o se oculta conlas flechas arriba abajo que están en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Debido a que las flechas funcionan de la misma manera para todos losdocumentos, se explican en la sección Flechas Arriba y Abajo de la

página 102.

En Opciones, Preferencia del Usuario, Otros... se puede seleccionar una casilla de verificaciónpara configurar que al abrir un programa siempre muestre las pestañas en el fondo de cada páginacuando se abre una ventana.

Consulte la Guía de Configuración de AutoAudit para Windows para más informaciónsobre la configuración de “Opción de Mostrar las Pestañas cuando se abre undocumento”.


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AutoAudit para Windows 3.2 Manual de Consulta Menú Papeles de Trabajo


MENÚ PAPELES DE TRABAJO Éste es el lugar donde los auditores estarán la mayor parte de su tiempo.

AutoAudit guarda los papeles de trabajo en una base de datos sumamente segura ycentralizada para simplificar el proceso de revisión.

Papeles de Trabajo es la presentación en forma de carpetas de todas las auditoríasplaneadas, activas, cerradas, canceladas y pendientes de la base de datos.

Actualización por Usuarios Concurrentes: Cuando múltiples usuarios han accedido aun papel de trabajo e intentan actualizarlo a la vez, la primer actualización que se intenteserá aceptada. Los otros usuarios que intenten actualizar recibirán un mensaje indicandoque el papel de trabajo ha sido actualizado y que necesita volver a leerlo para poderrealizar modificaciones y poder guardarlas. La premisa básica es que el programa guardala fecha y hora de cada actualización, lo que permite confiabilidad y rendimiento.

Seleccionar Papeles de Trabajo, Papeles de Trabajo desde la barra de Menú.

La ventana de despliegue a la izquierda está organizada primeramente por año, con el añoactual expandido y luego por auditoría. Las auditorías que se exhiben pueden ser cambiadasseleccionando las varias opciones en el desplegable superior. Esto puede hacer a las auditoríasmás fáciles de navegar si hay un número grande en la base de datos.


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Abrir una Auditoría Hacer Doble click en el nombre de la Auditoría o un click en el signo más delante del ícono paraabrir la auditoría. Las varias secciones de la auditoría aparecerán. Inicialmente, una auditoríasiempre contendrá secciones de Planeación, Informes y Control de Calidad. Otras seccionesde Trabajo de Campo se definen cuando se crean los Programas y las Matrices de Prueba.

Seleccione una sección de la auditoría para ver los documentos dentro de la sección, en laventana de Navegación más grande a la derecha. El estado de los documentos se puedetambién identificar desde el Menú de los Papeles de Trabajo.

Descripción de las Columnas

Last Edited Fecha y hora de la última modificación.

Archivos Cantidad de archivos anexados al documento.

DocLinks Cantidad de documentos enlazados.

SolicitarRevisión

Revisores asignados

Autorización deEdición enProceso

Usuarios que tienen permiso de acceso para el documento en estado de EnProceso.

Aprobación Estado del proceso de Aprobación.


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Opciones Disponibles en Barra de Menú y en Banner Cerrar Hacer click para cerrar el menú de Papeles de Trabajo.

Actualizar Hacer click para actualizar todos los documentos en el Menú de Papeles deTrabajo. El menú de Papeles de Trabajo actualizará todos los documentoscuando se abran. Sin embargo, mientras uno está trabajando en el Menú dePapeles de trabajo, los documentos de sus colegas no aparecerán hasta queno se actualice el menú. Será necesario hacer click en Actualizar paraactualizar todos los documentos y asegurar que todos estén visibles en lavista.

Vista deObservaciones

Hacer click para ir directamente a la Vista de Observaciones.

SNAP! Reports Hacer click para abrir el directorio que guarda todos los informes de auditoríaestándares SNAP! Reporter que estén disponibles en AutoAudit. Un SNAP!Report puede abrirse desde ese directorio.

Restaurar Hacer click para recuperar los documentos que han sido borrados.

Consulte la sección de Documentos Borrados, Restaurados, yEliminados en la página 109 para más información.

ConfigurarAuditoría

Hacer click para acceder directamente a la Vista de Configuración deAuditoría donde puede modificar o ver información relacionada con laauditoría.

Consulte la sección Configuración de Auditoría en la página 159 paramás información.

N o t a : La funcionalidad de cada documento en la base de datos sedescribe en la sección específica de este manual.


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DOCUMENTO DE PLANEACIÓN

El documento del planeación es, como el nombre indica, el vehículo para planear la auditoría. Lainformación es ingresada mientras que la auditoría está en la etapa de planeación, esactualizada según la auditoría progresa, y se incorpora la calificación de la auditoría cuando laauditoría se completa.

Crear un Documento de Planeación

El Documento de Planeación se crea cuando una nueva auditoría se ingresa en Configuración deAuditoría.

Consulte la sección Configuración de Auditoría en la página 159 para másinformación.

Para ver los datos, expanda la auditoría, seleccione la sección de Planeación en la ventanaizquierda, y luego haga doble click en el Documento de Planeación en la lista del Navegador.


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Fechas Claves Se muestra la fecha de inicio y finalización desde la Configuración de Auditoría.Si hay varias fases, entonces se mostrarán la menor fecha de inicio y la mayorde finalización

Hitos: Los hitos en la primera columna están definidos por el [Administradorde la base de datos] y pueden modificarse.

Consulte la sección de Configuración del Sistema en la Guía deConfiguración de AutoAudit para más información.

Fechas Originales Planeadas: Estas fechas son ingresadas cuando sedetermina la duración de la auditoría. Estas fechas pueden ser bloqueadaspresionando el texto Bloquear Fechas en el menú de la izquierda. Bloquearlas fechas planeadas es opcional, sin embargo solamente puede desbloquearlasel [Administrador de base de datos] para que la opción de Bloquear Fechas cambie a Desbloquear Fechas. Esto permite al [Administrador de base dedatos] desbloquear las fechas si el plan de auditoría cambia luego que lasfechas se bloquearon.

Fechas Revisadas: Esta columna puede ser usada para indicar cambios a lasfechas planeadas si la Fechas Originales Planeadas están bloqueadas.

Fechas Reales: Estas fechas se muestran cuando ocurren.Tener fechas planeadas y reales en este documento hace de esto unaherramienta gerencial muy útil, y también permite preparar informesde variación en fechas y tiempo para todas las auditorías en elsistema.

Presupuesto de Gastos

El Presupuesto de Gastos es opcional. Si las cantidades son ingresadas, éstasson automáticamente totalizadas al final de la tabla.

Consultar la sección de Informe de Gastos en la página 183 paramás información.

Calificación deAuditoría

Las opciones de Calificación de Auditorías pueden ser definidas por elAdministrador de la Base de Datos.


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Consulte la sección de Configuración del Sistema del manual Guía deConfiguración de AutoAudit para más información.

Estado Planeado: Es el estado preestablecido cuando una auditoría se incorpora en elsistema (Consulte la Configuración de Auditoría para más información). Estedocumento de planeación puede ser actualizado, pero ninguno de los otrosdocumentos de la auditoría se puede crear en este estado.

Activo: Es el estado que permite que los documentos de la auditoría seancreados y modificados y hace que la auditoría se encuentre disponible para losregistros de horas y/o de gastos.

Cerrado: Significa que la auditoría ha sido completada. Ningún documento dela auditoría puede ser editado o creado y la auditoría no está disponible pararegistro de horas o gastos.

• Si se selecciona la opción en la Configuración del Sistema “EliminarComentarios cuando la Auditoría se Cierre”, todos los comentariosde la auditoría serán borrados automáticamente cuando se guarde coneste estado.

Consulte la sección de Configuración del Sistema del Manual de Guía deConfiguración de AutoAudit para más información.

Cancelado: Indica una auditoría que fue planeada originalmente pero que seha cancelado.

• Si algún documento de la auditoría se ha creado antes de lacancelación, estos no serán más modificables y la auditoría no estarádisponible para la vista de Calendario, página de Programación o elregistro de Tiempo o Gastos.

Pendiente: Esto indica una auditoría que fue planeada originalmente pero seha puesto en espera.

• Si algunos documentos de la auditoría se han creado antes deseleccionar el estado de espera, estos no serán más modificables y laauditoría no está disponible para los Registro de Horas o de Gastos. Losdocumentos del planeación con en el estado “Pendiente” no exhibirán

ninguna de las opciones de Programación de AutoAudit, incluyendo elCalendario, la página de Programación, Registro de Horas y Registro deGastos.

Año Fiscal El Año Fiscal preestablecido paral departamento es definido por el[Administrador de la Base de Datos].

Consulte la sección de Configuración del Sistema del manual Guía deConfiguración para más información.

Gerente deAuditoría

• Si el Gerente es asignado cuando se configura la auditoría o la fase enmenú de Configuración de la Auditoría, el nombre aparecerá en este campo.

• Si se necesita cambiar el Gerente para la auditoría, entonces el nombredeberá ser cambiado en el Documento de Planeación. Esto se puede utilizarpara asignar seguridad a nivel de la auditoría.

Auditor a Cargo

La auditoría al Mando se puede utilizar para asignar seguridad a nivel de laauditoría.

Vista de Categorías

Las Categorías asignadas cuando se realiza la configuración de la auditoría o lafase serán mostradas en este campo. El botón de Vista de Categorías lellevará a la página de las Categorías, donde usted puede ajustar los valoresque se han asignado a la auditoría. Las Categorías asociadas se utilizan en elDocumento del Planeación para propósitos de

informe y se pueden también utilizar para asignar la seguridad basada enCategoría, como por ejemplo, equipo de auditoría, localidad, división o nivel de

seguridad .

Consulte la sección Categorías de la Guía de Configuración para másinformación.


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Comentarios El campo de Comentarios al final del formulario se utiliza para documentarcomentarios durante la planeación, trabajo de campo y conclusión o loscomentarios paral siguiente equipo de auditoría.

Ejemplos adicionales: comentarios de cierre, razones de incumplimiento delineamientos, retrasos imprevistos, y comentarios acerca de los temas detrabajo durante el curso de la auditoría.

Cerrar Hacer click para cerrar el documento, indicando guardar si se han realizadomodificaciones

Guardar Hacer click para guardar los cambios si tiene permisos para eso.

Imprimir Hacer click para imprimir el documento.

Bloquearfechas

Hacer click para bloquear la columna de Fechas Originales Planeadas. Una vezbloqueadas, estas fechas ya no podrán ser editadas, excepto por el[Administrador de base de datos], para quien cambiará la opción de Bloquearfechas a Desbloquear fechas, permitiéndole desbloquearlas si se cambió elplan de auditoría después de bloquear las fechas. La columna de FechasRevisadas puede ser usada para indicar los cambios a las de Fechas OriginalesPlaneadas si es necesario.

Calendario Hacer click para ir a la interfaz de Calendario y desplegar más información paraesta auditoría.

Consulte la sección del Calendario en la página 171 para másinformación.

Programación Hacer click para ir al Menú de Programación donde se pueden asignar auditoresa esta auditoría.

Todos los RT Hacer click para generar un informe que muestra los rangos de tiempos paralos auditores asignados en la auditoría.

Docs Enlazados Un Enlace de Documento es un enlace dentro del documento que lo llevará aotro documento.

Consulte la sección de Enlazar Documentos en la página ¡E r r o r !

M a r c a d o r n o d e f i n i d o . para más información.

Archivos Hacer click en este enlace para anexar documentos y documentación desoporte del trabajo.

Flechas ArribaAbajo

Todos los documentos en el Menú de los Papeles de Trabajo tienen informaciónadicional que es desplegada u ocultada por medio de las Flechas Arriba Abajoubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Como estas flechas funcionan de la misma forma en todos losdocumentos de auditoría, son explicadas en la sección de Flechas

Arriba Abajo en la página 102.


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Ta r e a de P rác t i c a

1. Abra su Documento de Planeación desde el Menú de los Papeles de Trabajo abriendo su

auditoría, resaltando la sección de Planeación y haciendo doble click en el Documento del

Planeación en la lista del navegador a la derecha.2. Incorpore las Fechas Clave.

3. Incorpore la información del Presupuesto de Gastos.

4. Cambie el estado a Activo.

5. Asigne un Auditor A-Cargo.

6. Guarde y Cierre el Documento de Planeación.


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LISTA DE CONTROL DE ACTIVIDADES

La Lista de Control de Actividades es una lista de comprobación de tareas por hacer o a delegardurante la auditoría. La Lista de Control de Actividades proporciona un punto de partida para lastareas que necesitan ser completadas en las diferentes etapas de la auditoría. Puede ser una

lista de recordatorio o ser utilizada para delegar tareas a otros miembros del equipo.

Crear una Lista de Control de Actividades

La Lista de Control de Actividades puede ser creada durante la fase de Planeación, Trabajo deCampo, Informes o Control de Calidad de la auditoría.

Tipos de Lista de Control de Actividades

Lista de Control de Calidad

Lista de Control para Informes

Lista de Control para Viajes

La base de datos está precargada con una Lista de Control de Calidad, una Lista de Control deInformes, y una Lista de Control de para Viajes. Estas Listas de Control precargadas pueden sereliminadas o modificadas y se pueden añadir nuevas Listas de Control.

Para crear una Lista de Control de Actividades

Las Listas de Control pueden ser creadas al resaltar la sección apropiada de la auditoría y hacerclick con el botón derecho del mouse para desplegar la lista de Plantillas Estándar de Listas deControl.

Consulte la sección Plantillas Estándares de la Guía de Configuración de AutoAudit paraWindows para más información.

• Si prefiere seleccionar y hacer click en vez de hacer click con el botón derecho del

mouse, en la parte inferior de la pantalla, puede seleccionar el Tipo de Sección y Lista deControl de Actividades como Tipo de Documento. Seleccione la Lista de Controlapropiada y presione el botón Crear.


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InformaciónNombre

El Nombre inicial es el nombre de la plantilla de la Lista de Control, pero puede sercambiado de ser necesario.

Por hacer La lista de tareas por hacer preestablecida aparecerá en la columna izquierda, talcomo se la definió en la Plantilla Estándar para esta Lista de Control.

• modificar tareas existentes presionado Modificar

• eliminar tareas presionando Borrar

• añadir nuevas tareas presionando Añadir.

Estado

Comentarios

Los Comentarios se ingresan en los cuadros de Comentarios. Siguen siendomodificables hasta que el estado de la tarea es Completado, en este punto losComentarios ya no serán modificables, y el nombre y la fecha de cuando la tareafue marcada como Completada serán mostrados.

La marca de Completado puede ser eliminada en caso de necesidad, losComentarios serán modificables y el nombre y la fecha serán eliminados.

Cerrar Hacer click para cerrar el documento, indicando Guardar si se han realizado

Guardar Hacer click para guardar los cambios si tiene permisos para eso.Nuevo Hacer click para crear una nueva Lista de Control de Actividades

Imprimir Hacer click para imprimir el documento.

Docs Enlazados Un Enlace de Documento es un enlace dentro del documento que lo llevará a otrodocumento.

Consulte la sección de Enlazar Documentos en la página ¡Er r o r ! M a r c a d o rn o d e f i n i d o . para más información.

Archivos Hacer click para anexar archivos y trabajar con documentación de soporte.

Añadir Hacer click para agregar una nueva tarea en la lista.

Modificar Hacer click para modificar una tarea de la lista.

Borrar Hacer click para eliminar tareas de la lista, que no sean aplicables a estaauditoría.

Flechas ArribaAbajo

Todos los documentos en el Menú de los Papeles de Trabajo tienen informaciónadicional que es desplegada u ocultada por medio de las Flechas Arriba Abajoubicadas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Como estas flechas funcionan de la misma forma en todos los documentosde auditoría, son explicadas en la sección de Flechas Arriba Abajo en la

página 102.


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Tarea de Práctica

1. Desde el menú de los Papeles de Trabajo, abra su auditoría.

2. Resalte la Sección del Planeación y cree una Lista de Control para Viajes.

3. Incorpore información en el campo de Comentarios.

4. Cambie el estado a Completado.

5. Agregue un Ítem por Hacer.

6. Modifique un Ítem por Hacer.

7. Borre un Ítem por Hacer.

8. Guarde y Cierre la Lista de Control de Actividades.

9. Observe como se puede acceder a su Lista de Control de Actividades desde el menú de los

Papeles de Trabajo.


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PROGRAMA

El Programa es el mapa guía para conducir la auditoría. Generalmente contiene la informacióncon respecto a los riesgos inherentes, los controles que deberían estar en funcionamiento y laspruebas de auditoría que se deben conducir para asegurarse de que los controles apropiadosestán en funcionamiento.

Crear un Programa de Auditoría

Los formularios de Programa organizan la auditoría en el menú de los Papeles de Trabajo ensecciones separadas y los papeles de trabajo, observaciones, planes de acción, y comentariosasociados se organizan dentro de la sección del Programa. Se asigna una letra o un número alPrograma cuando es creado y los papeles de trabajo, observaciones, y planes de acciónasociados continúan el esquema numérico en la columna de Sección de la vista.

Importante: Si varias personas están trabajando en una auditoría, lo mejor es que cadauno incluya por separado un programa para sus tareas.

Para crear un Programa

• Los programas pueden ser creados resaltando la auditoría, haciendo click con el botónderecho y seleccionando Trabajo de Campo, Programa.


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• Si prefiere seleccionar y hacer click, en vez de hacer click en botón derecho del mouse,en la parte inferior de la pantalla, usted puede seleccionar Trabajo de Campo como elTipo de Sección, Programa como Tipo de Documento y presionar el botón Crear.

El Programa será un formulario en blanco cuando se crea inicialmente.

Información del Programa

Nombre Es el texto que desea que aparezca en la sección de la auditoría en el menúde los Papeles de Trabajo. Generalmente es una descripción corta delpropósito del programa.

Sección La Sección puede ser letras o números y es el principio de la referencia delpapel de trabajo que se muestra en el menú de los Papeles de Trabajo. Puedetener un máximo de 4 números o letras. Esto ayudará en la organización dedocumentos si se imprimen o se hace una referencia cruzada.

Datos del Programa

El cuadro blanco grande y los iconos más pequeños sobre ésta son la funcionalidad de textoenriquecido que se utiliza a través del programa. La funcionalidad del campo de textoenriquecido y cómo incrustar y modificar archivos se explica en la sección Texto Enriquecido eIncrustación de Archivos en la página 51.

Opciones DisponiblesCerrar Hacer click para cerrar el documento, indicando guardar si se han realizado

cambios.


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Nuevo Hacer click para crear Programas como un

aa win reference manual 3.2 esp 0

Documents