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A002_f Version: nov. 10 Valable uniquement dans son modèle modifié

Rapport de travail 1. Objet Le rapport de travail permet de consigner toutes les prestations supplémentaires fournies pour un bien-fonds. Pour cela, des formulaires sont mis à disposition sous forme de fichier informatique. Ils permettent un traitement ultérieur direct et sans erreur. Le rapport de travail permet de facturer les prestations au donneur d'ordre. Exemples de mandats supplémentaires : Pour les propriétaires :

- de manière générale, les prestations que ne prévoient pas la matrice des prestations standard, par ex.: déblayage mécanique de la neige, suivi de travaux d’aménagement, nettoyage supplémentaire…,

- travaux dans les locaux loués, - réparations, par ex. : réparer les chemins, remplacer le sable sur les

aires de jeu, etc., - réparations dans les appartements, - matériel provenant du dépôt de l’équipe.

Pour la gérance (Bewi) > utilisation pour les prestations suivantes: - visite de biens non occupés, - réceptions et restitutions d‘appartements.

Pour les tiers (locataires, artisans, etc.) > À utiliser uniquement s’il y a eu commande expresse. En cas de doute, les prestations sont attribuées au propriétaire.

- accrocher des tableaux, - services rendus pendant une absence (aérer, etc.), - déblayer la neige pour un voisin, - soutien/aide apporté à des artisans, etc.

IMPORTANT: le rapport de travail ne permet PAS de comptabiliser les heures de travail et les frais qui doivent être consignés, dans tous les cas, sur le rapport hebdomadaire. 2. Procédure et responsabilité Chaque collaborateur est lui-même responsable de l’exhaustivité des rapports, d’une rédaction et d’un envoi sans délai. Procédure: • Chaque collaborateur complète le rapport de travail lui-même et de manière

exhaustive. En y apposant son visa, il confirme que les prestations sont correctes et complètes.

• Dans la mesure du possible, le rapport devra être visé par le donneur d'ordre. Dans le cas des prestations fournies pour des tiers, le rapport devra toujours être visé.

• Les rapports (original et copie jaune) ainsi que les bordereaux de livraison ou quittances correspondants doivent être envoyés chaque semaine à: Livit FM Services, case postale, 8048 Zurich.

3. Documents Exemplaires multiples du formulaire 1121 à remplir manuellement.

• Original : administration Livit FM Services • Copie jaune : annexe pour la facture • Copie bleue : donneur d'ordre (par ex.: locataire) ou copie pour le

gardien d'objet.

Les formulaires sont numérotés. Aucune copie ne sera traitée. Les formulaires vierges sont disponibles auprès du responsable d'objet ou du secrétariat de LFMS. Les types de prestation sont indiqués dans le manuel des collaborateurs. La version actuelle est publiée sur le portail collaborateurs sous www.livit-fm.ch. 4. Conseils et astuces pour remplir le formulaire Stylo Vous pouvez utiliser tout type de crayon, stylo à bille ou feutre bleu ou noir. IMPORTANT : NE PAS écrire en rouge. Lettres Merci d’écrire en capitales qui permettent un meilleur traitement. Vous pouvez cependant aussi opter pour une écriture en majuscules/minuscules. Cases et caractères Les lettres et les chiffres doivent être écrits le plus proprement possible et ne pas sortir des limites des cases.

Correct:

Incorrect: Les formes simples, en particulier pour les chiffres, sont plus faciles à traiter.

Exemples: mieux mieux Les cases avec une bordure grise sont des cases d’information et permettent d’inscrire du texte libre. Les cases sur fond gris sont utilisées pour la facturation et doivent rester vides.

Légende :

Code Description/entrée

A Donneur d'ordre

1 Donneur d'ordre Qui a donné l’ordre ? – cocher la case corr.

Date Date de la commande

2 Par quel moyen la commande a-t-elle été passée ? :

P = personnellement; T = par téléphone ;

E = par écrit/fax/courriel

B Bien-fonds

3 Bien-fonds Adresse : rue, n°, commune

4 Emplacement Où se trouve le bien-fonds, par ex. 3e étage gauche, buanderie, etc.

5 Projet n° Les numéros de projet sont disponibles dans la liste d’équipe. Utiliser

le code correspondant en fonction de la prestation supplémentaire.

Exemples :

Prestation suppl. à la charge du bien-fonds : 22 05987 10 Z 00

Prestation suppl. à la charge de la gérance : 22 05987 01 Z 00

Prestation suppl. à la charge d’un tiers : 22 05987 02 Z 00

C Facturation

6 Destinataire À qui la facture doit-elle être adressée? Cocher (X) la case

correspondante. Pour connaître les affectations possibles, voir ci-

dessus chapitre « 1. Objet ».

7 Adresse Si le destinataire entre dans la catégorie « Locataire » ou « Autres »,

indiquer ici son adresse complète.

Si la facture est adressée au propriétaire ou à la Bewi, cette ligne peut

rester vide.

D Commande/activité

8 Ordre/commande Brève description de la prestation ; qu’est-ce qui été commandé ?

9 Activité Description brève mais claire des travaux effectués.

E Énumération des frais

10 Type de prestation Gardien d'objet : 110102, pour connaître les autres types de fonction,

consulter le manuel des collaborateurs.

11 Z Supplément : case pour le travail de nuit (de 23 h à 6 h), les

dimanches ou jours fériés. Suppl. nuit = code 1 ; dimanches ou jours

fériés = code 2. Les heures à supplément doivent être inscrites sur

une ligne supplémentaire.

Les responsables de bien consignent aussi leur activité

opérationnelle en tant que gardien.

12 Jour 1 à 3 Indiquer le nombre d’heures travaillées pour chaque jour. Les heures

commencées sont consignées comme suit: ¼ heure = 1 / ½ heure = 2

/ ¾ heure = 3

13 K Case de correction. Si l’entrée est erronée, cocher cette case (X) et

tout réécrire sur une nouvelle ligne. Les lignes ainsi identifiées ne

sont pas traitées.

14 Frais Consigner ici les frais supplémentaires imputables en mentionnant le

type de prestation. U = unité.

15 Inventaire Consigner ici les outils utilisés en mentionnant le type de prestation.

U = unité.

16 Petit matériel Cette ligne concerne tout le petit matériel tel que vis, joints, etc. En

fonction du travail effectué, un forfait plus ou moins élevé peut être

sélectionné.

Type de prestation 230000 = valeur de 4,00 CHF

Type de prestation 230001 = valeur de 16,00 CHF

17 Matériel/ Indiquer le type de prestation conformément à la liste

prestation de tiers : 2xx xxx pour le matériel du centre de coûts équipe (dépôt)

4xx xxx pour le matériel, etc. avec facture fournisseur séparée.

18 1re ligne: mot-clé décrivant le matériel/prestation de tiers : par ex.

néon 36 W/640. 2e ligne : mot-clé décrivant le fournisseur : par ex.

Winterhalder-Fenner

19 Prélèvement Cocher cette case (X) si le matériel a été prélevé dans le dépôt de

dans le dépôt l’équipe ou du bien-fonds.

F Fin du rapport

20 Statut Si la commande est terminée, cocher (X) « OUI ». Cocher (X)

« NON » si le travail a uniquement été interrompu ou s'il existe un

autre rapport pour la même commande. La facturation ne se fera faite

que lorsque les travaux seront terminés.

21 Piquet Cocher cette case (X) uniquement si le service de piquet a eu lieu

EN-DEHORS d’un ordre de piquet. Si cette case est cochée, un

forfait est facturé. Exemple : un gardien d'objet est appelé un

dimanche du helpdesk à cause d’une fuite d’eau dans un bâtiment

SANS service de piquet 24 h/24.

22 Date du rapport Date à laquelle le rapport a été rédigé ou achevé.

23 Team-KST Indiquer ici le centre de coûts de l’équipe du collaborateur concerné

(exemple team LDT01 = 210001) afin d’affecter l’écriture comptable

(crédit) à la bonne équipe.

24 Donneur d'ordre/ Prénom et nom du donneur d'ordre/locataire en capitales; le nom de

locataire l’entreprise ne suffit PAS.

25 Visa Initiales/visa (signature) du collaborateur et du donneur

d’ordre/locataire. Le rapport ne sera PAS traité si le visa n’est pas

dûment rempli.

Rapport complété (exemple à la charge du propriétaire)

Rapport complété (exemple à la charge de la gérance – Bewi – )

Rapport complété (exemple à la charge du locataire)