a kontrolling rendszer kialakításának lépései
DESCRIPTION
A kontrolling rendszer kialakításának lépései. Előadó: Sókiné dr. Nagy Erzsébet. A controlling rendszer megvalósításának lépései. Ahhoz, hogy hatékony controlling rendszert építsenek ki a vállalkozások, több lépcsős programot kell végrehajtaniuk. Szakértők igénybevétele. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
A kontrolling rendszer kialakításának lépései.
Előadó: Sókiné dr. Nagy Erzsébet
A controlling rendszer megvalósításának lépései
Ahhoz, hogy hatékony controlling rendszert építsenek ki a
vállalkozások, több lépcsős programot kell
végrehajtaniuk.
Szakértők igénybevétele• A vezetés a rendszer kialakítását
külső szakértőkre bízhatja.• Ekkor is ismernie kell a feladatokat,
hiszen részt vesz a rendszer kialakításban.
• A managment nélkül nem lehet a vállalkozás helyzetéhez, céljaihoz legjobban igazodó rendszert kialakítani.
A rendszer építés folyamata• 1. A vállalkozás jelenlegi tervezési
és elszámolási rendszerének felmérése
• 2. A controlling rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározása
• 3. Az elszámolási rendszer fejlesztésének lépései
A rendszer építés folyamata
• 4. A stratégiai és operatív tervezési rendszer kiépítése.
• 5. Komplex vezetési információs rendszer létrehozása.
• 6. A controlling számítógépesítése.
• 7. A controlling szervezet. • 8. A továbbfejlesztés feladatai.
Helyzetelemzés
• Vizsgáljuk, hogy milyen elemek léteznek már, és mi hiányzik.Mindenhol van valamilyen rendszer.
• A tervezés és a számvitel területén kezdjük az elemzést.
Számvitel helyzetének meghatározása
• Elégséges-e a költség nemek differenciálása?
• A költséghely számítás: felelősségi területek szerint jól elhatárolt költséghelyekre történik?
• A költségnem számításon belül megfelelően elkülönítették a fix- és változó költségek.
Számvitel helyzetének meghatározása (2)
• Van-e rendszeres utókalkuláció és eredményszámítás?
• A költségviselő számításban alkalmaznak-e egységes, célszerű kalkulációkat és dokumentálják-e ezeket?
• Az árbevétel számítás mennyire mélyen tagolt és megállapíthatók-e a piaci döntéseket is biztosító fedezeti összegek?
Számvitel helyzetének meghatározása
• Van-e az árbevétel-költség és pénzügyi számításoknak megfelelő egyeztetése?
• Rendszeres a likviditási helyzet áttekintése?
Számvitel helyzetének meghatározása
• Van-e a költség és árbevétel számításnak világosan definiált kapcsolata a tervezéssel?
• Alkalmaznak-e egységes és célszerű beruházási számítást és dokumentálják-e ezt?
A tervezési helyzet elemzése
• Folyik-e stratégiai tervezés?• Zárt rendszerű-e az akciótervezés
és költségvetés készítés?• Alkalmazzák-e a projekttervezés
speciális módszereit
A tervezési helyzet elemzése 2.• Kialakult-e éves és többéves
tervezési rendszer?• Egyeztetik-e az egyes tervezési
időszakok részterveit?• Világosan szabályozott-e a
tervezési folyamat?• Van-e megfelelő tervezési
kézikönyv?
Kontrolling rendszerrel kapcsolatos követelmények meghatározása
• Egy vállalatra alakítható ki, vagyis egy adott cég specialitásai és managmentjének igénye alapján készül "testreszabottan"!
• Elemezni kell mindazon tényezőket, melyek a kialakítandó controlling rendszerre valamilyen szempontból hatással vannak.
A követelmények meghatározásának feladatai
–Elemzés–Szükséglet meghatározás –Definiálás–Ütemezés–Intézkedés
HelyzetelemzésKülső tényezők• politikai és társadalmi
környezet• gazdasági struktúra, • külgazdaság,• technológia, technikai
színvonal• munkaerő piac,• értékesítési piacok.
Helyzetelemzés
Belső tényezők:• tevékenységi kör (a profil
mélysége, szélessége)• technológia,• vállalati nagyság,• szervezet,• vezetési stílus.
Helyzetelemzés
• Az elemzés alapvetően meghatározza, hogy a controlling rendszer milyen legyen. Fontos, hogy a rendszer fejlesztésének lehetőségét is biztosítsuk, ezért az elemzett tényezők előrejelzését is szükségszerű elvégezni.
Szükséglet meghatározás
• A környezeti tényezők elemzése után a legfontosabb elemző munka a vezetés információ szükségletének felmérése.
Definiálás• Miután meghatározásra került
mindazon követelmény, melyet a controlling rendszernek ki kell elégíteni, fontos annak egyértelmű definiálása is.
• Egy világosan leírt követelmény rendszer mellett nem lehet vita az értelmezés körül a megvalósítás menetében.
Ütemezés
• A megvalósítás megfelelő időbeni ütemezése érdekében rangsorolni kell a követelményeket tárgyi és időbeli sürgősségük alapján.
Intézkedés
• Végül a minimális követelmények meghatározása és a megvalósítást szolgáló intézkedési terv kidolgozása marad hátra.
Az elszámolási rendszer fejlesztése
Vezetésorientált számvitel kialakítása• A controllernek a tervezési, ellenőrzési
és irányítási folyamtokhoz szükséges minden információhoz hozzá kell jutni.
• A hagyományos számviteli információs rendszert "külső" számvitelnek szokták nevezni. Ez nem felel meg a kontrolling céloknak.
Külső számvitel jellemzői• Törvényes előírásokhoz igazodik.• Vállalat és a környezete között
lejátszódó pénzügyi folyamatokat tükrözik.
• Csakis a múltra vonatkozóan készülnek el a beszámolók.
• Nem a vezetők igényeire szabott, jól strukturált és áttekinthetően kialakított beszámolókat szolgáltatja.
Külső számvitel jellemzői• Csak visszatekintő értékelésre ad
lehetőséget, jövőre vonatkozó döntésekhez nem elégséges.
• Nem a vezetési szempontból célszerű kérdések az elsődlegesek, hanem a kötelezően előírt egyezőségek, a forint-fillér pontosságú dokumentálás.
• Nincs arányban a költség és bevétel elemzési lehetőség.
Külső számvitel jellemzői• Hagyományos szemléletű
információkkal foglalkozik. Nem rögzít piaci információkat
• Hagyományos beszámolóiból(mérleg, eredménykimutatás, adóbevallások, kiegészítő melléklet) a vezetés nem tud "olvasni", hiszen többnyire nem számviteli szakember.
Külső számvitel jellemzői
• Nem követi nyomon a kitűzött célok és a tényleges helyzet eltéréseit.
• A gazdaságosság, jövedelmezőség pénzügyi gazdálkodás mutatói nem közvetlenül jelennek meg.
Vezetői számvitel• A vezetői "belső" számvitel fő célja
a döntések megalapozása és ellenőrzése.
• Meg kell határozni, hogy a számvitel milyen döntésekhez, milyen információt adjon, milyen részletezésben, milyen aggregátumokban.
Vezetői számvitelA teljesítmény és költség elszámolási rendszert ki kell választani.Követelmény:
• az aktualitás,• megbízhatóság,• jövőre orientáltság,• rugalmasság
A vezetői számvitel megteremtéseOlyan költség- és teljesítmény elszámolási
rendszert kell kiválasztani amely elősegíti: a döntések meghozatalát, a meghozott döntések megvalósítását, a végrehajtás ellenőrzését, az előirányzott és tényadatok
szembeállítását, az eltérések okainak elemzését, a beavatkozás, illetve helyzetmódosító
döntések meghozatalát.
A STRATÉGIAI ÉS OPERATÍV TERVEZÉSI RENDSZER
KIÉPÍTÉSE
A tervezésről általában • A tervezés olyan folyamat, amelynek
eredményeként leírjuk, hogy a vállalat milyen állapotot és pozíciót kíván elérni, és ehhez milyen akciókat kell végrehajtani.
• A terv azoknak a döntéseknek a számszerű és szöveges leírása, melyek a jövőbeni állapotra, pozícióra és akciókra vonatkoznak.
A tervezés időhorizontjaStratégia-Középtáv-Operatív terv. Projekt A stratégiai tervezés keretében kerül sora vállalat hosszú távú fejlődési irányánakmeghatározására. Ebben fogalmazódik meg, hogy a vállalatmilyen célokat fog az elkövetkezőnéhány évben követni, illetve e célokatmilyen eszközökkel kívánjamegvalósítani.
A tervezés időhorizontja• A középtávú tervezés közvetítő
szerepet tölt be a stratégiai tervezés és az éves tervezés között.
• Célszerű, ha a középtávú tervezés gördülő tervezés,
• stratégiai tervezés ellenőrzésének eszköze is.
A tervezés időhorizontja
• Az éves tervezés feladata, hogy a stratégiai terveket, illetve a középtávú kulcsértékeket a következő üzleti év számára konkrét értékekké és intézkedésekké alakítsa.
• adott üzleti év operatív tevékenysége megfelel a stratégiai célkitűzéseknek.
Projekttervezés• A projekttervezés kívül esik a vállalat
rendszeres stratégiai és operatív tervezési ciklusán.
• Nincs az üzleti évhez kötve, azt a projekt kezdési időpontja és befejezése határozza meg.
• Ez a terv határozza meg az adott projekt költségeit, kapacitásait és határidőit.
A tervezés struktúrája
• A tervezés, illetve a terv struktúráját az adja, hogy a vállalat mely területeire irányul a tervezés.
• Ezeket a tervezési területeket terv fejezeteknek vagy tervezési köröknek szokás hívni.
Egy lehetséges tervfejezeti struktúra a kereskedelmi
vállalatoknál
Reálfolyamatok tervfejezetei:• Értékesítési terv• Beszerzési terv• Készletezési - raktározási terv• Állóeszköz - fenntartási terv
• Innovációs folyamatok tervfejezetei
• Logisztikai fejlesztési terv• Marketing fejlesztési terv• Szervezet fejlesztési terv• Humán erőforrás fejlesztési
terv• Beruházási terv
• Értékfolyamatok tervfejezetei
• Ár terv• Bér és kereset terv• Költség és nyereség terv• Pénzügyi terv (likviditás,
finanszírozás)
Tervezési kézikönyvA tervezési kézikönyv a vállalatnál kialakított tervezési rendszer dokumentációja.
Bemutatja a tervezés célját, hasznát a vállalat számára.
Felvázolja a vállalat tervezési rendszerének építőelemeit.
• Leírja a stratégiai és középtávú tervezés menetét, feladatait, felelőseit.
• Részletesen tartalmazza az éves tervezés folyamatát, az egyes résztervek közötti összefüggéseket.
• Leírja a tervezés számítógépes hátterét.
Stratégiai tervezés• Az a vállalat, amely tudatosan akarja
alakítani jövőjét, feltétlenül meg kell, hogy alkossa stratégiai tervét.
• A stratégiai tervezés az a folyamat, amelyben a vállalat kialakítja stratégiai koncepcióját, céljait, a megvalósítás módjait.
• A hosszú távú fejlődés irányait határozza meg.
Stratégiai tervezés• Meghatározásra kerül, hogy a vállalat
milyen termékekkel, milyen piacokon kívánja jövőbeni eredményeit megvalósítani.
• Felvázolja a vállalat mozgásterét, megnevezi a jövőbeni siker forrásait.
• Lefekteti a fejlődés sarokpontjait.• A közép és rövidtávú tervezés alapja.
A stratégiai tervezés folyamataSokrétű feladat.
A folyamat több szakaszra osztható.- Helyzetelemezés- Küldetés és stratégiai cél megfogalm.- Stratégiai alternatívák felvázolása- A célok megvalósítását szolgáló akciók
meghatározása- Stratégiai terv elkészítése, (dok.)
Stratégiai tervezés• Stratégiai diagnózis (helyzetelemzés)• Vállalati küldetés (filozófia)• Stratégiai célok (célrendszer)• Részstratégiák Üzletági Funkcionális stratégiák stratégiák
- Marketing - Innováció - Erőforrások
Feladatok vállalati szintenHelyzetelemzésA stratégiai diagnózis elkészítéseEnnek során áttekintjük az üzletágistruktúrát, a működési kör
szegmentálását.Eredmény:Az üzletágak konkrét definiálása.
HelyzetelemzésKörnyezetelemzés : külső, belső
Külső környezet elemzéseMeghatározzuk a vállalatra ható domináns
tényezőket.Prognosztizáljuk a környezeti tényezőkdomináns elemeinek várható alakulását.Eredmény: A vállalat determináltságának,lehetőségeinek, veszélyforrásainakismerete.
HelyzetelemzésBelső környezet elemzésA múlttal rendelkező vállalatnál fontos,egy időbeli visszatekintés, melyneksorán elemezzük:• az eddigi üzleti sikereket, kudarcokat,• felvázoljuk a fejlődési pálya képét,• feltárjuk a fejlődés hajtóerőit,• felrajzoljuk a fejlődés főbb fázisait
Jelenlegi helyzet elemzése
Legalább a következőkre kiterjedően:• marketing tevékenység,• innovációs képesség,• fizikai erőforrások és felhasználásuk,• humán erőforrások és hasznosításuk,• pénzügyi pozíciók likviditás, hitelképesség
• külső erőforrások bevonásának lehetősége,
• partnerek, szövetségesek, kapcsolatrendszer,
• szervezeti rugalmasság, vezetési stílus, légkör.
Eredmény: A vállalat erős és gyenge pontjainak
ismerete.
A filozófia és küldetés meghatározása
• Filozófia: Milyen szerepet kíván a vállalat betölteni, milyen szervezetet akar kiépíteni.
• Küldetés: Milyen módszerekkel, (technológiával), milyen piacon, milyen üzletágban kíván működni.
Stratégiai célok pontosítása• Mely célok szolgálják a küldetés megv.• Üzleti struktúra fejlesztésére vonatkozó
célok:-Milyen üzletágakat kívánunk
megszüntetni?-A meglévő üzletágak számára milyen
pozíciót határozunk meg.-Vannak e termék/piac vonatkozásában új
kombinációk?
Stratégiai implementáció
• Képességeink, pozíciónk javítását szolgáló célok és akciók felvázolása.
marketing,humánerőforrás,innovációs képesség,stb.
Operatív tervezés• A mindennapi tevékenység irányítása mellett
az operatív tervezés jelenti azt a hidat, amely kapcsolatot teremt a rövid távú működés és a vállalat hosszú távú fejlődése között.
• A vállalatoknál van operatív tervezés, de nem rendelkeznek a controlling rendszer követelményeit kielégítő tervezési rendszerrel.
• Az integrált vállalati tervezés biztosítja az egyes résztervek közötti koordinációt is.
Operatív tervezés kiindulási alapja
• Stratégiai (középtávú) terv kulcs adatok
• Vállalatvezetés fő céljai adott évre• Folyó év várható tényadatai
A tervezés premisszái A tervezés premisszái közé a
gazdálkodásnak azok a keretfeltételei tartoznak, amelyek a vállalat befolyásolási körén kívül esnek, a tervezésre azonban jelentős hatást gyakorolnak. E premisszák előzetes meghatározása biztosítja, hogy a tervezési folyamat valamennyi felelős résztvevője ugyanazokkal az alapfeltevésekkel tervezzen.
A tervezés határértékei• A tervezés határértékeinek meghatározása a
vállalaton belül történik.• a stratégiai, illetve a középtávú tervből
vezethetők le, s olyan irányadó értékeknek tekintendők, melyekhez valamennyi résztvevőnek igazítania kell terveit.
• A tervezés határértékei (küszöbszámai) tehát a tervév számokban kifejezett célkitűzései, amelyek tartalmazzák a legfontosabb költség-, bevételi és eredmény tényezőket.
Résztervek összeállítása• Értékesítés/bevételek tervezése• Készlettervezés• Beszerzés tervezése• Egyéb közvetlen költségek tervezése• Termelés tervezés • Az üzletágak terveinek összesítése, elfogadása• Általános költségek tervezése• Munkaerő és személyi költségek tervezése• Beruházások tervezése• Pénzügyi tervezés:Terveredmény Tervmérleg
Terv elfogadás• A résztervek összesítésére és előzetes
jóváhagyására kerül sor.• Az éves tervezés az ügyvezetés
tervértékelésével zárul, amikor az egyes részterveket értékelik, a controlling által előterjesztett terv eredmény-számítás és tervmérleggel együtt.
• Elfogadás megítélésére a határértékek szolgálnak.
Terv elfogadás• Amennyiben az összesített terv megfelel a
határértékeknek, akkor a terv elfogadásra kerül.
• Amennyiben nem érik el az összesített számok a határértékeket, akkor megfelelő instrukciók alapján a tervezés újra indul.
• Amennyiben a tervezés során egyértelművé válik, hogy az összesített tervek nem érhetik el (objektív tényezők) a határértékeket, akkor a határértékek kerülnek módosításra.
Tervezési naptár
• Tervezés lépéseinek határideje tervezési egységenként tartalmazza.
• Aktualizálásáért felelőst kell kijelölni.
Komplex vezetési információs rendszer létrehozásának feladatai
• Az információ szükséglet meghatározása.
• Döntés az információ beszerzéséről és előkészítéséről.
• A beszámolási rendszer - az abban foglalt információk és az információ átadás - teljes körű meghatározása.
• A beszámolás időközének (gyakoriságának) meghatározása
Komplex vezetési információs rendszer létrehozásának feladatai
• A beszámoló megfelelő vizuális formájának kialakítása
• A beszámolás készítőjének és címzettjének kijelölése.
• Az elemzési eljárások meghatározása.• A beszámoló rendszer dokumentálása.
Az információ szükséglet meghatározása