73 nguy n huệ, phường 2, tp. vĩnh long, tỉnh vĩnh long...

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VĨNH LONG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 73 Nguyễn Huệ, Phường 2, TP. Vĩnh Long, Tỉnh Vĩnh Long, Việt Nam

BÁO CÁO ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN - VLUTE

Hoàn thành theo yêu cầu của chương trình đào tạo

ĐẠI HỌC Công nghệ thông tin

Nhóm sinh viên thực hiện

13104053 Nguyễn Thanh Tâm

13104002 Nguyễn Quốc An

13104005 Trần Khánh Băng

Hướng dẫn khoa học

Ts. Phan Anh Cang

Ths. Lê Thị Hoàng Yến

Vĩnh Long, Tháng 11 năm 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SPKT VĨNH LONG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

Tên ngành: ......................................... ........................Mã ngành: ....................................................................

Trình độ:........................................ ............................. Khóa học: ....................................................................

Họ tên sinh viên: ............................................ MSSV: ....................................................................................



Cán bộ hướng dẫn

Họ tên cán bộ: .....................................................................................................................................................

Học hàm, học vị: .................................................................................................................................................

Đơn vị, nơi công tác: .......................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................

Tên đề tài: .............................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

NỘI DUNG NHẬN XÉT

I. Đánh giá chung về đồ án:

Hình thức trình bày thuyết minh; nội dung thực hiện tốt theo yêu cầu đề tài; nắm vững

những vấn đề liên quan đề tài; tính ứng dụng thực tiễn (phạm vi và mức độ ứng dụng,

khả năng phát triển, tính mới, tính sáng tạo, độc đáo...)

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

II. Tinh thần, thái độ của sinh viên:

Thái độ làm việc và thời gian thực hiện đề tài đúng tiến độ; tự chủ trong việc thực hiện

đề tài.

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

III. Kết luận:

Đồng ý (hoặc Không đồng ý) cho phép sinh viên được báo cáo đồ án

...................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

Vĩnh Long, ngày ... tháng ... năm ....

Người hướng dẫn

(Ký và ghi rõ họ tên)

i

TÓM TẮT

Nội dung đề tài “Hệ thống quản lý văn bản – VLUTE” được trình bày dựa trên mô

tả quá trình lưu trữu công văn tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật Vĩnh Long. Đề tài

được nhóm sinh viên Khóa 38 Khoa Công nghệ thông tin nghiên cứu và phân tích trong

thời gian 15 tuần.

Ban đầu khi chưa thực hiện đề tài hệ thống quản lý văn bản tại Trường thực hiện

theo việc lưu trữ thủ công, chưa được số hóa cũng như truy xuất gửi đến cán bộ giảng

viên trong nhà trường.

Sau thời gian nghiên cứu hệ thống, phân tích dữ liệu, lập trình và kiểm thử nhóm

đã hoàn thiện chương trình. Chương trình này được chạy trên nền website có thể linh

động trong công việc lưu trữ, truy xuất và cập nhật công văn ở bất cứ nơi nào có

Internet.

Ưu điểm của đề tài giúp cho việc lưu trữ công văn được số hóa và sắp xếp theo

một trật tự logic. Công việc tìm kiếm, in ấn được thực hiện nhanh chóng. Đặc biệt có

thể chuyển văn bản đến các đơn vị hoặc cán bộ giảng viên một cách dễ dàng.

“Hệ thống quản lý văn bản – VLUTE” được sử dụng trong công tác quản lý văn

bản tại đơn vị hoặc linh động hơn có thể sử dụng ở các phòng khoa chuyên môn.

*Một số từ khóa liên quan đến đề tài: “Quản lý công văn”, “Quản lý văn bản hành

chính”, “Hệ thống quản lý văn bản pháp luật”, “Công văn nhà nước”, “Phần mềm điều

hành văn bản”, “Website quản lý văn bản và điều hành”.

ii

Lời cảm ơn

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,

giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian

từ khi bắt đầu học tập tại trường đến nay, chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan

tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và chúng ta bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất,

chúng em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Công Nghệ Thông Tin – Trường Đại Học Sư

Phạm Kỹ Thuật Vĩnh Long đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt

vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc

biệt, trong học kỳ này. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của các thầy cô thì

chúng em nghĩ đề tài rất khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa, chúng em xin chân

thành cảm ơn. Đề tài thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tháng. Bước đầu đi vào

thực tế của đề tài chúng em còn hạn chế và nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi

những thiếu sót là điều chắc chắn, chúng em rất mong nhận được những ý kiến đóng

góp quý báu của quý thầy cô và chúng ta học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh

vực này được hoàn thiện hơn.

Chúng em xin gởi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô

của Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Vĩnh Long, đặc biệt là các thầy cô Khoa Công

Nghệ Thông Tin đã tạo điều kiện cho em để em có thể hoàn thành tốt đề tài này. Và em

cũng xin chân thành cám ơn thầy Phan Anh Cang và cô Lê Thị Hoàng Yến đã nhiệt tình

hướng dẫn hướng dẫn chúng em hoàn thành tốt đề tài.

Trong quá trình thực hiện đề tài cũng như trình độ lý luận, kinh nghiệm thực

tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận

được ý kiến đóng góp thầy cô để chúng em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn

thành tốt hơn.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Vĩnh Long, ngày 13 tháng 11 năm 2016

Nhóm Sinh viên thực hiện

iii

MỤC LỤC TÓM TẮT ........................................................................................................................................................................................... i

Lời cảm ơn ....................................................................................................................................................................................... ii

DANH MỤC HÌNH ......................................................................................................................................................................... iv

DANH MỤC BẢNG ......................................................................................................................................................................... v

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ............................................................................................................................................................ 1

1.1 Động cơ nghiên cứu .................................................................................................................................................. 1

1.1.1 Lý do chọn đề tài ................................................................................................................................................... 1

1.1.2 Phương pháp nghiên cứu .................................................................................................................................. 2

1.2 Mục đích nghiên cứu ................................................................................................................................................. 2

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ, CÔNG CỤ LẬP TRÌNH ............................................................................... 3

2.1 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình ..................................................................................................................................... 3

2.1.1 HTML ........................................................................................................................................................................... 3

2.1.2 CSS ................................................................................................................................................................................ 4

2.1.3 JAVASCRIPT ............................................................................................................................................................... 5

2.1.4 JQUERY ........................................................................................................................................................................ 6

2.1.5 PHP ............................................................................................................................................................................... 8

2.1.6 MY SQL ........................................................................................................................................................................ 9

2.2 Giới thiệu về công cụ lập trình ................................................................................................................................ 12

2.2.1 ADOBE DREAMWEAVER .................................................................................................................................. 12

2.2.2 XAMPP ...................................................................................................................................................................... 14

2.2.3 EXTPLORER ........................................................................................................................................................... 15

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU .................................................................................. 17

3.1 Đặc tả yêu cầu ................................................................................................................................................................. 17

3.2 Phân tích hệ thống ........................................................................................................................................................ 18

3.3 Thiết kế dữ liệu .............................................................................................................................................................. 18

CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN .................................................................................................................. 24

4.1 Giới thiệu chung về hệ thống .................................................................................................................................... 24

4.2 Giới thiệu chi tiết về hệ thống .................................................................................................................................. 25

4.2.1 Khách ......................................................................................................................................................................... 25

4.2.2 Người dùng .............................................................................................................................................................. 27

4.2.4 Văn thư ...................................................................................................................................................................... 29

4.2.3 Quản trị (Admin) ................................................................................................................................................... 34

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ NHỮNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO .............................................................................. 37

5.1 Kết luận ............................................................................................................................................................................. 37

5.2 Những nghiên cứu tiếp theo ..................................................................................................................................... 37

iv

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Quá trình hoạt động của PHP 9

Hình 4.1 Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý văn bản 25

Hình 4.2 Giao diện trang chủ khi khách vừa truy cập 25

Hình 4.3 Giao diện tìm kiếm 26

Hình 4.5 Giao diện kết quả tìm kiếm 27

Hình 4.6 Giao diện người dùng khi đăng nhập 27

Hình 4.7 Giao diện xem văn bản được chuyển đến 28

Hình 4.8 Giao diện cập nhật thông tin 28

Hình 4.10 Giao diện quản trị văn bản 29

Hình 4.11 Giao diện quản lý sổ văn bản 30

Hình 4.12 Giao diện quản lý văn bản 30

Hình 4.13 Giao điện chọn người dùng nhận văn bản 31

Hình 4.14 Giao diện quản lý thể loại 31

Hình 4.15 Giao diện quản lý lĩnh vực 32

Hình 4.16 Giao diện quản lý cơ quan ban hành văn bản 32

Hình 4.17 Giao diện quản lý người ký 33

Hình 4.18 Giao diện đăng nhập hệ thống thư mục 33

Hình 4.19 Giao diện quản trị thư mục 34

Hình 3.20 Giao diện thêm tài khoản mới 35

Hình 4.21 Giao diện quản lý đơn vị - phòng ban 35

Hình 4.22 Giao diện quản lý chức vụ 35

Hình 4.23 Giao diện quản lý nhóm thành viên 36

Hình 4.24 Giao diện quản trị phân quyền người dùng 36

v

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Table VanBan .................................................................................................................................. 18

Bảng 3.2 Table TheLoai .................................................................................................................................. 19

Bảng 3.3 Table LinhVuc .................................................................................................................................. 19

Bảng 3.4 Table TapTin .................................................................................................................................... 20

Bảng 3.5 Table SoLuu ..................................................................................................................................... 20

Bảng 3.6 Table DoMat .................................................................................................................................... 20

Bảng 3.7 Table LoaiSo .................................................................................................................................... 21

Bảng 3.8 Table NguoiKy ................................................................................................................................. 21

Bảng 3.9 Table NguoiDung ............................................................................................................................. 21

Bảng 3.10 Table DonVi ................................................................................................................................... 22

Bảng 3.11 Table ChucVu ................................................................................................................................. 22

Bảng 3.12 Table NhomNguoiDung ................................................................................................................. 23

Bảng 3.13 Table CoQuanBanHanh ................................................................................................................. 23

Bảng 3.14 Table VanBanNguoiDung .............................................................................................................. 23

1

1 ĐỒ ÁN: “XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – VLUTE

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

1.1 Động cơ nghiên cứu

1.1.1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức

cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động

khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc

điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài

liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng

khi cần thiết cho công việc sau này. Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là

căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, đối với mỗi

cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài

nguyên quan trọng mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm

bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành

công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc

giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ

quan, tổ chức.

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản

lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ,

theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản.... Để văn

bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu

lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu,

cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải

nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực

trong công việc.

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ

công nghệ thông tin. Từ đó, nhóm đưa ra giải pháp xây dựng HỆ THỐNG QUẢN

LÝ VĂN BẢN - VLUTE, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp

lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình

thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều có công tác văn thư

lưu trữ, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành

2 SVTH: Nhóm Sinh viên lớp CNTT2013

chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của

thế giới.

1.1.2 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, nhóm đã sử dụng phương pháp phân tích và thiết

kế hệ thống có cấu trúc – bao gồm các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ

sung, kiểm thử chất lượng… các hoạt động có thể thực hiện song song với nhau.

Đặc biệt là hoạt động khảo sát, nhóm tiến hành nhiều lần , song song với các

hoạt động khác nhằm có những thông tin chính xác nhất về hệ thống. Cụ thể:

Nhóm đã tiến hành 3 lần khảo sát. Lần 1- Tìm hiểu về hệ thống hiện tại,

các thức làm việc của hệ thống phục vụ cho giai đoạn khảo sát sơ bộ. Ở lần khảo

sát thứ 2- sau khi tìm hiểu thêm các tài liệu tham chiếu, nhóm tiến hành đánh

giá về hệ thống hiện tại( phát hiện các ưu - nhược điểm). Trong quá trình phân

tích hệ thống, nhóm tiến hành song song với việc khảo sát lần 3 để một lần nữa

thấy rõ hơn về hệ thống hiện tại, phân tích về hệ thống này để phục vụ cho giai

đoạn thiết kế.

Do thời gian hạn chế nên nhóm chỉ dừng lại ở công tác thiết kế, chưa thể

đưa hệ thống vào kiểm thử.

1.2 Mục đích nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý văn bản, nhóm muốn đưa

ra một số kết luận để giúp cho khoa, nhà trường quản lý tốt hơn những văn bản,

công văn trên giấy tờ thay vào đó là những văn bản điện tử, làm giảm bớt công

việc cho văn thư, không gian lưu trữ cũng như việc tìm kiếm được dễ dàng hơn


CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ, CÔNG CỤ LẬP TRÌNH

2.1 Giới thiệu ngôn ngữ lập trình

2.1.1 HTML

HTML – viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Hyper Text Markup Language, nghĩa là

“ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản” – là một ngôn ngữ đánh dấu được thiết kế để

chỉ rõ một trang Web được hiển thị như thế nào trong một trình duyệt, sử dụng

các thẻ và phần tử HTML.

HTML không phải là một ngôn ngữ lập trình máy tính mà nó là một ngôn

ngữ đánh dấu, 2 ngôn ngữ này khác nhau thế nào? Chúng ta có thể hiểu đơn

giản, ngôn ngữ lập trình máy tính ví dụ như: C, C++, Java… sẽ được cài đặt và

thực thi trên máy tính; HTML thì không cài đặt và thực thi trên máy tính của

người dùng, nó chỉ đánh dấu các phần tử thông tin trong một văn bản (giống

như văn bản chúng ta đọc bình thường trên giấy) hiển thị trên trình duyệt của

người đọc như thế nào.

2.1.1.1 Vai trò

Đối với một văn bản thông thường, chúng ta có thể thấy có những dòng

chúng ta in nghiêng, có những dòng chúng ta bôi đậm,… thì siêu văn bản cũng

bao gồm những điều tương tự trên nhưng nó còn bổ sung các phần tử thông tin

khác ví dụ như: video, hình ảnh, âm thanh, liên kết đến trang web khác,…

Văn bản thông thường chúng ta cũng phải tách đoạn, xuống dòng,… thì

đối với siêu văn bản, chúng ta cũng phải trình bày nó như vậy bằng cách sử dụng

các thẻ của HTML. Vậy thì vai trò của HTML chính là khai báo cách trình bày, sắp

xếp các phần tử thông tin trong một siêu văn bản như thế nào, chúng ta có thể

coi nó như bộ khung của một trang web, các phần tử thông tin của siêu văn bản

sẽ được bố trí trên bộ khung này và theo từng vị trí thích hợp.

2.1.1.2 Tập tin trong HTML

Khi các phần tử trong một siêu văn bản được trình bày bởi các thẻ HTML

thì khi đó chúng ta xuất hiện tập tin HTML, tập tin này sẽ được đọc như thế nào

và làm sao nó có thể hiển thị lên màn hình máy tính của chúng ta để xem như

một văn bản trình bày thông thường?


Các phần mềm trình duyệt sẽ xử lý điều này, đây là các chương trình được

viết ra với mục đích có thể đọc hiểu được các tập tin HTML. Khi người dùng sử

dụng trình duyệt để yêu cầu xem một trang web nào đó, yêu cầu này sẽ được

chuyển đến server nơi chứa trang web đó và server sẽ trả về cho trình duyệt các

tập tin HTML (thật ra server sẽ trả về rất nhiều tập tin như: HTML, JS, CSS…

nhưng tạm thời chúng ta chỉ nói về HTML) có chứa nội dung liên quan đến trang

web mà người dùng muốn xem. Nhiệm vụ của trình duyệt bây giờ là nó sẽ đọc

các tập tin HTML này, với mục đích thiết kế để đọc hiểu các thẻ HTML, trình

duyệt sau khi đọc xong các tập tin thì nó sẽ chuyển các phần tử thông tin lên mà

hình máy tính và trình bày nó theo như các thẻ đánh dấu.

2.1.1.3 Soạn thảo một HTML

Để viết một tập tin HTML thì chúng ta cần những điều sau đây:

- Nội dung các phần tử thông tin mà chúng ta muốn đưa vào trang

web.

- Kiến thức về HTML: các thẻ, các phần tử…

- Trình soạn thảo HTML: notepad, notepad++, wordpad…

- Máy tính đã cài trình duyệt: IE, Chrome, FireFox, Opera…

2.1.2 CSS

CSS là chữ viết tắt của Cascading Style Sheets, nó chỉ đơn thuần là một dạng file

text với phần tên mở rộng là .css. Trong Style Sheet này chứa những câu lệnh

CSS. Mỗi một lệnh của CSS sẽ định dạng một phần nhất định của HTML ví dụ

như: font của chữ, đường viền, màu nền, căn chỉnh hình ảnh v.v..

Trước đây khi chưa có CSS, những người thiết kế web phải trộn lẫn giữa

các thành phần trình bày và nội dung với nhau. Nhưng với sự xuất hiện của CSS,

người ta có thể tách rời hoàn toàn phần trình bày và nội dung. Giúp cho phần

code của trang web cũng gọn hơn và quan trọng hơn cả là dễ chỉnh sửa hơn.

Trước khi bắt đầu tìm hiểu thêm về CSS tôi muốn chúng ta biết một chút

về thế mạnh của nó trong việc thiết kế web. Ví dụ nếu làm việc với HTML và

chúng ta muốn font chữ của toàn bộ trang web là Arial. Chúng ta sẽ phải làm đi

làm lại như thế cho tất cả các file .html mà chúng ta có. Nhưng nếu chúng ta sử


dụng CSS, thì chúng ta chỉ cần làm một lần và tất cà các trang khác sẽ tự động

được thay đổi.

Có ba cách chúng ta có thể sử dụng để định dạng trang web là: cục bộ,

nhúng vào trang và liên kết đến một file CSS riêng biệt. Trong thực tế thì cách

cuối cùng là liên kết đến một file riêng biệt được sử dụng phổ biến nhất. Nhưng

chúng ta cũng nên biết về hai cách còn lại vì đôi khi chúng ta cũng phải sử dụng

đến nó tuy không nhiều

2.1.3 JAVASCRIPT

JavaScript là một ngôn ngữ kịch bản (scripting language) được dùng để

tạo các script ở máy client (client-side script) và máy server (server-side script).

Các script ở máy client được thực thi tại trình duyệt, các script ở máy server

được thực hiện trên server. Chương này sẽ giới thiệu cho chúng ta về ngôn ngữ

Javascript, và cách chèn một script vào trong tài liệu HTML.

HTML lúc đầu được phát triển như là một định dạng của tài liệu có thể

chuyển dữ liệu trên Internet Tuy nhiên, không lâu sau đó, trọng tâm của HTML

nặng tính hàn lâm và khoa học dần chuyển hướng sang người dùng thường nhật

vì ngày nay người dùng xem Internet như là một nguồn thông tin và giải trí. Các

trang Web ngày càng mang tính sáng tạo và đẹp mắt hơn nhằm thu hút nhiều

người dùng hơn. Nhưng thực chất kiểu dáng và nội dung bên trong vẫn không

thay đổi. Và người dùng hầu như không thể điều khiển trên trang Web mỗi khi

nó được hiển thị.

Javascript được phát triển như là một giải pháp cho vấn đề nêu trên.

Javascript là một ngôn ngữ kịch bản được Sun Microsystems và Netscape phát

triển. Nó được dùng để tạo các trang Web động và tương tác trên Internet. Đối

với những người phát triển HTML, Javascript rất hữu ích trong việc xây dựng

các hệ thống HTML có thể tương tác với người dùng.

Javascript là một ngôn ngữ có đặc tính:

Đơn giản.

Động (Dynamic).


Hướng đối tượng (Object Oriented).

Một trong những đặc tính quan trọng của ngôn ngữ javascript là khả năng

tạo và sử dụng các đối tượng (Object). Các Object này cho phép người lập trình

sử dụng để phát triển ứng dụng.

Trong javascript ,các Object được nhìn theo 2 khía cạnh:

Các Object đã tồn tại.

Các Object do người lập trình xây dựng.

Có 2 cách để nhúng Javascript vào trong tập tin HTML

Cách 1: Viết chưong trình Javascript trực tiếp trong file HTML

<script type=”text/javascript”>

//Các lệnh Javascript

</script>

Cách 2: Sử dụng tập tin javascript bên ngoài :

Cũng giống như CSS ngoại tuyến, chúng ta cũng có thể nhúng Javascript

vào tập tin HTML bằng cách liên kết đến một tập tin bên ngoài, đây cũng là

phương thức được sử dụng nhiều nhất.

Với phương pháp này, các lệnh Javascrip sẽ được viết trong một file riêng

biệt có phần mở rộng là .js (Ví dụ ta có tập tin my.js)

Để nhúng tập tin demo.js vào tập tin HTML ta sử dụng đoạn mã sau:

<script type="javascript" src="demo.js" type="text/javascript"> </script>

2.1.4 JQUERY

Jquery là một thư viện được tạo ra từ JavaScript, Ajax hay nói cách khác

đó là một bước phát triển mới của JavaScript. Jquery làm cho chúng ta dễ dàng

thao tác hơn và đỡ mất thời gian hơn đối với khi thao tác trên Ajax cũng như

JavaScript.

Mục tiêu khi học về series jQuery này là chúng ta làm sao vận dụng tốt

những gì mà thư viện jQuery tạo sẳn cho chúng ta để ứng dụng thực tế trong


thiết kế website. Bản thân jquery được phát triển dựa trên nền tảng JavaScript

nên khi thao tác với jQuery chúng ta có thể viết lệnh JavaScript lồng vào nó hoàn

toàn được.

Hướng tới các thành phần trong tài liệu HTML. Nếu không sử dụng thư

viện JavaScript này, chúng ta phải viết rất nhiều dòng code mới có thể đạt được

mục tiêu là di chuyển trong cấu trúc cây (hay còn gọi là DOM = Document Object

Model) của một tài liệu HTML và chọn ra các thành phần liên quan. Jquery cho

phép chúng ta chọn bất cứ thành phần nào của tài liệu để “vọc” một cách dễ dàng

như sử dụng CSS.

Thay đổi giao diện của một trang web. CSS là công cụ rất mạnh để định

dạng một trang web nhưng nó có một nhược điểm là không phải tất cả các trình

duyệt đều hiển thị giống nhau. Cho nên jQuery ra đời để lấp chỗ trống này, vì

vậy chúng ta có thể sử dụng nó để giúp trang web có thể hiển thị tốt trên hầu

hết các trình duyệt. Hơn nữa jQuery cũng có thể thay đổi class hoặc những định

dạng CSS đã được áp dụng lên bất cứ thành phần nào của tài liệu HTML ngay cả

khi trang web đó đã được trình duyệt load thành công. Thay đổi nội dung của

tài liệu. Jquery không phải chỉ có thể thay đổi bề ngoài của trang web, nó cũng

có thể thay đổi nội dung của chính tài liệu đó chỉ với vài dòng code. Nó có thể

thêm hoặc bớt nội dung trên trang, hình ảnh có thể được thêm vào hoặc đổi sang

hình khác, danh sách có thể được sắp xếp lại hoặc thậm chí cả cấu trúc HTML

của một trang web cũng có thể được viết lại và mở rộng. Tất cả những điều này

chúng ta hoàn toàn có thể làm được nhờ sự giúp đỡ của API (Application

Programming Interface = Giao diện lập trình ứng dụng).

Tương tác với người dùng. Cho dù công cụ chúng ta dùng có mạnh mẽ

đến mấy, nhưng nếu chúng ta không có quyền quyết định khi nào nó được sử

dụng thì công cụ đó cũng coi như bỏ. Với thư viện javaScript như jQuery, nó cho

chúng ta nhiều cách để tương tác với người dùng ví dụ như khi người dùng nhấp

chuột vào đường link thì sẽ có gì xảy ra. Nhưng cái hay của nó là không làm cho

code HTML của chúng ta rối tung lên chính là nhờ các Event Handlers. Hơn nữa


Event Handler API sẽ bảo đảm rằng trang web của chúng ta tương thích hầu hết

với các trình duyệt, điều này đã và đang làm đau đầu rất nhiều các web designer.

Tạo hiệu ứng động cho những thay đổi của tài liệu. Để tương tác tốt với

người dùng, các web designer phải cho người dùng thấy được hiệu ứng gì sẽ xảy

ra khi họ làm một tác vụ nào đó. Jquery cho phép chúng ta sử dụng rất nhiều

hiệu ứng động như mờ dần, chạy dọc chạy ngang v.v.. và nếu vẫn chưa đủ, nó

còn cho phép chúng ta tự tạo ra các hiệu ứng của riêng mình.

Lấy thông tin từ server mà không cần tải lại trang web. Đây chính là công

nghệ ngày càng trở nên phổ biến Asynchronous JavaScript And XML (AJAX), nó

giúp người thiết kế web tạo ra những trang web tương tác cực tốt và nhiều tính

năng. Thư viện jQuery loại bỏ sự phức tạp của trình duyệt trong quá trình này

và cho phép người phát triển web có thể tập trung vào các tính năng đầu cuối.

Đơn giản hoá các tác vụ javaScript. Ngoài những tính năng như đã nêu ở trên,

jQuery còn cho phép chúng ta viết code javaScript đơn giản hơn nhiều so với

cách truyền thống như là các vòng lặp và điều khiển mảng.

2.1.5 PHP

PHP - viết tắt hồi quy của "Hypertext Preprocessor", là một ngôn ngữ lập

trình kịch bản được chạy ở phía server nhằm sinh ra mã html trên client. PHP

đã trải qua rất nhiều phiên bản và được tối ưu hóa cho các ứng dụng web, với

cách viết mã rõ rãng, tốc độ nhanh, dễ học nên PHP đã trở thành một ngôn ngữ

lập trình web rất phổ biến và được ưa chuộng.

PHP chạy trên môi trường Webserver và lưu trữ dữ liệu thông qua hệ quản trị

cơ sở dữ liệu nên PHP thường đi kèm với Apache, MySQL và hệ điều hành Linux

(LAMP).

Apache là một phần mềm web server có nhiệm vụ tiếp nhận request

từ trình duyệt người dùng sau đó chuyển giao cho PHP xử lý và gửi trả

lại cho trình duyệt.


MySQL cũng tương tự như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác

(Postgress, Oracle, SQL server...) đóng vai trò là nơi lưu trữ và truy

vấn dữ liệu.

Linux: Hệ điều hành mã nguồn mở được sử dụng rất rộng rãi cho các

webserver. Thông thường các phiên bản được sử dụng nhiều nhất là

RedHat Enterprise Linux, Ubuntu...

Hoạt động của PHP

Khi người sử dụng gọi trang PHP, Web Server sẽ triệu gọi PHP Engine để

thông dịch dịch trang PHP và trả kết quả cho người dùng như hình bên dưới.

Hình 2.1 Quá trình hoạt động của PHP

2.1.6 MY SQL

MySQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở miễn phí nằm trong nhóm

LAMP (Linux – Apache -MySQL – PHP) >< Microsoft (Windows, IIS, SQL Server,

ASP/ASP.NET), vì MySQL được tích hợp sử dụng chung với apache, PHP nên nó

phổ biến nhất thế giới. Vì MySQL ổn định và dễ sử dụng(đối với tui thì ko chắc.),

có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành cung cấp một hệ thống

lớn các hàm tiện ích rất mạnh(vì được nhiều người hỗ trợ mã nguồn mở mà) và

Mysql cũng có cùng một cách truy xuất và mã lệnh tương tự với ngôn ngữ SQL


chính vì thế nên MySQL được sử dụng và hỗ trợ của những lập trình viên yêu

thích mã nguồn mở.

Nhưng Mysql không bao quát toàn bộ những câu truy vấn cao cấp như

SQL Server. Vì vậy Mysql chỉ đáp ứng việc truy xuất đơn giản trong quá trình

vận hành của website, thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên

internet và có thể giải quyết hầu hết các bài toán trong PHP, Perl. MySQL miễn

phí hoàn toàn cho nên chúng ta có thể tải về MySQL từ trang chủ.

Nó có nhiều phiên bản cho các hệ điều hành khác nhau: phiên bản Win32

cho các hệ điều hành dòng Windows,Linux, Mac OSX, Unix, FreeBSD, NetBSD,

Novell NetWare, SGI Irix, Solaris, SunOS, …

MySQL là một trong những ví dụ rất cơ bản về Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu

quan hệ sử dụng Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL).

Một số đặc điểm của MySQL:

MySQL là một phần mềm quản trị CSDL dạng server-based (gần tương

đương với SQL Server của Microsoft).

MySQL quản lý dữ liệu thông qua các CSDL, mỗi CSDL có thể có nhiều

bảng quan hệ chứa dữ liệu.

MySQL có cơ chế phân quyền người sử dụng riêng, mỗi người dùng có thể

được quản lý một hoặc nhiều CSDL khác nhau, mỗi người dùng có một

tên truy cập (user name) và mật khẩu tương ứng để truy xuất đến CSDL.

Khi ta truy vấn tới CSDL MySQL, ta phải cung cấp tên truy cập và mật khẩu

của tài khỏan có quyền sử dụng CSDL đó. Nếu không, chúng ta sẽ không

làm được gì cả giống như quyền chứng thực người dung trong SQL Server

vậy.

Một số ưu điểm mà chúng ta nên sử dụng MySql:

Tốc độ: MySQL rất nhanh. Những nhà phát triển cho rằng MySQL là cơ sở

dữ liệu nhanh nhất mà chúng ta có thể có.


Dễ sử dụng: MySQL tuy có tính năng cao nhưng thực sự là một hệ thống

cơ sở dữ liệu rất đơn giản và ít phức tạp khi cài đặt và quản trị hơn các

hệ thống lớn .

Giá thành: MySQL là miễn phí cho hầu hết các việc sử dụng trong một tổ

chức.

Hỗ trợ ngôn ngữ truy vấn: MySQL hiểu SQL, là ngôn ngữ của sự chọn lựa

cho tất cả các hệ thống cơ sở dữ liệu hiện đại. Chúng ta cũng có thể truy

cập MySQL bằng cách sử dụng các ứng dụng mà hỗ trợ ODBC (Open

Database Connectivity -một giao thức giao tiếp cơ sở dữ liệu được phát

triển bởi Microsoft).

Năng lực: Nhiều client có thể truy cập đến server trong cùng một thời

gian. Các client có thể sử dụng nhiều cơ sở dữ liệu một cách đồng thời.

Chúng ta có thể truy cập MySQL tương tác với sử dụng một vài giao diện

để chúng ta có thể đưa vào các truy vấn và xem các kết quả: các dòng yêu

cầu của khách hàng, các trình duyệt Web…

Kết nối và bảo mật: MySQL được nối mạng một cách đầy đủ, các cơ sở dữ

liệu có thể được truy cập từ bất kỳ nơi nào trên Internet do đó chúng ta

có thể chia sẽ dữ liệu của chúng ta với bất kỳ ai, bất kỳ nơi nào. Nhưng

MySQL kiểm soát quyền truy cập cho nên người mà không nên nhìn thấy

dữ liệu của chúng ta thì không thể nhìn được.

Tính linh động: MySQL chạy trên nhiều hệ thống UNIX cũng như không

phải UNIX chẳng hạn như Windows hay OS/2. MySQL chạy được các với

mọi phần cứng từ các máy PC ở nhà cho đến các máy server.

Sự phân phối rộng: MySQL rất dễ dàng đạt được, chỉ cần sử dụng trình

duyệt web của chúng ta. Nếu chúng ta không hiểu làm thế nào mà nó làm

việc hay tò mò về thuật toán, chúng ta có thể lấy mã nguồn và tìm tòi nó.

Nếu chúng ta không thích một vài cái, chúng ta có thể thay đổi nó.

Sự hỗ trợ: Chúng ta có thể tìm thấy các tài nguyên có sẵn mà MySQL hỗ

trợ. Cộng đồng MySQL rất có trách nhiệm. Họ trả lời các câu hỏi trên

mailing list thường chỉ trong vài phút. Khi lỗi được phát hiện, các nhà


phát triển sẽ đưa ra cách khắc phục trong vài ngày, thậm chí có khi trong

vài giờ và cách khắc phục đó sẽ ngay lập tức có sẵn trên Internet.

2.2 Giới thiệu về công cụ lập trình

2.2.1 ADOBE DREAMWEAVER

Adobe Dreamweaver là một công cụ xử lý mạnh mẽ dành cho những

người thiết kế web, người dùng có thể tự mình lập trình và phát triển ứng dụng

web ở nhiều cấp độ. Nếu chỉ dừng ở mức độ hiểu biết chưa nhiều về các ngôn

ngữ lập trình web thì Dreamweaver vẫn đáp ứng được nhu cầu thiết kế Website

chuyên nghiệp.

Người dùng không chuyên chỉ việc cần tìm cho mình một mẫu trang web

vừa ý trên Internet, dùng công cụ soạn thảo thông thường để chỉnh sửa hay

thêm bớt một số thành phần, rồi tạo ra một Template để áp dụng cho toàn bộ

Website.

Ngoài những tính năng kéo thả để xây dựng trang web, Dreamweaver còn

cung cấp một môi trường viết mã với đầy đủ chức năng bao gồm các công cụ

viết mã (như tô màu mã, bổ sung thẻ tag, thanh công cụ mã), hỗ trợ các ngôn

ngữ lập trình thông dụng HTML, CSS, Javascript, ASP VBScript, PHP hay XML.

Nếu muốn xây dựng các ứng dụng web động chạy trên công nghệ máy chủ

ASP.NET, ASP, JSP và PHP thì Dreamweaver hoàn toàn có thể đáp ứng được các

dự án lớn này.

Giao diện sử dụng được bố trí trực quan và thân thiện với người sử dụng,

khu vực soạn thảo đoạn mã được đánh số thứ tự ở các dòng và có tô màu theo

từng thẻ giúp tiện cho việc theo dõi, kiểm tra. Ngoài giao diện mặc định, chương

trình còn hỗ trợ nhiều dạng giao diện với cách bố trí ví trí thanh công cụ khác

nhau, tại tính năng Designer (đối với phiên bản Dreamweaver CS5).

Adobe Dreamweaver có thể kết hợp các phần mềm khác của hãng Adobe

để tạo ra một sản phẩm hoàn hảo, ví dụ như Adobe Photoshop giúp chỉnh sửa

và thiết kế hình ảnh cho Website.


Những tính năng nổi bật của phần mềm thiết kế web Dreamweaver:

Sắp xếp hợp lý HTML5 âm thanh và video: dễ dàng thêm âm thanh và video

đến các trang web của chúng ta và các ứng dụng dựa trên nền HTML5.

Các yếu tố HTML5 nhanh hơn chèn: sử dụng bảng Insert mới được tổ chức

lại thêm các thẻ HTML5 và các yếu tố trực giác hơn.

Hỗ trợ cạnh Animate: thêm cuộc sống vào các trang web của chúng ta bằng

cách nhập các tác phẩm dựa trên các tiêu chuẩn ngay từ Adobe Cạnh

Animate.

Tìm kiếm trên hệ điều hành Mac OS: tìm tập tin nhanh hơn với kết quả tìm

kiếm thời gian thực cập nhật khi chúng ta gõ.

FTP chuyển hiệu quả hơn: chuyển các dự án lớn nhanh hơn và đáng tin cậy

hơn bằng cách sử dụng một động cơ, mạnh mẽ, đa luồng FTP.

HiDPI khả năng tương thích: tương thích với các phần cứng tiên tiến nhất

với sự hỗ trợ cho các thiết bị có màn hình võng mạc.

Adobe Business Catalyst hội nhập: sử dụng bảng điều khiển tích hợp Catalyst

Kinh doanh trong Dreamweaver để kết nối và chỉnh sửa các trang web mà

chúng ta xây dựng với Adobe Business Catalyst (có riêng). Xây dựng các

trang web thương mại điện tử với các giải pháp lưu trữ trên máy.

Tăng cường hỗ trợ jQuery Mobile: xây dựng các ứng dụng bản địa điện thoại

di động cho nền tảng iOS và Android bằng cách sử dụng hỗ trợ cập nhật cho

Mobile jQuery. Xây dựng ứng dụng để tiếp cận với điện thoại di động trong

khi dòng chảy công việc phát triển điện thoại di động của chúng ta.

Cập nhật hỗ trợ PhoneGap: cập nhật hỗ trợ cho Adobe PhoneGap ™ làm cho

nó dễ dàng hơn để xây dựng và đóng gói ứng dụng bản địa cho Android và

iOS. Tạo các ứng dụng di động của repurposing hiện có mã HTML. Sử dụng

PhoneGap giả lập để kiểm tra thiết kế của chúng ta.

CSS3 quá trình chuyển đổi: động các thay đổi thuộc tính CSS như quá trình

chuyển đổi để mang lại cho thiết kế web để sống. Duy trì kiểm soát tốt hơn

của thiết kế web là yếu tố trang khéo léo và tạo ra các hiệu ứng quyến rũ.


Cập nhật Live View: trang thử nghiệm trước khi xuất bản bằng cách sử dụng

chức năng cập nhật Live View. Live View bây giờ sử dụng phiên bản mới nhất

của các công cụ rendering WebKit để cung cấp các cuối cùng trong hỗ trợ

HTML5.

Cập nhật bảng điều khiển Preview multiscreen: kiểm tra màn hình hiển thị

của các dự án được xây dựng cho điện thoại thông minh, máy tính bảng và

máy tính để bàn với bảng điều khiển Preview cập nhật multiscreen. Bảng

điều khiển này nâng cao cho phép chúng ta để kiểm tra rendering nội dung

của HTML5.

2.2.2 XAMPP

XAMPP là một chương trình tạo máy chủ web (Web Server) được tích

hợp sẵn Apache, PHP, MySQL, FTP Server, Mail Server và các công cụ như

phpMyAdmin. Với chương trình quản lý tiện dụng, cho phép chủ động bật tắt

hoặc khởi động lại dịch vụ máy chủ bất cứ lúc nào.

XAMPP cung cấp cho các nhà phát triển ứng dụng web trực tuyến, những

người lập trình một cách thức dễ dàng, thoải mái để kiểm tra các trang web động

mà không cần truy cập vào Internet. Nó cũng bao gồm các phiên bản mới nhất

của Mercury và Tomcat.

Những thành phần chính trong XAMPP mới nhất

Apache 2.4.12

MySQL 5.6.25

PHP 5.6.11

phpMyAdmin 4.4.12

OpenSSL 1.0.1

XAMPP Control Panel 3.2.1

Webalizer 2.23-04

Mercury Mail Transport System 4.63

FileZilla FTP Server 0.9.41

Tomcat 7.0.56 (với mod_proxy_ajp như là một kết nối)


Strawberry Perl 7.0.56 Portable.

Với XAMPP cho Windows chúng ta có thể quản lý cơ sở dữ liệu MySQL và

SQLite, tạo ra một máy chủ từ xa bằng cách sử dụng máy chủ FileZilla FTP (cũng

bao gồm trong ứng dụng). Điều này rất hữu ích cho việc quản trị các CMS lớn.

Theo mặc định, tất cả các dịch vụ sẽ bị tắt. Do đó, chúng ta cần phải bắt

đầu từng cái một cách thủ công và quản lý chúng cùng một lúc. Trong Service

Settings chúng ta có thể chọn XAMPP Control Panel để chạy như một dịch vụ và

tự động tạo các mô-đun cụ thể hoạt động lúc khởi động. Ngoài ra, chúng ta có

thể thiết lập một tài khoản và mật khẩu để truy cập an toàn hơn.

XAMPP nhận được cập nhật thường xuyên để theo kịp với các phiên bản

mới nhất của các thành phần bao gồm trong nó. Đội ngũ phát triển đã thành

công trong nỗ lực cung cấp một máy chủ luôn cập nhật cho người dùng để thử

nghiệm và bảo trì website.

2.2.3 EXTPLORER

EXtplorer là một công cụ quản lý file trên web rất chuyên nghiệp dạng

thư mục bao gồm hai cửa sổ một bên trình bày menu, cây thư mục bên thì view

tương tự như Windows Explorer. Công cụ này cho phép chúng ta upload,

download, tạo file, xóa, sửa … trên cửa sổ view với thanh menu trực quan, dễ sử

dụng làm cho việc quản lý file trên host được tốt hơn.

Các tính năng chính của eXtplorer là:

Copy & di chuyển tập tin và thư mục bằng cách kéo thả

Chỉnh sửa tập tin (với Syntax Highlighting nhờ EditArea )

Đổi tên , xóa hoặc tạo tập tin và thư mục mới

Truy cập tập tin thông qua '' FTP '' hoặc trực tiếp (sử dụng PHP) để hoàn toàn

khắc phục được sự cho phép và vấn đề quyền sở hữu tập tin.

Tạo và Extract Archives (ZIP, Tar, Tar / GZ, Tar / BZ)

Quản lý người dùng với mức độ quyền khác nhau như "chỉ xem" hoặc "edit"

và "quản trị"


Dễ dàng cài đặt :

- Là một thành phần cho Joomla! .

- Trên hệ thống Linux với gói Debian

- Tải lên các tập tin cài đặt vào máy chủ web

Tất cả các tính năng được đóng gói vào một giao diện trực quan, thao tác

với các tập tin rất dễ dàng. Chúng ta có thể kéo, thả các thư mục và tập tin, lọc

các thư mục và sắp xếp danh sách tập tin bằng các tiêu chí khác nhau.


CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ THIẾT KẾ DỮ LIỆU

3.1 Đặc tả yêu cầu

Đối với văn bản đến:

Khi có một văn bản mới được gửi đến(trực tiếp qua mạng nội bộ hoặc

gián tiếp qua đường bưu điện, máy fax…), nhân viên phòng hành chính sẽ tiếp

nhận văn bản, lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào sổ theo dõi, phần mềm

quản lý: Ngày đến, số đến, SHVB, trích yếu nội dung… Sau đó tiến hành nhân bản

văn bản đủ số lượng để gửi đến các đơn vị/ phòng ban được nhận văn bản đến

đã ghi trong văn bản.

Đối với các văn bản cần trả lời, phòng hành chính sẽ chuyển qua đơn vị

cần lấy ý kiến trả lời và tiến hành trả lời văn bản theo ý kiến đó.

Đối với văn bản đi:

Văn bản đi (bao gồm cả văn bản nội bộ) sẽ được lãnh đạo phòng, ban giám

hiệu hay các đơn vị trong trường soạn thảo. Các văn bản này được chuyển đến

phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các thông tin: Ngày

gửi, loại văn bản, số KH, trích yếu nội dung, nơi nhận…trước khi được gửi đi.

Tùy theo phân quyền người sử dụng, mà người dùng hệ thống có thể tìm

kiếm văn bản đến và đi để tiến hành sao chép, chỉnh sửa, in ấn… theo các mục

đã được thống kê: theo ngày đến, theo khối phát hành, theo loại văn bản, theo

tình trạng xử lý hay văn bản chuyển xử lý.

Hàng tháng, nhân viên phòng hành chính sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn bản

đến- đi để báo cáo tình hình giải quyết các văn bản đến cũng như tình hình văn

bản đi.

Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo các mục đã được thống

kê :theo ngày tháng văn bản, theo nơi gửi – nơi nhận, theo loại văn bản.

Vai trò của các bộ phận trong hệ thống quản lý văn bản của trường:


Phòng hành chính là bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản đã

được phê duyệt của Ban giám đốc (hoặc uỷ quyền của Ban giám đốc) đưa vào

máy (nhập, scan,…) và gửi đến hệ thống máy chủ.

Ban lãnh đạo là những người có đủ thẩm quyền quy định các thong tin hệ

thống: quyết định loại văn bản, sổ văn bản, mức độ khẩn, mậ, văn bản sẽ được

chuyển đến ai thực hiện…

Đơn vị / phòng ban: là các đơn vị trong trường có nối mạng máy tính

3.2 Phân tích hệ thống

Hệ thống quản lý văn bản – VLUTE sẽ thực hiện lưu trữ và luân chuyển văn bản

theo từng nhóm người sử dụng. Dưới đây là sơ đồ chức năng của hệ thống.

Bảng 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

3.3 Thiết kế dữ liệu

Table văn bản

Một văn bản bao gồm: số thứ tự văn bản, mã văn bản, tiêu đề, ngày ban

hành, ngày có hiệu lực, trích yếu, ngày vào sổ.

Bảng 3.1 Table VanBan

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ STT int 11

MaVanBan varchar 40 MaSo varchar 15

MaTheLoai varchar 10


MaLinhVuc varchar 10 MaNguoiKy varchar 10

MaDM varchar 10 TieuDe varchar 100

NgayBanHanh date NgayCoHieuLuc date

TrichYeu varchar 1000 NgayVaoSo date

Table thể loại

Văn bản có thể có nhiều thể loại. Thể loại bao gồm Mã thể loại, tên thể

loại, mô tả thể loại.

Bảng 3.2 Table TheLoai

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ

MaTheLoai vachar 10

TenTheLoai varchar 100

MoTaTheLoai varchar 100

Table lĩnh vực

Mỗi văn bản sẽ thuộc một lĩnh vực nào đó. Lĩnh vực bao gồm mã lĩnh

vực, tên lĩnh vực và mô tả lĩnh vực.

Bảng 3.3 Table LinhVuc


MaLinhVuc varchar 10

TenLinhVuc varchar 100

MoTaLinhVuc varchar 255

Table tập tin

Mỗi văn bản có thể có nhiều tập tin. Tập tin bao gồm mã tập tin, tên

tập tin và mã văn bản.


Bảng 3.4 Table TapTin

Table sổ lưu

Sổ lưu là nơi chứa thông tin các văn bản. Sổ lưu bao gồm mã sổ, mã

đơn vị, tên sổ, tên sổ đầy đủ, năm lưu sổ, mô tả sổ lưu.

Bảng 3.5 Table SoLuu

Table độ mật

Mỗi văn bản sẽ có độ mật khác nhau. Độ mật bao gồm mã độ mật,

tên độ mật, mô tả độ mật.

Bảng 3.6 Table DoMat


MaDM varchar 10

TenDM varchar 10

MoTaDM varchar 100


MaTapTin varchar 40

TenTapTin varchar 40

MaVanBan varchar 100


MaSo Varchar 15

MaDV Varchar 10

MaLLV Varchar 5

TenSo Varchar 100

TenSoDayDu Varchar 255

Nam Varchar 4

MoTaSoLuu varchar 100


Table loại sổ

Bảng 3.7 Table LoaiSo


MaLoaiSo varchar 10

TenLoaiSo varchar 100

TenLoaiSoDayDu varchar 225

MoTaLoaiSo varchar 20

Table người ký

Một văn bản có thể được một cá nhân (người ký) của một cơ quan nào

đó ban hành. Người ký gồm những thông tin: mã người ký, tên người

ký, mã cơ quan, chức vụ.

Bảng 3.8 Table NguoiKy


MaNguoiKy varchar 10

MaCoQuan varchar 10

TenNguoiKy varchar 100

ChucVu varchar 20

Table người dùng

Người dùng là người có thể hoặc nhận văn bản được ban hành từ

những người dùng khác. Người dùng bao gồm: mã người dùng, tên

người dùng, số điện thoại, email, tài khoản, mật khẩu.

Bảng 3.9 Table NguoiDung


MaNguoiDung vacchar 10


MaQuyen varchar 4

MaChucVu varchar 10

MaDonVi varchar 15

TenNguoiDung varchar 100

SĐT varchar 11

Email varchar 100

TaiKhoan varchar 20

MatKhau varchar 200

Table đơn vị

Mỗi người dùng sẽ thuộc một đơn vị khác nhau. Đơn vị bao gồm mã

đơn vị, tên đơn vị.

Bảng 3.10 Table DonVi


MaDonVi varchar 15

TenDonVi varchar 100

Table chức vụ

Mỗi người dùng sẽ đảm nhiệm một chức vụ nào đó trong một đơn

vị nào đó. Chức vụ gồm mã chức vụ, tên chức vụ.

Bảng 3.11 Table ChucVu


MaChucVu varchar 10

TenChucVu varchar 100

Table nhóm người dùng


Mỗi người dùng sẽ được phân theo một nhóm nào đó và nhóm

người dùng đó sẽ có quyền làm được những gì trong hệ thống.

Nhóm người dùng bao gồm: mã quyền, tên quyền, mô tả quyền.

Bảng 3.12 Table NhomNguoiDung


MaQuyen varchar 4

TenQuyen varchar 100

MoTaQuyen varchar 100

Table cơ quan ban hành

Người ký thuộc một cơ quan ban hành nào đó. Cơ quan ban hành bao

gồm: mã cơ quan, tên cơ quan, mô tả về cơ quan.

Bảng 3.13 Table CoQuanBanHanh


MaCoQuan varchar 10

TenCoQuan varchar 100

MoTaCoQuan varchar 100

Table văn bản người dùng.

Mỗi người dùng có thể nhận được những văn bản khác nhau. Văn

bản người dùng bao gồm: mã văn bản, mã người dùng.

Bảng 3.14 Table VanBanNguoiDung


MaVanBan varchar 40

MaNguoiDung varchar 100


CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN

4.1 Giới thiệu chung về hệ thống

Hệ thống quản lý văn bản là một hệ được phát triển trên nền web.

Thiết kế mở của hệ thống có thể thỏa mãn đến mức tối đa các khả năng

thiết lập động giúp cho người dùng có thể tự định nghĩa các luồng công

việc, chức năng từng cá nhân có liên quan đối với người làm công tác

công văn, giấy tờ trong các cơ quan, công sở. Phần mềm quản lý văn bản

và điều hành tác nghiệp gồm các chức năng sau:

- Chức năng quản lý các văn bản đi/đến, thực hiện gửi và nhận văn

bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài.

- Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và

hồ sơ công việc của cơ quan.

- Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ. Các chức năng tra cứu,

khai thác thông tin.

- Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.

- Các chức năng quản trị hệ thống

- Chức năng giao việc theo nhóm người dùng (Nhóm người dùng do

Quản trị định nghĩa).

- Chức năng sao lưu hệ thống, phục hồi dữ liệu

- Chức năng tìm kiếm từ cơ bản đến nâng cao

Hệ thống gồm các module: Quản lý sổ văn bản, Quản lý văn bản,

Quản lý tài khoản, Quản lý cây thư mục.

Phạm vi sử dụng của Module: Tất cả các phòng, bộ phận tham gia

qui trình xử lý văn bản và hồ sơ công việc và tuỳ theo chức năng của từng

đối tượng, cụ thể: Người dùng, Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo, Quản trị

hệ thống.


Sơ đồ tổ chức hệ thống

Hình 4.1 Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý văn bản

4.2 Giới thiệu chi tiết về hệ thống

4.2.1 Khách

Khách là tất cả người dùng truy cập vào địa chỉ web của hệ của hệ thống. Ở đây

khách có thể xem được các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội nhưng chỉ ở

mức độ là xem thông tin chung như: Kí hiệu hiệu văn bản, ngày ban hành, trích

yếu, người ký.

Hình 4.2 Giao diện trang chủ khi khách vừa truy cập


Khi click vào văn bản cần quan tâm thì sẽ hiện xuất hiện thông tin chung

của văn bản đó và yêu cầu khách phải đăng nhập vào hệ thống để xem chi tiết

văn bản cũng như tài văn bản về máy tính.

Hình 4.3 Giao diện tìm kiếm

Hình 4.4 Giao diện đăng nhập

Khác với những hệ thống quản lý văn bản phổ biến hiện nay. Hệ thống

quản lý văn bản – VLU cho phép người xem không cần phải đăng nhập vào hệ

thống cũng có thể cập nhật được tình hình văn bản đi, đến một cách nhanh

chóng và hiệu quả thay vì người dùng phải đăng nhập thường xuyên vào hệ

thống để kiểm tra hộp thư văn bản đi, đến như những hệ thống khác.


Ở giao điện khách hệ thống cho phép người dùng tìm kiếm trực tiếp các

văn bản hiện có trên giao diện của hệ thống.

Hình 4.5 Giao diện kết quả tìm kiếm

4.2.2 Người dùng

Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống có thể xem được được những văn bản

đi, đến, nội bộ của cá nhân.

Hình 4.6 Giao diện người dùng khi đăng nhập

Khi chọn vào văn bản hệ thống sẽ hiện thị thông tin chi tiết của văn bản

và cho phép người dùng xem văn bản được với hình thức hiển thị trực tiếp trên

giao diện. Hệ thống cũng cho phép người dùng download văn bản về máy tính.


Hình 4.7 Giao diện xem văn bản được chuyển đến

Ngoài chức năng xem văn bản thì ở giao diện người dùng hệ thống cho phép

người sử dụng cập nhật thông tin cá nhân, thay đổi tài khoản, mật khẩu để

đảm bảo an toàn về vấn đề bảo mật.

Hình 4.8 Giao diện cập nhật thông tin


Hình 4.9 Giao diện cập nhật mật khẩu

4.2.4 Văn thư

4.2.3.1 Quản trị văn bản

Văn thư là người có quyền văn lý văn bản của hệ thống ở nhóm tài

khoản này văn thư có thể thao tác trên các mục như: Sổ văn bản, văn bản,

thể loại, lĩnh vực, cơ quan ban hành, người ký.

Khi đăng nhập vào hệ thống văn thư có thể thấy được tất cả văn

bản của toàn bộ hệ thống và có thể xem chi tiết được văn bản cũng như

download văn bản.

Hình 4.10 Giao diện quản trị văn bản


- Sổ văn bản: Ở chức năng này văn thư có thể thêm, xóa, sửa sổ văn bản

Hình 4.11 Giao diện quản lý sổ văn bản

- Văn bản: Chức năng này cũng là phần trọng tâm của hệ thống ở chức

năng này văn thư có thể thêm văn bản và gửi văn bản đến người dùng một

cách dễ dàng với giáo diện đơn giản và thân thiện.

Hình 4.12 Giao diện quản lý văn bản


Người dùng có thể xem trước được văn bản trước khi gửi đi để làm giảm sự

nhầm lẫn trong quá trình thao tác. Việc bố trí khung nhìn khi upload văn bản sẽ

giúp cho văn thư có thể dễ dàng đối chiếu với văn bản gốc trong khi khi thêm

thông tin cho văn bản gửi đi.

Những ô dấu cộng màu xanh giúp cho văn thư linh hoạt trong trường hợp

dữ liệu chưa có trong hệ thống. Văn thư có thể thêm trực tiếp ở giao diện này

mà không cần phải trở về giao diện quản trị làm tiết kiệm thời gian và không

phải nhập lại dữ liệu khi chuyển trang.

Sau khi thêm đầy đủ các thông tin bắt buộc của văn bản văn thư có thể chọn

người nhận văn bản, có thể chọn từng các nhân hay nhiều cá nhân cùng lúc. Chọn

nút thực hiện để gửi đi văn bản. Nếu văn bản gửi đi thành công hệ thống sẽ đưa

ra thông báo báo gửi thành công.

Hình 4.13 Giao điện chọn người dùng nhận văn bản

Thể loại: Tương tự như sổ văn bản chúng ta có thể thêm thể loại của văn

bản vào trong hệ thống. Thường thì tất cả văn không có quá nhiều loại như:

Thông tư, quyết định, nghị định, thông báo… Thì việc thêm thể loại này thường

rất ít sử dụng.

Hình 4.14 Giao diện quản lý thể loại


- Lĩnh vực: Văn thư có thể thêm các lĩnh vực khác ở chức năng này, có thể

là các phòng, ban, cơ quan, bộ phận chức năng…

Hình 4.15 Giao diện quản lý lĩnh vực

- Cơ quan ban hành: Nếu hệ thống được sử dụng rộng rãi văn thư có thể

thêm các cơ ban hành bên ngoài tổ chức.

Hình 4.16 Giao diện quản lý cơ quan ban hành văn bản


Người ký: Văn thư cũng có thể thêm người ký vào hệ thống nếu như người

ký chưa tồn tại trong hệ thống. Chức năng này cũng xuất hiện trong quá trình

thêm văn giúp văn thư có thể linh hoạt hơn trong quá trình quản lý.

Hình 4.17 Giao diện quản lý người ký

4.2.3.2 Quản trị thư mục

Một chức năng mới được tích hợp vào Hệ thống quản lý văn bản – VLU đó là

chức năng quản lý thư mục. Chức năng này không chỉ văn thư mới được sử dụng,

hệ thống còn cho phép tất cả các thành viên trong hệ thống điều có thể sử dụng.

Để đảm bảo an toàn cũng như bảo mật của hệ thống vì đây là tài liệu quan trọng,

tối mật nên khi chọn vào Quản trị thư mục trên giao diện hệ thống yêu cầu phải

đăng nhập xác nhận lại một lần nữa.

Hình 4.18 Giao diện đăng nhập hệ thống thư mục


Chức năng này cho phép người dùng thao tác trực tiếp trên web tương tự như

thao tác trên Windows Explorer của hệ điều.

Hình 4.19 Giao diện quản trị thư mục

Với văn thư và admin: Họ có thể thao tác trên tất cả cái file của hệ

thống, chức năng còn cho phép nén tất cả các tập tin, tài liệu trên web lưu về

máy, đề phòng các trường như bảo trì, sửa chữa mà không làm mất dữ liệu. Chức

năng này cũng tương tự như việc sao lưu toàn bộ hệ thống.

4.2.3 Quản trị (Admin)

Như đã giới thiệu ở phần sơ đồ tổ chức thì admin có toàn quyền như văn

thư. Ở đây nhóm không trình bày lại sự giống nhau như đã nói trên. Khác với

văn thư admin có thêm quyền quản trị tài khoản người dùng.

- Thêm mới tài khoản người dùng: Admin có thể thêm mới một hay

nhiều tài khoản vào hệ thống. Admin phải biết rõ đầy đủ thông tin của người

dùng mới như: Họ tên, chức vụ, đơn vị… Để tránh nhầm lẫn khi người dùng hay

đơn vị làm việc không thống nhất.


Hình 3.20 Giao diện thêm tài khoản mới

- Quản lý đơn vị: Admin có thể thêm các đơn vị làm việc khác vào hệ thống

nếu chưa đơn vị đó chưa tồn tại hoặc có thể xóa những đơn vị không cần thiết.

Hình 4.21 Giao diện quản lý đơn vị - phòng ban

- Quản lý chức vụ: Ở chức năng quản trị tài khoản này chúng ta có thể

thêm các chức vụ mới hay sửa đổi chức vụ cho phù hợp với thực tế.

Hình 4.22 Giao diện quản lý chức vụ


- Quản lý nhóm người dùng: Mặc định hệ thống chỉ thiết kế với 3 nhóm

người dùng cơ bản nên việc thêm nhóm người dùng mới là không có trong hệ

thống.

Hình 4.23 Giao diện quản lý nhóm thành viên

- Quản lý người dùng: Chức năng quản lý người dùng cho phép admin

thay đổi quyền truy cập của các thành viên trong hệ thống. Có thể ứng cử các

thành viên vào nhóm tài khoản quản trị.

Hình 4.24 Giao diện quản trị phân quyền người dùng


CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ NHỮNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO

5.1 Kết luận

Sau khi nghiên hoàn thành đề tài nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý

văn bản nhóm đưa ra một số kết luận như sau:

- Giao diện hê thống gần gũi với người sử dụng

- Các thao tác trên hệ thống đơn giản

- Cho phép xem văn bản ở chế độ khách

- Các loại văn bản được trình bày rõ ràng dễ quan sát

- Cho phép xem trước các tài liệu khi upload

- Cho phép thêm nhiều tập tin cùng lúc

- Quản lý văn bản bằng thư mục một cách trệt để

- Thay đổi, phân quyền cho người sử dụng dễ dàng

5.2 Những nghiên cứu tiếp theo

Do kiến thức còn hạn hẹp cũng như thơi gian nghiên cứu còn hạn chế

nên hệ thống còn phát sinh lỗi và chưa hoàn chỉnh. Trong nghiên cứu tiếp theo

nhóm sẽ nghiên cứu thêm để hoàn thiện và mở rộng phạm vi của hệ thống.

73 nguy n huệ, phường 2, tp. vĩnh long, tỉnh vĩnh long...

Documents