管理者的5項職責 slide v5.0
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1
管理者的職責 管理5件事
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管理者的工作?
前言
安迪‧葛洛夫指出,主管真正的職責是「為部屬的工作
增加價值」
3
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前言
4
一個好主管
究竟該做哪些事呢?
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前言
彼得.杜拉克經理人5項基本任務
1.設定目標
2.組織工作
3.激勵員工,和員工溝通
4.建立衡量標準
5.培養人才
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6
前言
建立共同願景
發展共同的工作計劃
領導行動
評估結果和過程
持續性的改善
檢討 行動
計劃
執行
公司目標
公司
企業文化 工作目標
績效評估
目標
管理
MBO
管理流程:hp的管理概念
6
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前言
7 7
建立共同願景
發展共同的工作計劃
領導行動
評估結果和過程
持續性的改善
檢討 行動
計劃
執行
公司目標
公司
企業文化 工作目標
績效評估
目標
管理
MBO
1
4 5
2 日常管理
領導溝通 人才培育
3 預算管理
管理的5件事是管理流程中的關鍵要素
7
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管理者的職責-管理5件事
8
共同目標
日常管理
預算管理
領導溝通
人才培育
【 】
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共同目標
驅動人們努力的方向
9
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共同目標
10
重點:共同前往的目標方向
工具:MBO方針管理BSC PBC
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11
目標 知道往何處走,知道現在
到那裏,可以思考如何去
可以決定改變方法….
11
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主管的任務是驅動團隊達成目標
瞭解現況 設定目標 指引方向 激勵士氣 共用成功
我在那裏
我要去那裏 我如何到那裏
我到那裏了 我己到達
12
共同目標5步驟:
1 2 3 4 5
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瞭解現況:我在那裏?
技能水準
心
態
強化技能 正向心理
評估取捨 強化意願
高
低
低 高
1
評估員工:採用合宜的指導模式
13
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設定目標:我要去那裏?
個人參與 個人接受 目標具體 難度適中 即時回饋
個人參與設置目標要比別人為他設置目標更為有效
目標應當被個人所接受
用具體到每小時、每天、每週的任務指標來代替“好好幹”的口號
一個人對他能勝任一項工作的信心
必須對達到目標的進程有及時客觀的反饋信息
2
設定目標原則:共同參與
14
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指引方向:我如何到那裏?
指南針 協助被教練者方向,更有效
的達成目標
3
15
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激勵士氣:我到那裏了!
指示牌(鏡子) 反應被員工的心態、行為
實況
4
16
![Page 17: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/17.jpg)
共用成功:我已到達!
鼓舞、慶祝
共同規劃下一個努力目標
5
17
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管理工具:找到最合宜現行公司使用的共同目標工具
目標管理
KPI
方針管理
BSC
PBC
彼得杜拉克提倡
重點管理
日式說法
重視平衡長期
重視個人成長
共同目標工具 說明 選擇標準
公司規模
公司發展階段
主管喜好
複雜程度
員工能力
1
2
3
4
5
共同目標工具表
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管理者的職責-管理5件事
19
共同目標
日常管理
預算管理
領導溝通
人才培育
【 】
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日常管理
日常工作是成功的基礎
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日常管理
21
重點:有效的完成日常工作及進行改善再標準化
工具:工作說明書 點檢表 時程表 標準化
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日常管理 不斷改善與標準化讓工作
更為簡化與完美
22
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日常管理做好才能降低成本與提昇效率
C
A D
S
C
A D
S
C
A D
S
C
A D
S
C
A D
S
C
A D
S
日常管理
成本降低、效率提高
原地踏步
日常管理與成本效率關係:標準化與不斷改善
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管理者應擔任更多的規劃與改善工作
管理任務劃分
總經理
高階主管
中階主管
基層主管
職員
戰略規劃
年度計劃
流程改善
PDCA
日常工作
流程管理
1高階經理
公司中、長期計畫及重要事項
2中階經理
公司的計畫改善及流程改善
3基層主管
日常管理,部分時間用來改善
4職員
主要是維持運作,部分時間改善
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日常管理應使用SDCA
25
Standard(規定)工作標準化
Do(做)依照標準來作業
Check(確認)確認這個結果
Action(評價)改善
S
D C
A 標準化
實施
改善
檢討
1
2
3
4
SDCA要點
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公司整體更進步
P A D
C
工作更輕鬆
共享:標準化資料的共享,擴散使用者,讓自己與公司共同進步
P A D
C
起點
目標 起點
目標
共享
起點 共享
26
P A D
C
標準化
標準化
標準化不斷向上
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![Page 27: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/27.jpg)
管理者的職責-管理5件事
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共同目標
日常管理
預算管理
領導溝通
人才培育
【 】
![Page 28: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/28.jpg)
預算管理
在預算目標內完成任務
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![Page 29: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/29.jpg)
預算管理
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重點:編列預算及控制預算、降低成本
工具:預算管理表、結構樹
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預算管理
創造部門的價值= 買者支付意願-買者實際支付
CP值=效益/成本
30
![Page 31: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/31.jpg)
企業發展戰略
預算編制
預算調控
預算反饋
預算執行
企業薪籌體系
預算管理迴圈
預算管理與策略規劃是一體性工作
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![Page 32: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/32.jpg)
預算管理重節降
編列預算 重點管理 月份檢視 修正預算
P D C A
明確期待效果?成果的基礎上起草預算方案
發現並改善“浪費、不合適、不良”的現象
確認每月的經費使用狀況?節餘
對預算進行再分配,修正業務的方向性
預算管理流程
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![Page 33: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/33.jpg)
管理工具:追求簡約更高的性價比
高效來自簡單
減少作業
•不做
•高產能
•技能提昇
精減架構
•減少層級
•減少重疊
聚焦服務
•減少產品/服務
•外包
•整合與共享服務
高效 當責 敏捷
33
1 2 3
![Page 34: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/34.jpg)
減少作業:達成低成本高效率
不做
減少作業方法
精簡
標準化
簡單化
提能提昇
自助服務
不要做
做一次
一種做法
簡單的做法
做到最好
使用者自已做
34
1
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簡化一個階層 管理人數提昇20%
扁平化的組織結構可降低成本及效率
管理人數增多 管理階層的簡化
一般行政主管管理人數
5人->7-9人
公司階層
5-6層->4層
扁平化的組織方法
35
2
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產品組合的簡化:減少複雜性
員工很容易介紹產品/服務
顧客很容易選擇
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>產品/服務有明確的分工,並有少許重疊
>員工能夠給客戶很好的建議
>產品特性與產品之間的差異很容易瞭解
>當需要時,客戶可以作出獨立的選擇
3
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執行為王:有效降低成本成為贏家
1
2
3
長遠目標和明確的行動計劃/重點
變更管理灌輸成本文化
嚴格的專案管理
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管理者的職責-管理5件事
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共同目標
日常管理
預算管理
領導溝通
人才培育
【 】
![Page 39: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/39.jpg)
領導溝通
共同的語言共同的行動
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領導溝通
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重點:經由溝通進行領導,驅動團隊
工具:ARPCI 前中後
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領導溝通
經由溝通領導共同前進
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![Page 42: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/42.jpg)
溝通
A
P D
C
溝通在管理的角色:確保各流程順利實施
A-V審批(Approval-Veto):批准或否決的權利
R主要負責(Responsibility):活動的結果負責
P參與(Participation):小組成員之一參與該活動
C諮詢(Consultation):提供諮詢、建議
I 被告知或獲悉(Informed):必須被告知
實現PDCA有效的迴圈
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溝通的種類
部門內
部門間
勞資間
上下級之間的溝通
同事之間的溝通
部門之間的溝通
員工和經營層之間的溝通
溝通的各種類型
公司間 公司和公司之間的溝通
公司內溝通
公司間溝通
V
V
V
溝通要先能安內才能攘外
43
![Page 44: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/44.jpg)
本身
R
上級
ACI
平行
PCI
平行
PCI
下屬
PI
ARPCI溝通運用對象
對上級
對平行
對下屬
1
2
3
取得核准或諮詢如何處理
對平行:請求參與、諮詢或告之
指示參與、告之如何處理
44
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指導部屬工作回報的時機,了解工作進展與協助部屬
例行
問題
疑問
工作推行流程中的報告,包括計劃核決、執行進度回報、結案報告、改善報告
重大或緊急事件報告,發生非計劃中或可預期的意外事件報告及諮詢
對工作的無法判斷或處置無法決定,請求協助或建議
報
講
問
1
2
3
溝通的三個時點
45
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46
管理者應經由的溝通技能的教導培育部屬報告的技巧
交辦:精準的對部下指示「目標」<什麼、多少,何時>
管理者溝通的管理要點
46
培養部下養成「報告」的習慣,通過、持續適宜的報告,是提高業務執行力的有效方法
回報:
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管理者的職責-管理5件事
47
共同目標
日常管理
預算管理
領導溝通
人才培育 【 】
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人才培育
培育部屬獨當一面的能力
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![Page 49: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/49.jpg)
人才培育
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重點:能力與意願的培育,創造團隊成就感
工具:OJT4步法、指導4原則
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人才培育 經由工作培育人才
(OJT=On the Job
Training)
50
![Page 51: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/51.jpg)
人才培育經由工作中學習最具成效
人才培育三大支柱
OJT
OFF-JT
SD
工作中訓練
集中訓練
自我啟發
人才培育基本三支柱
51
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S3支持 低指導 高支持
S2教練 高指導 高支持
S4授權 低指導 低支持
S1教導 高指導 低支持
指導行為
支
持
行
為
低 高
高
低
視員工情況實施不同的管理模式
S1 S2 S3 S4
個人發展階段
發展中 已發展
情境領導
52
![Page 53: 管理者的5項職責 slide v5.0](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052203/558c9a64d8b42a72018b464e/html5/thumbnails/53.jpg)
工作教導經由有計劃的安排,部下的意願會提高成長可評量
工作教導4步法
教導
計劃 工作
安排
工作
追蹤
工作
評價
1
4 3
2 教導計劃
工作安排
工作追蹤
工作評價
找出適合部屬發展的工作
符合部屬能力並具挑戰性
工作追蹤與協助、鼓勵
給予部屬評價與成就感
1
2
3
4
53
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進行部門工作分析,配合能力及意願,找出適合部屬發展的工作
54
工作教導規劃
部門工作分析 部屬能力分析 部屬意願分析 培育計劃
•部門工作說明書
•職位工作說明書
•職能要求能力表
•部屬學歷背景
•部屬工作經歷
•部屬專業證照
•部屬興趣項目
•部屬天賦能力
•部屬專長能力
•工作規劃+能力挑戰
•職涯規劃
1
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工作安排需要驅動部屬與教導部屬
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工作安排三原則
1 驅動力:了解為何而做,對自己及公司意義
2 執行力:熟悉工作的基本方法,共通技能(PDCA…)
3 工作教導:特定工作執行的步驟方法(操作流程..)
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同時進行工作追蹤與協助、鼓勵
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觀察追蹤
有問題
完成工作
協助
鼓勵
工作追蹤方法 工作追蹤說明
•觀察追蹤:
•觀察其表現
•依計劃追蹤進度,不因交辦而失控
•協助:
•發現問題應提醒
•部下反應問題,協助其思考(5WHY),
不是代為解決,但緊急事項除外
•鼓勵:給予口頭或實質獎勵
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給予部屬評價與成就感
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工作交辦
P
工作追蹤
D/C
工作評價
A
工作交辦
P
工作追蹤
D/C
工作評價
A
工作交辦
P
工作追蹤
D/C
工作評價
A
不定期工作交辦流程
月份工作流程
年度工作流程
工作評價
A
工作評價
A 工作評價
A
工作評價
A
交辦及月份工作至年度總結皆應回饋給部屬 重點說明
•評價部屬的工作
•就工作情況(事實)提供建議,包括
表現良好及需強化的項目
•主管自我評價是否給予部屬合宜的
工作,是否有效的進行指導
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總結:管理者的職責-管理5件事
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共同目標
日常管理
預算管理
領導溝通
人才培育
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一步一腳印 你花多少時間領導部屬
它們就會回饋多少成果
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To Do
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展開你的領導力
讓同仁願意與你一起
成為征服新世界的夥伴