2004 04 06 Kaunas 1

4 dalis4 dalisProjekto ciklo valdymasProjekto ciklo valdymas

Nerijus PaNerijus Pačėčėsasa, ISM, ISM

BirutBirutė Velykienė, KTUė Velykienė, KTU

““Partnerystė sisteminiam regionų plėtros specialistų rengimuiPartnerystė sisteminiam regionų plėtros specialistų rengimui – – PASTRE”PASTRE”

LT / 02 / B / F / PP –137012LT / 02 / B / F / PP –137012

2004 04 06 Kaunas 2

Struktūrinių fondų Struktūrinių fondų veiklos principaiveiklos principai

Projektai, kaip pagrindinė regionų plėtros politikos Projektai, kaip pagrindinė regionų plėtros politikos įgyvendinimo priemonė, turi būti rengiami ir įgyvendinami įgyvendinimo priemonė, turi būti rengiami ir įgyvendinami remiantis tam tikrais principaisremiantis tam tikrais principais::

(a) parama turi būti programos dalis; (a) parama turi būti programos dalis; (b) kiek įmanoma daugiau dalyvaujančių šalių; (b) kiek įmanoma daugiau dalyvaujančių šalių; (c) Bendrijos parama negali pakeisti nacionalinių fondų; (c) Bendrijos parama negali pakeisti nacionalinių fondų; (d) fondų išlaidos turi būti tinkamai valdomos, (d) fondų išlaidos turi būti tinkamai valdomos,

kontroliuojamos ir vertinamos; kontroliuojamos ir vertinamos; (c) (c) tinkama mokėjimų kontrolė yra privaloma. tinkama mokėjimų kontrolė yra privaloma.

2004 04 06 3

4.1. Projekto ciklo valdymo 4.1. Projekto ciklo valdymo sampratasamprata

Projekto ciklo valdymo koncepcija nukreipta nuo besikeičiančio “techninės paramos” suvokimo link paradigmos, apimančios visus asmenis, kurie susiję su projekto vystymu;

Projekto ciklo valdymo filosofijos esmė yra pagrįsta principu, kad techninio bendradarbiavimo iniciatyva turi kilti iš paramos sau vystymo proceso, į kurį įtraukiami tik tikrieji projekto partneriai.

5 projekto ciklo žingsniai: 1 ŽINGSNIS: Kontraktavimas 2 ŽINGSNIS: Detalus planas 3 ŽINGSNIS: Kvietimas teikti paraiškas 4 ŽINGSNIS: Kontrakto valdymas 5 ŽINGSNIS: Įgyvendinimo monitoringas

2004 04 06 Kaunas 4

Projekto rengimo ir Projekto rengimo ir įgyvendinimo loginė schemaįgyvendinimo loginė schema

Dabartinė situacija (probeminė

būsena)

Siekiama situacija (plėtros tikslas)

Partnerių organizacijos

projektas

Techninė pagalba

2004 04 06 Kaunas 5

4.2. Idėjos generavimas4.2. Idėjos generavimas Vienas pagrindinių sėkmingos projekto idėjos aspektų – atskirti Vienas pagrindinių sėkmingos projekto idėjos aspektų – atskirti

veiklas ir pasiekimus. veiklas ir pasiekimus. Veiklos – tai priemonės tikslui pasiekti, o pasiekimai – siekiamas Veiklos – tai priemonės tikslui pasiekti, o pasiekimai – siekiamas

galutinis rezultatas. galutinis rezultatas. Daug pranašesni yra tie projektų vadovai, kurie projektą vykdoDaug pranašesni yra tie projektų vadovai, kurie projektą vykdo

nurodydaminurodydami pasiekim pasiekimusus, o ne veikl, o ne veiklaas. s. Kai projekto komandos nariui nurodome siektiną rezultatą, Kai projekto komandos nariui nurodome siektiną rezultatą,

galime lengviau perteikti lūkesčius, gauti įsipareigojimus ir galime lengviau perteikti lūkesčius, gauti įsipareigojimus ir remiantis veiklos rezultatais teisingai atsilygintiremiantis veiklos rezultatais teisingai atsilyginti ..

2004 04 06 Kaunas 6

4.3. Projekto planavimas4.3. Projekto planavimas

Projekto inicijavimas yra pirmoji projekto planavimo fazė. Šiame tarpsnyje tarpfunkcinių korporatyvinių projektų valdyme

reikia integruoti daugelio sričių įgūdžius. Projektų vadovai turi aktyviai dalyvauti kuriant vykdomų projektų

strategiją ir taktiką. Projekto sėkmei ypatingai svarbios žinios, lyg ir esančios už projekto

valdymo ribų. Bendras vadybinis išsilavinimas yra būtina sąlyga mokantis projektų

valdymo. Tai padeda suprasti, kodėl sunkiai sekasi specialistams,

pradedantiems iškart nuo projektų valdymo.

2004 04 06 Kaunas 7

Projekto valdymo Projekto valdymo sudėtinės žinių srityssudėtinės žinių sritys

• Projekto integravimo valdymas Projekto integravimo valdymas • Projekto apimties valdymas Projekto apimties valdymas • Projekto laiko valdymas Projekto laiko valdymas • Projekto kaštų valdymas Projekto kaštų valdymas • Projekto kokybės valdymas Projekto kokybės valdymas • Projekto žmogiškųjų išteklių valdymas Projekto žmogiškųjų išteklių valdymas • Projekto komunikavimo valdymas Projekto komunikavimo valdymas • Projekto rizikos valdymas Projekto rizikos valdymas • Projekto tiekimo valdymas Projekto tiekimo valdymas

2004 04 06 8

Projekto planProjekto plano dalyso dalys

• Įvadas (plano kontekstui nustatyti)• Sritis ir tikslai• Prielaidos ir apribojimai• Valdymas • Organizavimas ir suinteresuotų pusių analizė • Tarpiniai rezultatai • Kokybės valdymas • Gyvavimo ciklas ir procesai • Pokyčių valdymas (ir kaip bus valdomi plano pokyčiai) • Komunikavimo planas • Darbų išskaidymo struktūra • Gairės • Matai • Rizika ir jos minimizavimo žingsniai • Finansinis planas

2004 04 06 Kaunas 9

4.4. Kontrolė4.4. Kontrolė

Pagrindiniai projekto kontrolės elementai:

• Gairės (aiškūs, vienareikšmiai tikslai – ką, iki kada)

• Numatytos komunikavimo priemonės

2004 04 06 Kaunas 10

Projekto Projekto gairių reikšmėgairių reikšmė • visi projekto dalyviai turi bendrą tikslą (bendras gaires) • išauga abipusė atsakomybė (ir priklausomybė) • kiekvienas gali pateikti naują (ir kompetentingą) požiūrį į kito

darbą • išryškėja skirtingų veiklų derinimo problemos, jos aptariamos

pradiniame įgyvendinimo etape• yra kažkas apčiuopiamo, ką aukštesnieji vadovai gali įvertinti kaip

pažangą• yra kažkas apčiuopiamo, kuo jūsų komanda gali džiaugtis, kas

atstoja trumpalaikius tikslus galimai ilgalaikiame projekte• yra puiki galimybė kokybės vertinimui

2004 04 06 Kaunas 11

4.5. Ataskaitos 4.5. Ataskaitos

Informatyvus metodas yra Ganto diagrama.

Ganto diagrama lygina išeities tašką su dabartiniu tvarkaraščiu.

Žymėjimas stulpeliais rodo, kas eina nuo pagal planą numatyto išeities taško pradžios iki pabaigos, o antrasis – analogiškai pagal dabartinę situaciją.

Jei du užduoties stulpeliai yra vienas virš kito, užduotis atliekama pagal grafiką. Jei fiksuojamas atsilikimas, lengvai pastebima, kiek atsiliekame nuo numatyto grafiko.

2004 04 06 Kaunas 12

Ganto diagramos pavyzdysGanto diagramos pavyzdys

2004 04 06 Kaunas 13

4.6.Apimties ir pokyčių 4.6.Apimties ir pokyčių valdymas valdymas

1. Numatyti standartinę projekto apimties išplėtimo tvarką 2. Paruošti spausdintas ar elektroninio formato formas

įgyvendinimui praktikoje3. Įvardinti, kas gali inicijuoti apimties pokyčius ir kas gali juos

tvirtinti 4. Apibrėžti bet kokius siūlomus apimties pokyčius, pageidautina

kaip darbo sąvokų sąrašą (užduotis, veikla ir t.t.) 5. Įvardinti finansavimo šaltinį. Ar didinamas projekto biudžetas? Ar

tai finansuojama iš rezervo fondo? Teoriškai, nepritaikius (ar nesuderinus) pridėtinių kaštų, darbas neturėtų būti pridedamas prie projekto duomenų bazės

6. Saugoti visų apimties pakeitimų įrašus

2004 04 06 Kaunas 14

Apimties ir pokyčių Apimties ir pokyčių valdymvaldymo srityso sritys

Kaštų pokyčių valdymas Išteklių pokyčiai Apimties pokyčiai

2004 04 06 15

Pokyčių priežastysPokyčių priežastys

1. Projekto inicijavimo fazėje visos projekto apimties detalės dažnai yra nežinomos.

2. Projekto inicijavimo fazėje lieka galimybė apibrėžtoje srityje per klaidą ką nors užmiršti.

3. Pradžioje apskaičiuota projekto įgyvendinimo data paprastai yra pernelyg optimistinė. Esame linkę pasiduoti spaudimui dėl pardavimų ar pažadėti bet ką, kad gautume darbą. Be to, projekto pabaigos data gali būti apskaičiuota neįvertinus projekto rizikos.

4. Pradinis projekto biudžetas gali neleisti atsitiktinių nukrypimų nuo apimties, suklystų elementų pakartotinio atlikimo ar projekto vėlavimo.

5. Nustatyta projekto apimtis dėl techninių problemų, tvarkaraščio terminų ar biudžeto ribojimo gali būti keičiama.

6. Ištekliai (arba reikiamas įgūdžių derinys) reikiamu laiku ne visada gali būti pasiekiami.

2004 04 06 16

4.7. Struktūrinių fondų finan4.7. Struktūrinių fondų finansavimuisavimui tinkamos veiklos išlaidos tinkamos veiklos išlaidos

Taisyklė Nr. 1 – Faktiškai patirtos išlaidos Taisyklė Nr. 2 – Įplaukos apskaitoje Taisyklė Nr. 3 – Finansiniai ir kiti mokesčiai, teisinės išlaidos Taisyklė Nr. 4 – Padėvėtų medžiagų įsigijimas Taisyklė Nr. 5 – Žemės pirkimas Taisyklė Nr. 6 – Nekilnojamojo turto įsigijimas Taisyklė Nr. 7 – PVM ir kiti mokesčiai Taisyklė Nr. 8 – Rizikos kapitalas ir paskolų fondai Taisyklė Nr. 9 – Garantijų fondai Taisyklė Nr. 10 – Lizingas Taisyklė Nr. 11 – Struktūrinių fondų valdymo ir įgyvendinimo

kaštai Taisyklė Nr. 12 – Priklausomai nuo vietos tinkamos išlaidos

2004 04 06 Kaunas 17

4.8. Projekto nesėkmės veiksniai 4.8. Projekto nesėkmės veiksniai

1. Netinkamai apmokyti ir/ar nepatyrę projekto vadovai

2. Netinkamai numatyti ir valdomi lūkesčiai

3. Blogas lyderiavimas visuose lygmenyse

4. Netinkamai įvertinti, užfiksuoti ir perteikti reikalavimai

5. Blogi planai ir planavimo procesai

6. Blogas įdirbio vertinimas

7. Kultūrinis ir etinis nesutapimas

2004 04 06 18

4.9. Projekto sėkmės kriterijai 4.9. Projekto sėkmės kriterijai Profesinė etika ir atsakomybė Atlikimo greitis ir kliūčių pašalinimas Efektyvus komunikavimas Atlygis ir pripažinimas Motyvacija Istorinių duomenų vertė Projektų vadovo atsakomybė Planavimas ir rizikos valdymas Poprojektinis vertinimas Gairių reikšmė Virtualių ir globalių komandų valdymas Visų išteklių panaudojimas

2004 04 06 Kaunas 19

Projekto sėkmės vertybėsProjekto sėkmės vertybės

tikslumas (per išplėstinį planavimą, rizikos valdymą ir istorinių duomenų analizę),

charakteris (pagarba, sąžiningumas, sugebėjimas nesijaudinti ir pastovumas)

paprastumas (kompleksinių dalykų supaprastinimas, nesusipratimus ir klaidas sukeliančių žargonų atsisakymas, pašalinimas kliūčių, kurios paprastą projektą daro sudėtingu).

Svarbi projektinė orientacija:– "Nepakanka laimėti: sėkmė turi nešti naudą"

2004 04 06 Kaunas 20

Ačiū už dėmesįAčiū už dėmesį

KlausimaiKlausimai??